Avtalsrclatcradc vorksamhetsriskcr
4.1.5 Bristfällig 4.1.7 I avtalsförvaltning
Beskrivning
Brister i uppföljning och vidareutveckling a v befintliga 3vtal leder till dels brister i leveransen a v s e e n d e främst kvalitet eller ekonomi, dels negativ påverkan på förtroendet för Trafikförvaltningen/SL s o m en professionell
beställarorganisation.
Risken galler främst avtal kopplade till trafikdrift utöver trafikavtal såsom underhållsavtal etc. Det finns ett behov av processorienterat och proaktivt arbetssätt
Tillfredsställande avtalsgranskning och riskhantering kan ej säkerställas pga. att materialet överlämnas for sent till Juridik eller inte alls.
ident- . _ Till ifierat
f!^°"*T
leder/stödjer IKPStödjer:
E n g o d affärsförvaltning förutsätter rätt kompetens. Resursbalansen är del a v uppföljningen a v Översyn S L . klart dec 2012. Rekrytering till vakanser liksom G A P - a n a l y s e r m e d efterföljande planering a v utbildningsinsatser s k e r fortlöpande enligt befintliga rutiner för P U -samtal och uppföljning på såväl lednings- s o m individnivå.
V i d a r e behövs en strukturerad avtalsuppföljning där gemensamt arbetssätt i form a v rutiner och verktyg utarbetas/förbättras. S e [TFFT:s uppdrag i V P , T F AB...]
Tydlig ansvarsfördelning erhålls g e n o m att ansvarig handläggare för resp. avtal finns identifierad och att befintliga avtal finns registrerade i S L A D D .
Nya avtal och tillaggsavtal förs successivt in i S L A D D . Kontroll a v att diarienummer har tagits fram samt att erforderlig granskning har skett är ett chefsansvar med stöd av administrativa teamet. Rutiner och kontrollmoment för säkerställande s e s över, klart första kvartalet 2013.
Implementeringen a v ny rutin a v s e e n d e beställningar i A g r e s s o har inletts och kommer att slutföras under 2013.
På översta nivån följs utvecklingen vad gäller leveransen upp enligt gällande rutiner för ledningsrapportering.
A v s e e n d e den juridiska avtalsgranskningen s k e r fortlöpande utbildning (rätt och etikett)
Aktuell information presenteras via Insidan.
V i d a r e tillhandahålls för T F - s e k t i o n e m a särskilt dedicerade jurister, dvs.
e n kontaktyta, kan p å ett enklare sätt fånga upp ärenden.
J R genomför en årlig stickprovsmässig revision av rutinen för avtalsgranskning E v avvikelser rapporteras till respektive avdelningschef.
1.Utveckling a v resursbalans i enlighet m e d uppföljning a v Översyn S L .
\A. Utveckla och implementera rutiner s o m säkerställer att nya avtal/tilläggsavtal registreras i S L A D D med korrekt ID-nummer och identifierad handläggare.
5. Implementering a v rutin för beställningar i A g r e s s o pågår.
6. Utbildning a v s e e n d e juridisk granskning.
7. Kommunikation a v aktuell information via Insidan.
8. Utveckla och implementera stickprovsmässig revision a v rutiner för avtalsmässig granskning.
1. 2012-12-31
Utveckla och implementera rutin för statusrapporter a v s e e n d e infrastruktur samt förvaltningsplaner. (Ref S L A D D id till pågående projekt)
Utveckla o c h implementera rutin för revision a v infrastrukturens status. infrastrukturen/säker-hetsbrister pga eftersatt underhäll.
Bristande underlag för prioriteringar eller alltför hårda prioriteringskr3v leder till eftersatt underhåll m e d åtföljande kapital/ värdeförstöring och värsta fall säkerhetsbrister.
Leder:
H O G Statusrapport infrastruktur och förvaltningsplaner ger erforderligt underlag till genomförande- och utvecklingsplan per trafikslag liksom för budget- och VP-prioriterlngar.
Underlag enligt ovan säkras enligt T F F T : s uppdrag strukturerad avtalsuppföljning. T F A B 1. S U resp. V E leder arbetet m e d resp.
planprocess vilket kan s e s s o m stöd i detta s a m m a n h a n g .
Uppföljningen a v infrastrukturens status (som komplement till ordinarie avtalsuppföljning) s k a även s k e systematiskt g e n o m revisioner. E n förstärkning i detta a v s e e n d e övervägs inom ramen för uppföljningen 3v Översyn S L , klart 2012-12-31.
Kvartal 3, 2013
Kvartal 4, 2 0 1 3
3 A v t a l s r c l a t c r a d c vcrksamhctsrlskcr
4.1.11 Verksamhetslogiken i den nya organisationen fungerar inte s o m planerat vilket kan leda till en ineffektiv trafikförvaltning
T ex bristande leverans från S L i affärsrelationer, bristande leverans från Trafikförvaltningen/SL av information/i nfrastruktur/utrustning såsom system, fordon, avläsn ingsutrustni ng.
T F Leder:
V E
Stödjer:
S U / P U / T F
H O G N y a organisationslogiken m e d ett processinriktat arbetssätt syfter bl .a.
till att s k a p a rätt förutsättningar för att säkra rätt leverans a v kritiska förutsättningar. V E genomför projektet" Process-paraply" s o m bl.a. s k a beskriva hur trafikförvaltningens (TFs) huvudprocesser förhåller sig till förvaltningschefens ledningsprocess samt beskriva hur T F s styrinstrument Arbetsordning, Trafikförsörjningsprogram, Genomförandeplan, Strategisk k3rta. Verksamhetsplan m e d budget samt policyer och styrande dokument förhåller sig till varandra.
Planarbetet a v s e e n d e genomförandeplan, V P / b u d g e t skapar grund för balanserade behov ( S U / V E leder, T F deltar).
Strategier och förstudier säkrar rätt ansvarsfördelning utifrån aktuella förutsättningar ( S U leder, T F deltar).
P U leder det professionella genomförandet med stöd av
beställargrupper från S U och T F . T F tar emot och förvaltar resultatet av g e n o m f ö r a n d e t
Uppföljning av ovanstående sker g e n o m såväl förvaltningschefens ledningsprocess s o m resp. avdelningschefs dito. B l a n d
kontrollmomenten återfinns t.ex. ledningsrapportering samt mätning och uppföljning av leverantörsindex.
1. Projektet" Process-paraply"
2 . Plan3rbete avseende genomförandeplan, VP/budget
3 . Efterse att strategier o c h förstudier säkrar rätt ansvarsfördelning utifrån 3ktuella förutsättningar ( S U
eder, T F deltar).
4. Utvecklad rutin - P U leder det professionella genomförandet m e d stöd av beställargrupper från S U och T F . T F tar emot och förvaltar resultatet av mottagningsprocess för leveranser från P U till T F . Beställargrupper s a k n a s , bristfällig kommunikation, otydlig process, resursbrist.
T F Leder:
1. Rutin torbestallargruppsrutin ar undertaststallande (PU) och s k a därefter implementeras.
2. Tillsättning a v beställargrupper för samtliga projekt/program.
3. Tydliggörande av T e a m e t s funktion som kommu ni kationskanal/nätverk
1. Upprattad 2012 Implemen tering kvartal 2. 2 0 1 3 2. Kvartal 2 , 2 0 1 3
3. Kvartal 1,2013
5 Katastrofriskcr 2.4
2.5
Brister i krisberedskap Att samhället inklusive S L , inte får till krisberedskap s o m behövs p ä trafikanläggningar. Risk för terrorism, sabotage, brand, olyckor.
Bristande vardaglig samverkan m e d andra TIB-organisationer inom länet så att S L missar förhandsinfo o m
H O G S L har avbrutit tidigare beslutat införande av brandavskiljande dörrar pa underjordiska tunnelbanestationer eftersom man uppfattat att kravet bortfallit från br3ndmyndighetemas s i d a .
Frågan bör som steg ett utredas av S Ä och S U i samverkan.
Funktionen TIB måste i sin helhet tas över av T F (dvs även dag-TIB) inkl "torsdagsmöten" m e d andra T I B
Installationen a v brandsvskiljsnde dörrar på sila underjordiska stationer skall fullföljas.
2012-12-01
H O G Komplettering av beskrivning kommer att göras tor denna risk. Fortsatt systematiskt arbete med IT-sakerhet
Komplettering a v specifika åtgärder skall göras för denna risk.
2013
7 Katastrof risker 2.8 Tagkollision vid A T P -lösa banor
Frånvaron a v A T P - s y s t e m pä den enkelspåriga Saltsjöbanan k a n leda till kollision mellan tåg.
LS L e d e r : ställe få förödande konsekvenser.
Ingår i pågående arbete, omhändertagen.
T F L E initierar en utredning av möjliga kortsiktiga åtgärder, t ex komplettering m e d spårspärrar och skyddsväxlar. Infranord (UH2012) involveras i utredningen. Beslut om installationer och åtgärder planeras inom V P 2 0 1 3
[Program Slussen har uppdraget att utreda upprustningsbehovet på S . B vilket i förekommande fall kommer att inkludera installation a v ATP-system.]
8 A v t a l s r c l a t c r a d c dokumenthantering ger upphov till ineffektivitet
P U ansv3rarför införandet av S L L : s dokumenthanteringssystem Edit o c h analyser a v hur d e resp. delarna a v dokumenthantering skall samordnas a v s e e n d e processer, rutiner, utbildning och verktyg.
Utarbeta plan för att implementera Edit.
Projektplan under utarbetande.
Kvartal 1, 2013 Kvartal 4, 2 0 1 2
D e n tekniska dokumentationen är bristfällig. Det behövs
relationshandlingar på många ställen i S L : s verksamhet.
T F L e d e r T F
S t ö d j e r : P U
4 H O G Idag finns en tydlig kravbild i form av ett antal styrande dokument pa insidan s o m talar o m hur teknisk dokumentation skall utformas och paketeras för att s e d a n levereras till S L .
Det S3knas dock ett ritningshanteringssystem s o m externa och interna intressen kan hantera själva. Idag görs all, ut och inleverans a v relationsritningar a v S L personal.
Det s a k n a s också en processkarta som enkelt talar o m hur leveransen skall hanteras inom S L vad det gäller arkivering, mottagning i förvaltning, vilka system s o m hanterar vad. samt v e m s o m ansvarar för de olika företeelserna.
Trafikkompetens häller på att ta fram undertag för beslut angående ett nytt ritningshanteringssystem. Trafikkompetens s k a n n a r marknaden för att få hjälp att beskriva ett strukturerat handhavande a v
relationshandlingar på S L .
1. Skanning sker av marknaden angående tekniska system hos andra m e d liknande
dokumenthanteringsnivå.
2. Projektgrupp startas för specifikation och framtagande av nytt ritningshanteringssystem 3 . Implementering av nytt ritningshanteringssystem 4. Konsulthjälp för upprättande av processkarta för handhavande a v inkommande o c h utgående
teknisk dokumentation handlas upp 5. Implementering av framtagen processkarta för handhavande a v inkommande o c h utgående
teknisk dokumentation.
1. Kvartal 1,2013
2. Kvartal 2, 2013
Bristande gemensamt arbetssätt o c h system/verktyg a v s e e n d e rutiner och verktyg samt m e d bedömning a v systembehov.
Resursäskning sker inom ramen för uppföljningen av Översyn S L . Projektet S L A C C E S S hanterar projektfrågor.
Utarbeta rutiner och verktyg for intäktssäkring. Kvartal 3, 2 0 1 3 .
11 Försäljnings- o c h i n t ä k t s r c l a t c r a d c v e r k s a m h e t s r i s k e r
Brister i reskassans funktionalitet
Teknik och funktionalitet fungerar inte s o m planerat D e s o m har kontakt m e d resenärerna h o s trafikentreprenörer och på försäljningsställen har inte tillräcklig kunskap och förståelse för hur reskassan fungerar. Det skapar stort missnöje h o s resenärer och ägare samt ger mycket negativ publicitet. Det riskerar också att g e lägre intäkter leverantören Vix för att säkra att teknik och utveckling fungerar.
Extra utbildning för trafikentreprenöremas personal samt d e s o m kommer i kontakt med resenärer vid försäljning a v r e s k a s s a n skall genomföras.
Utveckling a v utbildningsmaterial.
Genomföra utbildningsinsatser.
(Efter implementering a v reskassan krävs fortsatt uppföljning av trafikentreprenöremas leverans. Det sker inom ramen för T F : s ordinarie avtalsuppföljning.)
Kvartal 1, 2013 Kvartal 1, 2 0 1 3
12
Planerings- och pga att styrande och stödjande dokument ej är uppdaterade eller tillgängligaStyrande och stödjande dokument ej är uppdaterade, ej lättillgängliga ej uppföljda
Bristande efterlevnad av beslutade rutiner.
2 H O G Ny arbetsordning kommer att fastslå avdelningamas ansvar och d e resultat s o m avdelningama skall leverera. A v arbetsordningen framgår även de mest centrala styrande och stödjande dokument s o m respektive avdelning ansvarar för.
Rutin för rensning av styrande dokument har utarbetats. De styrande dokumenten s k a registreras i dokumenthanterings-systemet Edit efter det att implementering a v systemet har genomförts. Inom detta ansvar i n g å r ä v e n att tillhandahålla forum för att göra dokumenten illgängliga (Insidan).
V E skall vidare leda arbetet med tillhandahålla riktlinjer och anvisningar för styrondo och stödjande d o k u m e n t
1. Faststall arbetsordning.[Staben ansvarig]
2. Utarbeta och implementera rutin för rensning a v styrande d o k u m e n t
3. R e n s n i n g a v s t y r a n d e dokument 4. Avdelningsvis A r b O utarbetas där de för avdelningen mest centrala styrande dokumenten anges.
5. Utarbeta och implementera riktlinjer för uppföljning av efterlevnad av de olika styrdokumenten.
6. Utarbeta rutin för ärlig översyn av arbetsordning.
[St3ben ansvarar]
13 Planerings- och Icdningsrclatcradc risker
4.7.7 Bristande efterlevnad av de rutiner s o m s k a följas enligt S L s System för säkerhetsstyming (SSÄ).
Bnsttallig efterlevnad av d e rutiner s o m redovisats till Transportstyrelsen i s a m b a n d med tillståndsansökan.
Implementering och uppföljning brister.
2 H O G Implementeringen av beskrivna rutiner ligger i huvudsak på T F . vissa delar ligger dock på S U och SÄ.
Utarbeta plan for implementering och uppföljning av de rutiner s o m redovisats till Transportstyrelsen i S3mband med tillståndsansökan.
Uppföljning s k e r i form av system revision.
2013-01-O1.
Kvartal 2. 2013
14 Planerings- och Icdningsrclatcradc risker
4.7.9 Brister i ramverket for intern styrning och kontroll.
H O G Till utvecklingen av S L s ramverk for intern styrning
och kontroll hör t ex uppdaterade styrdokument och utbildning i d e s s a , utvecklad dokumenthantering, oegentligheter/korruptions-prevention, kartläggning av investeringsprocessen m e d tillhörande kontroller mm.
D e s s a åtgärder m fl redovisas separat i detta dokument. Ytterligare arbete för att stärka den interna kontrollen ä r
1. Riskhanteringsfunktion inrättas och rekrytering genomförs.
1.Kvartal 1, 2013
15 Planerings- och ledningsrclatcradc risker
4.7.10 Bnster i investerings-processen.
Beslutsunderlag ar ej fullständiga (tex drifskostnadskonsekvenser s a k n a s ) och håller inte nödvändig kvalitet.
Stora avvikelser i investeringsutfall relativt investeringsbudget
Leder:
V E
Stödjer:
S U , P U . T F
H O G Processkartlaggnmg och utveckling av
metoder/rutiner t ex:
1. Rapport- och Investeringsprojektet tar fram process för att ta fram och följa upp investeringsplan 2. Införa S L L investeringsstrategi
3. Uppdaterade riktlinjer för v a d som är investering
respektive drift 4 . Utbildningen i investeringskalkyl s o m inkluderar
driftkostnadskonsekvenser av investeringar
1.2013
2.2013 3.2012-11 4.2012-11
16 Eftcricvnadsriskcr ("compliance")
5.3 Oegentligheter/
Korruption
Handläggare tar emot muta, t.ex. en resa eller att handläggare på annat sätt otillbörligen påverkas i besluts-eller handlingsprocesser
Leder:
J R
Stödjer:
S U
M E D E L Satsning pa prevention av ocgentlighoter/korruption.
Befintliga rutiner: Utbildning a v nyanställda eller vid behov. Gällande rlktilinjer för muta o c h korruption skickas ut till samtliga av S L s leverantörer innan jul. Enligt gällande rutin för upphandling och inköp ska samtliga S L s konsulter delges riktlinjer för muta och korruption.
Centraliserad upphandlingsenhet. Juridisk avtalsgranskning gällande avtal överstigande viss3 belopp.
Handlingsplan skall utvecklas för att medvetandegöra uppförandekod för att motverka
oegentligheter/korruption g e n o m Global C o m p a c t / e -leaming el likn (om möjligt i samarbete m e d övriga S L L ) .
Senast 2013-06-01