köps in vilket kräver fler och fler resurser för att säkerställa och upprätthålla den tekniska miljön. Kostnader och komplexiteten ökar. Komplexa miljöer som ska kopplas ihop blir ett dyrbart ”spagetti-trassel” som till slut blir omöjligt att hantera, vilket hindrar utvecklingen och ökar sårbarheten. En plattform och arkitektur med tillhörande riktlinjer och instruktioner ska ge stöd till verksamheterna i utvecklingen.
Arbetssätt ska förändras och systemstöd ska ersättas vid införskaffning och utveckling av IT-stöd för att hantering, utveckling och ekonomi ska vara hållbart i längden. IT-miljön ska hanteras ur ett kommungemensamt perspektiv med styrning mot långsiktiga nyttor och kostnadseffektiviseringar.
Mål: Gemensam medborgarportal/ e-tjänsteplattform
Serviceutbudet (information, länkar, blanketter och tjänster) ska vara anpassade till användares behov. En gemensam funktion för inloggning, signering och information om ärendestatus ska etableras. Gemensamt digitalt stöd för ärendeprocesser och ärendehantering kopplat till de digitala kanalerna och handläggning av e-tjänster ska etableras. Ett gemensamt ramverk för funktioner, arkitektur och teknisk plattform för e-tjänsterna ska ligga till grund för utveckling av e-tjänster och e-förvaltning. Stöd och principer för integrationer mellan olika tjänster och verksamhetssystem som ingår i plattformen ska utvecklas. Organisation, roller och ansvar ska utses för
utveckling och förvaltning av den gemensamma plattformen och dess ingående delar.
Kommunen ska med stöd av riktlinjer säkerställa krav på gränssnitt, funktionalitet, säkerhet och teknik så att kommunens tjänster utvecklas enhetligt och så att befintlig funktionalitet kan återanvändas.
Mål: Bättre miljö med stöd av IT
En del av området hållbar samhällsutveckling kallas Grön IT. Med IT minskas belastningen på miljön genom minskat resande, minskade transporter och
pappersförbrukning. Dessutom ger IT-baserade mötesverktyg möjlighet att minska personalens tid och kostnader för möten. Grön IT ska beskriva hur kommunen tillgodoser miljömål med stöd av IT (ex. möten, resor, inköp och avtal) och ska inordnas i kommunens miljöstrategi.
Mål: Smartare användning av gemensamma systemstöd
Styrning och uppföljning, beslutstöd och e-förvaltning bygger på ett effektivt utbyte mellan verksamhetssystemen. Det är viktigt att skapa lösningar för
informationsutbyte och integrationer för att kunna modernisera och utveckla
processer och e-tjänster. IT-stöd såsom e-tjänster, verksamhetssystem, ekonomi- och PA-system ska möjliggöra nya sätt att lagra, bearbeta, analysera och sammanställa information. Det handlar också om att övergå till nya rutiner, så att information och data återanvänds och bearbetas på sätt som ger nytta för verksamheten. Stora effektiviseringar kan uppnås med interna e-tjänster. Rätt utformat IT-stöd kan
minimera den manuella hanteringen. Kommunens medarbetare ska kunna logga in en gång till samtliga system de har behörighet till. Manuella och administrativa
processer ska effektiviseras och digitaliseras.
Mål: Ökad samordning av system och information
Ett säkert och standardiserat informationsutbyte förutsätts för samverkan inom landet och inom Europa. Att tillgängliggöra information som kan nyttjas av andra framhålls som en viktig förutsättning för samhällsvinster och vinster med ökad e-förvaltning.
Att informationen är sammanhållen tillgänglig för åtkomst över
organisationsgränserna är viktigt både för invånaren och för att kommunens verksamheter ska kunna samverka på ett effektivt sätt, internt och externt.
Utvecklingen av den offentliga förvaltningen och tillgängliggörande av offentlig
FÖRSLAG TILL REMISSVERSION STRATEGI
DATUM DIARIENR SIDA
2013-05-23 KS-2012/1250.159 15 (16)
information förutsätter att informationen kan tillgängliggöras på ett kontrollerat och säkert sätt. Det handlar också om att övergå till nya rutiner, så att information och data återanvänds och bearbetas på sätt som ger nytta för verksamheten. Riktlinjer för hantering, bearbetning och integration av systeminformation ska finnas. Definierade och standardiserade gränssnitt för informationsutbyte ska ligga till grund för ett effektivt utbyte av information och data mellan systemen. En ”Business
Intelligence”-strategi hanterar dessa frågor utifrån ett lednings- och
uppföljningsperspektiv och ska samordnas med kommunens övriga hantering av informationsutbyte mellan systemen. Kommunen ska ta ställning till hur
utvecklingen av öppna data ska ske.
Mål: IT-organisationens ansvar och leveranskvalitet är tydligt
Kommunen behöver förtydliga IT-organisationens ansvar och tjänster samt definiera leveranskvalitet och mått för IT. Ansvar för system och drift ska vara tydligt för samtliga verksamheter och en etablerad modell för systemförvaltning ska införas i kommunen. Mallar och instruktioner ska finnas för som stöd i verksamheternas samarbete med IT-organisationen. IT-organisationen ska bistå med kostnadsanalyser för IT-drift i de fall det är aktuellt. IT-organisationens ansvar i utvecklingsprocess, e-tjänsteutveckling och förvaltning av e-tjänsteplattform ska beskrivas och vara tydligt för samtliga parter.
Mål: Kommunens IT-miljö är stabil och hållbar
Kommunens IT-miljö ska vara flexibel, stabil och bygga på nationella standarder och protokoll. Kommunens IT-miljö ska vara dokumenterad samt hålla god teknisk, ekonomisk och säkerhetsmässig kvalitet. IT-investeringar är kostsamma och för att investeringar ska tillföra nytta och kostnadsbesparingar ska en gemensam syn på kommunens totala IT-miljö och kostnader etableras. De investeringar som görs vid inköp av system är endast en liten del av de egentliga kostnaderna. Kostnader för anskaffning, utveckling, avskrivning, drift, förvaltning och support ska ligga till grund för kommunens uppföljning av kostnader för IT. För att inte hindra
utvecklingen och öka komplexitet och kostnader för IT ska system som ersätts eller är omoderna avvecklas. Styrning och stöd ska säkerställa en stabil och långsiktig förvaltning av kommunens IT-miljö. Utvecklingen av kommunens tekniska plattform för e-förvaltning ska säkerställa kommunens långsiktiga och gemensamma behov.
Strategi för hur kommunens IT-tjänster ska tillhandahållas ska upprättas och belysas ur perspektivet av kommunen som en 24-timmarsmyndighet.
Mål: Ökad digital kompetens
En attraktiv arbetsgivare erbjuder bland annat moderna IT-stöd, kvalificerade
uppgifter och kontinuerlig kompetensutveckling. Kommunens viktigaste resurs är de anställda. Kommunen konkurrerar med privat näringsliv och övriga regionen om kompetenta medarbetare. Utvecklingen av den moderna e-förvaltningen bygger på tillämpning av teknikens möjligheter och kräver anställda med hög kompetens och
kunskap inom utveckling med stöd av informationsteknik och medarbetare med god kunskap i digital användning. Kommunens attraktionskraft som arbetsgivare ökar om anställda erbjuds stimulerande arbetsmiljö där tillgång och möjlighet finns att nyttja moderna arbetsmetoder och IT-stöd. Kommunen ska utbilda och öka medarbetares digitala kompetens samt erbjuda moderna arbetsverktyg som tillgodoser användarnas behov i det dagliga arbetet. En inventering av medarbetares spilltid och manuella hantering i administrativa processer ska genomföras för att identifiera interna effektiviseringspotentialer.
7 Uppföljning och översyn
Kommunstyrelsens förvaltning ansvarar för förankring och lansering av strategin som ett styrande dokument. Förankring och uppföljning av strategin är en viktig förutsättning för strategins efterlevnad och effekt. Strategins genomförande är en process som utvärderas och följs upp. Nämnderna är ansvariga för att strategin följs och realiseras.
Kommunstyrelsens förvaltning ansvarar för att vid behov och senast under 2018 inleda en översyn av strategin.
För att säkerställa att kommunens övergripande mål styr IT-utvecklingen
tillsammans med verksamheternas mål och behov ska utvecklingen följa kommunens verksamhetsplanerings- och budgetprocess.
Strategin ska kompletteras av en kommungemensam handlingsplan som tas fram av kommunstyrelsens förvaltning i dialog med övriga förvaltningar. Handlingsplanen ska mer ingående beskriva insatser, ansvarsfördelning, tidplan och budget för de olika insatserna. Invånar- och verksamhetsnytta ska analyseras så att det är möjligt att prioritera mellan olika utvecklingsinsatser. Aktiviteterna ska utvärderas med avseende på utvecklings- och driftkostnader i för hållande till den besparing/nytta som förväntas uppnås. Handlingsplanen fastställs av kommundirektören och uppdateras årligen.
POSTADRESS
Kommunstyrelsens förvaltning It-sektionen
141 85 Huddinge
BESÖKSADRESS
Kommunalvägen 28 Huddinge
TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB
www.huddinge.se
BILAGA 2 SIDA
1 (1)
DATUM DIARIENUMMER
23 maj 2013 Fel! Använd fliken Start om du vill tillämpa Diarienr1_Typ för texten som ska visas här.
HANDLÄGGARE
Veronica Silfur 08-535 302 14
veronica.silfur@huddinge.se
Sändlista för remiss ”Huddinges väg in i e-samhället 2014-2019”
Samtliga nämnder
Huddinges råd för funktionshinderfrågor Demokrati- och mångfaldsberedningen Huddinge Pensionärsråd
Förskolenämnden 3 september 2013 § 10 Diarienummer FSN-2013/266.159
Remiss – Strategi för Huddinges väg in i e-Samhället 2014-2019
Förskolenämndens beslut
Förskolenämnden godkänner förvaltningens synpunkter med tillägg att samtliga e-tjänster som berör eller kan beröra samma ärende sammankopplas i ett flöde för att underlätta för medborgare och företag och överlämnar tjänsteutlåtandet som nämndens yttrande till kommunstyrelsen.
Sammanfattning
Kommunstyrelsens förvaltning har överlämnat till förskolenämnden att yttra sig över Strategi för Huddinges väg in i e-samhället 2014-2019.Förslaget till strategi ansluter sig till viss del till SKL:s ”Strategi för e-samhället” och beskriver hur Huddinge kommun ska ta sig an de utmaningar som informations- och kommunikationstekniken löpande ställer förvaltningar och verksamheter inför.
Huvudsakligen pekar strategin på vikten av enkelhet för medborgarnas användande av kommunens elektroniska tjänster. Detta kräver i sin tur enhetlighet och integration av teknik och system och därmed uppstår behov av samverkan mellan kommunens verksamheter.
Strategin pekar också på vikten av transparens – öppenhet med kommunens data - för delaktighet men också som underlag för innovation och entreprenörskap, framför allt inom IT-sektorn.
Barn- och utbildningsförvaltningen ser positivt på remissens huvudinnehåll och menar att det är en viktig och riktig tankegång att samordna, styra upp och ta ett gemensamt grepp i kommunen kring hur vi ska möta den digitala utvecklingen.
Förvaltningen vill dock lyfta fram att det tydligare bör framgå att arbetet med
utvecklingen inom detta område ska organiseras förvaltningsgemensamt, tillsammans och i samverkan med IT-sektionen. Därutöver bör hänsyn till Huddinges barns och ungdomars roller som brukare/medborgare synliggöras och finnas med i de planer och riktlinjer som dras upp utifrån den föreslagna e-strategin.
FÖRSKOLENÄMNDEN PROTOKOLLSUTDRAG
Sammanträdesdatum Paragraf
Förskolenämnden 3 september 2013 § 10 forts.
Diarienummer FSN-2013/266.159
Överläggning
I ärendet yttrar sig Jelena Drenjanin (M), Anneli Sjöberg (S), Erik Karlén (M) och utbildningschef Jukka Kuusisto.
Under överläggningen föreslår Erik Karlén (M) ett tillägg i beslutet om att samtliga e-tjänster som berör eller kan beröra samma ärende sammankopplas i ett flöde för att underlätta för medborgare och företag.
Ordförande Jelena Drenjanin (M) föreslår nämnden att beslutsmeningen ändras till:
Förskolenämnden godkänner förvaltningens synpunkter med tillägg att samtliga e-tjänster som berör eller kan beröra samma ärende sammankopplas i ett flöde för att underlätta för medborgare och företag och överlämnar tjänsteutlåtandet som nämndens yttrande till kommunstyrelsen.
Nämnden godkänner förslaget.
Beslutet delges Kommunstyrelsen Akten
POSTADRESS
TELEFON (VX) OCH FAX
08-535 300 00
Remiss - Strategi för Huddinges väg in i e-samhället 2014-2019
Förslag till beslut
Förskolenämnden godkänner förvaltningens synpunkter och överlämnar tjänsteutlåtandet som nämndens yttrande till kommunstyrelsen.
Sammanfattning
Kommunstyrelsens förvaltning har överlämnat till förskolenämnden att yttra sig över Strategi för Huddinges väg in i e-samhället 2014-2019.
Förslaget till strategi ansluter sig till viss del till SKL:s ”Strategi för e-samhället” och beskriver hur Huddinge kommun ska ta sig an de utmaningar som informations- och kommunikationstekniken löpande ställer förvaltningar och verksamheter inför.
Huvudsakligen pekar strategin på vikten av enkelhet för medborgarnas användande av kommunens elektroniska tjänster. Detta kräver i sin tur enhetlighet och integration av teknik och system och därmed uppstår behov av samverkan mellan kommunens verksamheter.
Strategin pekar också på vikten av transparens – öppenhet med kommunens data - för delaktighet men också som underlag för innovation och
entreprenörskap, framför allt inom IT-sektorn.
Barn- och utbildningsförvaltningen ser positivt på remissens huvudinnehåll och menar att det är en viktig och riktig tankegång att samordna, styra upp och ta ett gemensamt grepp i kommunen kring hur vi ska möta den digitala utvecklingen. Förvaltningen vill dock lyfta fram att det tydligare bör framgå att arbetet med utvecklingen inom detta område ska organiseras
förvaltningsgemensamt, tillsammans och i samverkan med IT-sektionen.
Därutöver bör hänsyn till Huddinges barns och ungdomars roller som
brukare/medborgare synliggöras och finnas med i de planer och riktlinjer som dras upp utifrån den föreslagna e-strategin.
BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE
DATUM DIARIENR SIDA
2013-06-27 FSN-2013/266.159 2 (4)
Beskrivning av ärendet
Kommunstyrelsens förvaltning har överlämnat till förskolenämnden att yttra sig över Strategi för Huddinges väg in i e-samhället 2014-2019. Även gymnasienämnden och grundskolenämnden är remissinstanser.
Strategin syftar till att utgöra ett policydokument och ett ramverk för att hantera e-samhällets utveckling för Huddinges verksamheter och invånare samt samordna utvecklingen av e-förvaltning i kommunens verksamheter.
Dokumentet utgör på det viset en lokal parallell till SKL:s ”Strategi för e-samhället” (antogs 2011).
Huddinges strategi byggs upp runt fyra prioriterade insatsområden:
Service och tjänster med användarens fokus Styrning, samverkan och organisation Informationshantering
Gemensamma förutsättningar och kompetensutveckling
Till dessa fyra insatsområden knyts ett antal mål som tillsammans utgör väsentliga delar för att möjliggöra den avsedda utvecklingen mot de övergripande målen. I de övergripande målen beskrivs karaktären på de digitala tjänster som ska erbjudas medborgarna liksom kvaliteten på kommunikationen mellan medborgarna och kommunen. Vikten av
transparens i form av redovisning av öppna data för såväl delaktighet som grund för innovation och entreprenörskap, beskrivs i ytterligare ett
övergripande mål. Vidare beskrivs vikten av samverkan med andra
kommunala instanser liksom privata aktörer och slutligen talas om att IT ska möjliggöra verksamhetsutveckling, effektivitet och miljöbesparingar.
Förvaltningens synpunkter
Barn- och utbildningsförvaltningen ställer sig bakom den övergripande inriktningen på strategiförslaget. Att arbetet för utveckling av digitala tjänster för såväl verksamhetsutveckling som informations- och
kommunikationsverktyg för kommunens invånare behöver intensifieras och ske inom ett kommunalt, regionalt och nationellt ramverk är naturligt och behövligt ur ett samhällsutvecklingsperspektiv.
Kopplingen till SKL:s Strategi för Samhället är klok och rationell och underlättar det framtida utvecklingsarbetet.
Upplägget med insatsområden och mål är lättförståeligt och ansluter delvis formmässigt till SKL:s strategi. Konsekvent pekas på behov av samordning, enhetlighet och gemensamma riktlinjer, vilket också är rationellt, eftersträvansvärt och torde på sikt vara även ekonomiskt lönsamt.
Barn- och utbildningsförvaltningen ser positivt på remissens
huvudinnehåll och menar att det är en viktig och riktig tankegång att samordna, styra upp och ta ett gemensamt grepp i kommunen kring hur vi ska möta den digitala utvecklingen. Nedan följer några synpunkter som framför allt handlar om behov av förtydliganden. Förvaltningen vill särskilt lyfta fram att det tydligare bör framgå hur arbetet med utvecklingen inom detta område ska organiseras. Barn- och
utbildningsförvaltningen framhåller att det förvaltningsövergripande arbetet i samverkan med IT-sektionen på kommunstyrelsens förvaltning bör tydliggöras.
Barn- och utbildningsförvaltningen vill stryka under att digitala verktyg redan idag är ett viktigt inslag bland våra läromedel och att barn och ungdomar är stora konsumenter av digitala tjänster och kommer att vara framtidens kravställare på området. Huddinges barns och ungdomars roller som brukare/medborgare behöver synliggöras och finnas med i de planer och riktlinjer som dras upp utifrån den föreslagna e-strategin.
Utifrån förslagets beskrivning av strategins roll som gemensamt ramverk uppstår ett behov av att förstå hur arbetet med detta ska organiseras. Det saknas tydliga riktlinjer för hur arbetet med att hålla ihop och stödja den gemensamma utvecklingen inom området ska organiseras, endast att det är viktigt att det hålls ihop. Barn- och utbildningsförvaltningen menar att det blir avgörande för utvecklingen att det utifrån strategin finns en tydlig styrning av arbetet, med adekvat och kompetent representation från samtliga förvaltningar.
På s 16 i förslaget finns en text med rubriken ”Kommunen ska utbilda och öka medarbetares digitala kompetens samt erbjuda moderna
arbetsverktyg som tillgodoser användarnas behov i det dagliga arbetet.”
Förvaltningen framhåller att detta är särskilt viktigt för barn- och utbildningsförvaltningens många medarbetare. Det är en stor och viktig uppgift att skapa goda förutsättningar för att väva in den digitala
teknikens möjligheter i utbildningen. Här behöver alla tillgängliga resurser sättas in inklusive gemensamt fokus på utvecklingsarbete på området.
I texten till ”Mål: IT-organisationens ansvar och leveranskvalitet är tydligt” på s. 15 handlar texten om IT-organisationen. Det är otydligt vad som menas med begreppet IT-organisation. I organisationsschemat på Insidan finns endast begreppet sektionen. I texten om
IT-organisationens är det mycket tydligt vad som behöver ses över och tydliggöras på organisationsnivå, bland annat IT-organisationens ansvar i utvecklingsprocessen.
BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE
DATUM DIARIENR SIDA
2013-06-27 FSN-2013/266.159 4 (4)
I analogi med detta, menar barn- och utbildningsförvaltningen åter att det är viktigt att det är tydligt hur det kommungemensamma ansvaret för e-utvecklingen ska se ut.
På s. 13 i texten med rubriken ”Mål: Bättre stöd för hantering av information och dokument” beskrivs viktig utveckling avseende hantering av information och dokument. Barn- och
utbildningsförvaltningen ställer sig bakom detta och vill understryka vikten av att kommungemensamma beslut inom överskådlig framtid tas om hur och med stöd av vilka system dokumenthantering inklusive arkivering ska ske.
Slutligen menar barn- och utbildningsförvaltningen att det är viktigt att det i det vidare arbetet med kommunens e-strategi även tas hänsyn till barn-och utbildningsförvaltningens ”e-strategi i utbildningen 2013-2016”
som förskolenämnden beslutade våren 2013. Denna behöver utgöra del av underlaget för det vidare arbetet med e-strategi för kommunen.
Jukka Kuusisto Utbildningschef
Annelie Glifberg
Verksamhetschef för förskolan Bilagor
Remisshandlingar den 10 juni 2013 Beslutet delges
Kommunstyrelsen Akten
Grundskolenämnden 5 september 2013 § 5 Diarienummer GSN-2013/334.159
Remiss - Strategi för Huddinges väg in i e-samhället 2014-2019
Grundskolenämndens beslut
Grundskolenämnden godkänner förvaltningens synpunkter och överlämnar tjänsteutlåtandet som nämndens yttrande till kommunstyrelsen.
Sammanfattning
Kommunstyrelsens förvaltning har överlämnat till grundskolenämnden att yttra sig över Strategi för Huddinges väg in i e-samhället 2014-2019.Förslaget till strategi ansluter sig till viss del till SKL:s ”Strategi för eSamhället” och beskriver hur Huddinge kommun ska ta sig an de utmaningar som informations- och
kommunikationstekniken löpande ställer förvaltningar och verksamheter inför.
Huvudsakligen pekar strategin på vikten av enkelhet för medborgarnas användande av kommunens elektroniska tjänster. Detta kräver i sin tur enhetlighet och integration av teknik och system och därmed uppstår behov av samverkan mellan kommunens verksamheter.
Strategin pekar också på vikten av transparens – öppenhet med kommunens data - för delaktighet men också som underlag för innovation och entreprenörskap, framför allt inom IT-sektorn.
Barn- och utbildningsförvaltningen ser positivt på remissens huvudinnehåll och menar att det är en viktig och riktig tankegång att samordna, styra upp och ta ett gemensamt grepp i kommunen kring hur vi ska möta den digitala utvecklingen.
Förvaltningen vill dock lyfta fram att det tydligare bör framgå att arbetet med
utvecklingen inom detta område ska organiseras förvaltningsgemensamt, tillsammans och i samverkan med IT-sektionen. Därutöver bör hänsyn till Huddinges barns och ungdomars roller som brukare/medborgare synliggöras och finnas med i de planer och riktlinjer som dras upp utifrån den föreslagna e-strategin.
Beslutet delges Kommunstyrelsen Akten
POSTADRESS
TELEFON (VX) OCH FAX
08-535 300 00
2013-08-02 GSN-2013/334.159 1 (4)
HANDLÄGGARE
Steinmo, Conny 08 535 360 40
conny.steinmo@huddinge.se
Grundskolenämnden
Remiss - Strategi för Huddinges väg in i e-samhället 2014-2019
Förslag till beslut
Grundskolenämnden godkänner förvaltningens synpunkter och överlämnar tjänsteutlåtandet som nämndens yttrande till kommunstyrelsen.
Sammanfattning
Kommunstyrelsens förvaltning har överlämnat till grundskolenämnden att yttra sig över Strategi för Huddinges väg in i e-samhället 2014-2019.
Förslaget till strategi ansluter sig till viss del till SKL:s ”Strategi för
eSamhället” och beskriver hur Huddinge kommun ska ta sig an de utmaningar som informations- och kommunikationstekniken löpande ställer förvaltningar och verksamheter inför.
Huvudsakligen pekar strategin på vikten av enkelhet för medborgarnas användande av kommunens elektroniska tjänster. Detta kräver i sin tur enhetlighet och integration av teknik och system och därmed uppstår behov av samverkan mellan kommunens verksamheter.
Strategin pekar också på vikten av transparens – öppenhet med kommunens data - för delaktighet men också som underlag för innovation och
entreprenörskap, framför allt inom IT-sektorn.
Barn- och utbildningsförvaltningen ser positivt på remissens huvudinnehåll
Barn- och utbildningsförvaltningen ser positivt på remissens huvudinnehåll