Under 2017 genomförde kommunledningskontoret en förvaltningsövergripande
utbildningsinsats där syftet var att förbättra service och bemötande gentemot näringslivet i Sollentuna. Den interna kursen har riktat sig till cirka 130 medarbetare och samtliga kontor har varit delaktiga. Vid fyra tillfällen under året har service och bemötande diskuterats på olika sätt och vid ett ytterligare tillfälle har det diskuterats ur perspektivet entreprenadstyrning. Kursen har uppskattats och fick en utvärderingssiffra på 3,8 av 5.
Detta arbete kopplar till ett av de fyra prioriterade områden som finns i Näringslivsstrategin;
kommunikation, dialog, service och bemötande.
Kommunstyrelsen, Verksamhetsberättelse 32(46)
6 Personal
Nyckeltal Utfall
Helår 2015
Utfall Helår 2016
Utfall Helår 2017
Personalomsättning (%) 16,45
%
17,79
%
10,86
% Kommentar
Den externa personalomsättningen inom kommunledningskontoret har minskat från 17,8 % år 2016 till 10,9 % år 2017 vilket når målvärdet på max 15 % personalomsättning. Den interna
personalomsättningen inom kommunledningskontoret uppgår till 1,7 % år 2017.
Sjukfrånvaro i % 3,33 % 3,82 % 3,86 %
Kommentar
Sjukfrånvaron har endast ändrats marginellt jämfört med 2016 från 3,82 % till 3,86 %.
Andel deltidsanställda. 5,13 % 3,3 % 4,9 %
Kommentar
Andel deltidsanställda bland både tillsvidare och visstidsanställda har ökat något sedan 2016.
Kommunstyrelsen, Verksamhetsberättelse 40(46)
8 Kvalitet
Inom kommunledningskontoret sker ett kontinuerligt arbete med att utveckla kontorets olika verksamheter. Under 2017 har exempelvis följande enkäter, granskningar och nyckeltal omhändertagits.
Brukar-/kundundersökningar Politikerenkät
Kansli- och arkivenheten genomförde under hösten en enkät ställd till ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige och kommunstyrelse. Resultat av enkäten är sammanfattande mycket gott.
Enkätresultaten påvisar att politikerna är mycket nöjda med tjänstemännens kompetens och service på kommunledningskontoret. Handlingar kommer genomgående i tid och håller hög kvalitet.
Medarbetarnas syn på IT-arbetsplatsen och teleservice
Resultatet från enkäten om arbetsplatsen visar att andel nöjda eller mycket nöjda med sin IT-arbetsplats är 45 procent (betyg 4-5) vilket är en försämring jämfört med föregående år (60 %).
Försämringen beror framförallt på ett antal större incidenter för arbetsplatsen och att IT-supporten har haft problem att hantera alla ärenden. En handlingsplan är framtagen för 2018.
För teleservice är nöjdheten 74 procent år 2017 (betyg 4-5) vilket är en försämring jämfört med föregående år då problem med mobiltelefonleveranser och logistiken påverkat resultaten.
Åtgärder har vidtagits inför 2018.
Kontaktcenters mätningar
Kontaktcenter mäter löpande kundernas nöjdhet med kontakterna via e-post och telefoni och har klarat alla sina mål för år 2017 och har en god måluppfyllelse. Kontaktcenter har arbetat mycket med att effektivisera olika processer och arbetat dagligen med prioriteringar för att nå dessa mål.
Ledarskap
Under 2017 har ledarskapet följts upp och för första gången har en ledarskapsenkät genomförts.
Målet med enkäten var att ge chefer underlag till fortsatt utveckling i sitt ledarskap.
TLI360 mäter det "Transformerande ledarskapet – ledarskapets 5 utmaningar". Medarbetarna svarar på frågor som handlar om i vilken omfattning chefen visar upp ett antal
ledarskapsbeteenden som hänger ihop med det Transformerande ledarskapet.
Mätning av Sollentuna kommuns " Ledarskapets fyra dimensioner" sker genom att chefen själv beskriver sitt arbetssätt utifrån ett frågeformulär.
Medarbetarenkäten
Enkäten ger en nulägesbild över hur medarbetare uppfattar sitt arbete, sin arbetssituation och kommunen som arbetsgivare. Svarsfrekvensen uppgick till 90 procent vilket är mycket bra.
Resultatet visade på förbättring inom samtliga områden. Övergripande medarbetarindex har ökat från 71,6 år 2015 till 73,2 år 2017. Hållbart medarbetarengagemang (HME) har höjts från 78,7 år 2015 till 80,5 år 2017. Andel som svarar ja på frågan om trakasserier/mobbing har gått ner till 3,9 procent.
Resultatet kommer att användas för att utveckla och förbättra verksamheten och arbetsmiljön på arbetsplatserna. Varje arbetsplats tar fram handlingsplaner utifrån sitt resultat.
Nyckeltal och jämförelser
Rankning och JÄMIX för jämställdhetsarbetet
Sollentuna kommun har ett mycket gott jämställdhetsarbete vilket visade sig i SKL:s öppna jämförelser ”Jämställdhet en grundläggande rättighet” där Sollentuna rankades som nummer två av Sveriges samtliga kommuner i den samlade analysen av jämställdheten.
Kommunstyrelsen, Verksamhetsberättelse 41(46) Under 2017 har kommunen genomfört en ny JÄMIX-mätning. JÄMIX är ett index som utgår från nio nyckeltal. Sollentuna har förbättrat sitt index för varje mätning som genomförts och ligger nu på index 124. Den bästa kommunen som genomför mätningen ligger på index 127.
Nyckeltal inom personalområdet följs löpande. Under hösten sammanställdes de viktigaste personalnyckeltalen där jämförelser med riket, länet och lika kommuner gjordes.
Sammanställningen visar att Sollentuna kommun har en hög andel heltidsanställda och
tillsvidareanställda, en hög andel medarbetare med eftergymnasial utbildning, låg sjukfrånvaro samt en hög personalomsättning.
Servicemätning och enkät om företagsklimatet
Undersökningen Nöjd-Kund-Index som publicerades i maj 2017 baseras på enkätsvar från företagare om hur de upplever de kontakter de haft med kommunerna i landet under år 2016. I enkäten får respondenterna ta ställning till kommunernas servicegrad inom sex olika
myndighetsområden: brandtillsyn, bygglov, markupplåtelse, miljö- och hälsoskydd, Livsmedelskontroll samt serveringstillstånd.
Sollentuna kommuns resultat för totalt NKI är 70, vilket är två enheter högre än 2015, och en enhet högre än genomsnittet (NKI 69) för samtliga kommuner. De verksamheter som ges bäst betyg är brandtillsyn, markupplåtelser, miljö- och hälsoskydd samt livsmedelskontroll. Samtliga dessa verksamheter har ett NKI över 70. Lägre NKI uppvisas för bygglov (55) och
serveringstillstånd (68).
I slutet av maj kom resultatet från Svenskt Näringslivs enkätundersökning om företagsklimatet.
Sollentunaföretagen sätter höga betyg på kommunens service och information till företagen, där Sollentuna ligger högst i länet. Tillsammans med Solna har kommunen även länets bästa värde när det gäller kommunpolitikernas attityder till företagande.
Sollentunas sammanlagda resultat har höjts från 4,0 förra året till 4,01. Det är femte året i rad som betyget ökar och det är även det högsta betyget som Sollentuna har fått i undersökningen.
Det kan jämföras med ett genomsnitt på 3,36 för hela landet och 3,37 för Stockholms län, där det genomsnittliga betyget minskat från 3,42 år 2016 till 3,37 i årets undersökning.
Sollentuna och Solna är de två kommuner som har bäst service i länet och också de kommuner där företagen är mest nöjda med företagsklimatet totalt sett.
En gemensam diskussion förs avseende resultaten ovan i kommunens interna näringslivsråd där berörda förvaltningschefer finns med. Gemensamma och kommunövergripande insatser
diskuteras för att förbättra resultaten framöver.
Resultat från Web Service Index (WSA)
Undersökningen avser den externa webben och genomförs årligen. Undersökningen består av fyra delområden; användarvänlighet, information, design och kontakt. Web Service Index (WSI) beräknas som ett genomsnitt av de fyra delindexen och branschindex är genomsnitt från andra kommuner. Sollentuna kommun fick i årets undersökning ett totalindex på 57,
branschvärdet är 48 och WSI total är 66. Kommunen har ett utvecklingsarbete att göra avseende den externa webben. För flera områden syns 2017 en nedåtgående trend för flera områden vid jämförelse med tidigare års undersökningar. Resultatet och en djupare analys omhändertas av kommunikationsenheten och i verksamhetsplanen för 2018 finns ett mål satt för utvecklingen av den externa webben.
Miljöranking
Aktuell Hållbarhet gör varje år en kommunranking som mäter aktivitets- och ambitionsnivå på miljöområdet i Sveriges kommuner. I rankingen 2017 ligger Sollentuna på plats tre i
Stockholms län. I den totala mätningen av Sveriges samtliga kommuner ligger Sollentuna på plats 15. Det är en förbättring från 2016 då Sollentuna låg på plats 19.
Revisioner och rapporter
Förstudie avseende kompetensförsörjningen
Under året har revisorerna genomfört en förstudie avseende kommunens personal- och kompetensförsörjning. Förstudien visar bland annat att kommunen arbetar med strategisk personal- och kompetensförsörjning på olika sätt. Det finns dock ingen politiskt beslutad
Kommunstyrelsen, Verksamhetsberättelse 42(46) strategisk kompetensförsörjningsplan eller kompetensförsörjningsstrategi. Rapporten
resulterade i tre rekommendationer från revisorerna. Ett svar är utarbetat för beslut av kommunstyrelsen.
Uppföljning av tidigare granskning av ramavtal
Revisorerna genomförde under 2017 en uppföljning av en tidigare granskning av kommunens ramavtal. Revisorernas slutsats var att kommunstyrelsen vidtagit ett antal åtgärder för att stärka rutinerna kring upphandling och inköp, och som också gett positiva effekter på följsamheten mot kommunens ramavtal.
Kommunens innovations- och utvecklingspriser
Innovationspriset vill uppmärksamma genomförda förbättringar som gör det enklare att jobba eller möta de som använder sig av kommunens service. Det kan vara ett nytt arbetssätt, en ny metod eller nya tekniska lösningar. Med innovationspriset vill kommunen uppmuntra
medarbetarnas delaktighet och kreativitet och visa upp goda exempel. Med utvecklingspriset vill kommunen stimulera och stödja utveckling av våra verksamheter genom att lyfta och sprida goda exempel. På 2017 års inspirationsdag fick Biblioteken i Sollentuna utvecklingspriset och Runbacka skolor fick innovationspriset. Enligt juryn hade de genomfört störst förbättringar för kommunens invånare och verksamheter.
Övrigt utvecklingsarbete
Digitalisering av detaljplaner har skett med målsättningen att arbeta med en digital "sömlös"
detaljplan som på sikt skulle kunna finnas tillgänglig på externa webben för medborgare. Den första fasen av digitaliseringen är avslutat och mjukvara finns på plats.
Kontaktcenter har under året arbetat med en Lean-modell för e-posthanteringen, vilket gett positiv effekt på genomsnittsvarstiden för e-post. Tiden för handläggning av färdtjänstärenden som kontaktcenter utför åt vård- och omsorgskontoret förkortades rejält under året, från 33-39 dagar till 14-21 dagar.
Sammanfattande analys och utvecklingsområden
Flera undersökningar och jämförelser visar goda resultat men det finns fortfarande områden där uppsatt målsättning inte nåtts. Handlingsplaner och åtgärder finns för att förbättra resultaten för bland annat IT, telefoni och externa webben. Ett näringslivsråd diskuterar gemensamma insatser inom service och företagsklimat.
Kommunstyrelsen, Verksamhetsberättelse 46(46)
10 Barnbokslut - verksamheten ur ett barnperspektiv
Som underlag till årsredovisning 2017 respektive rapporten Barnbokslut 2017 för Sollentuna kommun lämnas exempel på aktiviteter och insatser 2017 i verksamheterna som stödjer barnkonventionens principer om barns rättigheter.
I enlighet med barnkonventionens princip om barns bästa i främsta rummet finns ett barnperspektiv i arbetet kring den fysiska miljön. Plan- och bygglagen (PBL) bygger på principen om medborgarinflytande och människors delaktighet i samhällsplaneringen. I
samband med kommunens planarbete bedöms konsekvenserna av det som planeras, bland annat med fokus på barnens perspektiv. Det kan exempelvis handla om trafiksäkerhetsfrågor,
trygghetsaspekter och tillgången till rekreationsytor.
Under året har arbetet med en reviderad översiktsplan pågått, där till exempel frågan om tillgänglighet till förskola och skola, lekplatser och natur samt barns trygghet är viktiga inslag.
Samarbete och samverkan kring barns rättigheter, i det praktiska arbetet, är en viktig del i barnkonventionen. Enligt PBL ska samverkan ske mellan berörda förvaltningar i plan- och exploateringsarbetet. Exempelvis kan barn- och utbildningskontoret eller kultur- och
fritidskontoret ingå i projektgrupper som berör skol- eller fritidsområden. Denna lösning skapar ytterligare möjligheter för de verksamheter som är mer direkt riktade mot barn att vara delaktiga i planeringsprocesser som berör barn. I planeringen av det nya bostadsområdet Väsjön, har särskild vikt lagts vid barns rättigheter och behov. En social konsekvensanalys, bland annat utifrån barnperspektivet har gjorts.
I övrigt deltar och stödjer kommunledningskontoret inom ramen för det kommunövergripande trygghetsarbetet i aktiviteter med barnperspektiv som genomförs av förvaltningarnas
verksamheter.