6.1. Bedömning utifrån revisionsfrågor
Hur stora föreningsbidrag delas ut årligen? Hur ser storleken på föreningsbidragen ut jämfört med tidigare år?
Se tabell på s.5 och s.6.
I stycke 3.2 framgår omfattningen på utbetalda föreningsbidrag under perioden 2010-2014.
Vi kan av statistiken konstatera att utbetalningar haft samma nivå under denna period inom omsorgsnämnden. I NGM är skillnaderna större. Vi noterar att följsamheten mellan internbudgeten och utbetalade föreningsbidrag förbättrats 2013 och 2014 avseende föreningsbidrag riktade mot barn- och ungdomsverksamheten i kommunen.
Finns ett tydligt regelverk samt ändamålsenliga rutiner för bidragsgivning för samtliga bidragsformer?
Omsorgsnämndens regler rörande föreningsbidrag är daterade 2008. Vi bedömer att regelverket för bidragsgivning inte är tillräckligt tydligt. Utifrån vad som framkommer av intervjuerna bedömer vi att det finns en utarbetad rutin för hur ansökningar om bidrag hanteras. Vidare anges i reglerna vilken dokumentation som ska bifogas en ansökan. Vi bedömer dock att dokumenterade rutiner för handläggning i större utsträckning skulle säkerställa en ändamålsenlig hantering.
I kommunens fritids- och kulturplan framgår kommunala och lokal mål för fritidsverksamheten. Hantering av föreningsbidrag framgår ej av planen. Planen är från 1996-11-27. Vidare noterar vi att den inte har uppdaterats utifrån kommunens politiska organisation. I styrdokumentet ”Bidragsnormer” regleras NGM:s fördelning av föreningsbidrag. Vi bedömer att regelverket för bidragsgivning inte är tillräckligt tydlig. Utifrån vad som framkommer av intervjuerna samt av dokumentation bedömer vi att det finns en utarbetad rutin för hur ansökningar om bidrag hanteras. Vidare anges i reglerna vilken dokumentation som ska bifogas en ansökan. Vi bedömer dock att dokumenterade rutiner för handläggning i större utsträckning skulle säkerställa en ändamålsenlig hantering.
Finns ett tydligt regelverk för vad som händer när föreningarna inte uppfyller bidragsvillkoren?
Omsorgsnämnden har inte några dokumenterade riktlinjer vilka avser hur man hanterar föreningar som ej uppfyller bidragsvillkoren. Avdelningschefen för omsorgsavdelningen har förvaltningen en stor tillit till föreningarna, och om större felaktigheter upptäckts kallas föreningarna till ett möte där de tillsammans med förvaltningen utreder vad som gått fel.
I NGM:s bidragsnormer framgår att nämnden äger rätten att avslå bidragsansökan, samt att missbruk och lämnande av oriktiga uppgifter kan medföra att föreningen blir återbetalningsskyldig, och/eller avstängd från fortsatt bidragsgivning.
Hur rapporteras resultaten av uppföljningarna till kommunstyrelsen/nämnderna?
Till omsorgsnämnden återrapporteras beslut om föreningsbidrag inom ramarna för återanmälan av delegationsbeslut. Det sker ingen återrapportering av den uppföljning som begärs in från föreningarna vid handläggningen av ansökan.
Till NGM återrapporteras beslut om föreningsbidrag inom ramarna för återanmälan av delegationsbeslut. Vidare återrapporteras enkätresultatet inom ramarna för bedömning av måluppfyllelse i årsredovisningen. Denna information återrapporteras således även till kommunstyrelsen. Fritidsavdelningen rapporterar inte resultatet av genomförda stickprov.
Finns system och rutiner för intern kontroll avseende föreningsbidrag?
När en ansökan inkommit till omsorgsförvaltningen kontrolleras den för att säkerställa att den uppfyller de krav som kommunen har samt att efterfrågade handlingar finns bifogade. Enligt avdelningschefen för omsorgsavdelningen har föreningsbidrag diskuterats inom ramen för intern kontroll, dock har det ansetts ha för låg risk- och väsentlighet vilket resulterat i att den inte behandlats i nämndens interna kontrollplan. Beslut om utbetalde föreningsbidrag redogörs i omsorgsnämnden i samband med redogörelsen av delegationsbeslut. Vi bedömer att det finns system för intern kontroll avseende föreningsbidrag men att omsorgsnämnden bör stärka systemet.
Fritidsavdelningen genomför stickprov fem gånger per år för att kontrollera deltagarlistor hos föreningar i kommunen. Vidare görs en kontroll av t.ex. ansökningar när de kommer in till fritidsavdelningen. Fritidsavdelningen använder sig även av enkäter för att stämma av medborgares åsikter om fritidsaktiviteter, lokaler etc. Vi bedömer att det finns system för intern kontroll avseende föreningsbidrag men att NGM bör stärka systemet.
6.2. Slutsats och rekommendationer
Vår sammanfattande bedömning är att omsorgsnämnden och nämnden för gemensam medborgarservice har en svag styrning avseende utbetalning av föreningsbidrag samt att nämndernas uppföljning och interna kontroll kan stärkas. Utifrån de stickprov som granskarna tagit del av bedömer vi att ansvariga nämnder följer de regler och normer som finns för hanteringen av föreningsbidrag.
Vi har utifrån granskningen identifierat följande förbättringsåtgärder/rekommendationer:
Omsorgsnämnden bör tydliggöra och uppdatera befintliga regler för bidrag till ideella föreningar verksamma inom socialtjänstens ansvarsområde. Det bör av reglerna tydligt framgå mål, syfte och regler för nämndens utbetalning av föreningsbidrag. Vidare bör nämndens krav på uppföljning tydligt framgå av styrdokumentet.
Omsorgsnämnden bör tillse att dokumenterade rutiner för handläggning av ansökningar upprättas.
NGM bör tillse att befintlig fritids- och kulturplan för Vellinge kommun uppdateras så att den överensstämmer med den politiska organisationen.
NGM bör tydliggöra och uppdatera befintliga normer för föreningsbidrag. Det bör av normerna tydligt framgå mål, syfte och regler för nämndens utbetalning av föreningsbidrag. Vidare bör nämndens krav på uppföljning tydligt framgå av styrdokumentet.
Vellinge kommun den 4 november 2014
Anna Hammarsten Sofie Bredberg
EY EY
Källförteckning
Intervjuer
Mats Persson, avdelningschef för Fritidsavdelningen
Catharina Byström, avdelningschef för Omsorgsavdelningen
Dokument
Budget 2014
Vellinges Vision 2012
Reglemente med gemensamma bestämmelser för kommunstyrelsen och nämnderna i Vellinge kommun
Omsorgsnämndens reglemente
Nämnden för gemensam medborgarservices reglemente
Omsorgsnämndens delegationsordning
Nämnden för gemensam medborgarservices delegationsordning
Regler för bidrag till ideella föreningar verksamma inom socialtjänsten ansvarsområde
Bidragsnormer
Stickprov:
o Ansökningar
o Verksamhetsberättelser o Bokslut