Koordination inköp projektering

Osäkerheten när det gäller inköp – projektering kan ses på olika sätt. Det finns idag en osäkerhet i hur informationen utbyts mellan dem och till viss del också i vad som utbyts. Det finns alltså idag en osäkerhet i själva koordinationen. Aktiviteternas utförande i sig är inte varierat då det är samma typ av moment som utförs men i och med att variationer finns i projekten uppstår problem i vissa fall då nya lösningar måste tas fram. Både inköp och projektering störs kontinuerligt av restarbete från tidigare projekt vilket ökar osäkerheten i utförandet av aktiviteterna. Sammantaget ger detta en hög grad av osäkerhet då det finns variationer i utförandet och det är svårt att på förhand säga hur uppgiften ska utföras på grund av variationerna mellan projekten. En hög grad av osäkerhet gör att behovet av att koordinera i grupp ökar och även att behovet av opersonlig och personlig koordination minskar, se figur 48 nedan. Alltså med en hög osäkerhet så finns det ett större behov av att exempelvis ha ett möte än att ha regler för vad inköp köper in, detta utifrån tabell 11 ovan. Antalet inblandade i beroendet är två vilket är ett lågt antal inblandade. Detta ger att det inte direkt går att säga något om under vilken form koordinationen bör ske utifrån denna faktor. Beroendet är ett ömsesidigt beroende vilket är en hög grad av beroende. Denna faktor ger enligt figur 48 nedan att behovet av personlig koordinationen och koordination i grupp ökar. Osäkerhetsfaktorn samt beroendefaktorn ger att det finns ett ökat behov av koordination i grupp. Vidare säger dessa faktorer emot varandra när det gäller personlig koordination, se figur 48 nedan. Det kan finnas ett behov av personlig koordination men behovet av koordination i grupp är större.

Detta beroende koordineras alltså med fördel i grupp och det kan även finnas fördelar med viss personlig koordination men det kan finnas svårigheter med opersonlig koordination.

FIGUR 48.ANALYS AV KOORDINATIONSFORM INKÖP - PROJEKTERING

Då grupp ses som en lämplig form för koordinationen av beroendet inköp – projektering bör koordinationsmekanismen vara möten, detta enligt tabell 11 ovan. Under möten kan planering ske och ömsesidig anpassning kan göras. Vad gäller beroendet inköp – projektering sker det idag dels möten i grupp men också en del informell (horisontell) kommunikation och ömsesidig anpassning. När det är ont om tid brister mötesrutinerna vilket ökar behovet av den horisontella kommunikationen vilket idag alltid sker. När koordinationen i detta fall till störst del sker genom horisontell kommunikation kan informationsutbytet bli otillräckligt. Detta då de båda involverade är stressade och deras arbetsuppgifter i sig kräver mycket tid och funderingar kring hur och vad som ska göras. Det kan lätt hända att informationen som utbyts är otillräcklig eller för stunden kanske inte den viktigaste. För att säkerställa att inköp får tillgång till all den information som är nödvändig och hjälp i arbetet med mängdning kan tydligare rutiner kring mötena vara nödvändiga. Det vill säga att möten planeras in och genomförs sedan enligt denna planering. Konsekvensen av detta blir att en del av den mer informella kommunikationen ersätts med möten. För att få ut så mycket som möjligt av mötena måste en utvärdering ske av vilken information som ska utbytas och vilken form denna information ska ha vilket sedan ska följas. Det handlar alltså om att i fallet inköp – projektering säkerställa att den som mottar information får denna på den mest användbara formen. Ovan hävdas att det är en stor osäkerhet idag vilket delvis beror av att finns en variation i vilken information som utbyts och hur detta sker. Osäkerheten borde därmed reduceras om det utreds vilken och på vilken form informationen är mest effektiv och detta sedan efterföljs i informationsutbytet. Denna osäkerhetsreducering i beroendet kan peka på att behovet av koordination i grupp inte behöver vara så högt och även att behovet av opersonlig och personlig koordination inte behöver minska, se figur 48 ovan. När osäkerheten är hög är det inte effektivt med till exempel opersonlig koordination då det är svårt att exempelvis sätta regler för vad inköp ska köpa in då detta varierar. Att följa regler skulle i det fallet generera mycket slöserier och det skulle vara kostsamt. Om det däremot går att sätta bra regler för den information inköp behöver ha för att kunna utföra korrekta inköp och projektering kan efterfölja dessa så blir det mycket enklare att utföra inköpen. Färre fel skulle uppstå och slöserierna skulle reduceras. Osäkerheten idag beror alltså till viss del av hur koordinationen sker och vid en förändring av denna kan osäkerheten reduceras och förhållandena vad gäller vilken form av koordination som det finns behov av förändras.

Inköpsarbetet är idag beroende av att ritningarna förmedlas från projektering så att inköp kan göras efter behovet av material i produktionen. För att produktionen ska fungera krävs alltså att inköp får information från projekteringen. Det ifrågasätts om det mest effektiva sättet att göra inköp är att delvis utifrån ritningar försöka utvärdera vad och hur mycket som ska köpas

in. Det är väldigt många olika komponenter som måste köpas in till ett hus och det finns mängder med detaljer, exempelvis att dörrkarmar ska sticka ut ett visst antal millimeter från väggen, som måste beaktas. Allt detta hanteras idag manuellt från projekt till projekt av en person. Med detta i åtanke är det inte konstigt att det idag finns problem med ingående material. Det kan ifrågasättas vad som skulle hända om denna person som faktiskt klarar av att sköta denna komplexa aktivitet skulle försvinna från företaget. Detta är också ett argument för att förändra aktiviteten inköp. Om aktiviteten inköp fungerar väl kommer även underlag till rumsbeskrivningar från inköp till projektering att vara korrekt. För att förändra aktiviteten inköp måste bland annat koordinationen mellan inköp och projektering enligt ovan förändras på ett sådant sätt att inköp får en annan typ av information som inte kräver samma mängd manuellt utvärderingsarbete. Enligt kapitel 6.2.2 Projektering har ett arbete påbörjats med att bättre nyttja de programvaror som används vid projektering för att få en automatiserad specifikation av vad som ska köpas in. Denna specifikation kan underlätta arbetet med inköp men är beroende av att aktiviteten projektering fungerar väl. Det bör alltså också utvärderas vad som gör att projektering kan resultera i felaktiga ritningar. Vidare måste den återkoppling som kommer från såväl fabrik som byggarbetsplats om brister i ritningar koordineras bättre och resultera i revideringar. Beroende av hur exakt och tillförlitlig en automatiserad materialspecifikation kan bli kan behovet av möten reduceras då osäkerheten reduceras. Det blir en ökad opersonlig koordination.

Det är avgörande för byggprocessen att inköp och projektering fungerar bra. För att de överhuvudtaget ska fungera krävs informationsutbyte dem emellan. Idag finns det problem med informationsutbytet då det inte helt är bestämt hur detta går till. Genom att ha bättre mötesrutiner skulle detta kunna förbättras och osäkerheten skulle kunna reduceras om det utreds vilken och på vilken form informationen mest effektivt ska utbytas. Detta kan göra att viss opersonlig koordination kan vara att föredra då bättre rutiner och regler kan underlätta inköparbetet. Om projekteringen skulle kunna få ut materialspecifikationer skulle inköpsarbetet underlättas och materialförsörjningen till produktionen skulle fungera mycket bättre.