Avtalsvillkor Samordnad varudistribution

(1)

Bilaga – Avtalsvillkor samordnad varudistribution 2020-07-03 Sida 1 av 14

Avtalsvillkor – Samordnad varudistribution

Innehåll

1. Inledning ... 2

Definitioner ... 2

2. Generellt ... 3

3. Övergripande - beställning till leverans ... 4

Elektroniskt informationsutbyte ... 4

GLN-nummer / Beställande enhet ... 4

Kundregister och registervård ... 5

4. Orderstopptid ... 5

5. Pack och plock ... 5

Förpackning / emballering ... 5

Godsmärkning ... 6

Packning / förberedelse för leverans ... 6

6. Transportavisering ... 6

7. Leverans och återtag ... 7

Leverans till distributionscentral (DC) ... 7

Ankomst till Distributionscentral ... 7

Återtag av lastbärare ... 7

Krav på fordon ... 8

Specifika krav på tempererade transporter ... 8

8. Ansvarsövergång ... 8

9. Reklamation ... 9

Åtgärder ... 9

10. Returer ... 9

Retur av livsmedel ... 10

Retur av övrigt gods ... 10

Allmänt vid returer ... 10

11. Operativ uppföljning servicenivå, åtgärd och konsekvens ... 10

12. Tekniska förutsättningar etikett ... 11

13. Tekniska förutsättningar transportaviseringsfil ... 12

Exempel XML (föredragen lösning) ... 12

Webbokning ... 13

Exempelfil CSV (kommaavgränsad) ... 13

14. Bild - Ledtid beställning till leverans ... 14

Livsmedel ... 14

Övrigt gods ... 14

(2)

1. Inledning

Denna bilaga beskriver processer, villkor och tekniska förutsättningar avseende samordnad varudistribution.

Fokus ligger på logistikrelaterade processer, närliggande processer omfattas också.

[Bild 1. Övergripande process]

Definitioner

 Beställande enhet = är Leverantörens slutkund som beställer upphandlat/avtalat sortiment

 Beställare = fysisk person som beställer till Beställande enhet

 DC = Distributörens distributionscentral (omlastningscentral)

 Distributör = Part Kommunen skrivit avtal med som tar emot varor från Leverantör för omlastning och distribution ut till Beställande enhet

 Följesedel = dokument som medföljer sändningen/sändningarna till Beställande enhet och specificerar order(s) ingående artiklar

 GLN = Global Location Number, identifikator for beställande enhet

 Gods = består av ett eller flera kollin

 Kolli = fysiskt sammanhållet, har en unik identitet, fysiskt märkt med identitet. Ett kolli innehåller en eller flera beställda varor. En leverans kan bestå av ett eller flera kollin men ska vara fysiskt

sammanhållet vid lämning. Kolli är adresserat till beställande enhet.

 Kommunen (respektive juridisk part)= Part som representerar Beställande enheter inom respektive kommun

 Lastbärare = anordning på vilken gods lastas för transport, anordningen kan vara en EUR-pall, rullbur, SRS, etc.

 Leveransdag till Beställande enhet = slutgiltig leverans till Beställande enhet

 Leveransdag till distributionscentral = dag och tidpunkt då gods ankommer distributionscentral

 Leverantör = Part Kommunen skrivit avtal med för att leverera varor till Beställande enhet via Distributör

 Mantelfraktsedel = dokument som medföljer och avser transport från Leverantör till Distributör

 Mantelkolli = överordnat kolli som innehåller kolli (adresserade till beställande enhet)

 Orderstopptid = senaste tidpunkt för beställning

 SRS = avser backar och pallar från Svenska retursystem

 Sändning = samtliga order, med tillhörande gods, till en beställande enhet (GLN), vid ett tillfälle

 Vikt = godsets nettovikt exklusive både tara och eventuell lastbarare (sändningsvikt)

Beställning Plock och pack Informations-

utbyte Leverans Administration

(3)

2. Generellt

Kommunen tillämpar samordnad varudistribution för leverans till Beställande enhet. Både Leverantören och av Kommunen anlitad Distributör är avtalade leverantörer till Kommunen. Leverantören och Distributören ska samarbeta för att på bästa sätt tillfredsställa Kommunens behov av leverans av varor till Beställande enhet.

Kommunen ska aktivt bidra till att ett gott samarbeta mellan alla parter upprätthålls.

Samordnad varudistribution innebär att varuleverantör levererar allt gods (märkt och sorterat per Beställande enhet) till Kommunens distributionscentral/er (DC), varifrån separat kontrakterad Distributör samlastar och levererar gods till Beställande enhet.

Vid detta avtals ingående är anvisad plats (DC) Widrikssons Logistik AB, Västberga Allé 61, Stockholm.

Allt elektroniskt informationsutbyte (exempelvis order; ordererkännande, orderbekräftelse och transportavisering) följer SFTI-standard. http://sfti.se

Ett väl fungerande flöde är en förutsättning för att god servicenivå ska kunna upprätthållas. Kommunen önskar därför kontinuerligt följa upp och utvärdera informations- och godsflöde tillsammans med Leverantör och Distributör.

[Bild 2. Generellt godsflöde]

(4)

3. Övergripande - beställning till leverans

Leveranser till Kommunens verksamheter sker i två flöden, livsmedel och övrigt gods.

Beställande enhet har i normalfallet ett antal fasta leveransdagar per vecka. För övrigt gods är normalfallet en (1) fast leveransdag per vecka och för livsmedel varierar antalet fasta leveransdagar mellan en (1) till tre (3) dagar beroende på verksamhetens storlek och behov. Kommunerna har olika fasta leveransdagar. Vissa kommuner har idag upp till fem (5) leveransdagar på grund av volym och geografisk placering. Antal leveransdagar per enhet och antalet fasta leveransdagar per kommun kan komma att ändras under avtalsperioden. Leverantör meddelas inför förändring. För ytterligare info se 14. Bild - Ledtid beställning till leverans.

Varuleverantören levererar till DC dagen innan leverans till Beställande enhet, se 7. Leverans och återtag.

Elektroniskt informationsutbyte

Elektronisk orderinformation utbyts mellan Kommun, Leverantör och Distributör och består av:

Informationsutbyte e-handelssystem

 Inköpsorder / Beställning

 Ordererkännande

 Orderbekräftelse

 Leveransavisering

Informationsutbyte transportavisering

 Transportavisering

För att information om leverans ska fungera mellan Leverantör, Distributör och Beställande enhet behöver rätt information kommuniceras. Detta görs genom transportaviseringsfiler och transportetiketter. Samordnad varudistribution följer standarden för SFTI, se förutsättningar i 6. Transportavisering och Godsmärkning under punkt 5.

Informationsutbyte via e-handelssystem beskrivs i separat bilaga.

GLN-nummer / Beställande enhet

Inom varje Kommun finns en eller flera verksamheter (Beställande enheter) och varje Beställande enhet har en eller flera fysiska Beställare.

För att identifiera Kommunens Beställande enheter används GLN-nummer (Global Location Number). Varje Beställande enhet har en geografisk leveransadress. En geografisk leveransadress kan ha ett eller flera GLN- nummer. Unika GLN-nummer används för att definiera och särskilja flera Beställande enheter på samma geografiska leveransadress.

Beställande enhet är Leverantörens slutkund.

(5)

Bilaga – Avtalsvillkor samordnad varudistribution 2020-07-03 Sida 5 av 14 [Bild 3. Illustrering av GLN]

Kundregister och registervård

Leverantören ansvarar för att vid var tid upprätthålla ett fungerande kundregister. Kommunens GLN-nummer ska användas som identifikator, för all kommunikation mellan Kommun, Leverantör och Distributör.

Leverantören ansvarar självständigt och under hela avtalsperioden för att exempelvis:

 kontinuerligt uppdatera kundregister utifrån Kommunens register över verksamheternas namn, GLN- nummer och leveransadresser. Därigenom säkerställa fullständig matchning

 samverka med Distributör och Kommun kring tillfälliga och permanenta ruttförändringar, exempelvis i samband med helgdagar

 hantera leveransdagar i aktuella system och uppdatera sin logistik i samråd med Distributör och Kommun

4. Orderstopptid

Nedan beskrivs kraven för tidigaste orderstopptid för de två flödena. Om annat inte villkorats gäller följande:

Livsmedel

Beställningsstopp för Beställande enhet ska tidigast vara kl 15:00 helgfri vardag, dag före leverans till Kommunens Distributör (DC), se 14. Bild - Ledtid beställning till leverans.

Övrigt gods

Beställningsstopp för Beställande enhet ska tidigast vara kl 16:00 två (2) helgfria vardagar före leverans till Kommunens Distributör (DC), se 14. Bild - Ledtid beställning till leverans.

5. Pack och plock

Varor levereras förpackat som kolli. Med kolli avses en försändelse som kan bestå av ett eller flera paket eller förpackningar. Vid definition av kolli ska följande egenskaper användas för att beskriva ett kolli:

- fysiskt sammanhållet - har en unik identitet - fysiskt märkt med identitet Exempel på kolli är följande:

- ett paket, en låda, en rulle, en plastad pall eller en rullbur (hel eller delad) - varje paket på en oplastad pall

Ett kolli kan innehålla en eller flera beställda varor. En leverans kan bestå av ett eller flera kollin men ska vara fysiskt sammanhållen vid lämning. Kolli levereras på lastpall, rullbur eller annan lämplig lastbärare.

För livsmedel nyttjas rullbur. Avsteg från detta kan förekomma med hänsyn tagen till volymmässiga förutsättningar. Detta kräver separat överenskommelse mellan Kommun, Leverantör och Distributör.

Rullburar packas ej högre än kanten på rullburen, maxhöjd för lastning är 157 cm.

Förpackning / emballering

Om annat inte villkorats gäller nedan.

Vara ska vara förpackad så att fel i varan inte uppkommer vid normal hantering längs leveranskedjan.

Allergena produkter lastas ej på så sätt som kan resultera i kontaminering.

Allt ytteremballage ska vara helt, rent, torrt, ge produkten lämpligt skydd och vara anpassat till produktens storlek samt vara utan framträdande lukt.

(6)

Godsmärkning

Varje kolli ska märkas med en streckkodsetikett enligt STE. För teknisk beskrivning, se 12. Tekniska förutsättningar etikett.

Kolli ska vara märkt för leverans till Beställande enhet. Om kolli består av flera paket eller förpackningar ska varje paket eller förpackning märkas med etikett. Av sådan etikett bör framgå att kolli utgörs av flera paket eller förpackningar exempelvis 1(3). Leverantören ska märka kolli på sådant sätt att omläggning av leverans vid anvisad plats inte försvåras eller försenas.

Lastbärare som endast innehåller kolli som ska levereras till samma leveransadress och unikt GLN märks på lastbärarnivå med en (1) etikett.

Rullbur som innehåller kolli till olika leveransadresser (unika GLN) ska separeras med mellanläggsskiva. Varje del av lastbäraren ska märkas med etiketter så att godset är sammanhållet och spårbart vid omrangering.

Pant får endast tas ut för SRS-backar och SRS-pallar. Övriga lastbärare så som EUR-pall, engångspall, rullbur eller annan lastbärare ska ingå i priset.

För info om servicenivå, se 11. Operativ uppföljning servicenivå, åtgärd och konsekvens

Packning / förberedelse för leverans

Leverantören ska packa varan på sådant sätt att omläggning av leverans vid anvisad plats inte försvåras eller försenas.

Det åligger Leverantören att kolli både är lastad och avlastas på sätt som underlättar för mottagaren (i normalfallet Distributören, vid direktleverans Beställande enhet) att hantera och överblicka levererat gods vid kontroll mot följesedel och genomförande av leveranskvittens.

Följesedel och mantelfraktsedel

Följesedel avseende kundorder från Beställande enhet fästs på godset (och/eller kommuniceras elektroniskt till Beställande enhet).

Mantelfraktsedel avseende transport från Leverantör till Distributör ska gå med godset och tydligt beskriva innehållet (lastbärartyp och antal). Mantelfraktsedel nyttjas vid förberedelse och vidare transport till distributionscentral. När Leverantör avser använda SRS ska antal SRS anges på mantelfraktsedeln.

6. Transportavisering

Leverantören ska transportavisera i elektroniskt format. Transportaviseringensfil skickas till Kommun / Distributör i samband med avslutad plockprocess hos Leverantör.

För livsmedel ska transportaviseringsfil finnas Kommun / Distributör tillhanda senast innan godset ankommer till distributionscentralen (DC).

För övrigt gods ska transportaviseringsfil senast finnas Kommun / Distributör tillhanda 23.59 dag före inleverans till DC.

Transportaviseringsfilen innehåller komplett information om beställda order och gods. Vidare även Beställande enhets GLN och leveransinformation. När Leverantör avser använda SRS ska antal SRS anges i

transportaviseringsfilen. För ytterligare beskrivning, se 13. Tekniska förutsättningar transportaviseringsfil.

Transportaviseringsfilen kommuniceras på följande sätt där XML är det föredragna sättet:

1. Elektronisk kommunikation enligt standard för SFTI i a. XML (föredraget sätt)

b. EDIFACT(DESADV D96)

2. Registrera leveransinformationen med hjälp av Distributörens webbportal (endast aktuell vid små godsflöden)

3. Informationsöverföring i form av en CSV kommaavgränsad-fil (format i Excel) vilken kommuniceras via FTP (endast aktuell vid små godsflöden)

(7)

Bilaga – Avtalsvillkor samordnad varudistribution 2020-07-03 Sida 7 av 14 För info om servicenivå, se 11. Operativ uppföljning servicenivå, åtgärd och konsekvens.

7. Leverans och återtag

Två leveranssätt tillämpas vid leverans till Kommunens verksamheter. I normalfallet konsoliderad leverans till distributionscentralen (DC). Vid undantagsfall leverans direkt till Beställande enhet.

Gods ska lastas och hanteras på sådant sätt som minimerar risk för skada samt möjliggör enkel kontroll vid ankomst.

Leverans till distributionscentral (DC)

Leverans till DC ska kunna ske söndag till fredag eller enligt separat överenskommelse. Leverans till DC sker på olika dagar för olika kommuner, se 14. Bild - Ledtid beställning till leverans.

Vid upprättande av detta dokument gäller följande ankomsttider till DC (kan förändras):

- Livsmedel, från 12.00 till 22.00 - Övrigt gods, från 05.00 till 12.00

Om annat inte villkorats ska leverans ske fritt DAT Incoterms 2010 till av Kommunen vid var tillfälle anvisad plats eller platser.

Mantelfraktsedel som nyttjas ska omfatta allt gods som levereras vid samma leveranstillfälle, antalet lastbärare preciseras på mantelfraktsedeln inklusive SRS¹.

Leverantören ska kunna anpassa sig till Distributörens leveransschema kontinuerligt under avtalsperioden.

Om annat inte villkorats ska Leverantören tillsammans med Kommun och Distributör säkerställa

varuförsörjning och varans hållbarhet/kvalité till Beställande enheter under perioder med helgdagar, skollov, etc.

Order ackumuleras hos Leverantören för utleverans till distributionscentral på angiven/-na leveransdag/-ar.

Ankomst till Distributionscentral

Innan ankomst till DC ska Transportaviseringfil kommunicerats till Kommun / Distributör. Vid

mottagningskontroll mottar Distributör mantelfraktsedel, Leverantörens chaufför lossar gods, Distributör genomför okulär kontroll. Särskilda villkor kopplade till godsets natur, så som livsmedel och ADR², ska följas och kontrolleras vid ansvarsövergång.

Distributören kontrollerar vidare att:

1. Antal lastbärare överensstämmer med mantelfraktsedel 2. Inga kollin är skadade

3. Kolli är märkta med korrekt streckkodsetikett

När mottagningskontroll är genomförd lämnar Distributören signerad mantelfraktsedel till Leverantör.

Under vidare sorteringsarbete på distributionscentralen scannas alla streckkodsetiketter och matchning sker mot den Transportaviseringsfil som Leverantör kommunicerat till Kommun / Distributör. Avvikelser

kommunicerar Distributör till Leverantör vilken omgående korrigerar eventuella fel. Vid upprepade avvikelser / fel ska Leverantör omgående upprätta och genomföra åtgärdsplan, se 11. Operativ uppföljning servicenivå, åtgärd och konsekvens.

Återtag av lastbärare

Leverantör ska från Distributören återta lastbärare (vid varje inleverans).

Distributören återtar kontinuerligt lastbärare från Beställande enhet.

Returhantering av SRS ombesörjs av Distributör.

1 Antal SRS anges när Leverantör avser använda SRS

2 ADR, European Agreement Concerning the International Carriage of Dangerous Goods by Road, https://www.unece.org/trans/danger/publi/adr/adr_e.html

(8)

Krav på fordon

Samtliga fordon som används för leveranserna till Beställande enhet för Leverantörs räkning, dvs. till DC eller till Beställande enhet, ska genomföras med fordon som drivs med biodrivmedel (gas- eller vätskeformiga bränslen som framställts av biomassa) eller el till minst 40%.

Samtliga fordon som används för leveranserna till Beställande enhet för Leverantörs räkning, dvs. till DC eller till Beställande enhet, ska som lägst uppfylla utsläppskravet för EURO V vid avtalets start. Efter halva

avtalstiden ska fordonen som lägst uppfylla EURO VI till 75%, förutsatt att avtalet sträcker sig minst över 18 månader.

Leverantören ska årligen lämna uppgifter över andelen fordon som uppfyller kraven för EURO V respektive EURO VI. Av dessa uppgifter ska även framgå genomsnittlig procentandel biobränsle. De efterfrågade uppgifterna ska vara sammanställda och överlämnas minst en gång per år senast den 1 februari till avtalsansvarig.

Specifika krav på tempererade transporter

Leveranser som omfattar tempererade transport (exempelvis men ej uteslutande livsmedel) ska genomföras på sådant sätt att obruten temperatur- och leveranskedja garanteras och att detta sker enligt gällande lagstiftning (exempelvis men ej uteslutande livsmedelslagstiftning) och med branschriktlinjer för temperaturdisciplin.

Se https://www.livsmedelsverket.se/globalassets/produktion-handel-kontroll/branschriktlinjer/lagring-och- transport-av-fryst-och-kyld-mat.pdf för detaljer.

8. Ansvarsövergång

Vara ska levereras med avtalad kvalitet och ska stå i överenstämmelse med avtal och order / beställning vad avser leveranstid, mängd, kvalitet, förpackning och andra egenskaper som Kommunen med fog kan förvänta sig.

Leverantör ansvarar mot Beställande enhet för fel / brister avseende:

 Försenad eller utebliven leverans till Distributör

 Saknat kolli vid leverans till Distributör

 Transportskadat kolli och eller felaktig temperatur på vara vid leverans till Distributör

 Försenad eller utebliven leverans till Beställande enhet orsakad av bristfällig / felaktig godsmärkning

 Försenad eller utebliven leverans till Beställande enhet orsakad av bristfällig / felaktig transportaviseringsfil

 Saknad vara som enligt order skulle ha levererats i ett kolli eller lastbärare

 Fel vara eller fel kvantitet av vara levererats i ett kolli

 Fel då levererad vara är trasig / defekt eller inte uppfyller avtalad kvalitet och de egenskaper som krävs för att vara ska betraktas som godkänd levererad vara

Ansvar för fel enligt ovan är inte att betrakta som uttömmande.

Av Kommunen anlitad Distributör ansvarar mot Beställande enhet för fel / brister avseende:

 Försenad eller utebliven leverans till Beställande enhet

 Saknat kolli som leveranskvitterats vid inleverans till anvisad plats

 Fel orsakade av felaktig hantering av Distributören

 Fel orsakade av felaktig terminalhantering av Distributören

 Transportskadad vara där kollit har synliga skador först vid kontroll hos Beställande enhet Ansvar för fel enligt ovan är inte att betrakta som uttömmande.

(9)

9. Reklamation

Om annat inte villkorats gäller följande.

Reklamation ska ske snarast efter det att felet upptäckts eller borde ha upptäckts. Beställande enhet

reklamerar fel till Leverantör, antingen direkt eller via Distributör. Leverantörens kundtjänst ska alltid, oavsett orsak, ta emot reklamation och får ej hänvisa Beställande enhet vidare till Distributör.

Leverantörens kundtjänst ska i sin tur, för det fall att ansvar för fel inte är orsakat av Leverantören, kontakta Distributörens kundtjänst för dialog och vidare hantering av anmäld reklamation. Återkoppling ska alltid ske till Beställande enhet.

Betalning av faktura innebär inte att Beställande enhet avstått från rätten till reklamation.

Åtgärder

Vid reklamation som beror på dröjsmål eller fel vid leverans (som Leverantören ansvarar för) ska Leverantören alltid erbjuda Beställande enhet följande:

Vid dröjsmål och fel vid leverans - Fullgörelse

- Häva köpet - Omleverans - Prisavdrag Särskilt om fullgörelse

Vid dröjsmål har Beställande enhet rätt att kräva fullgörelse. Fullgörelse ska ske genom leverans av ersättningsvara.

Särskilt om häva köpet

Vid dröjsmål äger Beställande enhet rätt att häva köpet om Beställande enhet inte längre har behov av beställd vara.

Särskilt om omleverans

Vid dröjsmål ska Leverantören genomföra omleverans om Beställande enhet så påkallar. Beställande enhet äger rätt att påkalla omedelbar omleverans. Sådan omleverans ska ske direkt till Beställande enhet.

Vid dröjsmål där ansvaret åvilar Leverantören står Leverantören för kostnaden för omedelbar omleverans (direktleverans till Beställande enhet).

Vid dröjsmål där ansvaret åvilar Distributören står Distributören för kostnaden för omedelbar omleverans.

Vid fel där ansvaret åvilar Beställande enhet, står Beställande enhet för kostnaden för omedelbar omleverans.

Leverantören måste dock alltid, i förväg, informera Beställande enhet om att den står kostnaden för aktuell omleverans. Om så inte har skett ska Leverantören själv stå kostnaden.

Om Beställande enhet önskar kvarstå vid order / beställning och inte påkallar omedelbar omleverans ska leverans ske vid Beställande enhets nästa ordinarie leveranstillfälle till DC. För omleverans som sker vid nästa ordinarie leveranstillfälle utgår ingen ersättning från part till annan part.

Särskilt om prisavdrag

Vid fel av mindre betydelse kan Beställande enhet ändå godkänna levererad vara. Vid sådant godkännande äger Beställande enhet rätt till prisavdrag. Avdraget ska vara skäligt och bestämmas i samförstånd mellan Leverantören och Beställande enhet. Prisavdrag ska framgå av faktura.

10. Returer

Leverantören ansvarar för att hantera retur vid felbeställning och felleverans (där ansvaret vilar på Leverantören).

(10)

Retur av livsmedel

Vid retur ska Leverantören skicka fraktsedlar / etiketter till Beställande enhet, samt transportbeställning till Distributör (elektronisk order). Retur skickas med Distributören tillbaka till DC . Returer ska tas åter av Leverantören eller av Leverantören anlitad transportör vid nästa inleverans till anvisad plats.

Retur av övrigt gods

Vid retur ska Leverantören ombesörja retur, antingen via Distributör (överenskommelse görs direkt mellan Leverantör och Distributör), eller Leverantörens transportlösning. Beställande enhet ska oavsett motta bekräftelse på planerad retur och fraktsedel / etiketter.

Allmänt vid returer

Om annat inte villkorats vid retur pga felaktig beställning av livsmedel ska Beställande enhet ersätta Leverantören för transportkostnaden från DC åter till Leverantören. Kostnad för retur ska ske till självkostnadspris och ska vid anmaning därom kunna verifieras av faktura och / eller avtal.

Vid retur pga felleverans ska Leverantören bekosta transportkostnaden från Beställande enhet åter till Leverantören.

Vid retur har Leverantören inte rätt till annan ekonomisk kompensation utöver kostnaden för transport åter från anvisad plats.

11. Operativ uppföljning servicenivå, åtgärd och konsekvens

En förutsättning för god samordnad varudistribution är väl fungerande elektroniskt informationsutbyte och väl fungerande logistiskt flöde. Därför krävs hög tillförlitlighet och gott samarbete mellan parterna.

För att säkerställa stabila processer, tillförlitligt informationsflöde och godsflöde tillämpas kontinuerlig uppföljning. Kommunen sammankallar till möte där flödena gås igenom och utvärderas. De operativa uppföljningsmötena sker kontinuerligt, minst årligen, men kan också ske oftare beroende på avtalets omfattning. Närvaro från Kommun och Leverantör är obligatorisk på dessa möten.

I syfte att tydliggöra vad som avses med väl fungerande elektroniskt informationsutbyte och väl fungerande logistiskt flöde preciseras nedan efterfrågad prestanda och konsekvens vid tillfälle av återkommande brister.

Bristerna är indelade i tre områden:

- Bristfällig transportavisering

- Bristfällig leveransprecision till distributionscentral - Bristfällig godsmärkning

Bristfällig transportavisering (där avvikelse meddelats varuleverantör)

Om transportaviseringsfil uteblir, inte kommer fram i rätt tid och/eller saknar information vilket medför utebliven eller försenad leverans till beställande enhet anses det som bristfällig transportavisering.

Om transportaviseringsfil är bristfällig två (2) gånger i rad eller saknar återkommande betydande del av kritisk information utan omgående problemlösning debiteras varuleverantör, 30 kr per order (till beställande enhet) för manuell orderläggning.

Bristfällig leveransprecision till distributionscentral (där avvikelse meddelats varuleverantör) När leverans till distributionscentral sker efter utsatt tid OCH påverkar leverans till beställande enhet negativt anses det som bristfällig leveransprecision till distributionscentral.

Om leveransprecision till distributionscentral är bristfällig fler än två (2) gånger per månad debiteras varuleverantör en kostnad för extra utkörning till beställande enhet. Kostnaden är 130 SEK per sändning för Övrigt gods och 350 SEK per sändning för Livsmedel.

Bristfällig godsmärkning (där avvikelse meddelats varuleverantör)

När godsmärkning är undermålig (kritisk information saknas eller inte går att läsa/scanna) OCH påverkar leverans till beställande enhet negativt anses det som bristfällig godsmärkning.

(11)

Bilaga – Avtalsvillkor samordnad varudistribution 2020-07-03 Sida 11 av 14 Om godsmärkningen är bristfällig mer än två (2) procent av antal kollin debiteras varuleverantören 10 kr per kolli för manuell godsmärkning.

Leverantören har fem (5) arbetsdagar för omgående problemlösning och åtgärd av ovan brister – tid från anmärkning till utförd åtgärd (rotorsak åtgärdad).

12. Tekniska förutsättningar etikett

Krav på etiketten:

* = Ska krav

- STE (Svensk Transportetikett, eller Standardiserad transportetikett)

- Se mer info om denna: https://www.gs1.se/anvand-gs1/Streckkodsmarka-forpackningar/Marka- pallen/Transportetiketten/

- För streckkodstyp är kod 128 ok

- Andra typer av etikett kan godkännas ifall innehållet är komplett

 Namn avsändare*

 Leveransuppgifter beställande enhet* (GLN, enhets namn, adress, postnummer, postort)

 Sändningsnummer

 Kollinummer i streckkod* (måste vara samma nummer som skickas med i transportaviseringsfilen)

 Vikt* (transporterad, exkl. lastbärare)

 Rutt- och sekvensnummer

 Avropsreferens (beställarens ordernr alt. beställarkod – stäms av med respektive kommun)

 Namn beställare (för- och efternamn) Exempeletikett

(12)

13. Tekniska förutsättningar transportaviseringsfil

Krav på innehållet i transportaviseringsfilen:

* = Ska krav

 Partsuppgifter (GLN, namn, adress)* för:

 Leverantör/godsavsändare*

 Köpare (kommun)*

 Samdistributör (DC)*

 Antal lastbärare (rullvagn, pall, box)*

 Antal SRS per order (back/pall)*

 För varje mantelkolli:

 Kolli-ID för transportkollin (dispatch – SSCC)

 Kollislag/Hantering (övrig, kyl, frys)

 Vikt

 Farligt gods indikator

 Antal ingående kolli (rullvagn, pall, box)*

 För varje ingående kolli:

- Partsuppgifter* (GLN*, namn*, adress) - Kolli-ID (SSCC)*

- Kollislag/Hantering (övrig*, kyl*, frys) - Vikt* (föredraget kg)

- Volym (dm³)

- Farligt gods information*

- Beställarens ordernummer*

- Beställarens orderrad - Rutt- och sekvensnummer

 Unikt sändningsnummer (för att kunna avvisa redan skickade EDI data)

 Leveransdatum till DC*

 Leveransdatum till Beställare

Exempel XML (föredragen lösning)

SFTI:s guideline:

http://sfti.se/download/18.445c0d0016973125f25172f6/1552481806511/Guideline%20TransportAvisering%20 (TransportAdvice).pdf

Praktiskt exempel, hur Widrikssons tillämpar guidline, schema för validering laddas ner från http://www.fleet101.se/xsd/k2xml.zip

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="yes"?>

<order>

</message>

<internalOrderId>LEVERANTÖRX-1234567890</internalOrderId>

</identification>

</serviceData>

<customerCode>73xxxxxxxxxxx</customerCode>

</customer>

<info>

<externalMessage>Gods från LeverantörX (Farligt gods: ja/nej)</externalMessage>

</info>

(13)

</orderData>

</address>

<customerCode>73xxxxxxxxxxx</customerCode>

</address>

</shipment>

<packageId>100xxxxxxxx1</packageId>

<packageType>KOLLI</packageType>

</package>

<packageType>KOLLI</packageType>

</package>

<packageType>RULLVAGN</packageType>

</package>

<goodsType>ÖVRIG</goodsType>

</package>

</order>

</transfer>

Webbokning

Kontakta Kommunen, logistik@upphandlingsodertorn.se för mer information.

Exempelfil CSV (kommaavgränsad)

För de Leverantörer som inte uppfyller tekniska krav på XML/EDI men levererar större volymer finns en lösning där en excelfil fylls i av Leverantören och skickas till Widrikssons i kommaavgränsad CSV-format. Viktigt att strukturen är konstant (kolumnerna i excelfilen inte flyttas). Även kritiskt att informationen i excelfilen matchar Leverantörens godsmärkning (kollietikett).

Kontakta Kommunen, logistik@upphandlingsodertorn.se för mer information.

(14)

14. Bild - Ledtid beställning till leverans

Livsmedel

Nedan är idag gällande leveransdagar till Beställande enhet. Kan komma att ändras under avtalsperioden.

[Bild 4. Schematisk bild av beställning av livsmedel, samt händelsernas tidpunkter]

Övrigt gods

Nedan är idag gällande leveransdagar till Beställande enhet. Kan komma att ändras under avtalsperioden.

[Bild 5. Schematisk bild av beställning av övrigt gods, samt händelsernas tidpunkter]