1.1 Sammanfattning
Vid en granskning som genomfördes av Internrevisionen under våren 2010 framgick bl a att centrala och viktiga dokument som ställer krav på kontroller vid utbetalningar, som attestordning och tillhörande anvisning för
utbetalningar, var under beredning men ännu ej beslutade. Kontroller avseende utbetalningar bör regelbundet utvärderas och följas upp med avseende på ändamålsenlighet och tillämpning.
Syftet med revisionen har varit att utvärdera ändamålsenlighet och tillämpning med avseende på beslutade rutiner och kontroller för attester och utbetalningar av reseräkningar och utlägg som hanteras genom Trafikverkets system för detta ändamål (Tur och retur).
Under revisionen framkom att utläggsbilagorna till reseräkningar arkiveras beroende på ankomstmånad och det är därför svårt att fastställa om en
utläggsbilaga saknas eller finns arkiverad i en annan månad. Eftersom det kan uppstå problem att få fram de uppgifter som legat till grund för affärshändelsen finns härmed risk för att Trafikverket ej kan leva upp till dokumentationskraven i Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring, 14:e §. Vi anser att utläggsbilagorna bör arkiveras med full spårbarhet och att det enkelt ska gå att avgöra om de har inkommit till PE. Vid en test där vi gick igenom 108st
slumpvis utvalda reseräkningar med krav på utläggsbilaga kunde vi inte återfinna 17st kvittobilagor i någon av de genomsökta perioderna och för 5st saknades attest.
Vi har också uppmärksammat att egen bil vid tjänsteresor används i stor omfattning. För perioden 201105 - 201109 har vi noterat att det finns ca 140 personer som använt egen bil i tjänsten med en omfattning på över 500
mil/person. Vi ifrågasätter om omfattningen i dagsläget är rimlig och i linje med intentionerna i de styrande dokumenten och vi anser att Trafikverket måste ha en kontinuerlig uppföljning av användandet av egen bil vid tjänsteresor för att säkerställa efterlevnad av regelverket.
Revisionens mest väsentliga observationer
Observation # Rekommendation Ansvar
Utläggsbilagorna arkiveras beroende på
ankomstmånad. Det är därför svårt att fastställa om utläggsbilagor saknas eller är arkiverade i en annan månad.
1 Arkivera utläggsbilagor så att de är fullt spårbara.
PE
2 Genomför systematisk maskinell uppföljning av saknade
utläggsbilagor.
PE
1.2 Bakgrund
Under våren 2010, strax efter Trafikverkets bildande, genomförde
Internrevisionen en revision benämnd ”Lönerutiner och leverantörsfakturor”
(TRV 2010/95931 A) med syfte att bedöma om en effektiv intern styrning och kontroll kommit på plats avseende lönerutiner och leverantörsfakturarutiner.
Vid granskningen framgick bl a att centrala och viktiga dokument som ställer krav på kontroller vid utbetalningar, som attestordning och tillhörande anvisning för utbetalningar, var under beredning men ännu ej beslutade.
Ett grundläggande krav på en organisations interna styrning och kontroll är att det, genom ändamålsenliga kontroller, är säkerställt att utbetalningar attesteras av rätt person och betalas utifrån ett korrekt underlag, i rätt tid, med rätt belopp och till rätt mottagare. Kontroller avseende utbetalningar bör regelbundet utvärderas och följas upp med avseende på ändamålsenlighet och tillämpning.
Med hänsyn till ovannämnda granskning anser Internrevisionen att det är viktigt att följa upp att nu beslutade kontroller kommit på plats och fungerar på avsett sätt. I revisionen ”Utbetalningar – Del 1”, som genomfördes tidigare i år, var fokus på betalningar av leverantörsfakturor. I denna revision ligger därför fokus på utbetalningar avseende reseräkningar och utlägg.
1.3 Omfattning
Syftet med revisionen är att utvärdera ändamålsenlighet och tillämpning med avseende på beslutade rutiner och kontroller för attester och utbetalningar av reseräkningar och utlägg. Revisionen behandlar endast kontroller och
utbetalningar avseende reseräkningar och utlägg som hanteras genom Trafikverkets system för detta ändamål (Tur och retur). De granskade reseräkningstransaktionerna avser perioderna 2011-05 tom 2011-09.
Revisionen har i första hand genomförts genom tester och analyser av reseräkningstransaktioner. Även hanteringen av moms vid redovisningen av utlägg och behörigheter till reseräkningssystemet Tur och Retur har behandlats.
Med utgångspunkt från eventuella observationer och/eller frågor som framkom i samband med analysen har granskningen kompletterats med intervjuer med berörda personer.
1.4 Generella kommentarer
I Trafikverkets rutin för Utbetalningar (TDOK 2010:344) ställs krav på att det innan utbetalning ska göras kontroll av alla reseräkningar med utlägg som överstiger 10 000 SEK samt göras stickprov bland övriga utlägg. Detta krav efterlevs inte i nuläget och det upplevs inte heller som tillämpbart eftersom utläggsbilagorna många gånger inkommer till PE efter att utbetalning skett. Om rutinen skulle efterlevas skulle detta kunna betyda att många personer skulle få vänta ytterligare någon eller några månader på att få sina reseräkningar
utbetalda. Kontrollerna sker nu i början av månaden efter att reseräkningen utbetalts och även då förekommer det att utläggsbilagor till de reseräkningar som ska kontrolleras inte inkommit till PE utan måste efterfrågas hos
verksamhetsansvariga. Trafikverket bör därför överväga att justera rutinen så att den blir tillämpbar i detta avseende.
Vi har under revisionen upplevt att berörd personal har varit mycket tillmötesgående med avseende på intervjuer och hjälp med framtagande av uppgifter vi efterfrågat. Vi är därför mycket nöjda med den hjälp vi fått för att genomföra revisionen så effektivt som möjligt.
1.5 Ledningens respons
Internrevisionen har överenskommit om revisionsrapportens observationer och rekommendationer med ansvariga i Trafikverkets ledning.
Borlänge den 8 mars 2012
Göran Melin Peter Funck
Revisionsledare Internrevisionschef