Kommunikationens relevans : En kvalitativ studie av Trängregementets internkommunikation i Skövde

Kommunikationens relevans

En kvalitativ studie av Trängregementets internkommunikation i Skövde

Sofie Bäck

Charlott Lindholm

C- uppsats 15 hp Handledare

Inom Media och kommunikation Britt- Marie Lewik- Knowels

Medie- och kommunikationsvetenskapliga programmet Examinator Höstterminen 2014 Ebba Sundin

HÖGSKOLAN FÖR LÄRANDE OCH KOMMUNIKATION (HLK)

Högskolan i Jönköping

C-uppsats 15 hp

Media och kommunikationsveten-skapliga programmet

Höstterminen 2014

SAMMANFATTNING

Sofie Bäck, Charlott Lindholm

Kommunikationens relevans

En kvalitativ studie av Trängregementets internkommunikation i Skövde

Antal sidor: 41

Trängregementet i Skövde hade skickat en förfrågan till Högskolan i Jönköping för att se om det fanns ett intresse över att skriva en kandidatuppsats om regementets internkommunikation. Syftet med den här studien blev då att med hjälp av en kvalitativ metod undersöka Trängregementets internkommunikation. För att komma åt kärnan i det som skulle undersökas genomfördes semistrukturerade intervjuer med ledningen, in-formationsenheten, officerare och soldater. Intervjupersonerna utgjorde ett strategiskt urval där det innan intervjun fanns en god kännedom om både miljön och verksamheten. Intervjufrågor och frågeställningar de-lades upp i tre teman, formell kommunikation, kanaler och sociala medier som användes till att analysera resultatet i analysen. Kodning och transkribering användes för att hitta samband mellan intervjupersonernas svar. Jacob-sen och Thorsviks systemteoretiska modell blev studiens huvudteori med fokus på organisationskultur för att med hjälp av det försöka förklara resultatet, diskutera samband mellan intervjupersonernas svar samt kunna dra egna slutsatser till forskningen. Resultatet av studien visar att muntlig kommunikation är att föredra vid förmedling av intern information. Det visade sig också att sållandet av information från sändaren (ledning, informationsenheten, officerare) till mottagaren (officerare, soldat)är ett problem på grund av den strikta hie-rarkiska strukturen där informationen måste gå genom flera led innan det når sin slutgiltiga destination.

Sökord: Internkommunikation, Försvarsmakten, Trängregementet, systemteori, organisationskultur

Postadress Högskolan för lärande och kommunikation (HLK) Box 1026 551 11 JÖNKÖPING Gatuadress Gjuterigatan 5 Telefon 036–101000 Fax 036162585

SCHOOL OF EDUCATION AND COMMUNICATION (HLK) Jönköping University

Bachelor thesis 15 hp

In Media- and Communication Fall semester 2014

ABSTRACT

Sofie Bäck, Charlott Lindholm Communications relevance

A qualitative study of the internal communication at Trängregementet in Skövde, Sweden Pages: 41

Trängregementet in Skövde Sweden, had send a request to the university of Jönköping by one specific pur-pose, the reason was if someone would like to do a bachelor thesis to investigate the regiments’ internal communication. The aims for this study is by a qualitative method investigate the regiment’s internal commu-nication. Focus is on quality and to be able to access the core, semi-structured interviews with the manage-ment, information office, officers and soldiers were accomplished. The interviews’ represented a strategic choice, where knowledge of the environment and business were known before the interview took part. The interview questions were divided into three different themes, formal communication channels and social media, so were the issue questions. Coding and transcription were used to be able to find correlations between the answers from the interviews. Jacobsen and Thorsviks’ system theoretical model was the lead of this study, where focus specifically was on the culture in the organization. By applying the culture into this study, the ambition is to try to explain the results of the interviews and hopefully then be able to find new conclusions. The results of the study show that oral communication is preferred as communication channel for internal information. The study also showed that the sifting of internal information from the transmitter (management, information office, officers) to the receivers (officers, soldiers) is a big issue because of the hierarchical struc-ture, where the information must run several stages before it finally reaches its destination.

Keywords: Internal communication, Armed Forces, systems theory, organizational culture

Postadress Högskolan för lärande och kommunikation (HLK) Box 1026 551 11 JÖNKÖPING Gatuadress Gjuterigatan 5 Telefon 036–101000 Fax 036162585

Innehållsförteckning

1 Inledning ... 2

1.1 Disposition ... 3

2. Bakgrund... 4

2.1 Försvarsmakten i Sverige ... 4

2. 2 Förklaring av viktiga begrepp ... 4

2.3 Trängregementet i Skövde ... 5

3 Forskningsöversikt ... 6

3.1 Aktuella forskningsfrågor ... 6

3.2 Metoder i tidigare forskning ... 7

3.3 Teorier och begrepp i tidigare forskning ... 7

3.4 Resultat i tidigare forskning ... 8

3.4.1 Internkommunikation mellan medarbetare och chefer ... 8

3.4.2 Strategiska fördelen med internkommunikation inom icke statliga organisationer ... 9

3.4.3 Nätverkets påverkan i en organisations internkommunikation ... 9

3.4.4 Ledarskapets påverkan på organisationen ... 9

3.4.5 Nyskapelse inom organisationskultur ... 9

3.4.6 Positiva effekter av en bra internkommunikation ...10

3.4.7 Brister med internkommunikation, både formellt och informellt ...10

3.4.8 Sammanfattning av forskningen inom intern kommunikation ...11

4 Teoretiska utgångspunkter ...13

4.1 Relevanta begrepp i internkommunikationen ...13

4.1.1 Formell kommunikation ...13 4.2. Informell kommunikation ...14 4.3 Kanaler ...14 4.3.1 Tryckta kanaler ...14 4.3.2 Elektroniska kanaler...15 4.3.3 Muntliga kanaler ...15

4.3.4 Sociala medier ...15

4.4 Internkommunikation ...16

4.5 Modeller ...17

4.5.1 Utveckling av den linjära kommunikationsmodellen ...17

4.5.2 Systemteori ...18

4.5.3 Organisationskultur...20

Figur 4:3 ...21

4.5.4 Sammanfattning av studiens teoretiska utgångspunkter ...21

5 Syfte och frågeställningar ...22

5.1 Syfte ...22

5.1.1 Frågeställningar ...22

6 Material och metod ...23

6.1 Kvalitativa intervjuer ...23

6.2 Studiens avgränsningar ...24

6.3 Intervjuguide ...24

6.4 Kvalitativa intervjuer ...24

6.5 Strategiskt urval av intervjupersoner ...25

6.6 Utförandet av intervjufrågor ...25

6.7 Utförandet av intervjuer med ledning, officerare och soldater...25

6.8.1 Transkribering ...26

6.8.2 Metodkritik ...27

7 Resultatredovisning och analys ...28

7.1 Formell kommunikation...28

7.1.2 Internkommunikationen på Trängregementet ...28

7.1.3 Intern informationens påverkan på den hierarkiska strukturen ...29

7.1.4 Uppsökandet av information ...31

7.1.5 Prioritering av information ...31

7.1.6 Gemenskapens påverkan ...32

7.2 Kanaler ...32

7.3 Sociala medier ...33

7.3.1 Sociala mediers inverkan på internkommunikationen ...33

7.3.2 Sociala medier eller traditionella medier? ...35

7.3.3 Slutord ...36

8 Resultatdiskussion ...37

8.1 Formell kommunikation...37

8.3 Sociala medier ...40

8.4 Slutord och förslag till vidare forskning ...41

9 Litteraturförteckning ...42

Bilaga 1 ...44

Bilaga 2 ...46

Figurförteckning Figur 1 – Larssons linjära kommunikationsmodell………...18

Figur 2 – Jacobsen och Thorsviks systemteoretiska modell………...19

1

Tack

Vi vill först och främst tacka vår uppdragsgivare Caroline Karlsson, informationsenheten på Trängregemen-tet i Skövde för ett gott samarbete och stöd. Vi är oerhört tacksamma över att vi har fått genomföra den här studien i syftet att förbättra den interna kommunikationen på Trängregementet i Skövde. Vi har haft en kontinuerlig kontakt med Caroline, vilket har bidragit till att vi har kunnat skriva en intressant uppsats. Vi vill också tacka intervjupersonerna på Trängregementet, som har bestått av regementschefen, stabschefen, soldater och officerare, utan er hade den här studien inte kunnat bli av. Till sist vill vi tacka vår handledare Britt-Marie Leivik- Knowles för en bra och stöttande handledning under uppsatsperioden.

Vi hoppas att den här studien kommer att bidra med en ökad förståelse och en förbättring av den interna kommunikationen på Trängregementet i Skövde. Det finns också en möjlighet att få tillgång till transkribe-ringen av studiens intervjuer, detta meddelas på begäran.

5 Januari, 2015

2

1 Inledning

Inom en organisation är det viktigt att kommunikationen fungerar bra mellan medarbetare och chef. Ett vanligt problem är att kommunikationen inte når ända fram mellan sändare och mottagare (Heide, Johans-son & SimonsJohans-son, 2005). SimonsJohans-son (2006) menar att det är viktigt att studera kommunikationen mellan medarbetaren och chefen då rätt inställning, gemenskap och resurser bidrar till att denna kommunikation utvecklas och blir bättre. Om det uppstår problem i kommunikationen är det viktigt att samtala och utvär-dera problemet. Kommunikation mellan olika individer gör att det skapas en bättre förståelse över hur en organisation kan komma att effektiviseras i framtiden och nå uppsatta mål.

En organisation kan liknas vid ett system där den sociala interaktionen är central och hålls samman av or-ganisationskulturen (Heide, et al, 2005). Medarbetarna inom organisationen är en viktig resurs och om de är välinformerade och delaktiga i målen som är uppsatta, kan det i sin tur påverka relationen med organi-sationens omvärld (Larsson, 2001).

År 2013 blev medie- och kommunikationsvetenskapliga programmet på Högskolan i Jönköping tillfrågade om det var några studenter som skulle kunna tänka sig att undersöka internkommunikationen på Trängre-gementet i Skövde. Uppdraget var fortfarande aktuellt när det var tid för oss att välja ämne inför C-upp-satsen. Ämnet var för oss en självklarhet då en av oss har stora förkunskaper inom Försvarsmaktens verk-samhet. Att ha en uppdragsgivare tycker vi är en fördel för att vi då får en möjlighet att behandla ett exi-sterande problem.

Syftet med vår uppsats är att undersöka internkommunikationen på Skövde Trängregemente utifrån ett systemteoretiskt perspektiv. Internkommunikation är viktigt inom hierarkiska organisationer därför att kommunikationen oftast är begränsad mellan sändare och mottagare, då det råder stor respekt från över-ordnad ner till underöver-ordnad. Viktig information blir ofta utesluten och feedback begränsas avsevärt mellan underordnad och överordnad. Inom en militärisk organisation är kommunikationen särskilt viktig, både i fred och krig. Ordergivning och lydnad är två måsten för att kommunikationen ska fungera. Detta kan ses till ett samhällsperspektiv, om kommunikationen är bristande i fredstid, kommer kommunikationen inte heller att fungera i krigstid. För att försöka uppnå vårt syfte kommer vi utgå från följande frågeställningar; hur uppfattar sändare och mottagare den interna kommunikationen på Trängregementet? vilka kanaler an-vänds inom den formella kommunikationen? och när och för vad använder regementet sociala medier i sin formella kommunikation?

Tillvägagångssättet utgör en kvalitativ studie där semitstrukturerade intervjuer och strategiska urval utgör metoden. Intervjuerna genomfördes med regementschef, stabschef, informatör, officerare och soldater.

3 Det finns inte mycket forskning om militära organisationers internkommunikation och därför anser vi att vi har en forskningslucka att fylla. Vi vill att vår uppsats ska bredda forskningen inom området och för-hoppningsvis kunna bidra med en ny syn på hur internkommunikationen inom en militärisk organisation kan se ut och förbättras i framtiden.

1.1 Disposition

I kapitel två behandlas allmän bakgrund om Försvarsmakten i sig och Trängregementet i Skövde. Kapitel tre redovisar över forskningsöversikten där tidigare forskning om internkommunikation presenteras. Kapi-tel fyra är uppsatsens teoretiska utgångspunkter i vilken vald teori redogörs och ger en mer ingående be-skrivning om vad internkommunikation är. I samma kapitel redogörs det också för vad systemteori inne-bär med fokus på organisationskultur. I Kapitel fem beskrivs syftet med studien samt frågeställning-arna. Kapitel sex redogör för vilket material som har använts och metoderna vi har valt. I kapitel sju be-handlas resultatredovisningen där resultaten beskrivs och förklaras utifrån begrepp och modeller, följt av slutsatser. Kapitel åtta består av resultatdiskussionen där en djupgående diskussion om studiens resultat, teori, modeller, begrepp och tidigare forskning knyts samman. Kapitel nio redovisar litteraturförteck-ningen och vilka källor som har använts till studien. Uppsatsen har avgränsats till att enbart studera Träng-regementets internkommunikation i Skövde och inte Försvarsmaktens verksamhet i helhet.

4

2. Bakgrund

Kapitlet börjar med att redogöra över Försvarsmaktens verksamhet, följt av en bakgrundsbeskrivning av Trängregementet i Skövde.

2.1 Försvarsmakten i Sverige

Försvarsmakten är en statlig myndighet i Sverige och är ett insatsförsvar. Försvarets viktigaste uppgift är att förse Sverige med ett militärt försvar och att skydda landet i både krigstid och fredstid. Försvarsmakten gör också insatser nationellt vid katastrofer, så som skogsbrand och översvämningar. De bidrar även med hjälp till andra länder där krig och andra svårigheter förekommer. Försvaret har omkring tusen personer på plats i länder drabbade av svårigheter. De arbetar där på uppdrag från Sveriges regering och riksdag som har beslutat att bistå andra länder med hjälp i svåra situationer. Sverige är ett land som bidrar med fredsbevarande insatser. Dagligen övar kvalificerade soldater inom landets insatsförsvar till att sättas in vid behov, detta är möjligt tack vare ett utvecklat försvar i Sverige (Försvarsmakten, 2014).

2. 2

Förklaring av viktiga begrepp

Nedanför följer en kort förklaring av viktiga begrepp som används i studien där all information är hämtad från Försvars-makten (2014) om inget annat anges.

Bataljon: En bataljon är en militär sektion. Den kan bestå av allt från 500-1 500 soldater. Brigad: En militärenhet som omfattar cirka 5000 soldater.

Formell kommunikation: är starkt bunden till en organisations struktur där ledingen är dem som har makten och därmed formar regler som bestämmer hur en organisation ska styras (Thorsvik & Jacobsen, 2008).

Garnison: Är ett samlingsnamn för en militärverksamhet som är samlad på en och samma ort.

Hierarki: Status och hierarki är uppdelade i system för att redogöra över vem som bestämmer. Överord-nad eller underordÖverord-nad finns med i den hierarkiska modellen som består av tydliga regler över till exempel beslutsfördelningen i en organisation (Nationalencyklopedin, 2014).

Informell kommunikation: Informell kommunikationen är inte lika strikt buden till hur någonting ska vara som den formella kommunikationen är (Thorsvik & Jacobsen, 2008).

Kompani: Ett kompani kan bestå av allt från 70-200 soldater och är den avdelningen som ligger under bataljonen eller brigad, omfattar allt mellan två till sju plutoner.

5 Ledning: Består av informatör, regementschef och stabschef.

Pluton: Består omkring 20-40 anställda och fyller en viktig funktion inom plutonen. T- anställning: Betyder tidvis anställning.

TrängR: Förkortning av Trängregementet i Skövde.

Sociala medier: Är en socialplattform som inkluderar bland annat Facebook och Instagram (Heide, Jo-hansson & Simonsson, 2012).

2.3 Trängregementet i Skövde

Trängregementet har i uppgift att stödja Försvarsmaktens stridande enheter för att de ska kunna genom-föra sina vardagliga uppgifter. TrängR, är ett av två regementen under Skövde garnison. TrängR bistår mi-litära insatser med logistik till övriga förband inom Försvarsmakten. Regementet utbildar, leder och ut-vecklar logistikförbund och är Försvarsmaktenen kunskapscentrum för förnödenhetsförsörjning (bistå med mat), logistiksledning och kommunikationstjänst. De har som uppgift att bistå förbanden med mat från deras försörjningspluton till att förbanden behöver få rätt ammunition och drivmedel till deras for-don. Trängregementet bidrar med personal till andra länder under de internationella insatserna. Trängrege-mentet har två logistiksbataljoner. Bataljonerna har i uppgift att leverera förnödenheter så som vatten, am-munition, livsmedel och annan övrig materiel till Försvarsmaktens förband. Organisationen inom bataljo-nerna är: en bataljonsstab, ett ledningskompani, tre logistikskompanier. Båda bataljobataljo-nerna har ett sjuk-vårdskompani till sitt förfogande. Personalen på Trängregementet består av yrkesofficerare, gruppbefäl, soldater, sjömän, civilanställda och reservofficerare. Gruppchefer, soldater och sjömän är antingen an-ställda som K- anställd eller T- anställd vilket är två olika anställningsformer inom Försvarsmakten (För-svarsmakten, 2014).

6

3

Forskningsöversikt

I det här kapitlet redovisas forskningsområdet inom internkommunikation. Forskningsöversikten är uppdelad för att på bästa sätt kunna orientera läsaren i texten.

3.1 Aktuella forskningsfrågor

Studierna som vi har använt oss av är till största delen hämtade från Europa, Rumänien, England, Tysk-land och Sverige men också från USA och Sydafrika och detta ligger till grund för forskningsöversikten. Forskningen som presenteras i denna studie är från tidiga 2000-talet men det finns även med tryckta källor från början av 1990-talet.

I dagsläget finns det mycket forskning om internkommunikation. Majoriteten av forskningsstudierna vi har studerat, har framförallt tagit upp gynnsamma fördelar med att ha en bra internkommunikation mellan medarbetare och chef. Forskningen vi har inkluderat i vårt arbete fokuserar på forskningsfrågor som:

 Hur internkommunikationen kan påverka en organisations framgång.

 Den strategiska fördelen med internkommunikation inom icke statliga organisationer.

 Internkommunikationen mellan medarbetare och chefer med fokus på interna kommunikations-medier.

 Innovationskultur inom internkommunikation ur ett kommunikationsvetenskapligt perspektiv.  Hur ledarskapet påverkar internkommunikationen.

 Attityden om sociala medier med fokus på den tekniska utvecklingen.  Nätverkets påverkan i en organisations internkommunikation.

 Positiva effekter av en bra internkommunikation.

 Internkommunikationens bister, både informellt och formellt.

 Kommunikationsvetenskap som berör processen mellan sändare och mottagare (Berger & Meng 2012; Erikson, 2008; Friedla & Vercic 2010; Hume & Leonard 2013; Jacobsen & Thorsvik, 2008; Larsson, 2001; Linke & Zerfass 2011; Men, 2014; Simonsson, 2002; Welch; 2011).

7 3.2 Metoder i tidigare forskning

Forskning som finns har både kvalitativa och kvantitativa ansatser, där samtliga fokuserar på internkom-munikationsområdet. Fallstudier, internetbaserade undersökningar, surveyundersökningar, informantinter-vjuer och observationer, semistrukturerade interinformantinter-vjuer, webbaserade interinformantinter-vjuer, kvalitativa expertinterinformantinter-vjuer och dokument med öppna och slutna frågor är några av de metoder som forskningen består av. Datorpro-grammet SPSS har också använts för att registerara viktig informantdata. Majoriteten av studierna vi har undersökt har utarbetats elektroniskt, medan en studie har använt sig av personlig intervju (Berger & Meng 2012; Eriksson, 2008; Friedla & Vercic 2010; Hume & Leonard 2013; Jacobsen & Thorsvik, 2008; Larsson, 2001; Linke & Zerfass 2011; Men, 2014; Simonsson, 2002; Welch; 2011).

3.3 Teorier och begrepp i tidigare forskning

Exempel på teorier inom internkommunikationsområdet är:

 Medium Theory, är en teori som grundar sig till mediet och hur till exempel individen inkodar och avkodar mediet.

 Strategisk internkommunikationsteori, en teori som syftar till att en organisations ska uppnå sina uppsatta mål.

 Teorier om meningsskapande, hur olika typer av kontexter kan påverka ett budskap mellan sän-dare och mottagare. Det finns fyra kontexter, samhällskontexten, organisationskontexten, situat-ionskontexten och samtals kontext.

 Teori om hur en ledares position påverkar kommunikationen i en organisation och hur ledar-skapet påverkar organisationen till att bli mer effektivt.

 Teori som berör nyskapelse inom organisationskultur med fokus på medvetenhet, förståelse, er-kännande och handling inom internkommunikation.

 Digital native, är ett begrepp som syftar på den tekniska utvecklingens generation.

 Loose coupling och Weak ties, två teorier som tyder på graden av information om den till exempel är stark eller svag.

 Kommunikationsteorier om brister i informell och formell kommunikation.

 Kommunikationsteorier som visar på hur internkommunikationen samspelar med organisationen (Berger & Meng 2012; Eriksson, 2008; Friedl & Vercic 2010; Hume & Leonard 2013; Larsson, 2002; Linke & Zerfass 2011; Men, 2014; Simonsson, 2002; Welch; 2011).

8 Welch (2011) har använt sig av olika kommunikationsmodeller i sin studie, en modell är Lasswells kända kommunikationsmodell. Modellen går ut på att ta reda på vem som säger vad, genom vilken kanal, med vilket på-verkan till vem med vilken bidragande effekt. En annan modell som också har applicerats i studien för att få en bättre förståelse om internkommunikationen är en modell som kallas för ICC matrix. Modellen berör kommunikationen mellan chefer och medarbetare. Faktorer som förståelse, tillhörighet, tillåtelse och med-vetenhet är viktiga delar i kommunikationsprocessen.

I Simonssons (2002) avhandling används en kommunikationsmodell som visar meningsskapandeproces-ser; samhällskontext, organisationskontext, situationskontext och samtals kontext. De olika dimensionerna är viktiga för hur ett budskap tolkas i kommunikationen mellan chef och medarbetare.

I Linke och Zerfass (2011) studie presenteras en kommunikationsmodell som behandlar medvetenhet, förståelse, erkännande och handlande till att kunna åstadkomma nyskapelse inom en organisation. Erikson (2008) använder sig av en modell som beskriver individens utveckling genom internkommunikat-ion. Modellen beskriver internkommunikationens positiva effekter, där fem viktiga punkter tas upp. De fem punkterna för en bra internkommunikation är: förbättrad kommunikation, ökad insikt, utveckling, större kunskaper och problemlösning.

3.4 Resultat i tidigare forskning

Nedanför följer en presentation av resultaten i tidigare forskning om internkommunikation. 3.4.1 Internkommunikation mellan medarbetare och chefer

Forskningen om internkommunikationen mellan medarbetare och chefer har bidragit till en bättre insyn i medarbetarens perspektiv och värderingar. Det är viktigt att se till den enskilda individen och inte till en enda stor massa. Det är betydelsefullt att medarbetarna har en möjlighet att själva få bestämma vilket me-dium ett budskap ska transporteras genom. Majoriteten av medarbetarna föredrog att få informationen på ett smidigt sätt i form av PDF-filer och webb- länkar där de enkelt kan söka upp informationen istället för att behöva gå in på en webbsida och finna det på egen hand. En viktig slutsats är att mediet sändaren an-vänder sig av i den interna kommunikationsprocessen bör vara ett godkänt medium av mottagaren för att det på bästa möjliga sätt ska nå den effekten som sändaren önskar. Om inte detta är fallet kan det bidra till att meddelandet hamnar åt sidan och inte fyller någon funktion överhuvudtaget (Welch, 2011). Ett bra in-ternsystem som innefattar en god internkommunikation mellan de anställda som till exempel tillgodoser planering och träningsprogram är både effektivt och användbart på en arbetsplats. Genom att tänka på det minimeras onödiga kostnader och medarbetarna går istället med vinst vilket betyder att organisationen kan öka sitt kapital, det vill säga dess investeringar. Forskning visar att en bra internkommunikation för med sig många positiva aspekter på individerna, bland annat bättre koncentrationsförmåga samt att arbetsför-mågan kan förbättrats hos de anställda. Detta visar vilken viktig funktion internkommunikationen har inom en organisation (Meng & Berger, 2010).

9 3.4.2 Strategiska fördelen med internkommunikation inom icke statliga organisationer

Resultatet av Jessica Humes och Anne Leonards (2013) studie visar att icke statliga organisationer inte hanterade den interna kommunikationen på ett optimalt och strategiskt sätt som idealet är. En positiv ef-fekt som studien visar att strategisk internkommunikation skulle kunna hjälpa icke statliga organisationer att bli mer effektiva som organisation samt hjälpa till vid kommande utmaningar. Internkommunikation är också en viktig del inom ledarskap och har bevisats ha stor påverkan på hur en organisations effektivitet utspelar sig vid framförallt ett strategiskt ledarskap, då ledaren spelar en stor roll för hur anställda preste-rar.

3.4.3 Nätverkets påverkan i en organisations internkommunikation

En chefs roll har förändrats mycket under den senaste tiden, framförallt med tanke på den tekniska ut-vecklingen samhället har gått igenom. Förr var chefens främsta roll att sprida information till de anställda men teknikens utveckling har spelat stor roll för chefsyrket då det har gått från att överföra information internt till att göra budskapen mer användbara och betydelsefulla för medarbetarna. En negativ aspekt av teknikens framsteg är att det internt blir för stort flöde av information. Då blir det svårt att veta om det är viktig information eller inte. Det är viktigt för organisationer att inkludera social medier och inte utesluta det för i framtiden kan vara till en stor fördel men det är svårt att utesluta de traditionella medierna. För att organisationer bara ska använda sig av sociala medier kommer att dröja (Simonsson, 2002).

Många individer föredrar intranät istället för sociala medier när det kommer till information som berör or-ganisationen och att vissa andra föredrar intranätet före medarbetartidningar. Diskussionsforum och arbetarmöten ligger till en stor fördel när det kommer till dialog med medarbetaren. Företag bör vara med-vetna om att en organisation består av generationer som är födda i den digitala världen. Internkommuni-kationen måste anpassas sina kanaler till teknikens utveckling (Friedl & Vercic, 2010; Simonsson, 2002). 3.4.4 Ledarskapets påverkan på organisationen

I en organisation är det viktigt för en medarbetare att individen känner sig bekväm och trivs på sin arbets-plats. Genom att använda sig av symmetrisk internkommunikation kan det bidra till att relationerna på ar-betsstället förbättras. Symmetrisk kommunikation handlar bland annat om öppenhet, relationer, feedback och trovärdig information mellan sändare och mottagare. Det är viktigt att tillgodose personalen med in-formation och kunna förklara inin-formationen på ett bra och lättförståeligt sätt för att mottagaren enkelt ska kunna ta till sig det. Internkommunikation och ledarskap går på så sätt hand i hand med varandra och det krävs ett samarbete mellan dem båda för att gemensamt kunna arbeta för företagets investeringar. Det ty-der på att det är viktigt att lägga ner mycket arbete på internkommunikationen för att på bästa sätt kunna arbeta för till exempel en organisations ideala målbild (Men, 2014).

10 Likne och Zerfass (2011) studie visar på att internkommunikation hör ihop med nyskapelse inom kul-turen. Det är viktigt att chefer inbjuder de anställda för att de ska få en känsla av att de tillsammans arbetar i en nyskapande miljö på arbetsplatsen. Olika typer av kommunikation når publiken i olika grader. De olika verktygen att få fram kommunikation skiljer sig från faktorer som medvetenhet, förståelse, erkän-nande och handling. Genom att anordna personalmöten och sammankomster bidrog det till att kommuni-kationen förbättrades avsevärt. Personal sammanträngningar visade sig vara ett effektivt kommunikations-verktyg. Ett effektivt sätt är att sammanlänka det med att sända ut information på ett företags interna intranät eller anordna en inbjudande personalfest där medarbetarna träffas och utbyter idéer med

varandra. Det bidrar till att skapa medvetande, förståelse och erkännande, med att information kommer ut på företagets interna intranät. Olika kommunikationsverktyg skiljer sig i att skapa medvetande, erkän-nande, förståelse och handling, beroende på hur kommunikationen överförs från sändare till mottagare. En del kommunikationsmedel ger snabb och effektiv respons tillbaka till sändaren medan andra kommu-nikationsverktyg gör att svarsfrekvensen inte blir lika effektiv. En viktig slutsats i studien är att fokus bör ligga på handlande inom en organisations internkommunikation, det är något som har kommit i skymun-dan. Uppmuntrande är ett exempel på handlande. Studien visar att det har blivit lättare att förstå hur en medarbetare tolkar olika meddelanden internt.

3.4.6 Positiva effekter av en bra internkommunikation

Forskningen visar att en bra internkommunikation kan bidra till positiva aspekter om den är i samspel med individen eller medarbetaren. Erikson (2008) använder sig av en modell som beskriver individens utveckling av internkommunikation. Modellen beskriver internkommunikationens positiva effekter, där fem viktiga punkter tas upp. Punkterna nedanför är resultatet av en välfungerande internkommunikation i en organisation.

 En mer utvecklad kommunikation  Motivation och tillit

 Individens förmåga att vilja utvecklas

 Mer kunskap och förmåga till att utveckla ny kunskap  Större förmåga till att kunna lösa problem

Erikson (2008) menar att punkterna ovanför går runt i en cirkel, då en utvecklad kommunikation är resul-tatet av att individen är i samspel med kommunikationen. Det har visat sig att individer bearbetar inform-ation de tillhandhåller olika, beroende på vem mottagaren är. Om inte mottagaren förstår vad organisat-ionen siktar mot för ståndpunkter, blir det då svårt för dem att samarbeta med varandra vilket kan leda till problem.

11 Forskning visar på att den informella internkommunikationen inte alltid är hundraprocentig. Informell och formell kommunikation som ingår inom internkommunikationsfältet är oerhört viktigt inom en orga-nisation. Information sprids mycket snabbt, vilket gör den informella kommunikationen mer effektiv än den formella. Rykten kan resultera i både positiva och negativa aspekter inom internkommunikationen i en verksamhet. Ryktesspridning kan medföra att arbetsmiljön blir sämre i en organisation, vilket gör att det vardagliga arbetet blir ineffektivt och bristande på grund av ett mindre bra samarbete mellan de anställda. För att ryktesspridningar i framtiden ska minska är det viktigt för en organisation att det inte råder osäker-het bland de anställda. En faktor som är vanligt förekommande är uppsägningar som på sätt skapar en osäkerhet i organisationen. Det är därför viktigt att de ansvariga i organisationens verksamhet är noga med att informera övriga i organisationen om vad som händer och sker, för att kunna reducera osäkerheten som kan uppstå. Att vara välinformerad är till en fördel då det kan minska upptåget av rykten om inform-ationen inte förstås eller tolkas på rätt sätt. Det är därför viktigt att anställda får ett förtroende och kan lita på den personen som leder en organisationen. När informationen förstås på rätt sätt av mottagarna visar forskning på att rykten reduceras avsevärt. Forskning om den formella kommunikationen har visat sig att det finns olika problem med att använda formell kommunikation, då ett meddelande går från överordnad ner till underordnad. Kommunikationen måste cirkulera genom olika led innan det tillslut når mottagaren som meddelandet är avsett för, det kan då hända att meddelandet har tappat sitt ursprungliga budskap. Detta kan förklaras med hjälp av att olika chefer i ledet sållar bort den information som han eller hon inte tycker är väsentlig för resterande. Viktig information kan då uteslutas, vilket mottagaren aldrig kommer att få veta på grund av att det har sållats bort på vägen i kommunikationens led. Det finns en betydande nack-del med det här sättet att kommunicera då ett mednack-delande kan få en helt annan innebörd och istället bear-betas om till hur personen som sitter på meddelandet vill ha det. Detta för att bland annat inte uppröra anställda i organisationen om en dålig nyhet (Jacobsen & Thorsvik et al. 2008, 307). Den informella kom-munikationen är minst lika viktig som den formella då de kompletterar varandra om den ena är bristfällig enligt Erikson (2008).

3.4.8 Sammanfattning av forskningen inom intern kommunikation

Sammanfattningsvis spelar internkommunikationen en stor roll för en organisation och bidrar till att orga-nisationen blir mer effektiv om kommunikationen praktiserats på bästa sätt. Det är viktigt att ha i åtanke att en bristande kommunikation kan få oanade konsekvenser för dem som arbetar inom organisationen men även för organisationen i sig. En följd av detta kan resultera i ryktesspridning som i sin tur kan på-verka arbetsmiljön. Det påpå-verkar både organisationen och de som arbetar inom verksamheten. Studierna vi har studerat har en ömsesidig syn på hur internkommunikationen påverkar både organisationen men även medarbetarna inom organisationen. Ett tydligt mönster kan också ses på hur ledarskapet påverkar den interna kommunikationen. Kommunikationskanaler påverkar hur budskapet och informationen tolkas av medarbetarna i en organisation. Sociala medier är en problematisk fråga för organisationer då samtliga

12 medarbetare inte är födda inom samma generation. Det handlar om en anpassning till den digitala utveckl-ingen, då det kan vara svårt att ta bort de traditionella medierna helt eftersom de är väl etablerade sedan lång tid tillbaka. Det är också viktigt att kombinera internkommunikation med olika former av kommuni-kation, personalmöten och dialoger. En variation mellan olika kommunikationsverktyg är att föredra för att uppnå en optimal internkommunikation. Den informella och formella kommunikationen går hand i hand på grund av att de kompletterar varandra. Forskning visar på att det finns problem med internkom-munikationen då ryktesspridning och sållandet av intern information är två negativa aspekter som kan uppstå. Den digitala utvecklingen går ständigt framåt där individen involveras allt mer i det som sker i om-världen. Det kan vara svårt att anpassa sig till den nya digitala utvecklingen inom den interna kommunikat-ionen i organisationer men det är till en stor fördel för organisationer med att inkludera den nya generat-ionen och den nya tekniken i utvecklingen (Berger & Meng 2012; Eriksson, 2008; Friedl & Vercic 2010; Hume & Leonard 2013; Jacobsen & Thorsvik, 2008; Larsson, 2001; Linke & Zerfass 2011; Men, 2014; Si-monsson, 2002; Welch; 2011).

3.4.9 Studiens bidrag till forskningsfältet

I vår studie fokuserar vi på den interna kommunikationen mellan ledning och medarbetare i en statlig myndighet, i detta fall Trängregementet i Skövde. Tidigare har studier som behandlar internkommunikat-ion inom myndigheter gjorts, men det finns inte tillräckligt med informatinternkommunikat-ion som berör en militärisk orga-nisation som Försvarsmakten. Vår forskningslucka är att det inte finns mycket forskning om den interna kommunikationen inom Försvarsmakten och därför kan vår uppsats bidra med något nytt till forsknings-fältet, framförallt då den här studien kommer att avgränsa sig till Trängregementet i Skövde.

13

4 Teoretiska utgångspunkter

I det här kapitlet presenteras relevanta begrepp kopplade till internkommunikation, modeller och teori. Teoretiska utgångs-punkter som sedan ska användas för att förklara våra resultat. Vi har valt att fokusera på organisationskultur från Jacob-sen och Thorsviks (2008) systemteoretiska modell, där begreppet kultur kan användas för att förklara studiens resultat. 4.1 Relevanta begrepp i internkommunikationen

4.1.1 Formell kommunikation

”Forskning visar att där statusskillnader introduceras genom hierarkisk organisering, utvecklar de underordnande ofta ett starkt behov av erkännande och respekt från överordnande” (Thorsvik & Jacobsen, 2008, s.308).

Den formella kommunikationen kan ha en tendens att inte tillfredsställa individens fullständiga behov. En organisation består i många fall av en formell organiserad ordning där personerna högst upp är dem som har den största makten till att fatta beslut och liknande. Individerna under ledningen är dem som utför handlandet och lyder vad orden säger åt dem att göra. Majoriteten av organisationers kommunikation sker via formella kanaler, så som personalmöten och personaltidningar (Falkheimer & Heide, 2003).

Inom hierarkiska organisationer är det vanligt att kommunikationen mellan sändare och mottagare är komplicerad eftersom informationen begränsas uppifrån och nedåt (Jacobsen & Thorsvik et al. 2008) För att inte den interna informationen ska bidra till en stor arbetsbelastning sållas oväsentlig information bort, då enbart information som ansvariga väljer att dela med sig av sänds vidare. En negativ aspekt av detta blir att annan viktig information utesluts och inte kommer fram överhuvudtaget. En hierarkisk organisation består av olika led där information cirkulerar genom och det kan ta lång tid innan informationen når per-son eller perper-sonerna som meddelandet är avsett för. Ett sådant här system kan bidra till att underordnade inte vågar säga vad de egentligen tycker och tänker utan de att enbart håller med personen som gett en or-der. En orsak kan vara respekt och makt till de överordnade. Det kan därför bli komplicerat att förstå hur de underordnade tänker och tycker i olika situationer när feedback utesluts. En del överordnande kan där-för ha svårt att där-förstå och själva sätta sig in i en annan individs perspektiv eftersom han eller hon är vana vid att vara den som ge order och inte lyssnar på andra i lika stor utsträckning. Den formella kommunikat-ionen är starkt bunden till en organisations struktur, där ledingen är dem som har makten och därmed for-mar regler som bestämmer hur en organisation ska styras (Thorsvik & Jacobsen, 2008).

14 4.2. Informell kommunikation

Den informella kommunikationen är viktig eftersom kommunikationen inte förutsätter att det kommer från ledningen utan uppstår istället mellan arbetskamraterna på till exempel lunchrasten. Den informella kommunikationen går inte att styra över som den formella därför är den ständigt närvarande. Det är indi-viderna som verkar inom organisationen som bestämmer hur den informella kommunikationen kommer att utveckla sig. Det är dock viktigt att kommunikationsansvarig har en god insikt i medarbetarnas age-rande och själv tänker sig in i olika situationer för att på bästa sätt undvika att missförstånd och tvister uppstår. (Erikson, 2008). Enligt forskning är den informella kommunikationen mer effektiv till att nå mot-tagarna i jämförelse med den formella som är mer strikt bunden (Jacobsen & Thorsvik et al. 2008). 4.3 Kanaler

”Rätt sorts information i rätt kanal” (Simonsson, 2006, s.21).

Simonsson (2006) menar på att det är viktigt för sändaren att relatera över vilken kanal som är mest läm-pad till att förmedla informationen genom, detta med tanke den önskvärda effekten av meddelandet. Ett budskap kan nämligen få olika betydelser beroende på vilken kanal som används. Om en medarbetare önskar att få feedback är det ett effektivt sätt att söka upp personen informationen berör och föra en dia-log. Återigen tyder det här på effekten av sändarens tanke bakom budskapet.

Under begreppet kanaler, hör skriftliga, muntliga och elektroniska kanaler. Det är viktigt för sändaren att ha i åtanke att alla individer är olika i beteendet på hur de uppsöker information. I vissa fall är det bättre att använda sig av elektroniska kanaler, så som video och internet medan andra situationer är anpassade för skriftliga kanaler. Om sändaren tar hänsyn och arbetar med parallella kanaler ser hon till individen och inte individerna (Erikson, 2008). Organisationer har stora valmöjligheter att välja vilken kanal som de vill använda sig av till att informera personalen om viktig information. Det kan vara allt från intranät, möten och anslag (Heide et al. 2005).

4.3.1 Tryckta kanaler

Tryck information är lätt tillgängligt för mottagarna eftersom materialet kan konsumeras när mottagaren själv väljer det. Personaltidningar, broschyrer och nyhetsbrev är exempel på tryckt information. Skriftliga kanaler har också en tendens att minska vanföreställningar men det är dock komplicerat att för dialog med sändaren när många frågor och tankar kan komma att uppstå hos sändaren. Skriftliga kanaler rekommen-deras att i syfte användas när sändaren har konkret fakta, till exempel information om en produkt. Det är viktigt att ha i åtanke att inte utesluta varken skriftliga eller elektroniska kanaler på grund av att de kom-pletterar varandra väldigt bra när det handlar om att få ut och dela med sig av information (Erikson, 2008).

15 4.3.2 Elektroniska kanaler

Elektroniska kanaler baseras på till skillnad från skriftliga kanaler av mejl, video, telefon och film, det vill säga där tekniken dominerar. Elektroniska kanaler ger en bättre möjlighet för dialog när mottagaren på ett effektivt sätt kan följa upp med information till sändaren om missförstånd uppstått. Tekniken går ständigt framåt och utvecklas allt mer och har därmed bidragit till att användandet av elektroniska kanaler har ökat avsevärt på senaste tiden. En positiv effekt av elektroniska medier är att mottagaren lättare involveras in i informationen, av att till exempel titta på en film. Om en arbetsgrupp tillsammans tittar på ett videoklipp blir det lättare för dem att sedan föra en diskussion med varandra om det som de har sett. Genom elektro-niska kanaler förmedlas det lättare till alla på en och samma gång. Mottagaren har också en möjlighet att dela med sig av det skickade materialet och vidarebefordra det vidare. Om en arbetsplats använder sig av ett elektroniskt intranät, kan varje medarbetare på ett enkelt och smidigt sätt själva uppsöka informationen (Erikson, 2008). Att ha ett välutvecklat och strukturerat intranät för med sig många positiva effekter på internkommunikationen, det kan bland annat bidra till att informationsflödet expanderas. Genom att ha ett internt intranät kan de anställda på ett lättare sätt uttrycka tankar och funderingar till ledingen om nå-got skulle vara oklart. Det resulterar även i att medarbetarna får en bättre inblick i organisationen och på så sätt kan förstå bättre hur organisationen fungerar (Falkheimer & Heide, 2007). Många positiva effekter kan ses med elektroniska kanaler men det finns också en del negativa aspekter att komma ihåg, ofta hand-lar det om en resursfråga. Elektroniska kanaler förutser att anställda har tillgång till en egen dator eftersom det är en dyr drift. En del information är inte heller lämplig att skickat ut via mejl, då muntlig och skriftlig kommunikation är ett bättre alternativ (Erikson, 2008).

4.3.3 Muntliga kanaler

En annan viktig kanal är muntliga kanaler som är viktig av den anledningen att individer kommunicerar med varandra. Muntlig dialog är en god förutsättning för att få ut information på ett effektivt och bemö-tande sätt. Muntliga kanaler består bland annat av personalmöten och företagsutbildningar. Fördelen med denna kanal är att sändare och mottagare utbyter tankar och idéer med varandra på en och samma gång genom att de kan ge varandra feedback. Kommunikation är av yttersta vikt viktigt inom en organisation för dess utvecklande och framgång. Individen är en social varelse och har därmed ett behov av kommuni-kation och tankeutbyte med andra individer (Erikson, 2008).

4.3.4 Sociala medier

”De sociala medierna förenklar det för människor att hålla kontakten och skapa en känsla av social närvaro med betydligt fler personer än vad som är möjligt med traditionella medier”(Heide et al 2013, s. 240).

Sociala medier är nytt fenomen som har tillkommit på den senaste tiden, och bidragit till en utmaning mot de traditionella medierna som skriftliga och muntliga kanaler. Bloggar, sociala webbsidor, mikrobloggar och podcast är exempel på existerande sociala medier som organisationer använder sig av i sin verksam-het. Forskningen visar på att sociala medier är ett effektivt marknadsföringssätt för företag. En drastisk

16 ökning med sociala medier inom organisationer har skett på kort tid, då alltfler företag inser fördelen med att inkludera sociala medier i sin verksamhet. Användningen av sociala medier bidrar till att individerna lättare interagerar med varandra för att tillgången till att kontakta andra människor blir lättare (Heide et al. 2013).

Med koppling till organisationskulturen har det utförts undersökningar om bloggens påverkan till kulturen i ett företags interna kommunikation. Det har sedan forskats vidare inom detta och det pekar på att blog-gen har visat sig vara ett effektivt socialt medium i en organisations internkommunikation. Det medförde att anställda kände en större känsla av tillhörighet i organisationen då de lättare kunde förmedla sina egna tankar och åsikter. Spridningen av sociala medier har bidragit till att informationsflödet har ökat avsevärt på internet där många människor ingår i ett enda stort nätverk tillsammans. Det bidrar dock till en konse-kvens, då negativ information kan uppstå om organisationen. Spridningen har medfört att informationen idag är lättare mer tillgänglig än vad det var förr. Sociala medier är ett relativt nytt och outforskat område, därför har det inte gjorts mycket forskning om det. Intresset för sociala medier kommer att utvecklas mer i framtiden. De tror därför att effekten av sociala medier kommer att kunna påverka en organisations in-terna verksamhet på både gott och ont (Heide et al. 2013)

4.4 Internkommunikation

“Utan kommunikation ingen organisation” (Heide et al. 2005, s. 17).

Ett meddelande sänds först från en sändare som har ett budskap som han eller hon vill få fram genom att välja vilken kanal det ska sändas genom. Transmissionsmodellen är en modell som visar på kommunikat-ionsprocessen mellan en sändare och en mottagare. Den ger dock ett falskt intryck av att kommunikation är enkelt och att det är en process då teknik och kanal är i fokus. Den bortser från individers olika tolk-ningar och kan på så sätt bli för snäv och inte se kommunikation i dess rätta kontext. Organisationer har blivit bättre på att undersöka deras målgrupper för den externa kommunikationen men den interna kom-munikationens utveckling har stagnerat. Inom organisationer vill ledningen bland annat kunna förmedla ett bra och effektivt budskap till medarbetarna. När den önskade effekten av budskapet inte uppstår lägger de ofta skulden på andra (Simonsson, 2006).

“Den som inte har information kan inte ta ansvar. Den som har information kan inte undvika att ta ansvar”

(Erik-son, 2008, s. 70).

Internkommunikation hjälper medarbetarna att få en översikt över organisationens omvärld. Genom att erhålla kunskap och fakta om organisationens omvärld, kan medarbetarna agera mer effektivt. Det är väl-digt viktigt att samtliga inom en organisation arbetar mot samma mål, god kommunikation och dialog skapar enighet. Det är också viktigt att tala om för medarbetarna vilken riktning organisationen strävar mot för att anställda ska få en klar bild av organisationens verksamhet. Om anställda är informerade och

17 strävar mot samma mål, kommer dess arbete med all sannolikhet att effektiviseras. En bra interkommuni-kation leder till att medarbetarna kan ta bättre beslut och det skapar också enighet och motivation i organi-sationen. Det blir på så sätt en mer stimulerande och givande miljö att arbeta i (Erikson, 2008).

Exempel på internkommunikationsområdet är:

 Operativ kommunikation: Information anställda behöver ta del av för att kunna utföra sitt ar-bete.

 Nyhetskommunikation: Anställda inom en organisation har ett behov av att få veta vad som händer. Genom att kontinuerligt få information kan medarbetarna i en större grad fokusera på sitt arbete och gör det mer effektivt.

 Styrkommunikation: Policys och budgetar som är till för att underlätta arbetet inom organisat-ionen. Detta leder i sin tur till att samtliga medarbetare arbetar åt samma mål.

 Förändringskommunikation: Handlar om att olika händelser som tangerar kan komma att på-verka ett företaget negativt.

 Kulturkommunikation: Innefattar etik och värderingar, sådant som ofta inte är synligt men som ändå finns som del av internkommunikationen Organisationens kultur finns ofta inte nedskriven i ett dokument om hur den skulle kunna påverka internkommunikationen (Erikson, 2008).

4.5 Modeller

4.5.1 Utveckling av den linjära kommunikationsmodellen

Den linjära kommunikationsmodellen är en utvecklad version av basmodellen för en kommunikationspro-cess mellan sändare och mottagare. Den äldre kommunikationsmodellen skapades av Shannon och Wea-ver i mitten på 1900-talet. Larsson (2001) utvecklade basmodellen för att återkoppling, feedback och kon-text fattades. Larssons utvecklade kommunikationsmodell som består av en sändare som kodar ett bud-skap i ett meddelande, därefter väljer han eller hon en lämplig kanal att sända informationen vidare ge-nom. Meddelandet blir det som mottagaren kodar av. Modellen tar också upp begreppet effekt som för-klaras med att det kan uppstå en omtvistad effekt om budskapet inte är tydligt och klart formulerat. Det kan då hända att mottagaren inte tolkar budskapet som det var tänkt från början. Mottagaren har också en möjlighet att efter avkodning framföra eventuell feedback tillbaka till sändaren. Larssons modell innefattar även begreppet kontext vilket betyder att alla delar påverkar varandra. Kommunikationen tar även hänsyn till vilken förbindelse kommunikationen har till sin omvärld.

18 Figur 4:1 Larssons linjära kommunikationsmodell (Larsson, 2001, s.41).

4.5.2 Systemteori

Organisationer kan ses som olika system som samverkar med varandra och har ständigt ett pågående ut-byte med omvärlden. Systemens olika delar samarbetar och är i ett beroendeförhållande till varandra. De olika delarna inom systemet i organisationssammanhang är grupper, individer, avdelningar. Delarna påver-kar varandra och de olika delarna i systemet skapar en helhet som är organisationen. Organisationens sy-stem ingår i ett så kallat supra sysy-stem som är samhället. Individen integrerar inom supra sysy-stemet och inom detta system, finns det ett subsystem som är exempelvis olika avdelningar inom organisationen. Om en organisation ska kunna utvecklas och bli mer effektiv och samt kunna överleva konkurrens från andra företag, måste organisationen rätta sig efter omvärlden. En organisation är beroende av både output och input. Input handlar om det som går ut från organisation medan output resulterar i det som kommer till-baka, till exempel en produkt. På så sätt är de två begreppen starkt sammanlänkade eftersom de komplet-terar varandra inom en organisation (Falkheimer & Heide, 2003).

Individu-ella, sociala och organi-satoriska faktorer

Sändare Medium Mottagare

Feedback Individu-ella, sociala och ”pub-lika” fak-torer Budskap Brus Effekt Kontexten

19 Omvärld:  Beroende  Osäkerhet  Yttre tryck Återkoppling

Figur 4:2 Jacobsen och Thorsviks systemteoretiska modell (Jacobsen & Thorsvik, 2008, s. 293).

I figur 4:2 presenterar Jacobsen och Thorsviks (2008) systemteoretiska modell. I modellen ingår omvärld, formella, informella drag, ledarskap, organisationsbeteende, processer, resurser, resultat, återkoppling och omvärld. De formella och informella dragen samt ledarskapet är orsakerna till hur en organisation kom-municerar, motiverar samt en viktig faktor till de beslut som verksamheten tar. Det visar också på hur en organisation anpassar sig till förändringar och tar lärdom av sitt handlande.

Vi kommer att använda Thorsviks och Jacobsens modell för att senare förklara studiens empiriska resultat. Systemteori handlar bland annat om att gå djupare in på beteendet och analysera det i förhållanden till or-ganisationen. Kommunikationen i en organisation blir därför en viktig faktor, det handlar om hur männi-skor kommunicerar med varandra. Thorsvik och Jacobsen menar att människan har en stor makt över att kunna påverka faktorer som mål och kultur genom ett beteende. Beteende och gemenskap är något som

Formella drag:  Mål och stra-tegier  Organisat-ionsstruktur Informella drag:  Organisat-ionskultur  Maktförhål-landen

Organisationsbeteende och processer:

 Motivation och processer

 Kommunikation  Beslut  Lärande  Förändring Ledarskap Resurser Resultat

20 går hand i hand med organisationskulturen. Omvärlden, det omgivande samhället påverkar också en orga-nisation, både positivt och negativt. I vårt arbete kommer vi att använda Jacobsen och Thorsviks modell för att försöka få en bättre bild över hur en organisation samspelar i samhället, i det här fallet handlar det om en statlig myndighet. Vi kommer att med hjälp av deras modell fokusera på organisationskulturen. Jacobsen och Thorsvik menar att organisationer består av system, där människor inom systemen samver-kar med varandra för att kunna arbeta mot samma mål och lösa eventuella problem som kan förekomma (Ibid).

4.5.3 Organisationskultur

I en organisation spelar kulturen en viktig roll, då det bidrar till ett samtycke i organisationen, och förklarar varför individer tycker som de gör. Individernas tankar och reflektioner styr hur en organisations hand-lande (Ibid).

Kulturen fyller en viktig och användbar funktion eftersom den till stor del speglar hur en organisation ser ut. I en organisation interagerar människor med varandra och utvecklar en samhörighet. Genom att gå djupare in på kulturbegreppet, kan en organisationers framsteg lättare förstås (Ibid).

Kulturen är en viktig del av att den kan stärka relationen mellan anställda i en organisation och göra att de känner tillit till varandra. I en bra kulturell miljö råder det inte ett lika stort kontrollbehov av dem som handlar, utan öppenhet är viktigt. Individerna i en organisation behöver inte tillhöra en och samma kultur utan i en del kulturer bildas det subkulturer, som anser sig ha en gemensam kultur. En nackdel när det uppstår sådana kulturer är att det lätt kan uppkomma tvister (Ibid).

Det finns många olika definitioner på vad begreppet organisationskultur är för något Edgar Schein beskri-ver en organisationskultur på följande sätt: ”Organisationskultur är ett mönster av grundläggande antaganden-upp-funnet, upptäckt eller utvecklat av en viss grupp efterhand som den lär sig bemästra sina problem med extern anpassning och intern integration-som har fungerat tillräckligt bra för att bli betraktat som giltigt, och som därför lärs ut till nya medlemmar som det riktiga sättet att uppfatta, tänka och känna om dessa problem” (Ibid s. 140).

Artefakter

Värderingar och

normer

21

Figur 4:3 Scheins modell (Valuebasedmanagement, 2015) som omfattar organisationskultur.

I figur 4:3, presenteras Scheins modell (2004) som visar olika nivåer av kulturell förståelse. Artefakter, ge-mensamma värderingar och grundläggande antaganden utgör modellens struktur. Modellen kan ses som en trattformad figur då artefakter kommer först upp och är det som individen själv ser, det vill säga synliga strukturer och processer som en organisation består av. Nivån är lätt att observera men betydligt svårare att tolka. Under artefakter finns gemensamma värderingar som enligt Schein är strategier och mål. I en grupp av människor lär sig personer inom gruppen att anpassa sig till speciella värderingar och normer och om då dessa normer och värderingar fungerar bra i praktiken leder till att individen självmant anpassar sig till det. Längst ned i tratten infinner sig de underliggande faktorerna, tro, tankar, känslor och uppfatt-ningar. De här faktorerna är helt omedvetna och tas för givet av individen men ligger också till grund för en grupps handlande. De underliggande faktorerna inom en organisation är oftast svåra att konfrontera och ändra på.

Det är viktigt att ledaren för en organisatorisk verksamhet har god kännedom om dess kultur och struktur för att på ett lättare sätt kunna sätta sig in perspektivet hur en organisation fungerar (Jacobsen & Thorsvik, 2008). Det finns ett samband mellan kulturen och strukturen i en organisation, båda faktorerna samverkar med varandra på så sätt att det har verkan på hur organisationsbeteendet ser ut, både inåt och utåt. Det betyder att beroende på hur kulturen och strukturen ser ut i organisationen kommer det att spegla hur or-ganisationens beslut, lärande och kommunikation fullbordas.

4.5.4 Sammanfattning av studiens teoretiska utgångspunkter

Internkommunikation är väldigt viktigt för en organisation att ta hänsyn om den ska kunna utvecklas i framtiden. Internkommunikationsområdet kan delas upp i tre olika teman, vilka i det här arbetet är; for-mell kommunikation, kanaler och sociala medier. Försvarsmakten är ett exempel på en forfor-mell organisat-ion. Kanaler fyller en viktig funktion vid förmedling av ett budskap. Skriftliga, elektroniska och muntliga kanaler hör till de traditionella sätten att förmedla information från sändare till mottagare. Sociala medier är däremot ett relativt nytt fenomen som har tillkommit och fått en stor framgång bland organisationer då tekniken är i ständig utveckling.

Att använda sig av ett systemtänkande innebär att individen ser en organisations olika system som samver-kar med varandra. Det resulterar i att en organisation blir bättre på att förbereda sig på kommande händel-ser som kan komma att skada dess existens. Inom en organisation är kulturen en viktig aspekt eftersom det bidrar till att skapa gemenskap och samhörighet. Organisationskultur går under de informella dragen, där både formell och informell kommunikation samt ledarskapet är tre viktiga delar som på påverkar hel-heten, det vill säga hur en organisation agerar och förhåller sig i organisationen men också till omvärlden (Jacobsen, Thorsvik, 2008; Eriksson, 2008; Larsson, 2001; Schein, 2004; Falkheimer & Heide, 2013; Falk-heimer & Heide, 2007; Simonsson, 2006; Heide, Johansson, Simonsson, 2005; Heide, Johansson, Simons-son, 2013).

22

5 Syfte och frågeställningar

Kapitlet ger en närmare beskrivning av studiens huvudsakliga syfte samt frågeställningarna som är till för att syftet ska kunna besvaras.

5.1 Syfte

Syftet med vår uppsats är att undersöka internkommunikationen på Skövde Trängregemente utifrån ett systemteoretiskt perspektiv. Internkommunikation är viktigt inom hierarkiska organisationer därför att kommunikationen oftast är begränsad mellan sändare och mottagare, då det råder stor respekt från över-ordnad ner till underöver-ordnad. Viktig information blir ofta utesluten och feedback begränsas avsevärt mellan underordnad och överordnad. Inom en militärisk organisation är kommunikationen särskilt viktig, både i fred och krig. Ordergivning och lydnad är två måsten för att kommunikationen ska fungera. Detta kan också ses till ett samhällsperspektiv, om kommunikationen är bristande i fredstid, kommer kommunikat-ionen inte heller att fungera i krigstid.

5.1.1 Frågeställningar

1. Hur uppfattar sändare och mottagare internkommunikationen på Trängregementet i Skövde?

2. Vilka kanaler används inom den formella kommunikationen på Trängregementet?

23

6 Material och metod

Kapitlet redogör för vilket material och vilka metoder som har använts i studien. Det är uppdelat i underrubriker för att lä-saren lättare ska kunna orientera sig i texten.

6.1 Kvalitativa intervjuer

Den här studien grundar sig på åtta kvalitativa intervjuer med ledning, officerare och soldater på Trängre-gementet i Skövde. Vår strävan var att bidra med ökad förståelse för hur internkommunikationen fungerar på regementet, därför riktar sig den här studien mer till kvalitéer än kvantiteter (Alvehus, 2013). Kvalitativa intervjuer för med sig många positiva aspekter, till exempel utbyts informationen direkt mellan intervjua-ren och deltagaintervjua-ren. En annan fördel med kvalitativ metod är att det blir lättare att förstå hur deltagaintervjua-ren tänker och reflekterar. Det uppstår då en interaktion mellan deltagarna och intervjuaren där respons är lättåtkomligt (Østbye, Knapskog, Helland & Larsen, 2004). En nackdel med kvalitativa intervjuer är dock att det kan vara en känslig metod, därför gäller att varsamt hantera det material som har samlats in (Alve-hus, 2013).

Kvalitativa intervjuer delas upp i tre intervjuformer, strukturerad, ostrukturerad och semistrukturerade in-tervjuer. Vi valde att använda oss av semistrukturerade intervjuer vilket passade den här studien bäst. Se-mistrukturerade intervjuer bygger på att ett tema är förutbestämt innan intervjun genomförs. Ledmotivet i studien är internkommunikation, vi valde ut tre teman som kan förklara vad internkommunikation är för något (Østbye et al. 2004). Den här metoden förutser också att intervjuaren lyssnar och följer flitigt med i samtalet för att kunna bemötta intervjupersonerna med eventuella följdfrågor. Intervjupersonen utgör det centrala och har en stor makt vid att kunna styra innehållet i intervjun åt det håll som han eller hon före-drar (Alvehus, 2013). I den här studien är semistrukturerade intervjuer att föredra, då det är enkelt att följa upp med mottagaren med feedback och följdfrågor. Vi valde att inte använda strukturerade och ostrukturerade intervjuer av den anledningen att vi har en god kännedom över Försvarsmakten som verk-samhet, och vi vill inte vara strikt bundna till ett schema med frågor utan enkelt kunna följa upp med följdfrågor. Vår studie går till stor del ut på att iaktta deltagarna för att därefter kunna bemöta svaren (Østbye et al. 2004).

Efter att vi hade utfört åtta semistrukturerade intervjuer ansåg vi att vi hade uppnått en teoretisk mättnad, ett mönster bland deltagarnas svar kunde identifieras. Att uppnå teoretisk mättnad är något som eftersträ-vas, det ger besked om att värdefull information har arbetats fram (Esaiasson, Gilljam, Oscarsson & Wängnerud, 2012). Av den anledningen var åtta intervjuer tillräckligt för att sedan börja analysera materi-alet vi fick in.

24 6.2 Studiens avgränsningar

Vi har valt att enbart avgränsa oss till att studera internkommunikationen på Trängregementet (TrängR) i Skövde och inte Försvarsmakten i helhet, dock är det viktigt för oss att hänvisa till För-svarsmakten eftersom Trängregementet ingår i verksamheten. Vår studie kommer inte att ta fram en ny kommunikationsplan för Trängregementet men förhoppningsvis kommer den att bidra med en ny förstå-else om hur internkommunikation kan komma att förbättras i framtiden. Från ett systemteoretiskt per-spektiv kommer vi försöka förklara våra resultat från studien. Inom Jacobsens och Thorsviks (2008) systemteoretiska modell har vi valt att enbart fokusera på organisationskulturen som går under de infor-mella dragen i modellen.

6.3 Intervjuguide

I intervjufrågorna utgår vi från tre olika teman vilka är, formell kommunikation, kanaler och sociala me-dier. Från de olika temana utformade vi relevanta frågor med återkoppling till studiens syfte och frågeställ-ningar. I bilaga ett och två, längst bak i studiens finns intervjuguiden till ledingen och soldater.

Innan vi utförde intervjuerna genomfördes tre pilotstudier med utomstående personer för att väva in de-ras egna åsikter om frågornas utformning, vad var bra och vad kunde vi förbättra för att nå ett ännu bättre resultat? Vi testade även frågorna på oss själva, där vi levde oss in i rollen som intervjuare och intervjuperson. När vi ansåg att en fråga inte var hållbar uteslöt vi den eller ändrade om dess utformning för att göra den mer passande.

6.4 Kvalitativa intervjuer

Vi har valt att utföra kvalitativa intervjuer framför en kvantitativ metod, av den anledningen att den här studien syftar mer till att studera kvalitéer än kvantiteter (Alvehus, 2013). I en kvalitativ undersökning stäl-ler sig forskaren frågor för att försöka komma åt kärnan i problemet. Starrin och Svensson (1994) menar att en kvalitativ metod utgår från helheten till att analysera delen, där frågor som; vad något innebär eller vad något handlar om är intressanta. I den här studiens handlar det om att gå från helheten, Trängrege-mentet till att studera delen, det vill säga internkommunikation.

Forskning om kvalitativa metoder förespår att det finns ett intresse för det som ska studeras och att det finns något som forskaren vill få ut med studien, samt vad undersökningen kan bidra med till vidare forsk-ningsområdet (Alvehus, 2013): I vårt fall finns det ett intresse för Försvarsmakten som myndighet och ef-tersom det inte har gjorts forskning om internkommunikationen på Trängregementet i Skövde innan, bi-drar det till en forskningslucka.

25 6.5 Strategiskt urval av intervjupersoner

Innan en intervju genomförs måste forskaren bestämma ett passande urval av de individer som ska under-sökas. I den här studien används ett strategiskt urval som syftar till att välja ut intervjupersoner som har kunskap om ämnet som senare ska diskuteras. Om forskaren har en förkunskap om organisation är det till en fördel. Det blir då relativt lätt att få en helhetsbild över hur organisationen är uppbyggd och vilka per-soner som är de centrala inom verksamheten. Strategiskt urval är ett lämpligt urval att använda sig av i vår studie, då vi har kännedom om både miljön och intervjupersonerna som ska intervjuas (Alvehus, 2013). 6.6 Utförandet av intervjufrågor

Den första intervjufrågan i intervjuguiden var om intervjupersonen kunde beskriva lite om sig själv. Frå-gan anser vi inte möjligtvis är relevant till det vi ska undersöka men den kan vara bra att ha med en sådan fråga för att mjuka upp stämningen.

Det är viktigt att intervjuaren är påläst och har kunskap om området som ska undersökas. Frågorna ska vara kopplade till studiens frågeställningar som ligger till grund för att analysen ska bli hållbar (Østbye et al. 2004). Innan intervjuerna utfördes på Trängregementet hade vi läst på om Trängregementets verksam-het. Intervjufrågorna till ledningen, officerare och soldater var uppdelade i tre teman, formell kommuni-kation, kanaler och sociala medier. Samtliga intervjufrågor är kopplade till de olika temana.

6.7 Utförandet av intervjuer med ledning, officerare och soldater

Den 25 november 2014 genomfördes sju av åtta intervjuer. Den åttonde intervjun med den andra office-raren ägde rum den 26 november 2014 via telefon. Vi hade avsatt 20 till 30 minuter per intervju. En del intervjuer blev längre än andra men snittet hamnade ändå på 30 minuter. Intervjuerna dokumenterades med hjälp av två mobiltelefoner för att spela in vad intervjupersonernas svar under intervjun. Vi hade även med oss penna och papper för att göra anmärkningar på viktiga saker som de sade i intervjun. Østbye (2004) menar nämligen på att i det inom kvalitativa intervjuer är viktigt att dokumentationen sker på rätt sätt och att intervjuaren har med sig rätt utrustning samt gör en ljudkontroll för att försäkra sig om att det fungerar bra.

Under intervjuerna med ledningen och den ena officeraren satt vi ett avskilt rum där vi smidigt kunde ut-föra våra intervjuer i lugn och ro. Samtliga fyra soldatintervjuer utfördes utomhus eftersom soldaterna hade övning.

Vi valde att ha med två officerare i studien, den andra officerarintervjun genomfördes på telefon dagen efter vi hade varit på Trängregementet. Samtliga intervjuer gick bra att genomföra och vi blev nöjda med resultatet vi fick fram där vi tydligt och klart kunde se mönster mellan intervjupersonernas svar, en teore-tisk mättnad.