Löpande kvalitetsarbete

Internrevisionschefen ska fortlöpande följa upp internrevisionens verksamhet samt genomföra regelbundna granskningar av genomförda revisioner för att utvärdera att internrevisionsarbetet utförs i enlighet med god internrevisionssed och god internrevisorssed. Av bilaga 1 framgår en checklista som kan användas vid internrevisionens interna kvalitetsarbete och av bilaga 7 (de grönmarkerade områdena) framgår en checklista för kvalitetssäkring av en revison.

Cirka hälften av internrevisionsfunktionerna vid svenska myndigheter består av en internrevisor. Oberoendet vid enmansrevisionsfunktioner kan stärkas genom samordning med internrevisionen vid en annan myndighet, eller genom att ta in externa resurser.

6.5.1 Regelbundna utvärderingar av egna revisioner

I styrningen av en revision ingår att internrevisionschefen eller den som intern-revisionschefen har delegerat till övervakar revisionen för att säkerställa att målen uppnås, kvaliteten uppfylls och att lämplig personal med rätt kompetens ingår i internrevisionsteamet.

Planeringsfas: Planeringen kan stämmas av med revisionsobjektet och internre-visorn kan då få bekräftat om utgångspunkten är rätt, tidsplanering med mera.

Genomförandefas: Varje internrevisor som är ansvarig för granskningsinsatsen kan själv på ett systematiskt sätt kontrollera att faserna i granskningsinsatsen blir gjorda och dokumenterade. I styrningen av granskningsinsatsen kan det också ingå ett antal besluts- och avstämningstidpunkter med internrevisionschefen.

Internrevisionschefen eller den internrevisionschefen har delegerat till kan också kontrollera att de planerade arbetsstegen genomförts. Detta innebär inte endast en mekanisk avstämning av att uppgifterna i en checklista har utförts utan också en bedömning av kvaliteten i det underliggande materialet. Internrevisionschefen kan besluta att kontrollen ska omfatta hela eller delar av checklistan.

Här kan enmansrevisorn göra kvalitetskontrollen själv genom att använda checklistan.

internrevisionsprocessen internrevisionsprocessen

Rapporteringsfas: Internrevisorn kan stämma av sin internrevisionsrapport med andra lämpliga, oberoende personer inom myndigheten med rätt kompetens och kunskap om myndigheten. Det kan också vara oberoende personer inom myndigheten som har kompetens och kunskap om god internrevisions- och internrevisorssed. Internrevisorn kan också stämma av med någon person utan-för myndigheten, exempelvis en annan internrevisor eller internrevisionskonsult.

Avstämningen av internrevisionsrapporten innebär bland annat att få synpunkter på om rapporten är lättförståelig och logisk. Denna avstämning är inte samma sak som när ett rapportutkast skickas till de reviderade för faktagranskning. Internre-visorn avgör själv på vilket sätt och hur ofta avstämning ska ske. Avstämningsre-sultat bör dokumenteras i en tjänsteanteckning.

Utvärdering: Selektiva utvärderingar av en granskningsinsats, från början till slut, bör genomföras av personer som själva inte har varit med i revisionen.

Internrevisionschefen eller den som internrevisionschefen har delegerat till kan genomföra en sådan utvärdering. Internrevisionschefen bör bestämma hur många av årets granskningar som bör utvärderas från början till slut. En tumregel kan vara att ett större revisionsuppdrag bör utvärderas varje år. Internrevisionen avgör själva vad som är en större granskning.

För enmansrevisorer bör selektiva utvärderingar göras av oberoende personer inom myndigheten som har kompetens och kunskap om god internrevisions- och internrevisorssed. Vidare kan denna utvärdering även göras av en person med rätt kompetens från en annan internrevisionsfunktion²⁵ eller av internrevisionskon-sulter. Det är viktigt att två internrevisorer inte kvalitetssäkrar varandra. För att möta kravet på oberoende samt kvalitet är det betydelsefullt att det är en större grupp av internrevisorer som kvalitetssäkrar varandra korsvis inom gruppen.

Internrevisionschefen har även ansvaret för att det arbete som anlitade konsul-ter genomför håller god kvalitet. Granskningar utförda av konsulkonsul-ter bör i största möjliga utsträckning kvalitetskontrolleras på samma sätt som granskning utförda av de anställda. Internrevisionschefen bör också i avtal kräva att konsulterna själva har kvalitetssäkrat innehållet (beroende på kraven i upphandlingen av konsul-terna).

Före en granskningsinsats bör en bedömning göras av oberoendet och objek-tiviteten samt kompetensen hos de internrevisorer och eventuella konsulter som ska utföra granskningsinsatsen. I de mindre internrevisionsfunktionerna görs dessa bedömningar i normalfallet i början av året när revisionsplanen fastställs.

Internrevisionen bör löpande göra uppföljningar av att granskningarna blir ge-nomförda och rapporterade enligt revisionsplanen. Större avvikelser jämfört med planen bör löpande rapporteras till myndighetens ledning. Större förändringar i planen under året ska myndighetens ledning besluta om. En större förändring

25 IPPF redogör för detta i sin Practice Guide ”Quality Assurance and Improvement Program” för peer review som ett sätt att genomföra en extern bedömning för mindre internrevisionsfunktioner.

internrevisionsprocessen

är till exempel när en planerad granskningsinsats inte kommer att kunna genom-föras. En fullständig uppföljning av revisionsplanen bör göras årligen. Avvikelser bör förklaras för myndighetsledningen.

Riksrevisionen och ESV:s avdelning för EU-revision gör ibland en utvärdering av en enskild granskning hos en internrevisionsfunktion, för att bedöma om det finns förutsättningar för att de ska kunna förlita sig på internrevisionens gransk-ning i sitt arbete. Om Riksrevisionen eller ESV:s avdelgransk-ning för EU-revision har gjort en särskild utvärdering av en enskild granskning hos en enmansrevisor kan den särskilda utvärderingen vara en selektiv utvärdering av granskningsinsatsen.

Internrevisionen har rätt att få ta del av den och ni bör därför begära att få ta del av slutsatser och dokumentation från Riksrevisionen och ESV.

referenser referenser

referenser referenser

Referenser

ESV 2014:1, Statlig internrevision för myndighetsledningar.

ESV 2012:46, Ansvaret för intern styrning och kontroll.

ESV 2012:47, Att hantera verksamhetsrisker.

IIA, Assessing organizational governance in the public sector, oktober 2014.

bilaga 1 bilaga 1

bilaga 1 bilaga 1

Bilaga 1

Checklista för internrevisionens interna kvalitetsarbete Fortlöpande intern kvalitetskontroll (punkt 1–4):

1. Uppföljning av att internrevisionens styrdokument följs.

2. Styrning och uppföljning av egna granskningsinsatser.

3. Återkoppling från internrevisionens uppdragsgivare och de granskade.

4. Uppföljning och utvärdering av internrevisionens prestationer och nyckeltal. 1 Uppföljning av att internrevisionens

styrdokument följs 1.1 Riktlinjer:

– Är kraven i riktlinjerna uppfyllda?

– Finns det behov av att ändra riktlinjerna?

– Är riktlinjerna för internrevisionen uppdaterade?

1.2 Internrevisionens fastställda arbetssätt och processer:

– Har internrevisionen beslutat och dokumenterat internrevisionens arbetssätt och processer (regler, principer, metoder och rutiner)?

– Finns det behov av att ändra dessa? Gör en bedömning årligen.

1.3 Revisionsplan:

– Görs löpande uppföljningar av revisionsplanen?

– Har internrevisionen rapporterat större avvikelser under året jämfört med planen till myndighetsledningen?

– Har det funnits behov av större förändringar i revisionsplanen under året?

– Har myndighetsledningen i så fall beslutat om dem?

– Har en årlig uppföljning gjorts av revisionsplanen?

– Har eventuella avvikelser förklarats för myndighetsledningen?

Bedömning av oberoende och objektivitet:

– Har frågor om oberoende och objektivitet utvärderats årligen?

– Är bedömningarna dokumenterade?

1.4 Kompetensutvecklingsplan:

– Har en bedömning gjorts om rätt kompetens finns för revisionsåret?

– Har en kompetensutvecklingsplan tagits fram för varje medarbetare?

– Har en årlig uppföljning gjorts av att kompetensutvecklingsplanen följs?

bilaga 1 bilaga 2 2 Styrning och uppföljning av

egna granskningsinsatser

– Har styrning och uppföljning av egna granskningsinsatser gjorts i enlighet med beslutade rutiner?

– Har selektiv utvärdering av granskningsinsats gjorts i enlighet med beslutade rutiner?

3 Återkoppling från internrevisionens uppdragsgivare och de granskade 3.1 Internrevisionens uppdragsgivare:

– Har ni fått återkoppling från er uppdragsgivare?

– Har återkopplingen sammanställts och dokumenterats?

3.2 De granskade:

– Har ni fått återkoppling från de granskade?

– Är återkopplingen från de granskade sammanfattade årligen i en rapport?

– Har rapporten presenterats för myndighetsledningen?

4 Uppföljning och utvärdering av internrevisionens prestationer och nyckeltal

– Finns det prestationer och nyckeltal för att följa upp och utvärdera internrevisionen?

– Har internrevisionen genomfört uppföljning och utvärdering minst årligen?

5 Årlig självutvärdering

– Är årlig självutvärdering enligt internrevisionsförord-ningen med föreskrifter och allmänna råd genomförd?

– Har internrevisionschefen tagit fram en rapport som ett resultat av den årliga självutvärderingen där ni har utarbetat rekommendationer till eventuella förbättringar samt genomförandeplaner för ert förbättringsarbete?

– Har resultatet av kvalitetssäkringen rapporteras till myndighetsledningen?

bilaga 2

Bilaga 2

Exempel på enkätfrågor om internrevisionens granskning

Syftet med en enkät till de granskade är att få del av deras förväntningar och syn på internrevisionens arbete för att ha som underlag för att förbättra revisionsarbe-tet så att det bättre svarar mot verksamhetens upplevda behov. Internrevisionen avgör själva vilka frågor ni vill ställa och hur de ska utvärderas.

Påstående

1 Jag/vi fick den första informa-tionen från internrevisionen i god tid före revisionen.

2 Syftet, målen och omfattningen av revisionen var klart kom-municerat i den skriftliga eller muntliga informationen.

3 Den information som vi blev ombedda att ta fram var relevant i förhållande till syftet med revisionen.

4 Jag fick goda möjligheter att diskutera vinkling, omfattning och aktuella risker som jag ville få genomlysta. arbetet så att den berörda per-sonalen blev så lite belastade och störda som möjligt.

8 Den berörda personalen fick tillräcklig information om bak-grunden till frågorna.

9 De frågor som ställdes var re-levanta i förhållande till syftet med internrevisionen.

10 Internrevisorerna hade nödvän-dig kunskap om revisionsom-rådet.

bilaga 2 bilaga 2

13 Jag fick löpande information om revisionsarbetet och för-beredda och det blev en bra dialog där vi fick möjlighet att diskutera slutsatser och rekom-mendationer.

17 Internrevisorernas presentation hölls på en rimlig detaljnivå så att mötet inte blev längre än nödvändigt.

18 De förhållanden som togs upp var relevanta i förhållande till syftet med revisionen.

19 Internrevisorerna koncentre-rade sig på väsentliga förhål-landen och inte det vi uppfattar som ”struntsaker”.

Rapporten

20 Rapportens slutsatser och beskrivningar stämmer överens med det som presenterades på uppsummeringsmötet.

21 I rapporten har hänsyn tagits till våra kommentarer och rättelser avseende det sakliga innehållet.

22 Rapporten var lättläst och väl strukturerad. för min avdelning eller enhets måluppfyllelse.

bilaga 2

Påstående

(25 frågor att besvara)

Helt enig (4)

Delvis enig (3)

Delvis oenig (2)

Helt oenig (1)

Ej till-lämpligt 25 Internrevisionen genomfördes

i rätt tid och gav underlag för förbättringar i vårt system för intern styrning och kontroll.

26 Internrevisionens rapporte-ring har lämnats i tid för att förslagen ska vara aktuella för avdelningen eller enheten.

27 Vi har haft nytta av den ge-nomförda revisionen.

Kommentarer*

Övriga synpunkter

* Som ett tillägg bör du kommentera de påståenden som ni markerat med ”delvis oenig” eller

”helt oenig”. Efter påståendena finns utrymme för kommentarer. Dessutom tar vi självklart också emot återkoppling på annat än nedan angivna påståenden.