På www.laholm.se ska det finnas en förteckning över Laholms kommuns officiella konton och deltagande inom sociala medier. Syftet är att underlätta sökandet efter allmänna handlingar.
Detta grundar sig på arkivlagen samt offentlighets- och sekretesslagen. I förteckningen ska länken till sidan uppges samt vem som är ansvarig för mediet.
Diarieför
Meddelanden som du får via sociala medier, som ett led i ditt arbete i sociala medier i tjänsten, ska betraktas som allmän handling och hanteras som en sådan. Allt material eller all information som ses som ett ärende ska diarieföras och föras vidare till rätt instans i organisationen.
Information eller kommentarer som lämnas på ett publikt forum, som är en officiell kanal för Laholms kommun, behöver inte diarieföras om de är strukturerade i kronologisk ordning. Såväl dolt som raderat innehåll måste behandlas i enlighet med regler om allmänna handlingar. (Se
”Granska och gallra inlägg”.)
Dokumentera
Ett uppdrag i tjänsten inkluderar att dokumentera och arkivera ditt sociala medie-konto via en ögonblicksbild vid varje kvartal. Gör en skärmdump av kontots startsida, skriv ner antal ”följare”
och av kommunen antal skrivna inlägg den senaste månaden. Spara sedan i PDF-format. Övriga sidors innehåll behöver inte dokumenteras. Med följare menas här personer som regelbundet följer och har uppmärksammat kommunen på sociala medier.
Använd sociala medier som komplement till www.laholm.se
Inget socialt medium får ersätta kommunens eller verksamhetens webbplats som den officiella externa informationskanalen med fakta och nyheter om kommunen och verksamheten. När du använder sociala medier för att informera om Laholms kommun ska du länka till ursprungskällan på www.laholm.se och/eller verksamhetens egen webbplats.
Laholms grafiska profil i sociala medier
Använd Laholms kommuns grafiska profil i den utsträckning det är möjligt. Var tydlig med avsändaren i användarnamn/profil. Publicera kommunens eller verksamhetens logotyp för officiella kanaler. Om möjligt ange: länk till kommunens hemsida, telefonnummer till Laholms kommuns växel och att det är ett ”officiellt konto för Laholms kommun” eller att ”verksamheten är en del av Laholms kommun”.
På så vis blir avsändaren tydlig och visar även att du som skriver på sidan skriver som anställd på Laholms kommun och ej som privatperson.
Administrera konto
Minst två personer samt kommunikationschef/IT-chef bör kunna administrera varje konto som Laholms kommun har i sociala medier. Inloggningsuppgifterna bör finnas på en central
lagringsplats så att flera personer kommer åt dem för att undvika konton som ingen kan administrera.
Stäng passiva konton
Laholms kommuns konton i sociala medier som inte uppdateras regelbundet ska avslutas. På så sätt minskar risken att passiviteten skadar kommunens varumärke.
Politiska bloggar eller hemsidor
Du som är politiker i Laholms kommun och aktiv i sociala medier får gärna länka till kommunens webbplats. Det bör dock klart och tydligt framgå att åsikter som framförs i det sociala mediet inte är kommunens officiella ståndpunkt utan din eller ditt partis uppfattning.
Bilaga 1 – Definitioner av olika sociala medier
Bambuser är en kanal som främst används för livesändningar av videor och filmklipp. Den kan användas vid filmning med vanlig videokamera eller med mobiltelefon.
Blogg - förkortning av webblogg; av engelskans weblog från orden ’web’ och ’log’. En webbplats som innehåller periodiskt publicerade inlägg och/eller dagboksanteckningar på en webbsida där inläggen är ordnade så att de senaste inläggen oftast är högst upp. Till skillnad mot traditionella webbplatser är bloggar i regel mer personligt hållna.
Facebook är ett socialt nätverk där du kan lägga till vänner, skriva uppdateringar, skapa sidor och gilla dina intressen – som du sedan får direkt i ditt eget nyhetsflöde.
FlickR är en webbtjänst för uppladdning av digitala bilder och korta videofilmer i privata eller publika fotoalbum. Flickr är även en nätgemenskap som gör det möjligt för användare att skapa och använda sig av diskussionsgrupper samt kommentera bilder och videoklipp.
Google + är Googles Facebook-liknande satsning där du kan ”gruppera” dina vänner, mötas i olika
’hangouts’ (som skype) eller lägga upp olika ’sparks’ – sidfavoriter som uppdateras i ett flöde.
LinkedIn är en webbtjänst där man kan sköta sitt, främst professionella, nätverk. Tjänsten är huvudsakligen inriktad på att man ska kunna återknyta kontakten med gamla vänner och kollegor.
Med hjälp av sitt kontaktnät kan man sedan hitta nytt arbete eller nya affärsmöjligheter.
MySpace är en engelskspråkig nätgemenskap. Webbplatsen är särskilt populär bland musiker och musikintresserade och många artister är medlemmar där. MySpaces funktioner inkluderar
möjligheten att lägga ut sina egna låtar, blogga, ha en presentation och lägga in bilder.
Pinterest är som en anslagstavla online. Organisera, spara och dela grejer du gillar på Internet, så som bilder, länkar och videor.
RSS (beroende på sammanhang: Rich Site Summary, RDF Site Summary eller Really Simple Syndication) är en samling dataläsbara filformat som används för att informera om nytt eller förändrat webbinnehåll på bland annat nyhetssidor och bloggar. RSS används för att visa
sammanfattningar eller fullständigt innehåll av text från exempelvis webben, tillsammans med en länk till ursprungsplatsen.
Twitter (av engelskans – kvitter, kvittra) är en social nätverkssida och mikroblogg som möjliggör för användare att uppdatera sin webbdagbok och läsa andras ’tweets’ – uppdateringar som består av textinlägg med högst 140 tecken.
YouTube är en webbplats där registrerade användare kan ladda upp, visa och kommentera videoklipp. YouTube rankades december 2009 som Internets tredje mest populära webbplats.
Ansökan och checklista
Sociala medier - Ansökan
Verksamhet som ska starta kommunikation via sociala medier
Förvaltning och enhetens namn
Socialt medium som verksamheten ska använda
Till exempel Facebook, Twitter, Blogg Ange webbadressen, till exempel www.facebook.com/
Syftet med att delta i socialt medium
Till exempel sprida information, öka dialog, service, ge möjlighet till synpunkter
Målgruppen för aktiviteten
Ange vilken eller vilka grupper som är de huvudsakliga målgrupperna
Vad är målet för att använda socialt medium
För att se om en satsning har lyckats måste det finnas mål. Ett exempel är att x antal personer har kommit till mitt evenemang
Vilka är huvudansvariga för kanalen, minst två behövs för alla konton
Namn Telefon E-post
Namn Telefon E-post
Vem/vilka ska sköta det praktiska arbetet; bevaka, svara på inlägg
Namn Telefon E-post
Namn Telefon E-post
Namn Telefon E-post
Beräknad arbetstid
Hur många timmar i veckan behövs för att sköta aktiviteten
Övriga kommentarer
Har läst kommunens riktlinjer för sociala medier
Godkännande av närmaste chef Underskrift
Datum Namnförtydligande
Underskrift
Blanketten skickas till
Efter godkännande ska blanketten (sida 1-2) lämnas till kommunens kommunikationsenhet
3 (4)
Checklista
Följ lagar och regler
När du medverkar på sociala medier ska du följa lagar och juridiska villkor för respektive medium. Du ska även motverka personangrepp, osaklig kritik och oanständigheter. Informera gärna närmsta chef om du stöter på negativ så som positiv kritik rörande Laholms kommun.
Svara saktligt på kritiken och undvik antaganden eller försvar.
Visa tydligt din roll inom mediet – privat eller i tjänsten
För att underlätta detta kan en separat profil skapas kopplad till Laholms kommun. Medarbetare som använder sociala medier i Laholms kommuns namn ska vara medvetna om de etiska, moraliska och juridiska aspekterna och förstå vilka konsekvenser ett felaktigt beteende kan få, både för kommunen och för enskild individ.
Administrera kontot eller stäng ner om det är passivt
För att vara aktiv inom sociala medier måste du få ett tydligt uppdrag av din chef, där syfte, målgrupp och mål med kommunikationen anges. Kontot på sociala medier ska även delges kommunikationsenheten så att en förteckning över samtliga sociala medier kan redovisas på www.laholm.se. Minst två personer bör kunna administrera kontot och inloggningsuppgifter ska finnas tillgängliga på en central lagringsplats så att flera personer kommer åt dem. Tänk även på att skapa rätt form av sida eller profil så att dina följare på mediet kan vara privata och att Laholms kommun inte får tillgång till deras uppdateringar.
Laholms kommuns konton i sociala medier, som inte uppdateras regelbundet, ska avslutas. På så sätt minskar risken att passiviteten skadar kommunens varumärke.
Skapa värde, hitta tonen och skriv tydligt
Försök bidra med värdefull information när du deltar i sociala medier. Skriv gärna om det du är expert på och bidra med relevant fakta inom ämnet. Svara var och en i mediet då sociala medier handlar om dialog och inte masskommunikation. Skriv tydligt, enkelt och korrekt. Använd enkla ord som de flesta förstår. Använd även ”du” som direkt tilltal med en personlig ton. Svar på frågor bör ges inom 24 timmar för att matcha sociala medier som kanal och den valda
målgruppen. Om svar ej kan ges inom 24 timmar (vid helg och så vidare) skall det dock framgå tydligt på sidan.
Om en fråga kräver en åtgärd kan du alltid tipsa ansvarig verksamhet så att de har möjlighet att svara.
Följ Laholms kommuns grafiska profil
Använd Laholms kommuns grafiska profil i den utsträckning det är möjligt. Var tydlig med avsändaren i användarnamn/profil. Publicera Laholms logotyp eller verksamhetens logotyp för officiella kanaler. Om möjligt ange: länk till kommunens hemsida, telefonnummer till Laholms kommuns växel och att det är ett ”officiellt konto för Laholms kommun” eller att ”verksamheten är en del av Laholms kommun”.
Planera, utvärdera, granska och gallra
Planera din kommunikation inom sociala medier. Analysera vilka kanaler som kompletterar varandra för att nå målgruppen på bästa sätt. Sätt mätbara mål med kommunikationen så att den sedan kan utvärderas. Utvärdering sker genom en utvärderingsrapport av mediet tillsammans med en skärmdump från förstasidan.
Du måste även granska och gallra inlägg/kommentarer som skrivs på det valda mediet för att inte information som bryter mot ovanstående riktlinjerr ska finnas på mediet. Inlägg och
kommentarer ska gallras när de inte längre ses som aktuella. Gallring får dock endast ske under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättsliga mål, förvaltning och forskning. Det är kommunen som ska ta ställning till vilka handlingar/inlägg som bedöms ha tillfällig eller ringa betydelse med hänsyn till bevarandeändamålen.
Diarieför
Meddelanden i sociala medier ska betraktas som allmän handling och ska hanteras som en sådan.
Allt material som betraktas som ett ärende ska diarieföras och föras vidare till rätt instans i organisationen.
Information eller kommentarer som lämnas på ett publikt forum, som ses som en officiell kanal för Laholms kommun, behöver dock inte diarieföras om de är strukturerade i kronologisk ordning. Såväl dolt som raderat innehåll måste behandlas i enlighet med regler om allmänna handlingar.