Utbetalningar - Del 2

(1)

Revisorer Distribution

IR, Göran Melin IR, Anna Lundin

PE, Wiveca Dahl *) GD, Gunnar Malm E, Bo Friberg Riksrevisionen *) Ansvarig för

handlingsplanen

Revisionsrapport

Utbetalningar - Del 2

Internrevisionen 2012-03-08 TRV 2011/90382

(2)

Innehållsförteckning

1 Introduktion ... 3

1.1 Sammanfattning ... 3

1.2 Bakgrund ... 4

1.3 Omfattning ... 4

1.4 Generella kommentarer ... 4

2 Observationer och rekommendationer ... 6

2.1 Kontroll och hantering av utläggsbilagor ... 6

2.2 Användande av egen bil i tjänsten ... 8

2.3 Hantering av moms vid utlägg ... 9

2.4 Hantering av behörigheter i Tur och Retur ... 10

2.5 Anskaffning av nytt system för reseräkningar ... 11

Skapat av: Göran Melin Dokumenttyp: Rapport

(3)

1 Introduktion

1.1 Sammanfattning

Vid en granskning som genomfördes av Internrevisionen under våren 2010 framgick bl a att centrala och viktiga dokument som ställer krav på kontroller vid utbetalningar, som attestordning och tillhörande anvisning för

utbetalningar, var under beredning men ännu ej beslutade. Kontroller avseende utbetalningar bör regelbundet utvärderas och följas upp med avseende på ändamålsenlighet och tillämpning.

Syftet med revisionen har varit att utvärdera ändamålsenlighet och tillämpning med avseende på beslutade rutiner och kontroller för attester och utbetalningar av reseräkningar och utlägg som hanteras genom Trafikverkets system för detta ändamål (Tur och retur).

Under revisionen framkom att utläggsbilagorna till reseräkningar arkiveras beroende på ankomstmånad och det är därför svårt att fastställa om en

utläggsbilaga saknas eller finns arkiverad i en annan månad. Eftersom det kan uppstå problem att få fram de uppgifter som legat till grund för affärshändelsen finns härmed risk för att Trafikverket ej kan leva upp till dokumentationskraven i Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring, 14:e §. Vi anser att utläggsbilagorna bör arkiveras med full spårbarhet och att det enkelt ska gå att avgöra om de har inkommit till PE. Vid en test där vi gick igenom 108st

slumpvis utvalda reseräkningar med krav på utläggsbilaga kunde vi inte återfinna 17st kvittobilagor i någon av de genomsökta perioderna och för 5st saknades attest.

Vi har också uppmärksammat att egen bil vid tjänsteresor används i stor omfattning. För perioden 201105 - 201109 har vi noterat att det finns ca 140 personer som använt egen bil i tjänsten med en omfattning på över 500

mil/person. Vi ifrågasätter om omfattningen i dagsläget är rimlig och i linje med intentionerna i de styrande dokumenten och vi anser att Trafikverket måste ha en kontinuerlig uppföljning av användandet av egen bil vid tjänsteresor för att säkerställa efterlevnad av regelverket.

Revisionens mest väsentliga observationer

Observation # Rekommendation Ansvar

Utläggsbilagorna arkiveras beroende på

ankomstmånad. Det är därför svårt att fastställa om utläggsbilagor saknas eller är arkiverade i en annan månad.

1 Arkivera utläggsbilagor så att de är fullt spårbara.

PE

2 Genomför systematisk maskinell uppföljning av saknade

utläggsbilagor.

PE

(4)

1.2 Bakgrund

Under våren 2010, strax efter Trafikverkets bildande, genomförde

Internrevisionen en revision benämnd ”Lönerutiner och leverantörsfakturor”

(TRV 2010/95931 A) med syfte att bedöma om en effektiv intern styrning och kontroll kommit på plats avseende lönerutiner och leverantörsfakturarutiner.

Vid granskningen framgick bl a att centrala och viktiga dokument som ställer krav på kontroller vid utbetalningar, som attestordning och tillhörande anvisning för utbetalningar, var under beredning men ännu ej beslutade.

Ett grundläggande krav på en organisations interna styrning och kontroll är att det, genom ändamålsenliga kontroller, är säkerställt att utbetalningar attesteras av rätt person och betalas utifrån ett korrekt underlag, i rätt tid, med rätt belopp och till rätt mottagare. Kontroller avseende utbetalningar bör regelbundet utvärderas och följas upp med avseende på ändamålsenlighet och tillämpning.

Med hänsyn till ovannämnda granskning anser Internrevisionen att det är viktigt att följa upp att nu beslutade kontroller kommit på plats och fungerar på avsett sätt. I revisionen ”Utbetalningar – Del 1”, som genomfördes tidigare i år, var fokus på betalningar av leverantörsfakturor. I denna revision ligger därför fokus på utbetalningar avseende reseräkningar och utlägg.

1.3 Omfattning

Syftet med revisionen är att utvärdera ändamålsenlighet och tillämpning med avseende på beslutade rutiner och kontroller för attester och utbetalningar av reseräkningar och utlägg. Revisionen behandlar endast kontroller och

utbetalningar avseende reseräkningar och utlägg som hanteras genom Trafikverkets system för detta ändamål (Tur och retur). De granskade reseräkningstransaktionerna avser perioderna 2011-05 tom 2011-09.

Revisionen har i första hand genomförts genom tester och analyser av reseräkningstransaktioner. Även hanteringen av moms vid redovisningen av utlägg och behörigheter till reseräkningssystemet Tur och Retur har behandlats.

Med utgångspunkt från eventuella observationer och/eller frågor som framkom i samband med analysen har granskningen kompletterats med intervjuer med berörda personer.

1.4 Generella kommentarer

I Trafikverkets rutin för Utbetalningar (TDOK 2010:344) ställs krav på att det innan utbetalning ska göras kontroll av alla reseräkningar med utlägg som överstiger 10 000 SEK samt göras stickprov bland övriga utlägg. Detta krav efterlevs inte i nuläget och det upplevs inte heller som tillämpbart eftersom utläggsbilagorna många gånger inkommer till PE efter att utbetalning skett. Om rutinen skulle efterlevas skulle detta kunna betyda att många personer skulle få vänta ytterligare någon eller några månader på att få sina reseräkningar

utbetalda. Kontrollerna sker nu i början av månaden efter att reseräkningen utbetalts och även då förekommer det att utläggsbilagor till de reseräkningar som ska kontrolleras inte inkommit till PE utan måste efterfrågas hos

(5)

verksamhetsansvariga. Trafikverket bör därför överväga att justera rutinen så att den blir tillämpbar i detta avseende.

Vi har under revisionen upplevt att berörd personal har varit mycket tillmötesgående med avseende på intervjuer och hjälp med framtagande av uppgifter vi efterfrågat. Vi är därför mycket nöjda med den hjälp vi fått för att genomföra revisionen så effektivt som möjligt.

1.5 Ledningens respons

Internrevisionen har överenskommit om revisionsrapportens observationer och rekommendationer med ansvariga i Trafikverkets ledning.

Borlänge den 8 mars 2012

Göran Melin Peter Funck

Revisionsledare Internrevisionschef

(6)

2 Observationer och rekommendationer

2.1 Kontroll och hantering av utläggsbilagor

Attest av reseräkningar och utlägg styrs av riktlinjen ”Attestordning” (TDOK 2010:293) och rutinen ”Utbetalningar” (TDOK 2010:344). I dessa dokument beslutas bland annat att utlägg ska styrkas med originalkvitto, fästas på utläggsbilaga och attesteras av överordnad chef. Attest får också göras av uppdragsansvarig med personalledande befogenhet inom ramen för uppdraget.

I utbetalningsrutinen ställs också krav på att det innan utbetalning ska göras kontroll av alla reseräkningar med utlägg som överstiger 10 000 SEK samt göras stickprov bland övriga utlägg.

Personalcenter har också tagit fram en ännu ej fastställd rutin för granskning av reseräkningstransaktioner som beskriver vilka kontroller som ska göras på reseräkningar och hur dessa ska dokumenteras. I den föreslagna rutinen står att kontroll ska göras varje månad av samtliga reseräkningar som överstiger 10 000 kronor. Varannan månad ska också kontroll göras på ca 100st slumpvis utvalda reseräkningar. Båda kontrollerna innefattar att reseräkningen är ”rimlig” och att utläggsbilagor med originalkvitton finns och är attesterade.

Arkivering av utläggsbilagor ska, enligt uppgift, ske med sortering månadsvis utifrån vilken månad som utläggsbilagan inkommit till PE. Inom

ankomstmånad sorteras sedan utläggsbilagorna utifrån personens födelseår och födelsemånad. Man kan alltså inte säkert veta i vilken månad en utläggsbilaga ska återfinnas eftersom detta beror på när attestanten skickat in den till PE. Vi har inte kunnat hitta något beslut angående modell för arkivering/sortering av utläggsbilagor.

I samband med revisionen genomförde vi en test där vi gick igenom 108 st slumpvis utvalda reseräkningar med krav på utläggsbilaga. De utvalda reseräkningarna var från löneutbetalningsmånaderna 201105 - 201109. Hela Trafikverket inklusive resultatenheter ingick. Varje utläggsbilaga eftersöktes i kartongerna för månaden före utbetalningsmånaden, utbetalningsmånaden samt månaden efter utbetalningsmånaden. Testet utföll enligt nedan:

 17st kvittobilagor (15,7%) kunde inte återfinnas i någon av de genomsökta perioderna.

 Av de funna utläggsbilagorna (91st) var 73st arkiverade i

utbetalningsmånaden, 4st i månaden före utbetalningsmånad och 14st var arkiverade i månaden efter lönekörningsmånad.

 5st är inte attesterade. De ska då, enligt uppgift, skickas tillbaka för attest.

 En intern representation har registrerats som övriga förbrukningsvaror.

 I stort sett alla funna utläggsbilagor stämmer med reseräkningen, men det finns i några fall brister vad gäller originalkvitto då några utlägg verifierats med bokningsbekräftelser och i ett fall via en faktura. Vi har dock inte kunna se att denna faktura också betalats via CDI.

(7)

 Utläggsbilagorna ska, enligt uppgift, sorteras utifrån ankomstmånad och födelseår/månad. Det förekommer att bilagorna är dåligt sorterade (främst i juli 2011, då det är helt osorterat för födelseåren 70-90 som är blandade i samma låda).

 Det förekommer att kvitton lossnat från bilagan och ligger löst och ej i närheten av utläggsbilagan. Det verkar också i några fall som kvitton är inskickade utan utläggsbilaga med reseräkningsnummer skrivet direkt på kvittot. Det finns också exempel på en handskriven utläggsbilaga med handskrivet reseräkningsnummer.

 Det förekommer också en annan typ av utläggsbilaga/reseräkningsbilaga som ej innehåller reseräkningsnummer.

Eftersom utläggsbilagorna arkiveras beroende på ankomstmånad är det svårt att fastställa om de utläggsbilagor som vi ej kunde finna vid testet saknas eller om de är arkiverade i en annan månad. Eftersom det kan uppstå problem att få fram de uppgifter som legat till grund för affärshändelsen finns härmed risk för att Trafikverket ej kan leva upp till dokumentationskraven i Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring, 14:e §. Vi anser att utläggsbilagorna bör arkiveras med full spårbarhet och att det enkelt ska gå att avgöra om de har inkommit till PE. Ett sådant sätt skulle kunna vara att istället arkivera utläggsbilagorna efter reseräkningsnummer eller särskilt arkiveringsnummer som åsätts

utläggsbilagan löpande och kopplas mot reseräkningsnumret. Dessutom anser vi att reseräkningssystemet med dess utläggsbilaga ska användas i så stor

utsträckning som möjligt för att säkerställa ett gemensamt arbetssätt för intern styrning och kontroll samt administrativ effektivitet.

Vid en översiktlig granskning av ändamålsenlighet och tillämpning av den föreslagna rutinen avseende granskning av reseräkningstransaktioner framkom följande:

 Dokumentationen av de reseräkningar som granskats är uppdelade på flera dokument vilket gör att det är svårt att se om samtliga utvalda reseräkningar granskats. Av de över 10 000kr kunde vi bara se att 25 av 34 granskats för period 201109. Kvittens efter granskning borde ske på ”huvudlistan”.

 Antalet slumpmässigt granskade reseräkningar uppgår inte till 100st enligt kraven i rutinen, utan snarare till ca 70.

 Urvalet för de slumpmässigt granskade bör grundas på reseräkningar med utlägg som ska verifieras med utläggsbilaga och kvitton.

 Det framgår inte klart i rutinen hur dokumentationen av granskningen ska arkiveras. Det finns 2st pärmar en för reseräkningar över 10 000kr och en för de slumpmässigt utvalda. Det förekommer att dokumentationen sitter i fel pärm.

 Rutinen behöver kompletteras med hantering av reseräkningar som saknar attest eller där kvittona inte stämmer.

 Vi anser att rutinen bör kompletteras med en kontroll av om rätt utläggstyp använts och även med rapportering till E om utlägg avseende

verksamhetsfrämmande kostnader upptäcks.

(8)

Hanteringen av utläggsbilagor kräver mycket resurser och har också brister med avseende på intern kontroll. Tillsättande av ytterligare manuella kontroller skulle kräva omfattande resurser. En möjlighet kan vara en digital lösning där utläggsbilagor med tillhörande originalkvitton inskannas efter uppvisande för attestant. En sådan lösning kan ge möjlighet till bättre kontroll med avseende på saknade utläggsbilagor och även göra att utläggsbilagorna blir lättare att finna och mer åtkomliga. Därmed skulle maskinell uppföljning av saknade

utläggsbilagor kunna göras.

Utläggsbilagorna arkiveras beroende på

ankomstmånad. Det är därför svårt att fastställa om utläggsbilagor saknas eller är arkiverade i en annan månad.

1 Arkivera utläggsbilagor så att de är fullt spårbara.

PE

2 Genomför systematisk maskinell uppföljning av saknade

utläggsbilagor.

PE

Personalcenter har tagit fram en ännu ej fastställd rutin för granskning av reseräkningstransaktioner

3 Komplettera och fastställ rutinen för granskning av

reseräkningstransaktioner.

PE

Hanteringen av utläggsbilagor kräver mycket resurser och är även bristfällig med avseende på intern kontroll.

4 Utred möjligheterna till digital hantering (inskanning) eller annan liknande lösning för utläggsbilagor och kvitton.

PE

2.2 Användande av egen bil i tjänsten

Användande av egen bil vid tjänsteresor regleras i första hand genom

Trafikverkets policy för möten och resor (TDOK 2010:219) inkl bilaga avseende fordonskrav, samt Riktlinje för tjänsteresor (TDOK 2010:222).

I policyn står bl a att ”varje medarbetare ansvarar för att hans eller hennes resor i tjänsten sker på ett ekonomiskt, säkert och miljöanpassat sätt”. Riktlinjen fastslår att:

 Tjänsteresor ska ske på ett så kostnadseffektivt sätt som möjligt med hänsyn taget till miljö, säkerhet, ekonomi och arbetsmiljö för våra medarbetare.

 Tåg ska användas före flyg och bil där det är möjligt med tanke på avstånd, tidsåtgång och kostnad.

 I första hand ska tjänstebil/personalbil eller hyrbil användas vid bilresor.

Resa med hyrbil är oftast ett mer kostnadseffektivt, trafiksäkert och miljövänligt alternativ än egen bil.

(9)

 För korta resor om högst 7 mil kan egen bil användas. Egen bil ska i övrigt användas endast i undantagsfall och då efter överenskommelse med

närmaste chef. För egen bil som används i tjänsten gäller fordonskrav enligt bilaga till policyn för möten och resor, samt att den ska vara minst

halvförsäkrad.

Vi har, under vår granskning, konstaterat att egen bil vid tjänsteresor används i stor omfattning. För perioden 201105 - 201109 har vi noterat att det finns ca 140 personer som använt egen bil i tjänsten med en omfattning på över 500

mil/person. Ett 40-tal av dessa personer har kört över 1000 mil med egen bil.

Det är möjligt att det i enstaka fall kan vara befogat med ett stort nyttjande av egen bil vid tjänsteresor, men vi ifrågasätter om omfattningen i dagsläget är rimlig och i linje med intentionerna i de styrande dokumenten. Detta är även tveksamt med hänsyn till kostnadseffektivitet samt miljö, säkerhet, ekonomi och arbetsmiljö. Det ställs också höga krav på bilarna i de fall egen bil får användas i tjänsten och vi är osäkra på förutsättningarna för attestanterna att säkerställa att dessa krav uppfylls.

Vi anser att Trafikverket måste ha en kontinuerlig uppföljning av användandet av egen bil vid tjänsteresor för att säkerställa efterlevnad av regelverket. Om regelverket inte i alla avseenden är tydligt eller tillämpbart bör detta justeras.

Egen bil vid tjänsteresor används i stor omfattning.

5 Genomför kontinuerlig uppföljning av användandet av egen bil vid tjänsteresor och besluta vid behov om komplettering och

förtydligande av regelverket.

PE

2.3 Hantering av moms vid utlägg

Vid registrering av moms på utlägg i Tur och Retur sker en schablonberäkning av moms om inte den som registrerar anger något momsbelopp. Manuellt kan dock moms anges med allt mellan 0-100%, även för utlägg utomlands. Inga kontroller, förutom eventuellt av den som attesterar, sker av angivet

momsbelopp. Vid en analys för olika utläggstyper avseende avdragen moms jämförd med beräknad moms för perioderna 201105-201109 upptäcktes inga större avvikelser. Med hänsyn till bristande maskinella och manuella kontroller tror vi dock att precisionen och säkerheten avseende momsavdrag för utlägg skulle kunna förbättras ytterligare genom att helt ta bort möjligheten till att manuellt ange momsen vid registrering av reseräkningar men att behålla denna möjlighet för administratörerna. En förutsättning är naturligtvis att varje utläggstyp endast ska innehålla kostnader med samma momsprocent. Det krävs dock en kontroll med Skatteverket om detta är tillåtet eftersom kvitton utan specificerad moms normalt ej berättigar till avdrag. Vår bedömning är dock att sådana kvitton endast bör förekomma i undantagsfall inom Trafikverket.

(10)

Observation # Rekommendation Ansvar Inga kontroller sker av

angivet momsbelopp avseende utlägg.

6 Utred möjligheten till att endast använda schablonberäknad moms vid registrering av utlägg.

PE

2.4 Hantering av behörigheter i Tur och Retur

Det finns tre typer av behörigheter i Tur och Retur - Resenär (alla), Sekreterare (kan göra reseräkningar åt andra på samma kst) och administratör (har

fullständiga behörigheter i systemet). I dagsläget har ca 20 personer administratörsbehörighet (samtliga löneadministratörer, de som sitter i

PersonalDirekt och förvaltarna av Tur och Retur). Det finns en spärr i systemet så att man ej kan attestera sin egen reseräkning. Attestanter läggs normalt upp automatiskt genom inläsning från CDI men administratörerna har möjlighet att manuellt lägga upp attestanter och kostnadsställen. En administratör kan ändra status på en reseräkning till preliminär och kan då ändra belopp och övriga uppgifter. Reseräkningen måste dock därefter sparas om som definitiv och då attesteras på nytt innan utbetalning. Det är en brist i systemet att det inte finns möjlighet till endast läsrättigheter och vi anser också att Trafikverket, utifrån ett riskperspektiv och principen om lägsta nödvändiga behörighet, bör se över hur många personer som, för sina arbetsuppgifter, verkligen har behov av

administratörsbehörigheter i reseräkningssystemet. Det saknas också en rutin för hur behörigheter i ska hanteras t ex då personal slutar eller byter

arbetsuppgifter.

I dagsläget har ca 20 personer

administratörsbehörighet i Tur och Retur.

7 Fastställ arbetssätt för hantering av behörigheter i

reseräkningssystemet utifrån ett riskperspektiv och enligt principen om lägsta nödvändiga behörighet.

PE

(11)

2.5 Anskaffning av nytt system för reseräkningar

Trafikverkets avtal avseende nuvarande system för hantering av reseräkningar är på väg att löpa ut. Trafikverket håller därför på att analysera om nuvarande personalsystemet Heromas reseräkningslösning är lämplig eller om man ska upphandla ett system för reseräkningar. Vi anser att det är viktigt att frågorna angående behörigheter och hantering av moms omhändertas i

kravspecifikationen för utvärdering av nytt reseräkningssystem.

Trafikverket håller på att analysera om nuvarande personalsystemet

Heromas

reseräkningslösning är lämplig eller om man ska upphandla ett system för reseräkningar.

8 Säkerställ att krav avseende behörighetshantering och momshantering omhändertas i kravspecifikationen för ett nytt system för reseräkningar.

PE

(12)

(13)

Trafikverket, Internrevisionen, 781 89 Borlänge. Besöksadress: Röda vägen 1.

Telefon: 0771-921 921,Texttelefon: 0243- 750 90 www.trafikverket.se