I NMATNING OCH ÄNDRING AV UPPGIFTER

3.2.1 Allmänt om redigering i budgetverktyget

Alla blankettsidor för inmatning av föreläsningar, materielkostnader, lokalkostnader etc. har ett liknande upplägg. Bilden nedan visar inmatningssidan för föreläsningar. Den övre raden inne-håller kolumnrubriker och de följande raderna visar de kostnader som lagts in i budget. Varje rad läggs till, ändras eller raderas var för sig. Under raderna finns ett belopp i fetstil som visar summan i kronor av kostnaderna på raderna ovanför.

Sortera rader

Det är möjligt att sortera om raderna så att de visas i en annan ordning. Håll muspekaren över det moment du vill flytta – pilen förvandlas då till ett pilkors – klicka och håll inne musknappen, dra momentet till önskad plats i listan och släpp sedan musknappen.

Lägga till ny rad

1. Klicka på knappen Lägg till nytt moment.

En ny rad läggs då till sist efter de existe-rande, vita rutor markerar de uppgifter

som ska fyllas i (övriga uppgifter fyller systemet själv i automatiskt) och två bruna knappar dyker upp till höger om raden (Spara, Avbryt).

2. Genom att trycka på tabb-tangenten eller klicka med musen flyttar du textmarkören till den första vita rutan, fyll i moment (eller motsvarande).

3. Hoppa till nästa ruta med tabb-tangenten eller klicka i rutan och sedan nästa ruta etc.

4. När alla de vita rutorna är ifyllda klickar du på Spara-knappen. Om någon av rutorna är felaktigt ifylld får du en varning om detta, det går inte att spara förrän alla rutor är korrekt ifyllda.

Du kan när som helst avbryta inmatningen genom att trycka på Avbryt-knappen.

Ändra rad

1. Klicka på den grå pennan till höger om raden du vill ändra. De uppgifter som kan ändras markeras då med vita rutor och tre bruna knappar dyker upp till höger om raden (Spara, Radera resp. Avbryt).

2. Genom att trycka på tabb-tangenten eller klicka med musen flyttar du textmarkören till den ruta du vill ändra, ändra uppgifterna.

3. Om du ska ändra ytterligare rutor, flytta textmarkören med hjälp av tabb-tangenten eller genom att klicka i rutan.

4. När du är klar med ändringarna klickar du på Spara-knappen. Om någon av rutorna är felaktigt ifylld får du en varning om detta, det går inte att spara förrän alla rutor är korrekt ifyllda.

Du kan när som helst avbryta ändringen genom att trycka på Avbryt-knappen.

Radera rad

1. Klicka på den grå pennan till höger om raden du vill radera.

2. Klicka på den bruna Radera-knappen till höger om raden.

3. En ruta dyker upp där du bekräftar raderingen genom att klicka på OK. (Det går inte att ångra en genomförd radering.)

Vill du inte radera raden klickar du istället på Avbryt, den grå rutan stängs då och du klickar på den blå Avbryt-knappen till höger om raden.

3.2.2 Rutan Lärare

De rutor där en lärares (eller administratörs) namn ska fyllas i fungerar på ett särskilt sätt.

Välja lärare

1. Börja skriv lärarens för- eller efternamn, systemet söker i databasen efter matchande lärare. För varje bokstav du skriver in förfinas sökningen.

2. Förutsatt att det som skrivits in matchar någon av lärarna i databasen visas dessa i en lista.

Först visas matchande lärare som redan används på kursen och sedan övriga matchande lärare. Välj lärare från listan genom att klicka på lärarens namn.

3. Om läraren inte finns i databasen visas följande meddelande. Om man var på väg att lägga in en lärare som är anställd inom sjukvården fortsätter man här, fyller i det full-ständiga namnet (i formatet Efternamn, Förnamn) samt väljer titel och klinik. Observera att det endast går att välja bland sjukvårdens titlar och kliniker. Om man istället sökte, men inte hittade, en universitetsanställd lärare ska man klicka på Avbryt och sedan lägga till läraren under Administrera externa lärare (se avsnitt 3.5). Att man inte hittar läraren man sökte kan förstås också bero felstavning. I så fall får man klicka på Avbryt och sedan göra ett nytt försök (när sökrutan väl bestämt sig för att den inte hittar någon matchande lärare hjälper det inte att rätta stavningen, man måste alltså avbryta).

Söklistan visar alla matchande lärare, sorterade på efternamn, samt vilka kostnadsställen de tillhör.

Dessutom visas hur många timmar de är tillgängliga för undervisningsverksamhet på grund- och avancerad nivå (inkl administration), hur många timmar som redan budgeterats (utnyttjats) på och hur många timmar som fortfarande är tillgängliga för GA-verksamhet. Det finns ingen teknisk spärr mot att budgetera en lärare på fler timmar än vad denne är tillgänglig, men det är naturligtvis olämpligt. Om situationen uppstår får berörda kurs-/terminsansvariga,

programdirektörer och grundutbildningsprefekt i samråd hitta en lösning.

Mer om budgetering av personal hittar du i avsnitt 3.4.

3.2.3 Rutan Kostnadsställe

Vid budgetering av personalkostnader fylls kostnadsställe i automatiskt (alla personer i lärardata-basen har ett kostnadsställe knutit till sig). När man lägger upp externa lärare (se avsnitt 3.5) eller budgeterar verksamhetsförlagd utbildning, materiel- eller lokalkostnader måste kostnadsställe anges.

I budgetverktyget finns Medicinska fakultetens samtliga kostnadsställen, några kostnadsställen vid andra fakulteter, samt kliniker/verksamhetsområden vid SUS och andra förvaltningar inom Region Skåne i systemet. Hela listan hittar du i bilaga 1 och 2. (Vid behov kan ytterligare kostnadsställen läggas till, kontakta i så fall GA-ekonomerna.)

De flesta kostnader (t ex fakturor och löner) betalas av institutionerna och klinikerna, som sedan får ersättning från läkarutbildningen. I de fall du vet vilket kostnadsställe/verksamhets-område/klinik som kommer att betala fakturan eller den lärarens lön ska du ange detta kostnadsställe. Om du vet vilken institution, men inte vilket kostnadsställe som kommer att betala kostnaden kan du välja den institutionens huvudkostnadsställe (i bilaga 1 ser du vilka som är huvudkostnadsställen).

När undervisningen bedrivs på en vårdcentral anges Vårdcentraler/primärvården oavsett vilken vårdcentral som avses. Avstämning av vilka vårdcentraler som faktiskt kom att utnyttjas sker sedan terminsvis.

Vissa kostnader ska betalas av läkarutbildningen centralt, genom att fakturan skickas till utbild-ningens eget kostnadsställe och attesteras av programdirektören. I dessa fall ska du ange 314952 Läkarutbildningen. Detta kostnadsställe väljer du även om du inte vet vem som ska betala kostna-den, men tror att den kommer att betalas av universitetet. Om du istället tror att kostnaden kom-mer att betalas av Region Skåne, men inte vet av vilken klinik väljer du kliniken som kallas Övrig verksamhet. Pengarna blir då kvar hos utbildningen och betalas ut efter hand som kompletterande uppgifter lämnats in.

Välja kostnadsställe

1. I rutan för kostnadsställe kan du söka på kostnadsställets nummer eller ett ord i kostnadsställets namn. Systemet söker i databasen efter matchande kostnadsställen. För varje siffra/bokstav du skriver in förfinas sökningen.

2. Välj kostnadsställe från listan genom att klicka på det.

3.2.4 Rutan Ämne

För att underlätta informationssökning, jämförelser etc. finns möjlighet att ange till vilket ämne varje budgetrad räknas (t ex ortopedi, urologi etc.) i ett särskilt fält, istället för att ange detta som text i moment-fältet. Det är helt frivilligt att använda funktionen, men ska den vara till någon glädje bör den användas konsekvent.

Ämnen väljs från en lista som är unik för varje termin och baseras på kursplanerna. I nuläget finns dock listor endast för de kliniska terminerna. Om terminsansvariga lärare så önskar kan fakultetsekonomen ändra, lägga till eller ta bort denna funktion.

3.2.5 Rutan Ort

För att kunna hålla reda på vilka budgetrader som avser vilken studieort finns ett särskilt fält. På de terminer där studenterna är uppdelade ska ort anges på varje rad. Observera att detta fält syftar på den ort studenterna organisatoriskt tillhör, alltså INTE på den ort

där kliniken eller institutionen finns. På varje rad kan noll till tre orter markeras. Budgetposter som är gemensamma för alla tre orterna (eller båda två på T4-T5) bör för tydlighets skull ha bock i alla tre rutorna.

3.2.6 Observera följande

 Alla tal som fylls i på blanketten ska vara heltal och siffrorna ska skrivas in i en följd utan tusentalsavgränsning.

 På vissa blankettsidor (materiel- och lokalkostnader) anges antal och styckepris. Normalt sett ska faktiskt antal och styckepris anges, men om antal och styckepris är osäkra kan man istället ange en totalkostnad under kr/st och sedan ange 1 (ett) som antal.

 Materielkostnader ska anges exklusive moms.

 Personalkostnader har redan ett påslag för beräknade löneökningar. Övriga kostnader ska budgeteras i 2014 års kostnadsnivå.