Vad gäller den muntliga kommunikationen kom det fram flera anledningar till varför den används flitigt. Chef 1 (Chef 1, 2008-02-14) menar att det beror på att samtliga som jobbar på förskolan träffas på en daglig basis eftersom arbetsplatsen är så pass liten och intim. Från de anställdas sida var det ungefär samma syn på den muntliga kommunikationen, ”förskolan är så pass liten att det är lätt att prata med varandra om det skulle vara något” (Anställd 2, 2008-02-25). Enligt Falkheimer och Heide (2003) är den muntliga kommunikationen den mest grundläggande kommunikationsform vi har i dag. Därför är den inte särskilt överraskande att den muntliga kommunikationen är en så pass självklar kommunikationskanal på förskolan. Både personalen och cheferna verkar vara
mycket nöjda med de två dominerande kommunikationskanalerna och dess funktion. Förskolan är ganska liten och därför skulle det kanske vara ineffektivt om de skrev e-post till varandra när det tar högst en minut att gå till personen i fråga. Rör det mer generell informationen som ska nå en större skara på förskolan eller om en specifik person inte finns anträffbar skulle det kanske löna sig med en uppdatering av kommunikationskanalerna. Det skulle kunna ses som ett komplement till de idag rådande kanalerna för att underlätta flödet och informationsspridningen.
7.4. IT
Strid (1999) nämner att en organisation som använder IT som kommunikationssystem oftast riskerar att missa en viktig mänsklig effekt, den sociala. Att bara kommunicera med e-post tar bort de sociala interaktionsmönsterna, vilket riskerar att leda till missförstånd mellan de olika parterna. Lars-Åke Larson (2001) är inne på samma spår som Strid och hävdar att intranätet och e-posten kan ha den negativa effekten att den försummar de traditionella interaktionsmönsterna, såsom öga - mot - öga, vilket bidrar till att viktiga sociala mönster kan försvinna och i förlängningen göra de anställda mer isolerade och anonyma i organisationen.
I motsats till Strid och Larsson menar Falkheimer och Heide (2003) att den datormedierade kommunikationen (e-post och intranät) innebär färre hinder än öga - mot - öga kommunikation. Detta eftersom att den datormedierade kommunikationen innefattar mindre sociala ledtrådar och att den dessutom kan uppfattas som lättare för de anställda att kommunicera med. Det är inte alltid lätt att konfrontera sin chef mellan fyra ögon. På detta viset behöver man inte ta mod till sig för att besöka eller ringa chefen. Den datormedierade kommunikationen eliminerar därmed de barriärer som kan uppkomma mellan personer på olika nivåer.
På Ängsdals förskola används IT i låg utsträckning, vilket innebär en hög social interaktion. Vi tror inte heller de barriärer mellan chefer och anställda existerar i den utsträckningen som det kan göra på större arbetsplatser. Med det i åtanke är det föga förvånande att IT-tekniken används i så låg utsträckning som det görs. I jämförelse med det flesta företag i Sverige ligger IT- användandet på Ängsdals förskola långt efter. En undersökning gjord av Statistiska centralbyrån visar att omkring 65 procent av svenska
företags anställda använder datorer regelbundet som arbetsredskap (www.scb.se, 2008-04- 11). Vi tror dock att detta beror mycket på vilken bransch man arbetar inom. Barnomsorgsbranschen är förmodligen inte den bransch man i första hand tänker på vad gäller IT- användning, detta främst för att användbarheten för ett sådant system inte är lika stort hos en förskola som hos de flesta andra företag. De människor man tar hand om på en daglig basis har naturligtvis inte ännu uppnått en ålder som innebär att man kan hantera en dator. Varför man inte tycker om att använda sig av IT som hjälp vid kommunikationen är enligt en av cheferna att de ses varje dag. Skulle man vilja någon något är det enklast att gå till denna person i stället för att skicka e-post (Chef 1, 2008- 02- 14).
Ett problem kan dock vara om personen man vill kommunicera med inte finns tillgänglig. Det kan handla om sjukdom eller om semester exempelvis. Risken finns då att man glömmer bort vad det var man ville framföra. Enligt Strid (1999) är just fördelen med IT- tekniken att den är så direkt och att den når en stor skara på kort tid. Ett annat plus är enligt Strid att det den berörda parten kan läsa budskapet när tid och plats ges. Det är också lättare för läsaren att arkivera sin post på det sätt som passar just honom eller henne i jämförelse med till exempel ett handskrivet dokument. Skulle då den person som man söker inte finnas anträffbar skulle man enkelt kunna skicka e-post eller skriva det man ville delge på intranätet. Då skulle personen i fråga med all säkerhet få budskapet när han/hon finns på plats. Detta är en teknik som alltså inte används på förskolan och det är en fördel som man därmed går miste om.
En av nackdelarna med IT- användandet kan enligt Strid (1999) vara att det finns risk för informationsöverflöd. Skulle förskolan välja att implementera IT som kommunikationskanal skulle det då finnas en risk att det kommuniceras för mycket information. Det kan i sin tur innebära att viktig information har svårt att nå fram i mängden. Det kan således vara bra för en organisation att vara försiktig när det gäller att implementera ny teknik, och att inte bara göra det för sakens skull.
En annan av anledningarna till att man väljer att inte använda e-post eller intranät som kommunikationsmedel kan var att det inte finns några datorer ute på avdelningarna, utan de få datorer som finns på förskolan finner man i ett datorrum. Därmed är det lika enkelt att gå och söka upp den person som vill förmedla sitt budskap till som det är att gå till en dator för att kommunicera, vilket gör den muntliga kommunikationskanalen mer
tidseffektiv. Strid (1999) diskuterar vidare om intranät och e-post och beskriver det som en teknik där en mängd olika datorer är sammankopplade med varandra och som därmed gör det möjligt för många olika användare att på helt skiljda fysiska platser ta del av varandras information och kommunikationen sker snabbt. Tanken med dessa kommunikationstekniker är just att underlätta för företag eller personer som befinner sig på vitt spridda platser för att enklare och effektivare kunna kommunicera med varandra till en lägre kostnad och på ett snabbare sätt. Ängsdals förskolas organisation finns på en plats i världen och med ett gångavstånd på cirka en minut mellan de olika avdelningarna vilket talar emot införandet av IT som informations– och kommunikationsmedel.
7.5. Anslagstavlan
Anslagstavlan har som vi tidigare nämnt en central roll i kommunikationen på Ängsdals förskola. Enligt Strid (1999) är anslagstavlan en kommunikationskanal som är relativt förlegad och borde med fördel förpassas till det förgångna och organisationer borde satsa mer på att använda sig av kommunikation via datorer, exempelvis ett intranät. Om man använder anslagstavla är det dock viktigt att man utser någon inom organisationen som är ytterst ansvarig för den och som ser till att det alltid finns aktuell information uppsatt (Strid, 1999). Detta finns sedan länge på Ängsdals förskola vilket möjliggör att informationen når fram till mottagarna.
En fördel med att använda sig av en anslagstavla i sin kommunikation är att de ofta får en social roll vilket inte ska underskattas (Strid, 1999). Detta har vi också kunnat iaktta under våra besök på förskolan då vi noterat att mycket av informationen som sätts upp på anslagstavlan är av mer social karaktär och inte alltid handlar om det direkta yrkesutförandet på förskolan. Det kan istället handla om sociala aktiviteter utanför förskolan som exempelvis pilateskurser. Sådana här aktiviteter är enligt Krepps (1989) viktiga då de kan fungera som en motivationshöjare som i sin tur leder till ett bättre arbetsklimat. Ett bättre arbetsklimat resulterar alltid i ett mer effektivt yrkesutövande. Informationsinhämtande är dessutom i stor utsträckning förknippat med vanor och det är därför inte konstigt att anslagstavlan fortfarande används i den utsträckningen den gör på förskolan. (Strid, 1999).