Metod

6.1.1 Planeringsmöte

För att bestämma upplägg och inriktning för valideringsfasen hölls ett pla- neringsmöte med Per Bankvall i rollen som beställare. Under detta möte diskuterades upplägg, syfte och målsättning med valideringen, samt vad han förväntade sig för resultat. Det var bestämt sedan tidigare att valideringen skulle utföras i samarbete med ett antal av Sectras bentliga kunder och Per hade dragit i trådarna för att få fram lämpliga personer att ta kontakt med. Syfte och målsättning

Syftet med valideringen var att presentera och demonstrera de koncept och idéer som nns representerade i prototypen för några utvalda kunder till Sectra. Genom diskussion med kunden var förväntningen att kunna bilda en intitial uppfattning om intresset och behovet för den här typen av verktyg, samt om de koncept och den funktionalitet som nns med i prototypen är relevant och användbar.

Utgångspunkten för samtalet var att fokusera på frågor ur det större per- spektivet, som vilka för- och nackdelar det nns med att använda ett verktyg av den här typen, om det nns några hinder eller begränsningar och om de användningsscenarion som ligger till grund för prototypen är realistiska och aktuella. Detaljer kring prototypens utseende eller specika komponenter var inte intressant i det här stadiet och därmed var det inte heller aktuellt att utvärdera användbarheten av prototypens användargränssnitt. Det var alltså de underliggande koncepten i prototypen som skulle valideras och utvärderas och inte själva prototypen i sig.

Resultatet förväntas ge en indikation på om det nns potential för att vidareutveckla verktyget till en produkt eller om intresset och behovet är för lågt.

6.1.2 Möte med kunder

Totalt besöktes tre av Sectras kunder som tillsammans innefattade fem per- soner. I denna grupp fanns följande yrkesroller representerade: en biträdande verksamhetschef, en controller, två ekonomer och en ekonomiassistent. Ge- mensamt för alla dessa är att de på något sätt var inblandade i arbetet med verksamhetsplanering och speciellt prissättning av röntgenundersökningar. De är med andra ord alla potentiella slutanvändare av ett verktyg motsva- rande prototypen.

Upplägget för dessa möten baserades dels på teorin för fokusgrupper (3.1.2) och dels på konceptet med semi-strukturerade intervjuer (3.1.1). Ett av mötena innefattade en person och de andra två innefattade två perso- ner, men upplägget var detsamma för alla tre möten. De inleddes med en kort presentation av bakgrunden till projektet följt av en övergripande be- skrivning av grundprincipen i beräkningsmodellen, hur kostnader delas upp i direkta och indirekta kostnader. Men hjälp av prototypen presenterades och demonstrerades därefter de koncept och värden som den realiserar. Demon- strationen baserades på det primära scenariot som bygger på kostnadsanalys i samband med prissättning. Även det sekundära scenariot, som represente- rar värdet med att simulera förändringar i produktionen, presenterades med hjälp av praktiska exempel i prototypen.

Efter demonstrationen fördes en diskussion kring ett antal frågeställning- ar som fanns strukturerade i ett diskussionsprotokoll. Detta var uppdelat i tre delar. De första två delarna bestod av samma uppsättning frågeställning- ar för vardera av de två scenariona (kostnadsanalys respektive simulering) och de syftade till att ge information om intresset och behovet för ett verk- tyg i respektive av de två fallen. Den tredje delen bestod av frågeställningar direkt kopplade till specika koncept och funktioner i prototypen och syftade till att ge information om relevansen och användbarheten i dem. De koncept och funktioner som specikt behandlades var:

• Möjligheten att skapa egna personalkategorier och tidsattribut

• Möjligheten att fördela indirekta kostnader på undersökningspriserna istället för att använda ett baspris per besök.

• Möjligheten att hämta data från andra datakällor och speciellt kopp- lingen till Sectras RIS.

• Möjligheten att exportera prislistan till Excel.

Diskussionsprotokollet användes som stöd men följdes inte slaviskt under samtalet utan diskussionen ck löpa relativt fritt. De olika frågeställningarna följdes upp med följdfrågor som hur?, varför?, när? osv. Anteckningar fördes direkt i diskussionsprotokollet för att samla informationen på ett strukture- rat sätt. Efter varje möte sammanställdes resultatet i ett dokument.

6.2 Resultat

Det här kapitlet presenterar en sammanställning av det resultat som samlades in under valideringen enligt beskrivningen i avsnitt 6.1.2.

6.2.1 Intresse och behov

Samtliga av de personer som träades uttryckte ett intresse för den här typen av verktyg. De hade alla ett behov av att räkna på kostnaderna för undersökningar och de hade alla sina egna metoder för hur de löste problemet idag. Alla var överens om att den största delen av de totala kostnaderna utgörs av personal-, lokal- och apparatkostnader (modaliteter), och att det skulle vara av stort värde om man kunde få grepp om hur mycket dessa resurser kostar för varje undersökning.

Hur man arbetar idag

Två av kunderna hade tidigare erfarenhet av MedEko men ingen använde det idag. En av dem hade utvecklat en egen variant av verktyget i Excel som används istället. Den andra använder idag ett kostnadsunderlag som togs fram med hjälp av MedEko en gång i tiden och som fortfarande utgör grunden för prissättningen av undersökningar. Utifrån kostnadsunderlaget görs olika typer av påslag baserat på erfarenhet och jämförelser med andra sjukhus och kliniker i regionen.

Den tredje kunden, som inte har använt MedEko, har också utvecklat ett eget verktyg i Excel. Det är inte lika detaljerat och kan inte ge kostnadsin- formation på kod-nivå för undersökningar utan det ger kostnadsunderlag för grupper av undersökningar.

Alla tre kunder upplever att sättet och omfattningen i vilken man jobbar med den här typen av problem skiljer sig mycket mellan olika platser i landet, men att det mer eller mindre ligger i allas intresse.

Kostnadsanalys i samband med prissättning

Samtliga kunder verierar att det primära scenariot är relevant och aktuellt; att använda verktyget för att analysera sina bentliga kostnader i samband med prissättning. Detta är ett problem som alla känner igen sig i. När man sätter priset på en undersökning är det viktigt att det speglar självkostnaden och därmed nns det ett behov av att kunna veriera detta. Det är speciellt intressant i samband med upphandlingar. Konkurrensen och pressen på låga priser är hård men det är viktigt att inte sätta priser som är ekonomiskt ohållbara.

En av kunderna har även haft behov av att kunna redovisa vilka kostna- der som ligger bakom prissättningen för remittenter som ifrågasatt priserna.

Simulering

I samband med förändringar i verksamheten, som t ex investeringar och omfördelningar av resurser, är det alltid intressant att räkna på vilka eko- nomiska eekter det innebär. En kund säger att varje enhet måste bära sin egen kostnad. Om detta uppfylls beror på era faktorer och om man kun- de simulera sådana situationer skulle det underlätta i beslutsfattandet och planeringen. Ett typiskt scenario som diskuterades med alla kunder är att investera i en ny modalitet. Då är det t ex intressant att veta hur många undersökningar man måste göra för att det ska bli lönsamt, förutsatt att man håller en viss prisnivå.

Den här typen av simuleringar kräver dock en hög detaljnivå i verktyget vad gäller information om i vilket labb eller på vilken modalitet varje un- dersökning utförs. Detta är något som alla uttrycker ett speciellt intresse för eftersom denna information är mycket svår att få fram på egen hand idag.

6.2.2 Koncept och funktionalitet

Importera data och koppling till RIS

Möjligheten att importera data från RIS utgjorde en stor del av samtalet med samtliga kunder. Meningarna går dock isär på vissa punkter. Alla är överens om att det är mycket intressant och användbart om man kan få produktionsdata direkt från RIS till verktyget. Vissa menar att detta i sig är en förutsättning för att verktyget ska vara intressant över huvud taget. En av kunderna anser dock att kopplingen till RIS kan vara användbar, men att verktyget absolut inte får vara låst till RIS. Det är inte säkert att den som räknar på undersökningskostnader ens har tillgång till något RIS vid den arbetsstation där han vill använda verktyget. Verktyget bör därför vara helt fristående. Dessutom är det bra om man kan hämta information från andra datakällor också, inte bara från RIS.

Det som är mest intressant och önskvärt att kunna hämta från RIS är information om var undersökningar utförs. Det vore mycket värdefullt om man kunde se hur många undersökningar av varje typ som utförs i de olika labben (eller specikt på de olika modaliteterna).

När det gäller förbrukningsdata som t ex undersökningstid och gransk- ningstid tror de som intervjuats att det är svårt att få ut information från RIS som stämmer med verkligheten, men att det vore värdefullt om det gick. De som har använt MedEko sedan tidigare upplever dock att det är ett problem som bara måste lösas en gång. När man väl har samlat in tiderna räcker det med att uppdatera dem när förutsättningarna ändras eller när nya undersökningar ska läggas till.

Generellt är uppfattningen att allt som underlättar insamlingen av data som beskriver den bentliga produktionen gör verktyget mer intressant.

Personalkategorier och tidsattribut

Den feedback som kom fram under demonstrationen av prototypen var att man hade lite olika begrepp för personalkategorierna och man delade upp dem lite olika. En kund ville t ex ha möjlighet att dela upp kategorin Sjukvårdspersonal i Undersköterskor och Sjuksköterskor. Detta verierar att möjligheten att deniera olika personalkategorier och egna tidsattribut är relevant. Samma kund uttryckte även önskemål om att kunna specicera personalen mer detaljerat, t ex genom att ange kostnadsunderlag för olika underkategorier till Läkare.

Fördelning av indirekta kostnader på undersökningspriser

Ingen av kunderna tillämpade konceptet med ett baspris per besök som läggs på primärundersökningen. Vid upphandlingar måste man ange ett pris för varje undersökning och då måste alla kostnader vara inräknade. Därför tyckte alla att funktionen för att fördela indirekta kostnader på undersökningspri- set var både relevant och högst aktuell. Hur fördelningen sker var något de alla hade diskuterat men de tyckte att de alternativ som nns med i pro- totypen var intressanta och användbara. Det är bra att kunna testa olika fördelningsprinciper.

6.2.3 Sammanfattning av resultat

Alla har sina egna metoder för att räkna på kostnader och sätta priser på undersökningar. Metoderna och därmed detaljnivån och exaktheten för den- na process skiljer sig mellan verksamheter. Det är vanligt att man använder egna verktyg, utvecklade i t ex Excel, för att räkna på kostnaderna. Det är därmed fastställt att det nns ett behov av ett verktyg för att kunna räkna på kostnader. Ju närmre verkligheten man vill komma, ju mer sostikerat måste verktyget vara. Ingen av de personer som intervjua ts säger sig känna till några alternativ som motsvarar MedEko, bortsett från egenutvecklade excel-verktyg.

För att ett verktyg av den typ som prototypen motsvarar skulle bli till- räckligt intressant för att betala pengar för måste det erbjuda funktionalitet och värden som är svår att skapa själv. Det maximerade värdet skulle vara att få kostnadsinformation som i detalj speglar verkligheten. För detta krävs detaljerad produktionsdata. Verktygets värde och potential stiger med dess förmåga att tillhandahålla denna typ av data.

En synpunkt som återkommit era gånger i samtalen med kunder är att det är viktigt att fokusera på användarens behov och inte på vad som är möjligt att skapa och att det inte får kosta mer än det smakar. Det spelar ingen roll om ett verktyg har hundratals funktioner om inte användaren vet vad han eller hon ska ha dem till.