Genomförande
2.4 Projektgenomförande
Syfte
Syftet med denna etapp är att genomföra det arbetet som vi har definierat i projekt-specifikationen. Detta kan vi göra genom en strategiförstudie, utvecklingsförstudie, förvaltningsförstudie för att sedan gå vidare med ett utvecklings- eller förvaltnings-projekt.
Underlag
Projektspecifikationen ligger nu som grund för ett genomförande av projektarbetet.
Genomförande
Vad vi genomför under denna etapp är de etapper och steg som finns under de olika arbetsområderna inom VFS-modellen dvs strategi, förstudie, utveckling respektive förvaltning. Vi hänvisar därför att gå vidare med strategi-, förstudie-, utvecklings-eller förvaltningsavsnitten.
Strategiprojekt
Ett strategiprojekt genomförs i enlighet med ovan angivna modell för projektar-bete. När vi genomför ett projekt av denna karaktär så syftar resultatet att bli en inriktning för standardsystem inom företaget. Karaktären på arbetet och aktivite-terna blir därför ofta intervjuer/diskussioner med ansvariga personer i verksamhe-ten. Resultatet dokumenteras i en VFS-strategi.
Förstudieprojekt
Ett förstudieprojekt genomförs även det i enlighet med ovan angivna modell för projektarbetet. Direktivet till en förstudie är ofta ett upplevt problem som man vill få mera information om på ett strukturerat sätt.
En förstudie kan i enlighet med vår VFS-modell vara en utvecklingsförstudie eller förvaltningsförstudie. En förstudie kan genomföras via intervjuer/diskussioner/
seminarier. Resultatet från en förstudie är en kravspecifikation eller en uppdrags-specifikation.
Utvecklingsprojekt
Ett utvecklingsprojekt utnyttjar ovan angivna modell för projektstyrning. Ett utvecklingsprojekt syftar till att välja, anpassa och införa standardsystem i verk-samheten. Underlaget för detta arbete är kravspecifikationen från förstudien.
När man inför ett standardsystem kan det vara bra att göra en total funktionstest.
Resultatet från ett utvecklingsprojekt är ett fungerande standardsystem som är väl-dokumenterat, användarna är utbildade och avtal finns skrivna. En förvaltningsor-ganisation skall skapas innan projektavslut.
Förvaltningsprojekt
Ett förvaltningsprojekt utnyttjar ovan angivna modell för projektstyrning. Indatat till ett förvaltningsprojekt är en uppdragsspecifikation från en förstudie av befintlig systemmiljö. Här skall man tänka på att man under planering och genomförande måste ta hänsyn till externa leverantörer och deras rutiner.
Resultatet från ett förvaltningsprojekt är ett åtgärdat ändringskrav från användare samt en dokumentation av orsaken. Ofta hanteras denna typ av projekt av normal förvaltningsorganisation.
Resultat
Denna etapp inom projektarbetet innebär att vi har genomfört projektet i enlighet med givna direktiv och att vi nyttjat övriga delar av VFS-modellen för att uppnå detta.
2.5 Projektavslut
Syfte
Syftet med denna etapp är att avsluta projektet och slutrapportera till beställaren av uppdraget.
Underlag
Underlag under denna etapp är projektdirektivet, projektspecifikationen och resul-tatet från projektgenomförandet.
Genomförande
När arbetet är klart skall projektet avslutas och avvecklas. Innan projektet avslutas skall vi tänka igenom följande punkter:
•
Finns all erfordlig dokumentation?•
Är alla aktiviteter avslutade?•
Hur är resultatet presenterat?•
Hur är resultatet dokumenterat?•
Vilken/vilka tar hand om resultatet och på vilket sätt?•
Är uppföljning/efterstudie gjord?När vi avslutar ett projekt kan det vara bra att dokumentera resultatet från projektet i en slutrapport som överlämnas till beställaren. Detta kan göras genom att resulta-tet dras för beställaren och respresentanter från honom på ett avslutande möte eller seminarium. Detta förfaringssätt kan även vara bra för att projektåtgärderna verkli-gen skall bli verkli-genomförda och inte bortglömda i en rapport. En slutrapport kan se ut på många olika sätt men här är ett förslag till mall att gå efter.
Mall för slutrapport från projektarbetet:
1 Bakgrund och uppdragsdirektiv 2 Sammanfattning av slutresultatet 3 Resultatbeskrivning i form av:
•
Strategiresultat•
Förstudieresultat•
Utvecklingsresultat•
Förvaltningresultat 4 Kostnader och intäkter 5 Projekterfarenheter.•
arbetssätt•
tidsuppskattningar•
kostnadsuppskattningar•
kompetens inom projektet•
lärdomar t.ex. handlingsmönster•
brister•
möjligheter6 Hur går man vidare med?
•
projektresultatet•
projekterfarenheter•
projektdokumentation m.m.Resultat
Resultatet från denna etapp är ett avslutat projekt som har uppfyllt givna direktiv från beställaren. Eventuella avvikelser registreras i slutkommentaren från projekt-ledaren.
2.6 Kalkyl
I takt med att vi skapar bättre och bättre system i onlinemiljö och går ifrån många gamla på 70-talet utvecklade batchorienterade ADB-system ökar kostnaden dras-tiskt för många företag. Det är därför viktigt att man på ett tidigt stadium försöker uppskatta kostnader/intäkter och vilken funktionalitet vi får. En fördel med stan-dardsystem är här att man ofta känner kostnader, som vid egenutvecklade system inte finns fastställda, t.ex. driftkostnader.
Beslutsunderlaget är alltså inte bara en beskrivning av förslaget utan en effektredo-visning. Det vi avser med effektredovisning är den ekonomiska effekt som ett infö-rande av ett standardsystem ger i verksamheten. Intäkter är lätta att skatta men svåra att bevisa. Kostnader är lättare att få fram vad avser grundinvestering, men svårare vad avser drift och förvaltning t.ex. på grund av att man inte känner voly-men i online-miljö i många fall.
Det är dock av stor vikt att vi gör så korrekta kalkyler som möjligt och att vi försö-ker bygga under våra siffror på ett tillräckligt trovärdigt sätt. Hur dessa siffror bedöms är ledningens uppgift och det är viktigt att man ger sig tid att analysera hur man kommit fram till detta och inte bara avfärdar t.ex. intäktsdelen som svårupp-skattad och inte trovärdig. Ett sådant agerande leder till ett mycket dåligt kalkylar-bete och en lägre ambition att göra kalkyler från olika projektledare. Vidare måste kalkylernas redovisade effekter följas upp i verksamheten, med hänsyn tagen till uppkomna verksamhetsförändringar.
Vilka kostnader och intäkter finns då för ett införande av standardsystem? Vi ska nedan omnämna några vanliga kostnader och intäkter i en kalkyl.