Myndighetens arkiv, allmänna handlingar och sekretess är företeelser där den goda seden inte alltid överensstämmer med eller ger ledning för hur internrevisio-nen i staten ska hantera dokumentation och där lag och förordning gäller i första hand.
Nedan följer en redogörelse för vad offentlighetsprincipen innebär och hur den påverkar internrevisionens dokumentation. Därefter beskriver vi arbetet med att avsluta revisionsakten innan ni arkiverar och avslutar den i diariet.
4.1 Internrevisionens granskningar blir offentliga
I Sverige har vi offentlighetsprincipen som innebär att myndigheters handlingar ska vara tillgängliga för allmänheten16. Huvudregeln är att alla handlingar som är upprättade hos myndigheten eller som har inkommit till myndigheten är all-männa handlingar. Allall-männa handlingar är offentliga förutom när de omfattas av sekretess. För att en handling ska omfattas av sekretess krävs lagstöd. Hela eller delar av en handling kan sekretessbeläggas17. Nedan beskriver vi hur en handling bedöms ur ett offentlighetsperspektiv.
Alla handlingar från internrevisionen som är upprättade hos myndigheten eller som har inkommit till myndigheten är enligt huvudregeln allmänna handlingar oavsett om handlingarna är i papper eller elektronisk form. En handling kan även vara ett inspelat meddelande eller bandupptagning med mera. En handling som enligt huvudregeln är allmän handling blir det genom att den är inkommen, upp-rättad eller expedierad. Handlingar som enligt huvudregeln inte är allmänna kan bli det genom att de ändå tillförs ärendet eller expedieras, till exempel arkiveras
16 2 kap. Tryckfrihetsförordningen, TF.
17 Offentlighets- och sekretesslag (2009:400), OSL.
Handling
offentlighet och sekretess samt arkivering offentlighet och sekretess samt arkivering
med akten. Några exempel på handlingar från internrevisionen som typiskt sett inte är allmänna handlingar är utkast eller koncept eller minnesanteckningar och annan dokumentation som inte tillför ärendet någon sakuppgift.
En handling behöver inte tillhöra en viss granskning för att vara allmän hand-ling, den kan vara det redan genom att vara upprättad inom myndigheten eller inkommen, exempelvis genom e-post.
Den dokumentation som uppstår under internrevisionens granskning blir, som ovan nämnts, allmän handling när dokumentationen är inkommen, upprät-tad, expedierad eller arkiverad. Det kan till exempel vara granskningsprogram som visar granskningens inriktning och omfattning, arbetspapper som innehål-ler iakttagelser från granskningen samt minnesanteckningar från intervjuer och möten. Det är därför oftast inte möjligt att utlova uppgiftslämnare anonymitet.
Detsamma gäller för handlingar som uppkommer vid råd och stöd enligt 5 § in-ternrevisionsförordningen. Innan samtliga handlingar i ärendet blir offentliga (vissa handlingar kan vara allmänna offentliga handlingar redan från början, se ovan) bör ni som internrevisorer ha tagit ställning till vilka dokument som ska finnas i revisionsakten och därefter se till att akten avslutas. De handlingar som är allmänna ska tillföras akten. Observera att arbetsmaterial som tillförs ärendet och läggs i akten i ett avslutat ärende blir allmänna handlingar.
Vid avslutning av en revisionsakt bör ni vidta följande åtgärder:
1. Rensa akten från dubbletter, utkast eller koncept, minnesanteckningar och andra dokument som inte tillför ärendet något i sak. Revisionsbe-visen ska däremot inte rensas bort. Det ska vara möjligt att följa utveck-lingen (den röda tråden) från iakttagelserna i internrevisionsrapporten tillbaka till revisionsbevisen i årsakten.
2. Ta ställning till om någon del eller hela akten bör omfattas av sekretess.
3. Gallra akten på information utifrån myndighetens beslut om gallring.18 Beslutet om gallring kan antingen vara allmänt eller enskilt.
Även myndighetens internrevision omfattas av offentlighetsprincipen. Var och en kan vända sig till myndigheten och begära ut en allmän offentlig handling från er verksamhet, till exempel era revisionsrapporter och granskningsakter.
Även internrevisionens riktlinjer och revisionsplan är allmänna offentliga hand-lingar, samt åtgärderna med anledning av era iakttagelser och rekommendationer enligt 10 § internrevisionsförordningen. Dessa handlingar är beslutade av myn-dighetsledningen och lämnas ut på begäran.
Den version av riskanalysen som är underlag till den beslutade revisionsplanen blir sannolikt offentlig med beslutet om revisionsplan.
Den statliga internrevisionen omfattas av samma regler om handlingars of-fentlighet och sekretess som all annan statlig verksamhet. En statlig internrevisor
18 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapshandlingar (RA-FS 2004:3).
offentlighet och sekretess samt arkivering
följer därmed inte den grundläggande principen som gäller för extern och intern revision inom det privata näringslivet, nämligen att en internrevisor alltid har tystnadsplikt. IIA:s yrkesetiska kod tar upp vikten av att internrevisorn hanterar information konfidentiellt men säger också att det kan finnas legala skäl som gör att det inte alltid är möjligt att följa alla delar av standarderna.
4.2 Internrevision är ingen sekretessgrund
Sekretess gäller för uppgift om planläggning av revision, om det kan antas att syftet med granskningsverksamheten motverkas om uppgiften röjs i enlighet med 17 kap 1 § OSL. Sekretess hindrar inte att en uppgift lämnas till en myndighet, om uppgiften behövs där för revision hos den myndighet där uppgiften förekom-mer, i enlighet med 10 kap 17 § OSL.
Internrevision är ingen sekretessgrund men bestämmelser om sekretess för skydd av det allmänna intresset eller enskildas personliga eller ekonomiska för-hållanden kan tillämpas även för internrevision. Internrevision kan inte ge löfte om anonymitet som inte har stöd i offentlighets- och sekretesslagen. Detta gäller även material från konsulter vilket lämpligen klarläggs i avtal med konsulterna.
Minnesanteckningar från intervjuer, i likhet med andra handlingar, anses vara en allmän handling under förutsättning att minnesanteckningarna tillför ett sakinne-håll och inte överförts till en slutrapport.
Det är i första hand den som har handlingen i sin vård som ska pröva om en handling ska lämnas ut enligt 6 kap. 3 § OSL. I andra hand är det myndigheten som ska göra denna prövning. Utlämning av handlingar ska ske på stället om inte betydande hinder finns enligt 2 kap. 12 § TF. Myndigheternas interna rutiner för detta kan dock variera.
4.3 Arkivering av internrevisionens handlingar
Internrevisionens handlingar ingår i det nationella kulturarvet och tillgänglig-het till handlingarna är ett uttryck för en demokratisk förvaltning. Det innebär att handlingarna omfattas av höga krav på att bevaras, hållas ordnade och vårdas.
Bestämmelserna om arkiv finns bland annat i arkivlagen (1990:782) och Riks-arkivets föreskrifter (RA-FS) och bestämmelser om allmänna handlingar finns i tryckfrihetsförordningen (1949:105). Internrevision omfattas av myndighetens arkivredovisning. För den ska det finnas en arkivplan med gallringsbestämmelser.
Ni bör vid uppstart av en revision (i planeringsfasen) ta fram ett diarienummer.
Ärendet avslutas när myndighetens ledning har beslutat om åtgärder med anled-ning av revisionen. Därefter lämnas akten, efter att den rensats (se avsnitt 4.1), för arkivering. När akten är klar att arkiveras brukar den bland annat innehålla granskningsplan, granskningsprogram där syfte, utfört arbete och resultat fram-går, revisionsbevis samt slutrapport. Kopior på räkenskapsmaterial, protokoll, rutiner etc. behöver normalt inte tillföras internrevisionens arkiv om de inte har
offentlighet och sekretess samt arkivering kvalitetsarbete, kompetens och kompetensutveckling
tillförts noteringar om iakttagelser under granskningen. Omfattningen av ningen framgår av hänvisningar till granskat material, vilket ni kan ange i gransk-ningsprogrammet. Det är viktigt att tänka på att de handlingar som till sist finns i akten blir arkivmaterial och därmed allmänna, och som grundregel offentliga handlingar.
kvalitetsarbete, kompetens och kompetensutveckling