A)
Snabbval: Längst upp till vänster i Excels meny (liksom andra office-program), visas tre av de vanligaste kommandona (spara, ångra och upprepa) som standard.Längst till höger i den menyn visas en triangel (se översta pilen). Klickar man på den kan man välja färre/fler snabbval, antingen av ytterligare 8 förvalda kommandon, eller om man vill välja själv (under ”fler kommandon”). Det kan vara smidigt när det är kommandon som man ofta använder.
B)
Därefter visas överskrifter på menyer + de undermenyer/kommandon som ingår. För att få en hint om vad respektive undermeny innebär kan man föra pekaren till området, håll kvar och det visas en kort information om menyvalet.Vill man se mer alternativ av en meny så kan man trycka på en liten ruta längst ner i respektive meny, (Se de nedre pilarna i figuren ovan). Den finns inte på alla menyer.
Vill man inte se undermenyerna hela tiden, kan man trycka på längst till höger vid menylisten. Då göms undermenyerna och markören kommer att synas istället. För att sedan se undermenyerna behöver man bara klicka på en av huvudmenyerna så visas hela menylisten igen. Vill man ändra tillbaka igen så klicka bara på markören .
Det finns i grunden 8 menyer, Arkiv, Start, Infoga, Sidlayout, Data, Granska och Visa.
Beroende på vad man jobbar med kan fler menyer visa sig, t.ex. Design och Format om ett diagram är markerat. Det finns också tillägg som ej är aktiverade när man startar programmet.
Aktiveras dessa visas flera menyer.
I nästa del nedan visas en översikt av vad som ingår i grundmenyerna. I vissa står det en hänvisning till ett kapitel i kompendiet, där mer information finns. Står det ingen information hänvisas man till Office-hjälpen eller internet där bl.a. Youtube har flera instruktionsfilmer.
Har man lagt till tillägg (under Arkiv→ Alternativ→Tillägg) som t.ex. Power pivot som kan det finnas fler menyval, men dessa tas inte upp här.
2.2 Menyer
ARKIV: Info, Nytt, Öppna, Spara, Skriv ut, Exportera (t.ex. pdf men man kan också spara som pdf under Spara), Konto (du kan ändra office-bakgrund och tema). Samma struktur som i Word.
START:
Urklipp:
- Klipp ut/kopiera/klistra in
- Hämta format: Kopierar och klistrar in ett format t.ex. från en cell (se 3.5)),
Tecken.
- Ändra teckensnitt mm
- Lägga till kantlinjer Det finns två undermenyer när du klickar på knappen.
o Kantlinjer: Mer automatiska, t.ex. nedre kantlinje, höger kantlinje.
o Rita kantlinjer: Manuellt t.ex. rita kantlinjer, rita kantlinjerutnät. När du ritar manuellt så väljer du ett alternativ i menyn som då aktiveras (pekaren ändrar form). För att avaktivera alternativet så klicka man på alternativet igen i menyn.
Justering:
- Hur texten skall placeras i cellerna.
- Här kan man även ställa in att det skall vara Radbrytning på text, så att långa meningar inte blir en lång rad utan fördelar sig på flera rader i samma cell.
Tal: (se 3.4)
- Här kan du välja olika talformat. Man också ändra antalet decimaler via . - I fältet där det står Allmänt, kan du ändra format till t.ex. datum, procent eller text.
- Egentligen handlar det om format på värdet i en cell, vare sig det är siffror eller text, Text kan inte vara något annat än text, men en siffra/sifferkombination kan vara i textformat, siffra, datum, mm.
Format:
- Villkorsstyrd formatering (t.ex. alla 1:or i en kolumn blir röda).
- Formatera som tabell, markera ett område och visa som en tabell med överskrift, Likande meny som Infoga→Tabell, men Format innehåller mer alternativ.
- Mallar för format av celler. Det finns även en rullist till höger där fler val finns.
Celler: (delvis på 3.2, 3.3, 3.6)
- Infoga/Ta bort en cell/rad/flik,… (detta kan också göras via högerklicka→ Infoga/Ta
Redigering
- Autosumma, t.ex. sätt markören vid en kolumn eller rad med värden och välj medel så beräknas medelvärdet av raden/kolumnen. (se 6.1)
- Fyll, t.ex. skapa en serie av värden, (3.8)
- Sortera och filtrera, t.ex. sortera kolumner, skapa filter (3.10)
- Sök och Markera, t.ex. sök efter ord, sök och ersätt punkt med komma, söka efter formler. I Gå till special kan man t.ex. välja att gå till alla formler, tomma celler mm.
Då markeras helt enkelt alla celler som har det kriteriet, t.ex. som är tomma.
INFOGA
Tabeller: (se 4)
- Pivottabell (skapa tabell från data,),
- Rekommenderade pivottabeller (Excel föreslår lämpliga tabeller utifrån det data som är markerat),
- Tabell (gör om det markerade till en tabell, finns även under Format→Celler-Formatera som Tabell)
- De två första alternativen utgår från att det data man vill använda innehåller titel/värden som skall summeras, och tabellen skapas i en ny flik.
- Det sista alternativet utgår från att det data som är markerat redan är summerade värden till en tabell och ändrar mer bara formatet på tabellen. Det sista alternativet finns också under START→Format, där det finns fler formatmallar.
Illustrationer:
Den visar olika möjligheter att lägga in bilder.
- Bilder (från egna mappar) - Onlinebilder.
- Inbyggda figurer
- Skärmbild, dvs en bild av en av de program som du har öppet, som t.ex. ett urklipp av en öppen Excelfil, en sida från en öppen webbläsare.
Program:
- I grunden finns det inga program här att öppna. I Store finns det program/appar man kan ladda ner till Excel, vissa kostar medan vissa är gratis, som ”Tips for Excel 2013”,
”Bubbles”, ”Peeople graph” mfl. Dessa hamnar sen i Mina Program
- För att kunna använda dem krävs webbläsare, men endast Internet Explorer (ver 11 eller högre) eller Microsoft Edge kan användas.
Diagram: (se 5)
- Rekommenderade diagram, dvs du får ett ur val av diagram för det data du har markerat.
- Olika kategorier av diagram
- Pivotdiagram, dvs skapar antingen diagram utifrån en pivotabell eller skapar en utifrån markerat data)
Karta:
- Detta är ett tillägg som inte finns med i grunden, men öppnar du den får du frågan om att aktivera den.
- Här kan man använda data på geografisk nivå, stad, adress, importera område och skapa beskrivning av data i på en karta. Enklast är att söka om Microsoft power map på webben.
Power view:
- Normalt kanske man antingen gör man en tabell och sen en graf och ngt annat. De sitter inte ihop. I power View kan man interaktivt skapa en rapport med graf, tabell, karta mm. Det läggs som en ny flik i Excel men du bygger upp det som ett dokument.
För att se mer, sök på Power view på nätet, t.ex. på Youtube.
Miniatyrdiagram:
- Normalt gör man en tabell och/eller diagram, men i Excel kan man numera lägga in ett diagram som bara upptar en cells storlek intill tabellen.
- Poängen är då att man inte behöver se skalor, se hur stora värden det är eller antal, utan mer för att ge läsaren en snabb bild av materialet/skillnader mm.
Resterande Filter, Hyperlänkar, Text och Symboler tas inte upp.
SIDLAYOUT
Teman:
- Istället för att ändra respektive del (textformat, specifik färg,…) så kan man välja ett format på flera saker samtidigt, dels mall för färg, tecken eller effekter, eller Tema som innehåller mall för alla de tre delarna.
Utskriftsformat:
- Skall du skriva ut en Excelsida så finns det ingen tydlig förstasida som i Word. Här kan du därför ställa in vad som skall ingå i respektive sida vid utskrift.
- När du gör ett val i denna meny visas streckade linjer i Excelbladet för att visa utskriftsområdet/vilka rader och kolumner som ingår i varje sida vid utskrift.
Anpassa:
- Här kan man anpassa utskriften, tex. så att bredden är två sidor, vilket betyder att två sidor visas på varje utskriftssida.
Alternativ:
- Snabbval för att välja att visa stödlinjer och rubriker för filen och vid utskrift.
Ordna:
- Det handlar om att ordna olika föremål, bilder od på skärmen.
- I Excel kan diagram läggas ovanpå varandra. För att styra vilken diagram som skall ligga överst kan man t.ex. använda Flytta framåt.
FORMLER
Funktionsbibliotek: Olika sätt att söka efter och infoga funktioner - Infoga funktion används om du vill söka efter särskild funktion.
- Under Autosumma finns det 5 standardformler som summa och max, men i menyn finns också valet Fler funktioner vilket leder dig till Infoga funktion ovan.
Autosumma utför beräkningen automatisk och gissar vilket område som skall summeras, medan du Infoga funktion leder dig till ett fönster där du kan välja område/områden.
- Resterande val funkar som Infoga funktion, men kategoriserat utifrån typ av funktion.
Definierade namn:
- I Excel så har varje cell namn utifrån vilken rad och kolumn den ligger i, t.ex. C3.
- I denna meny kan du döpa en cell eller ett område, t.ex. cell c4 blir ”Nuvarande år”, eller c2:c13 blir ”Månadsvärden”. Namnet på celler/området kan du sedan ta fram oberoende vilken flik jag står i.
- Vilka namngivna celler/områden som är skapade visas också i Namnhanteraren.
Namnet på det fält du står i syns också i fältet precis ovanför A-kolumnen.
Formelgranskning:
- Ett verktyg för att hitta fel i formler.
Beräkning:
- Du kan välja om beräkning av formler görs automatisk eller om man själv vill bestämma när det skall göras.
DATA
Hämta externa data:
- Du kan bl.a. hämta tabell från en webbsida. Detta gäller bara för tabeller som inte är i bildformat.
- Sen är den hämtade tabellen fortfarande kopplad till webbsidan, vilken gör att man t.ex. kan ställa in att tabeller i Excel skall uppdateras (mot webbsidans tabell).
Anslutningar:
- Har man t.ex. hämtat en tabell från en webbsida så finns kopplingen/anslutningen kvar till hemsidan. Här kan man hantera dessa.
Sortera och filtrera:
- Det finns i grunden två sätt att sortera. Antingen Sortera eller Filter där den sista säkrare och mer användbar. Se 3.9
Dataverktyg:
- Text till kolumner: Information i en kolumn kan splittras upp i flera t.ex. förnamn + efternamn. Den funkar som att läsa in en textfil till Excel
- Snabbfyllning: Ett sätt att fylla i värden automatisk i en kolumn, som beror av värden i andra kolumner. T.ex. om kolumn A är en lista med för och efternamn och du i kolumn B skriver in förnamnet på första personen från kolumn A. Markerar du kolumn B och välj snabbfyllning så skrivs automatisk förnamnet på resten av personerna.
- Dataverifiering: Här kan du t.ex. skapa en lista för att styra vilka värden som får väljas i en cell, eller att en cellerna i en kolumn bara kan skrivas in med datumformat.
Disposition:
- Ett sätt att dela upp gruppera ditt material och göra delsummor, selektera delgrupper mm.
GRANSKA
Ovanstående menyer tas inte upp här.
Ändringar: Ibland kan man behöva skydda blad, t.ex. från att man av misstag skriver över formler eller text som man inte vill ska ändras
- Skydda blad/arbetsbok. Man kan styra vad man kan och inte kan göra, t.ex. får lägga till rader men inte formatera celler.
o När du skyddar bladet kan du välja om du vill ha lösenord eller ej. Du kan lämna tomt i fältet för lösenord.
- Dela arbetsbok innebär att fler än en användare kan göra ändringar i filen samtidigt.
Där finns också inställningar t.ex. vad som skall göras om när vissa ändringar krockar.
o Observera att det är flera funktioner som inte fungerar vid delad arbetsbok, t.ex. skydda arbetsbok, skapa diagram.
VISA
Arbetsboksvyer:
- Normal är default-inställningen
- I Förhandsgranska sidbrytningar så får man bl.a. se var gränserna går för respektive sida, t.ex. vid utskrift.
- Vyhanteraren ger dig möjlighet att t.ex. spara olika utskriftsinställningar.
Fönster:
- Nytt fönster: Öppnar vald flik i ett nytt fönster),
- Ordna alla: Om man har flera Excelfiler öppna kan man här välja att t.ex. lägga dem sida vid sida
- Lås fönsterrutor: Man kan låsa rad och/eller kolumn så att dessa alltid är synliga när man scrollar. Exempelvis om man på rad 1 har kolumnnamn och låser första raden så kommer den raden alltid synas när man scrollar nedåt.
- Dela: En mer interaktiv form av lås rader och kolumner. Du kan dela upp en excelflik i två eller fyra delar där alla delar visar samma data. Du kan då t.ex. i en del hela tiden visa kolumn A, t.ex. namn, och en annan del scrolla bland de andra kolumnerna.