Kraven i lagtext och förarbeten på hur ledamöter ska kunna höra och se varandra i realtid och på lika villkor är tämligen långtgående och även om de formella
möjligheterna att medge distansnärvaro sedan i våras finns, så har det inte tillämpats på grund av att risken att tekniken inte fungerar vid ordinarie tillfälle och nämnden därigenom inte blir beslutsför. Det skulle inte vara bra att behöva ”ta om” sammanträden, bland annat ur smittskyddssynpunkt. Mot den bakgrunden
1 En skillnad är att det i SKR:s normalmall anges att ledamot ska anmäla distansdeltagande fem dagar i förväg, medan man i Strängnäs kommuns nämndereglementen angett att det ska anmälas tre dagar i förväg.
har nämnderna i Strängnäs kommun istället tillämpat en ordning med distansdeltagande (se nedan under nästa rubrik).
Eftersom man i SKR:s standardmall enbart reglerat möjligheten att närvara som beslutsfattande och därvid inte haft skäl att skilja mellan distansnärvaro och distansdeltagande föreslås vissa terminologiska ändringar i bestämmelsen om distansnärvaro (se vidare strax nedan). Det föreslås också ett förtydligande tillägg om att ledamot som närvarar på distans enligt paragrafen anses närvarande vid sammanträdet i kommunallagens mening. De bestämmelser i lag och reglemente som tillämpas på fysiskt närvarande ledamöter ska tillämpas i fråga om ledamöter som deltar på distans. Se § 7 i förslaget till allmänt nämndreglemente.
Distansdeltagande för ledamöter och ersättare
Nämnderna i Strängnäs kommun har sedan i våras tillämpat en ordning som ger möjlighet för ledamöter och ersättare att delta på distans, utan att delta i
beslutsfattandet. Ordningen har införts på grund av coronapandemin och grundas på ett uttalande i förarbetena apropå kraven för beslutsförhet vid distansnärvaro.
Det uttalades att det inte finns något som hindrar att ledamoten kan tillåtas både att lyssna till det som sägs vid sammanträdet och att yttra sig, utan att delta i beslutandet, även om inte förutsättningarna för distansnärvaro är uppfyllda.2 Lösningen är mindre sårbar ur beslutsförhetssynpunkt än den för distansnärvaro, samtidigt som den främjar den kommunala demokratin eftersom så många valda ledamöter och ersättare ges möjlighet att delta utifrån sina förutsättningar, trots att man exempelvis tillhör en riskgrupp ur smittskyddssynpunkt. Den ger också utrymme att närvara via telefon, vilket kan vara en lösning om svårigheter att kommunicera via internet på ett säkert sätt finns.
Ordningen förutsätter dock att alla inblandade är införstådda med skillnaden mellan distansdeltagande och distansnärvaro, exempelvis måste ersättare kallas in för den ledamot som deltar på distans och protokollföring behöver kunna ske på ett rättvisande sätt. Det finns också anledning att trycka på att ordningen bara ska tillämpas när det finns särskilda skäl, eftersom ordningen i kommunallagen i grunden utgår från en ordning där sammanträden hålls i ett rum och där
ledamöter och ersättare är fysiskt närvarande och deltagande på distans bara ska ses som ett komplement. 3 Det föreslås därför en ny bestämmelse i det allmänna nämndreglementet som behandlar distansdeltagande, se § 8 i förslaget till allmänt nämndreglemente.
Närvarorätt för andra än ledamöter och ersättare
Det regleras idag i kommunstyrelsens reglemente att kommunalråden får närvara vid samtliga nämnders sammanträden. Det föreslås att den bestämmelsen förs in i det allmänna nämndreglementet så att den kan antas som gällande för alla
Det föreslås vidare ett tillägg i rubriken till den paragrafen, i syfte att skilja mellan närvarorätten vid nämndens sammanträde för andra än beslutande ledamöter – och distansnärvaro för beslutande ledamöter, se § 11 i förslaget till allmänt nämndreglemente.
Avbruten tjänstgöring
Följdändringar/tillägg föreslås också i bestämmelsen om avbruten tjänstgöring.
Avsikten är att tydliggöra att den som aktivt avbryter sitt distansdeltagande för andra aktiviteter inte kan återinträda i sammanträdet, eftersom det avbrutna deltagandet inte innebär att nämndens beslutsförhet eller rådande
majoritetsförhållanden ändras, se § 12 i förslaget till allmänt nämndreglemente.
Ekonomiska konsekvenser för kommunen
Beslutet medför viss ökad administration som ska rymmas inom ramen för befintlig budget, men inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.
Övriga konsekvenser
Beslutet medför inga övriga konsekvenser.
Uppföljning
Beslutade reglementen ska följas upp årligen.
Beslutsunderlag
Protokollsutdrag, KS § 300, 2020-11-24, Revidering av barn- och utbildningsnämndens reglemente
Protokollsutdrag, BUN § 112, 2020-09-29, Reglemente för barn- och utbildningsnämnden i Strängnäs kommun, revidering
Förslag, Barn- och utbildningsnämndens reglemente, förslag, 2020-11-06 Beslutet skickas till
Barn- och utbildningsnämnden
KF § 379 Dnr KS/2020:513-003
Revidering av kommunstyrelsens reglemente
Beslut
Kommunfullmäktige beslutar att
1. revidera kommunstyrelsens reglemente i enlighet med bifogat förslag.
Beslutsgång
Ordföranden finner att det bara finns ett förslag till beslut och att detta blir kommunfullmäktiges beslut.
Beskrivning av ärendet
Angående kommunstyrelsens ansvarsområde i vissa strategiska frågor mm
I samband med översyn av kommunstyrelsens och miljö- och
samhällsbyggnadsnämndens reglemente har det uppmärksammats att frågor kring hållbarhet, miljö och energi behöver regleras på nytt sätt, så att det övergripande samordnande strategiska arbetet i dessa frågor, som egentligen kan röra flera nämnders ansvarsområden, sker på kommunstyrelsenivå – och så att man undviker att samma fråga regleras i mer än ett reglemente.
Enligt förslag från miljö- och samhällsbyggnadsnämnden som behandlas i kommunstyrelsen idag ska miljö- och samhällsbyggnadsnämndens reglemente revideras så att miljö- och energistrategiska frågor samt strategiska
hållbarhetsfrågor, som är kommunövergripande, kan flyttas över till
kommunstyrelsens reglemente. Det klimatstrategiska området är i dagsläget inte uttalat reglerat i miljö- och samhällsbyggnadsnämndens reglemente, detta ansvar vore lämpligt att förtydliga utifrån de övergripande kommunala klimatpolitiska målen (fossilfria transporter 2030 och klimatneutralitet 2040) då även dessa målsättningar är av en kommunövergripande karaktär.
Mot den bakgrunden föreslås det att ny text om att det kommungensamma, strategiska arbetet med hållbarhetsfrågor och kommunens arbete med agenda 2030, liksom det klimatstrategiska arbetet, förs in i kommunstyrelsens reglemente, se §§ 2 och 3, i förslaget till reglemente. Av samma orsak förs text om det
strategiska kommungemensamma arbetet med miljö- och energifrågor in.
Enligt förslaget ska också den strecksats som säger att miljö- och
samhällsbyggnadsnämnden särskilt biträder kommunstyrelsen i frågor som rör näringsliv och destinationsutveckling strykas. Det rör frågor som flera nämnder behöver arbeta med och där kommunstyrelsen behöver ha en samordnade och styrande funktion. Kommunstyrelsen har redan ett ansvar för dessa frågor enligt
Angående sammanträdesordningen
Den regel som gäller vid distansnärvaro för ledamöter har setts över. Det föreslås att distansdeltagande för ledamöter och ersättare regleras. Följdändringar och andra mindre ändringar föreslås i de regler som gäller närvarorätt och avbruten tjänstgöring. Ordningen för paragraferna har setts mot bakgrund av översynen av bestämmelser om distansdeltagande och distansnärvaro.
I sammanhanget har strukturen på bestämmelser som rör
sammanträdesordningen setts över och det föreslås inga stora förändringar på den punkten men flertalet paragrafer byter ändå numrering. Nedan hänvisas till den nya numreringen.
Distansnärvaro för ledamöter
Den regel som gäller vid distansnärvaro för ledamöter har setts över. Det föreslås att distansdeltagande för ledamöter och ersättare regleras. För övriga nämnder lämnas förslag om att dessa ny paragraf införs om distansdeltagande och att vissa övriga paragrafer redigeras. För kommunstyrelsens del föreslås ändringarna föras i in befintligt reglemente.
Paragrafen om distansdeltagande utformades i ett akut skede i samband med coronapandemins utbrott. Avsikten var att undanröja formella hinder mot att nämnderna ska kunna hålla sammanträden med beslutsföra ledamöter, som närvarar på distans. Sådana sammanträden kan dock fortfarande bara hållas den dag teknisk utrustning och lämpliga rutiner finns på plats. Paragrafen i sin
nuvarande lydelse överensstämmer i stort med SKR:s normalmall för den typen av bestämmelse4 och behandlar en sådan närvaro som regleras i 6 kap 24 §
kommunallagen (2017:725). KL. Där framgår följande:
Fullmäktige ska besluta i vilken utsträckning ledamöter får delta i en nämnds sammanträden på distans. Deltagande på distans ska ske på det sätt som anges i 5 kap. 16 §.
En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid nämndens sammanträde.
Av 5 kap 16 KL framgår följande:
Ledamöter får delta i fullmäktiges sammanträden på distans om fullmäktige har beslutat det. Deltagandet ska i sådant fall ske genom ljud- och
bildöverföring i realtid samt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor.
4 En skillnad är att det i SKR:s normalmall anges att ledamot ska anmäla distansdeltagande fem dagar i förväg, medan man i Strängnäs kommuns nämndereglementen angett att det ska anmälas tre dagar i förväg.
En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid fullmäktiges sammanträde.
Kraven i lagtext och förarbeten på hur ledamöter ska kunna höra och se varandra i realtid och på lika villkor är tämligen långtgående och även om de formella
möjligheterna att medge distansnärvaro sedan i våras finns, så har det inte tillämpats på grund av att risken att tekniken inte fungerar vid ordinarie tillfälle och nämnden därigenom inte blir beslutsför. Det skulle inte vara bra att behöva ”ta om” sammanträden, bland annat ur smittskyddssynpunkt. Mot den bakgrunden har nämnderna i Strängnäs kommun istället tillämpat en ordning med
distansdeltagande (se nedan under nästa rubrik).
Eftersom man i SKR:s standardmall enbart reglerat möjligheten att närvara som beslutsfattande och därvid inte haft skäl att skilja mellan distansnärvaro och distansdeltagande föreslås vissa terminologiska ändringar i bestämmelsen om distansnärvaro (se vidare strax nedan). Det föreslås också ett förtydligande tillägg om att ledamot som närvarar på distans enligt paragrafen anses närvarande vid sammanträdet i kommunallagens mening. De bestämmelser i lag och reglemente som tillämpas på fysiskt närvarande ledamöter ska tillämpas i fråga om ledamöter som deltar på distans. Se § 24 i förslag till ändringar i kommunstyrelsens
reglemente.
Distansdeltagande för ledamöter och ersättare
Nämnderna i Strängnäs kommun har sedan i våras tillämpat en ordning som ger möjlighet för ledamöter och ersättare att delta på distans, utan att delta i
beslutsfattandet. Ordningen har införts på grund av coronapandemin och grundas på ett uttalande i förarbetena apropå kraven för beslutsförhet vid distansnärvaro.
Det uttalades att det inte finns något som hindrar att ledamoten kan tillåtas både att lyssna till det som sägs vid sammanträdet och att yttra sig, utan att delta i beslutandet, även om inte förutsättningarna för distansnärvaro är uppfyllda.5 Lösningen är mindre sårbar ur beslutsförhetssynpunkt än den för distansnärvaro, samtidigt som den främjar den kommunala demokratin eftersom så många valda ledamöter och ersättare ges möjlighet att delta utifrån sina förutsättningar, trots att man exempelvis tillhör en riskgrupp ur smittskyddssynpunkt. Den ger också utrymme att närvara via telefon, vilket kan vara en lösning om svårigheter att kommunicera via internet på ett säkert sätt finns.
Ordningen förutsätter dock att alla inblandade är införstådda med skillnaden mellan distansdeltagande och distansnärvaro, exempelvis måste ersättare kallas in för den ledamot som deltar på distans och protokollföring behöver kunna ske på ett rättvisande sätt. Det finns också anledning att trycka på att ordningen bara ska tillämpas när det finns särskilda skäl, eftersom ordningen i kommunallagen i grunden utgår från en ordning där sammanträden hålls i ett rum och där
ses som ett komplement. 6 Det föreslås därför en ny bestämmelse i
kommunstyrelsens reglemente som behandlar distansdeltagande, se § 25 i förslaget till ändringar i kommunstyrelsens reglemente.
Följdändringar
Närvarorätt för andra än ledamöter och ersättare
Det föreslås vidare ett tillägg i rubriken till den paragrafen, i syfte att skilja mellan närvarorätten vid nämndens sammanträde för andra än beslutande ledamöter – och distansnärvaro för beslutande ledamöter, se ovanför § 20 i förslaget till ändringar i kommunstyrelsens reglemente.
Avbruten tjänstgöring
Följdändringar/tillägg föreslås också i bestämmelsen om avbruten tjänstgöring.
Avsikten är att tydliggöra att den som aktivt avbryter sitt distansdeltagande för andra aktiviteter inte kan återinträda i sammanträdet, eftersom det avbrutna deltagandet inte innebär att nämndens beslutsförhet eller rådande
majoritetsförhållanden ändras, se § 28 i förslaget till ändringar i kommunstyrelsens reglemente.
Ekonomiska konsekvenser för kommunen
Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.
Övriga konsekvenser
Beslutet medför inga övriga konsekvenser.
Uppföljning
Beslutade reglementen ska följas upp årligen.
Beslutsunderlag
Protokollsutdrag, KS § 301, 2020-11-24, Revidering av kommunstyrelsens reglemente
Tjänsteutlåtande, Revidering av kommunstyrelsens reglemente, 2020-09-21 Styrdokument, Kommunstyrelsens reglemente, förslag, 2020-09-22
Beslutet skickas till Kommunstyrelsen
6 Prop 2013/14:5 s 30 f (avsnitt 6.2)
KF § 380 Dnr KS/2020:606-003
Revidering av kulturnämndens reglemente
Beslut
Kommunfullmäktige beslutar att
1. revidera kulturnämndens reglemente så att bestämmelser som rör sammanträdesordningen ersätts med en hänvisning till ett nytt allmänt nämndreglemente.
Beslutsgång
Ordföranden finner att det bara finns ett förslag till beslut och att detta blir kommunfullmäktiges beslut.
Beskrivning av ärendet
Förslaget till kommunfullmäktige
Under kommunfullmäktige i Strängnäs kommun sorterar åtta nämnder.
Kommunstyrelsen, krisledningsnämnden, valnämnden, socialnämnden, barn- och utbildningsnämnden, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, teknik och
fritidsnämnden samt kulturnämnden.
De sex sistnämnda nämnderna tillämpar samma regler för sin
sammanträdesordning. Som ett led i arbetet med att förenkla frågor kring Strängnäs kommuns arbete med styrande dokument lämnas detta förslag.
Förslaget innebär att frågor som regleras på samma sätt för ett antal nämnder ska finnas i ett allmänt nämndreglemente, som de andra reglementena hänvisar till.
I det fall de olika facknämnderna behöver särregler på grund av sitt speciella verksamhetsområde kommer det fortsatt kunna regleras i respektive nämnds reglemente. Ordningen överensstämmer med vad flera andra kommuner tillämpar.
Reglemente för kulturnämnden i Strängnäs kommun, beslutad av kommunfullmäktige 2020-04-27 § 135, föreslås därför revideras.
Utformningen av ett allmänt nämndreglemente
Förslaget till allmänt nämndreglemente överensstämmer med vad som idag stipuleras om sammanträdesordningen i kulturnämndens reglemente, med några förslag till ändringar.
Den regel som gäller vid distansnärvaro för ledamöter har setts över. Det föreslås att distansdeltagande för ledamöter och ersättare regleras. Följdändringar och andra mindre ändringar föreslås i de regler som gäller närvarorätt och avbruten
Därutöver byter alla paragrafer numrering. I den mån det hänvisas till
paragrafnummer nedan avser det den föreslagna numreringen. Paragrafer som ändrat utformning har gulmarkerats i förslaget. Ny text är införd med rött och borttagen text är överstruken.
De olika ändringarna behandlas var för sig nedan.
Distansnärvaro för ledamöter
Paragrafen om distansdeltagande utformades i ett akut skede i samband med coronapandemins utbrott. Avsikten var att undanröja formella hinder mot att nämnderna ska kunna hålla sammanträden med beslutsföra ledamöter, som närvarar på distans. Sådana sammanträden kan dock fortfarande bara hållas den dag teknisk utrustning och lämpliga rutiner finns på plats. Paragrafen i sin
nuvarande lydelse överensstämmer i stort med SKR:s normalmall för den typen av bestämmelse7 och behandlar en sådan närvaro som regleras i 6 kap 24 §
kommunallagen (2017:725). KL.
Av 6 kap 24 § KL framgår följande:
Fullmäktige ska besluta i vilken utsträckning ledamöter får delta i en nämnds sammanträden på distans. Deltagande på distans ska ske på det sätt som anges i 5 kap. 16 §.
En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid nämndens sammanträde.
Av 5 kap 16 KL framgår följande:
Ledamöter får delta i fullmäktiges sammanträden på distans om fullmäktige har beslutat det. Deltagandet ska i sådant fall ske genom ljud- och
bildöverföring i realtid samt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor.
En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid fullmäktiges sammanträde.
Kraven i lagtext och förarbeten på hur ledamöter ska kunna höra och se varandra i realtid och på lika villkor är tämligen långtgående och även om de formella
möjligheterna att medge distansnärvaro sedan i våras finns, så har det inte tillämpats på grund av att risken att tekniken inte fungerar vid ordinarie tillfälle och nämnden därigenom inte blir beslutsför. Det skulle inte vara bra att behöva ”ta om” sammanträden, bland annat ur smittskyddssynpunkt. Mot den bakgrunden
7 En skillnad är att det i SKR:s normalmall anges att ledamot ska anmäla distansdeltagande fem dagar i förväg, medan man i Strängnäs kommuns nämndereglementen angett att det ska anmälas tre dagar i förväg.
har nämnderna i Strängnäs kommun istället tillämpat en ordning med distansdeltagande (se nedan under nästa rubrik).
Eftersom man i SKR:s standardmall enbart reglerat möjligheten att närvara som beslutsfattande och därvid inte haft skäl att skilja mellan distansnärvaro och distansdeltagande föreslås vissa terminologiska ändringar i bestämmelsen om distansnärvaro (se vidare strax nedan). Det föreslås också ett förtydligande tillägg om att ledamot som närvarar på distans enligt paragrafen anses närvarande vid sammanträdet i kommunallagens mening. De bestämmelser i lag och reglemente som tillämpas på fysiskt närvarande ledamöter ska tillämpas i fråga om ledamöter som deltar på distans. Se § 7 i förslaget till allmänt nämndreglemente.
Distansdeltagande för ledamöter och ersättare
Nämnderna i Strängnäs kommun har sedan i våras tillämpat en ordning som ger möjlighet för ledamöter och ersättare att delta på distans, utan att delta i
beslutsfattandet. Ordningen har införts på grund av coronapandemin och grundas på ett uttalande i förarbetena apropå kraven för beslutsförhet vid distansnärvaro.
Det uttalades att det inte finns något som hindrar att ledamoten kan tillåtas både att lyssna till det som sägs vid sammanträdet och att yttra sig, utan att delta i beslutandet, även om inte förutsättningarna för distansnärvaro är uppfyllda.8 Lösningen är mindre sårbar ur beslutsförhetssynpunkt än den för distansnärvaro, samtidigt som den främjar den kommunala demokratin eftersom så många valda ledamöter och ersättare ges möjlighet att delta utifrån sina förutsättningar, trots att man exempelvis tillhör en riskgrupp ur smittskyddssynpunkt. Den ger också utrymme att närvara via telefon, vilket kan vara en lösning om svårigheter att kommunicera via internet på ett säkert sätt finns.
Ordningen förutsätter dock att alla inblandade är införstådda med skillnaden mellan distansdeltagande och distansnärvaro, exempelvis måste ersättare kallas in för den ledamot som deltar på distans och protokollföring behöver kunna ske på ett rättvisande sätt. Det finns också anledning att trycka på att ordningen bara ska tillämpas när det finns särskilda skäl, eftersom ordningen i kommunallagen i grunden utgår från en ordning där sammanträden hålls i ett rum och där
ledamöter och ersättare är fysiskt närvarande och deltagande på distans bara ska ses som ett komplement. 9 Det föreslås därför en ny bestämmelse i det allmänna nämndreglementet som behandlar distansdeltagande, se § 8 i förslaget till allmänt nämndreglemente.
Närvarorätt för andra än ledamöter och ersättare
Det regleras idag i kommunstyrelsens reglemente att kommunalråden får närvara vid samtliga nämnders sammanträden. Det föreslås att den bestämmelsen förs in i det allmänna nämndreglementet så att den kan antas som gällande för alla
nämnder. Den föreslås föras in i nuvarande paragraf om närvarorätt.
Det föreslås vidare ett tillägg i rubriken till den paragrafen, i syfte att skilja mellan närvarorätten vid nämndens sammanträde för andra än beslutande ledamöter – och distansnärvaro för beslutande ledamöter, se § 11 i förslaget till allmänt nämndreglemente.
Avbruten tjänstgöring
Följdändringar/tillägg föreslås också i bestämmelsen om avbruten tjänstgöring.
Avsikten är att tydliggöra att den som aktivt avbryter sitt distansdeltagande för andra aktiviteter inte kan återinträda i sammanträdet, eftersom det avbrutna deltagandet inte innebär att nämndens beslutsförhet eller rådande
majoritetsförhållanden ändras, se § 12 i förslaget till allmänt nämndreglemente.
Ekonomiska konsekvenser för kommunen
Beslutet medför viss ökad administration som ska rymmas inom ramen för befintlig budget, men inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.
Övriga konsekvenser
Beslutet medför inga övriga konsekvenser.
Beslutet medför inga övriga konsekvenser.