Lokalförsörjningsprocessen beskriver hela processen från tidigt uttryckt behov, via beställning och anpassad lokal för kommunala verksamheter.
Processen ska användas för lokalplanering, nyproduktion, nya inhyrningar samt större lokalanpassningar. Här nedan beskrivs stegen i
lokalförsörjningsprocessen. I processen används gemensamma mallar.
Lokalförsörjningsprocessens första skede; planeringsskedet består av en på nämndsnivå årlig lokalrevision, en samplanering på kommunkoncernnivå där hela kommunens lokalbehov samordnas med kommunkoncernens lokalresurser och avslutas med att fullmäktige fattar beslut om budget och ger lokalprojektet dess ekonomiska ramar.
Planeringsskedet A. Lokalrevision
Lokalrevision innebär inventering av befintliga lokalresurser och
beskrivning av lokalbehov utifrån verksamhetens utveckling. Syftet med lokalrevisioner är att få ett samlat grepp om verksamheternas nuvarande och framtida behov av lokaler och om det tillgängliga lokalbeståndet motsvarar
NÄLP Lokalrevision
•Hur mycket lokaler kommer verksamheten att behöva och till vilken kvalitet?
•A. Uppdrag (behovsbeskrivning)
KALP Samordning
•Med vilka lokaler löses verksamhetens behov på bästa sätt?
•B. Lösning (förstudie)
Budget och Strategisk plan
•Vad kostar bästa lösningarna tillsammans?
•C. Budget och Strategisk Plan (investerings-och driftramar)
13
Postadress Besöksadress Telefon e-post
371 83 Karlskrona Östra Hamngatan 7B 0455 30 30 00 karlskrona.kommun@karlskrona.se
verksamhetens behov. Varje nämnd redovisar lokalrevisionen i sitt förslag till lokalförsörjningsplan (NÄLP).
Inventering av lokaler
Verksamheterna ska inventera användningen av sina lokaler med hjälp av standardiserade underlag som tillhandahålls av
kommunlednings-förvaltningen. Inventeringen ska redovisa dels fyllnadsgrad (yteffektivitet) och dels nyttjandegraden (nyttjande över tiden). Redovisningen ska visa hur lokalerna används i förhållande till fastställda riktvärden.
Behovsbeskrivning
Nämnderna ska beskriva sina lokalbehov på kort och lång sikt.
Beskrivningen sker utifrån årliga planer, prognos 1 - 5 år framåt samt utifrån en framtidsbild på längre sikt, 6 - 10 år. Lokalbehoven bedöms utifrån omvärldsbevakning, befolkningsprognos, budget, lokalförsörjningsplan och andra politiskt beslutade dokument.
Varje tillkommande lokalbehov ska beskrivas och motiveras för att
beslutsunderlaget till nämnderna och lokalstyrgruppen ska bli så fullständigt som möjligt. Ett beslutsunderlag behövs dels för att lokalbehovet ska kunna tillgodoses så bra som möjligt, dels för att en eventuell nödvändig
prioritering av lokalbehovet i ett senare skede i budgetprocessen ska bli så rätt som möjligt. Nämnderna ombeds därför göra följande tre moment för sina angivna lokalbehov;
• Kategorisera
• Konsekvensbeskriva
• Prioritera
Kategorisera, prioritera och konsekvensbeskriva
Nämnderna beskriver till vilken av nedanstående kategori varje lokalbehov hör. Prioriteringsprincipen är att behov 1 prioriteras före prioritet 2 osv.
1. Effektiviseringar av lokalbeståndet som ger kostnadsminskningar 2. Volymökningar inom befintliga bebyggda områden
3. Expansion, lokalbehov till följd av nya bostadsområden 4. Icke lagstyrd verksamhet
5. Kvalitetshöjningar av befintliga lokaler och verksamheter
14
Postadress Besöksadress Telefon e-post
371 83 Karlskrona Östra Hamngatan 7B 0455 30 30 00 karlskrona.kommun@karlskrona.se
Ytterligare en prioriteringsprincip är tillämpningen av fyrstegsmodellen.
Varje steg ska utredas och eventuellt förkastas innan nästa steg i modellen får tas.
1. Inga åtgärder
2. Nyttjande av vakanta eller befintliga lokaler genom omdisponering 3. Bygga om eller till befintliga lokaler
4. Bygga nya lokaler
Nämndens lokalförsörjningsplan (NÄLP)
Översynen av tillgängliga lokalresurser och lokalbehov sammanställs och analyseras i den årliga uppdateringen av lokalförsörjningsplanen.
B. Samplanering
Syftet med samplaneringen är att samordna hela kommunens lokalbehov med kommunkoncernens befintliga lokalbestånd. Samplaneringen utgår från genomförd lokalrevison (NÄLP) kompletterad med utredningar (förstudie).
Planeringsarbetet ska sammanställas i en 10-årig kommunövergripande lokalförsörjningsplan (KALP).
Karlskrona kommuns lokalförsörjningsplan (KALP)
En sammanhållen lokalförsörjningsplan med underlag för kommunens kort- och långsiktiga behov av verksamhetslokaler och anläggningar utifrån minst ett 10-årsperspektiv ska tas fram årligen och överlämnas till
kommunstyrelsen senast den 31 mars. Lokalförsörjningsplanen syftar till att ge väl underbyggda beslut för omflyttningar, om-och nybyggnationer, in-och utflyttningar eller avvecklingar. I lokalförsörjningsplanen ska det också framgå huruvida kommunstyrelsens fastställda riktvärden uppnås.
Lokalförsörjningsplanen ska utgöra underlag till ”Budget och Strategisk plan”.
Lokalförsörjningsplanen ska vara koordinerad med översiktsplanen och baserad på de lokalbehov som nämnderna redovisar.
Lokalförsörjningsplanen ska innehålla:
• Verksamhetsbehov
• Alternativa investeringslösningar/lokallösningar inklusive tillfälliga- eller övergångslösningar
15
Postadress Besöksadress Telefon e-post
371 83 Karlskrona Östra Hamngatan 7B 0455 30 30 00 karlskrona.kommun@karlskrona.se
• Budgetunderlag
• Prioriteringar
• Redovisade fastställda nyckeltal
Förstudie
Förstudien är ett beslutsunderlag från nämnd och ska bland annat innehålla en beskrivning och motivering av projektet samt ekonomiska, ekologiska och sociala konsekvenser. För samtliga lokalprojekt =/>5 miljoner kronor ska beslutsunderlaget bestå av en förstudie som upprättats enligt
anvisningar.
Förstudiearbetet innebär en presentation av olika, minst 3, alternativ för att lösa det som beskrivits i behovsanalysen. Förstudien ska bokföras som en driftkostnad och bekostas av verksamhetsnämnd. I detta skede är
kostnadsbedömningen fortsatt preliminär men mindre grov än i behovsbeskrivningen.
För förstudier avseende verksamhetslokaler och anläggningar är lokalstyrgruppen processägare.
Processägaren har samordningsansvaret under förstudien och arbetar med att leda arbetsgrupper i syfte att inhämta underlag från verksamheten.
Arbetsgrupperna består av representanter från kommunkoncernens berörda verksamheter. Förstudiearbetet ska mynna ut i ett förslag till lösning av det behov som har beskrivits av verksamhetsförvaltningen.
C. Budget och strategisk plan
Lokalförsörjningsplanen utgör underlag till kommunens budget avseende kommunens framtida lokalkostnader och kommunens och bolagens
investeringar. Budgeten beslutas av kommunfullmäktige i juni varje år. När lokalförsörjningsplanen och budgeten har beslutats kan verksamheten beställa de beslutade lokalprojekten av kommunstyrelsen via drift-och servicenämnden.
16
Postadress Besöksadress Telefon e-post
371 83 Karlskrona Östra Hamngatan 7B 0455 30 30 00 karlskrona.kommun@karlskrona.se
Genomförandeskedet
Lokalprojekt i investeringsbudgeten
Alla lokalinvesteringsprojekt beslutas i investeringsbudgeten i ”Budget och Strategisk plan” av kommunfullmäktige. Eventuellt nya projekt som inte är beslutade i samband med ”Budget och Strategisk plan” måste beslutas separat av kommunfullmäktige.
Projektering
Beslut om projektering, ett projekteringstillstånd, (ej löpande investeringar) för investeringsprojekt som beräknas =/> 5 000 000 kr ska fattas av
beställande nämnd/styrelse. Ett preliminärt hyresavtal tas fram av drift-och serviceförvaltningen och ska godkännas av beställande nämnd innan igångsättningstillstånd kan begäras.
De kostnader som uppstår vid en projektering och som inte leder vidare till en investering ska alltid bekostas av beställande nämnd.
Igångsättningstillstånd
För att en investering ska få genomföras krävs ett skriftligt beslut i rätt organ.
• Igångsättningstillstånd för investeringsprojekt < 5 000 000 kr beslutas av respektive nämnd
• Igångsättningstillstånd =/> 5 000 000 kr beslutas av kommunstyrelsen
• Igångsättningstillstånd =/> 30 000 000 kr beslutas av kommunfullmäktige
Genomförande
Avser produktion enligt igångsättningstillstånd. Uppföljning av pågående projekt sker i enlighet med anvisningar.
Tecknande av hyreskontrakt
Ett hyreskontrakt ska vara tecknat mellan drift-och servicenämnden och verksamhetsnämnden senast i samband med att slutredovisning av projektet genomförs.
17
Postadress Besöksadress Telefon e-post
371 83 Karlskrona Östra Hamngatan 7B 0455 30 30 00 karlskrona.kommun@karlskrona.se
Lokalprojekt extern förhyrning
Hyreskontrakt som avser inhyrning av lokaler med extern part får endast tecknas av drift-och servicenämnden.
Hyreskontrakt med en längsta hyrestid av 15 år eller med en högsta hyra uppgående till 2 mnkr/ år; Beställande nämnd begär att drift-och
servicenämnden ska teckna hyreskontrakt med extern part. Beredande tjänstemannaorgan är lokalstyrgruppen.
Hyreskontakt med en hyrestid överstigande 15 år eller med en högsta hyra överstigande 2 mnkr/år; Beställande nämnd begär att kommunfullmäktige ska uppdra åt drift-och servicenämnden att teckna hyreskontrakt med extern part. Beredande tjänstemannaorgan är lokalstyrgruppen.
Slutredovisning
Samtliga lokalprojekt som uppgår till eller överstiger 30 miljoner kronor slutredovisas till kommunfullmäktige. Även specifika projekt under 30 miljoner kronor kan slutredovisas i kommunfullmäktige om
kommunfullmäktige begär detta. Lokalprojekt som uppgår till eller överstiger 5 miljoner kronor ska slutredovisas i kommunstyrelsen. Övriga projekt som understiger beloppsgränsen 5 miljoner kronor ska slutredovisas i respektive nämnd. Slutredovisning ska ske senast sex månader efter ianspråktagande för lokalinvesteringar.
18
Postadress Besöksadress Telefon e-post
371 83 Karlskrona Östra Hamngatan 7B 0455 30 30 00 karlskrona.kommun@karlskrona.se
Bilaga 1 Planeringsprocess lokaler
19
Postadress Besöksadress Telefon e-post
371 83 Karlskrona Östra Hamngatan 7B 0455 30 30 00 karlskrona.kommun@karlskrona.se