Koordination inköp – ingående logistik

I beroendet inköp – ingående logistik finns ingen egentlig osäkerhet. Aktiviteternas utförande är desamma oberoende av projekt då det gäller inköp av lagermaterial och det ska alltså inte finnas någon variation i uppgiften och inte heller någon hög grad av svårighetsgrad i uppgiften då utförandet på förhand är känt. Det är helt känt vilken typ av information som inköp behöver för att göra beställningar. Vidare ska det inte vara några svårigheter i att ha satta beställningspunkter på ett sådant sätt att signal om beställning alltid görs i tid. När ett beslut om att ett material ska vara en lagervara bör detta göras utifrån att förbrukningen såväl som leveransservicenivå från leverantör för detta material är känd. Det finns fem direkt inblandade då det i logistikgruppen finns fyra personer. De fyra personerna i logistikgruppen hanterar alla ingående material vilket i sig kräver en koordination dem emellan så att moment, exempelvis inventering eller rapportering av låga lagernivåer, inte missas eller görs dubbelt. Antalet personer som behöver vara inblandat i beroendet inköp – ingående logistik är två så som det ser ut idag då en person skulle kunna ansvara för inventering och kommunikationen med inköp. Ett lågt antal inblandade ger inte heller det någon direkt ledning i under vilken form koordinationen lämpar sig. Beroendet är ett serieberoende som alltså inte är av lika hög grad som det ömsesidiga beroendet men högre än det delade beroendet. Serieberoendet kan tyda på att behovet av personlig koordination och koordination i grupp ökar medan de andra två faktorerna talar för att ingen av koordinationsformerna är att föredra, se figur 49 nedan, och följaktligen bör fokus ligga på den form av koordination som kräver minst resurser. Opersonlig koordination är enligt kapitel 3.3 Analysmodell generellt sett den form av

koordination som kräver minst resurser varför en diskussion kring möjligheterna att även använda denna form för att koordinera beroendet inköp – ingående logistik följer nedan.

FIGUR 49.ANALYS AV KOORDINATIONSFORM INKÖP – INGÅENDE LOGISTIK

En opersonlig koordination eftersträvas för att hantera beroendet inköp – ingående logistik men det kan alltså också vara nödvändigt med personlig koordination och koordination i grupp. Idag används formerna opersonlig och personlig koordination då man dels har vissa rutiner för hur inventering ska ske och att en återkoppling ska ske till inköp vid behov. Vidare koordineras materialförsörjningen av lagervaror personligt genom en horisontell kanal då ingående logistik kontaktar inköp när det är dags att beställa. Mottagningskontrollerna förmedlas i motsatt riktning och är en opersonlig koordination av beroendet ingående logistik – prefabricering som följer i processen då dessa mottagningskontroller hjälper till att säkerställa att rätt ingående material finns tillgängligt. Denna koordination av lagervaror är inte tillräcklig vilket framgår av att det i uppskattningsvis 30 % av de fall där det saknas material är lagervaror som saknas. Det är inte helt klart vilka material som är lagervaror och alltså inte projektspecifika. Vissa material beställs ibland mot lager och andra gånger mot ett specifikt projekt. Det finns ingen automatiserad kontroll av lagernivåer vilket innebär att man är helt beroende av att en inventering görs regelbundet. Det är därför okänt hur mycket kapital som binds i lager. Det är inte acceptabelt att lagervaror saknas vid start av prefabricering. För att på ett bra sätt kunna koordinera försörjningen av lagervaror bör det utredas i hur stor utsträckning det faktiskt saknas lagervaror och varför. Vidare bör det undersökas vad man bör ha i lager och varför. Med varför menas i vilka fall det är mer lönsamt att hålla material i lager än att köpa in projektspecifikt. Ett exempel är ett material som inte binder mycket kapital men där det ofta uppstår förseningar från leverantörerna vilket resulterar i diverse kostnader. Det får givetvis inte heller vara kundspecifika material. En annan fråga som bör ställas är vilka lagernivåer som bör hållas för lagervarorna. Alltså, var är den mest kostnadseffektiva beställningspunkten och orderkvantiteten. För att kunna avgöra detta måste en analys av ett flertal faktorer som fraktkostnader etcetera göras, alltså vad den totala kostnaden är för ett inköp och vad driver denna kostnad. Idag rapporteras lagervaror in i någon form av datasystem men det rapporteras inte ut kontinuerligt. När det är känt vad som ska finnas i lager och hur mycket kan koordinationen vidare vara opersonlig i form av regler för när beställningar ska göras av de olika materialen och i hur stora kvantiteter. Detta förutsätter att lagernivåerna är kända och dokumenterade. Lagernivåerna kan vidare förmedlas opersonligt till inköp genom ett datasystem vilket skulle eliminera risken för att ingående logistik gör misstag i rapporteringen av lagernivåer samt kräva mindre resurser. Ett datasystem för lagerstyrning kan kräva en eventuell investering om ett system med dessa funktioner inte finns i dagsläget. Genom en högre grad av opersonlig koordination finns det alltså potential att eliminera de slöserier kopplade till lagervaror. Enligt kapitel 6.2.1 Inköp har ett arbete med en så kallad projektorder påbörjats. Med hjälp av denna ska material kunna registreras ut ur lager projektivs och på detta sätt ska en bättre kontroll på lagernivåer fås. Om

detta kan fungera krävs inte längre en rapportering av lagernivåer och därmed försvinner hela detta serieberoende. Dock kommer det alltid att krävas någon form av inventering för att justera lagernivåer men denna kan göras betydligt mindre frekvent. Det ska också poängteras att återkopplingar vid problem även fortsättningsvis måste ske men detta ska vid en fungerande hantering inte behöva ske frekvent.