Ett kompendium om Excel 2013/2016 som statistiskt verktyg
Skapad för en kurs i forskningsmetodik
Erling Englund Statistiker
Forskning och Utveckling, Region Västernorrland erling.englund[at]rvn.se
Uppdateringsdatum 20191107
Innehållsförteckning
1. Introduktion ... 4
2. Menysystem ... 5
2.1 Allmänt ... 5
2.2 Menyer ... 6
3. Databearbetning ... 13
3.1 Struktur på data ... 13
3.2 Ändra bredden på kolumner och höjden på rader ... 14
3.3 Ändra hur text/siffror visas i cellerna ... 14
3.4 Ändra format i en cell ... 15
3.5 Kopiera och klistra in format ... 18
3.6 Hantera Blad/Flikar ... 20
3.7 Lägga till en variabel ... 21
3.8 Lägga till en serie/nummerserie ... 21
3.9 Skapa nya variabler av befintliga variabler ... 22
3.9.1 Skapa en variabel med OM-funktionen ... 23
3.9.2 Exempel på andra funktioner ... 26
3.10 Sortera data ... 29
3.10.1 Standardsortering ... 29
3.10.2 Selektera och sortera data via Filter ... 30
3.11 Några kortkommandon ... 32
4. Tabeller ... 33
4.1 Skapa Pivottabell ... 33
4.1.1 Grundläggande om Pivottabell ... 33
4.1.2 Vanlig frekvenstabell ... 36
4.1.3 Korstabell ... 37
4.1.4 Tabell med beskrivande statistik (medelvärde mm)... 38
4.1.5 Split file, dvs göra en tabell uppdelad på en annan variabel ... 40
4.1.6 Select file, dvs göra en tabell för en kategori av en annan variabel ... 41
4.1.7 Pivottabell av enklare data ... 42
4.2 Ändra i tabell ... 44
4.2.1 Menyer ... 44
4.2.2 Tips på vad man kan göra i en tabell ... 45
5. Diagram ... 48
5.1 Hur skapa diagram ... 48
5.2 Skapa diagram från kontinuerligt variabler ... 49
5.3 Skapa diagram från kategorivariabler ... 52
5.3.1 Diagram från manuellt skapad tabell ... 52
5.3.2 Diagram från pivottabell ... 55
5.4 Histogram ... 57
5.5 Ändra i diagram ... 59
6. Statistiska metoder i Excel ... 63
6.1 Statistiska funktioner och funktioner för hela variabler ... 63
6.2 Statistik via Dataanalys ... 65
6.2.1 Beskrivande statistik ... 67
6.2.2 T-test för parade observationer... 69
6.2.3 T-test för två oberoende grupper ... 71
7. Länkar ... 72
1. Introduktion
Excel och IBM SPSS är två program som kan hantera och beskriva data. SPSS är ett rent statistikprogram och är därför gjort för att bearbeta ett material statistiskt. Så är inte fallet med Excel men man kan ändå göra vissa grundläggande statistiska moment. Vissa moment är krångligare i Excel. Två sådana moment är chi-2 test (test av korstabell, tas ej upp i kompendiet) och histogram.
Kompendiet är först och främst gjort till en kurs i grundläggande forskningsmetodik i Landstinget Västernorrland, där målet är att använda Excel istället för t.ex. IBM SPSS till enklare projekt. De delar som man brukar behöva är databearbetning, tabeller, diagram och viss statistisk analys. Det är också den huvudsakliga uppdelningen i kompendiet.
Utgångspunkten för övningen är att data redan är inlagt i Excel. Varje kolumn är en variabel där variabelnamnet ligger på rad 1 och första värdet på respektive variabeln på rad 2. Delar av data ses i kapitel 2.
Vill man använda IBM SPSS istället kan man läsa in Excelfilen i SPSS (Välj bara att öppna en fil i SPSS och formatet Excel). Förutsättningen är att Rad 1 i Excel-filen är ett
variabelnamn.
Om man använder pdf-versionen av kompendiet kan man hoppa till ett specifikt kapitel genom att klicka på den raden i innehållsförteckningen. Har man Word-versionen måste man även hålla ner Ctrl-knappen.
2. Menysystem 2.1 Allmänt
A)
Snabbval: Längst upp till vänster i Excels meny (liksom andra office-program), visas tre av de vanligaste kommandona (spara, ångra och upprepa) som standard.Längst till höger i den menyn visas en triangel (se översta pilen). Klickar man på den kan man välja färre/fler snabbval, antingen av ytterligare 8 förvalda kommandon, eller om man vill välja själv (under ”fler kommandon”). Det kan vara smidigt när det är kommandon som man ofta använder.
B)
Därefter visas överskrifter på menyer + de undermenyer/kommandon som ingår. För att få en hint om vad respektive undermeny innebär kan man föra pekaren till området, håll kvar och det visas en kort information om menyvalet.Vill man se mer alternativ av en meny så kan man trycka på en liten ruta längst ner i respektive meny, (Se de nedre pilarna i figuren ovan). Den finns inte på alla menyer.
Vill man inte se undermenyerna hela tiden, kan man trycka på längst till höger vid menylisten. Då göms undermenyerna och markören kommer att synas istället. För att sedan se undermenyerna behöver man bara klicka på en av huvudmenyerna så visas hela menylisten igen. Vill man ändra tillbaka igen så klicka bara på markören .
Det finns i grunden 8 menyer, Arkiv, Start, Infoga, Sidlayout, Data, Granska och Visa.
Beroende på vad man jobbar med kan fler menyer visa sig, t.ex. Design och Format om ett diagram är markerat. Det finns också tillägg som ej är aktiverade när man startar programmet.
Aktiveras dessa visas flera menyer.
I nästa del nedan visas en översikt av vad som ingår i grundmenyerna. I vissa står det en hänvisning till ett kapitel i kompendiet, där mer information finns. Står det ingen information hänvisas man till Office-hjälpen eller internet där bl.a. Youtube har flera instruktionsfilmer.
Har man lagt till tillägg (under Arkiv→ Alternativ→Tillägg) som t.ex. Power pivot som kan det finnas fler menyval, men dessa tas inte upp här.
2.2 Menyer
ARKIV: Info, Nytt, Öppna, Spara, Skriv ut, Exportera (t.ex. pdf men man kan också spara som pdf under Spara), Konto (du kan ändra office-bakgrund och tema). Samma struktur som i Word.
START:
Urklipp:
- Klipp ut/kopiera/klistra in
- Hämta format: Kopierar och klistrar in ett format t.ex. från en cell (se 3.5)),
Tecken.
- Ändra teckensnitt mm
- Lägga till kantlinjer Det finns två undermenyer när du klickar på knappen.
o Kantlinjer: Mer automatiska, t.ex. nedre kantlinje, höger kantlinje.
o Rita kantlinjer: Manuellt t.ex. rita kantlinjer, rita kantlinjerutnät. När du ritar manuellt så väljer du ett alternativ i menyn som då aktiveras (pekaren ändrar form). För att avaktivera alternativet så klicka man på alternativet igen i menyn.
Justering:
- Hur texten skall placeras i cellerna.
- Här kan man även ställa in att det skall vara Radbrytning på text, så att långa meningar inte blir en lång rad utan fördelar sig på flera rader i samma cell.
Tal: (se 3.4)
- Här kan du välja olika talformat. Man också ändra antalet decimaler via . - I fältet där det står Allmänt, kan du ändra format till t.ex. datum, procent eller text.
- Egentligen handlar det om format på värdet i en cell, vare sig det är siffror eller text, Text kan inte vara något annat än text, men en siffra/sifferkombination kan vara i textformat, siffra, datum, mm.
Format:
- Villkorsstyrd formatering (t.ex. alla 1:or i en kolumn blir röda).
- Formatera som tabell, markera ett område och visa som en tabell med överskrift, Likande meny som Infoga→Tabell, men Format innehåller mer alternativ.
- Mallar för format av celler. Det finns även en rullist till höger där fler val finns.
Celler: (delvis på 3.2, 3.3, 3.6)
- Infoga/Ta bort en cell/rad/flik,… (detta kan också göras via högerklicka→ Infoga/Ta
Redigering
- Autosumma, t.ex. sätt markören vid en kolumn eller rad med värden och välj medel så beräknas medelvärdet av raden/kolumnen. (se 6.1)
- Fyll, t.ex. skapa en serie av värden, (3.8)
- Sortera och filtrera, t.ex. sortera kolumner, skapa filter (3.10)
- Sök och Markera, t.ex. sök efter ord, sök och ersätt punkt med komma, söka efter formler. I Gå till special kan man t.ex. välja att gå till alla formler, tomma celler mm.
Då markeras helt enkelt alla celler som har det kriteriet, t.ex. som är tomma.
INFOGA
Tabeller: (se 4)
- Pivottabell (skapa tabell från data,),
- Rekommenderade pivottabeller (Excel föreslår lämpliga tabeller utifrån det data som är markerat),
- Tabell (gör om det markerade till en tabell, finns även under Format→Celler- Formatera som Tabell)
- De två första alternativen utgår från att det data man vill använda innehåller titel/värden som skall summeras, och tabellen skapas i en ny flik.
- Det sista alternativet utgår från att det data som är markerat redan är summerade värden till en tabell och ändrar mer bara formatet på tabellen. Det sista alternativet finns också under START→Format, där det finns fler formatmallar.
Illustrationer:
Den visar olika möjligheter att lägga in bilder.
- Bilder (från egna mappar) - Onlinebilder.
- Inbyggda figurer
- Skärmbild, dvs en bild av en av de program som du har öppet, som t.ex. ett urklipp av en öppen Excelfil, en sida från en öppen webbläsare.
Program:
- I grunden finns det inga program här att öppna. I Store finns det program/appar man kan ladda ner till Excel, vissa kostar medan vissa är gratis, som ”Tips for Excel 2013”,
”Bubbles”, ”Peeople graph” mfl. Dessa hamnar sen i Mina Program
- För att kunna använda dem krävs webbläsare, men endast Internet Explorer (ver 11 eller högre) eller Microsoft Edge kan användas.
Diagram: (se 5)
- Rekommenderade diagram, dvs du får ett ur val av diagram för det data du har markerat.
- Olika kategorier av diagram
- Pivotdiagram, dvs skapar antingen diagram utifrån en pivotabell eller skapar en utifrån markerat data)
Karta:
- Detta är ett tillägg som inte finns med i grunden, men öppnar du den får du frågan om att aktivera den.
- Här kan man använda data på geografisk nivå, stad, adress, importera område och skapa beskrivning av data i på en karta. Enklast är att söka om Microsoft power map på webben.
Power view:
- Normalt kanske man antingen gör man en tabell och sen en graf och ngt annat. De sitter inte ihop. I power View kan man interaktivt skapa en rapport med graf, tabell, karta mm. Det läggs som en ny flik i Excel men du bygger upp det som ett dokument.
För att se mer, sök på Power view på nätet, t.ex. på Youtube.
Miniatyrdiagram:
- Normalt gör man en tabell och/eller diagram, men i Excel kan man numera lägga in ett diagram som bara upptar en cells storlek intill tabellen.
- Poängen är då att man inte behöver se skalor, se hur stora värden det är eller antal, utan mer för att ge läsaren en snabb bild av materialet/skillnader mm.
Resterande Filter, Hyperlänkar, Text och Symboler tas inte upp.
SIDLAYOUT
Teman:
- Istället för att ändra respektive del (textformat, specifik färg,…) så kan man välja ett format på flera saker samtidigt, dels mall för färg, tecken eller effekter, eller Tema som innehåller mall för alla de tre delarna.
Utskriftsformat:
- Skall du skriva ut en Excelsida så finns det ingen tydlig förstasida som i Word. Här kan du därför ställa in vad som skall ingå i respektive sida vid utskrift.
- När du gör ett val i denna meny visas streckade linjer i Excelbladet för att visa utskriftsområdet/vilka rader och kolumner som ingår i varje sida vid utskrift.
Anpassa:
- Här kan man anpassa utskriften, tex. så att bredden är två sidor, vilket betyder att två sidor visas på varje utskriftssida.
Alternativ:
- Snabbval för att välja att visa stödlinjer och rubriker för filen och vid utskrift.
Ordna:
- Det handlar om att ordna olika föremål, bilder od på skärmen.
- I Excel kan diagram läggas ovanpå varandra. För att styra vilken diagram som skall ligga överst kan man t.ex. använda Flytta framåt.
FORMLER
Funktionsbibliotek: Olika sätt att söka efter och infoga funktioner - Infoga funktion används om du vill söka efter särskild funktion.
- Under Autosumma finns det 5 standardformler som summa och max, men i menyn finns också valet Fler funktioner vilket leder dig till Infoga funktion ovan.
Autosumma utför beräkningen automatisk och gissar vilket område som skall summeras, medan du Infoga funktion leder dig till ett fönster där du kan välja område/områden.
- Resterande val funkar som Infoga funktion, men kategoriserat utifrån typ av funktion.
Definierade namn:
- I Excel så har varje cell namn utifrån vilken rad och kolumn den ligger i, t.ex. C3.
- I denna meny kan du döpa en cell eller ett område, t.ex. cell c4 blir ”Nuvarande år”, eller c2:c13 blir ”Månadsvärden”. Namnet på celler/området kan du sedan ta fram oberoende vilken flik jag står i.
- Vilka namngivna celler/områden som är skapade visas också i Namnhanteraren.
Namnet på det fält du står i syns också i fältet precis ovanför A-kolumnen.
Formelgranskning:
- Ett verktyg för att hitta fel i formler.
Beräkning:
- Du kan välja om beräkning av formler görs automatisk eller om man själv vill bestämma när det skall göras.
DATA
Hämta externa data:
- Du kan bl.a. hämta tabell från en webbsida. Detta gäller bara för tabeller som inte är i bildformat.
- Sen är den hämtade tabellen fortfarande kopplad till webbsidan, vilken gör att man t.ex. kan ställa in att tabeller i Excel skall uppdateras (mot webbsidans tabell).
Anslutningar:
- Har man t.ex. hämtat en tabell från en webbsida så finns kopplingen/anslutningen kvar till hemsidan. Här kan man hantera dessa.
Sortera och filtrera:
- Det finns i grunden två sätt att sortera. Antingen Sortera eller Filter där den sista säkrare och mer användbar. Se 3.9
Dataverktyg:
- Text till kolumner: Information i en kolumn kan splittras upp i flera t.ex. förnamn + efternamn. Den funkar som att läsa in en textfil till Excel
- Snabbfyllning: Ett sätt att fylla i värden automatisk i en kolumn, som beror av värden i andra kolumner. T.ex. om kolumn A är en lista med för och efternamn och du i kolumn B skriver in förnamnet på första personen från kolumn A. Markerar du kolumn B och välj snabbfyllning så skrivs automatisk förnamnet på resten av personerna.
- Dataverifiering: Här kan du t.ex. skapa en lista för att styra vilka värden som får väljas i en cell, eller att en cellerna i en kolumn bara kan skrivas in med datumformat.
Disposition:
- Ett sätt att dela upp gruppera ditt material och göra delsummor, selektera delgrupper mm.
GRANSKA
Ovanstående menyer tas inte upp här.
Ändringar: Ibland kan man behöva skydda blad, t.ex. från att man av misstag skriver över formler eller text som man inte vill ska ändras
- Skydda blad/arbetsbok. Man kan styra vad man kan och inte kan göra, t.ex. får lägga till rader men inte formatera celler.
o När du skyddar bladet kan du välja om du vill ha lösenord eller ej. Du kan lämna tomt i fältet för lösenord.
- Dela arbetsbok innebär att fler än en användare kan göra ändringar i filen samtidigt.
Där finns också inställningar t.ex. vad som skall göras om när vissa ändringar krockar.
o Observera att det är flera funktioner som inte fungerar vid delad arbetsbok, t.ex. skydda arbetsbok, skapa diagram.
VISA
Arbetsboksvyer:
- Normal är default-inställningen
- I Förhandsgranska sidbrytningar så får man bl.a. se var gränserna går för respektive sida, t.ex. vid utskrift.
- Vyhanteraren ger dig möjlighet att t.ex. spara olika utskriftsinställningar.
Fönster:
- Nytt fönster: Öppnar vald flik i ett nytt fönster),
- Ordna alla: Om man har flera Excelfiler öppna kan man här välja att t.ex. lägga dem sida vid sida
- Lås fönsterrutor: Man kan låsa rad och/eller kolumn så att dessa alltid är synliga när man scrollar. Exempelvis om man på rad 1 har kolumnnamn och låser första raden så kommer den raden alltid synas när man scrollar nedåt.
- Dela: En mer interaktiv form av lås rader och kolumner. Du kan dela upp en excelflik i två eller fyra delar där alla delar visar samma data. Du kan då t.ex. i en del hela tiden visa kolumn A, t.ex. namn, och en annan del scrolla bland de andra kolumnerna.
3. Databearbetning
3.1 Struktur på data
Nedanstående visar det data som används i kompendiet. Data är ett urval av 200 personer som har gjort hälsosamtal 2013.
Rad ett är variabelnamn/kolumnnamn medan resterande rader står för respektive persons värden.
Generellt så kan data visas på lite olika sätt. I statistikprogram som t.ex. SPSS kan det vara en fördel om variabler som Kön läggs in som siffror (t.ex. 1 för kvinna och 2 för Man) men som man sedan sätter etikett på, dvs 1=Kvinna, 2=Man. För Excel är nedanstående variant att föredra, dvs att etiketterna skrivs ut direkt.
Lägga in data: När man lägger in kategorivariabler som Kön så brukar man inte behöva skriva hela ordet, när det redan finns inskrivet ovanför i samma kolumn. I ovanstående fil så står det Kvinna på rad 2. När man sedan skriver in K på nästa rad kommer Excel gissa att det skall stå Kvinna, då den känner att det står på rad/raderna ovanför. Om det finns två kategorier som börjar på samma bokstav måste man skriva tillräckligt många bokstäver så att det skiljer sig mellan orden, innan Excel kan gissa ordet.
Inga mellanrum, dvs se till att det inte är några tomma rader/kolumner mellan första och sista person/variabel. Detta gör det enklare när man t.ex. vill göra Pivottabeller i Excel.
Låsa Rader och eller kolumner: När man har mycket data så ”försvinner” raden med variabelnamnet när man scrollar nedåt. Ett sätt är att låsa första raden så att den alltid är synlig. Man markerar då den rad där den skall ”sluta låsa”.
1) Man vill låsa rad 1. Markera därför rad 2 (Klicka på 2:an längst till vänster).
2) Välj VISA→Fönster→Lås fönsterrutor→Lås fönsterrutor
a. Här hade man kunnat välja direkt Lås översta raden utan att ha markerat rad 2.
För att ta bort låsningen väljer man samma väg.
Man kan även låsa kolumn, t.ex. för att låsa första kolumnen, markera kolumn B
Vill man låsa både rad och kolumn, t.ex. rad 1 och kolumn A, sätts markören i cell B2.
Poängen är att man markerar vart gränsen går för vad som skall låsas och inte. Allt utanför (uppåt och/eller till vänster) det man markerar låses
3.2 Ändra bredden på kolumner och höjden på rader
Manuellt
START→Celler→Format→Cellstorlek
I en ny Excelfil är alla kolumner lika breda och raderna lika höga. Principen för att ändra kolumn och rad följer samma princip så jag visar bara för kolumn.
Man kan ändra bredden på lite olika sätt. För man markören mitt emellan 2 kolumnbokstäver så visas en linje med en pil åt vänster och en åt höger.
För att automatanpassa bredden på en kolumn: I exemplet nedan skall bredden ändras på kolumn B.
- Dubbelklicka då bara på linjen mellan B och C längst upp så ändras bredden så att hela texten ryms och data i kolumnen syns.
För att automatanpassa bredden på flera kolumner samtidigt: Säg att man vill ändra bredden på kolumn A tom K. Markera då dessa kolumner (klicka på A och dra till K). Gör sedan om samma steg som ovan. Det spelar ingen roll i detta fall om man dubbelklickar på linjen mellan A och B, B och C,….., huvudsaken det är inom det område man markerat.
För att ändra bredden manuellt: Om bredden på kolumn B skall ändras, klicka på linjen mellan B och C och dra till önskad bredd. Det funkar på samma sätt som ovan om man markerar flera kolumner samtidigt. Alla får då samma bredd.
Du kan även göra motsvarande ändringar via START→Celler→Format→Cellstorlek
3.3 Ändra hur text/siffror visas i cellerna
Högerklicka i cell, välj Formatera celler→Justering START→Justering
Generell handlar det om texten i en cell skall vara centrerad, ligga i underkant ovs.
- Om det är mycket text i en cell, t.ex. om en kolumn består av svar på öppna frågor så kan man bredda kolumnerna så hela texten blir synlig.
- Ett smidigare sätt kan vara radbrytning. Markerar du en kolumn och väljer Radbryt text så kommer texten fördela sig på flera rader, så att hela texten syns för den bredd på kolumnen som är vald. Är det en hel kolumn eller rad markerar du bara dessa innan du väljer Radbryt text. Ibland kan man behöva klicka på Radbryt text 2 ggr för att få det att förändringen skall gå igenom (klickar då av den och sen på den igen)
3.4 Ändra format i en cell
Högerklicka + Formatera celler.
START→Tecken, START→Justering, START→Tal, START→Format, START→Celler
Det som syns i en cell är en kombination av det som skrivits in och vilket format den har.
I Excel finns det lite olika sätt att ändra formatet i en cell.
A) I menyn START finns det flera undermenyer för format.
B) Man kan också högerklicka i en cell och välj Formatera celler, så visas 6 flikar.
Man klarar sig långt med START, men det finns fler alternativ i alternativ B.
Se nästa sida.
Väljer du menyn START→Tal kan du ändra format till annat än Allmänt (se höger bild 1). Nästa bild till höger visar vilka val man har om du klickar på Allmänt.
Väljer du Tal så får man ett tal med
2 decimaler. Sen kan man använda menyer
(se bild 1) för att ändra antalet decimaler, minska eller öka.
Observera att om du ändrar antal decimaler först så blir formatet automatisk Tal. Skriver du in ett datum istället så blir det automatisk datumformat.
Det finns bara två synliga alternativ för datum. Vill du se fler alternativ så kan man klicka på rutan nere till höger i menyn för Tal (se pil i figur ovan), eller Fler talformat längst ner i höger figur. Resultatet ses i figur nedan. Denna meny är också den som visas om man högerklickar på en cell/flera celler och väljer Formatera celler.
Decimaltal:
För att Excel skall förstå att det är ett tal med decimaler måste man använda komma, inte punkt. Värdet 2,3 tolkas som ett decimaltal medan 2.3 tolkas som ren text och räknas inte med i t.ex. en summa. Det syns också på hur värdet automatiskt placeras i en cell. Siffror blir högerjusterade medan text blir vänsterjusterade. (se bild nedan).
Om man har tal i en eller flera celler kan man styra antalet decimaler i värdena. Man ändrar det genom att markera cellerna, och klicka på i
START→Tal.
Datum:
Under Tal finns diverse format, olika format för Datum mm. Datum visas som t.ex. 2014-01- 01, men egentligen är Datum ett tal, 2014-01-01 = 41640 dagar från 1900-01-01. Så ändrar man formatet på 2014-01-01 från Datum till Tal så blir det 41640. Talet 1 är då 1900-01-01.
Se exempel nedan.
Hur funkar format i Excel: Exempel med datum.
Vad som syns i en cell beror på två saker, dels vad som är inskrivet och dels vilket format den har. En siffra t.ex. 23 kan visas på olika sätt beroende på vilket format cellen har.
Excel gissar vad det man skriver in har för format. Exempel på vad det kan orsaka ses nedan.
- Antag att du skriver in 23 i A1. (bild 1). Den visar då talet 23.
- Skriver du sedan in 2-3 i samma cell istället (bild 2) då visas det i datumformat (bild 3)
- Skriv du sedan in 23 igen i samma cell (bild 4). Då blir det 23-jan istället (bild 5)
- När du skriver in 2-3 gissar (bild 3) Excel att det är ett datum som skrivs in och det formatet kvarstår så länge man inte skriver in ngt som helt motsäger det. En siffra tolkar den fortfarande som datum och tolkar det som 1900-01-23, dvs 23 dagar efter första möjliga datum. Skriver man in text i cellen så ändras formatet till Text.
Fliken Justering
- Här kan man välja att sammanfoga celler, t.ex. om två celler markeras. I fliken Justering kryssa i Sammanfoga, så får man en cell av två celler.
- Kryssar man i Radbyte, så kommer texten man skriver in i en cell fördelas på flera rader istället för i en lång rad.
- Man kan även i samma flik justera texten (centrera, högerjustera mm)
Fliken Tecken är precis som vanlig teckensnitt, storlek mm
Fliken Kantlinje: (I menyn finns den under Under START→Tecken)
- Här kan man lägga till linjer. Säg att man har data där personer fått fylla i tre enkäter.
Då kan man t.ex. lägga till en starkare linje mellan sista svaret på en enkät och första svaret på nästa enkät, för att göra det lättare att läsa och få översikt över data.
3.5 Kopiera och klistra in format
Högerklicka, kopiera, klistra in format START→Urklipp
En smidig sak i Excel är att man inte behöver ställa in alla format från grunden. Har man ett format i en cell eller tabell kan man relativt enkelt kopiera det formatet från en cell till en annan. Det visas två sätt här
Hämta format
Under START→Urklipp finns en penselikon. För att använda den så 1) Markera en cell eller ett område där du vill återanvända formatet.
2) Klicka på penseln.
3) Klicka sen på det område du vill sätta samma format.
4) Klart.
Exempel kan vara allt från typsnitt, talformat, linjer, en hel tabell. Det senare kan vara att du har två tabeller i samma form och vill använda samma format på de båda.
Kopiera och klistra in andra format
Om man kopierar innehållet i en cell så innehåller kopian flera olika delar, som värdet, formatet, formeln mm. Så när man sen klistrar in detta till en annan cell/celler kan man välja vilka delar man vill använda.
1) Markera en eller flera celler 2) Välj kopiera
3) Markera en cell eller ett område. Du ser då att det är en streckad linje kring det område som du kopierade ifrån
a. I START→Urklipp finns Klistra in. Klickar du på ikonen så klistrar du in det du kopierade, klickar du på texten Klistra in så visas vänstra menyn nedan Eller
b. Högerklicka cellen/området, så visas det högra menyn nedan. Klickar du på Klistra in special så visas samma fönster som figuren till vänster
c. I båda figurerna nästan längst ner står det Klistra in special. Via den får du en annan meny där vissa finns i tidigare meny. (sista bilden på nästa sida)
Ikonerna ovan är ganska självförklarande. För man markören till respektive ikon så visas även en förklaring.
Ikonerna i höger figur står för klistra in 1) allt
2) bara värden 3) bara formler
4) transponera värdena
5) bara format (motsvarar penseln, se första delen i 3.7) 6) länk.
- Länk är inte webblänk i detta fall. Antag att du har skrivit in ett värde i A1, kopierar värdet i A1 och klistrar in det till B1 som länk. Ändrar du värdet i A1 så ändras också värdet i B1, Så B1 kopierar hela tiden värdet i A1.
- Klickar du på B2 så ser du att det står =$A$1, en formel. Se mer om det i nästa kapitel.
Meny från Klistra in special (se 3c på föregående sida.)
3.6 Hantera Blad/Flikar
Högerklicka på flik
START→Celler→Format
Den vänstra bilden visar menyn via START, och den högra visar menyn om du högerklickar på ett blad. I vissa fall finns det enklare sätt.
Namnge blad:
För att ändra namn på ett blad, dubbelklicka på t.ex. bladet Blad 1, så markeras namnet och du kan skriva in ett nytt namn.
Lägga till blad:
Enklast är det att klicka på (se fig ovan). Du får då ett nytt blad till höger om det blad du har markerad/aktiverat.
Flytta eller kopiera blad:
Vill du flytta ett blad, kan det vara enklast att använda drag-and-drop, dvs tryck på den blad du vill flytta, dra bladet till den plats du vill flytta den till, och släpp.
Du kan också högerklicka, välja Flytta eller kopiera, och sen välja vilket blad den skall lägga sig före. Här kan man även flytta den till en ny fil eller annan fil (måste vara öppen).
För att istället göra en kopia så görs samma steg som ovan, men Skapa en kopia skall också vara ikryssad.
Välja färg på blad:
Du kan också byta färg via på flikar, vilket kan ge bättre översikt.
3.7 Lägga till en variabel
Högerklicka i cell, välj Infoga START→Celler →Infoga/Ta bort
I det data som används för övningen fattas variabeln Person (nummerserie). Antag nu att vi vill lägga till variabeln. För att Person skall ligga i kolumn A, behöver du först infoga en kolumn för nuvarande data i kolumn A. Det kan man göra på två sätt.
Båda sätten utgår från att man markerar kolumn eller en eller flera celler.
A) Högerklicka på A så att hela kolumnen markeras och välj Infoga. Då flyttas alla kolumner fram ett steg och Person kan läggas in i kolumn A.
a. Om du får fram en meny så har du inte markerat hela kolumnen. Välj då bara
”Hela kolumnen”, så får du samma resultat.
eller
B) Sätt markören i ngn cell i kolumn A. Välj START→Celler→Infoga.
a. I rutan för Infoga kan man dels klicka på bilden med rutorna. Då händer samma som i A.
b. Klickar man istället på nedre delen
Infoga/tringeln så kommer några alternativ att visas (se figur). Om hela kolumnen är markerad spelar det ingen roll vilket av de två första fetmarkerade alternativen som du väljer.
3.8 Lägga till en serie/nummerserie
Manuellt via musen.
START→Redigering→Fyll
Variabeln Person är en ren sifferserie, 1-200. Man kan förstås manuellt skriva in dessa, men med Excel kan man göra det mycket smidigare. Det finns olika sätt att göra det.
Man kan skapa serien via vänster eller höger musknapp, eller använda menyerna (START→Redigering→Fyll). Bara alternativet med vänster musknapp visas i detta kompendium.
Ovanstående bilder visar utgångspunkten för två exempel hur man kan skapa en serie. Nedan visas hur man gör om man skrivit in 1 och 2, enligt vänster bild.
1) Skriv in de två första värdena, 1 och 2 (se bild ovan). Markera båda cellerna.
2) För muspekaren till nedre högra hörnet i cellen,
a. dubbelklicka med vänster musknapp, (se pil i bild längst upp).
eller
b. klicka med vänster musknapp och dra nedåt.
3) Resultatet blir en serie med siffror, 1,2,3,4... I a. så blir det lika många värden som det finns värden i kolumnen bredvid. Med b. så blir det så många som man drar serien till.
a. Om man bara markerat ettan så får man bara en serie av 1:or. Längst ner till höger i slutet av serien visas då en ruta Klicka på den (se bild till höger) och välj Fyll serie, så fås en sifferserie istället för bara 1:or.
Hade man skrivit 1 och 3 som första siffror så hade det gett serien 1,3,5,7 ovs. Hade man skrivit datum så hade man fått en serie av datum. Det finns även fler alternativ för serier.
3.9 Skapa nya variabler av befintliga variabler
Det finns två grundvarianter på formler 1) Formler baserat på de vanliga räknesätten, t.ex.
räkna ut BMI från längd och vikt och 2) Formler baserat på de funktioner som finns i Excel.
BMI räknas som vikten / (längden i meter)^2. Eftersom längden är i cm i data blir det
=Vikt/(Längd/100)^2. Man måste alltid börja med tecknet =.
I data finns längd i kolumn E och Vikt i kolumn F.
1) Låt t.ex. kolumn P bli variabeln för BMI
2) På rad 2 i kolumn P skriv =F2/(E2/100)^2 (Se bild nedan).
a. Excel visar samtidigt de variabler som används i formeln. I bilden nedan har vissa delar färgmarkerats. E2 och Vikt är markerad blå och D2 resp. Längd är markerad röd. Detta för att man lättare skall se att t.ex. rätt cell är vald.
3) Kopiera sedan formeln till de andra raderna
a. Klicka på nedre högra hörnet på cellen med formeln och dubbelklicka (se 3.5) Observera att här räcker det med att markera den cell du just skapat formeln, cell P2, för att kopiera formeln till de andra raderna.
b. Ett annat sätt är att kopiera cellen med formeln, markera de andra raderna och klistra in.
Observera att om man lägger till en variabel, t.ex. före Längd så kommer Längd vara kolumn F och Vikt kolumn G, och formeln kommer då läsa från kolumn F och G istället. Excel korrigerar det automatiskt.
3.9.1 Skapa en variabel med OM-funktionen
Det finns många inbyggda funktioner. Om man vill veta vad en funktion betyder kan man söka i hjälpen. Ett visst stöd får man bara genom att i en cell skriva =OM(
så visar Excel vad funktionen behöver för att fungera. Se nedan.
Ett logiskt test kan t.ex. vara sbt>140 . Påståendet kommer antingen vara sant eller falskt.
Funktionerna skrivs normal med stora bokstäver, men små bokstäver fungerar också.
Jag visar med två exempel på hur man kan skapa en ny variabel med OM-funktionen.
A) Exempel 1, kategorisera en kontinuerlig variabel
Antag att vi vill använda sbt (kolumn H) bedöma hur många som har högt blodtryck. För att göra det vill vi skapa en ny variabel (t.ex. Högt övertryck) som har alternativen Högt och Ej högt. Det vi vill göra är att skapa en variabel i kolumn Q:
Alternativ 1:
”Om värdet i kolumn H2 (sbt) är över 140 så skall värdet bli Högt, annars Ej högt”.
Textalternativ som Högt och Ej högt skrivs som ”Högt” och ”Ej högt” i funktioner. Detta för att inte Excel skall tro att det är funktionen Högt (Om det funnits en sådan) som man menar.
_______________________________________________________
1) Skriv in formeln =OM(H2>140; ”Högt”; ”Ej högt”) t.ex. i Q2, se nedan (Q är den kolumn i vilken du skapar den nya variabeln) och tryck sedan Enter,
2) Du bör då få värdet Ej högt i den cellen, som nedan.
3) Markera sedan cellen och kopiera den till de andra raderna, t.ex. genom att dubbelklicka på cellens nedre högra hörn. (Se kapitel 3.5)
_______________________________________________________
OBS: ”Ej högt” i ovanstående exempel betyder att värdena ligger under 140, så ovanstående blir rätt så länge resterande celler bara innehåller ”normala” höga värden under eller lika med 140 och inga andra felvärden, t.ex. under 0, text eller tomt (dvs värde saknas) mm.
Om det finns tomma celler, t.ex. missing eller felaktiga värde t.ex. negativa:
Alternativ 2:
Om det skulle vara tomt i en cell så tolkar Excel det som 0, vilket i detta fall skulle vara Ej högt. Det blir förstås fel. Om det finns tomma celler men värdena i övrigt är 0 eller högre kan man skriva
=OM(H2>140 ; ”Högt”; OM(OCH(H2>0;H2<=140) ; ”Ej högt” ; ””))
Här använder man OM-funktionen två ggr, plus ytterligare en funktion, OCH.
Den säger att
=OM (värdet i H2 är större än 140 blir värdet Högt, annars OM (värdet i H2 är större än 0 OCH värdet i H2 är mindre eller lika med 140) blir värdet Normal annars tomt)
Det blir mer exakt. Om det då är tomt (skrivs ””), missing, negativt värde mm så blir cellen tom. Det skyddar också från att felaktiga data kategoriseras som Hög eller Normal.
Alternativ 3:
Ett annat alternativ är att skriva
=OM(H2=””;””;OM(H2>140;”Högt”;”Ej högt”)),
dvs är det tomt i cellen, då skall det också vara tomt i den nya variabeln. Här blir allt som inte är tomt och inte är >140 Ej högt. Då förutsätter det att inte det finns negativa värden eller text.
Här finns det tre kategorier, missing, ”Högt” och ”Ej högt”. Har man fler än tre kategorier behöver man använda fler OM-satser i samma. Max sju inkapslade OM-satser kan användas i i Excel 2003, men upp till 64 i Excel 2013.
B) Exempel 2: slå ihop två kategorivariabler
Antag att vi vill se hur många som röker, oberoende om de röker dagligen (kolumn N) eller röker ibland (kolumn O). Av dem som röker skriver vissa ja på ibland, andra ja på dagligen och andra ja på både dagligen och ibland. Så vi vill se hur många som skrivit ja på minst en av de två frågorna. Då får man använda ytterligare en formel, ELLER.
OM(de svarat Ja på Röker dagligen (kolumn N) ELLER om de svarat Ja på Röker ibland (kolumn O) då skall det bli Ja, annars Nej)
Man skriver då
1) =OM(ELLER(N2=”Ja”; O2=”Ja”); ”Ja”; ”Nej”). Tryck Enter.
2) Resultatet blir som nedan. Personen har svarat Ja på Röker dagligen. Då spelar det
Övrigt.
• Semikolon, tecknet
;
brukar användas i Excels funktioner för att särskilja de uppgifter man lägger in funktionerI Om-funktionen särskiljer vi
1) logiskt test, jämförelse av värde i en cell mot ett bestämt värde 2) vad vill vi att det skall stå Om det Stämmer, och
3) vad det skall stå Om det Inte stämmer.
• ”Högt” med citattecken behövs för att Excel skall förstå att Högt är ren text och skall läsas precis som det står. Det kan t.ex. finnas en funktion i Excel som heter Högt som Excel annars skulle förväxla den med.
• När man t.ex. kopierar en funktion till andra rader så ändras automatisk t.ex. B2 till B3, dvs den känner av att man kopierar den till en rad ner. Motsvarande gäller för kolumner. Det finns tillfällen när man vill att radnumret eller kolumnbokstaven skall vara låst. Då kan man använda tecknet $.
Antag att man i en cell har använt en funktion som använder värdet i cellen B2, och sen att man kopierar funktionen till en annan rad och/eller kolumn. Om man har skrivit
▪ $B2, betyder det att funktionen fortfarande kommer att läsa från kolumn B.
▪ B$2, betyder det att funktionen fortfarande kommer att läsa från rad 2.
▪ $B$2, betyder att funktionen läser från B2 oberoende till vilken cell man kopierar den till.
Exempel hur man kan låsa rad och/eller kolumn med $:
Antag att du skriver in nedanstående i Excel i kolumn A-B, på rad 1-4, men att du också vill visa det i andelar/procent i kolumn C (se bild 1). Ett sätt är förstås att man skriver =23/66, och
=43/66 på raderna för procent/andel. (se bild 2)
Ett annat sätt är att skriva =B2/B$4 (se bild 3). Det betyder att när man kopierar den funktionen till raderna under så kommer det att stå
=B3/B$4 för raden med ”Nej” och =B4/B$4 för raden med ”Totalt”
Täljaren (B3 och B4) ändras när du kopierar till rad 3 och 4, men nämnaren (B$4) är låst då $ står framför radnumret.
Har man fler tabeller i samma format kan man bara kopiera C2:C4 ovan till samma position i dom tabellerna, så kommer motsvarande andelar räknas på dem.
För att ändra till procent, högerklicka på cell/celler du vill ändra, välj Formatera celler, sen fliken Tal, och därefter Procent (eller använd menyn, Start→Tal)
3.9.2 Exempel på andra funktioner
Observera att man för att skapa en ny variabel så måste den skapas in en tom cell/kolumn, så det blir en kolumn med originalvariabeln och en kolumn med det avrundade värdet.
OCH – Används med fördel tillsammans med Om-funktionen när man behöver koppla ihop två eller fler logiska test, t.ex. om SBT är Ej högt om det ligger mellan 0 och 140 så måste det skrivas som två test. Om SBT ligger i kolumn H skriver man
OCH(H2>=0;H2<=140)
ELLER – Används som funktionen OCH.
SUMMA, MEDEL, STDAV (standardavvikelse). Observera att det finns flera versioner av standardavvikelse i Excel. (STDAV.S räknar ut värdet utifrån att det är ett stickprov)
SAMMANFOGA – En funktion som sammanfogar ren text och/eller värden i celler. Varje textdel avslutas med ;
Antag t.ex. att du har en fil med data där kolumn B består av förnamn och kolumn C av efternamn. Om vi väljer att lägga ihop för- resp efternamn till kolumn D som vi kallar Namn kan se det ut
Resultatet blir dock som i högra filen att namnen skrivs ihop. Det löser vi genom att lägga till ett mellanrum mellan förnamn och efternamn. Det gör man genom att skriva in ” ” som en ytterligare textdel i funktionen. Vi sammanfogar då förnamn, mellanrum och efternamn.
”Person ”, inte ”Person”, dvs ett mellanrum mellan n och ”. Här använder vi även variabeln Person, kolumn A.
=SAMMANFOGA("Person ";A2;" heter ";B2;" ";C2).
Detta skulle på rad 2 i kolumn D resultera i texten Person 1 heter Kalle Svensson.
AVRUNDA(Tal; antal decimaler) – Om det står 2,34 i en cell så har värdet två decimaler.
Ändrat man formatet på cellen, t.ex. till 0 decimaler så har talet fortfarande två decimaler. Det är bara hur det visas som har ändrats. Formeln Avrunda ändrar själva värdet.
IDAG() och NU() Dagens datum och tid
IDAG() = dagens datum. Om IDAG() är inskrivet i en cell så uppdateras den till dagens datum varje gång man öppnar filen. Detta kan vara smidigt t.ex. om man skriver ut ett diagram och kan då se vilket datum/version den kommer ifrån.
NU() visar datum och tid.
Det skall vara tomt inom parenteserna.
DATUM(ÅR; MÅNAD; DAG) – Skapar ett datum.
Skriver du DATUM(2017;1;17) så får du datumet 2017-01-17.
EXTEXT(Text; Startpos; Antal tecken) – Används för att ta ut text ur en cell
Exempelvis om du har en kolumn med födelsedata på personer och vill ha ut årtalet är denna funktion lämplig. Antag att du t.ex. har persondata/personnummer i kolumn A och rad 2 har värdet 19810615, och vill ha ut årtalet, de 4 första siffrorna i kolumn B.
Då skriver du i cell B2,
=EXTEXT(A2;1;4).
A2 – Läser värdet från cellen A2 1 – Börjar att läsa från första tecknet 4 – Läser 4 tecken i följd
Om du istället vill ta ut månad ser det ut som =EXTEXT(A2;5;2), dvs läser från A2, med start från tecken 5, de första 2 tecknen.
Denna funktion kan också med fördel användas om man vill skapa ett datum av födelsedata.
Du tar då ut år, månad och dag och använder dem i DATUM.
ANTAL.OM(Område; Villkor) – Räknar antalet värden som uppfyller ett visst kriterium.
Antag att du vill räkna ut antal personer som har svarat Ja på Röker dagligen (kolumn N).
Då kan du skriva =ANTAL.OM(N2:N201;”Ja”) Då räknar det antal ggr Ja finns mellan N2 och N201
Det finns en liknande funktion med summa och medel SUMMA.OM(Område; Villkor; [Summaområde]), och MEDEL.OM(Område; Villkor; [Medelområde]).
Summa/Medel av Område eller Summa/Medel -område utifrån ett visst kriterium/Villkor.
Att det är en hakparantes runt det sista argumentet betyder att den inte obligatoriskt. Om du inte lägger in något på summaområde, blir Område både summaområde och område för villkoret.
Då skulle du kunna räkna ut medel för dst (kolumn G) av de som har >140, eller så kan du beräkna medel på DST för alla kvinnor (kolumn B).
=MEDEL(G2:G201; ”>” & ”140)
ger medel på DST (kolumn G) för alla som har över 140. Här har du dels ett kriterium på DST, att det skall vara >140, och dels räknas medelvärdet ut på DST.
Här ser du också att du måste använda &-tecknet. Är det lika med behövs det inte förklaras, för t.ex. >-tecknet måste det skrivas in separat. &-tecknet står då för och.
=MEDEL(B2:B201; ”Kvinna”; G2:G201)
ger medel på dst (kolumn G) av alla kvinnor (där det står kvinna i kolumn B).
3.10 Sortera data
START→Redigering→ Sortera och filtrera Filtrera är det som är mest användbart
OBS: Två saker är mycket viktiga.
1) Se till så att du har en variabel som visar ursprungsordningen. När du har sorterat data t.ex. efter Kön, är det bra om du kan sortera tillbaka data enligt ursprungsordningen.
2) Se till att HELA data är markerat innan du sorterar, annars riskerar data att hamna i oordning. Excel frågar i allmänhet om man vill markera hela data, om den känner att det finns fler kolumner med data utanför det markerade området.
3.10.1 Standardsortering
Detta gäller de första tre alternativen i menyn. Används de två första alternativen sorteras data automatisk utifrån den första markerade kolumnen. Det tredje alternativet ger menyn nedan.”.
1) Välj vilken kolumn du vill sortera på
2) Standard är att man sorterar efter värden, men man kan också sortera efter t.ex.
cellfärg och textfärg
3) Vilken ordning du vill sortera
4) Kom ihåg att klicka för ”Mina data har rubriker”, längst upp till höger, om det gäller.
(se pil i bild). Annars kommer rubriknamnet med i sorteringen.
a. Du kan sen lägga till flera sorteringskategorier (Lägg till nivå).
3.10.2 Selektera och sortera data via Filter START→Redigering→ Sortera och filtrera→ Filtrera
Filter används inte bara för att sortera.
Ibland vill man kunna se data bara utifrån en eller flera kategorier av en variabel.
Se
1) till att du har en variabel som visar originalordningen på data, och
2) att du har klickat på/har markören i en cell i data (är markören utanför data hittar den inte data), alternativt markera kolumnerna.
Välj sedan START→Redigering→ Sortera och filtrera→ Filtrera
Resultatet ses nedan. Alla kolumner som sitter ihop, är bredvid varandra kommer med i filtreringen.
Vill du ta bort autofiltret väljer du samma väg. Alternativet Ta bort är kopplat till om man har gjort någon selektering. (se bild på meny på föregående sida)
• Klickar du på knappen vid Kön (se vänster bild ovan) och sen ser till att bara Kvinna är förklickad, så visas bara kvinnorna i materialet. (Se höger bild ovan).
• I variabeln kön finns bara två ord, Man och Kvinna. Ibland kan man behöva en mer flexibel filtrering. Det kan man göra under Textfilter. Där kan du t.ex. filtrera efter text som är lika med, börjar med, innehåller en specifik textsträng. (se pil i bild 1 på föregående sida, och bild 1 ovan)
• Har du en siffervariabel, t.ex. längd så har du istället Talfilter med motsvarande alternativ. (se bild 2 ovan)
• För att se att data är filtrerad efter en variabel, visas ikonen intill variabelnamnet.
Se höger bild på föregående sida.
• För att ta bort en eller flera filtreringar, som selektionen av Kvinnor, så kan man o Antingen ändra det i respektive variabel,
Eller
o Klicka på START→Redigering→Ta bort (För att ta bort Filter, klicka på Filter.
Dock är det som i nämnts i 2.6 viktigt att det finns en variabel som talar om
ursprungsordningen, här variabeln Person, så att du alltid kan sortera data i den ordning data är inlagt från början.
OBS:
- Skapar du diagram så görs diagrammet bara på de selekterade, men när du selekterar alla igen så anpassas diagrammet till att visa alla.
- Dataanalys (se 6.2) påverkas inte av Filter.
- Har du selektering på en eller flera variabler och vill visa alla igen, så behöver du inte gå in och ändra i varje. Gå bara till START→Redigering→ Sortera och filtrera→Ta bort så tas alla selekteringar bort.
3.11 Några kortkommandon
Kortkommandon Ctrl+C - Kopiera Ctrl+X – Klipp ut Ctrl+V – Klistra in
Ovanstående hittas också i START→Urklipp.
Ctrl+A – Markera allt
Ctrl – Nu kan du markera olika områden i samma dokument så länge du håller ner ctrl Skift – Klickar du på en plats på dokumentet, håller ner Skift, och klickar på annan plats så markeras alla fält däremellan.
Ctrl+B - Sök. Du kan välja att söka efter någon text, namn, ovs
Ctrl+H - Ersätt. Sök och ersätt. Om det är decimaltal som av misstag är skrivet som punkt istället kan du söka efter punkt och ersätta med komma.
Ctrl+Z – Ångra
Ctrl+Y – Upprepa. Denna kan vara mycket användbar, t.ex. om du har lagt in en rad och sen använder ctrl+Y så kommer en ny rad läggas till, eller om man har ändrat ett format och vill göra samma på andra ställen. Använd då Ctrl+Y. Sista kommandot är hela tiden det som upprepas.
4. Tabeller
INFOGA→ Tabeller: Pivottabeller, Rekommenderade tabeller, Tabell Högerklicka → Snabbanalys
De två första alternativen skapar man en tabell utifrån persondata, medan alternativet Tabell mer handlar om att formatera ett valt område som en tabell. Den senare tas upp i 4.1.7.
Här är det viktigt att det finns kolumnrubriker på alla kolumner/variabler.
I Snabbanalys markerar man de kolumner du är intresserad av (Funkar ej att markera genom att klicka på kolumnnamnet), högerklickar och väljer snabbanalys. Där kan man använda Formatering, Diagram, Summor, Tabell. Under Tabell visar Excel några förslag på pivottabeller. Väljer du ett av alternativen skapas pivottabellen automatisk. Där finns även alternativet Mer. Då kommer man till samma resultat som beskrivs nedan i 4.1. Alternativet visas inte mer här.
Detta kapitel är grovt uppdelat i två delar, där kapitel 4.1.1 visar hur man gör en pivottabell, 4.1.2-4.1.7 visar olika varianter och 4.2 visar hur man kan korrigera i tabeller.
4.1 Skapa Pivottabell
Här visas först det grundläggande i kapandet av en pivottabell.
4.1.1 Grundläggande om Pivottabell
1) Börja med att sätta markören någonstans i ditt datamaterial. Det viktiga är att den cell markören ligger har ”kontakt” med data. Data kan vara
a. Ett område där varje rad är en person, en kolumn är en variabel, rad 1 är variabelnamn.
b. Men det kan också vara en enklare med grupperat data med 3 variabler, från rad 4 till rad 14 där rad 4 är variabelnamn. Där kan du göra tabellen i
anslutning till data. Se 4.1.7.
2) Nästa steg väljer ngn av de första två alternativen
a. INFOGA→ Tabeller→ Pivottabell så visas första bilden nedan.
eller
b. INFOGA→Tabeller→Rekommenderade tabeller så visas andra bilden nedan.
Där finns ett alternativ, Tom Pivottabell. Då fås samma resultat som om a.
Väljer man en av förslagen till tabeller får man som i 2a., med skillnaden att variabler redan är inlagda i pivottabellen.
Härefter beskrivs bara fortsättningen av 2 b)
3)
a. Om du inte satt markören i data eller på fel ställe kan du här markera området.
Klickar du på så göms större delen av fönstret så att du lättare kan se och markera område i data. (se bild 1 ovan)
b. Vill du ha data på nytt kalkylblad eller på ett specifikt blad väljer du det här.
Om du väljer det senare så får du klicka på fältet i Plats, sedan klicka i en cell i
4) Nedanstående bild visas.
Den vänstra figuren är en mall för tabellen och visar hur tabellen ser ut, medan den högra figuren kallas Fältlista eller Pivottabellfält och är där tabellen skapas. Visas inte Fältlistan så klickar man på tabellen. Visas den inte ändå, högerklicka och välj Visa fältlista.
Fältlistan består av variabelnamn/kolumnnamn och 4 fyra fält.
• KOLUMNER och RADER skall innehålla de variabler vars kategorier man vill visa, t.ex. Män/Kvinnor, Röker/Röker ej .
• I VÄRDEN lägger man den variabel man vill ha måttet på, t.ex. antalet av en kategori, t.ex. Kön (antal män/kvinnor), eller Ålder (medelålder).
• Lägger man in en variabel i FILTER så kan man selektera kategorier för en variabel, t.ex. om Kön läggs till variabel så kan man i tabellen markera bara Män och får en tabell bara för Män.
En kategorivariabel innehåller information om två saker,
1) vilka kategorier den innehåller och 2) antalet värden som har respektive kategori, t.ex. i data har Kön har två kategorier, Man och Kvinna och det är 93 respektive 107 av varje kategori. För en kontinuerlig variabel som Ålder är dessa två samma sak.
För att lägga en variabel i ett av fälten:
A) Dra respektive variabel till rätt fält, eller B) Kryssa i respektive variabel
a. Kryssar man bara i en variabel hamnar den inte alltid dit man vill, så steg A) måste man ofta göra ändå.
I tidigare versioner kunde man även dra variablerna direkt till tabellen, men det alternativet finns ej i nuvarande version.
För att ta bort en variabel:
A) Avmarkerar variabeln i listan, eller
B) Dra variabeln utanför fältet Rader/Kolumner,..
För en ren frekvenstabell lägger man t.ex. på Kön till Rader så att man visar vilka kategorier den innehåller, och sen Kön på Värden för att visa antalet i respektive kategori.
Om man vill göra en korstabell lägger man också en variabel i Kolumner. Vilken av Rad- eller Kolumnvariabeln man lägger i Värden spelar ingen roll. Resultatet blir detsamma.
Skillnaden blir bara vad som står i tabellen, ”Antal av Kön” eller ”Antal av ..”.
Om Fältlistan har försvunnit behöver bara klicka på tabellen igen för att visa den igen, alternativt högerklicka på tabellen och välja Visa Fältlistan.
Läs vidare på från 4.1.2 i respektive kapitel för typ av tabell.
4.1.2 Vanlig frekvenstabell INFOGA→ Tabeller→ Pivottabell
Antag att vi vill göra en frekvenstabell på Kön. Utgångspunkten är att man fått fram bilden från kapitel 4.1.1 med Rader, Kolumner mm. Får man inte fram Fältlistan/Pivottabellfältet, klicka på tabellen eller högerklicka och välj Visa fältlista.
1) Dra variabeln Kön till Rader.
2) Dra sedan variabeln Kön en gång till från fältlistan till Värden. Resultatet ses nedan.
Blev det fel variabel, dra bara rätt variabel till Rader och avmarkera Kön i Pivottabellfältet.
4.1.3 Korstabell
INFOGA→ Tabeller→ Pivottabell
Antag att vi vill göra en korstabell på Kön och Högt övertryck. (har man inte gjort den kan man t.ex. använda diabetes eller rökning) Utgångspunkten är att man fått fram bilden från kapitel 4.1.1 med Rader, Kolumner mm. Får man inte fram Fältlistan/Pivottabellfältet, klicka på tabellen eller högerklicka och välj Visa fältlista. För denna tabell används Rader, Kolumner och Värden
1) Dra variabeln Kön till Rader och variabeln Högt övertryck till Kolumner.
a. Du kan också kryssa i Kön och Hög övertryck. Båda variabler kommer sannolikt hamna på rad, varför du får justera och dra den ena till kolumn.
2) Upprepa samma sak med Högt övertryck till Värden. Resultatet ses nedan.
3) Vill du visa det i procent istället för antal så är högerklicka på Antal av Högt
övertryck i tabellen (eller via menyn Analysera→Aktivt fält). Välj Visa värden som och % av radsumma. Se bild.
Tyvärr kan man inte göra ett chi2-test direkt från tabellen. I chi2-test jämförs den tabell man skapat från data, med hur motsvarande tabell skulle ha sett ut om det inte finns någon skillnad i andel. För att göra ett chi2-test behöver man även skapa den tabellen. Detta tas ej upp här.
Se länkar till chi2-test i Kapitel 7.
4.1.4 Tabell med beskrivande statistik (medelvärde mm) INFOGA→ Tabeller→ Pivottabell
Antag att man vill skapa en tabell med medelvärde av Längd, Vikt, dst, sbt för män respektive kvinnor. Utgångspunkten är att man fått fram bilden från kapitel 4.1 med Rader, Kolumner mm. Får man inte fram Fältlistan/Pivottabellfältet, klicka på tabellen eller högerklicka och välj Visa fältlista. För denna tabell används bara Rader och Värden.
1) Dra variabeln Kön till Kolumner. Dra sen variabeln Längd till Värden.
a. Du kan också kryssa i respektive variabel, men på samma sätt som korstabell så kommer variablerna inte hamna på rätt ställe. Så du får dra dem till rätt ställe i efterhand.
2) Fortsätt sedan och dra Vikt, dst och sbt till Värden. Inga variabler till Rader. Resultatet ses nedan i vänster bild. I höger bild ses strukturen i fältområdena.
a. Under Rader står det . Du kan byta plats på den och Kön om du hellre vill ha Kön på rad och respektive variabel i kolumner.
3) Nu står det antagligen Summan av längd eller Antal av Längd,ovs. För att ändra det till medel gå in i Fältinställningar.
a. Dubbelklicka på Summan av langd så får du fram Fältinställningarna, välj Summera värden efter och Medel
i. Du kommer till samma meny om du högerklickar och väljer Fältinställningarna
b. Du kan också högerklicka på Summan av langd och välja Summera data efter→Medel
c. Man kommer in i en samma meny om du klickar på Analysera→ Aktiva fält→Fältinställningar
.
Detta steg måste man göra för varje variabel, men talformatet kan du ändra för alla samtidigt
4) Resultatet visas med sju decimaler. Ändra formatet till Tal och en decimal. Du kan göra det via Fältinställningar för en i taget. Men enklast är att markera alla ta och använda Start→Tal→ så kan du ändra det på alla samtidigt.
5) Resultatet ses nedan
6) Vill man även lägga in andra mått som max, min, standardavvikelse, mm så lägger man in samma variabel igen i Värden och ändrar det till t.ex. Min under
Fältinställningar.
OBS: Här passar det bäst att lägga en kategorivariabel som Kön på Kolumn. För någon kan det vara bättre att lägga Kön på kolumn och Ålder på rad.
4.1.5 Split file, dvs göra en tabell uppdelad på en annan variabel
Antag att vi vill titta på Åldersgrupp och Högt övertryck, uppdelat på Kön. Ett sätt att göra det är att lägga Kön och Åldersgrupp till Rader och sedan Högt övertryck till Kolumner, och sedan t.ex. Högt övertryck till Värden. Se bild 1 nedan. Då får man en tabell på Högt övertryck och Åldersgrupp för respektive Kön. Se bild 2 nedan.
Byter man ordning på Kön och Åldersgrupp (dra Kön nedanför Åldersgrupp i Pivottabellfältet) så får man en tabell på Högt övertryck och Kön för respektive Åldersgrupp.
4.1.6 Select file, dvs göra en tabell för en kategori av en annan variabel
Antag att vi vill titta på Åldersgrupp och Högt övertryck igen, men bara för gruppen kvinnor.
Ett sätt är att använda samma mall som i 4.1.5. Om man klickar på knappen vid Kvinna så göms åldersgrupper för Kvinna (se vänster pil i bild ovan).
Klickar du istället på knappen vid Ej Högt (se höger pil i bild ovan) visas fönstret nedan.
Avmarkera Man så visas bara Kvinna som i bilden nedan till höger. Du ser också att syns i tabellen (se pil i höger bild nedan) för att visa att Kön är filtrerad i tabellen.
Här används både Rad, Kolumn, Värde.
Ett annat sätt är att även använda Filter i Pivottabellistan.
Flytta Kön till Filter. (Lägg Åldersgrupp till Rader, Högt övertryck till Kolumner, Kön till Filter, och sen Högt övertryck till Värden). Se bild till höger.
Klicka på den knapp som pilen i nedre höger bild visar. En lista på kategorier visas. (se övre bild).
Här är Kvinna markerat. I default står det Alla.
Man kan även välja fler kategorier, t.ex. om du lagt Åldersgrupp med fyra kategorier i Filter så
kan man t.ex. välja 40 och 50 år (Håll ner Ctrl för att markera flera).
Då hade det stått flera objekt
istället för Kvinna på överskriften (se pil).
4.1.7 Pivottabell av enklare data
Har du ett enkelt data, som nedan, kan du också göra en pivottabell. Här är variablerna Månad, Diagnos och Antal patienter, och en rad för varje månad och diagnos. Här kan du naturligtvis ha fler rader för varje månad och diagnos och flera kolumner med andra variabler.
1) Sätt markören i tabellen och välj Infoga→ Tabeller
a. Väljer du Pivottabell så får du fönstret nedan. Vill du ha pivottabellen in samma flik som tabellen (rekommenderat) så välj enligt nedan. På denna flik är detta förkryssat och plats är vald. Vart platsen är syns i den streckade cellen i bilden nedan. Den hanteras sedan som en vanlig pivottabell, men en kort variabellista.
b. Väljer du Rekommenderade tabeller får förslag om diagram. Se bilden nedan.
Den väljer en vanlig enkel tabell. Dock kommer den att hamna i en annan flik.
Vill du ändra plats, välj Analysera→Åtgärder→Flytta pivottabell, eller välja enligt a) ovan, så du kan välja plats direkt. Antingen är du nöjd eller så kan du ändra den som en vanlig pivottabell, t.ex. till en korstabell där både Diagnos och Månad syns.
c. Väljer du Tabell (se vänster bild nedan) så kommer du får du tabellen i snyggare format och med Filter (se 3.9.2) (se höger bild nedan). Är du inte nöjd med den kan du redigera det i menyn Design.
4.2 Ändra i tabell
Klicka du på en tabell så kommer två nya menyer, Analysera, Design. Här nedan visas först ett urval av vad du kan göra där, och därefter diverse tips.
4.2.1 Menyer
Analysera
Under Pivottabell:
• Ändra namnet på tabellen.
• I Fältinställningarna där du kan ändra typ av mått i tabellen, t.ex. medel.
Under Filtrera:
• Infoga utsnitt. Det är variant på vanligt filter, dvs visa en tabell där en eller fler kategorier av en annan variabel är selekterad. Du kan välja flera variabler samtidigt.
Dessa visas som flikar bredvid tabellen. Smidig för att snabbt få en bild av materialet.
• Tidslinje är ett filter, men för tid. Det måste då finnas en variabel i tabellen i formatet datum/tid.
Under Data:
• Har du ändrat värden i data så behöver du Uppdatera tabellen för att ändringen skall gå igenom.
• Om du är osäker på eller behöver ändra vilket område tabellen tar data ifrån, hittar du det via Ändra datakälla. Du kanske har lagt till rader i data efter att tabellen skapades.
Under Åtgärder:
• Radera, Markera och Flytta är manuella hanteringar av tabellen som här kan göras via menyn.
Under Verktyg:
• Rekommenderade pivottabeller ger ett urval av passande tabeller. Den passar bäst när du använder data med färre variabler eftersom den utgår från hela data!
• Du kan direkt göra ett Pivotdiagram från pivottabellen. Den är direkt kopplad till tabellen.
Design
Under Layout:
• Summor i olika varianter kan du aktivera via Delsummor och Totalsumma
• När du har fler än en variabel på rad och/eller kolumn kan det bli krångligt att läsa tabellen. Rapportlayout och Tomma rader ger dig olika alternativ för att tabellen blir tydligare. Har du bara en variabel på rad och kolumn har dessa funktioner ingen effekt.
Alternativ för pivottabellformat ger ytterligare layoutmöjligheter.
Därutöver finns också Pivottabellformat , t.ex. med linjer och varannan rad är röd.
4.2.2 Tips på vad man kan göra i en tabell
Uppdatera tabell:
• Om du har gjort en tabell och därefter ändrat i data så ändras inte tabellen automatisk.
Du behöver dock inte göra om tabellen. Högerklicka bara på tabellen och välj Uppdatera data, så uppdateras tabellen/tabellerna (eller
Analysera→Data→Uppdatera). Har du även om gjort ett diagram från tabellen så via uppdateras den automatisk när tabellen uppdateras.
• Observera att om du gjort andra tabeller så uppdateras de också automatisk. I tidigare versioner av Excel så kan man göra tabellerna på två sätt, varav bara det ena innebar att alla tabeller uppdaterades när en uppdaterades.
Fältlistan har försvunnit:
• Om man vill gå tillbaka till en tabell och göra om eller ändra i tabellen, visas inte alltid variablerna, variabellistan. Vänsterklicka på tabellen. Funkar inte det, högerklicka på tabellen och välj Visa fältlista. (Eller via Analysera→Visa→Fältlista)
Byta ut en variabel:
• Dra en variabel utanför Pivottabellfältet, eller avmarkera variabeln i fältet.
Missing eller andra kategorier:
• I data kan det finnas t.ex. missing eller värden som är felaktigt inskrivna. Det ser du när du lägger in en variabel i t.ex.Kön i Radområde. Du får då förutom kategorierna Kvinna och Man andra kategorier, som tom och t.ex., Kvina. Värden som matats in fel, som kvina (se bild nedan), ändrar man förstås i data. Därefter måste man uppdatera tabellen genom att högerklicka på tabellen och välja just Uppdatera för att
ändringarna skall synas i tabellen.
