INOM
EXAMENSARBETE SAMHÄLLSBYGGNAD,
AVANCERAD NIVÅ, 30 HP STOCKHOLM SVERIGE 2021,
Kommunikation och
resurseffektivisering i byggprojekt ur ett byggprojektledarperspektiv
BALA SADIK FAQÉ
SANAR ELIAS ALNAJJAR
KTH
Master of Science Thesis
Title
Author (S) Department TRITA number Supervisor Keywords
Communication and Resource Efficiency in Construction Projects, from a Project Manager Viewpoint
Bala Sadik Faqé & Sanar Elias Alnajjar
Department of Real Estate and Construction Management TRITA-ABE-MBT-21357
Daniella Troje
Communication, Construction project manager, Construction companies & Efficiency measures
Abstract
Construction projects are long, expensive, resource-intensive and involve a large number of people cooperating towards a common goal. Construction projects, like other types of projects that involve a larger number of people, depend on well-functioning communication, especially when a lot of money and time is at stake. Construction project managers spend the greater majority of their working time communicating and acting as the spider in the web to ensure that the right information is conveyed to the right individuals and that everyone involved knows what their tasks are during a project.
The purpose was to investigate the project manager's role in, and perception of, communication within a construction project. We examined the construction project managers' perspectives on what the main communication problems are in construction projects and what solutions are available.
A literature study on general communication also on communication in projects and construction projects was conducted. 15 construction project managers were interviewed in a series of semi-structured interviews. The choice of this type of interview is based on the large amount of data that can be collected but it also increases the opportunity to attain more spontaneous and personal views.
The conclusions for increasing communication efficiency in construction projects are to increase transparency in construction projects as it is considered that it should be clear to those involved what the purpose and plan is at each communication opportunity. This increased transparency reduces the risk of misunderstandings and reduces the contribution of the human factor to harm; which include misinterpretation and misinformation. To minimize the negative impact of the human factor on communication, it is profitable in the long term for construction companies to offer courses and training in communication and to create a communication plan at an early stage before each project. The number of digital tools used should be limited and standardized to a tool that the leading construction companies agree to use; to streamline communication.
Acknowledgement
This master thesis was conducted in the Real Estate and Construction management and the Degree Program in Civil Engineering and Urban Management at the Royal Institute of Technology.
We want to thank Daniella Troje for the enormous support, guidance, response and availability throughout the work process. Furthermore, we want to say thanks to the respondents for their participation in the interviews, which made it possible to conduct this paper.
Stockholm, 2021-05-19
Bala Sadik Faqé & Sanar Elias Alnajjar
Examensarbete
Titel
Författare Institution TRITA nummer Handledare Nyckelord
Kommunikation och resurseffektivisering i byggprojekt ur ett byggprojektledarperspektiv
Bala Sadik Faqé & Sanar Elias Alnajjar Institutionen för Fastigheter och Byggande TRITA-ABE-MBT-21357
Daniella Troje
Kommunikation, Byggprojektledare, Byggföretag & Effektiviseringsåtgärder
Sammanfattning
Byggprojekt är långa, dyra, resurskrävande och involverar ett stort antal människor som tillsammans jobbar mot ett gemensamt mål. Byggprojekt, likt andra typer av projekt som involverar ett större antal människor är beroende av en välfungerande kommunikation, framför allt när mycket pengar och tid står på spel. Byggprojektledare spenderar den större majoriteten av arbetstiden på att kommunicera och agera spindeln i nätet för att säkerställa att rätt information förmedlas till rätt individer och att alla som är involverade vet vad som är deras uppgifter under ett projekt.
Syfte var att undersöka projektledarens roll i, och uppfattning av, kommunikationen inom ett byggprojekt. Vi undersökte byggprojektledarnas perspektiv om vad de främsta kommunikationsproblemen är i byggprojekt och vilka lösningar som är tillgängliga.
En litteraturstudie inom kommunikationen i allmänhet men även i projekt och byggprojekt genomfördes. 15 byggprojektledare intervjuades i en rad semistrukturerade intervjuer. Valet av denna typ av intervjuer är baserade på den stora mängd data som kan samlas genom det men även öka chansen till att samla in mer spontana och personliga synpunkter.
Slutsatserna för att effektivisera kommunikationen i byggprojekt är att öka transparensen i byggprojekt då det anses att det ska var tydligt för de involverade vad ändamålet och planen är vid varje kommunikationstillfälle. Denna ökade transparens minskar risken för missförstånd och den mänskliga faktorns bidragande till skador minskas; vilka är bland annat misstolkning och felaktig informering. För att minimera den mänskliga faktorns negativa påverkan på kommunikationen är det lönsamt på lång sikt för byggföretagen att erbjuda kurser och utbildning inom kommunikation samt att skapa en kommunikationsplan i ett tidigt skede inför varje projekt. De antalet digitala verktyg som används borde begränsas och standardiseras till ett verktyg som de ledande byggföretagen kommer överens om att använda; för att effektivisera kommunikationen.
Förord
Detta examensarbete utfördes i masterutbildningen Fastigheter & Byggande och civilingenjörsutbildningen Samhällsbyggnad på Kungliga Tekniska högskolan.
Vi vill tacka Daniella Troje för det enorma stöd och vägledning, respons och tillgänglighet genom arbetets gång. Vidare vill vi säga stort tack till alla respondenter för deras medverkan i våra intervjuer, som gjorde detta arbete möjligt att genomföra.
Stockholm, 2021-05-19
Bala Sadik Faqé & Sanar Elias Alnajjar
Innehållsförteckning
1. Introduktion 1
2. Syfte & frågeställning 2
2.1. Begränsningar 2
3. Litteraturstudie 3
3.1. Definitioner 3
3.2. Kommunikationens utveckling 4
3.3. Hur kommunikationen kan effektiviseras 6
3.4. Sammanfattning 6
4. Teoretisk Ramverk 8
4.1. Sensemaking 8
4.2. Sju egenskaper för meningsskapande 8
5. Metod 10
5.1. Metodval 10
5.2. Tematisk analys av data 11
5.3. Exempel på analys av data 12
5.4. Sammanfattning av intervjuguide 13
6. Resultat 15
6.1 Kommunikationssätt 16
6.2. Återkommande problem 17
6.3. Kommunikationsbrister 19
6.4. Effektiviseringsåtgärder 21
7. Analys 24
7.1. Kommunikationssätten i byggprojekt 24
7.2. Återkommande problem 25
7.3. Kommunikationsbrister 26
7.4. Effektiviseringsåtgärder 26
8. Slutsats 28
9. Källförteckning 31
1. Introduktion
Byggprojekt är oftast dyra, långvariga åtaganden som engagerar flera aktörer, i form av såväl företag som konsulter, under en längre period i ett gemensamt projekt. Till följd av arbetets struktur, som ofta kräver en hög grad av organisation och samarbete mellan de inblandade i projektet, så är förseningar och utdragningar av projekttiden normen snarare än undantaget.
Detta är givetvis resurskrävande, såväl för beställaren som för entreprenören, varför olika angreppssätt hela tiden utvecklas för att resurseffektivisera byggprojekt. Det är mot bakgrund av denna vilja att spara resurser och tid som kommunikation blivit ett högaktuellt ämne inom projektledningskretsar. Det är främst byggprojektledaren som ansvarar för att ett projekt slutförs inom avtalad tid, och trots den ständiga utvecklingen av kommunikationsstrategier så är kommunikationsbrister fortfarande den största bidragande faktorn till olika problem som uppstår inom byggprojekt (Rajkumar, 2010).
Det valda ämnet för denna uppsats är kommunikations- och resurseffektivisering i byggprojekt ur ett byggprojektledarperspektiv. Arbetet utforskar sambandet mellan effektiv kommunikation och resurseffektivitet, samt vilken roll byggprojektledaren spelar i sammanhanget. För att genomföra arbetet har 15 byggprojektledare från de största byggföretagen i Sverige intervjuats. Deras syn på kommunikationsstrategier inom byggprojekt samt de existerande problembilderna utgör grunden för dels de effektiviseringsåtgärder som de föreslår, dels vår självständiga analys av den insamlade datan och de slutsatser som kan dras från denna. Anledningen till varför just byggprojektledare valdes som subjektgrupp är att det är de som hålls ytterst ansvariga för projektet (se ovan).
Att kommunikation är en viktig faktor som bidrar till ett byggprojekts framgång är ett vedertaget faktum inom byggbranschen. Bland annat har det fastställts i forskning att de mest förekommande problemen inom byggprojekt, upp till 95%, kan härledas till kommunikationsbrister (Hoezen et al. 2006; Dow; 2008 Baker, 2007). Vidare exempel är Jacobsen och Thorsvik (1995), som i sin forskning har lyft vikten av kommunikation genom att konstatera att “så länge det finns människor i en organisation och dessa människor är i behov av koordinering av deras aktiviteter, kommer det finnas behov av kommunikation.” Även Ramsing (2009) har uttryckt att kommunikationsförbättring, genom bland annat effektivisering, resulterar i en ökning av företagets produktivitet utan ytterligare investeringsbehov.
Trots att det finns gedigen forskning på ämnesområdet som explorerar sambandet mellan kommunikation och resurseffektivitet så har ämnet inte förlorat sin relevans. Som nämnts ovan finns det behov av kommunikation var än mellanmänskliga relationer finns; och var än ett kommunikationsbehov finns, finns även ett förbättringsbehov. Samtidigt har mängden kommunikationsformer ökat dramatiskt på senare år, till stor del till följd av den ständiga tekniska utvecklingen. Idag finns fler möjligheter till digital kommunikation via telefon, mejl, internet och sociala medier, vilket också har fått genomslag i byggbranschen (Munoz, 2018).
Detta faktum, kombinerat med byggsektorns ständiga strävan efter resurseffektivisering, utgör anledningen bakom vårt ämnesval.
2. Syfte & frågeställning
Uppsatsens syfte är att undersöka projektledarens roll i, och uppfattning av, kommunikationen inom ett byggprojekt. Arbetet centrerar kring följande frågor som ställs för att uppfylla detta syfte.
Ur perspektivet av en projektledare inom byggbranschen:
- Vilka är de främsta kommunikationsproblemen?
- Vilka tillgängliga lösningar finns det på problemen?
2.1. Begränsningar
I syfte att framställa ett mer preciserat resultat ska samtliga svar som projektledarna bidrar med avse en gemensam fas under ett byggprojekt; vi har valt att begränsa det till byggprocessen.
Projektledare som är ansvariga för andra faser i ett byggprojekt eller inte har erfarenhet inom byggprojektledning under en byggfas kommer inte att intervjuas. Resultatet omfångar därmed enbart byggfasen.
3. Litteraturstudie
I litteraturstudien behandlas tidigare forskning inom ämnet samtidigt som centrala argument för respektive forskningsarbete tas upp. Dessa tidigare forskningsarbeten har i sin tur avhandlat kommunikationen i byggprojekt samt kommunikationsstrategier i andra projekttyper i diverse övriga industrier.
3.1. Definitioner
Nedan följer definitioner på fyra relevanta termer. Termerna används återkommande, såväl i den tidigare forskningen på området som i denna uppsats.
- Kommunikation
“Kommunikation definieras som processen att förstå och dela mening”. Ordet kommunikation härstammar ifrån det latinska ordet communicare som betyder att dela eller att göra gemensam (Pearson & Nelson, 2000). Kommunikation är definierad som sändning och mottagning av information, vilket betyder att det består av en gemensam förståelse mellan två eller flera individer (Nangoli & Ahimbisibwe, 2012).
- Projektkommunikation
Forskare definierar projektkommunikation på ett mer eller mindre samstämmigt sätt.
Nangoli och Ahimbisibwe (2012) definierar projektkommunikation som skickandet och tagandet emot av information för att skapa ordning och samspel bland de inblandade aktörerna i ett projekt. Ramsing (2009) uttrycker att projektkommunikation täcker all sorts kommunikation som pågår under ett projekt; från kommunikationen inom en organisation, till kommunikation med externa aktörerna såsom leverantörer och konsulter. Figur 1 representerar den kommunikationen som sker mellan människor i ett projekt.
Figur 1: Mellanmänsklig kommunikation i ett projekt. Inspirerats från (Ramsing, 2009 s.
347)
- Aktörer
Aktörer är de individer, grupper eller organisationer som kan påverka ett visst projekt eller är påverkade av projektet och dess resultat (Freeman, 1994). Detta inkluderar samhället och de personer som bor i området där projektet pågår. Lokalbor kan bli påverkade av själva projektet när den är pågående, samt även av projektets utfall.
- Byggprojektledare
Den aktör som har ansvar för planeringen och genomförandet av ett projekt. Innehavare av skyldigheten att leverera projektet enligt överenskommelse med beställaren (Shahabi, 2012). Projektledaren har det huvudsakliga ansvaret för projektets budget, tidslinje, kvalitet, kommunikation och riskhantering (Down, 2008).
3.2. Kommunikationens utveckling
Munoz (2018) konstaterar att kommunikation ständigt utvecklas och att nya former av kommunikation har framtagits för att öka effektiviteten. Kommunikation har utvecklats från kroppsspråk till ett gemensamt språk och senare ett alfabet som möjliggjort för människan att kommunicera i skrift. Senare har internet, nya former av teknologi, sociala medier och pågående digitalisering av världen varit en faktor till att kommunikationskanalerna idag är mer diverse och tillvägagångssätten är fler (ibid).
I tidigare forskning har en icke-välhanterad kommunikation bedömts vara orsaken till mängder av negativa konsekvenser som kan uppstå för ett byggprojekt. Ramsing (2009) hävdar att effektivisering av kommunikationen inom ett projekt höjer organisationens produktivitet utan att behov av ytterligare kapitalinvestering uppstår; effektiva och lyckade byggprojekt är nämligen beroende av en lyckad intern och extern kommunikation. Exempelvis behöver en
projektledare effektiva kanaler för kommunikation med och för påverkandet av en extern aktör såsom en organisation som projektledaren inte har något mandat eller bestämmanderätt över.
För sådana situationer krävs en intensiv kommunikationsprocess, och ju mer effektiv den är desto bättre för projektet (ibid).
Hoezen et al. (2006) delar idéen om orsaken bakom majoriteten av problem inom ett projekt och konstaterar att det inom byggprojekt oftast är kommunikation som är misslyckandefaktorn.
Samtidigt uttrycks att effektiva och lyckade projekt har implementerat en kommunikationsstrategi som är stark och följs gediget genom att sättet kommunikationen sker lyder enligt den på förhand bestämda strategin.
Jacobsen & Thorsvik (1995) uttrycker vidare att för att kunna styra en modern organisation är det viktigt att ha med en god kommunikationsstrategi. När de inblandade individerna bygger en tydlig uppfattning för ändamålet och har samma fokus följer en ökad motivation och ett starkare samarbete inom projektgruppen. För att säkerställa motivation och arrangera gruppen mot samma mål behöver den kommunicerade informationen sändas på ett tydligt och lättbegripligt sätt (Henningsson & Skagerlind, 2013). Även Lys (2015) sätter ett högt värde på effektiv kommunikation i projekt och hävdar att nyckeln för ett lyckad project är en bra kommunikationsstrategi och att en kommunikationsplan bör upprättas tidigt i projektet och följas noggrant. Detta ska i sin tur säkerställa ett lyckat projekt.
Internkommunikationen bland byggprojektgrupperna har ansetts vara i behov av förbättring och effektivisering sedan en tid tillbaka. Higgin & Joseph (1965) menar att förbättringar behövs i grupper som är inblandade i byggprojekt; 33 år senare har Thomas et al. (1998) uttryckt samma tanke och bedömt att det finns ett behov av förbättrad kommunikation projektgrupper sinsemellan. Kommunikationen mellan en projektledare och underentreprenörer är i behov av förbättring i syfte att minimera risken för ett misslyckad projekt (Franks, 1998). Även nu de senaste åren har det ansetts att kommunikationen i byggprojekt behöver effektiviseras. Winroth
& Granath (2018) föreslår i sitt forskningsarbete om samspelet mellan kommunikation och bygglogistik att framtida studier bör undersöka hur kommunikationen kan effektiviseras i byggprojekt.
Kwofie et al. (2020) delar samma uppfattning som ovanstående författare från år 1965, 1998 och 1999 och menar att byggprojekt består av en oerhör mängd information vilket leder till att resultatet från ett byggprojekt är till stor grad beroende av effektiviteten och standarden som kommunikationen håller. Alltså, alla förbättringar inom kommunikationen skulle leda till att projektet genomförs på ett mer lyckat sätt, vilket i sin tur levererar en produkt som håller en högre standard. Byggindustrin är konservativ när det kommer till såväl adopteringen av ny teknologi som nya kommunikationsformer. Den pressen som har lagts på byggindustrin är en följd av den stora tids- och kompetensbristen i branschen avseende samarbete och koordinering. Det är viktigt att överkomma dessa hinder och att uppnå en fläckfri kommunikationen inom byggindustrin, eftersom kommunikationen ses som nyckeln till lyckade projekt (Edman & Lunde, 2014).
Det finns mängder med kommunikationskanaler i ett byggprojekt, bl.a. kan nämnas möten, telefonsamtal, mail, textmeddelanden och till och med post-it lappar. Bland dessa pekas fysiska möten ut som den mest effektiva kommunikationsmetoden för byggprojekt. Anledningen är att personlig kontakt ökar förståelsen mellan avsändare och mottagare av information samtidigt som det minimerar risken för missuppfattningar och möjliggör klargöranden av det som kan missuppfattas i stunden (Bergkvist & Garney, 2009).
3.3. Hur kommunikationen kan effektiviseras
IT-lösningar, t.ex projektnätverk, anses vara en bra lösning på de problem som har negativ inverkan på kommunikation i byggprojekt idag. Nackdelarna med ökad implementering av avancerad teknologi är att det ställer krav på användarna att kontinuerligt uppdatera sina tekniska färdigheter för att lösningen ska vara användbar. (Bergkvist & Garney, 2009). Lenard
& Eckersley (1997) föreslår att ökad transparens i kommunikationen kan ha positiv inverkan på såväl chanserna för innovation som förbättringar inom tekniska lösningar.
Brown (2011) menar att nedlagd tid och arbete på kommunikation i ett projekts tidiga skede kommer att öka kvalitetet på den information som mottas av de involverade aktörerna i projektet, vilket i sin tur ökar chanserna för ett lyckat projekt. Denna tanke delar Nutt (1998)
& Barett (1995) som påstår att justeringar och förbättringar i kommunikation under förberedelsefasen utgör en misstagsreducerande faktor i ett projekt samtidigt som det kommer förhindra det hastiga fattandet av avgörande beslut. Nozhatzadeh & Saeed (2015) utvecklar detta genom att påstå att den mänskliga faktorn har en avgörande betydelse i sammanhanget.
Det måste finnas en vilja och motivation hos de inblandade människorna i projektet att uppnå en effektiv kommunikation, annars är åtgärderna värdelösa.
3.4. Sammanfattning
Som redogjorts för tidigare framställer tidigare forskning mängder med argument för existensen av en direkt relation mellan hanteringen av kommunikation inom ett projekt och projektresultatet. Alla författare av den forskning vi tagit avstamp i är överens om hur en välplanerad och fungerande kommunikation i ett projekt ökar chansen att projektet blir lyckat.
Det finns även tillräcklig grund i forskning för påståendet att en dålig kommunikationsstrategi negativt påverkar produktiviteten och resurseffektiviteten av ett projekt. Den största andelen av problem som kan drabba ett byggprojekt hänför sig till kommunikationsbrister; det vill säga att om ett projekts kommunikation effektiviseras kan den mest förekommande problembilden i byggprojekt förebyggas. En tydlig kommunikationsplan i projektets tidiga skede är en faktor som gör kommunikationen mer effektiv och ett framgångsrikt projekt med goda resultat.
De mänskliga kommunikationsformernas ständiga utveckling har lett till att nya, och mer effektiva, kommunikationstekniker och -strategier finns tillgängliga på marknaden.
Byggbranschen har dock inte ansetts alltför mottaglig till dessa nya utvecklingar, trots den på senare år påvisade effektiviteten av ökad digitalisering på kommunikationsfronten. Ytterligare implementering av digitaliserade kommunikationsformer skulle kunna ha stor positiv effekt på resurs- och tidseffektivitet i branschen, så länge kommunikationsstrategierna inte är
överambitiösa och överstiger den mänskliga förmågan att lära sig ny teknik parallellt med teknikutvecklingen.
Forskningsunderlaget som använts i litteraturstudien ger vidare uttryck för att en majoritet av projektledarens tid läggs på kommunikationsfrågor i ett byggprojekt, vilket underbygger uppsatsens frågeställning samt datainsamlingsmetod. Vi tolkar detta faktum som att byggprojektledare är de rätta personerna att intervjua för detta ämne, samt att det finns såväl utrymme för förbättring och effektivisering av kommunikationen i ett byggprojekt som gynnsamma effekter för byggindustrin av sådant.
4. Teoretisk Ramverk
4.1. Sensemaking
“Sensemaking”, eller meningsskapande som det kan översättas till på svenska, är en teori utvecklad av Karl Weick som utgör det teoretiska ramverket för den här uppsatsen. Weick (1995) menar att individen skapar en egen uppfattning för en händelse, en förklaring till hur den har uppkommit och även händelsens innebörd. Oftast är det en ny händelse som sker i en viss miljö där en uppfattning kan skapas från. Uppfattningen som uppstår är på individuell nivå, vilket betyder att samma händelse kan ha olika meningar hos olika individer.
Meningsskapandet sker under ett händelseförlopp som i sig är en kombination av sju olika egenskaper som behövs för att begripa själva händelseförloppet och vad den har för funktion (Harrysson & Lithner, 2015).
Mathisen Dietrichson (2013) använde meningsskapande i organisationer som ett ramverk för att förstå hur personal i en organisation skapar mening utav förberedelser för kriser. Slutsatsen i den forskningen blev att ett företags medarbetare skapar mening utifrån en händelse där personens ideologier och kultur har ett stort inflytande på meningsskapandet samt att förberedelser påverkar individers tolkning av en situation. Norling och Pettersson (2016) menar att de kunde identifiera hur ett företags medarbetare kunde skapa en kollektiv mening av en situation. Alltså hade dessa medarbetare samma typ av upplevelse genom deras samarbete med ett annat företag.
I detta arbete kommer denna teori att användas vid analysering av vårt resultat. Vi kommer att använda meningsskapande i organisationer som utgångspunkt i analyseringen av resultatet.
Teorin kommer att förhoppningsvis vara till stor hjälp i vår resa till att bättre förstå kommunikationen i byggprojekt och identifiera dess problem.
4.2. Sju egenskaper för meningsskapande
Följande sju egenskaper för meningsskapande presenteras i Weicks (1995) meningsskapandeteori. Dessa egenskaper är grunderna till hur meningsskapande sker hos människor. Egenskaperna kan därmed användas som de bakomliggande faktorerna till varför en individ skapar ett visst meningsskapande av en händelse.
● Identitet
Enligt Weick (1995) spelar en personens identitet en avgörande roll i meningsskapandet och socialisering och samverkan med andra individer leder till att individens karaktär ständigt omformas.
● Retrospektivt
Den retrospektiva egenskapen av meningsskapande syftar på människans skapande av mening till en tidigare händelse som i sin tur har en inverkan på omgivningen i nutid, alltså den tidpunkt där tillbakablicken sker.
● Uppbyggnad i sociala miljöer
Människans agerande är beroende av dennes omgivning. Sättet som en människa agerar i en situation kan sedan leda till meningsskapande i den situationen satt i en viss omgivning.
● Socialt
Denna egenskap framställer meningsskapandet som en följd av interaktion med andra människor i den satta omgivningen. Grundsatsen är att människan modererar sitt uppförande efter sin omgivning. Genom socialisering kan en person bygga en uppfattning och förståelse för den kretsen som personen vistas i.
● Pågående
Eftersom en människa konstant handskas med händelser som äger rum påstår Weick (1995) att meningsskapandet är ständigt pågående.
● Ledtrådar
Under en händelse letar individen efter ledtrådar för att kunna skapa mening från händelsen.
Kunskap om tidigare händelser som personen har varit med i kan användas som verktyg för att skapa mening från en nuvarande händelse, detta blir då personens ledtrådar.
● Rimlighet
Ledtrådarna som funnits och som individen använder för att sätta en händelse i en meningsfull kontext används återigen för att förklara händelsen på ett rimligt sätt.
Teorins egenskaper, innebörd och användningsområde pekar på att den är lämplig för detta arbete då den förklarar hur olika situationer och omständigheter leder till att mening kan skapas.
Även det faktum att en individ kan ha en egen tolkning och skapa en meningskontext för en händelse knyter an till detta arbetes centrala ämne; nämligen kommunikation.
5. Metod
5.1. Metodval
Arbetets syfte är att identifiera problemen med kommunikationen i byggprojekt och utröna lämpliga effektiviseringsåtgärder. De frågor som utreds är vilka de främsta problemen med kommunikationen i byggprojekt är samt vilka åtgärder som bör vidtas för ökad effektivisering ur ett byggprojektledarperspektiv. Metoden för datainsamlingen i detta arbete bestod av intervjuandet av 15 byggprojektledare som jobbar på 7 olika, välkända byggföretag i Sveriges.
Projektledarna jobbar för närvarande med eller har tidigare erfarenhet av byggprojektledning.
Semistrukturerade intervjuer är användbara för att möjliggöra insamlingen av en större mäng data än mer strukturerade intervjuer. Metoden tillåter öppenhet och ett större utrymme för projektledarna att prata och utveckla sina svar. Att tillåta intervjuobjekten öppenhet i ens svar möjliggör insamlingen av förutom en större datamängd, men även data som är brett och utförligt. Vi tycker att ge utrymme för mer utförliga svar från intervjuobjekten genererar fler perspektiv än vad vi hade kunnat få fram genom strukturerade intervjuer med begränsade frågor. Därmed anser vi att semistrukturerade intervjuer behövs för att samla in det data som behövs för att genomföra en tematisk analys, (se avsnitt 5.2).
Kvale (1996) menar att anledningen varför semistrukturerade intervjuer är lämpliga är
”öppenheten” i de mottagna svaren. Intervjumetoden bereder intervjuobjektet utrymme att vara mer öppen i sina svar. Semistrukturerade intervjuer anses vara den mest lämpliga datainsamlingsmetoden för undersökningar av denna typ. Intervjumetoden är vidare användbar när undersökningens syfte är ämnesfokuserat och intervjuobjekten handplockas eftersom dessa antas kunna bidra med betydelsefull data i form av synpunkter och erfarenhet för utförandet av en undersökning inom det valda ämnet (Hammarberg et al. 2006).
De till projektledarna ställda frågorna hänför sig till deras hantering av kommunikationen i de projekt som de har varit inblandade i och deras reflektioner över kommunikationen under projektet i sin helhet. Det är för detta arbetes syften också intressant att få inblick i hur projektledarna ser på dagens kommunikationsmodell, dess fördelar och nackdelar samt vilka förbättringar projektledarna tycker att kommunikationen ska genomgå för att uppnå effektivisering (Bergkvist & Garney, 2009).
Kvalitativ intervjuanalys som forskningsmetod har som mål att förstå vad informanten försöker uttrycka och den fakta som de bidrar med; notera att det förstnämnda kan vara mer svårtolkat än det sistnämnda (Kvale, 1996). McNamara (1999) föreslår att intervjumetoden passar till att få fram den intervjuades erfarenheter och gräva djupt i den information som intervjuobjektet sitter på. Likväl föreslår Hammarberg et al. (2016) att “kvalitativa metoder används för att få svar på frågor om erfarenhet, mening och perspektiv, oftast från den deltagandes synpunkt”.
Den valda metoden är sålunda i linje med arbetets syfte och användbart för att uppnå det önskade resultatet.
Vi fann byggprojektledarna genom utskickandet av intervjuförfrågningar till företagens HR- avdelningar vilka vidarebefordrade förfrågningarna till de personer som uppfyllde kriterierna för intervju. Intervjuerna var en timme långa under vilka byggprojektledarna bl.a. fick berätta om sin bakgrund, deras kommunikationsstrategier och hur de ser på problemen som uppstår i byggprojekt. Alla intervjuer skedde via videokommunikation förutom en intervju där vi blev inbjudna till kontoret. Huvudämnet i intervjuerna var kommunikation; byggprojektledarna bads identifiera kommunikationsproblem som de själva upplevt samt problemens underliggande faktorer. Utöver deras erfarenhet bads de tycka till om vilka faktorer som skapar kommunikationsproblem i byggprojekt samt hur dessa faktorer kan åtgärdas för att effektivisera kommunikationen. Från dessa intervjuer samlades det in, som förväntat, långa och utförliga svar. Möjligheterna var goda till att starta en diskussion om ämnet snarare än förbestämda frågor med begränsade svar. Resultatet har sedan analyserats med teorin meningsskapande i organisationer (se avsnitt 4).
Det är viktigt att påpeka att detta arbete skrivs under särskilda omständigheter nu när världen befinner sig i en pandemi. Detta påverkar inte bara vi studenters tillvägagångssätt och metod vid skrivandet av detta arbete, vilket i sin tur påverkats av vårt universitets skiftande till distansundervisning, utan pandemin har även medfört ett förändrat kommunikationssätt för intervjuobjekten och deras företag. Zoom, Teams och Skype; dessa tre olika applikationer som möjliggör videosamtal används av de allra flesta företagen i olika branscher under denna pandemi. Nuvarande omständigheterna har därför lett till att videosamtalsapplikationer såsom Zoom och Teams är ett hett samtalsämne, framförallt när huvudämnet var kommunikation under intervjuerna. Vi ponerar att den insamlade datan hade tagit en annan form i det fall dessa applikationer inte var så extremt aktuella vid uppsatsens skrivande.
5.2. Tematisk analys av data
En abduktiv tematisk analys användes allt eftersom det teoretiska ramverket som arbetet förhålla sig till bestämdes innan metoden valdes; därför kommer vi inte att utveckla någon ny teori eller bygga på en befintlig teori. Därutöver ansågs Weicks teori om meningsskapandet i organisationer vara lämplig för detta arbete, vilket även visade sig stämma. I analysen av den insamlade datan för denna rapport används tematisk analys som metod. Denna metod är allmänt använd för att analysera kvalitativ data; fördelarna med tematisk analys är att metoden kan producera en omfattande och detaljerad datamängd. Den tematiska analysen underlättar även möjligheten att identifiera gemensamma nämnare och olikheter bland datan (Braun & Clarke, 2006).
Enligt Braun och Clarke (2006) bör följande sex steg tas vid i en tematisk analys, vilket efterföljts i detta arbete.
- Steg 1: Bli bekant med din data
Vi fördjupade oss i den insamlade datan till punkten då vi kände oss bekväma och insåg att vi hade skapat förståelse för datans omfattning och dess innehåll; detta kan göras genom upprepad genomgång med den insamlad data. I detta arbetets fall gjordes detta genom transkribering av den mottagna verbala datan. Det är nödvändigt att forskaren gör egna noteringar kontinuerligt under den upprepade genomgången för att skriva ner sina tankar och ideér inför analysen.
- Steg 2: Generera inledande koder
Efter att ha läst igenom all data noggrant och kodat de mest intressanta och relevanta delarna, delades de upp i olika teman. På ett systematiskt sätt kunde den kodade datan organiseras under olika teman.
- Steg 3: Söka efter teman
När all data hade kodats och jämförts började vi identifiera kodernas gemensamma nämnare för att kunna skapa kluster av koder med samma tema. Det var viktigt att visualisera vårt tankesätt för att kunna placera koderna under lämpliga teman.
- Steg 4: Granskning av teman
Efter arbetet med gruppering av koder och formade teman i steg 3 genomfördes granskades sedan datan på två nivåer: tema-nivå och kod-nivå. Skälet för denna granskning är att bedöma huruvida ett särskilt tema verkligen är ett tema, och om det i så fall är relevant för arbetet eller om det finns tillräckliga data för stödjandet av en sådan slutsats.
- Steg 5: Definiera och namnge teman
Vi analyserade detaljerna av varje specifikt tema, definierade dessa och namngav sedan dem.
Vi försökte sedan förstå innebörden av analysen; detta steg utgör närmandet av stadiet då den tematiska kartan av insamlade data är fullvärdig. Detta innebär att när datan har kodats, koderna kopplats till teman, och dessa i sin tur är meningsfulla och relevanta för undersökningen kan det sista steget inledas.
- Steg 6: Färdigställa rapport
I detta skede genomfördes den slutgiltiga analysen och dragningen av slutsatsen. Denna analys återkopplades sedan till forskningsfrågan och den valda teorin. Det är även på detta vis en akademisk rapport produceras enligt Braun & Clarke (2006).
5.3. Exempel på analys av data
Den data som extraherats från datamängden, i vårt fall de genomförda intervjuerna, kodas enligt exemplet som visas i tabell 1. Denna analys görs genom utförandet av de sex stegen för tematisk analys (se avsnitt 5.1.). Den data som anses vara av vikt blir tilldelade koder; baserat på vad koderna har gemensamt sammanfogas de till ett kluster av koder som vidare bildar ett tema. Detta ska göras för hela datamängden som finns i arbetet, de intressanta citaten och data som tas från transkripten av genomförda intervjuer ska genomgå en tematisk analys.
Tabell 1: Exempel på analys av data
Dataextrakt Kodning Undertema Huvudtema
”... Just nu är det speciellt, med tanke på pandemin, det är väldigt mycket Skype med Trafikverket och Teams internet. Vi kommunicerar också via mejl och telefon, nu har vi inga andra möten än temas möten under dessa förhållanden. Men under normala förhållanden så försöker man se till att man träffas också då är det olika beroende på behov.
…”
Kommunikation via Teams, mejl och telefon.
personlig
kommunikation
Digitala
kommunikationsverktyg
fysiska möten
Kommunikationssätt
5.4. Sammanfattning av intervjuguide
Intervjuerna hölls i stort sett samma format som presenteras nedan; ändringar som skedde i formatet berodde helt enkelt på följdfrågor som dök upp och ansågs vara lämpliga att ställa baserat på responsen intervjuobjektet gav. Det finns fall då intervjuobjektet svarade med längre och mer djupgående svar, vilket ledde till att mer än en fråga samt följdfrågor besvarades.
Nedan presenteras en generell bild på hur intervjuerna gick till och vilka frågor som ställdes enligt den planerade ordningen.
Intervjuerna med projektledarna påbörjades med en enkel förklaring av vad som försöks åstadkommas med dessa intervjuer samt arbetet och dess syfte. Informanterna hade inte på förhand tillgång till eller vetskap om vilka frågor som ska ställas, vilket syftade till att generera rådata och aktivera en dialog istället för begränsade och alltför raka svar.
De inledande frågorna handlade om hur en vanlig arbetsdag såg ut för projektledarna och hur viktigt de ansåg det vara med kommunikation samt vilken tidsåtgång går till att kommunicera, oavsett om det är internt eller externt. Informanterna fick möjligheten att reflektera över hur många olika aktörer de var i kommunikation med under ett byggprojekt med efterföljande
anpassning av kommunikationsmetod eller former de har ansett vara nödvändigt att göra baserat på vem entreprenören och/eller individen de kommunicerade med var. Vidare ställdes frågor om hur de ser på relationen mellan ett byggprojekts kommunikation och projektets ekonomiska och tidsmässiga mål.
Det diskuterades problem som kan dyka upp i byggprojekt till följd av misstag eller annan kommunikationsbrist och projektledarna bads att komma med konkreta exempel på det. Även frågan om vilka kommunikativa problem som är mest återkommande ställdes. Detta följdes upp med frågor kring tillvägagångssättet vid lösandet av en kommunikativ problembild i ett projekt där kommunikationen inte anses vara effektiv, och vart de vänder sig för att få den hjälp eller stöd som behövs. För att säkra intervjuobjekt ens anonymitet och samtidigt underlätta för läsarna har de blivit tilldelade koder, se tabell 2.
Tabell 2: Kodnamn för projektledarna och deras företag
Företag Projektledare
A 1,2,3
B 1,2
C 1,2,3
D 1,2
E 1
F 1,2
G 1,2
6. Resultat
Efter att ha genomfört en tematisk analys på det datamaterial som samlats in från genomförda intervjuer har fyra huvudteman som har tre till fem underteman vardera identifierats. I detta avsnitt ska dessa huvudteman samt underteman förklaras i detalj. Figur 3 visar en visualisering av framtagna huvud- och underteman.
Figur 3: Huvud och underteman som är framtagna genom tillämpningen av tematisk analys på insamlade intervjudata.
6.1 Kommunikationssätt
Figur 4: Kommunikationssätt och dess underteman
Den stora mängd kommunikation som pågår under ett byggprojekt sker i grunden på två olika sätt, vilket i detta arbete är uppdelat i tre underteman. Detta är fysiska möten mellan individer eller genom någon form av digital verktyg. De digitala verktygen är sin tur uppdelade i två underteman..
- Digitala kommunikationsverktyg
Digitala kommunikationsverktyg syftar på de allra vanligaste kommunikationsverktygen som används av alla byggföretag vars byggprojektledare intervjuades, dessa är bl.a. telefonsamtal, mejl, SMS och videokommunikation via Zoom, Teams, Skype eller FaceTime. Teams är det som har ersatt den större dele av fysiska möten under Covid-19 pandemin och har visat sig vara väldigt välmottaget av användare inom byggbranschen. Intervjuobjekten är övertygade om att dessa verktyg kommer att användas i stor skala även efter pandemin.
”... Mycket mejl i kommunikation, teams och Skype. Sen fyller på med telefon och sms…” D2
”... Just nu under corona har det varit en omställning, det har varit digitala möten. Vilket jag tycker kan vara bra för att man sparar tid på att ta sig till olika möten…” C1
- Interna forum
Interna forum används för internkommunikation inom företaget, där bland annat viktiga handlingar kan uppladdade för de berörda att ha digital tillgång till. Bland de sju företagen på vilken de intervjuade 15 byggprojektledarna var anställda var det tre företag som hade egna, specialdesignade interna forum.
”... Ibinder där man håller alla handlingar uppdaterade. Internt på XX kör vi Yammer (Microsoft Produkt)...” A3
”... I projektet internt med mina projektörer så jobbar jag nog mycket mer med Teams…” F2
- Fysiska möten
Fysiska möten är det tredje undertemat som hänför sig till klassiska, fysiska möten som sker kontinuerligt, inte bara under byggprocessen, utan dagligen i alla byggföretag. Personliga möten har stor betydelse för intervjuobjektens arbete då det var det mest populära kommunikationssättet innan pandemins uppkomst. Denna omständighet har i sin tur vidare påverkan på resultatet som kommer presenteras vidare.
”... Men under normala förhållanden så försöker man se till att man träffas också då är det olika beroende på behov…” G1
”... Jag tror att det kommer ändras framöver då det kanske blir mer kommunikation och möten i form av teams och liknande. Det blir mindre resande för åka till möten, vi kommer definitivt tillbaka till fysiska möten men kanske inte i samma utsträckning…” A2
6.2. Återkommande problem
Figur 5: Återkommande problem och dess underteman
Det finns inga byggprojekt inom de större byggföretagen som inte har drabbats av kommunikationsproblem. Vissa av dessa problem har en sådan stor frekvens att byggprojektledarna räknar med att de kommer att dyka upp under alla projekt som genomförs.
- Otydlig informering
Otydlig informering är ett stort problem som återkommer väldigt ofta; denna problembild beror helt enkelt på den mänskliga faktorn som ibland uppstår av lathet genom att det inte läggs tillräckligt fokus på att informationen ska vara lättsmält och tillgänglig. Ämnesraden på mail anses stå för en stor portion otydligheter där ämnresubriceringen inte korrekt speglar information i mailet. Detta ses som ett problem då byggprojektledarna kan ta emot hundratals mejl per dag. Oftast går samma information till flera olika individer och aktörer i ett byggprojekt vilket är en anledning varför problemet uppstår. Emojis har blivit en bidragande
faktor till ökad oklarhet i kommunikationen; en emoji kan nämligen ha en avgörande roll i budskapets syfte som i sin tur överkomplicerar ett budskap.
”... Så upplevde jag att mejl var svårt och otydlig då det var fylld med emoijsar för vissa skriver med många emoijsar, det tycker dem att det är bra för att uttrycka känslor. Mitt sätt att skriva är väldigt kort, jag skriver det jag vill och håller mig till en fråga per mejl för att jag ska få svar på den frågan…” A1
”... Otydlighet. Ett exempel är att jag kan få i snitt 100 mejl på dag, man är otydlig i ämnes raden i mejlet…” B1
- Misstolkning av information
Misstolkning av information har den mänskliga faktorn som gemensam nämnare med otydlig informering, men bedöms vara en annan problemtyp. I dessa fall är det mottagaren som tolkar informationen som mottagits på fel sätt, vilket kan bero på koncentrations- eller kunskapsbrist.
Byggprojektledarna är eniga om att all information kan tolkas på olika sätt eftersom individer kan tolka ett och samma budskap på olika sätt.
”... Jag tror att största missförstånden är det här man missar innehåll, man missar vad folk frågar efter och man har inte samma sätt att kommunicera…” A1
”... För min del så tror jag att när man har jobbat så upplever jag att dem är individknutna, att det hänger mycket på hur man kommunicerar, och hur man tar in kommunikationen eller informationen, det finns inte ett sätt att prata eller skriva vilket blir att det blir olika språk fast man pratar samma språk…” A1
- Undanhållande av information
är en vanlig problembild som drabbar byggprojekt, och uppstår när individer inte meddelar vidare viktig information som bör vara prioriterat; detta leder till att samarbetet får motsatt effekt och kan göra projektet svårt lidande.
”... Det vanliga är när man inte talar om när saker går fel eller är påväg att gå fel. Att man undanhåller att man ligger efter i tidplanen och låtsas att allt går bra. Sen kan det bli försent då finns det inget att göra åt…” A2
”... Ett exempel är att entreprenörer planerar göra en sak och talar inte om det till oss. Innan de börjar utföra det då talar om det för oss att nu ska vi göra den delen. De kan ha glömt samordningen, när dem försöker sätter igång då går det inte för att de är beroende av något annat. Det händer så ofta. Man ser inte helheten, och man berättar inte öppet vad man har planerat…” A3
”... Rörläggaren kände att han inte fick de svarsfrekvensen han ville ha så han körde på, han körde upp sina rör och sket i om snickaren hann fram och göra vänt slang där. Det är inte så roligt att komma efteråt när man har såhär avloppsrör framför tex och ska montera nån vent
platta där och slangen ska komma fram. Det är exempel där rörläggaren kommer undan utan nån förlust men också utan nån vinst, alla andra förlorar så att alla ekvationer, han gör förlust så att alla blir arga på han…” C2
6.3. Kommunikationsbrister
Figur 6: Det stora antalet digitala verktyg och dess underteman
Kommunikationsbrister har valts som ett huvudtema eftersom diskussion kring det dök upp i varje intervju och byggprojektledarna hade mängder med åsikter om vad de tyckte var bristerna med kommunikation.
- Personliga relationer
Personliga relationer mellan individer som kommunicerar med varandra kan ha en positiv eller negativ påverkan på projektets kommunikation. Det har helt enkelt visats vara så att en tidigare dålig relation mellan två individer i ett projekt är skadlig för kommunikationen i sin helhet;
detta bedöms vara en brist som måste utrotas.
”... Sen har det med hur relationen har varit sen tidigare med exempelvis med
uppdragsledaren, har det varit en god stämning, en bra relation så upplever jag att svaren kommer väldigt snabbt, har man haft sämre stämning, dålig kommunikation då kan svaren dröja ett tag…” A1
”... Jag tycker att kommunikation och relation hör ihop, hur man kommunicerar och hur information förmedlas, att den förmedlas vidare till bygget…” C3
- Det stora antalet digitala verktyg
Det stora antalet digitala verktyg som används under en byggprocess har sina fördelar men ger även upphov till kommunikationsproblem. Byggprojektledarna handskas med ett stort antal digitala verktyg proportionerligt till projektets storlek; ju större aktörer är inblandade, desto större antal digitala verktyg. Det kan bli för mycket för byggprojektledarna att hålla koll på, speciellt när många företag har egna verktyg och alla verktyg hänger inte med i den teknologiska utvecklingen vilket kan skapa brister/felaktigheter i de handlingar som delas mellan aktörer och byggföretag. Att begränsa de digitala verktygen till ett färre antal,
gemensamma verktyg anses bör kunna underlätta kommunikationen samt ha en positiv inverkan på projektet och dess framgång.
”... Jag tror att vi har många olika val och kommunikationsvägar, det gör att man inte känner sig från projekt till projekt. Utan där man kommunicerar i share point, det andra i projekt portalen och det tredje via pdf. Det är olika system vi använder…” D1
”... En projektchef har att hantera ungefär 17 olika system, det är åtminstone 14 för många, det är allt från personal system till ekonomisystem…” D1
- Konflikträdsla
Konflikträdsla är en kommunikationsbrist som byggprojektledarna handskas med. Att inte våga konfrontera andra för deras misstag, avslöja sina misstag samt ge kritik eller sina synpunkter på diverse saker är inget något som ses positivt på av byggprojektledarna. Byggprojektledarna tycker att alla bör vara öppna med information som har med projektet att göra: misstag ska avslöjas omgående. Givandet av kritik och genomförda konfrontationer har visat sig ha positiv effekt på projektet i deras erfarenhet.
”... Konflikt hör till, det gäller att hantera det på rätt sätt. Ifall det inte uppstår konflikt då kan det vara att någon inte vågar säga eller ta upp det, för konflikt är en naturlig sak att det uppstår. Sen är frågan hur stor konflikten är, vi är olika individer för att man vill lösa olika faser på sitt sätt, oftast är lösningen en dialog med personen. Till 90% löser det sig med dialog…” B2
”... Jag tycker att den största risken är att man är rädd, att folk är rädda att klaga på fel personer eller att rädda för att prata. man ska säga till när man tycker att något fel, när man inte säger så kan det leda till att man inte presterar där man kan, jag tror det är största hotet mot kommunikationen att man är rädd för att säga fel saker. Konflikträdslan ska bort, man säger något för att den personen ska förbättras…” C2
”...Det kan finnas falsk stolthet, man vägrar att fråga om hjälp och försöker att lösa det själv…” G1
6.4. Effektiviseringsåtgärder
Figur 7: Effektiviseringsåtgärder och dess underteman
Ett större antal åtgärder föreslogs av intervjuobjekten som skulle syfta till ökad effektivitet i kommunikation i byggprojekt. Denna omständighet ledde till att detta huvudtema har ett större antal underteman. Dessa åtgärder ska enligt byggprojektledarna ha en positiv inverkan på byggprojekt särskilt och påstods vara nödvändiga förändringar.
- Ökad transparens
Ökad transparens i kommunikationen påstods behövas; med detta menades att kommunikationen ska vara mer transparent och så tydlig som möjligt. Denna åtgärd syftades leda till drastiskt minskande av otydligheter och misstag under projektets gång. En ökad transparens i byggprojekt kommer enligt intervjuobjekten minska de felen som uppstår på grund av den mänskliga faktorn, som är den faktor som orsakar störst skada i ett byggprojekts kommunikation. Transparens i kommunikationen kommer även leda till att individer erhåller ökad förståelse för projektet, blir medvetna om projektets helhet och inte endast det begränsade ansvarsområde som de har tilldelats.
”... Du kan driva ett projekt jättenogsamt och duktigt för dig själv, men om ingen runt dig förstår vart vi är påväg eller vad vi ska bygga då kommer du att misslyckas…” B1
”... Det händer så ofta, man ser inte helheten och man berättar inte öppet vad man har planerat…” E1
”... Åtgärden är att man uppmuntrar folk till att typ tala om för sina misstag alltså man måste förstå att det är viktigt att öppen med sånt, så att man inte gör om det senare…” C3
”... Vi lyckas omvandla projektmål så långt som möjligt så att är översättningsbart för varje person. Det här är inte alldeles lätt. Mål hanteringen är jätteviktigt för alla att förstå…” D1
- Standardisera en tidig kommunikationsplan
Att standardisera en tidig kommunikationsplan syftar på att det bör finnas en tydlig kommunikationsstrategi som tydliggjorts innan projektstart. I kommunikationsplanen finns det riktlinjer för vad, hur och vem individer ska kommunicera med och dessa tilldelas ansvar för en viss del av kommunikationen i ett byggprojekt. Det bör alltså standardiseras i branschen att en detaljerad kommunikationsplan upprättas i tidigt skede och efterföljs av teamet. En krisplan är också något som byggprojektledarna tog upp; en sådan plan ska visa åtgärder som kan vidtas ifall kommunikationen inte anses fungera, eller om projektet drabbas av någon form av kris.
”... Jag tycker att tidigt i uppdraget göra en plan hur det ska fördelas och kommuniceras.
Fundera igenom hur kommunikation ska spridas…” F2
”... I tidigt skede så ska man bestämma internt vad som blir kommunikationsbärare, så att man fastställer det, så det blir det som gäller. Också ha en organisations schema för hur det här kommunikations ska ske inom den organisationen, vem som ställer frågan till vem, både kommunikationsbärare för vad kommunikation avses och vem ställer frågan till vad…” B2
”... Jag tycker att tidigt i uppdraget göra en plan hur det ska fördelas och kommuniceras.
Fundera igenom hur kommunikation ska spridas. Viktigt att lägga tid på att hur spridning av ritningar, ser till att alla tar del av det och hur mötens strukturen ser ut…” D2
”... Det beror på situation men för förebygga, om det händer något så blir du ändå stressad, när jag brukar jobba med mina projekt så brukar jag sätta fram en krisplan, om något skiter sig vad ska man göra då? Vem ska du ringa? Hur ska du agera? Så brukar jag jobba med, det finns en så kallad telefonkedja vem ringer jag först, vem ringer jag efter osv…” B1
- Erbjuda kommunikationskurser
Att erbjuda någon form av utbildning eller kurser inom kommunikation är bland de åtgärder som anses vara viktigt för projektkommunikationen. Genom att erbjuda kurser inom kommunikation ökar sannolikheten att kommunikationen fungerar väl i ett projekt och individer kan bildas i hur kommunikation bör gå till i byggprojekt, där kommunikationen som sagt är den bland de viktigaste faktorerna för ett projekts lycka. Detta uttrycker såväl byggprojektledarna som forskare i tidigare studier (se avsnitt 3). Byggprojektledarna spenderar över 80% av sin arbetstid till att kommunicera med övriga aktörer i ett byggprojekt.
”... Jag tror inte att företagen har kommit ikapp med, med att hjälpa sina medarbetare med kommunikation. Kurser hur man ska kommunicera, kan faktiskt vara nyttigt…” G2
”... Det skulle hjälpa om folk hade nån sorts teoretisk kunskap om kommunikation, alltså om de typ hade någon kurs de har läst som handlar om kommunikation…” E1
- Team-bonding inför ett projekt
Team-bonding inför ett projekt gynnar projektet; byggprojektledarna menar på att lära kännandet av varandra genom lagövningar, workshops och liknande aktiviteter underlättar för de anställda att kommunicera med varandra senare under projektet. Det anses vara lättare att kommunicera med individer som man har lärt känna och har kommit nära än någon som en bara träffar under arbetstid i samband med ett viktigt projekt. Faktum är att individer som lyckas knyta någon form av vänskap eller förståelse för varandra underlättar kommunikationen i projektet, och det är mer lönsamt och mer effektivt att aktivera den processen i det allra tidigaste skedet i projektet än under projektets genomförandeperiod.
”... De fick förstärka med ytterligare resurser, fixade samverkansdagar där vi fick diskutera och lära känna varandra, bara för att förbättra den informella kommunikationen
sinsemellan. Det var extremt i det projektet men det hjälpte jättemycket…” A1
”... Jag tycker att det är bra med några träffar som tex workshop och aktiviteter vid projektstart för att skapa en bra miljö mellan medarbetarna…” F1
7. Analys
I detta kapitel ska forskningsfrågorna angående de främsta bristerna inom kommunikationen i byggprojekt och vilka lösningar det finns genom att applicera resultatet från intervjuerna, slutsatserna från tidigare studier och teorin om meningsskapande i organisationer. Vi påbörjar detta kapitel genom att analysera huvudteman och underteman som anses vara intressanta för detta arbete i samma struktur som presenterats i föregående kapitel.
7.1. Kommunikationssätten i byggprojekt - Digitala kommunikationsverktyg
Vid analysen av kommunikationsformerna som framkommit under datainsamlingen ser vi tydligt att byggsektorn under pandemin har behövt anpassa sig till digital kommunikation i en större utsträckning än tidigare. Verktyg som Teams, Zoom och Skype är flitigt använda idag och brukas av alla de företag intervjuobjekten var anställda hos. Projektledarna har uttryckt sig positivt rörande dessa videokommunikationsverktyg och menar att det har underlättat det vardagliga jobbet och ökat projektledningens flexibilitet samt ökat företagens tidseffektivitet.
Detta kan ses som en utveckling av kommunikation som stämmer överens med det Munoz (2018) konstaterade, att kommunikationen ständigt utvecklas. Dessa verktyg är också uppskattade från ett hållbarhetsperspektiv eftersom användningen av digitala kommunikationsverktyg minskar behovet av resor för fysisk inställelse på möten. Detta drar i sin tur ner på företagets klimatpåverkan genom minskade koldioxidutsläpp.
- Interna forum
I detta arbete har interna forum lyfts fram som ett effektivt kommunikationsverktyg med mängder av fördelar gällande datahantering och informationsdelning. Att jobba närmare varandra genom exempelvis ett internt forum sätter medarbetarna i en social grupp även om det inte är fysiskt. Kopplat till Weicks teori om meningsskapande kan medarbetare genom interna forum hamna i en pågående situation händelse där i fall där situationer uppdateras regelbundet kan det möjliggöra att företagets medarbetare kan kollektivt uppleva en händelse.
Bergkvist & Garney (2009) säger att projektnätverk kan förebygga de faktorer som har en negativ påverkan på kommunikationen. Interna forum är viktiga verktyg som används av ett fåtal av de intervjuade byggföretagen, men har visat sig utgöra en större del av den totala kommunikationen som sker, se figur 1.
- Fysiska möten
Fysiska möten är det mest effektiva kommunikationssättet för att hindra den återkommande problembilden som utgörs av missförstånd. Vid fysiska möten kan tydliggöranden ske eftersom dialogförare har en möjlighet att förklara sig om dessa märker att det kommunicerade budskapet mottas på fel sätt. Detta utgör är en viktig omständighet som talar för fysiska mötens nödvändighet. Fysiska möten möjliggör enligt Weick (1995) en kollektiv meningsskapande där risken minskar för att individen svävar iväg i sina egna tankar och skapar en mening av situationen som är annorlunda från avsändarens avsikt. Bergkvist och Garney (2008) menar vidare på att fysiska möten underlättar för en grupp att tillsammans kunna dela en förståelse för ändamålet av ett projekt och samarbeta vidare, vilket är syftet med projektkommunikation.
7.2. Återkommande problem - Otydlig informering
Att individer är otydliga i det budskap de förmedlar leder till att tolkningen av budskapet varierar från person till person. Genom att basera vår analys på Weicks meningsskapandeteori drar vi slutsatsen att om olika individer enkelt kan tolka en situation på olika sätt, kan de även tolka ett budskap på sitt personliga sätt. Det är viktigt att inte blanda ihop denna problembild detta med misstolkning, då felet i detta fall ligger avsändaren till last och inte mottagaren.
Otydlig informering sker t.ex. när avsändaren inte lägger tillräcklig vid vid att förklara ett budskap på ett tydligt sätt. Samma problem uppstår när hen tror att den information som önskas förmedlar är underförstått, och att mottagaren ska kunna förstå vad som sägs utan att det läggs för mycket tid på tydlig formulering av den information som avsänds.
- Misstolkning av information
Den främsta bakomliggande orsaken till misstolkning är den mänskliga faktorn. Misstolkning kan i detta fall syfta på mottagarens tolkning av meddelandet eller informationen. Enligt Weick (1995) kan detta alltså förklaras utifrån de 7 egenskaperna som diskuteras i kapitel 4.2. Dessa egenskaper spelar en avgörande roll i hur individer i sådana fall kan tolka information.
Genom vår analys av den insamlade datan har vi även kommit fram till att det finns fall där mottagaren slarvar vid sin informationskonsumtion genom att inte läsa, eller missa, en del av den mottagna informationen. Vidare vill vi påpeka ännu en bidragsfaktor som bildar denna problembild, nämligen att mottagaren på grund av b.la. rädsla, stolthet eller blyghet inte ber om förtydligande, även detta är på grund av de misstag som människan gör. Vidare har det visat sig att även brukandet av emojis har visat sig vara en bakomliggande faktor till missförstånd och misstolkning; en emoji kan ha en stor påverkan på den text som skickas via t.ex. mail. Emojis kan användas för att förmedla tonen hos avsändaren av ett meddelande, eller dennes känslor, däremot existerar risken att mottagaren tolkar emojin på ett annat sätt än avsändaren avsett.
- Undanhållande av information
Från intervjuerna har vi förstått att relationen mellan två människor kan påverka kvaliteten av kommunikationen individerna sinsemellan. Undanhållande av information sker frekvent inom byggprojekt och sker helt enkelt med anledning av att kommunikationsparterna inte tycker om varandra. Alltså är det den retrospektiva egenskapen från Weicks teori om meningsskapande som kan vara en förklaring till detta. Edman & Lunde (2014) hävdar att det finns en kompetensbrist gällande samarbete och koordinering i byggbranschen; detta kan ses som en anledning till detta problem. Byggprojektledarna menar att existerande personliga konflikter som inte tas tag i och löses av konfliktparterna kan ge upphov till denna problembild genom att parterna undanhåller information från varandra, eller andra, som kan vara avgörande för projektets fortskridande. Individen kan även bestämma sig för att undanhålla information till någon annan som den inte tycker om, oaktat om det finns en konflikt eller inte. Den mänskliga faktorns negativa inflytande på kommunikationsfronten dyker återigen upp här och understryker igen den stora grad till vilken kommunikationsbrister hänför sig till individens inställning och karaktär.
7.3. Kommunikationsbrister - Personliga relationer
Under analysen uppstår känslan att den här typen av kommunikationsbrist har en gemensam nämnare som undertemat undanhållande av information (se avsnitt 7.2.). En dålig personlig relation mellan individer skadar kommunikationens kvalitet och effektivitet. Detta kopplar vi till Weicks (1995) meningsskapandeteori; personens identitet och den sociala miljön som den befinner sig i kan ha en negativ eller positiv påverkan på kommunikationen. Vi har kommit fram till att personliga problem två individer sinsemellan kan medföra stor skada för ett projekt, och att det bör elimineras för att säkerställa effektiv kommunikation under ett byggprojekt.
- Det stora antalet digitala verktyg
Denna kommunikationsbrist baserar sig på de verktyg som används för b.la. ritningar, visualiseringar, och bygghandlingar. Byggbranschen har konstaterats vara konservativ enligt Edman och Lunde (2014) gällande digitalisering, och det har visat sig att byggbranschen har samma inställning avseende uppdatering av de digitala verktygen som redan implementerats.
Problemen med dessa digitala verktyg är att de inte uppdateras jämsides övrig teknologi som används i andra branscher, och även att olika företag kan ha olika digitala verktyg vars filer inte är kompatibla med varandra även om verktygen uppfyller samma syfte. Detta har medfört ett problem för byggprojektledarna genom att dessa handskas med ett större antal digitala verktyg som inte uppdateras i jämn takt. Ett alternativ skulle vara att byggföretagen sinsemellan kommer till en gemensam överenskommelse gällande vilka verktyg som ska användas för att kommunikationen ska effektiviseras.
- Konflikträdsla
Individens rädsla för att starta konflikt, konfrontera någon samt ge och ta kritik är en bidragande faktor till ineffektiv kommunikation. Det kan röra sig om allt från att individer inte vill starta en konversation där de behöver uttrycka sitt missnöje med t.ex. en kollega, till att de inte vågar påpeka för någon annan att denne gjort något fel av rädslan för att det kan skapa en konflikt.
Vi kopplar denna brist till Weicks teori om meningsskapande där vi tycker att människans sociala miljöer, förflutna och identitet bidrar till konflikträdsla.
En mer öppen kommunikation mellan kollegorna i ett byggprojekt uppskattas av byggprojektledare och projektchefer samt påstås av tidigare forskning kunna minska risken för ett antal problematiska faktorer i ett byggprojekt. Bland annat kan risken för skapandet av större personliga problem, missuppfattningar, misstag och misslyckade projekt minskas avsevärt om individerna vågar uttrycka sina åsikter och inte är rädda för de tänkta konsekvenserna av en öppen dialog. Bland våra intervjuobjekt uppmuntrade samtliga projektledare till att problem mellan individer tas upp och handskas med så tidigt som möjligt för att minska riskerna för skada till byggprojektet.
7.4. Effektiviseringsåtgärder - Ökad transparens
De individer som är inblandade i byggprojekt skulle ha en större förståelse för projektet vid ökad transparens hos kommunicerad information (Lenard & Eckersley, 1997). Innehavandet
