Kronofogden har under flera ˚ar varit medvetna om sitt behov av att byta ut REX mot ett nytt system som kan utvecklas i samma takt som verksamheten.
D˚a de tidigare f¨ors¨oken med egenutveckling inte lyckades b¨orjade Kronofog-den ifr˚agas¨atta egenutveckling som l¨osning p˚a problemet. Den unders¨okning som Kronofogden genomf¨ort resulterade i att aff¨arssystem framstod som en m¨ojlig l¨osning. Att se hur aff¨arssystem fungerade och hur liknande verksamhe-ter anv¨ande dem bidrog till att ¨andra Kronofogdens fokus fr˚an egenutveckling till aff¨arssystem. Genom unders¨okningen byggde Kronofogden upp kompetens om aff¨arssystem och hur ett aff¨arssystem kan passa in i Kronofogdens verksam-het.
F¨or att klarg¨ora hur det nya systemet ska passa in i verksamheten togs den SOA-baserade m˚alarkitekturen fram f¨or att f¨orst˚a hur ett aff¨arssystem ska passa in i Kronofogdens befintligt informationssystem.
Valet av aff¨arssystem bidrog till att upphandlingen blev ett verksamhets-projekt och inte enbart ett uppdrag f¨or VE. Det beror p˚a att b˚ade Kronofog-den och VE st¨alldes inf¨or n˚agot de inte tidigare utsatts f¨or. Ink¨opsfunktionen har best˚att av personal fr˚an alla intresseomr˚aden som systemet ber¨or, vilket har medf¨ort en b¨attre uppfattning om hur standardsystemet och verksamheten p˚averkar varandra. Om Kronofogden l˚atit Capgemini genomf¨ora systembytet hade de tappat denna kontroll och den kompetens det medf¨ort att sj¨alva vara involverade.
F¨or att undvika att binda sig till ett enskilt system valde Kronofogden att anv¨anda en BoB-l¨osning, f¨or att inte beh¨ova byta ut REX alla delssystem p˚a en g˚ang. Att ta ett delsystem i taget bidrar till en trygghet d˚a projektet kan h˚allas p˚a en hanterbar niv˚a men det kommer att ta l¨angre tid eftersom varje delsystem m˚aste integreras med befintliga IT-system. Strategivalet ¨ar ett resultat av erfa-renheter fr˚an studieresorna och tidigare egenutveckling d¨ar Kronofogden insett
problematiken med att byta ut hela systemet p˚a en g˚ang.
F¨or att aff¨arssystemet ska uppfylla Kronofogdens behov m˚aste standard-funktionerna kompletteras med verksamhetsspecifika funktioner. Genom att anv¨anda standardfunktionerna i s˚a h¨og utstr¨ackning som m¨ojligt och endast g¨ora anpassningar i form av till¨agg f¨or specifika funktioner uppn˚ar Kronofogden sitt behov av ett framtidss¨akert system. Detta eftersom anpassningar i stan-dardfunktionerna medf¨or att ¨andringarna m˚aste g¨oras om vid framtida uppgra-deringar.
Utv¨arderingsprojektet av testsystemet har som funktion att l˚ata verksam-heten kontrollera att aff¨arssystemet har den grundl¨aggande funktionalitet som Kronofogden beh¨over. Under projektet ska VE bygga upp den kompetens som kr¨avs f¨or att Kronofogden ska kunna avg¨ora om aff¨arssystemet kan tillfredsst¨alla behovet. Genom att bygga upp egen kompetens f¨or aff¨arssystemet undviker Kro-nofogden att hamna i ett beroende till aff¨arssystemskonsulter, vilket hade blivit ett problem med Capgeminis f¨oreslagna l¨osning. Med egen kompetens kan Kro-nofogdens verksamhet s¨atta sig in i problemen och p˚a s˚a s¨att f˚ar Kronofogden en b¨attre f¨orm˚aga att styra projektet.
Testsystemet f¨orbereder Kronofogden f¨or implementationen genom att verk-samheten f˚ar en b¨attre f¨orst˚aelse f¨or hur aff¨arssystemet passar in i det befintliga informationssystemet. D˚a leverant¨oren i sin tur f˚ar en b¨attre f¨orst˚aelse f¨or verk-samheten b¨or det f˚a som effekt att implementationen av aff¨arssystemet blir l¨attare att strukturera. Denna ¨omsesidigt ¨okade f¨orst˚aelse bidrar till att b˚ada parter f˚ar en b¨attre uppfattning om hur de m¨anskliga aktiviteterna och tekniken samverkar i verksamheten, allts˚a hur det sociotekniska systemet b¨or se ut. Detta inneb¨ar dock inte n¨odv¨andigtvis att implementationen g˚ar b¨attre eftersom det
¨
ar sv˚art att f¨orutse problem som kan uppst˚a vid integrationen med befintliga IT-system.
6.2 Upphandlingen
Eftersom Kronofogden tidigare aldrig upphandlat ett aff¨arssystem fanns ing-en erfaring-enhet av hur ing-en s˚adan upphandling b¨or genomf¨oras och d˚a det inte finns n˚agon m¨ojlighet inom offentlig upphandling att f¨ora en dialog med le-verant¨orerna fanns en os¨akerhet inf¨or uppgiften. F¨or att kunna framst¨alla ett upphandlingunderlag som preciserade Kronofogdens behov och tydligt visade vad aff¨arssystemet och leverant¨oren skulle uppfylla utgick man fr˚an den kun-skap verksamheten byggde upp genom unders¨okningen av aff¨arssystem.
Genom att Kronofogden inte har tagit in extern kompetens under upp-handlingsprojektet har man s¨akerst¨allt att det egna behovet st˚att i centrum.
Hade Kronofogden tagit in extern personal med kunskap om upphandling av aff¨arssystem hade man riskerat att f˚a ett upphandlingsunderlag som inte
˚aterspeglat verksamhetens behov lika bra eftersom det ¨ar verksamheten sj¨alv som b¨ast f¨orst˚ar sitt behov.
Enligt leverant¨orerna hade Kronofogden en bra kravspecifikation ¨aven om det m¨arktes att kraven var utformade av en verksamhet med vana f¨or egen-utveckling. Att Kronofogden lyckades med sin kravst¨allning beror p˚a organise-ringen av arbetet med kraven samt det bakgrundsmaterial som fanns. De funk-tionella kraven togs fram av personal fr˚an Kronofogden och de ickefunktionella kraven av personal fr˚an VE vilket bidrog till att s¨akerst¨alla verksamhetens be-hov eftersom personalen kravst¨allde sina respektive omr˚aden. Det material som l˚ag till grund f¨or upphandlingens kravspecifikation var en ¨aldre kravspecifika-tion fr˚an tidigare egenutvecklingsprojekt samt material fr˚an unders¨okningarna.
D˚a den ¨aldre kravspecifikationen saknade krav specifika f¨or aff¨arssystem gjordes ist¨allet j¨amf¨orelser med F¨ors¨akringskassans kravspecifikation.
Kronofogden valde att ha ˚atta ska-krav av totalt omkring 300 krav och det var f¨orst efter noga ¨overv¨agande om ska-kravens inverkan p˚a upphandling-en som de valdes. Det var kunskapupphandling-en om hur LOU fungerar samt l¨ardomar de dragit fr˚an F¨ors¨akringskassans upphandling som bidrog till de f˚a ska-kraven.
Detta m¨ojliggjorde att de leverant¨orer som Kronofogden var intresserad av kun-de kun-delta i upphandlingen och man undvek att hamna i samma position som F¨ors¨akringskassan gjort d˚a endast en leverant¨or uppfyllde kraven.
Kronofogden var os¨aker p˚a hur v¨al det framtagna underlaget beskrev behovet och hur leverant¨orerna f¨orv¨antades fylla det. Genom att utf¨ora en f¨orhandlad upphandling ¨okade Kronofogden s¨akerheten i upphandlingsprocessen d˚a de d¨armed hade m¨ojlighet att f˚a ˚asikter p˚a upphandlingens m˚al fr˚an leverant¨orerna innan anbudsfasen startades och d¨arigenom kunde f˚a indikationer p˚a att under-laget var tillfredsst¨allande.
F¨or att f˚a h¨ogre s¨akerhet i upphandlingen anv¨ander Kronofogden sig av en utv¨ardering av testsystemet genom att tillgodog¨ora sig den kompetens som kr¨avs f¨or att avg¨ora om systemet uppfyller Kronofogdens behov. Att leverant¨orens aff¨arsystem uppfyller de st¨allda kraven vet man d˚a de annars inte kunnat del-ta i upphandlingen, men detdel-ta betyder inte n¨odv¨andigtvis att aff¨arssystemet passar verksamheten. Genom att upphandlingsunderlaget ˚ateranv¨ands un-der utv¨arderingen av testsystemet kan Kronofogden sj¨alv bed¨oma hur v¨al
aff¨arssystemet fyller den s¨okta funktionaliteten. Med denna metod kring˚as stel-heten i LOU som g¨or att best¨allare och leverant¨or inte kan f¨ora en diskussion under upphandlingen eftersom Kronofogden inte ¨ar bunden att k¨opa mer ¨an testsystemet.
Aven om uppl¨¨ agget p˚a upphandlingen till˚ater Kronofogden att tacka nej till aff¨arssystemet efter utv¨arderingen av testsystemet inneb¨ar det inte att detta ¨ar ett sm¨artfritt alternativ eftersom Kronofogden d˚a m˚aste b¨orja om fr˚an b¨orjan.
Ett nytt underlag m˚aste d˚a framst¨allas f¨or att Kronofogden ska kunna g˚a ut i en ny upphandling utan att f˚a samma resultat igen. Sv˚arigheten med utv¨arderingen blir d˚a f¨or Kronofogden att avg¨ora hur mycket som f˚ar g˚a fel innan l¨osningen betraktas som ol¨amplig.
Kronofogden valde att inte utv¨ardera flera leverant¨orer samtidigt d˚a man ans˚ag att det skulle vara resurskr¨avande samt att det kunde leda till en d˚alig utv¨ardering p˚a grund av konkurrens. ¨Aven om flera testsystem hade varit att f¨oredra s˚a hade det fortfarande inneburit problem i upphandlingsf¨orfarandet p˚a grund av LOU. Om Kronofogden ¨and˚a hade best¨amt sig f¨or att utv¨ardera tv˚a aff¨arssystem samtidigt hade det ¨aven blivit sv˚arare att uppn˚a m˚alet med att bygga upp egen kompetens om aff¨arssystem och d˚a f¨orsvinner s¨akerheten i upphandlingen som bygger p˚a att Kronofogden ska kunna avg¨ora om systemet passar in i verksamheten.