- Digitala kommunikationsverktyg
Vid analysen av kommunikationsformerna som framkommit under datainsamlingen ser vi tydligt att byggsektorn under pandemin har behövt anpassa sig till digital kommunikation i en större utsträckning än tidigare. Verktyg som Teams, Zoom och Skype är flitigt använda idag och brukas av alla de företag intervjuobjekten var anställda hos. Projektledarna har uttryckt sig positivt rörande dessa videokommunikationsverktyg och menar att det har underlättat det vardagliga jobbet och ökat projektledningens flexibilitet samt ökat företagens tidseffektivitet. Detta kan ses som en utveckling av kommunikation som stämmer överens med det Munoz (2018) konstaterade, att kommunikationen ständigt utvecklas. Dessa verktyg är också uppskattade från ett hållbarhetsperspektiv eftersom användningen av digitala kommunikationsverktyg minskar behovet av resor för fysisk inställelse på möten. Detta drar i sin tur ner på företagets klimatpåverkan genom minskade koldioxidutsläpp.
- Interna forum
I detta arbete har interna forum lyfts fram som ett effektivt kommunikationsverktyg med mängder av fördelar gällande datahantering och informationsdelning. Att jobba närmare varandra genom exempelvis ett internt forum sätter medarbetarna i en social grupp även om det inte är fysiskt. Kopplat till Weicks teori om meningsskapande kan medarbetare genom interna forum hamna i en pågående situation händelse där i fall där situationer uppdateras regelbundet kan det möjliggöra att företagets medarbetare kan kollektivt uppleva en händelse. Bergkvist & Garney (2009) säger att projektnätverk kan förebygga de faktorer som har en negativ påverkan på kommunikationen. Interna forum är viktiga verktyg som används av ett fåtal av de intervjuade byggföretagen, men har visat sig utgöra en större del av den totala kommunikationen som sker, se figur 1.
- Fysiska möten
Fysiska möten är det mest effektiva kommunikationssättet för att hindra den återkommande problembilden som utgörs av missförstånd. Vid fysiska möten kan tydliggöranden ske eftersom dialogförare har en möjlighet att förklara sig om dessa märker att det kommunicerade budskapet mottas på fel sätt. Detta utgör är en viktig omständighet som talar för fysiska mötens nödvändighet. Fysiska möten möjliggör enligt Weick (1995) en kollektiv meningsskapande där risken minskar för att individen svävar iväg i sina egna tankar och skapar en mening av situationen som är annorlunda från avsändarens avsikt. Bergkvist och Garney (2008) menar vidare på att fysiska möten underlättar för en grupp att tillsammans kunna dela en förståelse för ändamålet av ett projekt och samarbeta vidare, vilket är syftet med projektkommunikation.
7.2. Återkommande problem
- Otydlig informering
Att individer är otydliga i det budskap de förmedlar leder till att tolkningen av budskapet varierar från person till person. Genom att basera vår analys på Weicks meningsskapandeteori drar vi slutsatsen att om olika individer enkelt kan tolka en situation på olika sätt, kan de även tolka ett budskap på sitt personliga sätt. Det är viktigt att inte blanda ihop denna problembild detta med misstolkning, då felet i detta fall ligger avsändaren till last och inte mottagaren. Otydlig informering sker t.ex. när avsändaren inte lägger tillräcklig vid vid att förklara ett budskap på ett tydligt sätt. Samma problem uppstår när hen tror att den information som önskas förmedlar är underförstått, och att mottagaren ska kunna förstå vad som sägs utan att det läggs för mycket tid på tydlig formulering av den information som avsänds.
- Misstolkning av information
Den främsta bakomliggande orsaken till misstolkning är den mänskliga faktorn. Misstolkning kan i detta fall syfta på mottagarens tolkning av meddelandet eller informationen. Enligt Weick (1995) kan detta alltså förklaras utifrån de 7 egenskaperna som diskuteras i kapitel 4.2. Dessa egenskaper spelar en avgörande roll i hur individer i sådana fall kan tolka information.
Genom vår analys av den insamlade datan har vi även kommit fram till att det finns fall där mottagaren slarvar vid sin informationskonsumtion genom att inte läsa, eller missa, en del av den mottagna informationen. Vidare vill vi påpeka ännu en bidragsfaktor som bildar denna problembild, nämligen att mottagaren på grund av b.la. rädsla, stolthet eller blyghet inte ber om förtydligande, även detta är på grund av de misstag som människan gör. Vidare har det visat sig att även brukandet av emojis har visat sig vara en bakomliggande faktor till missförstånd och misstolkning; en emoji kan ha en stor påverkan på den text som skickas via t.ex. mail. Emojis kan användas för att förmedla tonen hos avsändaren av ett meddelande, eller dennes känslor, däremot existerar risken att mottagaren tolkar emojin på ett annat sätt än avsändaren avsett.
- Undanhållande av information
Från intervjuerna har vi förstått att relationen mellan två människor kan påverka kvaliteten av kommunikationen individerna sinsemellan. Undanhållande av information sker frekvent inom byggprojekt och sker helt enkelt med anledning av att kommunikationsparterna inte tycker om varandra. Alltså är det den retrospektiva egenskapen från Weicks teori om meningsskapande som kan vara en förklaring till detta. Edman & Lunde (2014) hävdar att det finns en kompetensbrist gällande samarbete och koordinering i byggbranschen; detta kan ses som en anledning till detta problem. Byggprojektledarna menar att existerande personliga konflikter som inte tas tag i och löses av konfliktparterna kan ge upphov till denna problembild genom att parterna undanhåller information från varandra, eller andra, som kan vara avgörande för projektets fortskridande. Individen kan även bestämma sig för att undanhålla information till någon annan som den inte tycker om, oaktat om det finns en konflikt eller inte. Den mänskliga faktorns negativa inflytande på kommunikationsfronten dyker återigen upp här och understryker igen den stora grad till vilken kommunikationsbrister hänför sig till individens inställning och karaktär.
7.3. Kommunikationsbrister
- Personliga relationer
Under analysen uppstår känslan att den här typen av kommunikationsbrist har en gemensam nämnare som undertemat undanhållande av information (se avsnitt 7.2.). En dålig personlig relation mellan individer skadar kommunikationens kvalitet och effektivitet. Detta kopplar vi till Weicks (1995) meningsskapandeteori; personens identitet och den sociala miljön som den befinner sig i kan ha en negativ eller positiv påverkan på kommunikationen. Vi har kommit fram till att personliga problem två individer sinsemellan kan medföra stor skada för ett projekt, och att det bör elimineras för att säkerställa effektiv kommunikation under ett byggprojekt.
- Det stora antalet digitala verktyg
Denna kommunikationsbrist baserar sig på de verktyg som används för b.la. ritningar, visualiseringar, och bygghandlingar. Byggbranschen har konstaterats vara konservativ enligt Edman och Lunde (2014) gällande digitalisering, och det har visat sig att byggbranschen har samma inställning avseende uppdatering av de digitala verktygen som redan implementerats. Problemen med dessa digitala verktyg är att de inte uppdateras jämsides övrig teknologi som används i andra branscher, och även att olika företag kan ha olika digitala verktyg vars filer inte är kompatibla med varandra även om verktygen uppfyller samma syfte. Detta har medfört ett problem för byggprojektledarna genom att dessa handskas med ett större antal digitala verktyg som inte uppdateras i jämn takt. Ett alternativ skulle vara att byggföretagen sinsemellan kommer till en gemensam överenskommelse gällande vilka verktyg som ska användas för att kommunikationen ska effektiviseras.
- Konflikträdsla
Individens rädsla för att starta konflikt, konfrontera någon samt ge och ta kritik är en bidragande faktor till ineffektiv kommunikation. Det kan röra sig om allt från att individer inte vill starta en konversation där de behöver uttrycka sitt missnöje med t.ex. en kollega, till att de inte vågar påpeka för någon annan att denne gjort något fel av rädslan för att det kan skapa en konflikt. Vi kopplar denna brist till Weicks teori om meningsskapande där vi tycker att människans sociala miljöer, förflutna och identitet bidrar till konflikträdsla.
En mer öppen kommunikation mellan kollegorna i ett byggprojekt uppskattas av byggprojektledare och projektchefer samt påstås av tidigare forskning kunna minska risken för ett antal problematiska faktorer i ett byggprojekt. Bland annat kan risken för skapandet av större personliga problem, missuppfattningar, misstag och misslyckade projekt minskas avsevärt om individerna vågar uttrycka sina åsikter och inte är rädda för de tänkta konsekvenserna av en öppen dialog. Bland våra intervjuobjekt uppmuntrade samtliga projektledare till att problem mellan individer tas upp och handskas med så tidigt som möjligt för att minska riskerna för skada till byggprojektet.
7.4. Effektiviseringsåtgärder
- Ökad transparens
De individer som är inblandade i byggprojekt skulle ha en större förståelse för projektet vid ökad transparens hos kommunicerad information (Lenard & Eckersley, 1997). Innehavandet
av en helhetsbild och förståelsen för ett projekts mål skulle leda till att den anställde kommunicerar mer effektivt, och förstår hur den ska tillhandahålla rätt information till rätt personer. Kopplat till meningsskapande teorin och slutsatserna från en tidigare studie kan ökad transparens komma vara en bidragande faktor till att medarbetare skapar mening av en situation eller händelse kollektivt (Norling & Pettersson, 2016). Denna åtgärd skulle även underlätta för individer vid upptäckandet av problem och misstag, eftersom ökad transparens skulle ge anställda tillgång till en större del av information vilket i sin tur leder till en ökad känsla av delaktighet i och ansvar för projektet.
- Standardisera en tidig kommunikationsplan
Att standardisera upprättandet av en kommunikationsplan i byggprojektets tidiga skede är en god åtgärd för maximerad kommunikationseffektivitet. Barret (1995) trycker på vikten av den tid som läggs på förberedelser inför ett projekt. Fördelen med en utförlig kommunikationsplan och dess tidiga upprättande är att alla inblandade vid start har en plan att följa och ett hum om hur ledningen vill att kommunikationen ska ske för projektet i fråga.
Enligt Mathisen & Dietrichson, (2013) kan förberedelser påverka individers tolkning.
I en kommunikationsplan kan därmed åtgärder för olika situationer presenteras och vara vägledande för medarbetarna att anpassa sina sätt att kommunicera inför exempelvis en kris. Sammantaget utgör fördelen av en kommunikationsplan att det är just en plan att efterfölja som leder till ökad tid- och resurseffektivisering av kommunikationen under ett byggprojekts genomförande.
- Erbjuda kommunikationskurser
I effektiviseringssyfte bör någon form av utbildning eller kurser erbjudas inom bolaget för de personer som är inblandade i projektkommunikation. I sådana kurser eller utbildning kan de vanligaste och mest återkommande problemen i kommunikation behandlas. Vi menar att individen kommer hantera kommunikationen på ett effektivare sätt för att undvika problem, samt ha en förberedelse för hur den ska agera ifall något problem dyker upp.
Detta resonemang stöds av Nutt (1998) som säger att det krävs mer förberedelser i planeringsfasen. Liknande argument kommer från Brown (2011) som säger att ökad nedlagt arbete i kommunikationsplanering i tidigt skede effektiviserar kommunikationen. Detta styrks även av meningsskapande teorin där den hävdar att individens vistelse i sociala miljöer gör att personer anpassar sitt uppförande efter den omgivning den har befunnit sig i.
- Team-bonding inför ett projekt
Team-bonding, workshops och övningar där medarbetarna får lära känna varandra och bygga relationer anser vi att det är en effektiviseringåtgärd som kan ha positiv inflytande på kommunikationen i byggprojekt. Norling och Pettersson (2016) hävdar att de identifierade hur ett företags medarbetare skapade mening för en händelse kollektivt. Enligt meningsskapande teorin är ens sociala omgivning en faktor till hur individen skapar mening av en händelse vilket leder till att individerna ökar förståelse för varandra.
8. Slutsats
Syftet med detta arbete var att undersöka projektledarens uppfattning av, och roll i, kommunikationen i de projekt de leder inom byggbranschen. Med hjälp av den data som samlades in från våra intervjuer med intervjuobjekten breddades vår inblick i de mest förekommande kommunikationsproblemen, och eventuella lösningar till dessa problem. De lösningar som föreslagits av intervjuobjekten har i detta arbete benämnts effektiviseringsåtgärder (se avsnitt 6.4. och 7.4.), eftersom de främst syftar till att avlasta byggprojektledaren i kommunikationshänseende. Detta skulle dels frigöra tid för projektledaren, dels innebära minskad slöseri av projektets resurser på grund av kommunikationsbrister. De föreslagna effektivitetsåtgärderna är dock i sin tur inte utan hinder.
Det som ansetts utgöra den största problembilden i kommunikationen har varit den s.k. mänskliga faktorn. De effektiviseringsåtgärder som föreslagits för att mildra den skadliga effekten av denna problembild har varit flera. Den första effektiviseringsåtgärden vi har kommit fram till vara påkallad är ökad transparens i kommunikationen. Under ett byggprojekt ska det vara så tydligt som möjligt vad ändamålet och planen vid varje kommunikationstillfälle är; på så sätt minskar risken för missförstånd samtidigt som den mänskliga faktorns potentiella skadefaktor minskas. Detta avlastar även projektledaren som hela tiden har att kontrollera att alla mottagit rätt information. Det har även ansetts viktigt att avsändare av information anpassar sitt kommunikationssätt till mottagaren efter dennes kunskap och erfarenhet, för att säkra att mottagaren har förstått informationen. Ett sådant tillvägagångssätt kan inges hos de anställda genom utbildningstillfällen och standardiserandet av en tidig kommunikationsplan.
En sådan omställning hos ett företag är dock för det första tids- och resurskrävande, och för det andra kräver det en stark organisatorisk förmåga inom bolaget. Effektiviseringsåtgärder i form av utbildningstillfällen om t.ex. kommunikationsstrategier och Team-bonding utgör en självklar ekonomisk belastning för ett företag, särskilt om dessa utbildningar skall kunna ge ett resultat som “personanpassad” kommunikation. En sådan utbildning kräver dessutom uppföljning och kontinuitet i samband med organisatoriska omstruktureringar, vilket innebär att det utgör en långsiktig investering för företaget. Beroende på bolagsledningens vilja att göra en sådan investering, även om den långsiktigt skulle vara gynnsamt i kommunikationshänseende och därmed resurseffektiv, kan implementeringen av en sådan åtgärd vara svåruppnådd. Det handlar sålunda om prioriteringar hos företagen, vilket medför att bolagets storlek och ekonomiska kapacitet kan inverka på fattandet av beslut om sådan implementering.
Ur ett bolagsledningsperspektiv kan dock ökad transparens snarare ses som en riskfylld åtgärd oaktat dess karaktär som effektiviseringsåtgärd. Fördelningen av information bland ett företags anställda, inklusive de delaktiga i ett byggprojekt, måste ske på en behovsbasis. En individ ska alltså få den information som den behöver för att kunna genomföra sina arbetsuppgifter på ett effektivt och gediget sätt. Samtidigt bör effektiviteten i tillhandahållandet av känslig information, såsom know-how eller kanske till och med företagshemligheter, vägas mot den risk som spridningen av ett företags information till dess anställda innebär. Konsekvenserna av
att känslig information kommer en konkurrent till handa, antingen genom den anställdes brott mot den arbetsrättsliga lojalitetsplikten eller genom att den påbörjar ny anställning hos ett konkurrerande bolag, kan vara förödande i konkurrenshänseende. Det finns sålunda skäl för ett företag att vara försiktig med vilken information som delas ut till de inblandade i ett byggprojekt, särskilt eftersom konkurrensklausuler enbart får inkorporeras i anställningsavtal tillhörande “nyckelpersoner” i ett företag.
De individer som hade gynnats av ökad transparens i kommunikationen och ökad insyn i ett byggprojekts mål och tillvägagångssätt hade varit de projektanställda som utför det dagliga arbetet i ett projekt samt byggprojektledaren, medan bolagsledningen sannolikt önskar begränsad insyn för de anställda i projektets detaljer. Det kan sålunda föreligga konflikterande intressen även inom ett bolag kring vilken information som ska göras tillgänglig för olika anställda. Även underleverantörer och externa aktörer som anlitas för särskilda projekt kan omfattas av en sådan intressekonflikt. Även om ökad transparens skulle kunna leda till effektivisering i projektets framskridande och öka chanserna för ett lyckat projekt, vilket är en byggprojektledares främsta mål, skulle det kunna stå i strid med ett bolags fortlevnad vilket är en bolagslednings målsättning.
Under den datainsamling som skedde genom intervjuer med diverse byggprojektledare identifierades även ett antal återkommande problem och kommunikationsbrister; till dessa angav dock intervjuobjekten inte några särskilda effektiviseringsåtgärder. I avsnitt 7.3. behandlas särskilt det stora antal digitala verktyg som byggprojektledare har att handskas med och hålla kolla på under ett projekt. Projektledaren har att anpassa sig till det digitala verktyget kommunikations- eller samarbetspartnern använder under projektet, och eftersom dessa kan variera från aktör till aktör, så blir det många verktyg att hålla koll på. En lösning som vi självständigt har kunnat identifiera har varit att byggbranschens aktörer sinsemellan kommer överens om vilka digitala verktyg som normalt bör användas för varje syfte. En anledning varför intervjuobjekten inte föreslagit en sådan åtgärd kan vara att den helt enkelt är för ambitiös. En sådan överenskommelse skulle för det första behöva träffas bland en stor mängd aktörer, som alla har ett egenintresse och en benägenhet att hålla kvar vid sina egna rutiner och system. En omställning av vilka digitala verktyg som används av ett företag är i sig resurs- och tidskrävande, för att inte tala om den tid och arbetsinsats som en överenskommelse branschaktörerna sinsemellan skulle innebära. En sådan överenskommelse förutsätter även att parterna uppnår en kompromiss mellan varandra, vilket inte är ett självklart utfall även efter gediget arbete mot en överenskommelse. Det rör sig trots allt om privata aktörer med vinstintressen som konkurrerar mot varandra inom samma bransch.
Samtidigt bör beaktas storleken på de företag inom branschen och deras ekonomiska kapacitet till att anpassa sig till de största företagens arbetssätt. De företag som står för den större ekonomiska bördan vid en sådan överenskommelse skulle vara de mindre företagen, som trots allt skulle bli tvungna att ge vika för de större företagens vilja avseende vilka digitala verktyg som är att föredra. Ett mindre byggföretag kanske inte har användning av alla funktioner av ett dyrare, mer avancerat digitalt verktyg, pga. exempelvis nischad verksamhet, medan ett större
Av det ovan anförda kan därför dras två slutsatser: 1) byggprojektledarperspektivet genomsyrar de föreslagna effektiviseringsåtgärderna, samt 2) alla lösningar lämpar sig inte nödvändigtvis till att vara effektiviseringsåtgärder. Även effektiviseringsåtgärder som föreslagits av byggprojektledarna som genomförbara och nödvändiga möts i sin tur av hinder som kan hänföra sig till viljan att spara resurser hos byggföretagen. Byggprojektledarperspektivet utgår från projektledarrollen, och de föreslagna effektiviseringsåtgärderna syftar till att motverka problembilder som uppstår i deras dagliga arbete. Samtidigt kan det finnas skäl hos övriga aktörer, såväl inom branschen som i bolagshierarkin, som talar emot de föreslagna effektiviseringsåtgärderna. Detta beror helt enkelt på att andra aktörer på byggbranschen har motstående intressen, medan överordnade organ inom bolagshierarkin kan identifiera risker i de föreslagna åtgärderna eller gör andra prioriteringsavvägningar. Denna omständighet skulle kunna utgöra grund för vidare forskning inom ämnesområdet.
Som nämnts inledningsvis i detta arbete är kommunikation ett hett ämne inom byggbranschen idag, och önskan att spara på tid och resurser genom kommunikationseffektivisering är stor bland aktörerna på branschen. Det finns utrymme, som visats genom tidigare argumentation i detta arbete, för vidare forskning inom ökad digitalisering av kommunikation samt hur branschaktörernas användning av digitala verktyg påverkar resurseffektiviteten i byggprojekt. Särskilt bör undersökas viljan bland projektanställda och byggprojektledare respektive olika byggföretags bolagsledningars vilja att nå konsensus kring de digitala verktyg som används inom branschen idag. Även valet av kommunikationssätt, exv. digital kommunikation genom Skype, Zoom m.m., som har mindre miljöpåverkan än klassisk fysisk inställelse till möten, kan vara viktigt att undersöka ur ett hållbarhetsperspektiv. Det finns vidare utrymme att forska kring Covid-19 pandemins effekt på olika branschaktörers benägenhet att använda dessa digitala kommunikationsverktyg i det dagliga arbetet.
Likt övriga områden i den privata sfären motiveras aktörer inom byggbranschen främst av vinstintresse och resurseffektivitet; alla lösningar på alla problembilder som kan uppstå i ett byggprojekt bör således vara resurseffektiva för att anses genomförbara. Vidare forskning inom