Logik-relaterade begrepp

För att definiera effektivitet säger informant A2 först att det handlar om att nå uppsatta mål exempelvis avseende hastigheter, kassationer, leveranssäkerhet och förbättringar. ”Det är ju det värdeskapande arbetet, kan man säga. När vi tillför värde för kund, då är vi effektiva”. Sedan tillägger informanten att han för produktionen definierar effektivitet som ”att man jobbar enligt de rutiner och standarder man har för att på ett gemensamt sätt komma fram till den kortaste vägen för att tillverka en produkt”. Detta mäts enligt informant A2 med hjälp av takten. Om – och i så fall hur – effektivitet mäts på kontoret kan informanten inte svara på, vilket han menar kan vara ett tecken på att det inte mäts där.

På frågan hur produktivitet definieras svarar informanten ”Produktivitet är ju också samma sak därvid att de mål och mätetal vi har satt upp för vad vi ska klara av, det är ju egentligen takten”. För närvarande mäts detta manuellt i produktionen, men företaget står i begrepp att införskaffa ett produktions-uppföljningssystem som kommer att göra det möjligt att enkelt och exakt se produktiviteten på respektive produktionsenhet. Som ett exempel på ett mått nämner informanten maskinutnyttjande. Vad gäller produktivitet på kontoret kan informanten inte svara på hur det mäts, men han tror att det är svårare än i produktionen. Att informant A2 inte känner till något mått anser han kan tyda på att produktiviteten inte mäts på kontoret, men han vill inte utesluta att det görs.

Om kvalitet säger informanten att det är ”ett jättevitt begrepp” som handlar om ”de krav kunden ställer på oss” och att ”det är kanske inte mätbart i alla situationer”, vilket gör det svårt. För att identifiera kundernas krav och hur väl företaget lever upp till dem för företag A dialog med kunderna och gör en

årlig kundnöjdhetsmätning. Informant A2 anser att en viktig del för att uppnå rätt kvalitet är att följa företagets rutiner och standarder. Han tror att det kan vara svårare att veta vilken kvalitet som är rätt på kontoret (både att fastställa och efterleva) än vad det är i fabriken där det till exempel går att använda likare¹⁶ eller mätinstrument för att kontrollera att olika aspekter av produkt-kvaliteten uppfyller kraven.

4.2 Företag B

Informant B arbetar som produktionschef.

4.2.1 Lean och kontext

Företaget är fadderföretag i Produktionslyftet och informanten säger angåen-de Lean att företaget ”har angåen-det i bloangåen-det”. Företaget använangåen-der exempelvis processflödesgrupper där de tar in kunden, säljaren, alla tillverkningssteg och avsändning. Alla personer har inte varit med i någon grupp, men alla funk-tioner har varit representerade.

Informant B uppger att företaget ser behov av Lean även på kontoret och har genomfört Lean-utbildning för de kontorsanställda. Det praktiska arbetet med Lean på kontoret beskriver han emellertid som ”sämre” och förklarar det som att de använder viss struktur men inte alla delar. Företaget har gjort värde-flödesanalyser för inköp och order. De använder sig också av 5S för ordning och reda, men resultatet syns inte så väl när det gäller pärmar och papper som det gör när det rör sig om maskiner och verktyg, anser informant B. Överlag tycker han att det är ”mycket lättare” att införa Lean på fabriken än på kontoret för att det är ”mer att ta på” och tydligare vilka resultat man får i det sammanhanget.

4.2.2 Logik-relaterade begrepp

Företaget ”har ingen direkt definition som används” avseende effektivitet och det finns ingen dokumenterad definition av begreppet, uppger informant B. Han bifogar dock att företaget har instrument för att mäta alla arbeten i verk-staden och att man varje vecka följer upp utförd tid jämfört med planerad tid per avdelning i produktionen för att se hur man har utfört arbetsuppgifterna. Företaget har som mål att förbättra den tid som används 5 % under året genom att hitta ”smartare sätt att jobba”. Andra förbättringar mäter de i pengar, till exempel inverkan på kostnader för produkt. Förbättringarna handlar om att ”tjäna tid eller pengar” enligt informant B.

16 En likare är ett exemplar av en produkt som godkänts av kunden och därför kan användas som jämförelse för att säkerställa kvaliteten exempelvis avseende färg eller finish.

Om företagets definition av produktivitet säger informant B att det finns ”ingen text på det” och fortsätter med att det är ”lite som effektivitet” – det följer av varje arbetsorders utfall mot planerad tid.

På frågan om hur företaget definierar kvalitet svarar informant B ”Jag brukar alltid säga överensstämmelse på ritning eller i text” och att de använder likare för återkommande produkter. Han beskriver vidare kvalitet som ”anpassad till kundens krav”. Informanten berättar att företagets inställning är att ”servicenivå och leveransprecision ska vara i elitklass” och att det för säljarna är ett uttalat mål att de ska vara ”engagerade, kompetenta och kundfokusera-de”. Hur företaget uppfattas följs upp genom kontinuerliga mätningar hos kund. Han nämner också att företaget har både miljö- och kvalitetscertifiering (ISO).

4.3 Företag C

Informant C arbetar som produktionsansvarig på företaget, som är certifierat enligt ISO 9001och ISO 14001.

4.3.1 Lean och kontext

Informant C säger om Lean att ”Det berör hela företaget” och berättar att de arbetar med ständiga förbättringar och förbättringsmöten även på kontoret. Företaget har som mål att samtliga anställda ska vara med i en förbättrings-grupp. Han berättar också att företaget utvecklat ett eget produktionssystem som ”gäller för helheten”. Informanten betonar att helheten är det viktigaste och säger att ”inget är starkare än den svagaste länken”. Han beskriver hur kunden förväntar sig ett ordererkännande med bekräftad leveranstid, bekräftat pris och villkor; att produktionen vill veta vad de ska göra; att information sedan går tillbaka till administrationen för fakturering och att hur mycket tid som lagts ner också meddelas administrationen så de kan skriva löner. Han avslutar med att säga ”Allt hänger ihop. Har du dålig administration får du dålig produktion.”

Överproduktion och andra slöserier ska minimeras även i administrativa flöden. Informanten illustrerar detta arbete med att berätta att en person nu gör flera steg i kedjan från kundorder till att planera produktion och att ge orderbekräftelse för att slippa onödiga rörelser. Målet är att göra allt färdigt och leveranstiden för ordererkännande mäts. Mer än 95 % får order-erkännande inom 24 timmar och man strävar efter att minska den tiden. De gör inga 5S-revisioner på kontoret, men har med tänkandet även i den miljön. Informant C beskriver arbetet med att införa Lean på kontoret i jämförelse med att införa det i fabriken som ”Ingen skillnad eller jätteskillnad”. Han anser att ”effektiva flöden och utnyttjande av resurser” är det som är viktigt,

om det gäller administration eller produktion spelar ingen roll. Informanten berättar att företag ofta tycker att ”vi är jätteunika” eller att man på avdelningsnivå anser sig vara annorlunda än andra avdelningar, men han menar att ”egentligen är det inte olikt” utan ”produktionssystemet är väldigt likt”. Oavsett om det är metall som ska bli detaljer eller mjölk som ska bli smör handlar det enligt informant C om att ”människor, maskiner och flöden ska stämma ihop” och att ”vad kunden vill styr”. Produktion och administra-tion har olika processer, men är samtidigt lika.

När det gäller skillnader tycker informant C att det ibland är lättare med Lean i produktionen, att det är ”mer uttalat” där än i administrationen. Han menar att även om det nu kommer Lean på sjukhus med mera är Lean ”i allmänhet i Sverige och världen entydigt med Lean produktion”. Han berättar också att man ibland glömmer administrationen i vissa företag, vilket har blivit tydligt vid Lean-utbyten; besökande företag har uppmärksammat att företag C använder Lean på administrationen, medan de själva inte mäter administra-tionen. Informant C kommenterar detta med att ”Mäter man inte kan man inte styra”. Han upplever emellertid ”att det inte riktigt är lika lätt att hitta mäte-tal” för kontoret som för fabriken.

4.3.2 Logik-relaterade begrepp

Vad gäller hur effektivitet definieras svarar informant C ”Det dagliga vi använder är använd tid i förhållande till anslagen tid” och att målet är att ständigt förbättras. Han berättar också att det i produktionssystemet anges hur olika saker mäts, så att det ska framgå för de anställda vad som menas med exempelvis effektivitet på just det här företaget.

Produktivitet definieras som ”Antal producerade detaljer på planerad tid” enligt informant C. Vad gäller kontoret säger han att ”där tittar vi på hur vi kan göra” och berättar att de försöker hitta ”bra mätetal utan för mycket handpåläggning”. Mått de använder idag är leveransprecision per order-erkännande och antal orderorder-erkännanden per vecka. Om måtten försämras från ena veckan till den andra undersöks vad som hänt. Ibland beror problem på att ”kunder strular till det”, vilket de tar upp i samtal med kunden. I mät-ningarna skiljer de dock inte på vem som orsakat problemen.

Definitionen av kvalitet är enligt informant C ”rätt kvalitet” det vill säga ”det kunden vill ha, inte för bra eller för dålig”. Han menar att ”de flesta vill göra ett väldigt gott jobb” och att det då är lätt att överarbeta. Kunden kan bli jätteglad, men är kanske inte beredd att betala. Därför är det viktigt med en ”öppen och bra dialog med kunden”. Informanten tycker att det är svårt att hitta rätt kvalitet och menar att den inte går att mäta direkt. Istället går den in i effektivitet och reklamationer; avvikelse i effektivitet kan bero på för hög kvalitet, medan produktreklamationer visar på för låg kvalitet.

4.4 Företag D

Informant D arbetar som kundserviceansvarig.

4.4.1 Lean och kontext

Informant D anser att ”Lean behövs överallt och alltid”. Företaget har inte kommit så långt med Lean på kontoret ännu, men informanten anser att det är värt att satsa på och ”tror på principen”. Informant D ser inte Lean som en punktinsats, utan beskriver det som ett löpande arbete som är levande i organisationen.

Informanten berättar att de på kontoret arbetar med ”lite av de enklare bitarna” exempelvis 5S i lokalerna, vilket är ”visuellt och lätt att ta till sig”. De har också börjat gå igenom alla filer och strukturera dem för att alla ska kunna hitta. Vidare beskriver informanten en utvecklingsprocess där man börjar med det konkreta och i nästa steg tar sig an processerna när personerna ”förstått galoppen”. Tidigare har processerna beskrivits i löpande text, men nu arbetar man med ”schematiska flödesbeskrivningar med boxar och pilar”, vilket upplevs som mycket tydligare. Informanten menar att detta är Lean-arbete ”i högsta grad” och att det ”går hand i hand med ordning och reda”. De eftersträvar att det ”ska vara smidigt att jobba” och att arbeta så standardi-serat som möjligt ses som ett sätt att undvika fel. Förbättringsarbetet är en punkt på månadsmötena.

Företaget är ISO-certifierat på både kvalitets- och miljöområdet. Informant D menar att för företag som tillverkar och säljer till kund är kvalitets-certifieringen viktigast; många kunder, framförallt stora företag, har som krav att deras leverantörer ska vara certifierade inom kvalitet. Kundernas krav på miljöcertifiering har växt de senaste tio åren, men är ännu inte i nivå med kraven på kvalitetsområdet.

Vid jämförelse av att införa Lean på kontoret och på fabriken menar informanten att det ger ”tydligare effekter i fabriken” där man till exempel flyttat maskiner för att få snabbare flöde, medan man på kontoret inte får den visuella effekten utan bättre kvalitet på sikt. Informant D fortsätter med exemplet att ”det är lättare att se att en hammare har sin bestämda plats än att snabba upp en process”, varför informanten anser att införandet av Lean är ”mer tacksamt i tillverkningsledet”. Vad gäller processer tror informant D att det är mer diffust att införa Lean tjänsteprocesser än i varuprocesser; det finns inte så mycket konkret att peka på i tjänster. Medan det är lätt att se att maskiner flyttats och fabrikslokalerna städats blir Lean på kontoret ”mer av en pappersprodukt än effekt” fast ”affärerna går bättre”, enligt informanten.

4.4.2 Logik-relaterade begrepp

Företaget har ingen definition av effektivitet. De mäter dock olika aspekter av tillverkningen, exempelvis kassationer, mot uppsatta mål.

Angående definition av produktivitet svarar informant D att det i fabriken är antal produkter per vecka. Informanten tillägger att det inte mäts på kontoret och att man inte funderat på att göra det, men att det kan vara ”relevant om man upplever att man inte gör det man ska”.

På frågan hur kvalitet definieras svarar informanten först ”nöjd kund” och berättar sedan att företaget inte har någon skriftlig definition, men att man har ett motto man lever efter som säger att rätt produkt ska till rätt kund i rätt tid. De mått informanten nämner för att mäta kvalitet är leveransservice från fabrik till centrallager (med målet 97 %) och administrativa reklamationer. De administrativa reklamationerna mäter andra fel än rena produktdefekter, alltså olika slags fel i hanteringen som exempelvis att fel produkter levereras från centrallagret till kund. Företaget gör dessutom årligen en kundenkät via Internet riktad till ett stort antal direktkunder och återförsäljare. Syftet med enkäten är att mäta vad kunderna anser om företaget, dess produkter och servicegrad. Resultaten används sedan som underlag för verksamhetens fortsatta arbete.