Stångåstaden
Upphandlaren berättar att vinnaren av en upphandling i början av projektet genomgår en halvdagsutbildning som Stångåstaden tillhandahåller: Stångåstadskörkortet. Under utbildningen förmedlar Stångåstaden vad som är viktigt för dem gällande socialt ansvar samt hur de förväntar sig att underleverantören ska agera på arbetsplatsen. Under arbetets gång sker sedan flera varianter av möten och interaktionstillfällen mellan Stångåstaden och
37
underleverantören. Upphandlaren berättar att först sker ett uppstartsmöte där Stångåstaden går igenom och trycker på de väsentliga delarna i kontraktet, gällande de sociala krav och riktlinjer som ställts. Uppstartsmöten sker för att underleverantören ska vara införstådd med kontraktets delar och Stångåstadens målbild av slutresultatet.
Både Kvalitetschefen och Stadsdelsutvecklaren berättar om kontinuerliga driftmöten och avstämningar för att stämma av hur arbetet går och huruvida de sociala kraven i kontraktet uppfylls. Upphandlaren berättar att även avtalsansvariga på Stångåstaden genomför stickprovskontroller för att se om kontraktet efterföljs.
Fastighetsutvecklaren berättar att hon ofta är på plats på byggarbetsplatserna för att se hur arbetet fortskrider, hur arbetsmiljön ser ut och även för att lära känna de som jobbar på byggarbetsplatsen. "Jag kan inte driva byggen från min skrivbordsstol", menar Fastighetsutvecklaren och vidareutvecklar "det är mycket svårare för Kalle att slarva när vi känner varandra". Både Stadsdelsutvecklaren och Fastighetsutvecklaren menar att tillit mellan Stångåstaden och underleverantören underlättar kommunikationen mellan parterna. Kvalitetschefen beskriver att en god dialog gör det möjligt för parterna att utvecklas och lära av varandra hur de kan arbeta med socialt ansvar, det är viktigt med ett givande och tagande, menar hon. Stadsdelsutvecklaren menar att återkoppling blir en nyckel som utvecklar båda parterna och stärker leverantörsrelationen samt att en god dialog även underlättar vid eventuella problem vilket hon uttrycker enligt följande: "dessa måste kunna lösas och hanteras utan pajkastning".
PEAB
Arbetschefen berättar att PEAB inför och under ett byggprojekt genomför olika informationsmöten tillsammans med en underleverantör. Kontentan av dessa möten menar både Arbetschefen och Regioninköpschefen är att förmedla vad PEAB förväntar sig av underleverantören, vad kraven i kontraktet innebär samt vilka regler, kring bland annat arbetsplatsens säkerhet, och standarder som gäller på en arbetsplats. Regioninköpschefen förtydligar att arbetsberedning är ett av dessa moment som PEAB nyttjar till att säkerställa att underleverantören följer riktlinjerna, bland annat kring säkerhet. Under arbetsberedningar går parterna tillsammans igenom varje moment som ska utföras och stämmer av vad exakt det är som ska ske, vad som är viktigt att tänka på, vilket material det är som ska användas, vem det är som ska utföra varje moment samt riskerna i momenten. Regioninköpschefen utvecklar att skyddsombuden har en betydande funktion ute på byggarbetsplatser, men PEAB arbetar även med att personalen på kontoren ska må bra. Skyddsombuden övervakar att egen personal och underleverantörens personal ska må bra, att arbetsstress och arbetsbelastning inte ska vara för hög eller att någon inte ska bli utsatt för något kränkande eller bli illa behandlad.
38
Arbetschefen och Regioninköpschefen menar att alla träffar, möten och informationstillfällen ger PEAB möjlighet att kommunicera kring riktlinjer och skapa en gemensam förståelse för deras sociala krav samt att det ger en möjlighet till att utveckla leverantörsrelationen. Båda anser att utvecklingen av relationen är viktigt för tilliten, vilket därmed leder till att PEAB kan lita på att arbetsmoment sker enligt säkerhetsriktlinjer samt att underleverantören följer de krav de har åtagit sig att utföra. Eftersom möten och andra interaktionstillfällen skapar möjlighet till kommunikation och dialog menar Regioninköpschefen att mycket information kan förmedlas i leverantörsrelationen. Hon berättar vidare att det kan vara viktig information om exempelvis säkerhetsaspekter som kan vara till hjälp under arbetssituationer som kräver extra aktsamhet. Regioninköpschefen menar att ett öppet klimat för kommunikation leder till trygghet mellan parterna. Ett öppet klimat bidrar till att bygga samverkansmöjligheter, gör det möjligt att ta tillvara på olika kompetenser och erfarenheter samt att alla vågar komma med idéer och frågor.
”När man går och samverkar så har man lite olika erfarenheter och olika kompetenser, det är viktigt att ta tillvara på alla. Det kan man bara göra om man har ett öppet klimat för kommunikation, så att alla vågar och kan komma med idéer och frågor.” (Regioninköpschefen, PEAB)
Både Arbetschefen och Regioninköpschefen berättar att under hela leverantörsrelationen sker kontinuerliga avstämningar och uppföljningsmöten där PEAB stämmer av om underleverantören har gjort vad de har åtagit sig att göra enligt de sociala kraven samt om resultatet har blivit som det var tänkt.
SEFAB
Platschefen berättar att alla olika former av möten: informationsmöten, uppstartsmöten och driftmöten, tillsammans med de olika parterna fungerar som ett sätt att kommunicera kring regler som gäller på en arbetsplats och skapa förståelse för vilka förväntningar SEFAB har på underleverantörer. Under dessa möten menar han att parterna i en leverantörsrelation kan vara tydliga med varandra och att kommunikationen blir effektiv, han förtydligar: "det bästa sättet att kommunicera är verbalt, men man kan ha en bra konversation och kommunikation via mejl också". Arbetschefen menar även att det är under planeringsmöten som SEFAB kan "spara på sina gubbar" genom att planera kommande moment för att undvika onödiga och tunga moment genom ett säkerställande om tillgång till rätt utrustning. Arbetschefen berättar att de inför en ny leverantörsrelation genomför en noggrann riskanalys över kommande arbeten. Han anser att det är ett sätt att tidigt uppmärksamma underleverantörer om vilka riskfyllda moment som kräver extra hantering. Platschefen menar att skyddsronder är viktiga komplement till riskanalyserna och de genomförs på regelbunden basis. Han menar även att alla personer som är verksamma i ett projekt som
39
innebär en byggarbetsplats är sina egna personliga ombud, vilket innebär att alla har ansvar för att rapportera om eventuella brister. Arbetschefen berättar även att de arbetar med en anslagstavla där de kommunicerar all viktig information som personalen, inklusive underleverantörer, på respektive byggarbetsplats måste känna till. Informationen kan exempelvis vara dokument från skyddsronder, arbetsmiljöplan och vad specifikt de behöver veta om arbetsplatsen. Arbetschefen beskriver att anslagstavlan är utgångspunkten vid uppföljningar, den innefattar även tidsplaner och checklistor samt all övrig viktig information som inte får förbises eller glömmas bort.
Platschefen berättar att han är ute på arbetsplatsen och ser därmed vad som pågår gällande de sociala kraven, exempelvis kring arbetsmiljön, huruvida alla på arbetsplatsen använder sig av rätt utrustning etcetera. Även Avdelningschefen, som ofta är verksam ute på byggarbetsplatser där hyresgäster är kvarboende under arbetets gång, berättar att hon ibland uppmärksammar saker kring det sociala ansvaret som kan behöva åtgärdas. Exempelvis om en äldre individ inte klarar av att plocka undan i sin lägenhet, där det skall skapas en tillfällig arbetsplats för byggarbetarna, kan Avdelningschefen föra information vidare till ansvarig projektledare.
Både Arbetschefen och Platschefen berättar att öppenhet och ärlighet gör det möjligt för parterna att lita på varandra, vilket leder till ett öppet kommunikationsklimat. Arbetschefen menar att det skapar möjlighet för att: "våga säga att det här förstår inte jag och att det är fullt tillåtet att säga att man inte förstår". Han menar att underleverantören ska våga prata med oss och ställa frågor om det är något som de inte förstått. Arbetschefen berättar vidare: "det är bättre att checka med varandra och där kan jag tycka att en öppenhet och ärlighet kommer man långt med". Platschefen berättar att avslappnade tillfällen som bowling och grillning bidrar till trivsel på arbetsplatsen, vilket ytterligare underlättar kommunikationen på arbetsplatsen.