Revisorer Distribution
Mikael Appenborg Malin Lovén Niklas Berggren David Wilde Lennart Järnö
IL, Åsa Markström*) IV, Ali Sadeghi*) UH, Anna Lundman*) PR, Johan Bill GD, Lena Erixon ÖD, Bo Netz E, Bo Friberg Riksrevisionen
*) Ansvarig för observationer
Revisionsrapport
Hantering av sociala krav och arbetsmiljökrav
Internrevisionen 2017-09-14 TRV 2017/86160
Innehåll
1 Introduktion ... 3
1.1 Sammanfattning ... 3
1.2 Bakgrund ... 4
1.3 Omfattning ... 4
1.4 Generella kommentarer ... 5
1.5 Ledningens respons ... 6
2 Observationer och rekommendationer ... 7
2.1 Implementering av riktlinjen ”Uppföljning av sociala krav” ... 7
2.2 Krav enligt de administrativa föreskrifterna... 8
2.3 Professionell beställare ... 9
Skapat av: Mikael Appenborg Dokumenttyp: Rapport
1 Introduktion
1.1 Sammanfattning
Trafikverket ställer sociala krav i alla upphandlingar enligt fastlagda
inköpsmallar. Syftet med riktlinjen ”Uppföljning av sociala krav” är att beskriva när och hur i upphandlingsprocessen och under kontraktstiden systematisk uppföljning ska utföras av de sociala krav som Trafikverket ställer i sina kontrakt.
Denna rapport syftar till att beskriva hur riktlinjen tillämpas i Trafikverket.
Granskningen har omfattat ett stort projekt (VO PR), två investeringsprojekt (VO IV) och två underhållsprojekt (VO UH). På samtliga har både Trafikverkets och entreprenörens projektledning besökts. Under besöken hos entreprenörerna har slumpvis kontroll av ID-06 utförts.
Utöver ovanstående har sju projektledare ringts upp för att stämma av deras kännedom om riktlinjen.
IR bedömer att det finns möjlighet för förbättrad tillämpning genom
kravställande och systematisk uppföljning av tillämpningen av riktlinjen för sociala krav. IR har även noterat det finns en risk för att personal-och arbetsmiljöpolicyn och upphandlingspolicyn inte är tillräckligt tydliga inom området hur Trafikverket styr sina leverantörer.
Med utgångspunkt från den genomförda granskningen bedömer IR att den interna styrningen och kontrollen är till viss del otillfredsställande med förbättringsmöjligheter.
Observationer med hög eller mycket hög risk
# Observation Rekommendation Ansvar
1 Uppföljning av sociala krav enligt riktlinjen utförs inte tillfredsställande. IR bedömer att det är
nödvändigt med en tydligare styrning för att tillämpningen ska bli tillfredsställande Dessutom är det av vikt att tillämpningen följs upp, i enlighet med
rutinbeskrivning ”Förbättra verksamheten”, då det finns en risk att arbetet med att följa upp sociala krav inte utförs med tillräcklig kvalité eller inte alls.
[Risk = Hög]
Tydliggör styrningen av riktlinjens tillämpning genom kravställande på verksamheten (t ex milstolpar) och systematisk uppföljning.
IL
# Observation Rekommendation Ansvar 2 Verksamheten brister vid
uppföljning av sociala krav (kontraktskrav).
[Risk = Hög]
Säkerställ att riktlinjen
”Uppföljning av sociala krav”
med tillhörande handledning implementeras och efterlevs.
UH
3 Verksamheten brister vid uppföljning av sociala krav (kontraktskrav).
[Risk = Hög]
Säkerställ att riktlinjen
”Uppföljning av sociala krav”
med tillhörande handledning implementeras och efterlevs.
IV
4 Obligatorisk text har tagits bort i de ”Administrativa föreskrifterna”. Bristande kvalitetssäkring medför risk att Trafikverkets
grundläggande krav inte tillgodoses inom t ex sociala krav.
[Risk = Hög]
Säkerställ kvalitetssäkring av de
”Administrativa föreskrifterna”.
IL
1.2 Bakgrund
Granskningen har följt upp hur riktlinje ”Uppföljning av sociala krav” (TDOK 2016: 0346) och tillhörande handledning (TDOK 2016: 0347) tillämpas i Trafikverket. Granskningen genomfördes internt såväl som hos leverantörer. I leverantörsledet var fokus på efterlevnad av sociala krav i kontrakt och
arbetsmiljökrav (byggarbetsmiljö).
Den förberedande riskanalysen visade att det fanns risk för:
Bristande uppföljning av sociala krav i kontrakt.
Brister i arbetssätt för kontroll och uppföljning vid många kontraktsled.
Att det sker en allvarlig arbetsplatsolycka.
1.3 Omfattning
Granskningen har omfattat ett stort projekt (VO PR), två investeringsprojekt (VO IV) och två underhållsprojekt (VO UH). På samtliga har både Trafikverkets och entreprenörens projektledning besökts. Under besöken hos entreprenörerna har slumpvis kontroll av ID-06 utförts.
Utöver ovanstående har avstämning utförts med sju projektledare avseende deras kännedom om riktlinje ”Uppföljning av sociala krav” (TDOK 2016: 0346) och tillhörande handledning (TDOK 2016: 0347).
IR arbetar i överensstämmelse med internationella riktlinjer för yrkesmässig internrevision. Revisionen har genomförts enligt den revisionssed och metodik som beskrivs i Internrevisionshandboken.
1.4 Generella kommentarer Positiva iakttagelser
Under granskningen genomförde IR cirka 20 stycken oanmälda stickprov på ID- 06. Alla stickprov genomfördes utan anmärkning (om IR inte tog hänsyn till att de inte bars väl synliga) förutom en person som inte hade ID-06 på sig. Han var dock inloggad.
I ett projekt hade man tagit fram en separat kontrollplan för sociala krav och dessutom genomfördes utbildningar om uppföljning av sociala krav. I ett annat projekt hade man genomfört skyddsrond på de utländska arbetarnas boende för att säkerställa en god och säker boendemiljö.
Produktion och transport av varor som används i kontrakten
Enligt kontraktskrav ska Trafikverkets leverantörer ha rutiner föratt säkerställa att varorna har producerats och transporterats under förhållanden som minst är förenliga med grundläggande rättigheter enligt avtalet. IR har under revisionen följt upp hur Trafikverket och våra leverantörer genomför denna kontroll. För större leverantörer sker inköp (inte järnvägsspecifikt material) via avrop från centralt upphandlade avtal. Då leverans sker till byggarbetsplatsen sker endast mottagningskontroll för att verifiera att varorna håller rätt kvalitet. Rutiner för kontroll av sociala villkor sker enligt uppgift av en centralt placerad
inköpsavdelning.
IR har under denna revision inte kunnat följa upp hur de centrala inköps- avdelningarna arbetar med kontroll för att säkerställa att varor har producerats och transporterats under förhållanden som minst är förenliga med
grundläggande rättigheter enligt kontrakten.
Röjningsarbete
Röjningsarbete är ett område där det kan finnas risk för bristande sociala villkor. Den typen av arbete karaktäriseras av:
Leverantörskedjan innehåller fler än tre led.
Det är svårt att kontrollera information om arbetsrättsliga villkor.
Uppdraget kräver ingen specialistkompetens.
Arbetsplatserna är utspridda.
Uppdraget har låga priser.
Röjning startar några år efter att trädsäkring har genomförts och det är ett arbete som, enligt uppgift, i stor utsträckning utförs av utländsk arbetskraft.
Röjning är ett område som inte granskats tidigare. Detta bör tas i beaktande inför nästa års revisionsplanering.
Kontroll av skatter och avgifter
Under granskningen har vi följt upp hur den så kallade ”Blå filen” används. IR har konstaterat att det är möjligt att kontrollera hur mycket ett företag har betalat in i skatt och arbetsgivaravgifter. Uppgiften gäller dock för företaget som helhet i Sverige och inte för enskilda projekt och/eller på individnivå. Det är därför svårt att få en uppfattning om hur mycket skatt och arbetsgivaravgifter en arbetsgivare har betalat för de personer som ingår i ett specifikt projekt. Om arbetskraften är utstationerad till Sverige går det inte att se detta
överhuvudtaget då skatt och arbetsgivaravgifter erläggs i hemlandet. Nästa år blir det enklare att följa upp detta för svenska företag. Den 1 juli 2018 införs arbetsgivardeklaration på individnivå vilket innebär att arbetsgivare ska redovisa alla utbetalningar som gjorts till respektive anställd varje månad och vilken skatt som har dragits. Redovisningen ersätter den årliga
kontrolluppgiften.
Redovisningen införs i två steg:
Den 1 juli 2018: Företag som ska föra personalliggare och har fler än 15 anställda.
Den 1 januari 2019: Alla företag med eller utan personalliggare.
Därmed kopplas skatter och avgifter redan från början till en specifik anställd och det kommer då bli möjligt för Trafikverket att följa arbetsgivarens
redovisningar på individ och projektnivå varje månad, vilket är positivt ur en kontrollsynpunkt och det bedöms bli svårare att dölja svartarbete. För
utstationerade företag kommer det dock fortfarande inte vara möjligt att göra denna kontroll.
1.5 Ledningens respons
Ansvariga chefer i Trafikverket är överens med IR om revisionsrapportens observationer och rekommendationer.
Borlänge den 14 september 2017
Mikael Appenborg Peter Funck
Revisionsledare Internrevisionschef
2 Observationer och rekommendationer
2.1 Implementering av riktlinjen ”Uppföljning av sociala krav”
Riktlinjen ”Uppföljning av sociala krav”(TDOK 2016:0346) med tillhörande handledning (TDOK 2016:0347) beslutades i september respektive november 2016. Syftet med dokumenten är att beskriva när och hur de sociala krav som ställs i Trafikverkets kontrakt ska följas upp. Det har förekommit brister i denna uppföljning tidigare. Målet med riktlinjen och tillhörande handledning är att ge tydligare genom struktur för uppföljning, för de verksamhetsområden och centrala funktioner som ingår avtal där sociala krav är en del av kontraktskrav.
En implementeringsaktivitet startade under hösten 2016 och pågår fortfarande.
Implementeringsplaner är framtagna för VO IV, VO PR samt VO UH och innehåller aktiviteter, ansvariga och tidsplan, vilket motsvarar kraven för en implementering enligt vad som fastslås i rutinbeskrivning ”Förbättra
verksamheten” (TDOK 2010:226).
Under revisionen har det framkommit att uppföljning av sociala krav inte alltid prioriteras på grund av tid- och resursbrist samt att uppföljning av sociala krav överlag upplevs som komplext. De granskade projekten har kommit olika långt med implementeringen av riktlinjen och uppföljning av sociala krav sker med varierande kvalité. I fyra av de fem granskade projekten har arbetet med implementeringen inte påbörjats och det saknades vetskap om riktlinjen.
Utöver de fem projekt som ingår i revisionen har sju stycken projekt följts upp med avseende på kännedom om riktlinjen samt hur uppföljning av sociala krav utförs. Fem av sju projektledare saknade kännedom om riktlinjen. Vidare konstaterades att uppföljning av sociala krav sker med bristande kvalité.
Bristerna är vanligast förekommande inom VO IV och VO UH. IR:s bedömning är att kännedom om riktlinjen är högre inom VO PR.
Nedan ges några exempel på brister inom de granskade projekten hos såväl utförande entreprenör samt i beställarens uppföljning:
- Sociala krav är inte inarbetat i beställarens kontrollprogram.
- Slumpvis kontroll av ID-06 är inte genomförd.
- Entreprenören har inte visat hur man följer upp hur varor har producerats och transporterats
- Projektet har inte följt upp om de utstationerade arbetstagarna har socialförsäkring i hemlandet (A1-blankett).
- Jämställdhetsplan saknas eller är inte uppdaterad. Detsamma gäller rutin för målinriktat arbete
- Skydds- och miljöronder genomförs inte enligt vad som överenskommits/enligt kontrakt
- Utstationeringar inte anmälda till Arbetsmiljöverket - Avsaknad av kvalitetsrevision hos entreprenören
- Beställaren har inte kontrollerat hur entreprenören har säkerställt att minimilön och minimivillkor efterlevs i hela leverantörskedjan.
Eftersom det saknas en tidsplan med tydliga milstolpar för verksamheten att förhålla sig till finns det en risk att uppföljning av sociala krav enligt riktlinjen inte utförs inom en tillfredsställande framtid. IR bedömer att det är nödvändigt med en tydligare styrning för att tillämpningen ska bli effektiv och fylla sitt syfte.
Dessutom är det av vikt att tillämpningen följs upp, i enlighet med
rutinbeskrivning ”Förbättra verksamheten”, då det finns en risk att arbetet med att följa upp sociala krav inte utförs med tillräcklig kvalité eller inte alls.
# Observation Rekommendation Ansvar
1 Uppföljning av sociala krav enligt riktlinjen ”Uppföljning av sociala krav” (TDOK 2016:
0346) utförs inte tillfredsställande. IR bedömer att det är
nödvändigt med en tydligare styrning för att tillämpningen ska bli tillfredsställande Dessutom är det av vikt att tillämpningen följs upp, i enlighet med
rutinbeskrivning ”Förbättra verksamheten”, då det finns en risk att arbetet med att följa upp sociala krav inte utförs eller utförs med bristande kvalité.
[Risk = Hög]
Tydliggör styrningen av riktlinjens tillämpning genom kravställande på verksamheten (t ex milstolpar) och systematisk uppföljning.
IL
2 Verksamheten brister vid uppföljning av sociala krav (kontraktskrav).
[Risk = Hög]
Säkerställ att riktlinjen
”Uppföljning av sociala krav”
med tillhörande handledning implementeras och efterlevs.
UH
3 Verksamheten brister vid uppföljning av sociala krav (kontraktskrav).
[Risk = Hög]
Säkerställ att riktlinjen
”Uppföljning av sociala krav”
med tillhörande handledning implementeras och efterlevs.
IV
2.2 Krav enligt de administrativa föreskrifterna
I samband med revisionen framkom att det för två projekt saknades, i de
”Administrativa föreskrifterna”, den del i AF som avser produktion och transport av varor. I AF.3491 framgår bland annat att ”Produktion och transport av varor som används i entreprenaden ska ske under sådana förhållanden som är förenliga med grundläggande rättigheter för
arbetstagarna i leverantörskedjan” samt att ”Entreprenören ska ha rutiner för
att säkerställa att varorna har producerats och transporterats under förhållanden som minst är förenliga med…”
Sedan version 1.40 av mallarna för de ”Administrativa föreskrifterna”, som utkom 2015-01-12, är ovan kursiva text obligatorisk och ska alltid ingå i de
”Administrativa föreskrifterna”. De ”Administrativa föreskrifterna” för de aktuella projekten är daterade 2015-05-26 (reviderade 2016-03-04) och 2016- 06-10.
När obligatorisk text saknas i de ”Administrativa föreskrifterna” uppfylls inte de krav som Trafikverket ställer. Det indikerar bristande kvalitetssäkring av de
”Administrativa föreskrifterna”.
# Observation Rekommendation Ansvar
4 Obligatorisk text har tagits bort i de ”Administrativa föreskrifterna”. Bristande kvalitetssäkring medför risk att Trafikverkets
grundläggande krav inte tillgodoses inom t ex sociala krav.
[Risk = Hög]
Säkerställ kvalitetssäkring av de
”Administrativa föreskrifterna”.
IL
2.3 Professionell beställare
I ett av de besökta projekten styr Trafikverket både entreprenörens organisation och arbetstider. Arbetstiden är styrd till klockan 07-16, måndag till fredag.
Avsteg från detta godkänns inte av Trafikverket med hänvisning till arbetsmiljölagen samt av säkerhetsskäl.
Arbetstider är normalt ett arbetsgivaransvar och i många av Trafikverkets projekt är det vanligt att entreprenören själv styr arbetstiderna. Hur Trafikverket styr entreprenörerna bör inte bestämmas av respektive
projektledare utan vägledningen bör komma från Trafikverket och utifrån den professionella beställarroll som Trafikverket ska ta.
Det styrda arbetstiderna leder till att entreprenören har svårt att rekrytera personal. Dessutom leder det till missnöje och skapar ett ohälsosamt
arbetsklimat då entreprenörens personal ofta arbetar långt ifrån arbetsplatsen (flera över 40 mil) varav deras helgledighet blir väldigt begränsad.
I personal-och arbetsmiljöpolicyn och upphandlingspolicyn finns skrivningar som ska ange riktningen hur Trafikverket ska agera både internt och externt.
I Trafikverkets Personal- och arbetsmiljöpolicy redovisas att:
Vi har alla ett ansvar för att påverka vårt eget, Trafikverkets och branschens resultat i en riktning där tillväxt, effektivitet, miljöhänsyn samt socialt ansvar förenas och bidrar till ett hållbart samhälle med livskvalitet och hälsa.
Som kreativ samhällsutvecklare och attraktiv arbetsgivare verkar
Trafikverket för en stimulerande arbetsmiljö präglad av arbetsglädje och engagemang. I en öppen och nyskapande kultur möter vi varandra med respekt samt uppmärksammar och följer författningar och andra krav.
Vidare redovisas i Trafikverkets Upphandlingspolicy att:
En professionell beställare och byggherre
Trafikverket ska nyttja leverantörsmarknaden och aktivt verka för att vidareutveckla den för att få effektiv konkurrens. Branschutveckling och effektivisering ska stimuleras. Trafikverket ska vara förutsägbart som
beställare och byggherre och förfrågningsunderlagen ska därför vara tydliga, transparenta och kalkylerbara. Det innebär också att Trafikverket ska ha ett enhetligt och objektivt agerande. Ställda krav ska följas upp.
Miljö-, arbetsmiljö och säkerhet
Upphandlingar ska genomföras så att hög säkerhet erhålls. Hänsyn ska aktivt tas till såväl människa som miljö. Kraven ska vara relevanta,
kostnadseffektiva och vila på vetenskaplig grund samt kunna följas upp utan orimligt höga kostnader.
Det finns dock risk för att dessa policys inte är tillräckligt tydliga inom nämnda områden.
# Observation Rekommendation Ansvar
5 I ett av de besökta projekten styr Trafikverket både entreprenörens organisation och arbetstider. Arbetstiden är styrd till klockan 07-16, måndag till fredag. Avsteg från detta godkänns inte av Trafikverket med hänvisning till arbetsmiljölagen samt av säkerhetsskäl.
Det styrda arbetstiderna leder till att entreprenören har svårt att rekrytera
personal. Dessutom leder det till missnöje och skapar ett ohälsosamt arbetsklimat.
Utred om ett förtydligande krävs av Trafikverkets
ställningstagande i hur entreprenörer styrs.
UH
Hur Trafikverket styr entreprenörerna bör inte bestämmas av respektive projektledare utan
vägledningen bör komma från Trafikverket och utifrån den professionella
beställarroll som Trafikverket ska ta.
Det finns en risk för att personal-och
arbetsmiljöpolicyn och upphandlingspolicyn inte är tillräckligt tydliga inom nämnda områden.
[Risk = Måttlig]
Bilaga
Riskvärdering och sammanfattande bedömning
Internrevisionen tillämpar Trafikverkets kriteriemodell för riskvärdering av respektive observation (TDOK 2010:163):
Internrevisionen tillämpar följande kriterier i den sammanfattande bedömningen av intern styrning och kontroll i relation till revisionens omfattning:
Bedömning Kriterier
Tillfredsställande med mindre
förbättringsmöjligheter Rapporten innehåller observationer värderade med måttlig risk
Till stor del tillfredställande med
vissa förbättringsmöjligheter Rapporten innehåller minst en observation värderad med hög risk Till viss del otillfredsställande med
förbättringsmöjligheter Rapporten innehåller ett betydande antal observationer värderade med hög risk
Till viss del otillfredsställande med
stor(a) förbättringsmöjlighet(er) Rapporten innehåller minst en observation värderad med mycket hög risk
Otillfredsställande med flera stora
förbättringsmöjligheter Rapporten innehåller flera
observationer värderade med mycket hög risk
Trafikverket, Internrevisionen, 781 89 Borlänge. Besöksadress: Röda vägen 1.
Telefon: 0771-921 921,Texttelefon: 0243- 750 90 www.trafikverket.se
