Klientrelaterat arbete och omvärld

I det förra avsnittet har det presenterats olika faktorer inom asylprövningsenheten som kan påverka handläggningstiden. Förutom faktorer inom

asylprövningsenheten finns det även faktorer utanför asylprövningsenheten som kan påverka handläggningstiden. Dessa behöver ej bara bestå av faktorer inom migrationsverket i Malmö, utan det kan även bestå av faktorer utanför

organisationen, det vill säg utanför Migrationsverket i Malmö.

Det är precis detta som Moe, S (1996) redovisar för i sin bok ”Sociologisk betraktelse – En introduktion till systemteorin”. Författaren lyfter fram det systemteoretiska huvudtänket, att varje system finns i en större värld. Det vill säg att asylprövningsenheten i Malmö ingår i en större värld. Vidare förklarar

sociologen att systemet är i ett beroendeförhållande till andra system för att överhuvudtaget kunna fungera. Det vill säg att då asylprövningsenheten står i ett beroendeförhållande till andra system, finns det faktorer utanför

asylprövningsenheten i Malmö som kan påverka handläggningen. Dessa huvudfaktorer kommer i detta avsnitt att behandlas.

Rum

Vid utredningar och för intervjuer av den sökande, bokas olika rum. Detta görs bland annat för att underlätta utredningen och för att i en lugn miljö, lättare få kontakt med den sökande. En av de personer som bland annat tar plats i rummet, förutom den sökande, är tolken. Tolken finns till för att kunna översätta vad den sökande säger. Rent generell underlättar tolken kommunikationen mellan de sökande och resterande intressenterna. För att underlätta kommunikationen och framförallt utredningen, är det av vikt att det finns lediga rum tillgängliga. Ännu viktigare är det att det finns rum bokade när olika möten, som utredningar och intervjuer, väl skall hållas. Dock förekommer det en del komplikationer, vid bokning av rummen.

Person 4 berättar:

”Det är ju en massa klurigheter som inträffar när det är nytt också. Vi har ju nya bokningssystem, som när det då ska fungera i praktiken visar sig inte fungera. Ett tag sa teamledaren, nu får ni hålla koll på att även om det ser ut som att ni har ett rum så är det inte säkert att ni har ett rum att sitta i. Så det är en massa sådana praktiska saker som gör att det inte funkar. Det kan ju hända att man hittar ett rum, men hittar man inget rum så får man ju kalla igen. /…/ Också så ska det ju gå fort ju, det är lite som löpande band aktigt. Lite åt det hållet, och det är ju bra va. Man vill ju ha in de för utredning och få ruljans på det och så blir det fullt. Så det är sånt som kan hända.”

Informanten ovan redovisar om bokningssystemet för rummen, vilket inte riktigt fungerar. Även om det ser ut som om det finns rum bokade för utredningar, så kan det förkomma att medarbetarna står utan rum när mötena väl skall hållas.

Informanten förklarar att detta bidrar till nya bokningar av rummen. Vilket leder till att ett nytt datum skall bokas, då nya kallelser måste göras. Vidare tar

informanten även upp att det är bra med nya bokningar, för att asylprövningsenheten vill få ruljans på rumsbokningarna. Dock kan problematiken bli, vid nya rumsbokningar, att rummen blir fullbokade.

Även person 1 har belyst problematiken kring bokning av rummen för utredning. I följande citat berättar person 1 så här:

”I det nya systemet så är det ett helt nytt bokningssystem som ska fungera så att redan på ansökningsenheten, så ska personer få en tid för asylutredning och då ska det bokas in på ett ledigt rum hos en asylhandläggare som har en ledig tid i sin kalender helt enkelt. /…/ jag tror att det fungerar just nu ganska dåligt. De har bokat in helger och folk har sagt att de ska vara lediga. /…/ vi har ju som regel inga utredningar i det här huset utan det är på andra sidan gatan, så det är lite springande fram och tillbaka och lite rörigt med tolkar och biträden som inte riktigt vet var de ska. Det är ju lite olika väntrum och så vidare, man får springa och leta efter folk ibland. Men det funkar väl ok. Vi har inga utredningar på rummen. Det är jag van vid att ha sen tidigare att ha alla mina utredningar på mitt kontor, men så är det inte här. Så vi har ju separata utredningsrum.”

Informanten beskriver hur rörigt det är med bokning av rum för utredningar. Dels bokas det in helger men även helger när personerna har sagt att de ska vara lediga. Till skillnad ifrån person 4, belyses problematiken kring bokning av rummen ur ett annat perspektiv, det vill säg byggnadens upplägg. Då rummen, där

utredningarna hålls, finns i en annan byggnad leder det till en förvirring. De inblandade parterna som kallas till utredningen, vet inte alltid var mötet skall äga rum. Det kan förekomma att medarbetarna får springa och leta efter tolkar och biträden ibland. Jag la även märke till att informanten i citatet uttrycker sig att bokning av rummen ”funkar väl ok”, det sägs inte att det fungerar bra. Detta kan bidra till en fördröjning av handläggningen och kan även vara en påverkande faktor på asylprocessen.

Som jag tidigare nämnt så redovisar Moe, S (1996) om att ett system alltid finns i en större värld. Systemet står i ett beroendeförhållande till sin omvärld.

Omvärlden består av det som systemet betraktar som sin omvärld. I detta fall är bokning av rummen en del av handläggningens omvärld. För att en handläggning skall gå framåt och för att en utredning skall ske, krävs det lediga rum. På så sätt står medarbetarna i ett beroendeförhållande till bokningssystemet. Utan ett fungerande bokningssystem, kan det för medarbetarna bli svårare att utreda. Som sociologen uttrycker det, system är beroende av andra system för att

överhuvudtaget kunna fungera.

Vidare talar Sverre Moe om funktionell differentiering, det vill säg sektorisering och specialisering. Sociala system är en organiserad komplexitet som strävar efter att hantera oordning. Då systemet är väldigt komplext blir det svårt att överblicka allt. För att hantera denna komplexitet används sektorisering och specialisering.

Vilket leder till att det nås högre prestationsnivåer på det specialiserade området, till exempel ökad effektivitet. Moe, S menar på att konsekvensen för detta blir att översikt och sammanhang omöjliggörs. För att sociala system skall kunna anpassa sig, krävs interaktion som utvecklar kommunikation. Kommunikationen är basen för att sociala system skall kunna existera, förklarar sociologen Sverre Moe (1996).

Jag ser asylprövningsenheten som en organiserad komplexitet, där det strävas efter att hantera oordning. Främst vad gäller inför handläggningen och

beslutsfattandet, så är det mycket som skall ordnas. För att underlätta arbetet har asylprövningsenheten personal som bokar rum för utredningar och så vidare. Tanken är att bokning av rummen skall ske mycket lättare och effektivare,

efterhand som medarbetarna behöver rum. Konsekvensen kan bli, som i detta fall, att funktionell differentiering leder till dåligt sammanhang. Precis som

informanterna klargör. I ovanstående citat förklarar informanten att rum bokas in på helger och andra dagar när medarbetarna har angett att de skall vara lediga. Det sker ett dåligt sammanhang mellan de olika systemen. Det vill säg medarbetarna och personalen som bokar rummen. För att ett sammanhang skall ske, krävs kommunikation. En faktor som kan påverka asylprocessen är

kommunikationsbristen mellan medarbetarna och personalen, som bokar rummen.

Språkanalys

Vid misstankar om att den sökande inte ger uppriktig information, om vilket land och område den sökande kommer ifrån, görs en språkanalys.

Person 5 beskriver i citatet nedan:

”/…/ men ibland verkar det dem berättar inte troligt. Men det är inte så jättemånga som sagt. Men jag tror ju att man får ju börja göra en sån här språkanalys. För oftast så kan man ju liksom avgöra. Ja men till exempel om en person säger att de kommer ifrån Irak, men pratar en dialekt ifrån Marocko. Det är en ganska stor skillnad på

arabiskan i Irak och Marocko. Då måste den personen kunna förklara varför den pratar den arabiskan. Det kan man ju lätt göra med en sån här språkanalys, komma fram till att det här är en annan dialekt. Och då får man liksom kalla den på utredningen en gång till också berätta om resultatet och fråga varför man har fått det

resultatet. Sen kanske den kan förklara det på något sätt, men då tar det ju lite längre tid.”

Informanten förklarar att språkanalysen görs till exempel när sökanden uppger sig komma ifrån ett land, men talar en annan dialekt. Det vill säg en dialekt som inte tillhör det landet eller området den sökande uppger sig komma ifrån. Detta kan till exempel göra det svårt för medarbetarna att veta, vilket land ärendet skall prövas i. Därför är det viktigt för medarbetarna att fastställa varifrån den sökande kommer ifrån.

Person 5 berättar i citatet nedan:

” Men det kan också framkomma att det är mer saker som behöver utredas som vi inte kan bli klara med på utredningen till exempel om det är oklart ifrån vilket land vi skall pröva ärendet. De säger att de

kommer ifrån ett land men de kan inte berätta något om det landet, men de håller ändå fast vid att det är det landet som de kommer ifrån. Då gör vi kanske till exempel en språkanalys. Då tar det ju en tid att beställa det och den ska genomföras och den ska analyseras och så. Så det är minst en månad på det skulle jag vilja säga, som det fördröjs.”

Informanten skildrar i citatet ovan att det vid utredningar ibland behövs utredas fler saker som medarbetarna själva inte kan utreda. Då använder de sig av något som heter språkanalys. En sådan analys kan ta lång tid och informanten menar vidare på att det tar minst en månad att göra en sådan analys. Detta kan påverka handläggningstiden.

Precis som jag nämnt innan redogör sociologen Moe, S (1996) för

beroendeförhållanden. Det vill säg att olika system är i ett beroendeförhållande till andra system, i systemets omgivning. För att ett system skall fungera så måste systemet ha ett beroendeförhållande till andra system, anser sociologen. Vidare gör sociologin en liknelse på beroendeförhållandet och den ekologiska modellen. Ekologin visar på ett komplext samspel mellan system som var för sig fungerar utmärkt utifrån sina egna principer, men samtidigt står alla i ett

beroendeförhållande till varandra. Varje socialt system måste anpassa sig. Det måste anpassa sig efter en komplex omvärld och efter sin egen komplexitet, anser Sverre Moe.

Något annat som också tas upp, i boken ”Sociologisk betraktelse – En

introduktion till systemteorin” av Moe, S (1996), är tiden och menar på att sociala system kan förhålla sig till tiden på skilda sätt. Varje socialt system är ett

tidssystem i den bemärkelsen att de använder sig av tid, men också utvecklar en egen tid och tidsuppfattning. Inga system kan kontrollera andra systems

tidsanvändning. På så sätt är också varje systems omvärld icke överblickbar, i tidsmässigt avseende. Det vill säg att olika system använder sig av tiden på skilda sätt.

Asylenheten påverkas av olika faktorer i dess omgivning. En av dessa faktorer är organisationerna som utför språkanalysen. Då asylenheten är beroende av

organisationen som utför språkanalysen, är dessa två organisationerna i ett beroendeförhållande för att kunna fungera. Moe, S (1996) redogör för en

ekologisk modell. Både asylenheten och organisationen som utför språkanalysen fungerar var för sig bra. Problematiken uppstår när dessa två system skall

samarbeta. Då de både systemen är varandras omvärld, måste de lära sig att anpassa sig till varandras komplexitet. En av dessa komplexiteten är tiden, då informanten belyser att språkanalysen tar väldigt lång tid. Vidare förklarar informanten att ärendet kan fördröjas en månad framåt när en språkanalys görs. Det är här viktigt att inte glömma att olika system har olika tidsuppfattningar. För medarbetaren kan ha en uppfattning om att språkanalysen tar väldigt lång tid. Eftersom medarbetaren i vanliga fall hade kunnat uträtta mycket i ärendet, på en månad. För organisationen, som utför språkanalysen, kan ha en uppfattning om att språkanalysen har utförts ovanligt snabbt eller att de har hunnit med ovanligt många analyser inom en månad. Det blir här svårt för asylenheten att ha kontroll över andra system i ett tidsmässigt avseende. Med detta sagt blir det svårt för asylenheten att styra omvärlden, den kan bara styra sin egen uppfattning. Det är

endast asylenheten själv som kan avgöra hur den skall förhålla sig till yttre krav, Sverre Moe (1996).

Äkthetsbedömning

Andra påverkande faktorer på handläggningstiden kan vara äkthetsbedömningar. Äkthetsbedömning görs för att kontrollera att skriftlig bevisning och dokument, som asylprövningsenheten på migrationsverket får, är riktig. En

äkthetsbedömning kan förekomma vid bedömning av äktheten på till exempel identitetshandlingar. Även denna typ av analyser tar en del tid.

Person 5 redogör följande:

”/…/ eller att de kanske lämnar in en identitetshandling som vi tycker verkar osäkert om det är en äkta handling. Då kan vi skicka den på äkthetsbedömning. Vi har några som jobbar med

identitetshandlingar som sitter i Stockholm och som kan titta lite närmare, som kan titta till exempel på hur stämplarna ser ut med förstoringsglas som vet liksom exakt hur de ska se ut. Om det är något som avviker ifrån hur det ska se ut och så. Och då tar ju det också lite tid så klart om vi ska skicka iväg de på såna saker.”

Informanten berättar att migrationsverket samarbetar med andra organisationer vid äkthetsbedömning av identitetshandlingar. Organisationen är specialiserad att noggrannare titta på identitetshandlingar och avgöra om de är äkta eller ej. Informanten berättar även att en sådan äkthetsbedömning tar tid. I citatet nedan förklarar informanten också att en sådan äkthetskontroll kan ta tid. Utöver det målar person 3 även upp en bild för hur lång tid det kan ta och hur en

äkthetsbedömning av identitetshandling eller medborgarskap kan gå till. Person 3 berättar:

”När vi får identitetshandlingar eller medborgarskapsbevis eller vad som helst från sökanden, så ska vi kolla äktheten. Vi har två, tre personer som är utbildade att kolla upp falskhet och äkthet i de här handlingarna på plats på våran avdelning. Märker de att det är något som avviker, då skickar vi vidare det till äkthetsbedömning och det kan ju ta tid. Jag har en kollega som skickade två stycken för tio veckor sedan och de har inte kommit tillbaka. De skulle till

Afghanistan och vända därifrån, de skulle kolla med något register i Pakistan och Afghanistan och sen åter till Sverige. Det har gått tio veckor och det har fortfarande inte kommit. Och det är väl lite misstänkt att det inte är riktiga handlingar då, och då ska man liksom vänta in dem. Då sitter sökanden och mår jättedåligt för de vet inte vad de får för beslut och så. Vissa handlingar skall ju skickas till översättning och det tar ju tid det också.”

Informanten ovan talar om att det finns två, tre personer på plats, på migrationsverket i Malmö, som är utbildade att kolla upp äktheten på

identitetshandlingar. Märks det då att identitetshandlingarna inte är äkta så skickas de vidare till äkthetsbedömning, vilket informanten menar på att det tar tid.

Informanten belyser även att det förekommer att identitetshandlingar skickas utanför Sveriges gränser, det vill säg till andra länder, för att en äkthetsbedömning

skall kunna ske. Detta tar tid och i detta fall belyses det att det minst har tagit tio veckor. Det är inte bara detta som kan ta tid dock. En del av

identitetshandlingarna skall vidare skickas till översättning. Detta bidrar till ytterligare en fördrivning av tiden, menar informanten.

Tiden är en av faktorerna som kan påverka asylprocessen. Tiden som en faktor, berör sociologen Moe, S (1996) och ser sociala system som tidssystem. Det vill säg att olika system använder sig av tiden, men utvecklar samtidigt en egen tid och tidsuppfattning. Vidare belyser sociologen att inga system kan kontrollera andra systems tidsanvändning. Vilket leder till att varje systems omvärld icke är överblickbar i tidsmässigt avseende. Det innebär vidare att olika system opererar med olika tidsbilder, men i förstahand betyder det att enskilda sociala system kan använda sig av tiden på skilda sätt.

Sverre Moe talar även om Saklig komplexitet. Saklig komplexitet visar på bland annat hur många problem och konflikter ett socialt system måste försöka hantera. Den sakliga komplexiteten ökar då många olika teman ska behandlas på en begränsad tid. Vidare belyser sociologen att saklig komplexitet har med

konkurrens att göra. Konkurrensen hanteras bäst genom assimilation, det vill säg anpassning eller resursstyrning. Resurserna i ett socialtsystem är människorna i systemet (Moe, S, 1996).

Något annat som Sverre Moe belyser är kommunikationen. Där det är viktigt att skapa en gemensam meningsgrund för att en kommunikation skall kunna ske, mellan systemet och dess omvärld. Även vikten av samspelet belyses, då det är viktigt att ha en struktur på samspelet. Sverre Moe menar på att kommunikation är en förutsättning för handling, det vill säg handling förutsätter ett socialt

systemsammanhang.

Ett socialt systemsammanhang är viktigt anser Moe, S (1996). Men för att ett socialt systemsammanhang skall upprätthållas är det viktigt att ta till hänsyn dem komplexiteten kring systemet. Både informanten och sociologen talar om tiden. Informanten anser att äkthetskontrollen tar för lång tid. Men sociologen menar på att olika system kan ha olika tidsuppfattningar. Medan asylprövningsenheten kan tycka att det tar lång tid, kan de utländska organisationerna anse att de jobbar väldigt effektivt.

Hur effektivt ett arbete uppfattas tidsmässigt, påverkas mycket av de resurser som organisationen har tillgängligt eller ej. Resurser i en organisation består bland annat av människorna som jobbar inom organisationen. Resursbrist kan vara en anledning till den fördröjda tiden hos organisationerna i utlandet. Till exempel kan det vara så att de organisationerna inte har tillräckligt med människor som kan jobba med äkthetsbedömning av identitetshandlingar. Det kan även vara så att det finns tillräckligt med personal, men att de inte besitter med tillräcklig kunskap. En tredje faktor kan vara att organisationen har tillräckligt med personal och

tillräckligt med kunskap, men att det dock brister i tekniken. Det vill säg att Sverige har en mer utvecklad teknik när det gäller äkthetsbedömning av identitetshandlingar. Detta kan vara en anledning till att det drar ner på

effektiviteten hos de organisationerna i utlandet. Det vill säg en anledning till att det tar lång tid innan medarbetarna i Sverige har fått sina handlingar. Detta påverkar så klart asylprocessen i Sverige.

För att förbättra samarbetat med organisationerna i utlandet är kommunikation en viktig del i arbetet. Moe, S (1996) talar om strukturer. Det vill säg att det är viktigt för asylprövningsenheten i Malmö och för organisationerna i utlandet, att de talar samma språk. Det vill säg att de två systemen kan behöva sätta sig ner och diskutera strukturerna kring samarbetet, för att få en bättre förståelse för arbetet. Med arbetet menar jag arbetet kring äkthetsbedömning av identitetshandlingar. Ett exempel är att systemen i detta fall diskuterar kring tiden det tar för medarbetarna i Sverige att få handlingarna. Då informanten anser att detta tar lång tid och är en påverkande faktor på asylprocessen. Sammanfattningsvis kan faktorer utanför Sveriges gränser påverka asylprocessen. Då de olika systemen står i ett beroendeförhållande till varandra.

Åldersbedömning

Något annat som också kan vara en påverkande faktor för handläggningen är åldersbedömningen. Då en del av de sökande saknar identitetshandlingar blir det svårt för de sökande att bevisa deras ålder. Även om den sökande uppger sig för att vara vid en viss ålder, så behöver medarbetarna fortfarande något som kan styrka informationen. Medarbetarna går först på det som den sökande uppger. Därefter försöker de genom att analyser den sökandes beteende och svar försöka lista ut om åldern, som den sökande uppger, stämmer. Medarbetarna kan även ta