5.1. Styrning och organisation
Föreningar som har ungdomsverksamhet i Vellinge kommun kan ansöka bidrag från kommunen. I Budget 2014 framgår att kommunen arbetar utifrån en Fritids- och kulturplan från 1996-11-27. I planen framgår att kommunens roll inom ramen för fritid är att stödja och underlätta föreningars verksamhet. Kommunens stöd till verksamheterna ska utformas så att flickor och pojkar får del av lika mycket. I Budget 2014 framgår även NGM’s verksamhetsmål som brutits ner från det kommunövergripande målet för Fritid och Kultur och är enligt följande.
”Öka tillgänglighet och service inom kultur- och fritidsverksamheten utifrån ett medborgarperspektiv.”
Med bakgrund av resultat från enkätundersökningar bedömdes målet som uppfyllt 2013.
Nämndens andra verksamhetsmål 2014 med koppling till Fritid och Kultur, och som även presenteras i kommunens Fritids- och kulturplan, är följande:
”Ha ett brett utbud som attraherar lika många flickor som pojkar”.
Det ska enligt chefen för fritidsavdelningen vara en jämn fördelning mellan könen i föreningarnas verksamhet som bedrivs i kommunens lokaler. Med hjälp av stickprov bedömdes målet som uppfyllt 2013.
Chefen har delegation från NGM att besluta om fördelningen av föreningsbidrag utifrån tilldelad budgetram. Av intervjun framgår att samtliga föreningar som uppfyller nämndens bidragskrav får ansökan beviljad. Fritidsavdelningen arbetar efter ett dokument kallat
”Bidragsnormer”, vilket tydliggör vilka bidrag som finns, hur mycket bidrag föreningar kan ansöka om, samt att föreningen i sin ansökan ska bifoga verksamhetsberättelse och årsbokslut. Utöver det som anges i bidragsnormerna framgår av intervjuer att nämnden endast ger föreningsbidrag till föreningar som tillhör Riksidrottsförbundet.
I bidragsnormerna, § 7, framgår att M-nämnden äger rätt att avslå bidragsansökan, samt att missbruk och lämnande av oriktiga uppgifter kan medföra att föreningen blir återbetalningsskyldig, och/eller avstängd från fortsatt bidragsgivning. I bidragsnormerna presenteras framgår följande bidragstyper
Grundbidrag
Bidraget beviljas till förening enligt följande beräkningsgrund:
Förening med upp till 50 medlemmar erhåller 800 kr/år Förening med upp till 100 medlemmar erhåller 1500 kr/år Förening med upp till 300 medlemmar erhåller 3000 kr/år Förening med över 300 medlemmar erhåller 5000 kr/år
Lokalbidrag
Bidraget beviljas med 75 % av föreningens kostnader för anläggningar och lokaler närmast föregående redovisningsår, dock med högst 16 500 kr. Bidraget utgår endast till förening som av sitt totala medlemsantal har minst 50 % mantalsskrivna medlemmar i Vellinge kommun som är under 18 år.
Lokalt aktivitetsstöd
Till organisationen som bedriver verksamhet i enlighet med regler för lokalt aktivitetsstöd för åldersgruppen från 6 år till 18 år beviljas bidrag med 3,50 kr per deltagare. Lokalt aktivitetsstöd ska sökas före den 30 juni och 31 december.
Ledarutbildningsbidrag
Ledarutbildningsbidrag beviljas till kursavgift och reseersättning enligt billigaste färdsätt. För föreningens sammanlagda utbildning bevilja 22 kr per medlem och år.
Administratörs- och instruktörsbidrag
Bidraget beviljas till föreningens verifierade kostnader (lön och social avgifter) för administratörer/instruktörer som verkar i föreningens ungdomsarbete. Bidragets storlek är beroende av antalet medlemmar och antalet deltagare enligt reglerna för lokalt aktivitetsstöd och beräknas på närmst föregående års redovisning.
Vi noterar att det inte framgår av dokumentet när det är beslutat men vi noterar att det i dokumentet hänvisas till M-nämnden, en nämnd som upphört efter en omorganisation i kommunen. Enligt chefen för fritidsavdelningen använder sig NGM av dokumentet i sin styrning av föreningsbidrag som är riktad mot barn- och ungdomsverksamhet.
5.1.1. Rutiner för handläggning
Det finns inte något samlat dokument som tydliggör rutiner för handläggningen av ansökningar om föreningsbidrag. Av bidragsnormerna, utifrån intervju och information på kommunens hemsida beskrivs dock följande rutin:
Ansökan om föreningsbidrag ska skickas till kommunen i början av varje år och grundar sig på uppgifter från föregående år. En ansökan lämnas in för hela verksamhetsåret och utbetalning sker två gånger per år (i maj och september). Enligt chefen för fritidsavdelningen görs detta med syfte att hjälpa föreningarna att sprida ut utgifter under året. För att nämnden ska betala ut föreningsbidrag måste det till ansökan bifogas verksamhetsberättelse och bokslut från föregående år.
En blankett för ansökan om föreningsbidrag avseende ungdomsverksamhet finns på kommunens hemsida. På blanketten ska det totala antalet deltagare fyllas i tillsammans med information om hur fördelningen ser ut mellan flickor och pojkar. Enligt chefen för fritidsavdelningen är det viktigt att föreningarna delger hur fördelningen mellan könen ser ut i verksamheten. Syftet är att uppfylla kommunens målsättning om att ha ett brett utbud av aktiviteter i kommunen som attraherar lika många flickor som pojkar. Av ansökan ska det även gå att utläsa vilka ledarutbildningsinsatser som genomförts under föregående verksamhetsår.
När ansökan har kommit in till förvaltningen kontrolleras huruvida den uppfyller uppställda krav, samt om samtliga dokument är bifogade. Om det saknas något i ansökan tar avdelningschefen generellt kontakt med aktuell förening och begär in kompletteringar.
Vid en omorganisation sammanställde kommunen samtliga kategorier av bidrag på en och samma blankett, vilken är den som föreningar idag får fylla i för att söka bidrag hos kommunen. Det är även den blanketten som finns tillgänglig på kommunens hemsida. Enligt chefen för fritidsavdelningen är syftet med att samla alla bidragsformer på en blankett att förenkla för kommunenens föreningsliv, samt att minska det administrativa arbetet.
5.2. Intern kontroll och uppföljning
I årsredovisningen 2013 framgår information om nämndens utbetalningar av föreningsbidrag.
Chefen för fritidsavdelningen genomför enligt uppgift 5 stickprov/år. Vid stickproven kontrolleras fem föreningars deltagarlistor i syfte att säkerställa att kommunen inte betalar ut mer bidrag än vad föreningen har rätt till. Enligt uppgift finns ambitioner att i framtiden även kontrollera statisken avseende flickor och pojkar i syfte att stärka kommunens mål om att erbjuda fritidsaktiviteter till både flickor och pojkar.
Av intervjuer framgår att enkäter genomförs för att mäta och följa upp medborgarnas åsikter.
Dock upplever chefen för fritidsavdelningen att det finns en s.k. ”enkättrötthet” i kommunen, vilket bidragit till att kommunen minskat antalet enkäter och istället utformat dem till att bli mer detaljerade för att öka svarsfrekvensen.
NGM får, i samband med redovisning av delegationsbeslut, en redogörelse från fritidsavdelningen av ärendet, beslutet, vem som fattat beslutet, samt vilken tidpunkt som beslutet fattats.
5.3. Stickprov
En sammanställning av stickprovsgranskningen framgår i tabellen nedan. I tabellen anges huruvida granskade stickprov uppfyller de dokumentationskrav som anges i nämndens bidragsnormer avseende ansökan:
5.4. Vår bedömning
Enligt reglementet ansvarar NGM för kommunens fritidsverksamhet, vilket omfattar finansiering, målformulering, uppföljning, kontroll och utvärdering (§ 7). Vidare framgår att NGM ansvarar för kommunens system för föreningsbidrag till barn- och ungdomsverksamhet, samt att handlägga ansökningar om olika föreningsbidrag från fritidsföreningar.
Chefen för fritidsavdelningen har delegation från NGM att besluta om fördelningen av föreningsbidrag utifrån tilldelad budgetram. Enligt 1 § i nämndens reglemente ska nämnden arbeta aktivt med medborgarkontakter, och genom dialog med medborgarna inhämta information och kartlägga behov, önskemål och krav inom nämndens ansvarsområde.
Nämnden använder sig av enkäter för att mäta och följa upp medborgarnas åsikter vilket enligt vår bedömning är ett sätt att leva upp till uppdraget att inhämta information och kartlägga behov avseende föreningsbidragen.
Vår bedömning är att NGM arbetar i enlighet med gällande reglemente avseende utbetalning av föreningsbidrag. Vi bedömer dock att nämndens styrning av föreningsbidragen varit svag.
I Fritids- och kulturplanen framgår kommunala och lokala mål. Den berör organisation (ej handläggning av föreningsbidrag), personal, lokaler, arbetsmiljö och hur utvärdering/uppföljning ska hanteras. Vi noterar dock att planen inte är uppdaterad i enlighet med kommunens befintliga politiska organisation. I nämndens normer för bidrag finns ingen övergripande målsättning för föreningsbidragen. Vi noterar att bidragsnormerna inte heller är uppdaterade enligt befintlig politisk organisation. NGM bör tydliggöra och uppdatera
Fritids-Stickprov
Boxningsklubb 86 190 kr Ja Ja Ja Ja Ja
Kämpinge
gymnastik-förening
98 684 kr Ja Ja Ja Ja Ja
och kulturplanen samt befintliga Normer för bidrag. Det bör av normerna tydligt framgå mål, syfte och regler för nämndens utbetalning av föreningsbidrag.
I dokumentet bidragsnormer anges vissa krav och i viss utsträckning beskrivs rutiner för handläggning. Det finns information på hemsidan och inom förvaltningen har det utvecklats en rutin för handläggningen. Vi bedömer att ett samlat regelverk avseende föreningsbidrag samt dokumenterade rutiner för handläggning skulle stärka nämndens styrning och i större utsträckning säkerställa en ändamålsenlig hantering.
Av reglementet framgår att nämnden ansvarar för finansiering, målformulering, uppföljning, kontroll och utvärdering av kommunens uppgifter inom fritidsverksamheten (§ 7). Av vad som framgår av granskningen sker en redovisning av utbetalat föreningsbidrag i samband med redovisning av delegationsbeslut i nämnden en gång per år. Vidare finns viss information i årsredovisningen. Dock framgår av granskningen att fritidsavdelningen inte återrapporterar resultatet av genomförda stickprov till NGM. Vi bedömer att nämndens uppföljning och interna kontroll av föreningsbidragen kan stärkas.
Avslutningsvis bedömer vi utifrån stickprovsgranskningen att handläggningen uppfyller de krav som ställs av nämnden i bidragsnormerna och på upprättad blankett.