Policy för Lokalförsörjning och lokalförsörjningsprocess
i Karlskrona kommun
Dokumenttyp: Policy för lokalförsörjning
Beslutad av: Kommunfullmäktige
Antagen: 2020-04-02 § 56
Gäller för: Karlskrona kommun
Ansvar för revidering: Ekonomichef
Giltighetstid: Tillsvidare
1
Postadress Besöksadress Telefon e-post
371 83 Karlskrona Östra Hamngatan 7B 0455 30 30 00 karlskrona.kommun@karlskrona.se
2
Postadress Besöksadress Telefon e-post
371 83 Karlskrona Östra Hamngatan 7B 0455 30 30 00 karlskrona.kommun@karlskrona.se
1. Principer för lokalförsörjning ... 4
Inledning ... 4
Syfte ... 4
Utgångspunkter för god lokalförsörjning ... 4
2. Riktvärden och kvalitetskrav ... 6
Nyckeltal ... 6
Grundskolor och övriga skolor med teoretisk inriktning ... 6
Förskolor ... 6
Vård och omsorgsboende för äldre ... 6
Bostäder för personer med särskilda behov ... 7
Kontorslokaler ... 7
Kvalitetskrav ... 7
Effektivitet och flexibilitet ... 7
Ekonomisk hållbarhet ... 8
Ekologisk hållbarhet ... 8
Social hållbarhet ... 8
Konstnärlig utsmyckning ... 8
3. Ansvar och roller i lokalförsörjningsprocessen ... 9
Kommunstyrelsen ... 9
Nämnderna... 9
Bolagen ... 10
Förvaltningens ansvar ... 10
Lokalstrateg ... 10
Förvaltningarnas lokalsamordnare eller motsvarande ... 10
Drift-och serviceförvaltningen ... 11
Lokalstyrgruppen ... 11
3
Postadress Besöksadress Telefon e-post
371 83 Karlskrona Östra Hamngatan 7B 0455 30 30 00 karlskrona.kommun@karlskrona.se
Investeringsrådet ... 11
4. Lokalförsörjningsprocessen ... 12
Planeringsskedet ... 12
A. Lokalrevision ... 12
B. Samplanering ... 14
C. Budget och strategisk plan ... 15
Genomförandeskedet ... 16
Lokalprojekt i investeringsbudgeten ... 16
Lokalprojekt extern förhyrning ... 17
Slutredovisning ... 17
Bilaga 1 Planeringsprocess lokaler ... 18
Bilaga 2 Beställningsprocess lokaler ... 19
4
Postadress Besöksadress Telefon e-post
371 83 Karlskrona Östra Hamngatan 7B 0455 30 30 00 karlskrona.kommun@karlskrona.se
1. Principer för lokalförsörjning
Inledning
Denna policy ska fastställa de grundläggande strategier och principer som ska vara vägledande för kommunens lokalförsörjning. Policyn fungerar som ett komplement till andra styrdokument och syftar också till att säkerställa att det finns tydliga processer för planering, samordning och
kommunikation i lokalförsörjningsfrågor samt att det finns en tydlig struktur för beslut.
I första delen av detta dokument beskrivs de strategiska och principiella utgångspunkterna för kommunens lokalförsörjning. I andra delen beskrivs de riktvärden och kvalitetskrav som ska gälla vid planeringen. I den tredje delen beskrivs ansvar och roller. Den fjärde och avslutande delen beskriver arbetssätt i Karlskrona kommuns lokalförsörjningsprocess.
Detta dokument omfattar samtliga nämnder samt bolagskoncernen i sin helhet.
Syfte
Det övergripande syftet med lokalförsörjningsplaneringen är att
verksamheterna ska ha funktionella och verksamhetsanpassade lokaler i rätt tid till lägsta möjliga kostnad utifrån ett långsiktigt hållbart ekonomiskt, ekologiskt och socialt perspektiv.
Utgångspunkter för god lokalförsörjning
God ekonomisk hushållning: Kommunkoncernen ska äga och hyra väl anpassade lokaler till lägsta möjliga kostnad. Den kommunala verksamheten ska bedrivas i för verksamheten lämpliga lokaler till lägsta möjliga kostnad.
Fastigheterna ska underhållas och användas med målsättningen att bibehålla kapacitet och funktionalitet för att kunna uppnå en optimal driftsekonomi och en maximal livslängd.
Kommunalt ägande av byggnader: Långsiktiga lokalbehov ska i första hand tillgodoses inom kommunkoncernens fastighetsbestånd. Extern
5
Postadress Besöksadress Telefon e-post
371 83 Karlskrona Östra Hamngatan 7B 0455 30 30 00 karlskrona.kommun@karlskrona.se
förhyrning ska var möjlig i de fall det är ekonomiskt försvarbart och bidrar till att utveckla Karlskrona kommun. Kortsiktiga lokalbehov ska i första hand tillgodoses inom befintligt fastighetsbestånd, i andra hand genom extern inhyrning.
Såväl en investering som en extern förhyrning är ett strategiskt beslut och ska jämställas i lokalförsörjningsprocessen.
Långsiktig planering: Lokalförsörjning ska utgå ifrån en långsiktig
planering som skapar förutsättningar för att ta genomtänkta och ekonomiskt hållbara beslut.
Helhetssyn och koncerntänkande: Lokalförsörjning ska präglas av en helhetssyn där alla nämnder och bolag samverkar för kommunkoncernens bästa. Nämnder och bolag ska aktivt söka möjligheter till effektiviseringar i lokalanvändningen och bidra till att föreslagna åtgärder genomförs.
Ansvaret för lokalförsörjningens olika delmoment ska ligga på den nämnd eller bolag som har störst överblick och störst möjlighet att på verka utfallet.
6
Postadress Besöksadress Telefon e-post
371 83 Karlskrona Östra Hamngatan 7B 0455 30 30 00 karlskrona.kommun@karlskrona.se
2. Riktvärden och kvalitetskrav
Nyckeltal
För att säkerställa att lokalförsörjningen bedrivs effektivt behövs nyckeltal (riktvärden) som ett mått på resursförbrukningen. Med hjälp av riktvärden kan jämförelser göras över tid, ojämn resursförbrukning identifieras och kommunens lokalkostnader jämföras med andra i syfte att utveckla lokalförsörjningen till att bli mer kostnadseffektiv.
Riktvärden ska redovisas i form av aktuell statistik och prognoser i den övergripande lokalförsörjningsplanen KALP.
Kommunstyrelsen fattar beslut om riktvärden inom lokalförsörjningen.
Kommunstyrelsens lokalstrategsfunktion svarar för styrning och uppföljning av nyckeltalen. Drift-och serviceförvaltningens fastighetsfunktion ansvarar för framtagande av de underlag inom fastighets- och energiområdet som lokalstrategen behöver för att beräkna nyckeltal samt kvalitetsmätning.
Utöver de krav som ställs i tillämplig lagstiftning ska utgångspunkten för planering av verksamhetslokaler vara följande:
Grundskolor och övriga skolor med teoretisk inriktning
LOA-yta per elev bör inte överstiga 10 m2 om det inte finns särskilda skäl för det. För utevistelse är lämplig friyta cirka 30 m2 per barn.
Tillagningskök samt gymnastikhall ingår inte i ytan.
Förskolor
LOA-ytan i förskolan bör vara cirka 10 m2 per barn där barnen vistas inomhus. Personalutrymmen, kontor, städutrymmen och tekniska utrymmen (fläktrum, soprum) ingår inte. Dessa utrymmen bör inte överstiga 1 m2 per barn. För utelek är lämplig friyta cirka 40 m2 per barn.
Vård och omsorgsboende för äldre
Vid nybyggnation är 60, 90 eller 120 lägenheter lämplig storlek för boenden. Boendets totala yta (inklusive gemensamhetsytor,
personalutrymmen, mottagningskök, lägenhetsyta m.m.) bör motsvara
7
Postadress Besöksadress Telefon e-post
371 83 Karlskrona Östra Hamngatan 7B 0455 30 30 00 karlskrona.kommun@karlskrona.se
maximalt 80 m2 per boende. Tillagningskök och restaurang ingår inte i denna yta.
Lägenheternas storlek ska vara 30 – 35 m2 boarea (BOA). Därutöver ska separat förråd finnas.
Bostäder för personer med särskilda behov
För personer med beslut om bostad med särskild service finns servicebostad eller gruppbostad.
Gruppbostad enligt LSS ska innehålla minst 6 lägenheter. För gruppbostad enligt socialtjänstlagen (SoL) kan fler lägenheter accepteras.
Kontorslokaler
LOA ytan m2 per person i nya kontorslokaler inklusive serviceytor, mötes- och konferensrum, toaletter med mera ska uppgå till 15-20 m2.
Kontorsrum med LOA som är cirka 15 m2 eller större ska i normalfallet möbleras med två arbetsplatser. Om rummet sedan kan nyttjas av två
personer måste prövas utifrån arbetsuppgifter och verksamhet. Personer som arbetar deltid eller som har merparten av sin arbetstid förlagd utanför
kontoret ska dela rum och endast i undantagsfall ha egna rum. Vid
nybyggnation bör öppna och yteffektiva lösningar som stödjer ett modernt arbetssätt eftersträvas.
Kvalitetskrav
För att uppnå effektiva lokaler används följande parametrar som underlag för planering och utvärdering av ny-, om-, och tillbyggnads projekt.
Effektivitet och flexibilitet
Lokaleffektivitet och flexibilitet ska prioriteras vid ny-, om- och
tillbyggnader. För att underlätta vid förändrad verksamhet ska flexibilitet vad gäller stomme samt möjlighet till enkel konvertering av lokaler eftersträvas. Lokaler ska så långt det är möjligt samnyttjas av flera verksamheter.
8
Postadress Besöksadress Telefon e-post
371 83 Karlskrona Östra Hamngatan 7B 0455 30 30 00 karlskrona.kommun@karlskrona.se
Ekonomisk hållbarhet
För att uppnå en ekonomisk hållbarhet vid ny- och ombyggnationer ska det i varje projekt finnas en redovisning av beräknade kostnaderna för olika ställningstaganden och alternativa lösningsförslag som påverkar projektet.
Ekologisk hållbarhet
För att uppnå en ekologisk hållbarhet vid försörjning av lokaler behöver hela processen beaktas från nybyggnation till rivning. Detta genom att bygga energieffektiva byggnader, som drivs på förnybar energi, med medvetna material, hälsosamma för både människor och natur. På platsen behöver naturvärden och rekreativa miljöer för människor bibehållas eller skapas och i byggnadens slutskede ge förutsättningar för att ge byggmaterial ett nytt liv.
Social hållbarhet
För att uppnå en social hållbarhet ska kommunens lokaler och anläggningar vara funktionella och attraktiva och bidra till inkludering och samhörighet mellan människor. Sociala aspekter som jämlikhet, jämställdhet, hälsa, trygghet, tillit, tillgänglighet och barnperspektivet ska beaktas.
Konstnärlig utsmyckning
När så är lämpligt ska konstnärlig utsmyckning av lokaler och utemiljöer göras.
9
Postadress Besöksadress Telefon e-post
371 83 Karlskrona Östra Hamngatan 7B 0455 30 30 00 karlskrona.kommun@karlskrona.se
3. Ansvar och roller i
lokalförsörjningsprocessen
Ärenden/projekt inom lokalförsörjningsprocessen ska ha en tydlig ägare med uttalat ansvar.
Kommunstyrelsen
Kommunstyrelsen har ansvar för den övergripande planeringen avseende lokalförsörjning och nyttjandet av kommunens lokalbestånd samt frågor som rör ny- till- och ombyggnad. Kommunstyrelsen ska säkerställa att effektiva incitament, styrdokument och arbetssätt etableras.
Kommunstyrelsen förfogar över investeringsmedel för samtliga beslutade men inte pågående lokalprojekt.
Karlskrona kommuns övergripande lokalförsörjningsplan (KALP) ska årligen behandlas i kommunstyrelsen.
Nämnderna
Nämnderna ansvarar för planering av sin nämnds lokalbehov samt framtagning av nämndens lokalförsörjningsplan (NÄLP). Nämndens behovsprognos för lokaler ska baseras på kommunens senast framtagna befolkningsprognos samt beslutad översiktsplan. I samband med beslut om verksamhetsplan ska nämnden även ta beslut om NÄLP. NÄLP ska anmälas till lokalstyrgruppen via lokalstrategen årligen senast den 31 december.
Nämndernas lokalförsörjningsplaner utgör sedan underlag för Karlskrona kommuns övergripande lokalförsörjningsplan (KALP).
Nämnderna är ansvariga för att en hög utnyttjandegrad upprätthålls i nämndens lokaler.
Drift-och servicenämnden har ansvaret för genomförande av byggnation, drift, underhåll och förvaltning av kommunens fastigheter. Nämnderna ska förhyra sina lokaler via kommunens fastighetsavdelning. Drift-och
servicenämnden förfogar över investeringsmedel för de lokalprojekt som har erhållit igångsättningstillstånd.
10
Postadress Besöksadress Telefon e-post
371 83 Karlskrona Östra Hamngatan 7B 0455 30 30 00 karlskrona.kommun@karlskrona.se
Bolagen
Karlskrona Moderbolag AB ska säkerställa att samtliga bolag inom
bolagskoncernen arbetar utifrån de principer och den process som beskrivs i detta dokument. Detta med särskilt fokus på ekonomi ur ett hela
kommunen-perspektiv vilket beskrivs i ägardirektiv och beslutade strategier.
Planeringen av lokaler ska i första hand ske inom kommunkoncernens fastighetsbestånd.
Förvaltningens ansvar Lokalstrateg
Kommunstyrelsens lokalstrategsfunktion har till uppgift att arbeta långsiktigt med lokalanskaffning kopplat till verksamhetsutveckling, uppsatta mål och demografiska förändringar.
Vidare ska lokalstrategen fungera som stöd till förvaltningarna och i samverkan med förvaltningarna planera för att utveckla och anpassa bestånden kopplat till demografiska förändringar, verksamhetsutveckling och uppsatta mål. En viktig uppgift är att stödja förvaltningarna vid framtagande av lokalförsörjningsplan (NÄLP) och beställning av lokaler.
Lokalstrategen samordnar och redovisar den årliga kommunövergripande lokalförsörjningsplanen (KALP) till kommunstyrelsen årligen före den 31 mars.
Förslag till investeringsbudget avseende lokaler baserad på KALP lämnas senast den 1 mars till investeringsrådet.
Förvaltningarnas lokalsamordnare eller motsvarande
Förvaltningarna utser en kontaktperson/samordnare för lokalfrågor som har i uppgift att ta fram de årliga underlagen till NÄLP. Lokalsamordnaren ska kontinuerligt rapportera förändringar i verksamheten som påverkar det långsiktiga lokalbehovet.
11
Postadress Besöksadress Telefon e-post
371 83 Karlskrona Östra Hamngatan 7B 0455 30 30 00 karlskrona.kommun@karlskrona.se
Drift-och serviceförvaltningen
Drift-och serviceförvaltningen bistår nämnderna med sin kompetens inom bl.a. kostnadsbedömningar och tekniska förutsättningar inom lokalbeståndet och vid framtagande av fastställda nyckeltal och kvalitetsmått. Drift-och serviceförvaltningen bidrar med kostnadsminskning i lokalbanken med den del som beror på besparingar inom fastighetsdriften med anledning av tomställda ytor. Drift-och serviceförvaltningen ansvarar för lokalärenden som uppkommer i den dagliga verksamheten och som är inom ramen för befintligt internhyresavtal.
Lokalstyrgruppen
Lokalstyrgruppen är en strategisk kommunkoncernövergripande
lokalförsörjningsgrupp som leds av ekonomichefen och där lokalstrategen fungerar som sekreterare. Gruppen ansvarar för framtagande av den kommunövergripande lokalförsörjningsplanen (KALP) som utgör dels underlag till Budget och Strategisk plan och dels utgör ett eget
beslutsunderlag. Lokalstyrgruppen är ansvarig för att en förstudie görs på samtliga lokalprojekt överstigande 5 mnkr.
Investeringsrådet
Är en kommunkoncerngemensam grupp på högsta tjänstemannanivå, ledd av kommundirektören, vars uppdrag är att överlämna ett
kommunkoncerngemensamt förslag till investeringsbudget för politisk beredning och beslut. Investeringsrådet ska i sitt förslag till
investeringsbudget beakta den kommunövergripande lokalförsörjningsplanen.
12
Postadress Besöksadress Telefon e-post
371 83 Karlskrona Östra Hamngatan 7B 0455 30 30 00 karlskrona.kommun@karlskrona.se
4. Lokalförsörjningsprocessen
Lokalförsörjningsprocessen beskriver hela processen från tidigt uttryckt behov, via beställning och anpassad lokal för kommunala verksamheter.
Processen ska användas för lokalplanering, nyproduktion, nya inhyrningar samt större lokalanpassningar. Här nedan beskrivs stegen i
lokalförsörjningsprocessen. I processen används gemensamma mallar.
Lokalförsörjningsprocessens första skede; planeringsskedet består av en på nämndsnivå årlig lokalrevision, en samplanering på kommunkoncernnivå där hela kommunens lokalbehov samordnas med kommunkoncernens lokalresurser och avslutas med att fullmäktige fattar beslut om budget och ger lokalprojektet dess ekonomiska ramar.
Planeringsskedet A. Lokalrevision
Lokalrevision innebär inventering av befintliga lokalresurser och
beskrivning av lokalbehov utifrån verksamhetens utveckling. Syftet med lokalrevisioner är att få ett samlat grepp om verksamheternas nuvarande och framtida behov av lokaler och om det tillgängliga lokalbeståndet motsvarar
NÄLP Lokalrevision
•Hur mycket lokaler kommer verksamheten att behöva och till vilken kvalitet?
•A. Uppdrag (behovsbeskrivning)
KALP Samordning
•Med vilka lokaler löses verksamhetens behov på bästa sätt?
•B. Lösning (förstudie)
Budget och Strategisk plan
•Vad kostar bästa lösningarna tillsammans?
•C. Budget och Strategisk Plan (investerings-och driftramar)
13
Postadress Besöksadress Telefon e-post
371 83 Karlskrona Östra Hamngatan 7B 0455 30 30 00 karlskrona.kommun@karlskrona.se
verksamhetens behov. Varje nämnd redovisar lokalrevisionen i sitt förslag till lokalförsörjningsplan (NÄLP).
Inventering av lokaler
Verksamheterna ska inventera användningen av sina lokaler med hjälp av standardiserade underlag som tillhandahålls av kommunlednings-
förvaltningen. Inventeringen ska redovisa dels fyllnadsgrad (yteffektivitet) och dels nyttjandegraden (nyttjande över tiden). Redovisningen ska visa hur lokalerna används i förhållande till fastställda riktvärden.
Behovsbeskrivning
Nämnderna ska beskriva sina lokalbehov på kort och lång sikt.
Beskrivningen sker utifrån årliga planer, prognos 1 - 5 år framåt samt utifrån en framtidsbild på längre sikt, 6 - 10 år. Lokalbehoven bedöms utifrån omvärldsbevakning, befolkningsprognos, budget, lokalförsörjningsplan och andra politiskt beslutade dokument.
Varje tillkommande lokalbehov ska beskrivas och motiveras för att
beslutsunderlaget till nämnderna och lokalstyrgruppen ska bli så fullständigt som möjligt. Ett beslutsunderlag behövs dels för att lokalbehovet ska kunna tillgodoses så bra som möjligt, dels för att en eventuell nödvändig
prioritering av lokalbehovet i ett senare skede i budgetprocessen ska bli så rätt som möjligt. Nämnderna ombeds därför göra följande tre moment för sina angivna lokalbehov;
• Kategorisera
• Konsekvensbeskriva
• Prioritera
Kategorisera, prioritera och konsekvensbeskriva
Nämnderna beskriver till vilken av nedanstående kategori varje lokalbehov hör. Prioriteringsprincipen är att behov 1 prioriteras före prioritet 2 osv.
1. Effektiviseringar av lokalbeståndet som ger kostnadsminskningar 2. Volymökningar inom befintliga bebyggda områden
3. Expansion, lokalbehov till följd av nya bostadsområden 4. Icke lagstyrd verksamhet
5. Kvalitetshöjningar av befintliga lokaler och verksamheter
14
Postadress Besöksadress Telefon e-post
371 83 Karlskrona Östra Hamngatan 7B 0455 30 30 00 karlskrona.kommun@karlskrona.se
Ytterligare en prioriteringsprincip är tillämpningen av fyrstegsmodellen.
Varje steg ska utredas och eventuellt förkastas innan nästa steg i modellen får tas.
1. Inga åtgärder
2. Nyttjande av vakanta eller befintliga lokaler genom omdisponering 3. Bygga om eller till befintliga lokaler
4. Bygga nya lokaler
Nämndens lokalförsörjningsplan (NÄLP)
Översynen av tillgängliga lokalresurser och lokalbehov sammanställs och analyseras i den årliga uppdateringen av lokalförsörjningsplanen.
B. Samplanering
Syftet med samplaneringen är att samordna hela kommunens lokalbehov med kommunkoncernens befintliga lokalbestånd. Samplaneringen utgår från genomförd lokalrevison (NÄLP) kompletterad med utredningar (förstudie).
Planeringsarbetet ska sammanställas i en 10-årig kommunövergripande lokalförsörjningsplan (KALP).
Karlskrona kommuns lokalförsörjningsplan (KALP)
En sammanhållen lokalförsörjningsplan med underlag för kommunens kort- och långsiktiga behov av verksamhetslokaler och anläggningar utifrån minst ett 10-årsperspektiv ska tas fram årligen och överlämnas till
kommunstyrelsen senast den 31 mars. Lokalförsörjningsplanen syftar till att ge väl underbyggda beslut för omflyttningar, om-och nybyggnationer, in- och utflyttningar eller avvecklingar. I lokalförsörjningsplanen ska det också framgå huruvida kommunstyrelsens fastställda riktvärden uppnås.
Lokalförsörjningsplanen ska utgöra underlag till ”Budget och Strategisk plan”.
Lokalförsörjningsplanen ska vara koordinerad med översiktsplanen och baserad på de lokalbehov som nämnderna redovisar.
Lokalförsörjningsplanen ska innehålla:
• Verksamhetsbehov
• Alternativa investeringslösningar/lokallösningar inklusive tillfälliga- eller övergångslösningar
15
Postadress Besöksadress Telefon e-post
371 83 Karlskrona Östra Hamngatan 7B 0455 30 30 00 karlskrona.kommun@karlskrona.se
• Budgetunderlag
• Prioriteringar
• Redovisade fastställda nyckeltal
Förstudie
Förstudien är ett beslutsunderlag från nämnd och ska bland annat innehålla en beskrivning och motivering av projektet samt ekonomiska, ekologiska och sociala konsekvenser. För samtliga lokalprojekt =/>5 miljoner kronor ska beslutsunderlaget bestå av en förstudie som upprättats enligt
anvisningar.
Förstudiearbetet innebär en presentation av olika, minst 3, alternativ för att lösa det som beskrivits i behovsanalysen. Förstudien ska bokföras som en driftkostnad och bekostas av verksamhetsnämnd. I detta skede är
kostnadsbedömningen fortsatt preliminär men mindre grov än i behovsbeskrivningen.
För förstudier avseende verksamhetslokaler och anläggningar är lokalstyrgruppen processägare.
Processägaren har samordningsansvaret under förstudien och arbetar med att leda arbetsgrupper i syfte att inhämta underlag från verksamheten.
Arbetsgrupperna består av representanter från kommunkoncernens berörda verksamheter. Förstudiearbetet ska mynna ut i ett förslag till lösning av det behov som har beskrivits av verksamhetsförvaltningen.
C. Budget och strategisk plan
Lokalförsörjningsplanen utgör underlag till kommunens budget avseende kommunens framtida lokalkostnader och kommunens och bolagens
investeringar. Budgeten beslutas av kommunfullmäktige i juni varje år. När lokalförsörjningsplanen och budgeten har beslutats kan verksamheten beställa de beslutade lokalprojekten av kommunstyrelsen via drift-och servicenämnden.
16
Postadress Besöksadress Telefon e-post
371 83 Karlskrona Östra Hamngatan 7B 0455 30 30 00 karlskrona.kommun@karlskrona.se
Genomförandeskedet
Lokalprojekt i investeringsbudgeten
Alla lokalinvesteringsprojekt beslutas i investeringsbudgeten i ”Budget och Strategisk plan” av kommunfullmäktige. Eventuellt nya projekt som inte är beslutade i samband med ”Budget och Strategisk plan” måste beslutas separat av kommunfullmäktige.
Projektering
Beslut om projektering, ett projekteringstillstånd, (ej löpande investeringar) för investeringsprojekt som beräknas =/> 5 000 000 kr ska fattas av
beställande nämnd/styrelse. Ett preliminärt hyresavtal tas fram av drift-och serviceförvaltningen och ska godkännas av beställande nämnd innan igångsättningstillstånd kan begäras.
De kostnader som uppstår vid en projektering och som inte leder vidare till en investering ska alltid bekostas av beställande nämnd.
Igångsättningstillstånd
För att en investering ska få genomföras krävs ett skriftligt beslut i rätt organ.
• Igångsättningstillstånd för investeringsprojekt < 5 000 000 kr beslutas av respektive nämnd
• Igångsättningstillstånd =/> 5 000 000 kr beslutas av kommunstyrelsen
• Igångsättningstillstånd =/> 30 000 000 kr beslutas av kommunfullmäktige
Genomförande
Avser produktion enligt igångsättningstillstånd. Uppföljning av pågående projekt sker i enlighet med anvisningar.
Tecknande av hyreskontrakt
Ett hyreskontrakt ska vara tecknat mellan drift-och servicenämnden och verksamhetsnämnden senast i samband med att slutredovisning av projektet genomförs.
17
Postadress Besöksadress Telefon e-post
371 83 Karlskrona Östra Hamngatan 7B 0455 30 30 00 karlskrona.kommun@karlskrona.se
Lokalprojekt extern förhyrning
Hyreskontrakt som avser inhyrning av lokaler med extern part får endast tecknas av drift-och servicenämnden.
Hyreskontrakt med en längsta hyrestid av 15 år eller med en högsta hyra uppgående till 2 mnkr/ år; Beställande nämnd begär att drift-och
servicenämnden ska teckna hyreskontrakt med extern part. Beredande tjänstemannaorgan är lokalstyrgruppen.
Hyreskontakt med en hyrestid överstigande 15 år eller med en högsta hyra överstigande 2 mnkr/år; Beställande nämnd begär att kommunfullmäktige ska uppdra åt drift-och servicenämnden att teckna hyreskontrakt med extern part. Beredande tjänstemannaorgan är lokalstyrgruppen.
Slutredovisning
Samtliga lokalprojekt som uppgår till eller överstiger 30 miljoner kronor slutredovisas till kommunfullmäktige. Även specifika projekt under 30 miljoner kronor kan slutredovisas i kommunfullmäktige om
kommunfullmäktige begär detta. Lokalprojekt som uppgår till eller överstiger 5 miljoner kronor ska slutredovisas i kommunstyrelsen. Övriga projekt som understiger beloppsgränsen 5 miljoner kronor ska slutredovisas i respektive nämnd. Slutredovisning ska ske senast sex månader efter ianspråktagande för lokalinvesteringar.
18
Postadress Besöksadress Telefon e-post
371 83 Karlskrona Östra Hamngatan 7B 0455 30 30 00 karlskrona.kommun@karlskrona.se
Bilaga 1 Planeringsprocess lokaler
19
Postadress Besöksadress Telefon e-post
371 83 Karlskrona Östra Hamngatan 7B 0455 30 30 00 karlskrona.kommun@karlskrona.se