I detta kapitel kommer en beskrivning av nuläget att göras, detta för att skapa en bättre förståelse av dagens situation och vilka åtgärder som kan tänkas vidtas. Vidare i nästa kapitel kommer nuläget sedan att analyseras med stöd av relevanta teorier. Nulägesbeskrivningen grundar sig i de observationer, intervjuer och genomgångar som skett under arbetes gång.
5.1 Inleveranser
Inom LKAB sker i dagsläget leveranser av underhållsmaterial till deras verksamhet i Kiruna via två typer av leveranser, dels genom samleverans från företagets hubb i Gävle men även genom övriga leveranser direkt från leverantör till LKAB Kiruna. Av dessa två typer av leveranser är samleveransen från hubben den främsta då den motsvara ungefär 80 procent av allt inkommande gods. Den inkommande lastbilen från hubben består i snitt utav 40–50 stycken ordrar från olika leverantörer, per leverans. Hubbleverans sker kontinuerligt en gång varje vardag och omfattar en lastbil med släp. De övriga leveranserna är ungefär 10–15 transporter per dag och motsvarar sammanlagt ungefär 20 procent av allt inkommande gods. En illustration av hur dessa leveransflödena ser ut ges av Figur 6 nedan.
Figur 6 – Överskådlig bild över inkommande flödet av underhållsmaterial till LKAB:s område i Kiruna.
I figuren representerar de röda heldragna linjerna de två typer av inleveranser som tidigare nämndes och sker i dagsläget till centralförrådet i Kiruna, där den tjockare linjen är den dagliga inleveransen från hubben. Hubbtransporten levererar även gods till LKAB:s verksamheter i Svappavaara och Malmberget under samma rutt, detta visualiseras dock ej i figuren ovan då studien är begränsad till verksamheten i Kiruna.
22
5.2 Centralförrådet
Genom centralförrådet i Kiruna passerar större delen av allt inkommande underhållsmaterial. Första steget för godset när det anländer till centralförrådet är att det godsmottages. Vid godsmottagningen så separeras godset i två kategorier; vanligt material och x-material. Vanligt material är det gods som ska lagerföras medans x-material är gods som ska transporteras direkt ut till intern slutkund. Det gods i form av artiklar som lagerläggs är för att täcka upp tidigare uttag. Uttaget har då aktiverat en köpsignal för att saldot efter uttaget är för lågt för att kunna garantera en viss servicegrad till de interna kunderna. Fördelningen mellan de olika kategorierna samt en överskådlig bild går att se i Figur 7 nedan.
Figur 7 – Överskådlig bild över totala inkommande flödet av gods i centralförrådet.
Ungefär 46 procent av allt inkommande gods transporteras vidare direkt till slutkund efter att ha passerat centralförrådet där det mottagits och sorterats. Nästan allt resterande gods, ungefär 54 procent av det inkommande godset lagerförs i centralförrådet. Det är dock en liten andel av det inkommande godset till LKAB som aldrig passerar centralförrådet, utan det levereras istället direkt ut till interna kunder. Det är i huvudsakligen gods i form av artiklar som är stora och svåra och hantera samt artiklar som interna kunder omgående är i behov utav, detta flöde av artiklar bortses från i ovanstående figur.
Centralförrådet är uppdelat i två olika lageravdelningar, dessa kallas för varmförrådet och kallförrådet. Underhållsmaterial som är känsligt för kyla, är mindre till storleken och har hög omsättningshastighet placeras i den varma delen av centralförrådet, varmförrådet. Resterande underhållsmaterial, där bland större artiklar placeras i den kalla delen av centralförrådet, kallförrådet. En detaljerad bild över centralförrådets layout ges av Figur 8 nedan, där varmförrådets lagerhyllor representeras av rött och kallförrådets lagerhyllor av blått.
23
Figur 8 – Kartläggning av Centralförrådet.
Den röda pilen i den nedre delen av Figur 8 representerar godsmottagning av inleveranserna som sker till centralförrådet. Inleveransen av vanligt material, som representeras av den svarta heldragna linjen, sker antingen till den del som kallas för varmförråd eller till den del som kallas för kallförrådet beroende av vilken typ av underhållsmaterial det är och vilken lagerplats det har. Inleveransen av x-material representeras i figuren av den röda heldragna linjen, denna leverans transporteras direkt till lastkajen för intern utleverans som syns i den övre vänstra delen av figuren. Det material som lagerläggs, tidigare benämnt som vanligt material, transporteras enligt den svarta streckade linjen från antingen varmförrådet eller kallförrådet till någon av lastplatserna för interna utleverans, beroende på storleken av underhållsmaterialet. Material som plockas från varmförrådet passerar först paketeringen innan det placeras på lastkajen för intern utleverans.
5.3 Godsmottagning
Hanteringsprocessen utav de olika kategorierna av gods går till på samma sätt. Godset från den inkommande lastbilen till LKAB lastas först av för att sedans transporteras in till en avlastingsyta inne på centralförrådet. Figur 9 visar hur avlastingsprocessen från en ankommande hubbtransport ser ut. När godset väl har kommit in på centralförrådet och står på avlastningsytan så bockas de olika leveranserna av manuellt med papper och penna utifrån ett manifest. Godset kontrolleras även så att det ser helt ut.
24
Figur 9 – Avlastning av gods från en hubbleverans till centralförrådet.
Nästa steg för personalen är att sortera godset utifrån om det är x-material eller vanligt material. Sorteringen görs genom att personalen manuellt läser av följesedlarna, i vissa fall står det specifikt vilken typ av gods det är och vart det ska. Om det inte gör det måste personalen använda sig utav en stationär dator, som finns placerad på kallförrådets kontor, för att kunna söka på inköpsnumret och på så sätt kunna specificera typen av gods samt slutdestination för godset. För varje mottagen order för x-material skickar personalen vid godsmottagningen manuellt ett mail, sms eller telefonsamtal till slutkunden att godset har anlänt till LKAB. Därefter körs detta gods till den lastplats som är avsedd för interna utleveranser. Godset levereras en halvdag senare, vilket betyder att om godset anländer på förmiddagen levereras det samma dag på eftermiddagen och om godset anländer på eftermiddagen levereras det nästkommande förmiddag, med undantag helger.
5.4 Interna utleveranser
Från centralförrådet sker det dagligen interna utleveranser till LKAB:s olika verksamheter. Dessa dagliga utleveranser motsvarar i genomsnitt 100 stycken ordrar från interna kunder på LKAB. Som tidigare nämnt så sker utleveranserna av mindre gods vid den lastkaj som kan ses i Figur 8 tidigare i rapporten. Där sorteras godset beroende på vilken slutdestination det har, detta kan ses i Figur 10 nedan. Det finns fem olika portar motsvarande fem olika områden hos LKAB, som godset kan sorteras in i. Inom dessa fem områden finns det i dagsläget sammanlagt cirka 180 stycken slutdestinationer. Större gods inom kategorin x-material skickas direkt från godsmottagningen, det vill säga större gods passerar inte genom centralförrådet till den lastplats för utleveranser som finns beskriven i Figur 8.
25
Figur 10 – Gods i väntan på utleverans till slutkunder
Det finns i dagsläget totalt sju turbilar som förser verksamheten med gods från centralförrådet i Kiruna. Av de sju turbilarna är fem av dessa vanliga lastbilar, en är en minibuss för transport av mindre gods och den sista turbilen är en specialanpassad lastbil för att kunna köra otympligt gods ner i gruvan. Det är olika entreprenörer som ansvarar för de olika turbilarna vilket kan ses i Tabell 3. Entreprenör 1 ansvarar för fyra turbilar (turbil 1-4) och av dessa ska alltid en vara i beredskap för att kunna utföra expressleveranser om det skulle dyka upp. Det finns ingen fastlagd rutt eller fast tidtabell för dessa fyra bilar utan de kör kontinuerligt under den arbetstid som kan ses i tabellen.
Tabell 3 – Beskrivning av turbilarnas transportgods, leveransområden och beställningsform för leverans.
Turbil Typ av fordon Huvudområde Entreprenör Arbetstid
Turbil 1 Lastbil Gruvan i Kiruna Entreprenör 1 06:00-13:40
Turbil 2 Lastbil Gruvan i Kiruna Entreprenör 1 06:00-13:40
Turbil 3 Lastbil LKAB ovan jord i Kiruna
Entreprenör 1 06:00-14:40
Turbil 4 Lastbil Företag Kiruna Entreprenör 1 06:00-14:40
Turbil 5 Minibuss Företag Kiruna LKAB 05:30-13:30
Turbil 6 Lastbil Svappavaara-Kiruna-Malmberget
Entreprenör 2 06:00-14:40
Special-transport Specialanpassad lastbil Gruvan i Kiruna Entreprenör 3 Vid behov
Nedan i Tabell 4 beskrivs vad de olika turbilarna huvudsakligen transporterar, hur beställningen går till och vilka leveransområden bilarna främst har. Dessa leveransområden är turbilarnas huvudsakliga områden men då det finns behov av extra transport på de andra områdena är turbilarna 1-4 flexibla och kan hjälpa till på dessa områden. Turbilarna 1-4 är även
26
anslutna till en tjänst kallad ordermottagning som ska vara aktiv 05:30-15:30 vardagar. Under övrig tid ska en person alltid ha beredskap och bara tillgänglig dygnet runt, detta för att verksamheten ska kunna beställa transporter av gods dygnet runt.
Tabell 4 – Kortfattad beskrivning av de olika turbilarnas rutter och transportgods.
5.5 Hubbverksamhet Gävle
LKAB:s hubbverksamhet finns lokaliserad i Gävle, den ägs och hanteras externt av DHL. Hubben används i dagsläget för att samordna transporter från cirka 70 olika större leverantörer till LKAB:s verksamheter i norra Sverige. Innan LKAB valde att etablera en hubb skedde det dagligen ett större antal transportleveranser med gods till verksamheten i Kiruna, leveranserna innehöll endast ett fåtal artiklar per leverans och kunde anlända vilken tidpunkt som helst. Införandet av hubben har resulterat i att antalet ankommande leveranser har reducerats samt att punktligheten för ankommande leveranser har ökat. Denna hubbverksamhet kontrolleras och styrs till stora delar av ett externt kontrolltorn som även det sköts av DHL och som finns lokaliserat i Märsta, se avsnitt 5.6 för en utförligare beskrivning av kontrolltornet.
I dagsläget sker leveranser av gods från olika leverantörer till hubben där det sker en lättare form av godsmottagning än den godsmottagning som sker i förråden. Godset kontrolleras om det är helt och om det har rätt inköpsordernummer, de undersöker alltså inte vad som ligger i paketen utan endast att inköpsordernummer stämmer. Kontrolltornet har då bokat flera transporter till hubben från olika städer och sedan informerat hubben om vilka olika inköpsordernummer som kommer att komma och det är sedan hubbens jobb att manuellt kontrollera inköpsordernummer genom att jämföra det med den information som har skickats från kontrolltornet. Om allt är helt så lastas godset på eftermiddagen eller nästa dag beroende på när godset anländer till hubben.
Sedan delas godset in i olika grupper beroende på vilken destinationsort det har. Uppdelningen sker i form av att godset placeras i olika fysiska rutor där varje ruta representerar varsin leveransort. Det finns i dagsläget tre stycken olika rutor, där rutorna representerar orterna Svappavaara, Kiruna och Malmberget. Efter att godset har delats upp i rutorna lastas det sedan på hubbtransporten för utleverans som sker en gång varje vardag. Hubbtransporten består av
Turbil Transport av Transport till/från Beställning
Turbil 1 Gods från centralförrådet Gruvan i Kiruna Rutin,
ordermottagning
Turbil 2 Gods från övriga platser Gruvan i Kiruna Rutin,
Ordermottagning
Turbil 3 Gods från centralförrådet Sovring, anrikning och
kulsinterverk Rutin, ordermottagning
Turbil 4 Gods från övriga platser LKAB industriområde,
företag Kiruna Ordermottagning
Turbil 5 Mindre gods från företag i Kiruna
LKAB centralförråd, LKAB malmtrafik
Rutin
Turbil 6 Gods mellan verksamhetsorterna Svappavaara, Malmberget, företag i Kiruna Rutin Special-transport Otympligt gods från centralförrådet Gruvan Rutin, ordermottagning
27
en tung lastbil med tungt släp och den levererar samtligt gods från alla tre rutor till respektive leveransort i en och samma körning.
Sammanfattningsvis kan hubben beskrivas som en leverantör till kontrolltornet som utför en tjänst, hubben ska säga till om något inte stämmer, till exempel om något är skadat eller om de har fått fel paket utifrån de inköpsordernummer som kontrolltornet förser dem med.
5.6 Kontrolltornet
Kontrolltornet är en egen extern funktion som hanteras av DHL, den ingår i ett eget separat affärsområde inom DHL och har ingenting med deras lastbilar, flygplan och andra transportmedel att göra. LKAB saknar en intern speditionsavdelning och kontrolltornet kan då ses som en form av förlängd arm som agerar extern speditionsavdelning och då hanterar bokning av transporter. Kontrolltornet hanterar endast den bokning av frakt som är för det inkommande godset, in till förråd. Deras uppgift är att se till att godset kommer till LKAB:s olika leveranspunkter som då är Svappavaara, Kiruna och Malmberget. Godset kan tillhöra två kategorier av material, det kan dels vara vanligt material som ska in på förrådet och läggas på lager och det kan även vara beställda produkter, tidigare benämnt X-material, som ska direkt ut i LKAB:s verksamheter till deras interna slutkunder.
Kontrolltornets uppdrag är att koordinera och boka transporter. De får information från olika leverantörer att de har gods redo för hämtning och ordnar då en leverans. Det fungerar så att från LKAB:s affärssystem Movex går det en filöverföring till kontrolltornets egna system, filen innehåller alla de leverantörer som ska skicka gods via hubben, där ser man bland annat inköpsorder och vilket datum det ska lämna leverantören. Kontrolltornet gör också en viss form av bevakning, i form av att kontrollera om det har kommit packuppgifter från leverantörerna. Om det visar sig att det inte har kommit från en viss leverantör i tid så ringer kontrolltornet och undersöker varför godset inte har packats då det har passerat färdigdatumet. Likaså om en leverantör skickar packuppgifter för gods flera veckor för tidigt, då får godset stå kvar och vänta hos leverantören tills det datum då det ska levereras eftersom LKAB inte har något behov av godset tidigare än det.
5.7 Affärssystemet Movex
Movex är ett affärssystem som till en början var utvecklat för svenska kunder. Men sedan de blev uppköpta av Infor M3 ingår de nu mera i en världsomfattande koncern som förser företag över hela värden med affärssystemet Infor M3. Movex har samma filosofi och samma huvudsakliga uppgift som den nyare versionen av Infor M3 (Business Wire, 2006). De riktar in sig på företag inom tillverkning, distribution och serviceinriktade företag, i och med att systemet är anpassat efter dessa företag möjliggör det att företagen kan fokusera på hur de vill styra verksamheten (Infor, 2014; LKAB, u.å).
LKAB har integrerat Movex väl i verksamheten, vilket innebär att större delen använder sig av Movex. Nästan alla externa och interna inköp och beställningar görs direkt via Movex, den delen som inte gör det är de inköpen som görs via den digitala e-handelsbutiken. Dock förs även ordrarna för dessa köp in i Movex efter att beställningen har utförts. Den ekonomiska delen på LKAB hanteras också i affärssystemet vilket bland annat innefattar fakturahantering och interndebiteringar. LKAB använder även Movex för att styra och övervaka det fysiska flödet av gods och material, där ingår bland annat saldonivåer av olika förrådsmaterial samt olika statusnivåer som indikerar vart gods befinner sig. En del i det vardagliga arbetet där Movex inte används som verktyg är när olika typer av rapporter ska framföras. Då använder
28
sig LKAB istället av Clickview, ett verktyg som på ett lämpligare och mer användarvänligt sätt kan visa den data som finns i Movex. Den data som presteras i Clickview baseras därmed på den data som finns i Movex.
5.8 Process för inköpta artiklar
Processen för beställning av underhållsmaterial är liknande för de båda kategorityperna. Nedan i Figur 11 beskrivs processen för beställning av underhållsmaterial tills det att det når intern slutkund.
Figur 11 – Leveransprocessen för x-artiklar och vanliga lagerbokförda artiklar.
Från e-butiken skickas en inköpsorder till LKAB:s affärssystem Movex som sedan godkänns och skickas tillbaka till butiken. Efter attest skickas en inköpsorder till leverantören från e-butiken och leverantören svarar med en orderbekräftelse. Därefter skickas en leverans som antingen går direkt till LKAB eller via deras hubb i Gävle och sedan vidare i en samleverans till LKAB. Direktleveransen kan ske till en rad olika verksamheter inom LKAB, bland annat förrådet i Malmberget, till Svappavaara men främst till centralförrådet i Kiruna. Leveransen från hubben går via en rutt som passerar och levererar gods i Svappavaara, Kiruna och Malmberget. När leveransen är framme kontrolleras den mot följesedeln, där inköpsordern kontrolleras i affärssystemet Movex för att ta reda på vilka som är vanliga artiklar och vilka som är x-artiklar, och sortera dem i dessa kategorier.
Vid nästa steg skiljer sig processen åt mellan de två olika artikelkategorierna, figuren visar att de vanliga artiklarna rapporteras som inlevererade och transporteras till respektive lagerplats i centralförrådet, detta representeras av de streckade pilarna. För den andra kategoritypen, x-artiklar, skickas det ut ett mail till respektive beställare, därefter sorteras och placeras paketen vid LKAB:s lastbrygga för utleverans, en bild av detta ges av Figur 10 i avsnitt 5.4. X-materialet sorteras efter vilket område inom LKAB det har som slutdestination. Paketen levereras sedan via den interna transporten som beskrevs tidigare till respektive godsmottagning och slutligen till den interna slutkunden.
Processen för de två olika kategorityperna skiljer sig inte avsevärt, processen ser likadan ut i de första stegen men skiljer sig mot slutet då artiklarna har nått inleverans hos LKAB:s centralförråd i Kiruna och kontrollerats mot följesedeln samt Movex, vilket ges en tydligare bild av i Figur 11.
29
6 Analys
I detta avsnitt presenteras den analys som gjorts av nuläget och den teoretiska referensramen. Avslutningsvis analyseras data från förgående år, 2016, gällande beställningar av underhållsmaterial från fallföretaget.
6.1 Nulägesanalys
I den genomförda nulägesbeskrivningen kartlades de olika processerna i flödeskedjan för underhållsmaterial och det framgick då att det arbete som utförs i hubben inte är integrerat med resterande delar av flödeskedjan. Detta menar Flynn et al. (2010) leder till slöseri av värdefulla resurser då det uppstår friktion mellan de olika processerna och aktiviteterna i kedjan. Det finns i dagsläget potential att utveckla hubbens arbetssätt och integrera det med resterande delar av flödeskedjan för att få ett effektivare flöde av underhållsmaterial och minska slöseri. I nuläget arbetar hubben som en enklare terminal för cross-docking, där den endast kontrollerar och sorterar det gods som ankommer utifrån vilken av de tre orterna Kiruna, Svappavaara och Malmberget godset ska till. Detta arbete leder till att godset behöver godsmottas och sorteras ytterligare en gång i flödeskedjan, då godset når centralförrådet i Kiruna. Denna dubbla hantering leder enligt Bowersox och Closs (1996) till en ineffektivare flödeskedja, detta eftersom en flödeskedja är effektivare desto färre gånger en produkt hanteras.
Vid kartläggningen av de olika processerna framgick det även att det utförs omständligt men i dagsläget nödvändigt manuellt arbete vid centralförrådet i Kiruna. Vid godsmottagningen i centralförrådet sker i dagsläget huvudsakligen manuellt arbete som går att effektivisera med hjälp av automatisering. Flera förespråkare för automatisering, där bland Groover (2008), menar på att automatisering kan leda till bland annat ökad arbetsproduktivitet, avlastning av manuellt arbete, minskad ledtid och minskade arbetskostnader. Det manuella arbetet vid godsmottagningen innefattar att personalen för hand läser av och identifierar de olika paketen för att kunna bocka av och sortera dem. Informationen på paketen är varierande och ibland saknas information om vilken typ av gods det är och vart det ska, i dessa fall måste personalen med hjälp av en stationär dator, placerad på förrådets kontor, söka på det inköpsnummer som finns för att kunna specificera godstypen och dess slutdestination. Utöver detta behöver personalen, för varje mottagen order av x-material, meddela slutkunden att godset har anlänt till LKAB, detta görs antingen via mail, sms eller telefonsamtal.
Utifrån den studerade litteraturen och den nulägesbild som skapats finns det för fallföretaget olika utmaningar vid en implementering av automatisering. Både Baker och Halim (2007) och Dadzie och Johnston (1991) nämner utmaningar av relevans för LKAB. Ett av problemen är kapacitet, detta i form utav begränsad integration med andra system. LKAB använder sig i dagsläget av affärssystemet Movex och implementering av nya automatiseringslösningar kräver oftast ett ytterligare system som är ett mer renodlat lagerhanteringssystem, mer känt