Introduktion - Hantering av sociala krav och arbetsmiljökrav

1.1 Sammanfattning

Trafikverket ställer sociala krav i alla upphandlingar enligt fastlagda

inköpsmallar. Syftet med riktlinjen ”Uppföljning av sociala krav” är att beskriva när och hur i upphandlingsprocessen och under kontraktstiden systematisk uppföljning ska utföras av de sociala krav som Trafikverket ställer i sina kontrakt.

Denna rapport syftar till att beskriva hur riktlinjen tillämpas i Trafikverket.

Granskningen har omfattat ett stort projekt (VO PR), två investeringsprojekt (VO IV) och två underhållsprojekt (VO UH). På samtliga har både Trafikverkets och entreprenörens projektledning besökts. Under besöken hos entreprenörerna har slumpvis kontroll av ID-06 utförts.

Utöver ovanstående har sju projektledare ringts upp för att stämma av deras kännedom om riktlinjen.

IR bedömer att det finns möjlighet för förbättrad tillämpning genom

kravställande och systematisk uppföljning av tillämpningen av riktlinjen för sociala krav. IR har även noterat det finns en risk för att personal-och arbetsmiljöpolicyn och upphandlingspolicyn inte är tillräckligt tydliga inom området hur Trafikverket styr sina leverantörer.

Med utgångspunkt från den genomförda granskningen bedömer IR att den interna styrningen och kontrollen är till viss del otillfredsställande med förbättringsmöjligheter.

Observationer med hög eller mycket hög risk

# Observation Rekommendation Ansvar

1 Uppföljning av sociala krav enligt riktlinjen utförs inte tillfredsställande. IR bedömer att det är

nödvändigt med en tydligare styrning för att tillämpningen ska bli tillfredsställande Dessutom är det av vikt att tillämpningen följs upp, i enlighet med

rutinbeskrivning ”Förbättra verksamheten”, då det finns en risk att arbetet med att följa upp sociala krav inte utförs med tillräcklig kvalité eller inte alls.

[Risk = Hög]

Tydliggör styrningen av riktlinjens tillämpning genom kravställande på verksamheten (t ex milstolpar) och systematisk uppföljning.

# Observation Rekommendation Ansvar 2 Verksamheten brister vid

uppföljning av sociala krav (kontraktskrav).

[Risk = Hög]

Säkerställ att riktlinjen

”Uppföljning av sociala krav”

med tillhörande handledning implementeras och efterlevs.

3 Verksamheten brister vid uppföljning av sociala krav (kontraktskrav).

[Risk = Hög]

Säkerställ att riktlinjen

”Uppföljning av sociala krav”

med tillhörande handledning implementeras och efterlevs.

4 Obligatorisk text har tagits bort i de ”Administrativa föreskrifterna”. Bristande kvalitetssäkring medför risk att Trafikverkets

grundläggande krav inte tillgodoses inom t ex sociala krav.

[Risk = Hög]

Säkerställ kvalitetssäkring av de

”Administrativa föreskrifterna”.

1.2 Bakgrund

Granskningen har följt upp hur riktlinje ”Uppföljning av sociala krav” (TDOK 2016: 0346) och tillhörande handledning (TDOK 2016: 0347) tillämpas i Trafikverket. Granskningen genomfördes internt såväl som hos leverantörer. I leverantörsledet var fokus på efterlevnad av sociala krav i kontrakt och

arbetsmiljökrav (byggarbetsmiljö).

Den förberedande riskanalysen visade att det fanns risk för:

 Bristande uppföljning av sociala krav i kontrakt.

 Brister i arbetssätt för kontroll och uppföljning vid många kontraktsled.

 Att det sker en allvarlig arbetsplatsolycka.

1.3 Omfattning

Utöver ovanstående har avstämning utförts med sju projektledare avseende deras kännedom om riktlinje ”Uppföljning av sociala krav” (TDOK 2016: 0346) och tillhörande handledning (TDOK 2016: 0347).

IR arbetar i överensstämmelse med internationella riktlinjer för yrkesmässig internrevision. Revisionen har genomförts enligt den revisionssed och metodik som beskrivs i Internrevisionshandboken.

1.4 Generella kommentarer Positiva iakttagelser

Under granskningen genomförde IR cirka 20 stycken oanmälda stickprov på ID-06. Alla stickprov genomfördes utan anmärkning (om IR inte tog hänsyn till att de inte bars väl synliga) förutom en person som inte hade ID-06 på sig. Han var dock inloggad.

I ett projekt hade man tagit fram en separat kontrollplan för sociala krav och dessutom genomfördes utbildningar om uppföljning av sociala krav. I ett annat projekt hade man genomfört skyddsrond på de utländska arbetarnas boende för att säkerställa en god och säker boendemiljö.

Produktion och transport av varor som används i kontrakten

Enligt kontraktskrav ska Trafikverkets leverantörer ha rutiner föratt säkerställa att varorna har producerats och transporterats under förhållanden som minst är förenliga med grundläggande rättigheter enligt avtalet. IR har under revisionen följt upp hur Trafikverket och våra leverantörer genomför denna kontroll. För större leverantörer sker inköp (inte järnvägsspecifikt material) via avrop från centralt upphandlade avtal. Då leverans sker till byggarbetsplatsen sker endast mottagningskontroll för att verifiera att varorna håller rätt kvalitet. Rutiner för kontroll av sociala villkor sker enligt uppgift av en centralt placerad

inköpsavdelning.

IR har under denna revision inte kunnat följa upp hur de centrala inköps-avdelningarna arbetar med kontroll för att säkerställa att varor har producerats och transporterats under förhållanden som minst är förenliga med

grundläggande rättigheter enligt kontrakten.

Röjningsarbete

Röjningsarbete är ett område där det kan finnas risk för bristande sociala villkor. Den typen av arbete karaktäriseras av:

 Leverantörskedjan innehåller fler än tre led.

 Det är svårt att kontrollera information om arbetsrättsliga villkor.

 Uppdraget kräver ingen specialistkompetens.

 Arbetsplatserna är utspridda.

 Uppdraget har låga priser.

Röjning startar några år efter att trädsäkring har genomförts och det är ett arbete som, enligt uppgift, i stor utsträckning utförs av utländsk arbetskraft.

Röjning är ett område som inte granskats tidigare. Detta bör tas i beaktande inför nästa års revisionsplanering.

Kontroll av skatter och avgifter

Under granskningen har vi följt upp hur den så kallade ”Blå filen” används. IR har konstaterat att det är möjligt att kontrollera hur mycket ett företag har betalat in i skatt och arbetsgivaravgifter. Uppgiften gäller dock för företaget som helhet i Sverige och inte för enskilda projekt och/eller på individnivå. Det är därför svårt att få en uppfattning om hur mycket skatt och arbetsgivaravgifter en arbetsgivare har betalat för de personer som ingår i ett specifikt projekt. Om arbetskraften är utstationerad till Sverige går det inte att se detta

överhuvudtaget då skatt och arbetsgivaravgifter erläggs i hemlandet. Nästa år blir det enklare att följa upp detta för svenska företag. Den 1 juli 2018 införs arbetsgivardeklaration på individnivå vilket innebär att arbetsgivare ska redovisa alla utbetalningar som gjorts till respektive anställd varje månad och vilken skatt som har dragits. Redovisningen ersätter den årliga

kontrolluppgiften.

Redovisningen införs i två steg:

Den 1 juli 2018: Företag som ska föra personalliggare och har fler än 15 anställda.

Den 1 januari 2019: Alla företag med eller utan personalliggare.

Därmed kopplas skatter och avgifter redan från början till en specifik anställd och det kommer då bli möjligt för Trafikverket att följa arbetsgivarens

redovisningar på individ och projektnivå varje månad, vilket är positivt ur en kontrollsynpunkt och det bedöms bli svårare att dölja svartarbete. För

utstationerade företag kommer det dock fortfarande inte vara möjligt att göra denna kontroll.

1.5 Ledningens respons

Ansvariga chefer i Trafikverket är överens med IR om revisionsrapportens observationer och rekommendationer.

Borlänge den 14 september 2017

Mikael Appenborg Peter Funck

Revisionsledare Internrevisionschef

In document Hantering av sociala krav och arbetsmiljökrav (Page 3-7)