TietoEnators servicecenter i Ostrava övervakar Metsos informationssystem för att säkerställa en problemfri teknisk miljö och avbrotts-fri, global meddelandetra-fi k som fungerar dygnet runt. Detta garanterar att samtliga av företagets enheter världen över kan få support när det behövs, oavsett tidszon.
Tillförlitlig kommunikation dygnet runt är ett allt viktigare inslag i Metsos
dagliga aff ärsprocesser.
Verksamheten kräver en ständig ström av uppdaterad information som samlas in från olika källor. TietoEnators tjänster säkerställer till ex-empel problemfri överföring av orderinformation till ERP-system även utanför kontorstid.
TietoEnators lösning kopplar samman de system som används i hela Metso-koncernen och hanterar allt datautbyte mellan dem. I enlighet med
internationell ITIL-standard omfattar den heltäckande tjänsten hantering och över-vakning av program, databaser, operativ-system, servrar och enhetskapacitet samt global kundsupport.
Som första steg har Metso anslutit företagets ekonomiska administration till det globala systemet. Verksamhetens krav kommer att bestämma vad som blir nästa steg i integrationsprocessen.
> fastställa företagets värderingar, strategi och organisationsstruktur
> defi niera företagets utdelningspolitik
> godkänna företagets årliga handlingsplan och budget samt övervaka implementeringen
> övervaka frågor som rör chefers efterträdare (utse och avsätta verkställande direktören)
> besluta om verkställande direktörens ersättning, fastställa årliga mål och utvärdera utförandet
> identifi era större risker och deras hantering minst en gång per år
> granska och godkänna delårsrapporter, årsredovisningar och bokslut
> granska och godkänna företagets viktigaste policies
> träff a företagets revisorer, varav minst en gång per år utan företagets högsta ledning
> utse ledamöter och ordföranden i styrelsekommittéer och defi niera deras stadgar
> styra planerings- och utvärderingsverksamhet i kommittéerna
> utvärdera den egna verksamheten
Styrelsemöten
Ordförande sammankallar styrelsen vid behov samt när styrel-seledamöter eller koncernchefen och verkställande direktören så begär. Styrelsen sammanträder varje eller varannan månad.
År 2007 sammanträdde den 15 gånger och genomsnittlig när-varo var 94 procent. Styrelsen sammanträdde under året också
tre gånger utan att företagsledningen var närvarande. Styrelsen träff ade revisorerna en gång, då utan företagsledningen.
Styrelsekommittéer
Styrelsekommittéerna fungerar som ett stöd till styrelsen och förbereder frågor som styrelsen ansvarar för. Styrelsen fastställer kommittéernas stadgar samt beslutar om deras sammansätt-ning. Hela styrelsen är dock ansvarig för de uppgifter som åläggs kommittéerna.
Kompensations- och nomineringskommittén
Kompensations- och nomineringskommittén består av minst två ledamöter som ej är anställda i företaget och som utses av styrelsen. Kommittén sammanträder regelbundet, minst två gånger per år. Kommitténs ordförande lämnar en rapport från varje möte till styrelsen. Kommitténs huvuduppgifter är att:
> för styrelsen utarbeta principerna för chefernas ersättning, ersättningen till verkställande direktören och närmast underlydande samt principerna för ersättningen till övrig personal
> för styrelsen utarbeta optionsprogram och andra aktierelaterade incitamentprogram
> övervaka målen för ersättningsplanerna, genomförande av ersättningsplaner, utvärdering av prestationer och fastställande av ersättning
> utarbeta förslag till årsstämma om styrelsens sammansättning och ersättningen till ledamöterna
TietoEnator ÅRSÖVERSIKT2007A N S V A R S F U L L TF Ö R E T A G A N D E
44
> utarbeta förslag till styrelsen på ordförande och vice ordförande
> utarbeta förslag till styrelsens arbetsbeskrivning
> utarbeta förslag på medlemmar i och ordförande för kommittéerna
> genomföra en årlig utvärdering av ordförande och styrelseledamöter
> övervaka företagets styrning
Enligt styrelsens beslut i mars 2007 består kompensations- och nomineringskommittén av Kalevi Kontinen (ordförande), Mariana Burenstam Linder och Bengt Halse. Under 2007 sammanträdde den 6 gånger och närvaron var nära hundra procent. De huvudsakliga frågor som beaktades av kompen-sations- och nomineringskommittén under 2007 var styrel-sens sammansättning, rekrytering av ny VD och koncernchef, utveckling av koncernledningen samt kort- och långsiktiga incitamentprogram.
Revisions- och riskkommittén
Revisions- och riskkommittén består av minst tre oberoende ledamöter som ej är anställda i företaget och som utses av sty-relsen. Minst en medlem i kommittén måste vara ekonomisk ex-pert. Kommittén sammanträder regelbundet, minst fyra gånger per år, och träff ar även företagets revisorer utan att företagets ledning deltar. Kommitténs ordförande lämnar en rapport från varje möte till styrelsen. Kommitténs huvuduppgifter är att:
> diskutera års- och kvartalsbokslut
> granska betydande och ovanliga aff ärshändelser
> granska utkast till årsredovisning och delårsrapporter samt företagets redovisningsprinciper
> bedöma iakttagande av lagstiftning, bestämmelser och företagets uppförandekod
> utvärdera om det interna kontrollsystemet är tillräckligt
> undersöka, utvärdera och godkänna en plan för den interna revisionen
> granska ledningens bedömning av betydande risker
> utvärdera omfattningen av riskhanteringen och dess utvecklingsplan samt större riskpositioner
> utvärdera den externa revisionsplanen
> granska revisorernas rapport och rådgöra med revisorerna om frågor som borde tas upp med styrelsen
> utvärdera revisionens kvalitet och omfattning
> besluta om förslaget till årsstämman rörande revisorerna och deras ersättning
Enligt styrelsens beslut består revisions- och riskkommittén av Anders Ullberg (ordförande), Bruno Bonati och Olli Riikkala.
Under 2007 sammanträdde den 11 gånger och genomsnittlig närvaro var 90 procent. De huvudsakliga frågor som beaktades av revisions- och riskkommittén under 2007 var genomgång av riskhanteringens omfattning och betydande risker, interna revisionsprocesser samt rapporter och fi nansiella rapporter.
Företagets högsta ledning
Koncernchefen och verkställande direktören utses av styrelsen.
Koncernchefen och verkställande direktören är ansvarig för koncernens fi nansiella resultat samt för den dagliga ledningen
och administrationen, i enlighet med lagen och styrelsens anvisningar. Det är verkställande direktörens och koncernche-fens ansvar att tillse att företagets redovisningsmetoder följer lagen och att fi nansiella frågor hanteras på ett tillförlitligt sätt.
Verkställande direktören och koncernchefen bildar tillsammans med vice koncernchefen ett enat ledningsteam. Vice koncern-chefen deltar i ledningen av verksamheten tillsammans med koncernchefen och verkställande direktören.
Verkställande direktören och koncernchefen leder koncern-ledningen (Corporate Management Team, CMT), som förutom honom består av vice koncernchefen, aff ärsområdescheferna samt cheferna för Strategic Customer Operations och koncern-staben. Syftet med CMT är att bistå verkställande direktören och koncernchefen i hans arbete. Aff ärsområdescheferna ansvarar för ekonomiskt resultat, utveckling samt övervakning av sina respektive aff ärsområden. Cheferna för koncernfunk-tionerna ansvarar för samordning och förvaltning av sina res-pektive områden på koncernnivå. Hela den högsta ledningen har gemensamt ansvar för att aktuell lagstiftning, föreskrifter, koncernens riktlinjer och styrelsens beslut följs i hela företaget.
Den 16 oktober 2007 beslöt styrelsen att avsätta verkstäl-lande direktören och koncernchefen Pentti Heikkinen. Åke Plyhm, vice koncernchef, utsågs till tillförordnad koncernchef.
Den 17 december utnämnde styrelsen Hannu Syrjälä till ny verkställande direktör och koncernchef, från den 15 februari 2008. Företagsledningen och deras innehav av aktier, options-rätter och optioner presenteras på sidorna 50–52.
Som stöd för arbetet i den operativa ledningen och för att samordna olika utvecklingsaktiviteter i koncernen inrättade TietoEnator under våren 2004 en ledningsgrupp för utveckling (Development Management Team, DMT). DMT leds av kon-cernchefen och verkställande direktören och inkluderar vice koncernchefen, aff ärsområdescheferna, cheferna för Strategic Customer Operations, HR samt Communications and Investor Relations, chefsjuristen, IT-chefen och cheferna för Strategic Off ering och Global Sourcing.
Operativ koncernstruktur
Koncernens operativa ledning består av koncernchefen och verkställande direktören, koncernledningen (Corporate Management Team, CMT), aff ärsområdena och deras chefer och ledningsgrupper, aff ärsenheterna och underenheterna. Aff ärs-enheterna är de grundläggande operativa ärs-enheterna på Tieto-Enator. Dessa innefattar vanligen verksamhet där samma kund eller kundsektor betjänas eller som har samma aff ärslogik. Både aff ärsområdena och enheterna tilldelas tydliga ekonomiska och operativa mål. Vanligen fattar de sina egna beslut och är ansvari-ga för sina egna verksamheter, inom ramen för de riktlinjer som fastställts av styrelsen och företagsledningen. De ansvarar också för att ta fram sina egna riktlinjer för att säkerställa att kontrollen omfattar alla nivåer i organisationen. När det gäller koncernö-vergripande frågor, fl yttas beslutsfattandet uppåt i hierarkin för att förbättra koncernens övergripande kontroll.
Ersättningsprinciper
Ersättningen till styrelseledamöterna beslutas av årsstäm-man efter förslag från styrelsens kompensations- och nomi-neringskommitté eller från aktieägare. Enligt årsstämmans beslut erhåller styrelseledamöterna en fast kontant ersättning
45
varje månad, som anges i not 6 till de fi nansiella rapporterna.
Styrelsens ersättning innefattar inte aktier i företaget eller ak-tiederivat. Tieto Enators chefer eller anställda är inte berättigade till ersättning för styrelsearbete. Ordförande och medlemmar i kommittéer (såvida de inte är ordförande eller vice ordförande för styrelsen) erhåller extra månatlig kontant ersättning.
Styrelsen beslutar om ersättning till koncernchefen och verkställande direktören med utgångspunkt från ett förslag från kompensations- och nomineringskommittén. Koncernchefens och verkställande direktörens lön, bonus och annan ersättning anges också i not 6 i de fi nansiella rapporterna. Ersättningen till den högsta ledningen består av grundlön, årsbonus och lång-siktiga incitamentprogram, såsom optionsprogram eller andra aktierelaterade program. Syftet med TietoEnators ersättnings-system är att attrahera talang, behålla och motivera medar-betare. Kompensations- och nomineringskommittén ansvarar för planeringen av ersättning till högsta ledningen samt för att ta fram principerna för ersättning till övrig personal. Detta innefattar både årsbonussystem samt optioner och andra ak-tierelaterade incitamentprogram. Optionsprogrammens villkor godkänns av årsstämman och aktieprogrammen av styrelsen.
Syftet med årsbonussystemen är att belöna prestationer som överträff ar förväntningarna. TietoEnators bonussystem bygger på mätbara faktorer och gäller i huvudsak endast för-bättringar. Systemet är också begränsat, exempelvis vad avser enhetens lönsamhet och högsta nivån för bonusbelopp. De långsiktiga incitamentprogrammen fokuserar på medarbetare som har en avgörande roll för verkställandet av koncernens strategi och som är viktiga att behålla i företaget. Ersättningen till hela den högsta ledningen sammanfattas i not 6 i de fi nan-siella rapporterna.
Riskhantering
På TietoEnator används riskhantering inte enbart som en kontrollmekanism utan också som en metod för att utveckla verksamhet och lönsamhet. I det avseendet kan inte riskhan-tering ses som en separat aktivitet utan måste integreras i af-färsverksamheten. Det betyder att varje chef på TietoEnator har ansvar för de risker som berör hans eller hennes ansvarsom-råde. Koncernens nyligen införda funktion för riskhantering har ansvaret för den löpande utvecklingen av etablerade metoder.
I TietoEnators riktlinjer för riskhantering defi nieras riskkoncep-tet, ramverket för riskhantering och ansvaret för riskerna inom TietoEnator.
På TietoEnator betraktas riskhantering som en väsentlig del av en god företagsledning. Ramverket för riskhantering fungerar som ett stöd och består av strukturerade processer och metoder som integrerats i aff ärssystemen för att systema-tiskt identifi era, analysera, utvärdera, åtgärda, övervaka och kommunicera risker. Risker som hanteras i aff ärssystemens processer kan kategoriseras som strategiska, operativa och fi nansiella risker.
När strategier utvecklas används riskhantering för att fi nslipa strategierna och för att identifi era de risker som är kopplade till om de strategiska målen inte uppnås. De strate-giska riskerna berör den ställning TietoEnator önskar uppnå, och eventuella hot mot denna. I hanteringen av strategiska risker strävar företaget efter att dämpa eff ekterna av förändrade marknadsvillkor, efterfrågan och konkurrenternas agerande.
Några av de identifi erade strategiska riskerna är: förändringar i allmänna eller lokala ekonomiska trender, mognare marknader och mer standardisering på marknaderna samt ny konkurrens från länder med gynnsammare kostnadsnivåer – vilket leder till mer prispress – och nya aff ärsmodeller hos konkurrenterna.
Styrelsens revisions- och riskkommitté har granskat de strate-giska riskerna.
De operativa riskerna identifi eras i kärnverksamheten. Om företaget skall kunna behålla konkurrenskraften behöver man löpande utveckla och förbättra sina erbjudanden. Riskhante-ring används för att fi nslipa erbjudanden och för att identifi era riskerna med att inte tillgodose marknadens behov på ett tillräckligt konkurrenskraftigt sätt. I försäljnings- och leverans-kedjan används riskhantering för att bedöma vilka aff ärsmöj-ligheter företaget skall satsa på och samtidigt kunna säkerställa leveranser och lönsamhet. Exempel på operativa risker är kunder som fl yttar sina egna risker till sina leverantörer liksom brister i företagets förmåga att genomföra leveranser till kunder på ett lönsamt sätt.
TietoEnators fi nansiella risker består av valutarisk, ränterisk, kreditrisk och likviditetsrisk. TietoEnator säkrar dessa fi nansiella risker. I treasury-funktionens riktlinjer anges principerna för hanteringen av dessa risker samt riskerna rörande fi nansiering.
TietoEnators fi nansiella risker förklaras mer utförligt på sidan 45 i de fi nansiella rapporterna.
Viss aff ärskritisk verksamhet, såsom verksamhetens upprätt-hållande och företagets säkerhet, har separata riskhanterings-planer och -program.
Större risker och hanteringen av dem
Företagets styrelse granskar regelbundet förändringar i strate-giska faktorer som har betydelse för utvecklingen av aff ärsmil-jön. Förutom dessa faktorer utgör följande företagsspecifi ka faktorer stora risker för TietoEnator.
Personal och kompetens spelar en betydande roll
TietoEnators framgångar beror i hög utsträckning på innova-tion och kompetens: förmågan att förstå kundernas verksam-heter, IT-kompetens, utveckling av nya tjänster som tillgodoser marknadens behov, försäljningskompetens och förmågan att hantera krävande leveranser. På kunskapsföretag spelar även ledarskap en viktig roll. I många år har TietoEnator investerat i processer som ger stöd vid tillsättning och utveckling av chefer.
På samma sätt har företaget gjort betydande investeringar i att utveckla kompetens och erbjuda stimulerande uppgifter och karriärmöjligheter. programmen beskrivs utförligare i HR-avsnittet i Årsöversikten.
Olika typer av kompetenser måste tas till vara på ett opti-malt sätt. Exempelvis måste TietoEnator kunna sätta samman specialistteam som representerar olika kompetensområden och samordna storskaliga projekt tvärs över kompetensom-råden och nationsgränser. Dessutom måste företaget kunna utveckla sina erbjudanden baserat på marknadskännedom och framgångsrikt sälja nya tjänster.
Brister inom ett kompetensområde kan påverka försäljning och intäkter negativt, till och med på kort sikt. Dessutom utgör brister inom viktiga områden hot mot företagets varumärke. I syfte att säkerställa att TietoEnator kan uppfylla sitt åtagande till kunderna gör företaget betydande satsningar på att utveckla
TietoEnator ÅRSÖVERSIKT2007A N S V A R S F U L L TF Ö R E T A G A N D E
46
arbetsrutiner och processer i aff ärssystemet W2E (Way to Excel-lence) för processtyrning.
Det är av oerhört stor vikt att attrahera medarbetare med rätt kompetens och att sedan få behålla dem. Det är en särskilt stor utmaning att utvidga verksamheten i de globala kom-petenscentren eftersom kännedomen om företaget i dessa tillväxtområden är betydligt lägre än på hemmamarknaden.
Detta kan betyda att det blir svårare att hitta nya medarbetare.
År 2007 inledde TietoEnator projektet Employer Branding där syftet är att utveckla, behålla och förbättra företagets image som populär arbetsgivare, både internt och externt. Projektre-surserna kommer att bli större och målen fi nslipas under 2008.
Dessutom har särskild uppmärksamhet lagts vid ersättningen till personalen. Mer information fi nns i avsnittet ”Principer för ersättning”.
Personalkostnaderna utgör en stor del av TietoEnators kostnader. Därför är det svårt att minska kostnaderna på kort sikt. På en marknad med hög konkurrens går det inte alltid att överföra löneökningar till prisökningar. Stigande kostnader sätter press på marginalerna. Risken kan minskas genom att decentralisera leveransen av tjänster till olika kompetenscenter i länder med gynnsamma kostnadsstrukturer.
Konsolidering av kundföretag
Aff ärsmiljön är i ständig förändring. De fl esta förändringar sker gradvis vilket underlättar anpassningen. Dock kan förändringar också vara plötsliga – exempelvis förvärv som sker i företa-gets kundbas. Ett företag som nyligen gått samman med ett annat söker efter synergieff ekter och fattar ofta nya beslut om samarbetspartners. I sådana fall kan samarbetet med gamla aff ärspartners hänga på en skör tråd och hur kunden uppfattar TietoEnators kvalitet som tjänsteleverantör kan bli en avgö-rande faktor.
I linje med sin strategi satsar TietoEnator på att bli mark-nadsledande – som leverantör av heltäckande IT-tjänster på hemmamarknaden och som global leverantör av nischkompe-tens i utvalda kundbranscher. När det sker konsolidering inom ett område där TietoEnator är marknadsledande kan det visa sig att båda de sammanslagna företagen redan är kunder till TietoEnator.
Immateriella rättigheter
TietoEnators tjänster består ofta av fl era olika typer av kompo-nenter, som kan vara internt utvecklade eller utvecklade av en samarbetspartner – eller så kan kunden tillhandahålla kompo-nenter. Ökad användning av programvarukomponenter ökar risken för immaterialrättsliga intrång. Som leverantör ansvarar TietoEnator för att säkerställa att vare sig företaget eller dess kunder bryter mot tredje parts immateriella rättigheter.
Förvärv
Förvärv ger upphov till många möjligheter men också många slags risker, som kan hänföras till frågor som målföretagets kundåtaganden, juridiska förpliktelser eller lojalitet hos perso-nalen. Dessutom kan de faktiska synergieff ekterna bli mindre än beräknat, eller integrationen av funktioner misslyckas.
TietoEnator analyserar grundligt fi nansiell ställning, acku-mulerad kunskap, kundrelationer och åtaganden hos poten-tiella uppköpskandidater innan företaget genomför en aff är.
TietoEnator har en lång och aktiv historia av företagsförvärv.
Baserat på den erfarenhet TietoEnator fått vid dessa förvärv har företaget utvecklat de processer som skall användas under olika steg i ett förvärv.
Samarbete med underleverantörer
I alla lägen måste TietoEnator säkerställa att leveranserna genomförs på ett framgångsrikt och ekonomiskt lönsamt sätt.
Om en leverans kräver teknisk kompetens eller programkom-petens som TietoEnator saknar använder företaget underleve-rantörer. Att använda underleverantörer innefattar risken för att underleverantören kanske inte uppfyller kundens krav eller att projektets vinstmarginal hamnar under uppskattningarna.
När det gäller långsiktiga åtaganden strävar TietoEnator efter att bygga ut sina egna resurser. För att säkerställa lyckade leveranser försöker företaget kombinera interna resurser med underleverantörernas resurser när det gäller dessa åtaganden.
När det handlar om tillsättning av kompetens som inte passar in i företagets strategi används underleverantörer.
Intern kontroll
Intern kontroll är en del av TietoEnators styrningssystem.
Defi nition och övervakning av beslutsansvar och befogenhet inom koncernen utgör grunden för den interna kontrollen. Den interna ekonomiska styrningen bygger på en grundlig ekono-misk övervakning där utfall jämförs med budget, prognos och tidigare perioder. Operativa risker kontrolleras genom de aff ärs-system som används av TietoEnators aff ärsenheter, inklusive interna och externa revisioner.
Beredskapsplaner och företagets säkerhet
Koncernen har en enhetlig process för incidenthantering.
Säkerhetsrisker kan delas in i två huvudkategorier: ICT-baserade (informations- och kommunikationsteknik) risker och risker baserade på fysisk säkerhet eller personalsäkerhet. Säkerhets-bestämmelser, -regler och riktlinjer på koncernnivå omfattar bägge kategorierna. Att aff ärsenheterna följer säkerhetsdo-kumentationen på företagsövergripande nivå kontrolleras via utvärderingar och granskningar på enhetsnivå. Granskningarna innefattar både ICT-infrastruktur och fysisk säkerhet.
Styrsystem
Planerings- och rapportsystem används för kontroll och styrning av koncernens aff ärsverksamhet. Styrsystemet bygger på principerna för balanserade styrkort – vilket innebär att, utöver de fi nansiella målen och nyckeltalen, även kundproces-ser, personalprocesser och interna processer har angivna mål och nyckeltal. Planeringssystemen består av strategiska planer, som revideras årligen, och årliga handlingsplaner som bygger på dessa. Samtliga dessa planer godkänns av styrelsen. Rap-portsystemen består av månatliga resultatrapporter, rullande prognoser samt interna och publicerade fi nansiella rapporter.
De viktigaste nyckeltalen och investeringskriterier Bolagets viktigaste fi nansiella indikatorer är nettoomsättning, rörelseresultat (EBIT) och vinst per aktie. Dessa används i styrsystemets planerings- och uppföljningsrapporter samt vid bedömningar av investeringar. EVA (Economic Value Added) används i synnerhet som stöd vid investeringsbeslut. De
47
viktigaste indikatorerna avseende personalen är arbetstill-fredsställelse och indexet för mest attraktiva arbetsgivare.
viktigaste indikatorerna avseende personalen är arbetstill-fredsställelse och indexet för mest attraktiva arbetsgivare.