Kommunikationsmedel 79

Det finns flera kommunikationsmedel som respondenterna använder i sin interaktion med aktörer i Europa. Utifrån empirin kan utläsas att de tre vanligaste är mail, telefon och personliga möten. Samtliga respondenter har uttryckt att den mesta kommunikationen sker via mail. Det visar att mail blivit ett allt mer använt kommunikationsmedel. En av respondenterna uttrycker att nästan all kommunikation tidigare fördes via telefon men att mail blir mer och mer det mest effektiva. Trots att mail verkar bli ett allt mer vanligt kommunikationsmedel finns det skilda åsikter om vad respondenterna föredrar. Detta kan bero på det Elo et al. (2015) beskriver som att individer besitter olika egenskaper och agerar därför på olika sätt för att på bästa möjliga sätt skapa en god interaktion med andra aktörer.

Två av respondenterna uttrycker att valet av kommunikationsmedel ofta skiljer sig och det är inget de föredrar mer eller mindre.

Fem andra respondenter uttrycker att de föredrar mailkonversationer, de är alla överens om att det beror på att informationen sparas och kan användas vid senare tillfällen. Samtliga av dessa fem beskriver hur de hanterar problem i kommunikationen med hjälp av tydlighet. Dock i olika former, två av dem arbetar mycket med frågor fram och tillbaka, två andra arbetar med förklaringar och ritningar medan den sista arbetar med att dokumentera i syfte att tydligt ge den andra aktören underlag att förhålla sig till. Deras gemensamma nämnare är därmed formell tydlighet, i dess olika former.

Till skillnad från ovan respondenter föredrar fem andra respondenter personliga möten som det främsta kommunikationsmedlet och samtliga av dem är eniga om att det viktigaste är att

de får en personlig relation med aktören. De gillar att kunna se den andra personen i ögonen och fånga upp viktiga gester och reaktioner som kan vara viktigt för bekräftelsen av att den andra parten förstått. Dessa fem respondenter arbetar också med tydlighet men istället i form av gester, långsamma och tydliga kommunikationer samt återupprepning. Att dessa respondenter beskriver sitt förhållningssätt enligt ovan reflekterar även att de gärna arbetar mer med personliga möten för att förebygga problematik. Elo et al. (2015) beskriver hur kompetenser är något som individen besitter vilket skapar intelligens som underlättar interaktionen med andra länder. Vidare beskriver de hur uppfattningen om vad som är bäst lämpat för en interaktion beror på vilka behov som finns i affärsrelationen. För att reducera den psykiska distansen föredrar individerna olika kommunikationssätt med den andra aktören baserat på vad de upplever som mest tydligt.

Trots att respondenterna föredrar olika kommunikationsmedel är sju av elva respondenter överens om att mail är det kommunikationsmedel som kan skapa störst problem. Detta på grund av problematiken gällande formulering i text. Johan beskriver att vi idag inte lägger lika stor vikt vid hur vi formulerar oss, vilket Frank också relaterar till i form av att översättningsprogram och liknande används. Erik beskriver hur det kan vara svårt att tänka en sak och sedan formulera detta i text. Det kan ibland till och med låta förolämpande vilket bekräftas av (Brannen et al., 2014) som beskriver att att kommunikationen baseras på individens formuleringar.

Peter och Sebastian anser att det vid mail är svårt att tolka känslor och undermedvetna antydningar medan Paul anser att det svåraste är att veta när informationen når den andra parten. Detta är något som styrks av Hendesson (2005) som förklarar hur språket kan bygga på språksystem och tolkningar. Brannen et al. (2014) menar dock att begränsningarna kan skapa svårigheter i målmedveten kommunikation vilket är något respondenterna dock upplever som enkelt med europeiska aktörer. De upplever att den affärsrelation de verkar i skapar ett gemensamt mål som alla parter vill uppfylla, även om vägarna dit kan vara olika. Av de sju stycken som anser att mail är mest riskfyllt var tre av dem de som föredrog personliga möten och en som inte föredrog något specifikt medel. Resterande tre respondenter, som trots dess upplevelse av problematik med mail även föredrog mailkontakt. Detta ger en intressant vinkel då dessa tre både anser det problematiskt men ändå föredrar det. Detta skulle kunna bero på att de anser att det finns störst risker men även störst möjligheter vilket gör att kommunikationsmedlet väger upp problematiken i interaktionen.

På grund av skillnader i språk kan kommunikationsmedlens problematik tänkas påverka respondenternas psykiska distans i form av att det finns skillnader som upplevs problematiska. Den psykiska distansen som Sousa & Bradley (2008) samt Dow & Karunaratna (2006) beskriver kan uppstå när skillnaderna skapar problem som dessa vilket kan utläsas genom att respondenterna förhåller sig till detta på olika sätt. Den psykiska distansen till språket i olika kommunikationsmedel skiljer sig mellan de två utmärkande grupperna som antingen föredrar mail eller personliga möten. Därefter förhåller de sig till problemen. Detta visar även att respondenterna är anpassningsbara vilket Adler &

Bartholomew (1992) beskriver som en viktig egenskap hos individer som interagerar med aktörer på utländska marknader.

Trots att det finns skilda uppfattningar om vad som anses mer eller mindre problematiskt upplever samtliga respondenter att de känner efter hur kommunikationen bör ske vilket kan tolkas som att respondenterna anpassar sig. På vilket sätt detta sker skiljer sig något mellan dem. Johan och Olof anser inte att de specifikt anpassar sig men de anstränger sig och försöker känna efter vem individen är. Åtta andra respondenter uttrycker att de anpassar sig i många sammanhang. Fem av dessa åtta respondenter uttrycker att de anpassar sig efter individen de kommunicerar med. Paul, som är en av dessa fem, beskriver sig själv som en kameleont som ändrar färg beroende på vem personen i andra änden är. Att många av respondenterna upplever att de anpassar sig kan förklaras av Adler & Bartholomew (1992) genom de erfarenheter individerna besitter vilket skapar förståelse som underlättar anpassning och integration. Eftersom integrationen enligt Elo et al., (2015) speglas av känslor och uppfattningar blir det naturligt att anpassa sig efter individen. Resterande tre av de åtta respondenter som uttrycker att de anpassar sig gör istället detta i form av språknivå och tydlighet. Frank beskriver hur han fångar upp hur den andra parten ter sig i det specifika landet:

“Jag låter som en ryss när jag pratar engelska med ryssar och som en fransman när jag pratar engelska med fransmän” (Frank, 2017)