4.2.1 Svar om likheter och skillnader mellan organisationernas förmågor
Respondent L1 ansåg att alla de ingående kommunerna kommer att bidra till den nya organisationen: “alla har något att bidra med”. De olika kommunerna ansågs bidra med i huvudsak olika saker som till exempel “tekniskt kunnande”, “systemförvaltningen ute i
organisationen”, “processtänk”, “första-linjens support”, “styrdokument” och “nära relation med verksamheten”. L1 menade även att likheter kommer att ge fördelar till exempel att
“robustheten ökar ju definitivt”, speciellt under storhelger: “där vi, nu mellan jul och nyår
har tidigare kanske haft en eller två personer på banan vet jag ju nu att det finns en fem-sex personer. Eh… som har varandras telefonnummer.”. Även rationaliseringsmöjlighet
nämndes: “vi kan inte ha 15 personer sitta first-line-support, det räcker med sju”. Tanken verkar dock vara att ge dem som inte längre behöver arbeta med support nya arbetsuppgifter snarare än att säga upp dem: “dom andra åtta, som… blev över, så att säga, dom kan vi
utbilda inom robotisering eller, eller eh… Office 365 för skolan”.
L1 menade också att den nya, större, organisationen kommer att få en helt annan slagkraft som blir jämförbar med betydligt större kommuner: “under perioder så kan du få all den här
kraften, från dom hära… 40 personerna eller vad det är, och all den kunskapen runt robotisering, Internet of Things, drift av IT, vad det nu är för någonting då”.
L1 såg även kombinationspotential för kommunernas kärnverksamheter och inte bara vad avser deras IT-verksamhet och uttryckte även ett intresse att aktivt skapa sådan samverkan, till exempel genom att hyra en minibuss och åka på en samhällsbyggnadsmässa tillsammans med alla kommunernas bygglovschefer tillsammans med några medarbetare från IT-avdelningen för att tillsammans få nya idéer om hur bygglovsverksamheten skulle kunna utvecklas.
Respondent L2 uttryckte sig lite annorlunda och konstaterade istället att de olika kommunerna har olika svagheter som de nu kommer kunna hjälpa varandra att åtgärda genom att det finns olika kompetenser i de olika kommunerna som nu kan komplettera varandra. Samtidigt förmedlas även en tydlighet i att det förväntas konkret nytta i sammanslagningen: “allt det här handlar ju om synergier, eller nyttoeffekter, eller
effekthemtagning, eller hur man nu uttrycker det”. Detta ansågs dock mer eller mindre vara
ett redan konstaterat faktum: “Och vi har ju inom IT-sidan, så har vi ju egentligen kunnat,
kunnat redan nu påvisa ett antal synergier [sänkta kostnader till följd av minskad
konsultanvändning när man redan börjat samutnyttja viss personal mellan kommunerna, vilket konstaterats förbättrat resultatprognoserna för minst två av de ingående kommunerna]”. Respondenten höll även med om att slagkraften ökar väsentligt med den nya, större organisationen. Dock framskymtar även en oro “att det kanske finns alltför stora
förväntningar på vad vi ska kunna åstadkomma.”. Även L1 uttryckte en liknande oro: “För höga, höga ska det vara, men för höga förväntningar på att vi på IT ska sköta digitaliseringen och att alla, jag t-, tycker att vi har tjatat om det också, att det är viktigt att verksamheterna förstår att dom har ett ansvar i det här.”.
Liksom L1 var L2 helt på det klara med att sammanslagningen av IT-verksamheterna bara är en del i en samverkan mellan kommunerna på en högre nivå: “Sedan har du ytterligare ett
steg, som jag har kallat för 10 gånger [den nya IT-organisationens namn], och det är ju när förvaltningarna börjar prata med varandra. Förvaltningarna mellan kommunerna börjar prata med varandra och se samverkans-, synergier, ehh… fö-, i, i olika former.”
4.2.2 Svar om praktiska samverkansformer
Respondent L1 uttryckte att integrationen mellan organisationerna kommer att vara en utdragen process. Samtidigt ville respondenten tona ner betydelsen av geografisk placering överlag. Visionen är att “IT blir bäst på att jobba med millisekunder istället för kilometer”
vilket är ett sätt att uttrycka att när kommunernas IT-infrastruktur samordnas kan man för väldigt många arbetsuppgifter sitta var som helst i någon av de fem kommunerna när man utför den. Respondenten beskrev även en utveckling där en medarbetare inledningsvis arbetar huvudsakligen inom sin egen kommun men över tid kan bli mer specialiserad inom ett verksamhetsområde, till exempel vård och omsorg, varefter medarbetaren kan utvecklas till att ansvara för system relaterade till vård och omsorg i samtliga kommuner.
Respondent L2 berättade likartat att när “vi har den kommunikationen uppe” kommer den geografiska placeringen av arbetsplatsen minska i betydelse för många av medarbetarna. Vidare beskrev L2 också aktiva åtgärder för integrationen där man kommer behöver pränta in i medarbetarna att man inte har bara sin gamla kommun som kund utan hela femkommunersgruppen. Samtidigt framhölls även vikten av att styrningen och kommunledningarna var med på detta synsätt för att integrationen av organisationerna ska kunna komma till stånd.
L1 berättade också om pågående konkreta aktiviteter för att få ihop de olika organisationerna där L1 som blivande chef under hösten börjat resa runt mellan kommunerna för att hålla månatliga stormöten med all personal som kommer ingå i den sammanslagna organisationen för att visa att alla kommuner är lika viktiga och att chefen inte har sitt säte i en specifik kommun av de fem: “bara för att dom också ska se mig, att jag ambulerar runt, att det inte
finns någon tyngd någonstans”.
L2 beskrev också att beställningen från kommunledningarna uppfattats som att man på sikt ska lämna tanken på att det är fem kommuner och istället se det som att IT-verksamheten berör ett antal olika verksamhetsområden som till exempel skola eller vård- och omsorgsverksamhet.
4.2.3 Svar om farhågor och problem med sammanslagningen
Respondent L1 var medveten om att motstånd mot förändringar i en organisation är en högst konkret företeelse. L1 menade att detta varken är förvånande eller nytt utan refererade till 1400-talet och ett Machiavelli-citat2 som var uppsatt på en vägg i lokalerna. På väg ut från intervjun kunde det observeras: “Det finns ingenting så svårt att ta itu med, ingenting så
vådligt att leda, ingenting så osäkert i framgång som att söka införa en ny tingens ordning.
Den som förändrar får nämligen som motståndare alla dem som lyckats väl i de gamla spåren och endast ljumma försvarare i dem som kan tänkas fungera i de nya.”
L1 uttryckte också att motståndet upplevs högre från den kommun som inte redan tidigare provat kommunöverskridande IT-samarbete, medan medarbetare i andra kommuner föreföll ha uttryckt lägre grad av oro och till och med sett fördelar, till exempel förbättrade möjligheter att kunna ta semester när man själv vill eftersom det kommer finnas fler som kan sköta uppgifterna under tiden man är ledig.
Respondenten var också medveten om att det kommer motstånd på grund av den gemensamma organisationens standardisering av tekniska verktyg, och att detta kan leda till att medarbetare till och med kommer sluta: “det finns ett antal sådana här olika verktyg. Eh…
hur man bygger nätverk… det finns, det finns liksom en religion i, i olika sådana här saker … Men om dom inte kommer överens, då får jag säga: OK, då, då bestämmer jag att vi tar den gröna vägen. Vi tar Saab istället, eller någonting. Så, så att vi he-,vi måste sätta en, en, vi kan inte ha både Saab och Volvo och gröna och blåa siså här va, det, det måste sättas. … Men klart som fasiken att det kommer bli människor som kommer säga såhär: Oooh, (suck), fick inte köra Volvo längre. O va hemskt. Så. Det, så, det kommer att bli så. … antingen tuggar man i sig det eller så går man vidare till en annan organisation. ... Det kommer att hända.”
Även respondent L2 uttryckte farhågor när det gäller de ofrånkomliga teknikval som måste göras i och med sammanslagningen: “jag tror att det är minst lika stor risk på, på ehh…
sladd-nivå [skratt]. Ehh… jag ser ju att man, att man försvarar dom olika tekniska lösningarna ifrån alla enheter.”. L2 reflekterade även över risken för motstånd från de olika
kommunernas olika förvaltningar och konstaterade ganska lakoniskt att “det här kommunala
självbestämmandet … och [skratt] kanske ännu mer den historiska möjligheten som alla förvaltningschefer har haft, att jag kan styra min egen verksamhet. Det är ju inte riktigt den bästa grogrunden för att åstadkomma synergier”.
4.2.4 Svar om arbetsledning, rutiner och processer
Respondent L1 framförde att de olika kommunerna har olika inneboende “själ” och olika styrning och det påverkar hur IT-organisationen styrs från de olika kommunledningarna.
L1 betonade att hen som blivande ny chef är relativt välkänd i åtminstone fyra av de fem kommunerna och att skillnaderna upplevs mest i den femte kommunen.
Respondent L2 uttryckte att det åtminstone initialt kommer vara ganska otydligt överlag vad gäller styrningen av den nya organisationen och att det kommer ta tid innan alla individer hittat sina nya roller och att det kommer behövas stöttning från cheferna för att komma dit. Respondenten såg behov av att införa ett mer strukturerat arbetssätt i den nya organisationen, vilket i sig innebär en tydligare ledning, vilket kanske inte alla kommer att känna sig vana vid: “Och det är vi inte vana vid, så att där, där kommer varje person att, att se förändringar,
eller behöva se förändringar. … Och det är nog, ehh.. ja, om du tittar på någon, (paus) ja det är egentligen alla fem kommunerna som varit unmanaged, tidigare. … Där har man vuxit in i en roll, och så har man hållit på med det.”
4.2.5 Svar om organisationernas storleksförhållanden
Respondent L1 uttryckte ingen oro över den kommande storleksförändringen av organisationen och menade att de flesta egentligen inte kommer att uppleva den i sin arbetsvardag.
Även respondent L2 var obekymrad om storleksrelationerna: “Ehh… dom är relativt
likartade. … Det är 12–14 personer i varje enhet. Ehh… så där blir det väl inga, inga såna, problem, tror jag.” Däremot fanns det funderingar på hur de olika kommunernas framtida
tillväxt ska hanteras, särskilt mot bakgrund att de fem kommunerna har sinsemellan mycket varierande tillväxttakt vad gäller invånarantal, vilket innebär att de nuvarande storleksrelationerna mellan kommunerna kommer att förändras inom en ganska snar framtid, och därmed även antalet kommunanställda och elever vilket medför ökade IT-behov för vissa kommuner medan andra kommer förbli på en mer stabil nivå.