Transportaviseringsfilen kommuniceras på följande sätt där XML är det föredragna sättet:
1. Elektronisk kommunikation enligt standard för SFTI i a. XML (föredraget sätt)
b. EDIFACT(DESADV D96)
2. Registrera leveransinformationen med hjälp av Distributörens webbportal (endast aktuell vid små godsflöden)
3. Informationsöverföring i form av en CSV kommaavgränsad-fil (format i Excel) vilken kommuniceras via FTP (endast aktuell vid små godsflöden)
Bilaga – Avtalsvillkor samordnad varudistribution 2020-07-03 Sida 7 av 14 För info om servicenivå, se 11. Operativ uppföljning servicenivå, åtgärd och konsekvens.
7. Leverans och återtag
Två leveranssätt tillämpas vid leverans till Kommunens verksamheter. I normalfallet konsoliderad leverans till distributionscentralen (DC). Vid undantagsfall leverans direkt till Beställande enhet.
Gods ska lastas och hanteras på sådant sätt som minimerar risk för skada samt möjliggör enkel kontroll vid ankomst.
Leverans till distributionscentral (DC)
Leverans till DC ska kunna ske söndag till fredag eller enligt separat överenskommelse. Leverans till DC sker på olika dagar för olika kommuner, se 14. Bild - Ledtid beställning till leverans.
Vid upprättande av detta dokument gäller följande ankomsttider till DC (kan förändras):
- Livsmedel, från 12.00 till 22.00 - Övrigt gods, från 05.00 till 12.00
Om annat inte villkorats ska leverans ske fritt DAT Incoterms 2010 till av Kommunen vid var tillfälle anvisad plats eller platser.
Mantelfraktsedel som nyttjas ska omfatta allt gods som levereras vid samma leveranstillfälle, antalet lastbärare preciseras på mantelfraktsedeln inklusive SRS1.
Leverantören ska kunna anpassa sig till Distributörens leveransschema kontinuerligt under avtalsperioden.
Om annat inte villkorats ska Leverantören tillsammans med Kommun och Distributör säkerställa
varuförsörjning och varans hållbarhet/kvalité till Beställande enheter under perioder med helgdagar, skollov, etc.
Order ackumuleras hos Leverantören för utleverans till distributionscentral på angiven/-na leveransdag/-ar.
Ankomst till Distributionscentral
Innan ankomst till DC ska Transportaviseringfil kommunicerats till Kommun / Distributör. Vid
mottagningskontroll mottar Distributör mantelfraktsedel, Leverantörens chaufför lossar gods, Distributör genomför okulär kontroll. Särskilda villkor kopplade till godsets natur, så som livsmedel och ADR2, ska följas och kontrolleras vid ansvarsövergång.
Distributören kontrollerar vidare att:
1. Antal lastbärare överensstämmer med mantelfraktsedel 2. Inga kollin är skadade
3. Kolli är märkta med korrekt streckkodsetikett
När mottagningskontroll är genomförd lämnar Distributören signerad mantelfraktsedel till Leverantör.
Under vidare sorteringsarbete på distributionscentralen scannas alla streckkodsetiketter och matchning sker mot den Transportaviseringsfil som Leverantör kommunicerat till Kommun / Distributör. Avvikelser
kommunicerar Distributör till Leverantör vilken omgående korrigerar eventuella fel. Vid upprepade avvikelser / fel ska Leverantör omgående upprätta och genomföra åtgärdsplan, se 11. Operativ uppföljning servicenivå, åtgärd och konsekvens.
Återtag av lastbärare
Leverantör ska från Distributören återta lastbärare (vid varje inleverans).
Distributören återtar kontinuerligt lastbärare från Beställande enhet.
Returhantering av SRS ombesörjs av Distributör.
1 Antal SRS anges när Leverantör avser använda SRS
2 ADR, European Agreement Concerning the International Carriage of Dangerous Goods by Road, https://www.unece.org/trans/danger/publi/adr/adr_e.html
Bilaga – Avtalsvillkor samordnad varudistribution 2020-07-03 Sida 8 av 14
Krav på fordon
Samtliga fordon som används för leveranserna till Beställande enhet för Leverantörs räkning, dvs. till DC eller till Beställande enhet, ska genomföras med fordon som drivs med biodrivmedel (gas- eller vätskeformiga bränslen som framställts av biomassa) eller el till minst 40%.
Samtliga fordon som används för leveranserna till Beställande enhet för Leverantörs räkning, dvs. till DC eller till Beställande enhet, ska som lägst uppfylla utsläppskravet för EURO V vid avtalets start. Efter halva
avtalstiden ska fordonen som lägst uppfylla EURO VI till 75%, förutsatt att avtalet sträcker sig minst över 18 månader.
Leverantören ska årligen lämna uppgifter över andelen fordon som uppfyller kraven för EURO V respektive EURO VI. Av dessa uppgifter ska även framgå genomsnittlig procentandel biobränsle. De efterfrågade uppgifterna ska vara sammanställda och överlämnas minst en gång per år senast den 1 februari till avtalsansvarig.
Specifika krav på tempererade transporter
Leveranser som omfattar tempererade transport (exempelvis men ej uteslutande livsmedel) ska genomföras på sådant sätt att obruten temperatur- och leveranskedja garanteras och att detta sker enligt gällande lagstiftning (exempelvis men ej uteslutande livsmedelslagstiftning) och med branschriktlinjer för temperaturdisciplin.
Se https://www.livsmedelsverket.se/globalassets/produktion-handel-kontroll/branschriktlinjer/lagring-och-transport-av-fryst-och-kyld-mat.pdf för detaljer.
8. Ansvarsövergång
Vara ska levereras med avtalad kvalitet och ska stå i överenstämmelse med avtal och order / beställning vad avser leveranstid, mängd, kvalitet, förpackning och andra egenskaper som Kommunen med fog kan förvänta sig.
Leverantör ansvarar mot Beställande enhet för fel / brister avseende:
Försenad eller utebliven leverans till Distributör
Saknat kolli vid leverans till Distributör
Transportskadat kolli och eller felaktig temperatur på vara vid leverans till Distributör
Försenad eller utebliven leverans till Beställande enhet orsakad av bristfällig / felaktig godsmärkning
Försenad eller utebliven leverans till Beställande enhet orsakad av bristfällig / felaktig transportaviseringsfil
Saknad vara som enligt order skulle ha levererats i ett kolli eller lastbärare
Fel vara eller fel kvantitet av vara levererats i ett kolli
Fel då levererad vara är trasig / defekt eller inte uppfyller avtalad kvalitet och de egenskaper som krävs för att vara ska betraktas som godkänd levererad vara
Ansvar för fel enligt ovan är inte att betrakta som uttömmande.
Av Kommunen anlitad Distributör ansvarar mot Beställande enhet för fel / brister avseende:
Försenad eller utebliven leverans till Beställande enhet
Saknat kolli som leveranskvitterats vid inleverans till anvisad plats
Fel orsakade av felaktig hantering av Distributören
Fel orsakade av felaktig terminalhantering av Distributören
Transportskadad vara där kollit har synliga skador först vid kontroll hos Beställande enhet Ansvar för fel enligt ovan är inte att betrakta som uttömmande.
Bilaga – Avtalsvillkor samordnad varudistribution 2020-07-03 Sida 9 av 14
9. Reklamation
Om annat inte villkorats gäller följande.
Reklamation ska ske snarast efter det att felet upptäckts eller borde ha upptäckts. Beställande enhet
reklamerar fel till Leverantör, antingen direkt eller via Distributör. Leverantörens kundtjänst ska alltid, oavsett orsak, ta emot reklamation och får ej hänvisa Beställande enhet vidare till Distributör.
Leverantörens kundtjänst ska i sin tur, för det fall att ansvar för fel inte är orsakat av Leverantören, kontakta Distributörens kundtjänst för dialog och vidare hantering av anmäld reklamation. Återkoppling ska alltid ske till Beställande enhet.
Betalning av faktura innebär inte att Beställande enhet avstått från rätten till reklamation.
Åtgärder
Vid reklamation som beror på dröjsmål eller fel vid leverans (som Leverantören ansvarar för) ska Leverantören alltid erbjuda Beställande enhet följande:
Vid dröjsmål och fel vid leverans - Fullgörelse
- Häva köpet - Omleverans - Prisavdrag Särskilt om fullgörelse
Vid dröjsmål har Beställande enhet rätt att kräva fullgörelse. Fullgörelse ska ske genom leverans av ersättningsvara.
Särskilt om häva köpet
Vid dröjsmål äger Beställande enhet rätt att häva köpet om Beställande enhet inte längre har behov av beställd vara.
Särskilt om omleverans
Vid dröjsmål ska Leverantören genomföra omleverans om Beställande enhet så påkallar. Beställande enhet äger rätt att påkalla omedelbar omleverans. Sådan omleverans ska ske direkt till Beställande enhet.
Vid dröjsmål där ansvaret åvilar Leverantören står Leverantören för kostnaden för omedelbar omleverans (direktleverans till Beställande enhet).
Vid dröjsmål där ansvaret åvilar Distributören står Distributören för kostnaden för omedelbar omleverans.
Vid fel där ansvaret åvilar Beställande enhet, står Beställande enhet för kostnaden för omedelbar omleverans.
Leverantören måste dock alltid, i förväg, informera Beställande enhet om att den står kostnaden för aktuell omleverans. Om så inte har skett ska Leverantören själv stå kostnaden.
Om Beställande enhet önskar kvarstå vid order / beställning och inte påkallar omedelbar omleverans ska leverans ske vid Beställande enhets nästa ordinarie leveranstillfälle till DC. För omleverans som sker vid nästa ordinarie leveranstillfälle utgår ingen ersättning från part till annan part.
Särskilt om prisavdrag
Vid fel av mindre betydelse kan Beställande enhet ändå godkänna levererad vara. Vid sådant godkännande äger Beställande enhet rätt till prisavdrag. Avdraget ska vara skäligt och bestämmas i samförstånd mellan Leverantören och Beställande enhet. Prisavdrag ska framgå av faktura.
10. Returer
Leverantören ansvarar för att hantera retur vid felbeställning och felleverans (där ansvaret vilar på Leverantören).
Bilaga – Avtalsvillkor samordnad varudistribution 2020-07-03 Sida 10 av 14
Retur av livsmedel
Vid retur ska Leverantören skicka fraktsedlar / etiketter till Beställande enhet, samt transportbeställning till Distributör (elektronisk order). Retur skickas med Distributören tillbaka till DC . Returer ska tas åter av Leverantören eller av Leverantören anlitad transportör vid nästa inleverans till anvisad plats.
Retur av övrigt gods
Vid retur ska Leverantören ombesörja retur, antingen via Distributör (överenskommelse görs direkt mellan Leverantör och Distributör), eller Leverantörens transportlösning. Beställande enhet ska oavsett motta bekräftelse på planerad retur och fraktsedel / etiketter.
Allmänt vid returer
Om annat inte villkorats vid retur pga felaktig beställning av livsmedel ska Beställande enhet ersätta Leverantören för transportkostnaden från DC åter till Leverantören. Kostnad för retur ska ske till självkostnadspris och ska vid anmaning därom kunna verifieras av faktura och / eller avtal.
Vid retur pga felleverans ska Leverantören bekosta transportkostnaden från Beställande enhet åter till Leverantören.
Vid retur har Leverantören inte rätt till annan ekonomisk kompensation utöver kostnaden för transport åter från anvisad plats.
11. Operativ uppföljning servicenivå, åtgärd och konsekvens
En förutsättning för god samordnad varudistribution är väl fungerande elektroniskt informationsutbyte och väl fungerande logistiskt flöde. Därför krävs hög tillförlitlighet och gott samarbete mellan parterna.
För att säkerställa stabila processer, tillförlitligt informationsflöde och godsflöde tillämpas kontinuerlig uppföljning. Kommunen sammankallar till möte där flödena gås igenom och utvärderas. De operativa uppföljningsmötena sker kontinuerligt, minst årligen, men kan också ske oftare beroende på avtalets omfattning. Närvaro från Kommun och Leverantör är obligatorisk på dessa möten.
I syfte att tydliggöra vad som avses med väl fungerande elektroniskt informationsutbyte och väl fungerande logistiskt flöde preciseras nedan efterfrågad prestanda och konsekvens vid tillfälle av återkommande brister.
Bristerna är indelade i tre områden:
- Bristfällig transportavisering
- Bristfällig leveransprecision till distributionscentral - Bristfällig godsmärkning
Bristfällig transportavisering (där avvikelse meddelats varuleverantör)
Om transportaviseringsfil uteblir, inte kommer fram i rätt tid och/eller saknar information vilket medför utebliven eller försenad leverans till beställande enhet anses det som bristfällig transportavisering.
Om transportaviseringsfil är bristfällig två (2) gånger i rad eller saknar återkommande betydande del av kritisk information utan omgående problemlösning debiteras varuleverantör, 30 kr per order (till beställande enhet) för manuell orderläggning.
Bristfällig leveransprecision till distributionscentral (där avvikelse meddelats varuleverantör) När leverans till distributionscentral sker efter utsatt tid OCH påverkar leverans till beställande enhet negativt anses det som bristfällig leveransprecision till distributionscentral.
Om leveransprecision till distributionscentral är bristfällig fler än två (2) gånger per månad debiteras varuleverantör en kostnad för extra utkörning till beställande enhet. Kostnaden är 130 SEK per sändning för Övrigt gods och 350 SEK per sändning för Livsmedel.
Bristfällig godsmärkning (där avvikelse meddelats varuleverantör)
När godsmärkning är undermålig (kritisk information saknas eller inte går att läsa/scanna) OCH påverkar leverans till beställande enhet negativt anses det som bristfällig godsmärkning.
Bilaga – Avtalsvillkor samordnad varudistribution 2020-07-03 Sida 11 av 14 Om godsmärkningen är bristfällig mer än två (2) procent av antal kollin debiteras varuleverantören 10 kr per kolli för manuell godsmärkning.
Leverantören har fem (5) arbetsdagar för omgående problemlösning och åtgärd av ovan brister – tid från anmärkning till utförd åtgärd (rotorsak åtgärdad).
12. Tekniska förutsättningar etikett
Krav på etiketten:
* = Ska krav
- STE (Svensk Transportetikett, eller Standardiserad transportetikett)
- Se mer info om denna: https://www.gs1.se/anvand-gs1/Streckkodsmarka-forpackningar/Marka-pallen/Transportetiketten/
- För streckkodstyp är kod 128 ok
- Andra typer av etikett kan godkännas ifall innehållet är komplett
Namn avsändare*
Leveransuppgifter beställande enhet* (GLN, enhets namn, adress, postnummer, postort)
Sändningsnummer
Kollinummer i streckkod* (måste vara samma nummer som skickas med i transportaviseringsfilen)
Vikt* (transporterad, exkl. lastbärare)
Rutt- och sekvensnummer
Avropsreferens (beställarens ordernr alt. beställarkod – stäms av med respektive kommun)
Namn beställare (för- och efternamn) Exempeletikett
Bilaga – Avtalsvillkor samordnad varudistribution 2020-07-03 Sida 12 av 14
13. Tekniska förutsättningar transportaviseringsfil
Krav på innehållet i transportaviseringsfilen:
* = Ska krav
Partsuppgifter (GLN, namn, adress)* för:
Leverantör/godsavsändare*
Köpare (kommun)*
Samdistributör (DC)*
Antal lastbärare (rullvagn, pall, box)*
Antal SRS per order (back/pall)*
För varje mantelkolli:
Kolli-ID för transportkollin (dispatch – SSCC)
Kollislag/Hantering (övrig, kyl, frys)
Vikt
Farligt gods indikator
Antal ingående kolli (rullvagn, pall, box)*
För varje ingående kolli:
- Partsuppgifter* (GLN*, namn*, adress) - Kolli-ID (SSCC)*
- Kollislag/Hantering (övrig*, kyl*, frys) - Vikt* (föredraget kg)
- Volym (dm3)
- Farligt gods information*
- Beställarens ordernummer*
- Beställarens orderrad - Rutt- och sekvensnummer
Unikt sändningsnummer (för att kunna avvisa redan skickade EDI data)
Leveransdatum till DC*
Leveransdatum till Beställare
Exempel XML (föredragen lösning)
SFTI:s guideline:http://sfti.se/download/18.445c0d0016973125f25172f6/1552481806511/Guideline%20TransportAvisering%20 (TransportAdvice).pdf
Praktiskt exempel, hur Widrikssons tillämpar guidline, schema för validering laddas ner från http://www.fleet101.se/xsd/k2xml.zip
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="yes"?>
<transfer>
<externalMessage>Gods från LeverantörX (Farligt gods: ja/nej)</externalMessage>
</info>
Bilaga – Avtalsvillkor samordnad varudistribution 2020-07-03 Sida 13 av 14
Kontakta Kommunen, logistik@upphandlingsodertorn.se för mer information.
Exempelfil CSV (kommaavgränsad)
För de Leverantörer som inte uppfyller tekniska krav på XML/EDI men levererar större volymer finns en lösning där en excelfil fylls i av Leverantören och skickas till Widrikssons i kommaavgränsad CSV-format. Viktigt att strukturen är konstant (kolumnerna i excelfilen inte flyttas). Även kritiskt att informationen i excelfilen matchar Leverantörens godsmärkning (kollietikett).
Kontakta Kommunen, logistik@upphandlingsodertorn.se för mer information.
Bilaga – Avtalsvillkor samordnad varudistribution 2020-07-03 Sida 14 av 14