Kanaler

Vilka kanaler används inom den formella kommunikationen på Trängregementet?

I intervjufrågorna om kanaler, var målet att få en bättre förståelse över vilka formella kanaler som används på Trängregementet. Därför ställdes följande fråga till samtliga intervjupersoner.

7.2.1 kanalanvändningen inom verksamheten

Ledningen och informationsenheten använder sig av månadsbrev, intranätet Emilia, personalorienteringar, linjen uppifrån och ner, som är riktad information från ledningen ner till medarbetarna. De använder en variation av skriftliga och muntliga kanaler. Intranätet Emilia är baserat på att alla medarbetare ska söka informationen själv och här kan det finns en brist då olika åldersgrupper attraheras olika. Ledningen och informationsenheten har gett varje kanal ett specifikt syfte i att förmedla information, både internt och ex- ternt. På intranätet Emilia publiceras det längre reportage som berör verksamheten. Sociala medier så som Facebook och Instagram används som en plattform att förmedla bilder och filmklipp, samt länkar med information till Trängregementets hemsida. Instagramkonto används av olika medarbetare varje vecka, detta för att skildra olika sidor av verksamheten. Trängregementet utgår mycket från att använda mejl och de anser att det är ett bra sätt för att informationen går snabbt ut till mottagarna. Det är dock svårt att fånga alla medarbetare inom organisationen, soldaterna har nämligen stor tillgång till mejl. Kommunikat- ionen via bataljonschefer och plutonchefer är något som praktiseras ofta på Trängregementet, informat-

33 ionen ska gå ut via ledet mellan de befälen med högre grad ner till befälen med lägre grad. Samtliga office- rare tycker att muntlig kommunikation är att föredra inom organisationen. De anser även att mobiltelefo- nen kan vara ett bra komplement till internkommunikation och att de har sitt mejlkonto kopplat till sin tjänstetelefon. De är dock medvetna om att det finns en säkerhetsaspekt i detta då viktig information inte får komma ut till allmänheten, information kan komma att hamna i fel händer.

”Är det så att jag vill få tag i en soldat så ringer jag eller mejlar, jag ringer personligen tills man får tag i personen och pratar in ett meddelande” (Sändare: informationsenheten)

Citat är från informationsenheten och syftar till att det är viktigt att välja rätt kanal när information ska sändas ut från sändare till mottagare. Inom Trängregementet överväger den muntliga kanalen framför de resterande i kommunikationsprocessen. Detta kan kopplas till Simonsson (2006) där hon menar på att ett budskap kan få olika betydelser beroende på vilken kanal sändaren väljer att använda sig av i förmedlandet av ett meddelande. Den önskvärda effekten av ett meddelande, beror helt på sändarens avsikt av vad han eller hon vill uppnå, av den anledningen kan det vara bra att kombinera de olika kanalerna. Kanalerna kan komplettera varandra (Erikson, 2008).

7.3 Sociala medier

När och för vad använder Trängregementet sociala medier till sin formella kommunikation? 7.3.1 Sociala mediers inverkan på internkommunikationen

Sociala medier innefattar det sistnämnda temat i studien där målet är att ta reda på fenomenets påverkan på internkommunikationen. Följande intervjufråga ställdes till ledningen för att ta reda på hur verksam- heten förhåller sig till sociala medier.

Sociala medier används flitigt på Trängregementet som en extern kanal, vilket används främst i marknads- förings syfte. Det är för att informationen som publiceras på sociala medier är tillgänglig för vem som helst och det är då inte lämpligt att lägga upp intern information på sociala medier. Trängregementet har en egen Facebook sida som utomstående kan följa, varje kompani har däremot inte en egen sida på platt- formen.

Från ett annat perspektiv kan det vara bra för Trängregementet att inte uppdatera allt för mycket inform- ation på sociala medier av den anledning att det är en underrättelsetjänst där sekretess ingår. En fördel kan också vara att försöka att tona ner användningen en aning för att inte fel information ska komma ut. Öp- penhet till en viss gräns är bra med tanke på att Försvarsmakten är en statlig myndighet.

Sociala medier bidrar till hur Försvarsmaktens verksamhet ser ut på flera orter i Sverige, detta tack vare att information lätt kan spridas och delas vidare. Trängregementet är som vilken arbetsplats som helst och är i

34 stort behov av att göra reklam för sin verksamhet, som vilken organisation som helst. Det är viktigt att få människor att få kännedom om hur organisationen fungerar för att få sökande till olika poster. Det är där- för en viktig anledning till att inkludera sociala medier i verksamhetens kommunikation.

Eftersom många idag är medlemmar på Facebook och Instagram kan det ha bidragit till att utvecklingen är på väg åt det mer tekniska hållet där sociala medier hamnar mer i fokus.

Genom sociala medier går information ut snabbt till mottagarna, vilket också kan bidra till en negativ aspekt då det kan hamna i vems händer som helst, vilket kan bidra till en otrygghet.

”Intern information ska vara internt” (Mottagare: Soldat)

Följande citat är från en soldat som anser att intern information inte ska publiceras på sociala medier som är en plattform där informationen sprids snabbt och det är svårt att veta hur informationen kommer att urarta sig. Enligt soldaten ska intern information därför förbli internt och förmedlas på det traditionella sättet. Om information publiceras för allmänheten är det inte längre intern information i frågan utan ham- nar mer åt extern kommunikation.

Ledningen berättar att det har funnits tankar på en blogg men det är inte aktuellt i dagsläget för att det är svårt att genomföra. Twitter används inte på Trängregementet och detta gör inte för att de anser att In- stagram och Facebook är två bättre kanaler. Det finns en koppling mellan detta och denna studies begrepp om social medier. I boken Kommunikation i organisationer (2013) skriven av Heide, Johansson, och Simons- son diskuteras bland annat social medier och detta kan kopplas till begrepp om sociala medier i denna stu- die. De anser att en drastisk ökning med användandet har skett på en kort tid då allt fler företag anser för- delen med att använda sig av sociala medier i verksamheten. Vilket vår studie kan appliceras på Trängrege- mentets användning om sociala medier, då det har skett en drastisk ökning.

”Vi kan inte lägga ut organisationsförändringar på Facebook” (Sändare: ledning)

Citatet är från ledningen och syftar till att det inte är bra att publicera intern information på sociala medier, för att informationen kan vara säkerhetsklassad. Trängregementet har nyligen inskaffat ett Instagram- konto där anställda och utomstående kan följa kontot och därmed få en inblick i hur deras vardag ser ut. Facebook används också aktivt, på plattformen läggs det upp mycket allmän information om verksam- heten med stöd av bilder för att lyckas förmedla ett tydligt budskap.

”På Facebook och Instagram har vi fått en sådan ökning. Vi ökar mellan 50 till 100 följare varje vecka” (Sändare: in- formationsenheten)

Citatet från ledningen visar på att sociala medier har bidragit till en ökad spridning av Trängregementets verksamhet till allmänheten som har fått upp ögonen för verksamheten. Det kan leda till att Trängrege- mentet kan komma att attrahera ny personal som vill börja arbeta på Trängregementet. Det är viktigt att

35 fler personer uppmärksammar organisationen, eftersom det är en viktig arbetsplats som är i behov att re- krytera nya anställda. Därför är det viktigt att öppna upp dörrarna och visa hur verksamheten ser ut för att intressera människor om Försvarsmakten, i detta fall Trängregementet i Skövde. Ökningen av följare visar på att fler människor har fått upp ögonen för dem och är intresserade av deras arbete, vilket har blivit ett stort genomslag för regementet. De sociala medierna är en av anledningarna som har bidragit till den dras- tiska statistikökningen. Friedel och Vercics (2010) artikel Media preferences of digital native´s interna communicat- ion, A pilot study visar en drastisk utveckling av sociala mediers användning. Samhället är på väg till mot en teknisk revolution som skiljer sig mycket från den äldre generationens medieanvändning.

7.3.2 Sociala medier eller traditionella medier?

En intressant fråga som vi valde att ha med bland intervjufrågorna till samtliga deltagande, var om de tror att sociala medier kommer att kunna ersätta de traditionella kanalerna i framtiden. Eftersom sociala medier är ett relativt nytt fenomen är denna fråga intressant för studien.

Om sociala medier kan komma att ersätta de traditionella kanalerna är en omtvistad fråga. Soldaterna an- ser att det känns oseriöst att använda sociala medier för intern kommunikation och att det även är för öp- pet för andra. Det är inte bra om vem som helst kan komma åt informationen anser samtliga av studiens intervjupersoner. Ledningen tycker att det är svårt för de traditionella kanalerna att kunna bli ersatta av sociala medier, där en kombination av flera kanaler är att föredra. Fördelen med sociala medier är att det är lätt att nå mottagarna som är väl involverade i den världen. Organisations förändringar är något som ledningen anser att det inte bör läggas upp på sociala medier, då den informationen endast berör verksam- heten. Om en organisation inte använder sig av ett intranät, tappar organisationen lätt de medarbetare som inte använder sig av sociala medier. Därför tror de inte att Instagram och Facebook kan komma att ersätta de traditionella kanalerna i framtiden. Simonsson (2002) anser att det kan vara svårt för sociala medier att ersätta de traditionella kanalerna för kommunikation. Om en organisation enbart kommer att använda sig av sociala medier i framtiden är något som Simonsson tror kommer att dröja.

”Jag tror att man är mer fast i traditionssättet att arbeta på och jag tror att det kan bli väldigt svårt att ändra på det. Det är något som alltid har funnits och jag tror att det alltid kommer att fungera på det sättet också” (Sändare och motta- gare: Officerare)

Detta är ett citat från en soldat som tycker att det känns oseriöst att få interninformation via sociala me- dier och att det känns bättre att skicka och få mejl. Det finns även intervjupersoner som är mer positiva till sociala medier och anser att det kan finns en chans att de sociala medierna kan ersätta de traditionella ka- nalerna i framtiden men inte för internkommunikation dock. Det går att se en jämförelse mellan en artikel skriven av Friedl & Vercic Media preferences of digital natives’ internal communication: A pilot study (2010) och denna studie. I Friedl & Vercics (2010) studie föredrar också deras undersökningspersoner intranätet framför sociala medier när det kommer till information som berör organisationen. Det är samtidigt viktigt

36 för organisationer att inte utesluta sociala medier, med tanke på den nya generationen som växer upp i det tekniska samhället. Eftersom de traditionella kanalerna är väletablerade, är det svårt för många att se att sociala medier kan komma att ta över de traditionella. På Trängregementet fungerar det inte att endast an- vända sig av sociala medier för internkommunikationen, då de inte kan publicera viktig information av sekretesskäl.

”Du måste tänka vad för typ av kommunikation är det du håller på med och vad syftar det till. Syfte och budskap är jätte viktigt” (Sändare: informationsenheten)

Citatet syftar från ovan är från informationsenheten och det syftar till att kommunikationen som förmed- las måste ha ett tydligt syfte och budskap för att det ska tolkas på önskat sätt. Om inte sändaren själv för- står hur budskapet och syftet ska tolkas, hur kommer då mottagaren att förstå det? Det krävs därför att kommunikationen är enkel och rak. Här kan det ses ett samband med det som Erikson (2008) diskuterar i sin bok Planerad kommunikation, om inte sändaren själv förstår hur ett budskap ska tolkas kommer inte hel- ler mottagaren att göra det, då meddelandet får en olik innebörd än vad det var tänkt från allra första bör- jan.

7.3.3 Slutord

Här redovisas det över olika samband och slutsatser utifrån studiens resultat. Det kommer sedan att disku- teras närmre i resultatdiskussionen.

Trängregementets internkommunikation visar på att samband och slutsatser kan dras mellan intervjuper- sonerna från denna studie till tidigare forskning, modeller och begrepp som återfinns i tidigare forskning och teori kapitlet. Flera samband som har förekommit i den här studiens resultat del är:

 Det finns ett mönster av att informationen i sändarens meddelande brister när han eller hon för- medlar det vidare genom lägre befäl ner till den enskilda soldaten. Resultatet kan tolkas med hjälp av Larssons (2001) kommunikationsmodell som visar att alla led i modellen är i relation till varandra, sändare, meddelande, kanal, mottagare, brus och feedback.

 Ett annat mönster som är tydligt förekommande i den här studien är att samtliga intervjupersoner ledning, officerare och soldater inte föredrar få intern information via sociala medier utan via de traditionella kanalerna. Resultatet kan tolkas med hjälp av begreppet om sociala medier där Heide, Johansson och Simonson (2013) diskuterar spridningen av sociala medier. De menar att informat- ionsflödet har ökat avsevärt på senaste tiden, där människors tankar och funderingar delas på in- ternetbaserade forum.

 Enligt samtliga intervjupersoner är muntlig kommunikation att föredra. Det bidrar till en mer per- sonlig relation mellan sändare och mottagare enligt studiens intervjupersoner överlag. Detta kan förstås i relation till Larssons (2001) utvecklade kommunikationsmodell där sändaren alltid är i

37 relation till sin mottagare. Intervjupersonerna diskuterade även att språket är viktigt inom intern- kommunikationen för att han eller hon ska kunna förstå sändaren budskap. Det kan ses som ett ”problem” enligt Larssons kommunikationsmodell, då det fullständiga budskapet inte kommer ända fram till mottagaren.