Förslag till ny e-strategi Huddinges väg in i e-samhället "

(1)

KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE

DATUM DIARIENR SIDA

2013-11-13 KS-2012/1250.159 1 (12)

HANDLÄGGARE

Patrik Kärkkäinen 08-535 302 18

Patrik.karkkainen@huddinge.se

Kommunstyrelsen

POSTADRESS

Kommunstyrelsens förvaltning

141 85 HUDDINGE

BESÖKSADRESS

Kommunalvägen 28

TELEFON (VX) OCH FAX

08-535 300 00 08-535 301 70

E-POST OCH WEBB

huddinge@huddinge.se www.huddinge.se

Förslag till ny e-strategi ”Huddinges väg in i e-samhället 2014-2019"

Förslag till beslut

Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige

1. Strategi för Huddinges väg in i e-samhället 2014-2019 enligt bilaga 14 till förvaltningens tjänsteutlåtande daterat den 4 november 2013, godkänns.

2. Strategin ersätter ”e-strategi för Huddinge kommun” som antogs av kommunfullmäktige den 9 februari 2009.

Sammanfattning

Strategi för Huddinges väg in i e-samhället 2014-2019 syftar till att samordna kommunens arbete och beskriver de förändringar och initiativ som behövs för att med framgång kunna utveckla e-tjänster och effektivisera verksamheten med stöd av IT. Strategin ska utgöra det gemensamma ramverket för all utveckling som bedrivs inom området och vara ett stöd i den långsiktiga planeringen.

Behovet av insatser sammanfattas i strategin som insatsområden, som följs av ett antal mål. Till varje mål finns föreslagna insatser, som ligger till grund för att kunna ta fram kommunens handlingsplan för vägen in i e-samhället.

Strategin är ett styrande dokument som tillsammans med kommunens policys och strategier för IT, informationssäkerhet, webb och kommunikation anger inriktningen för användning och utveckling av informations- och

kommunikationsteknik.

Planerings- och personalutskottet beslutade den 4 juni att skicka ut förslag (bilaga 1) till strategi på remiss till samtliga nämnder, Huddinges råd för Funktionshinderfrågor, Demokrati- och mångfaldsberedningen samt

Huddinge pensionärsråd (bilaga 2). Samtliga remissinstanser har inkommit med svar.

(2)

Merparten av de inkomna synpunkterna kommer att beaktas i den kommungemensamma handlingsplanen som är under framtagande.

Beskrivning av ärendet

Huddinge satsar på ett hållbart samhälle med bra vård, skola och omsorg med nöjda invånare. Företagens etablering och kommunen som attraktiv

arbetsgivare är andra prioriterade områden. De äldre blir fler och antalet invånare ökar snabbt. Stora utvecklingsinsatser krävs av kommunen. För att frigöra resurser till våra kärnverksamheter samt möta digitaliseringen i samhället måste kommunen se över de administrativa rutinerna och den service vi ger idag.

Med hjälp av andra arbetssätt och effektiva processer kan vi arbeta smartare.

IT-stöd används i nästan alla verksamheter idag och kostnaderna för IT ökar.

Våra processer kan automatiseras, miljön kan sparas, kostnader för IT kan ge större effekt, modernare och bättre service kan ges, om vi använder IT i verksamhetsutvecklingen. För att IT ska åstadkomma förbättringar och besparingar i kommunen krävs förändring och initiala insatser för att etablera styrning, organisation och arbetssätt som skapar dessa förutsättningar.

Med bakgrund till detta så har en strategi för Huddinges väg in i e-samhället 2014-2019 tagits fram. Strategin kommer vara underlag för framtagande av en kommungemensam handlingsplan som utifrån strategin årligen uppdateras av kommunstyrelsens förvaltning, i dialog med övriga förvaltningar.

Strategin ersätter det e-strategi för Huddinge kommun, även kallad e-strategi 2015, som antogs av kommunfullmäktige den 9 februari 2009.

Remissvar

Förskolenämnden, Grundskolenämnden och Gymnasienämnden.

Nämnderna har (bilaga 3, 4 och 5) lämnat likalydande svar på remissen. De ställer sig bakom den övergripande inriktningen på strategiförslaget. Vidare ser de positivt på remissens huvudinnehåll och menar att det är en viktig och riktig tankegång att samordna, styra upp och ta ett gemensamt grepp i kommunen kring hur vi ska möta den digitala utvecklingen.

Några synpunkter har framkommit och handlar framför allt om behov av förtydliganden. Arbete som är förvaltningsövergripande i samverkan med IT- sektionen på kommunstyrelsens förvaltning bör tydliggöras. Att det finns en tydlig styrning av arbetet, med adekvat och kompetent representation från samtliga förvaltningar.

(3)

DATUM DIARIENR SIDA

2013-11-13 KS-2012/1250.159 3 (12)

Huddinges barns och ungdomars roller som brukare/medborgare behöver synliggöras och finnas med i de planer och riktlinjer som dras upp utifrån den föreslagna e-strategin.

Det är en stor och viktig uppgift att skapa goda förutsättningar för att väva in den digitala teknikens möjligheter i utbildningen. Det är otydligt vad som menas med begreppet IT-organisation. I analogi med detta, menar nämnderna åter att det är viktigt att det är tydligt hur det kommungemensamma ansvaret för e-utvecklingen ska se ut.

Det är viktigt att det i det vidare arbetet med kommunens e-strategi även tas hänsyn till ”e-strategi i utbildningen 2013-2016” som förskolenämnden, grundskolenämnden och gymnasienämnden beslutade våren 2013.

Förvaltningens kommentar:

Under det pågående arbetet med att ta fram den kommungemensamma handlingsplanen kommer även en införandeplan samt en plan för

kompetensförsörjning att tas fram i samverkan med förvaltningarna för att tydliggöra styrning, organisation, ansvarsområden samt för att säkerställa adekvat representation med rätt kompetens från samtliga förvaltningar. Den föreslagna strategin tar hänsyn till inom kommunen redan beslutade

strategier och de planer som tas fram kommer att synkroniseras med dessa strategier.

Kultur- och fritidsnämnden

Nämnden (bilaga 6) ställer sig positiv till föreslagen strategi, det finns många effektiviseringsvinster för både kommunen och användarna med en

utveckling mot det digitala samhället.

På sidan 10 i föreslagen strategi under målet ”Ökad öppenhet, dialog och delaktighet ökar med stöd av IT” står att ”Kommunen ska verka aktivt för att öka den digitala delaktigheten och erbjuda utbildningar och stöd till

medborgare som saknar digital kompetens eller verktyg.” Förvaltningen anser att detta är en väldigt viktig fråga och att det kommungemensamt bör

klargöras tydliga roller och ansvar i detta för att undvika exkludering.

Slutligen är förvaltningen positiv till den kommungemensamma

handlingsplan som utifrån strategin ska tas fram och årligen uppdateras av kommunstyrelsens förvaltning, i dialog med övriga förvaltningar. Om användaren ska känna igen sig och uppleva kommunen som en avsändare oavsett teknisk lösning och organisatorisk uppdelning och där en användare endast uppger sina kontaktuppgifter en gång så är det av stor vikt att det finns ett väl uttalat samordningsansvar.

(4)

Förvaltningens kommentar:

En av de viktigaste målsättningarna med att ta fram nya e-tjänster är att öka tillgängligheten till kommunens tjänster och information genom tjänster som är enkla att använda. Detta kommer möjliggöra att kommunen ska kunna kontaktas alla tider på dygnet för de ärenden som hanteras via de digitala kanalerna. De nya kanalerna ska fungera som komplement till befintliga kanaler och inte påverka i vilken omfattning dessa fortsättningsvis kan användas.

Vid införandet av e-tjänster kommer hänsyn att tas till användare som inte kan eller har kunskaper att använda de digitala kanalerna. I samband med att nya e-tjänster tas fram kommer enkla och tydliga användarinstruktioner att tas fram. De anställda som arbetar på servicecentret samt övriga

relevanta grupper av anställda som användarna kan tänkas komma i kontakt med kring dessa frågor bör utbildas i att ge grundläggande stöd. Hur detta arbete ska struktureras kommer att vara en del av arbetet med att ta fram den kommungemensamma handlingsplanen.

Att användarna i sin kommunikation med kommunen känner igen sig och upplever kommunen som en avsändare är en viktig designprincip i

framtagandet av kommunens e-tjänster. Dessa principer kommer att beaktas i handlingsplanen.

I det påbörjade arbetet med att ta fram en gemensam målarkitektur ingår att skapa förutsättningar för en enkel och smidig användarupplevelse samt en samordning av alla e-tjänster som i så stor utsträckning som möjligt kan nås via en inloggning och där alla person- och kontaktuppgifter enbart behöver registreras en gång.

Miljönämnden och samhällsbyggnadsnämnden

Nämnderna har (bilaga 7och 8) lämnat likalydande svar på remissen och anser att förslaget till ny e-strategi ”Huddinges väg in i e-samhället 2014- 2019” har ett bra upplägg med övergripande mål, styrande principer samt prioriterade insatsområden.

Vidare anser nämnderna att kapitel 7 – Uppföljning och översyn, med den handlingsplan som föreslås, är av oerhört stor vikt för att önskade resultat ska uppnås. Det är när strategin ska omvandlas till verkliga resultat som strategin och organisationen kommer att prövas och därför är en synkning med

kommunens verksamhets- och budgetplanering absolut nödvändig. Strategins förslag till insatser kommer att kräva såväl interna som externa resurser. De interna resurserna måste troligtvis hämtas ur en redan hårt pressad

linjeorganisation varför behovet av resursplanering och- allokering är stort.

(5)

DATUM DIARIENR SIDA

2013-11-13 KS-2012/1250.159 5 (12)

Under det pågående arbetet med att ta fram den kommungemensamma handlingsplanen kommer även en införandeplan samt en plan för

kompetensförsörjning att tas fram i samverkan med förvaltningarna för att tydliggöra styrning, organisation, ansvarsområden samt för att säkerställa adekvat representation med rätt kompetens från samtliga förvaltningar. Det är även av stor vikt att i handlingsplanen synkronisera arbetet med

kommunens verksamhets- och budgetplanering och att säkerställa en välförankrad resursplanering och -allokering.

Socialnämnden och äldreomsorgsnämnden

Nämnderna har lämnat (bilaga 9 och 10) likalydande svar på remissen och ser positivt på att strategin tydligt pekar på en sammanhållen

verksamhetsutveckling med IT, där fokus ligger på invånaren och dennes behov.

Strategin fångar det som är viktigt i utveckling inom e-förvaltning, genom de övergripande målen och styrande principerna som pekar på

användarperspektiv och nyttoskapande i utvecklingen. Genom att tillämpa de styrande principerna för verksamhetsutvecklingen förutsätter social- och äldreomsorgsförvaltningen att hänsyn tas till äldreomsorgsnämndens och socialnämndens målgrupper och brukare genom att deras behov identifieras och ligger till grund för utvecklingen.

I strategin används begreppet användare, vilket behöver definieras för att säkerställa att tolkningen av vem eller vilka som är användare inte blir olika i arbetet med att förverkliga strategin.

Förvaltningen förutsätter att handlingsplanen tydligt inkluderar

socialnämndens och äldreomsorgsnämndens målgrupper och brukare och dess skiftande behov, så att hänsyn tas till brukare med olika typer av

funktionsnedsättning men även till grupper med andra behov.

Social- och äldreomsorgsförvaltningen har sedan tidigare inlett ett arbete med att ta fram en strategisk plan för förvaltningens arbete med e-förvaltning.

Planen följer den kommunövergripande strategin väl och riktar in sig på förvaltningens specifika arbete inom området. Förvaltningen kommer sannolikt få ökade kostnader initialt i arbetet i och med att det innebär ökade investeringar men också kring kompetenshöjande insatser.

Att kommunen ska arbeta systematiskt med att analysera kundernas behov och användningen av kommunens tjänsteutbud syftar även på att hänsyn kommer att tas till äldreomsorgsnämndens och socialnämndens målgrupper

(6)

och brukare genom att deras behov identifieras och ligger till grund för utvecklingen. När utvecklingen baseras på användarens hela process och situation, identifieras de verkliga nyttorna och utvecklingsbehoven.

Kommunens webbplatser, service och tjänster ska vara utformade efter medborgarnas, brukare och målgruppers behov, ge förutsättningar för dialog och ge god möjlighet att påverka och vara delaktig. E-tjänster ska bidra till ökad självservice och avlasta kommunens verksamheter. Användarna ska uppleva att det är enkelt, tryggt och säkert att använda sig av kommunens digitala tjänster.

Den föreslagna strategin kommer att ta hänsyn till inom kommunen redan beslutade strategier och de planer som tas fram kommer att synkroniseras med dessa strategier.

Strategin kommer även att kompletteras av en kommungemensam

handlingsplan som tas fram av kommunstyrelsens förvaltning i dialog med övriga förvaltningar, detta för att få förankring och uppföljning av strategin och dess efterlevnad och effekt. Vid arbetet med att ta fram en handlingsplan kommer begrepp såsom kund, användare och brukare att tydliggöras.

Huddinges råd för funktionshinderfrågor

Huddinges råd för funktionshinderfrågor (bilaga 11) är positiv till

utvecklingen av e-tjänster. I ett informationssamhälle är det nödvändigt att följa med i utvecklingen och att förbättra service och öka tillgängligheten till information. Enligt FN-konventionen ska alla kunna ta del av samhällets information. Det framgår också i Regeringens strategi för

funktionshinderpolitiken 2011-2016 att inriktningsmålen är att

tillgängligheten och användbarheten till offentliga webbgränssnitt ska öka, samt att kunskapen kring användbarheten ska stärkas i anslutning till offentliga upphandlingar av e-tjänster.

Rådet för funktionshinderfrågor anser att e-tjänster ska utformas på ett sådant sätt att de är användbara för personer med funktionsnedsättningar för både arbetstagare och kommuninvånare. Vidare tycker Rådet för

funktionshinderfrågor att personuppgifter ska skyddas särskilt, när samspelet stärks mellan landsting, regioner och kommuner genom eHälsoområdet. Det är också viktigt att i de fall handlingar och ärenden är sekretessbelagda hanteras enligt lagstiftningen.

Idag finns också exempel på att det i samhället har varit svårt för personer, utan tillgång till Internet, att få evenemangsbiljetter och information. Rådet för funktionshinderfrågor anser att det kan behövas parallella tjänster under en längre period.

(7)

DATUM DIARIENR SIDA

2013-11-13 KS-2012/1250.159 7 (12)

Idag är öppettiderna för servicecenter begränsade i Skogås och Vårby. På vilket sätt kommer servicecenter att påverkas av e-strategin? Det kan behöva säkerställas att service utanför e-tjänster varken försämras eller kommer att kosta för invånarna.

En av de viktigaste målsättningarna med att ta fram nya e-tjänster är att öka tillgängligheten till kommunens tjänster och information genom tjänster som är enkla att använda. Detta kommer möjliggöra att kommunen ska kunna kontaktas alla tider på dygnet för de ärenden som hanteras via de digitala kanalerna.

De nya kanalerna ska fungera som komplement till befintliga kanaler och inte påverka i vilken omfattning dessa fortsättningsvis kan användas.

Vid införandet av e-tjänster kommer hänsyn att tas till användare som inte kan eller har kunskaper att använda de digitala kanalerna. Dessa synpunkter har förts in i förslaget till strategi i kapitel 6 under det prioriterade

insatsområdet 1 – Mål: Kommunen prioriterar digitala tjänster.

I samband med att nya e-tjänster tas fram kommer enkla och tydliga användarinstruktioner att tas fram. De anställda som arbetar på

servicecentret samt övriga relevanta grupper av anställda som användarna kan tänkas komma i kontakt med kring dessa frågor bör utbildas i att ge grundläggande stöd. Hur detta arbete ska struktureras ingår i arbetet med att ta fram den kommungemensamma handlingsplanen.

Demokrati- och mångfaldsberedningen

Demokrati- och mångfaldsberedningen beslutar att godkänna förvaltningens tjänsteutlåtande (bilaga 12) daterat den 4 oktober 2013 som sitt yttrande och överlämnar det till kommunstyrelsen som svar på remiss – Huddinges väg in i e-samhället.

Detta yttrande framför att e-samhället innebär stora möjligheter för att utveckla delaktighet och jämlikhet. Människor förväntar sig i allt högre grad att snabbt, enkelt och säkert kunna sköta sina ärenden, få tillgång till

information och ha möjlighet till inflytande genom digitala kontaktvägar.

Samtidigt är det en utmaning då det finns risker för exkludering av delar av befolkningen. Det är fortfarande 1,2 miljoner svenskar som står utanför e- samhället.De flesta icke-användare återfinns bland äldre, men icke- användarna finns i alla åldersgrupper, även bland yngre.

(8)

Till följd av att ca 84 procent av svenskarna över 16 år använder Internet och att 81 procent av dessa gör det dagligen är digitala kontaktvägar

förstahandsvalet för många idag. Samtidigt finns det människor som inte är digitalt delaktiga och som därmed ställs helt eller delvis utanför när

samhällsnyttiga funktioner flyttar ut på Internet.

Det bör övervägas om målet ”ökad öppenhet, dialog och delaktighet med stöd av IT” ska bli ett eget insatsområde.

Strategin bör förtydligas kring delaktighet för att ligga i linje med Huddinges handbok för delaktighet och kommunens kommunikationspolicy. Det ska vara tydligt för invånare eller brukare om delaktighet handlar om information, konsultation, dialog, samarbete eller medbestämmande oavsett det handlar om kontakt över internet eller i fysiskt möte.

För att öka inkludering bör strategin utveckla ett mål om att stödja invånare och brukare i att lära sig att använda tekniken. Insatser för ökad digital delaktighet där invånare lär sig använda internet och datorer behöver genomföras och vara en del av strategin.

I strategin bör det också finnas en princip om att utveckla tjänster som är byggda med fokus på användbarhet för olika målgrupper. Service och tjänster måste ha likvärdiga alternativ för de som inte använder IT.

Kommunorganisationen måste konstatera att för överskådlig framtid så kommer en betydande del av invånarna stå utanför e-samhället. Tjänster och service ska vara likvärdig för alla oavsett om de erbjuds virtuellt eller fysiskt.

Vid utvecklingen av tjänster och nya e-tjänster så kommer användarnas behov ligga till grund för utvecklingen för att öka inkluderingen. Tjänster ska vara enkla, trygga och säkra att använda för att förenkla delaktighet.

Utveckling av tjänster ska prioriteras utifrån behov och kundnytta. Behov och livssituation ska ligga till grund för utvecklingen och användare ska bjudas in att medverka i utformningen av tjänsterna och då identifieras de verkliga nyttorna och utvecklingsbehoven.

De nya kanalerna ska fungera som komplement till befintliga kanaler och inte påverka i vilken omfattning dessa fortsättningsvis kan användas. Denna synpunkt har förts in i förslaget till strategi i kapitel 6 under det prioriterade insatsområdet 1 – Mål: Kommunen prioriterar digitala tjänster.

(9)

DATUM DIARIENR SIDA

2013-11-13 KS-2012/1250.159 9 (12)

Strategin kommer att kompletteras av en kommungemensam handlingsplan som tas fram av kommunstyrelsens förvaltning i dialog med övriga

förvaltningar. Handlingsplanen ska mer ingående beskriva insatser,

ansvarsfördelning, tidplan och budget för de olika insatserna. Invånar- och verksamhetsnytta ska analyseras så att det är möjligt att prioritera mellan olika utvecklingsinsatser.

Huddinges pensionärsråd

I introduktionen av förslaget omnämns att 89 % av invånarna har tillgång till internet. Enligt pensionärsorganisationernas uppfattning (bilaga 13) torde den övervägande delen av de som saknar tillgång till internet tillhöra kategorin ålderspensionärer. Dessutom betyder inte alltid tillgången till internet samma som vana att använda denna möjlighet. Det är oklart i förslaget hur man i framtiden kommer att kompensera denna brist.

Att åldras innebär alltför ofta att bli mer isolerad: jämnåriga dör, barnen flyttar till andra orter, den fysiska förmågan avtar och det känns besvärligt att byta miljö. Samtidigt är det nödvändigt att vi som äldre låter oss stimuleras av levande kontakter, med grannar, med goda vänner, med likasinnade. IT- revolutionen har visserligen givit oss nya möjligheter till kommunikation och information genom olika digitala media men den digitala stimulansen kan aldrig ersätta den nära kontakten med levande människor.

Om Huddinge kommun vill att en äldre generation Huddingebor ska förstå värdet av den fortlöpande IT-utvecklingen och helst med liv och lust följa med i den, måste stor omsorg prägla formuleringar och utformningar av skriftliga budskap om den. Alltför många upplever frustration, på gränsen till förtvivlan, när det t ex gäller att förstå manualer till div IT-komponenter. Låt inte den frustrationen drabba oss vid läsningen av Huddinge kommuns ambitiösa IT-visioner. Den ambitiösa strategin i form av prioriterade

insatsområden torde motverka sitt syfte genom sitt stora omfång och många mål. Den skulle med fördel kunna kortas samt göras mera konkret.

En av de viktigaste målsättningarna med att ta fram nya e-tjänster är att öka tillgängligheten till kommunens tjänster och information genom tjänster som är enkla att använda. Detta kommer möjliggöra att kommunen ska kunna kontaktas alla tider på dygnet för de ärenden som hanteras via de digitala kanalerna.

De nya kanalerna ska fungera som komplement till befintliga kanaler och inte påverka i vilken omfattning dessa fortsättningsvis kan användas.

(10)

Vid införandet av e-tjänster kommer hänsyn att tas till användare som inte kan eller har kunskaper att använda de digitala kanalerna. Dessa synpunkter har förts in i förslaget till strategi i kapitel 6 under det prioriterade

insatsområdet 1 – Mål: Kommunen prioriterar digitala tjänster.

I samband med att nya e-tjänster tas fram kommer enkla och tydliga användarinstruktioner att tas fram. De anställda som arbetar på

servicecentret samt övriga relevanta grupper av anställda som användarna kan tänkas komma i kontakt med kring dessa frågor bör utbildas i att ge grundläggande stöd. Hur detta arbete ska struktureras ingår i arbetet med att ta fram den kommungemensamma handlingsplanen.

Förvaltningens synpunkter

Huddinge kommun står, liksom de flesta kommuner, inför att förändras till en mer modern, effektiv, serviceorienterad och tillgänglig organisation, vilket ställer krav på en ökad digitalisering av såväl tjänster som arbetsprocesser.

Förmågan att utveckla med stöd av IT och att anpassa organisationen med nya processer, metoder och kompetenser är fortfarande och kommer att vara en utmaning. Det handlar om krav på förändring, förändringsledning och modern verksamhetsutveckling med stöd av IT och IT som en strategisk möjliggörare och förutsättning för verksamhetsutvecklingen.

Huddinge kommun, som är den näst största kommunen i

Stockholmsregionen, har potential att liksom övriga kommuner i regionen moderniseras med hjälp av IT. För att arbetet med e-förvaltning ska komma vidare och bidra till de långsiktiga målen och visionen, måste kommunen i denna fråga eftersträva att arbeta som en organisation och samverka och på så sätt skapa förutsättningar för förändring och för att realisera vårt arbete med att ta Huddinge in i e-samhället.

Tanken är att strategin ska tillämpas vid framtagandet av en

kommungemensam handlingsplan av kommunövergripande karaktär för att förtydliga strategin och för själva arbetet att realisera den.

Arbetet med att ta fram nya e-tjänster kommer att ske i projektform och baseras på de projektstyrningsmodeller och -verktyg som tas fram i samarbete med projektkontoret. Dessa kommer att ge stöd i arbetet med att säkerställa att projekten kommer att få adekvat representation och bemanning, risk- och ekonomihantering samt planering och styrning.

(11)

DATUM DIARIENR SIDA

2013-11-13 KS-2012/1250.159 11 (12)

Ett arbete för att ta fram verktyg och metoder för kostnads- och nyttokalkyl har påbörjats, och dessa kommer att ge ett bättre beslutsunderlag för att prioritera planerade satsningar, genom att tydliggöra både projekt- och effektmål, räkna på kostnader och kvalitativ och ekonomisk nytta. Kostnads- och nyttokalkylen kommer att tillsammans med projektstyrningsmodellen ge de nödvändiga verktygen och metoderna för att möjliggöra en bättre styrning, uppföljning samt en mer utförlig utvärdering av genomförda satsningars uppnådda effektmål.

Kommunstyrelsens förvaltning anser att det är viktigt att fungera som stöd och ge vägledning för förvaltningarna vid det kommande arbetet med att tillsätta rätt bemanning och struktur i enlighet med vad som förslås i remissvaren och i strategin.

Med beaktande av synpunkten från flera remissinstanser om att ta hänsyn till de personer som inte har tillgång till internet har förvaltningen, i förhållande till remissversionen av strategin, kompletterat det slutliga förslaget (bilaga 14) i kapitel 6 under det prioriterade insatsområdet 1 – Mål: Kommunen prioriterar digitala tjänster.

Vesna Jovic Toralf Nilsson

Kommundirektör Administrativ direktör

Patrik Kärkkäinen CIO

Bilagor

Bilaga 1 Huddinges väg in i e-samhället 2014-2019 (remissversion) Bilaga 2 Sändlista för remiss

Bilaga 3 Remissvar från förskolenämnden Bilaga 4 Remissvar från grundskolenämnden Bilaga 5 Remissvar från gymnasienämnden

Bilaga 6 Remissvar från kultur- och fritidsnämnden Bilaga 7 Remissvar från miljönämnden

Bilaga 8 Remissvar från samhällsbyggnadsnämnden

(12)

Bilaga 9 Remissvar från socialnämnden Bilaga 10 Remissvar äldreomsorgsnämnden

Bilaga 11 Remissvar från rådet funktionshinderfrågor

Bilaga 12 Remissvar från demokrati- och mångfaldsberedningen Bilaga 13 Remissvar från Huddinges pensionärsråd

Bilaga 14 Huddinges väg in i e-samhället 2014-2019 (förslag)

Beslut delges Remissinstanserna

(13)

Författad av Veronica Silfur

POSTADRESS

Kommunstyrelsens förvaltning 141 85 Huddinge

BESÖKSADRESS

Kommunalvägen 28 Huddinge

TELEFON (VX) OCH FAX

08-535 300 00

E-POST OCH WEBB

huddinge@huddinge.se www.huddinge.se

FÖRSLAG TILL REMISSVERSION

DATUM DIARIENR SIDA

2013-05-22 KS-2012/1250.159 1 (16)

Strategi fö r Huddinges va g in i e-samha llet 2014-2019

- ett hållbart samhälle med nöjda invånare

(14)

Inneha ll

1 INTRODUKTION ... 3

2 SYFTE OCH TILLÄMPNING ... 4

3 IT:S POTENTIAL ... 5

4 STRATEGINS ÖVERGRIPANDE MÅL ... 6

5 STYRANDE PRINCIPER ... 7

6 PRIORITERADE INSATSOMRÅDEN ... 8

1. INSATSOMRÅDE:SERVICE OCH TJÄNSTER MED ANVÄNDARENS FOKUS ... 8

2. INSATSOMRÅDE:STYRNING, SAMVERKAN OCH ORGANISATION ... 10

3. INSATSOMRÅDE:INFORMATIONSHANTERING ... 12

4. INSATSOMRÅDE:GEMENSAMMA FÖRUTSÄTTNINGAR UR ETT IT-PERSPEKTIV ... 13

7 UPPFÖLJNING OCH ÖVERSYN ... 16

(15)

FÖRSLAG TILL REMISSVERSION STRATEGI

DATUM DIARIENR SIDA

2013-05-23 KS-2012/1250.159 3 (16)

1 Introduktion

Regeringen har slagit fast i den digitala agendan för Sverige, IT i människans tjänst, att Sverige ska vara tredje bäst i världen på att använda digitaliseringens

möjligheter¹. Detta mål har också antagits av Riksdagen.

Med informationstekniken kan Huddinge utvecklas till en mer attraktiv kommun att bo och arbeta i. Kriterier som är viktiga då privatpersoner och företag väljer vilken kommun de ska bo eller verka i är bland andra snabb och enkel service med hög tillgänglighet och kvalitet.

Huddinges vision är att vara en av de tre mest populära kommunerna i Stockholms län att bo och verka i samt att besöka. Naturområden, företagande, rikt kulturliv, sjukhus, högskolor, forskning, goda kommunikationer och en närhet till storstadens centrum bidrar till ökad inflyttning. Huddinge satsar på ett hållbart samhälle med bra vård, skola, omsorg och nöjda invånare.

Internet, informations- och kommunikationsteknik påverkar idag alla

samhällsområden. 89 procent av befolkningen över 12 år har tillgänglighet till Internet² och för många är digitala kontakter förstahandsvalet framför andra alternativ. Handel och bankärenden via mobilen ökar markant. Medborgare vill ha enkla kontaktvägar till offentlig sektor utan att behöva känna till hur myndigheter, landsting och kommuner är organiserade och därtill ha möjlighet att kunna nyttja service och tjänster under dygnets alla timmar.

Flera av de viktigaste drivkrafterna för pågående samhällsförändring nationellt och globalt kommer från utvecklingen och användningen av IT. Det handlar bland annat om IT:s roll för ett mer hållbart samhälle, för global utveckling, hur forskning och innovation kan bedrivas, hur människor kan utöva sin frihet på nätet, förnyade former för demokrati, deltagande och insyn genom ökad öppenhet i kommunens verksamhet och de beslut som fattas.

E-samhället utvecklas i takt med teknikens möjligheter och med användarens behov i centrum. För att hålla jämna steg med ett samhälle som blir mer och mer digitalt och en informationsteknik som blir alltmer tillgänglig, är kommunens förmåga att utvecklas och ta vara på teknikens möjligheter en viktig förutsättning. Kraven på kommunens tillgänglighet och service ökar, vilket ställer krav på kommunens medarbetare att kunna använda den digitala tekniken och ge service på andra sätt än tidigare.

1 IT i människans tjänst – en digital agenda för Sverige, sid 6

2 Svenskarna och Internet 2012

(16)

Ett av kommunens uttalade prioriterade lägen är ”utveckling”, en kommun som utvecklas tillsammans med övriga samhället och regionen. Kommunens väg in i e- samhället kräver, förutom mod och vilja, förmåga att långsiktigt leda och prioritera de gemensamma resurserna och de investeringar som krävs. För att lyckas med detta krävs en tydlig strategi och plan.

2 Syfte och tillämpning

Strategin beskriver vägen för att nå kommunens vision och mål. Den syftar till att samordna kommunens arbete och ge förutsättningar att agera i samma riktning.

Strategin ska utgöra det gemensamma ramverket för all utveckling som bedrivs inom området och vara ett stöd i den långsiktiga planeringen.

Behovet av förändring sammanfattas i strategin som insatsområden, som följs av ett antal mål. Till varje mål finns föreslagna insatser, som ligger till grund för

kommunens långsiktiga handlingsplan på väg in i e-samhället.

Strategin är ett styrande dokument som tillsammans med kommunens policys och strategier för IT, informationssäkerhet, webb och kommunikation anger inriktningen för användning och utveckling av informations- och kommunikationsteknik.

Huddinge kommuns kommunstyrelse tog i oktober 2011 beslutet att anta Sveriges Kommuner och Landstings (SKL) ”Strategi för eSamhället”, vilket också utgör ett styrande dokument i sammanhanget³. I januari 2013 antog kommunstyrelsen SKL:s förslag till ”Handlingsplan 2013-2018 - Landstings, regioners och kommuners samarbete inom eHälsa-området”, vilken ger vägledning för utveckling inom området.⁴

Strategin riktar sig till förtroendevalda, till ledande tjänstemän och medarbetare i kommunen. Strategin gäller för kommunens nämnder.

3 Antagande av Strategi för eSamhället- rekommendation från Sveriges kommuner och landsting KS- 2011/678

4 Handlingsplan för 2013-2018- Landstings, regioners och kommuners samarbete inom eHälsoområdet KS-2012/859.103

(17)

DATUM DIARIENR SIDA

2013-05-23 KS-2012/1250.159 5 (16)

3 IT:s potential

Nöjda invånare och hållbar utveckling

Användningen av modern teknik, när verksamhetsutvecklingen drar nytta av möjligheterna med IT, bidrar till effektiva processer, nöjda invånare och hållbar samhällsutveckling. Det är medborgarens behov, intressen och möjligheter som ska vägleda utvecklingen. Effektiva processer optimeras och anpassas baserat på användarens behov. För kunden ger det en effektiv tjänst som är tillgänglig utanför kontorstid, användarvänlig och enkel och som ger svar och återkoppling snabbt. Med teknikens användning kan servicen även bli mer transparent, tydlig, säker och jämlik.

Naturens resurser och de anställdas tid sparas när vi använder informationstekniken för möten på distans och digitala arbetsprocesser. Pappersblanketter, utskrifter och portoutgifter kan minska betydligt. IT kan bidra till att minska koldioxidutsläppen inom många områden.

Tekniken är till stor hjälp i vården och med hjälp av den kan omsorg och stöd ges, även när de äldre bor kvar i sina hem. Med satsningar på eHälsa kan viktig

medicinsk information följa patienten och minska risken för felbehandlingar och felmedicinering. Nationella lösningar för patientjournaler och vårdkontakter har skapat möjligheter för patienter att påverka och följa sin vårdsituation, samtidigt som vårdgivare ges bättre stöd för en säker och individanpassad vård.

Med ny teknik kan andra grupper än de som vanligtvis kommer på fysiska möten för samråd kring samhällsplaneringen nås. Det blir också en större spridning i åldrar och kön och ger möjlighet för medborgarna att delta när de själva vill och kan. Dessutom kommer synpunkter och återkoppling på förslag snabbare.

Utbildningar på universitet och högskolor som sker digitalt är populära och ger fler möjlighet till utbildning på distans. Barnen som föds i informationssamhället och den digitala revolutionen behöver lärare som ligger i framkant och använder modern teknik i undervisningen för att väcka elevernas intresse och möta deras skiftande behov. Användande av IT öppnar skolan för världen utanför skolan, underlättar dokumentation och underlag för bedömning, liksom kommunikationen med

hemmen. Att endast dela ut datorer till elever räcker inte, det är lärarnas kompetens och hur teknik används som har betydelse för undervisning, lärande och resultat.

Ett av de nationella kulturpolitiska målen är att främja ett levande kulturarv som bevaras, används och utvecklas. De nya sätten att producera, distribuera och tillgodogöra sig bland annat musik, film och litteratur ökar möjligheterna att nå en större och vidare publik. Efterfrågan på digitala versioner finns såväl bland

medborgarna och näringslivet som inom forskarsamhället.

(18)

En attraktiv arbetsgivare har moderna och effektiva arbetsprocesser. De har tillgång till system som stödjer kvalificerade uppgifter, minskar repetitivt och manuellt arbete, samt arbetskrävande handpåläggning. Kommunens varumärke och rykte som modern kommun bidrar till rekrytering av medarbetare som behövs i framtiden.

IT som drivkraft för tillväxt, sysselsättning och innovationer

Under de senaste 15 åren har IT stått för hälften av produktionstillväxten i Europa och är ett av de viktigaste områdena i den europeiska ekonomin ur

tillväxtsynpunkt. Genom att möjliggöra för olika aktörer att återanvända och förädla elektroniskt lagrad offentlig information till att skapa e-tjänster och ”appar” öppnas en marknad för information. Denna marknad har redan åstadkommit en snabb ökning av antalet arbetstillfällen, särskilt i små nystartade företag. Den direkta

tillväxtpotentialen i en ökad vidareanvändning av offentlig data i Sverige beräknas vara runt 10 miljarder kronor.

Nya och effektiva e-tjänster har bidragit till att minska företagens totala administrativa kostnader med 7 miljarder, mellan åren 2006–2010⁵, enligt Tillväxtverket.

Nya tjänster och produkter blir möjliga (tekniskt, ekonomiskt, marknadsmässigt).

Offentlig sektor hanterar information och data som är värdefullt råmaterial som andra aktörer genom tillgång till så kallad öppna data⁶ kan ta tillvara och använda i tjänster och appar.

4 Strategins övergripande mål

De övergripande målen för Huddinges väg in i e-samhället:

 Digitala tjänster och service ska vara den prioriterade kanalen och erbjudas där behov finns som skapar nytta för invånare och företag. Digitala

kontaktytor ska vara samordnade så att gränssnitt och funktionalitet är enhetligt utformade och underlättar för användaren. Tjänsterna ska vara tillgängliga, användarvänliga och baseras på användarnas behov och förutsättningar.

5 Strategi för eSamhället, SKL sid 14

6 Öppna data avser digital information som är fritt tillgänglig utan inskränkningar (till exempel i form av immaterialrättsliga hinder såsom upphovsrätt och patent). Öppna data ses även som ett sätt för medborgarna att få insyn i förvaltningen.

(19)

DATUM DIARIENR SIDA

2013-05-23 KS-2012/1250.159 7 (16)

 Kommunikationen mellan kommuninvånaren och kommunens digitala kanaler ska vara trygg och säker samt uppfylla kraven på sekretess och integritet.

 Transparens, öppen digital information och data ska bidra till innovation och delaktighet. Invånare och företag ska erbjudas insyn, delaktighet och

medbestämmande i kommunens planering och utformning av tjänster och service.

 Kommunen ska samverka med övriga kommuner, myndigheter, landsting och privata aktörer för att service med högre nytta utifrån användarnas

livssituation ska uppnås.

 Användningen av IT ska vara ett redskap i verksamhetsutveckling för att effektivisera kommunens verksamheter och dessutom bidra till

miljöbesparingar.

Strategin beskriver de insatser som är nödvändiga för att skapa förutsättningarna för att nå kommunens vision och mål. Med en målmedveten satsning på utveckling och införande av nya digitala tjänster, utveckling av e-förvaltningens processer och arbetssätt samt en högre grad av IT-standardisering kan kommunens väg in i e- samhället realiseras.

5 Styrande principer

För att säkerställa att utvecklingen skapar nyttor och är kostnadseffektiv måste ett antal styrande principer ligga till grund för verksamhetsutvecklingen med IT;

 De tjänster och IT-stöd som utvecklas ska vara användbara, användarvänliga, säkra, tillgänglighetsanpassade och tidsbesparande

 Utvecklingen av verksamhetsstöd och tjänster ska prioriteras och utvecklas utifrån användarens behov och ur ett helhetsperspektiv. I utvecklingen ska kunskap, erfarenheter och tekniska lösningar tillvaratas och återanvändas

 Utvecklingsinitiativ ska värderas och baseras på nyttor för användaren och verksamheten utifrån ett helhetsperspektiv

 För att identifiera de nyttor och effektiviseringsmöjligheter som kan uppnås i utveckling av en e-tjänst, måste användarens processer och livshändelser identifieras och ligga till grund för utvecklingen.

(20)

 Prioriteringar av utvecklingsinsatser ska baseras på:

o Effekt (nytta) som förändringen kan realisera

o Realiseringspotential (grad av risker, komplexitet, möjlighet och hinder att realisera, resurstillgång och beroenden)

o Kostnader (utveckling, interna och externa resurser, utbildning, licenser, drift, support och förvaltning)

6 Prioriterade insatsområden

Strategin sammanfattar verksamhets- och IT-frågor som rör alla verksamheter i kommunen. För att de övergripande målen ska uppnås behöver ett antal prioriterade insatser genomföras. De sammanfattas i följande insatsområden:

1. Service och tjänster med användarens fokus 2. Styrning, samverkan och organisation 3. Informationshantering

4. Gemensamma förutsättningar och kompetensutveckling

1. Insatsområde: Service och tjänster med användarens fokus

För att utvecklingen av digitala tjänster och service ska bidra till våra mål måste vi känna våra kunder väl och förstå deras behov. Det medför att kommunen ska arbeta systematiskt med att analysera kundernas behov och användningen av kommunens tjänsteutbud. Kommunens webbplatser, service och tjänster ska vara utformade efter medborgarnas behov, ge förutsättningar för dialog och ge god möjlighet att påverka och vara delaktig. E-tjänster ska bidra till ökad självservice och avlasta kommunens verksamheter. Användarna ska uppleva att det är enkelt, tryggt och säkert att

använda sig av kommunens digitala tjänster. Digitala kanaler och självservice som ger nytta till företag och invånare ska prioriteras. Kommunen ska underlätta för företag och organisationer genom att skapa enkla och tydliga rutiner för ansökningar och tillstånd. Kommunens tjänster och serviceutbud i digitala kanaler ska presenteras på ett enhetligt sätt som följer gemensamma ramverk och riktlinjer.

Mål: Huddinge.se ingången till det digitala servicecentret

Huddinge kommuns webbplats ska vara den naturliga digitala ingången till

kommunen och ska erbjuda ett sammanhållet serviceutbud baserat på användarnas behov. Webbplatsen kan liknas vid ett digitalt servicecenter eller en kommunportal som är öppet dygnet runt och som slussar användaren vidare till den information, service och tjänster de behöver. Det digitala och fysiska servicecentret samverkar och erbjuder tillgänglig effektiv kundservice och vägledning. Information, dialog,

(21)

DATUM DIARIENR SIDA

2013-05-23 KS-2012/1250.159 9 (16)

service och tjänster ska erbjudas sammanhållet och användaranpassat i digitala kanaler. Nyttan av tjänsterna ska ses i sitt sammanhang tillsammans med relaterad information, guidning, service och tjänster på kommunens webbplats. Riktlinjer och stöd säkerställer utvecklingen av användarbara, effektiva och säkra e-tjänster i ett sammanhållet digitalt serviceutbud. Krav på och uppföljning av kundupplevelsen i de digitala kanalerna sammantaget ska säkerställa utvecklingen av ett användarcentrerat serviceutbud.

Mål: Kommunen prioriterar digitala tjänster

Medborgare, företag och besökare ska kunna utföra ärenden och hantera kontakter med kommunen digitalt. Kommunen ska sträva efter att styra mot självservice och digitala kanaler där behov finns. Samma tjänst i andra mer kostsamma kanaler ska avvecklas. Blanketter ska endast finnas för utskrift, i övrigt erbjudas som digitala formulär/e-tjänster. Pappersblanketter, kuvert och porto belastar både miljö och ekonomi och bör så långt som möjligt avvecklas. Tjänster ska erbjudas i den kanal som bäst passar användaren, dvs. mobila tjänster ska erbjudas mobila användare.

Ägarskapet för information och process är verksamhetens. Presentation, logik, funktioner, teknisk säkerhet och teknik i de digitala kanalerna ska samordnas och styras av stödfunktioner och gemensamma riktlinjer.

Mål: Användarnas behov ligger till grund för utvecklingen

Utveckling av tjänster ska prioriteras utifrån behov och kundnytta. För att veta om nytta verkligen uppnås vid utveckling måste vi känna till målgrupp, behov och förväntningar innan lösning kan identifieras. Behov och livssituation ska ligga till grund för utvecklingen och användare ska bjudas in att medverka i utformningen av tjänsterna. När utvecklingen baseras på användarens hela process och situation, identifieras de verkliga nyttorna och utvecklingsbehoven. Behovsfångst och analyser av användarnas behov och användning av kommunens digitala serviceutbud ska ligga till grund för behovsdriven utveckling. Användares krav och behov behöver säkerställas innan, under och efter utveckling men också ligga till grund för kommande utvecklingsinitiativ.

Mål: Tjänster ska vara enkla, trygga och säkra att använda

Användaren ska känna igen sig och uppleva kommunen som en avsändare oavsett teknisk lösning och organisatorisk uppdelning. Information ska struktureras och formas så att användaren hittar och förstår den. Tjänsterna ska guida användaren så att denne förstår processen och förstår villkoren innan ärende påbörjas. Användaren ska bara ange kontaktuppgifter en gång och inte till varje verksamhet och enhet. En gemensam inloggnings- och signeringsmetod för kommunens e-tjänster ska införas för olika nivåer och roller och ska även innefatta minderåriga. Inloggningen ska vara säker och bygga på vedertagna standarder. Användaren ska kunna logga in en gång för åtkomst till tjänster som användaren har behörighet till. Dessa ska vara

informationssäkerhetsklassade så att rätt nivå av säkerhet för person- och

(22)

sekretessuppgifter används. Tjänsterna ska vara användarvänliga och designförslag ska testas av användare under utveckling innan kostsam utveckling påbörjas.

Mål: Ökad öppenhet, dialog och delaktighet ökar med stöd av IT

Kommunen ska utveckla möjligheterna till digital interaktion och dialog för att förenkla för invånare och näringsliv att kunna hantera ansökningar och ärenden digitalt. Det ska vara enkelt att hitta information om politiska beslut. Offentlig information ska erbjudas digitalt och vara enkelt att hitta. Medborgardialogen ska förbättras och det ska vara möjligt att påverka kommunens användning av

skattemedlen. Invånare och företag ska få snabb återkoppling från politiker och kommunens medarbetare. E-tjänsterna ska ge användaren en god bild av villkor, tid för handläggning och beslut. Användaren ska kunna få återkoppling, möjlighet att själv påverka processen och veta var i processen ärendet befinner sig. Kommunen ska verka aktivt för att öka den digitala delaktigheten och erbjuda utbildningar och stöd till medborgare som saknar digital kompetens eller verktyg.

2. Insatsområde: Styrning, samverkan och organisation

Utveckling av e-förvaltning rör främst förmågan att leda och samverka i förändring.

De kommuner som samordnat verksamhetsutveckling och finansiering och har en tydlig fördelning mellan roller och ansvar har lyckats bäst med utvecklingen av e- förvaltning. De har också anpassat organisation, arbetssätt och resursutnyttjande av nyckelkompetenser på ett framgångsrikt sätt. IT-investeringar är kostsamma och för att investeringar ska tillföra nytta och kostnadsbesparingar krävs samordning, styrning och kommungemensamma prioriteringar för att hushålla med både

personella och ekonomiska resurser. Gemensam användning av kommunens tjänster och IT-stöd bidrar till ekonomisk hållbarhet. Styrning och samordning av

verksamhetsutveckling och IT som leds och följs upp på nytt sätt kräver ledningens stöd. Samverkan med andra kommuner, myndigheter, landsting och privata aktörer är högt prioriterat i offentlig samhällsutveckling som ett led i att möta utmaningar och investeringsbehov som anpassningar till e-samhället kräver.

Mål: Långsiktiga utvecklingsinsatser kan finansieras, prioriteras och planeras Att arbeta med stora förändringsprojekt, program och satsningar ställer krav på strategisk och långsiktig planering. Planering av resurser, nyttoeffekter och kostnader för flera pågående projekt med behov av samordning, prioritering och koordination kräver en styr- och budgetmodell som kan hantera planering och utvecklingsinsatser som löper över fler budgetår.

Mål: Kommunen samverkar med andra

Nationellt pågår utveckling av kommungemensamma plattformar och e-tjänster. För att möta behoven av finansiering, kompetenser och resurser både i utveckling, förvaltning och drift har regionala och kommunsamverkande nämnder, bolag och plattformar etablerats på några håll i Sverige. En drivkraft är att en 24-

(23)

DATUM DIARIENR SIDA

2013-05-23 KS-2012/1250.159 11 (16)

timmarsmyndighet med tillgänglighet, support och tjänster som fungerar dygnet runt ställer stora krav på organisation och resursbehov. Kommunen ska aktivt samverka med andra i utveckling av användbara digitala tjänster samtidigt som kostnader för utveckling, drift och förvaltning minskar när kostnader delas mellan fler aktörer.

Högre krav ställs på att kommunen är samordnad för att kunna samverka med andra.

Ansvariga ska utses och resurser ska avsättas för att etablera samverkan.

Mål: Kommun arbetar enligt en gemensam utvecklingsprocess

Tjänster som skapar nytta och utvecklas utifrån kundbehov sträcker sig mestadels över organisatoriska gränser och ibland även utanför dem. En utvecklingsprocess löper från idé-, behov- och kravfångst till slutligt resultat som är infört i

verksamheten. En gemensam process innebär att leveranser som är beroende av varandra lättare kan koordineras, integration av tjänsterna underlättas och innebär även bättre återanvändning av verktyg och lösningar. I analys- och

kravställningsarbetet krävs nyckelkompetenser med god förståelse för användarnas behov, verksamhetsprocesser och möjligheterna med IT men också beroenden och begränsningar. Områden som informationssäkerhet, arkitektur och gemensamma IT- stöd ska analyseras tidigt i processen.

Mål: Nyttor och kostnader ligger till grund för prioritering och beslut Förändringar och organisationsövergripande projekt som omfattar IT är ofta komplexa och kräver stora personella och ekonomiska investeringar. För att säkerställa att förväntade nyttoeffekter uppstår ska grundliga analyser av behov, nyttor och kostnader ligga till grund för beslut om investeringar och

utvecklingsinsatser. Genom att arbeta enligt en utvecklingsprocess som inkluderar underlag som kostnads- och nyttokalkyler kan kommunen styra resurser och aktiviteter mot större nyttor till lägre kostnader. Kostnader för intern tid, systemens hela livscykel och utvecklingskostnader ska inkluderas i kostnadsanalyser. När de nyttoeffekter som ska uppnås för att tillgodose behoven och den förändringsaktivitet (projekt, program eller linje) som ska bidra till dessa har identifierats, ska realisering av nyttan i verksamheten planeras och ansvar för realiseringen utses.

Mål: Prioriterad styrning och ledning av IT

Framtidens IT-stöd behöver samverka både nationellt och internationellt. I den strategiska utvecklingen av kommunens verksamheter ska möjligheterna med IT tas tillvara så att största möjliga nytta och kvalitet tillförs verksamheterna. Utveckling av kommunens IT ska baseras på kommunens strategiska verksamhetsutveckling.

Utveckling av koncerngemensam IT-plattform och arkitektur som bygger på vedertagna standarder och metoder ska etableras för att möta framtidens krav på flexibilitet och behov av digitala tjänster. Utvecklingen av e-tjänster och en teknisk plattform för dessa ställer stora krav på en gemensam styrning och ledning av IT i kommunen. Ansvar för utvecklingen av den tekniska plattformen och de regelverk som säkerställer en långsiktig utveckling av den, ska ingå i de riktlinjer för

(24)

utveckling av e-tjänster som kommunen etablerar. Kommunens decentraliserade arkitektur ska styras mot en tjänsteorienterad arkitektur ⁷ som bygger på att tjänster (funktioner), snarare än system, utgör arkitekturen.

3. Insatsområde: Informationshantering

Utvecklingen av den offentliga förvaltningen och tillgängliggörande av offentlig information förutsätter att tillgången till informationen sker på ett kontrollerat och säkert sätt. Kommunen ska i utvecklingsarbetet beakta informationens hela livscykel.

E-förvaltning och e-tjänster hanterar information och personuppgifter och då tjänster och information erbjuds digitalt utan personliga kontroller, krävs dessa kontroller i systemstöden. Kommunen ska hantera personuppgifter säkert enligt gällande lagkrav med skydd för integritet och sekretess som i övriga kanaler. De uppgifter och den information som hanteras i tjänsterna ska vara klassade i nivåer av säkerhet och behörigheter som ska vara anpassade till den information och de uppgifter som hanteras. Personuppgifter ska hanteras säkert och helst i en (1) källa. Uppgifter som lagras ska gallras enligt de krav som gäller. Ansvar för informationen och

informationssäkerheten gäller även i de digitala kanalerna. Kommunen ska utarbeta stöd och riktlinjer för informationshantering och informationssäkerhet för

utvecklingen av digitala tjänster och erbjuda kommunens medarbetare, chefer och informationsägare obligatorisk utbildning i dessa ämnen.

Mål: Ökat ansvar för informationshantering och informationssäkerhet

Behovet av en strukturerad säker och effektiv hantering av information är stort i en elektronisk förvaltning då samma information ska hanteras och vara tillgänglig i flera system. Hantering av information och informationssäkerhet är avgörande för

systemsamverkan och användning av e-tjänster. Informationen lagras och hanteras, struktureras och bearbetas i systemen. Informationsägarskap och ansvar för

informationen i olika system och kanaler ska vara tydligt och följas upp. Legala, avtalstekniska, säkerhetsmässiga och IT-tekniska hinder ska identifieras tidigt för att inte äventyra säkerheten, försena och fördyra planerade utvecklingsinitiativ.

En enhetlig och säker hantering av personuppgifter minskar risken för fel, ökar effektiviteten och gör det lättare att leva upp till befintliga lagkrav gällande offentlighet och sekretess, olika registerlagstiftningar samt behandlingen av personuppgifter. Informationssäkerhetsklassning av e-tjänster ska göras innan utveckling av e-tjänster påbörjas. Rutiner för hur metadata ska lagras och hanteras ska tas fram då även detta utgörs av kategorin allmän handling. Kommunen ska i utvecklingsarbetet beakta informationens hela livscykel och i arbetet med

informationssäkerhet säkerställa: sekretess, riktighet, tillgänglighet och spårbarhet.

7 Tjänsteorienterad arkitektur (Service Oriented Architecture, SOA) innebär att ett distribuerat IT- system organiseras som en struktur av kommunicerande tjänster.

(25)

DATUM DIARIENR SIDA

2013-05-23 KS-2012/1250.159 13 (16)

Mål: Bättre stöd för hantering av information och dokument

Kommunen ska erbjuda kommunens medarbetare IT-stöd för att kunna dela, kommentera och granska dokument och information. Intranät, projektstöd, arbets- och samarbetsytor ska erbjuda sökbar information som lätt kan delas mellan grupper av användare. För att undvika att flera versioner sparas av samma dokument eller att det råder osäkerhet kring det aktuella eller senast sparade versionen av

arbetsdokument ska automatiserat stöd för versionshantering och spårbarhet av dokument införas. Versionshantering, granskning, sökbarhet, arkivering och gallring av information och dokument ska ingå i IT-stöd för dokument- och

informationshantering. Gallring av dokumentation och information ska göras i enlighet med gällande riktlinjer och lagkrav. I enlighet med gällande lag ska gallring ske av kommunens dokumentation och information i tjänster enligt riktlinjer och lagkrav.

Mål: Gemensam tjänst för hantering av personuppgifter

Kommunen ska tillhandahålla digital information och e-tjänster som är anpassade för olika målgruppers behov. I kontakt med kommunen ska medborgaren inte behöva lämna sina uppgifter flera gånger. Medborgaren ska känna tillit till att den

information som kommunen behandlar är korrekt och endast tillgänglig för behöriga.

Information och tjänsterna ska säkerhetsklassificeras beroende på typ av information, kanal/tjänst den hanteras i och vilka roller/behörigheter som hanterar den. En

enhetlig, digitaliserad och säker hantering av personuppgifter minskar risken för fel, ökar effektiviteten och gör det lättare att leva upp till befintliga lagkrav som

offentlighets- och sekretesslagstiftning och olika registerlagstiftningars krav på behandlingen av personuppgifter. För att kunna leva upp till de ökade kraven på behörighet, spårbarhet och offentliga handlingars konfidentialitet krävs en utvecklad personuppgiftshantering. Kommunen ska etablera en gemensam tjänst och stöd för hantering och lagring av användaruppgifter.

4. Insatsområde: Gemensamma förutsättningar ur ett IT-perspektiv De flesta av kommunens verksamheter använder IT-stöd. Nya system och verktyg köps in vilket kräver fler och fler resurser för att säkerställa och upprätthålla den tekniska miljön. Kostnader och komplexiteten ökar. Komplexa miljöer som ska kopplas ihop blir ett dyrbart ”spagetti-trassel” som till slut blir omöjligt att hantera, vilket hindrar utvecklingen och ökar sårbarheten. En plattform och arkitektur med tillhörande riktlinjer och instruktioner ska ge stöd till verksamheterna i utvecklingen.

Arbetssätt ska förändras och systemstöd ska ersättas vid införskaffning och utveckling av IT-stöd för att hantering, utveckling och ekonomi ska vara hållbart i längden. IT-miljön ska hanteras ur ett kommungemensamt perspektiv med styrning mot långsiktiga nyttor och kostnadseffektiviseringar.

(26)

Mål: Gemensam medborgarportal/ e-tjänsteplattform

Serviceutbudet (information, länkar, blanketter och tjänster) ska vara anpassade till användares behov. En gemensam funktion för inloggning, signering och information om ärendestatus ska etableras. Gemensamt digitalt stöd för ärendeprocesser och ärendehantering kopplat till de digitala kanalerna och handläggning av e-tjänster ska etableras. Ett gemensamt ramverk för funktioner, arkitektur och teknisk plattform för e-tjänsterna ska ligga till grund för utveckling av e-tjänster och e-förvaltning. Stöd och principer för integrationer mellan olika tjänster och verksamhetssystem som ingår i plattformen ska utvecklas. Organisation, roller och ansvar ska utses för

utveckling och förvaltning av den gemensamma plattformen och dess ingående delar.

Kommunen ska med stöd av riktlinjer säkerställa krav på gränssnitt, funktionalitet, säkerhet och teknik så att kommunens tjänster utvecklas enhetligt och så att befintlig funktionalitet kan återanvändas.

Mål: Bättre miljö med stöd av IT

En del av området hållbar samhällsutveckling kallas Grön IT. Med IT minskas belastningen på miljön genom minskat resande, minskade transporter och

pappersförbrukning. Dessutom ger IT-baserade mötesverktyg möjlighet att minska personalens tid och kostnader för möten. Grön IT ska beskriva hur kommunen tillgodoser miljömål med stöd av IT (ex. möten, resor, inköp och avtal) och ska inordnas i kommunens miljöstrategi.

Mål: Smartare användning av gemensamma systemstöd

Styrning och uppföljning, beslutstöd och e-förvaltning bygger på ett effektivt utbyte mellan verksamhetssystemen. Det är viktigt att skapa lösningar för

informationsutbyte och integrationer för att kunna modernisera och utveckla

processer och e-tjänster. IT-stöd såsom e-tjänster, verksamhetssystem, ekonomi- och PA-system ska möjliggöra nya sätt att lagra, bearbeta, analysera och sammanställa information. Det handlar också om att övergå till nya rutiner, så att information och data återanvänds och bearbetas på sätt som ger nytta för verksamheten. Stora effektiviseringar kan uppnås med interna e-tjänster. Rätt utformat IT-stöd kan

minimera den manuella hanteringen. Kommunens medarbetare ska kunna logga in en gång till samtliga system de har behörighet till. Manuella och administrativa

processer ska effektiviseras och digitaliseras.

Mål: Ökad samordning av system och information

Ett säkert och standardiserat informationsutbyte förutsätts för samverkan inom landet och inom Europa. Att tillgängliggöra information som kan nyttjas av andra framhålls som en viktig förutsättning för samhällsvinster och vinster med ökad e-förvaltning.

Att informationen är sammanhållen tillgänglig för åtkomst över

organisationsgränserna är viktigt både för invånaren och för att kommunens verksamheter ska kunna samverka på ett effektivt sätt, internt och externt.

Utvecklingen av den offentliga förvaltningen och tillgängliggörande av offentlig

(27)

DATUM DIARIENR SIDA

2013-05-23 KS-2012/1250.159 15 (16)

information förutsätter att informationen kan tillgängliggöras på ett kontrollerat och säkert sätt. Det handlar också om att övergå till nya rutiner, så att information och data återanvänds och bearbetas på sätt som ger nytta för verksamheten. Riktlinjer för hantering, bearbetning och integration av systeminformation ska finnas. Definierade och standardiserade gränssnitt för informationsutbyte ska ligga till grund för ett effektivt utbyte av information och data mellan systemen. En ”Business

Intelligence”-strategi hanterar dessa frågor utifrån ett lednings- och

uppföljningsperspektiv och ska samordnas med kommunens övriga hantering av informationsutbyte mellan systemen. Kommunen ska ta ställning till hur

utvecklingen av öppna data ska ske.

Mål: IT-organisationens ansvar och leveranskvalitet är tydligt

Kommunen behöver förtydliga IT-organisationens ansvar och tjänster samt definiera leveranskvalitet och mått för IT. Ansvar för system och drift ska vara tydligt för samtliga verksamheter och en etablerad modell för systemförvaltning ska införas i kommunen. Mallar och instruktioner ska finnas för som stöd i verksamheternas samarbete med IT-organisationen. IT-organisationen ska bistå med kostnadsanalyser för IT-drift i de fall det är aktuellt. IT-organisationens ansvar i utvecklingsprocess, e- tjänsteutveckling och förvaltning av e-tjänsteplattform ska beskrivas och vara tydligt för samtliga parter.

Mål: Kommunens IT-miljö är stabil och hållbar

Kommunens IT-miljö ska vara flexibel, stabil och bygga på nationella standarder och protokoll. Kommunens IT-miljö ska vara dokumenterad samt hålla god teknisk, ekonomisk och säkerhetsmässig kvalitet. IT-investeringar är kostsamma och för att investeringar ska tillföra nytta och kostnadsbesparingar ska en gemensam syn på kommunens totala IT-miljö och kostnader etableras. De investeringar som görs vid inköp av system är endast en liten del av de egentliga kostnaderna. Kostnader för anskaffning, utveckling, avskrivning, drift, förvaltning och support ska ligga till grund för kommunens uppföljning av kostnader för IT. För att inte hindra

utvecklingen och öka komplexitet och kostnader för IT ska system som ersätts eller är omoderna avvecklas. Styrning och stöd ska säkerställa en stabil och långsiktig förvaltning av kommunens IT-miljö. Utvecklingen av kommunens tekniska plattform för e-förvaltning ska säkerställa kommunens långsiktiga och gemensamma behov.

Strategi för hur kommunens IT-tjänster ska tillhandahållas ska upprättas och belysas ur perspektivet av kommunen som en 24-timmarsmyndighet.

Mål: Ökad digital kompetens

En attraktiv arbetsgivare erbjuder bland annat moderna IT-stöd, kvalificerade

uppgifter och kontinuerlig kompetensutveckling. Kommunens viktigaste resurs är de anställda. Kommunen konkurrerar med privat näringsliv och övriga regionen om kompetenta medarbetare. Utvecklingen av den moderna e-förvaltningen bygger på tillämpning av teknikens möjligheter och kräver anställda med hög kompetens och

(28)

kunskap inom utveckling med stöd av informationsteknik och medarbetare med god kunskap i digital användning. Kommunens attraktionskraft som arbetsgivare ökar om anställda erbjuds stimulerande arbetsmiljö där tillgång och möjlighet finns att nyttja moderna arbetsmetoder och IT-stöd. Kommunen ska utbilda och öka medarbetares digitala kompetens samt erbjuda moderna arbetsverktyg som tillgodoser användarnas behov i det dagliga arbetet. En inventering av medarbetares spilltid och manuella hantering i administrativa processer ska genomföras för att identifiera interna effektiviseringspotentialer.

7 Uppföljning och översyn

Kommunstyrelsens förvaltning ansvarar för förankring och lansering av strategin som ett styrande dokument. Förankring och uppföljning av strategin är en viktig förutsättning för strategins efterlevnad och effekt. Strategins genomförande är en process som utvärderas och följs upp. Nämnderna är ansvariga för att strategin följs och realiseras.

Kommunstyrelsens förvaltning ansvarar för att vid behov och senast under 2018 inleda en översyn av strategin.

För att säkerställa att kommunens övergripande mål styr IT-utvecklingen

tillsammans med verksamheternas mål och behov ska utvecklingen följa kommunens verksamhetsplanerings- och budgetprocess.

Strategin ska kompletteras av en kommungemensam handlingsplan som tas fram av kommunstyrelsens förvaltning i dialog med övriga förvaltningar. Handlingsplanen ska mer ingående beskriva insatser, ansvarsfördelning, tidplan och budget för de olika insatserna. Invånar- och verksamhetsnytta ska analyseras så att det är möjligt att prioritera mellan olika utvecklingsinsatser. Aktiviteterna ska utvärderas med avseende på utvecklings- och driftkostnader i för hållande till den besparing/nytta som förväntas uppnås. Handlingsplanen fastställs av kommundirektören och uppdateras årligen.

(29)

POSTADRESS

Kommunstyrelsens förvaltning It-sektionen

141 85 Huddinge

BESÖKSADRESS

Kommunalvägen 28 Huddinge

TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB

www.huddinge.se

BILAGA 2 ^SIDA

1 (1)

DATUM DIARIENUMMER

23 maj 2013 Fel! Använd fliken Start om du vill tillämpa Diarienr1_Typ för texten som ska visas här.

HANDLÄGGARE

Veronica Silfur 08-535 302 14

veronica.silfur@huddinge.se

Sändlista för remiss ”Huddinges väg in i e-samhället 2014-2019”

Samtliga nämnder

Huddinges råd för funktionshinderfrågor Demokrati- och mångfaldsberedningen Huddinge Pensionärsråd