Nulägesbeskrivning

4.2.1 Flödesanalys

Syfte

Detta arbetssteg syftar till att klargöra verksamhetsprocessen och dess samband med systemkarta och begrepps/datamodell för valt verkamhetsområde.

Underlag

Underlag för detta arbete kan vara en system- och projektkatalog samt en beskriv-ning av problemområdet på en grov nivå från AU-planen om sådan finns.

Genomförande

Under hela 1980-talet har man allt mer fokuserat på att det är viktigt att fastställa vilka krav som man skall ställa vid systemutveckling. Den tekniska utvecklingen har även den medfört nya möjligheter att realisera användarens krav.

Ett problem på många företag är att användarnas kunskap är relaterad till det hjälp-medel/systemstöd man nyttjar i dag. Ofta kan även rena brister i kunskapen hos användaren upptäckas om nya arbetssätt, synsätt, vad dessa innebär och hur detta tillämpas i verksamheten. Många användare har helt enkelt ett föråldrat synsätt och arbetar inte med att fullt nyttja nya rön.

Om vi inte uppmärksammar detta så kan vi medverka till att ett nyanskaffat system inte förnyar verksamheten utan konserverar denna mer och mer med det nya stan-dardsystemet eller det egenutvecklade systemet införda. Detta eftersom det ofta nyttjas begränsat och med gammal verksamhetskunskap.

Verksamhetsprocessen är här ett viktigt instrument eftersom den fokuserar på verk-samhetsflödet inom, mellan och genom flera verksamheter. Detta synsätt ger möj-ligheter att tänka i nya banor och nya världar öppnar sig ofta genom att helhetsbil-der växer fram.

Här kan vi ta till hjälp av att analysera vilken verksamhetsprocess som legat till grund för att utforma standardsystemets funktioner och samspel. Ofta kan detta leda till att vi får en hel del ny input och framför allt nya handlingsvägar. Ett stan-dardsystem är nämligen byggd på en standardprocess som det gäller att identifiera och som man kan jämföra med sin egen verksamhetsprocess och dess handlingsal-ternativ.

Verksamhetsanalysen är i dag ofta projektorienterad men ses allt mera flödesorien-terat och som något kontinuerligt som måste genomföras för att förbättra verksam-heten. Det du får svar på är vad som görs, hur det görs och framför allt varför. Vik-tigt är att man inte fokuserar på organisation eller nuvarande hjälpmedel/system.

När en verksamhetsprocess skall beskrivas så kan vi fokusera på nuläget och beskriva arbetsprocessen i dag eller direkt gå på förnyelse genom att skapa en helt ny process som bättre uppfyller kundens behov. Grunden i detta arbete är dock att man skapar sig ett helhetsperspektiv på den verksamhet man skall analysera. Detta minskar risken för att man fokuserar på fel saker.

Samspel mellan verksamhetsprocess och informationssystem.

Bilden på nästa sida visar hur verksamhetsprocess och informationssystem kan verka och utvecklas tillsammans och hur man kan upprätthålla och bibehålla en helhetsbild.

Hur bilden skall tolkas framgår av angivna nummer från 1–13 i bilden samt numre-rade löptexten nedan.

Motivet är att visa var förstudien kommer in i helheten och att visa hur samspel mellan verksamhet och informationssystem går till.

1) Verksamhetsprocess: Vi börjar med att bryta ner verksamheten i funktioner och skapar därmed en verksamhetsprocess. Beskriv varje funktion i verksamhetspro-cessen och definera indata och utdata med fokusering på kunden. När

verksamhets-processen beskrivs kan detta med fördel göras i seminarieform. Detta för att man får olika synpunkter och kan jämka dessa till en helhet direkt.

2) Delbegrepp/datamodell: Det är viktigt att identifiera viktiga begrepp/data, dess relationer, beskriva varje begrepp/data samt hur de samverkar i verksamhetsproces-sen. (Se avsnitt 3.3, kapitel 3, utarbetande av VFS-strategi). Detta leder till att en begrepps/datamodell kan skapas och länkas till verksamhetsprocessen.

3) Begrepp/datamodell: Denna begrepps/datamodell som vi tagit fram utgör en del av hela företagets begrepps- och datamodell. Därmed kan vi se helheten och var olika begrepp passar in och hur de används i olika verksamheter. (Se avsnitt 3.3, kapitel 3, utarbetande av VFS-strategi).

4) Delsystemkarta: Verksamhetsprocessen länkas även till en systemkarta som beskriver vilka informationssystem som nyttjas av processen. Detta ger en ökad förståelse av hur befintliga informationssystem nyttjas. (Se vidare i avsnitt 3.3 i kapitel 3, utarbetande av VFS-strategi). Denna systemkarta kan med fördel koordi-neras av samma person som ansvarar för framtagandet av verksamhetsprocessen.

5) Systemkarta: Den systemkarta som vi tagit fram utgör en del av hela företagets systemkarta. Därmed kan vi även här se helheten och följa vilka system som nyttjas inom hela företagets systemkarta på ett överskådligt sätt. (Se vidare i avsnitt 3.3 i kapitel 3, utarbetande av VFS-strategi).

6) Delverksamhetsprocess: Verksamhetsprocessen måste delas upp i ett antal del-processer som ofta är händelsestyrda. Ett ärende i denna händelsekedja går vanligt-vis mellan flera delprocesser, utnyttjar olika former av data och är ofta starkt tidsre-laterade. Den delprocess som valts fördjupar man beskrivningarna om och anger relevanta händelser, berörda data, intressenter och även tidsordningen mellan olika arbetsmoment. Bilden på nästa sida redovisar en enkel verksamhetsprocess inom en inköpsprocess. Registrera inköpsorder är den händelse som startar delprocessen.

Efter registrering så skickas inköpsordern till leverantören samt fakturakontrollen.

När leverantören erhållit inköpsordern skickas en faktura till fakturakontrollen.

7) Delbegrepp/datamodell: Det är viktigt att identifiera viktiga begrepp/data, dess relationer, beskriva varje begrepp/data samt hur de samverkar i verksamhetsproces-sen. (Se avsnitt 3.3 i kapitel 3, utarbetande av VFS-strategi). Detta leder till att en begrepps/datamodell kan skapas och länkas till verksamhetsprocessen.

8) Delsystemkarta: Verksamhetsprocessen länkas även till en systemkarta som beskriver vilka informationssystem som nyttjas av processen. Detta ger en ökad förståelse av hur befintliga informationssystem nyttjas. (Se vidare i avsnitt 3.3 i

kapitel 3, utarbetande av VFS-strategi). Denna systemkarta kan med fördel koordi-neras av samma person som ansvarar för framtagandet av verksamhetsprocessen.

9) Förstudierapport: Vi går nu vidare med att analysera problem och hitta lösningsalternativ. (Hur detta görs framgår av avsnitt 4.2–4.4). Lösningsalternati-ven kan dokumenteras i en förstudierapport som sedan skall förankras och beslutas.

Detta framgår av avsnitt 4.5. Vi har i denna bok koncentrerat oss på standardsystem och hur dessa införs i verksamheten. Egenutvecklade system berörs i många andra sammanhang och kan bedömas vara väl dokumenterade.

10) Realisering: Realisering innebär att vi inför standardsystem eller egenutveck-lade system i verksamheten. Hur detta går till beskrivs i kapitel 5 och 6.

11) Process/begrepp/datamatris: Visar vilka processer som använder olika begrepp/

data. Den visar vilka begrepp/data som nyttjas i olika processer. S i matrisen betyder att processen skapar datat och U betyder att denna process uppdaterar. (Hur denna matris ser ut framgår av avsnitt 3.3 i kapitel 3, utarbetande av VFS-strategi).

12) Masterregister: Vi kan även skapa en masterregisterstruktur som visar de vikti-gaste databaserna och vilken huvudgrupp av information som lagras här. Masterre-gisterstrukturn visar vilka databaser som är styrande för vilken information. Kravet är att man skall hämta information från dessa för vidare bearbetning i olika system.

Strukturen ger en bra överblick över vilken information som lagras och var. (Hur denna struktur ser ut framgår av avsnitt 3.3 i kapitel 3, utarbetande av VFS-stra-tegi).

Registrerar