Intervjun inleds med att vi informerar respondenten om vårt upplägg och att personen samt organisationen är anonym i vårt arbete. Vi försäkrar oss om att intervjupersonen går med på att intervjun spelas in. Därefter ställs ett antal inledande frågor innan den huvudsakliga intervjun börjar.
Hur länge har du jobbat inom företaget? Vad jobbar du med i företaget? vilken roll?
Hur länge har du arbetat med de arbetsuppgifter du har för närvarande? Hur länge har ni använt affärssystem inom företaget?
Jobbade du här innan affärssystemet infördes? Hur länge har du använt affärssystemet?
Hur använder du affärssystemet (i vilka sammanhang)?
Utvärdering
Affärssystemutnyttjande (endast frågor till den IT-ansvarige)
Totala IS – Vilka informationssystem finns inom organisationen? Hur har
informationssystemen integrerats med affärssystemet? Hur stor del av
informationssystemen ingår i affärssystemet? [identifiera affärssystemets omfång i förhållande till samtliga informationssystem]
Funktionalitet – Vilka funktioner har affärssystemet? Hur används dessa? i vilken utsträckning? [identifiera i vilken utsträckning affärssystemets funktionalitet används] Master-data – Hur lagras information om exempelvis varor, leverantörer och kunder i affärssystemet? Hur är denna information utformad? hur används den? i vilken utsträckning? [identifiera i vilken utsträckning använder företaget affärssystemets master-data i verksamheten]
Integration – Hur har affärssystemet integrerats internt (eventuella dotterbolag, verksamhet på annan ort) och med externa parter (kunder, leverantörer)? I vilken utsträckning har integrationen skett? [identifiera i vilken utsträckning affärssystemet är integrerat i interna och externa affärsprocesser]
Internspridning (endast frågor till den IT-ansvarige)
Potentiella användare – Hur många potentiella systemanvändare finns inom organisationen? Hur många nyttjar affärssystemet? [identifiera förhållandet mellan potentiella användare och faktiska användare]
Användare i affärsprocesser – Hur använder systemanvändarna affärssystemet vid operativa processer (leverans till kunder, inköp från leverantörer)? vid stödjande affärsprocesser (t.ex. redovisning, rekrytering, teknisk support)? I vilken utsträckning sker användning av affärssystemet i affärsprocesserna? [identifiera hur stor del av antalet användare som använder affärssystemet i affärsprocesser]
2
Användares olika positioner – Hur utspritt är användande av affärssystemet i organisationen? Vilka avdelningar använder eller använder inte affärssystemet? Vilka arbetsuppgifter har de personer som använder respektive inte använder affärssystemet? [identifiera hur användare inom organisationens avdelningar och hierarki skiljer sig] Individuell inverkan
Individers produktivitet – Hur upplever du att din produktivitet (färre/fler arbetsuppgifter utförda) påverkas vid användning av affärssystem? [identifiera hur affärssystemet påverkat individers produktivitet]
Individers effektivitet – Hur upplever du din effektivitet (tidseffektiv eller ineffektiv) påverkas vid användning av affärssystem? [identifiera hur affärssystemet påverkat individers effektivitet]
Kvalitet, effektivitet och exakthet i samband med beslut – Hur upplever du att din användning av affärssystem påverkar de beslut du tar i samband med arbetsuppgifter? [identifiera hur användningen påverkar beslutsfattande, gärna i termer av kvalitet, effektivitet och exakthet]
Användarnöjdhet
Nöjdhet med användning upplever du att det är att använda systemet (i termer av nöjdhet, missnöjdhet)? [identifiera användares nöjdhet med att arbeta med systemet] Generell nöjdhet med systemet – Hur upplever du systemet (i termer av nöjdhet, missnöjdhet? [identifiera användares nöjdhet med systemet i ett större perspektiv] Förklaringar
Föreställningar – Hur skulle du beskriva användning av affärssystem? själva affärssystemet? [identifiera de egenskaper intervjupersonen föreställer sig att affärssystemet har]
Attityd – Hur skulle du beskriva din inställning till att använda affärssystem? [identifiera personens attityd gentemot användning av affärssystem]
Kontroll – Om vi pratar om att ha tid, kunskap och tillgång till att använda affärssystemet; hur skulle du beskriva din möjlighet att använda affärssystem? [identifiera i den utsträckning personen upplever att den har kontroll över att använda affärssystemet]
Normer – Vad tror du att andra på företaget anser om användande av affärssystemet? Hur tar du ställning till dessa åsikter? [identifiera de normer intervjupersonen upplever, vilka som influerar personen mest, samt hur dessa influerar personen]
Upplevd användarvänlighet – Om vi pratar om affärssystemets användarvänlighet: Hur upplever du att det är att jobba med affärssystemet? [identifiera hur personen upplever att systemet är i termer av användarvänlighet]
Upplevd användbarhet – Om vi bortser från hur du och andra på företaget använder affärssystemet idag; På vilket sätt tror du att användande av affärssystem kan påverka din arbetssituation? och andras? [identifiera vad personen tror att användande av affärssystemet potentiellt kan leda till, samt vad personen tror att systemet kan leda till för dennes egen del]
3
Förutsättningar Kommunikation
Generell kommunikation – Hur skulle du beskriva kommunikationen kring affärssystemsfrågor inom organisationen? [identifiera individens generella bild av kommunikationen inom organisationen]
Praktisk kommunikation – Hur sker kommunikationen mellan företagsledningen och er användare angående affärssystem? Anser du att denna typ av kommunikation fungerar väl? Finns det en kommunikationsplan? [identifiera hur den praktiska kommunikationen mellan användare och överordnade sker samt individens åsikter kring detta]
Återkoppling – Upplever du att dina överordnade lyssnar på dina synpunkter kring affärssystemsanvändningen? [identifiera individens uppfattning kring återkopplingen mellan användare och överordnade]
Återkoppling – Hålls det möten där ni får komma med synpunkter på aspekter av affärssystemsanvändandet som bör förbättras? När, var, hur sker sådana möten? Känner du att dessa möten är givande? (periodiska möten) [identifiera om det finns en uppföljningsstrategi som består av periodiska möten]
Gemensam vision – Känner du att företagsledningen har kommunicerat en tydlig bild av hur de anser att affärssystemsanvändningen gynnar företaget? Om så är fallet, delar du deras uppfattning? [identifiera om det finns en gemensam vision angående affärssystemet inom organisationen]
Lärande
Träning – Hur skulle du beskriva den träning du fått angående
affärssystemsanvändandet? [identifiera hur individens bild av den träning denne mottagit ser ut]
Träning – Vilken slags träning har du fått? [identifiera de typer av träning som individen deltagit i]
Träning – Tycker du att du har mottagit tillräcklig träning angående affärssystems användning? [identifiera individens åsikt angående träningens omfattning]
Träning – Finns det någon typ av träning som du anser saknats angående systemet? [identifiera om individen anser att någon specifik typ av träning har saknats]
Förståelse – Hur skulle du beskriva din förståelse för hur affärssystemet är uppbyggt? [identifiera individens förståelse för affärssystemets uppbyggnad]
Utvärdering – På vilket sätt utvärderas ert systemanvändande? Vad anser du om denna typ av utvärderingsmetod? [identifiera hur utvärderingen av affärssystemsanvändandet sker och hur individen ser på detta]
Motivation – Känner du att ditt arbete med affärssystem uppskattas? [identifiera individens åsikt angående organisationens värdering av affärssystemsanvändande]
Motivation – Hur belönar företaget ett bra användande, upplever du denna typ av belöning som motiverande? [identifiera om individen motiveras av organisationens belöningssystem]
4
Knowledge management – Hur skulle du beskriva ditt och dina kollegors kunskapsutbyte angående affärssystem? Upplever du att företagsledningen uppmuntrar kunskapsutbyte? [identifiera individens uppfattning kring kunskapsutbyte och om detta premieras inom organisationen]
Vidareutbildning – Ger företaget dig möjlighet att deltaga i vidareutbildning? Känner du att det finns ett behov av vidareutbildning? [identifiera om organisationen kontinuerligt arbetar med kompetensutveckling samt om individen anser att detta behövs]
Organisationsstöd
Formellt stöd – Hur skulle du beskriva det stöd du får av din omgivning i ditt arbete med affärssystem? [identifiera om individen upplever att organisationen stödjer denne i hans/hennes dagliga användande av affärssystemet ]
Formellt stöd – Känner du att du får det stöd som behövs då det uppstår problem i affärssystemsanvändandet? (av kollegor, av överordnade) [identifiera om individen upplever att denne får det stöd som krävs då problem uppstår]
Informellt stöd – På vilka sätt stödjer du och dina kollegor varandra i ert affärssystemsanvändande? [identifiera om individen upplever att denne får stöd av sina kollegor]
Avslutning
Vi har diskuterat frågor om affärssystem och användning av affärssystem. Har du något mer att tillägga om just affärssystem och användning?
5