Ny teknik övertar arbetsuppgifter - Höga förväntningar på ny teknik

En mindre grupp medlemmar instämmer (16 procent) i att teknik kan göra uppgifter som de tidigare utförde manuellt och drygt hälften instämmer inte (56 procent) utan teknik

”Tar fokus från barnen, mindre gemensamma aktiviteter med barngruppen, stress o irritation när inte tekniken fungerar”, enligt kommentar.

Figur 8. Ny teknik (dator/robot/maskin/AI) kan göra uppgifter som vi tidigare utförde manuellt

Källa: Kommunals medlemspanel (Novus), februari 2020.

Svaren skiljer sig åt inom medlemsgruppen. Män instämmer oftare än kvinnor att ny teknik kan göra uppgifter som de tidigare utförde manuellt. Yngre instämmer oftare än äldre. Anställda i kommuner instämmer oftare än anställda i regioner och privat.

Vårdbiträden instämmer oftare än undersköterskor respektive personliga assistenter.

Slutligen instämmer medlemmar inom förskola/skola oftare än medlemmar inom funktionshinderomsorg respektive trafik.

På vilket sätt har ny teknik påverkat ert sätt att jobba?

I undersökningen var det också möjligt att lämna en avslutande kommentar ”Har du några övriga kommentarer om på vilket sätt ny teknik har påverkat ert sätt att jobba?”

där svaren visar på brist på delaktighet vid införandet av ny teknik. Av de nära 260 kommentarerna var de vanligast förekommande orden tid, mer, fungerar, stress, ska, bra, personal och dokumentation²⁴. Ordmolnet nedan bekräftar resultat som framkommit i tidigare undersökningar angående digital teknik och arbetstekniska hjälpmedel.²⁵ Figur 9. Ett ordmoln där storleken på orden visar hur vanligt

förekommande de är bland kommentarerna.

Källa: Kommunals medlemspanel (Novus), februari 2020.

Det gick också att sortera kommentarerna i fyra områden där teknik har haft både positiva och negativa konsekvenser för medlemmarnas sätt att jobba – arbetsinnehåll,

intryck där det personnära arbetet blir bortprioriterat till fördel för digital dokumentation

”Det är bra med ny teknik men, när det gäller att arbeta med människor så är mötet viktigast” respektive ”För mycket dokumentation och för mycket uppmärksamhet dras till arbetet med arbetstelefon”.

Inom förskolan handlar det om att ”Det finns många måsten för dokumentation av arbetet med barnen. Tid för detta är svårt att få till”. Situationen är liknande ”I hemtjänsten blir tekniken bara en tidstjuv som i huvudsak bidrar till att dels inte underlättar, dels en.skapar ökad bemanning högre upp i organisationen. Vi på golvet får bara ännu en arbetsuppgift men blir inte av med några av de övriga omsorgsuppgifterna”. Inom personlig assistans ”Teknik inom min bransch innebär att vi måste sitta mer vid en dator på brukarens beviljade assistanstimmar, då det mesta av kommunikationen med chef, hemsjukvård, fysioterapeut o arbetsterapeut med flera ska ske via ett internt system. Vi ska då också läsa detta”.

Det handlar också om att den nya tekniken kräver tid för underhåll. Oavsett om det gäller hjälpmedel till medborgarna eller IKT till medarbetarna så krävs nedladdningar och uppdateringar av appar, att fylla på simkort, instruera och säkerställa att laddningen fungerar, för att använda dem. Möjligheterna att kommunicera och dokumentera innebär samtidigt att mer arbetstid förläggs på dessa arbetsinsatser, vilket innebär ändrade arbetsprocesser och prioritering av arbetsuppgifter.

Fördelningen av arbetstid på olika arbetsuppgifter utgår ifrån ett begränsat antal arbetstimmar som verksamheten har till sitt förfogande vid rådande bemanning, det vill säga en tidsrestriktion. I en situation där fler arbetstimmar fördelas på dokumentation (i dator/mobil/platta) blir det färre arbetstimmar kvar att fördela på kärnverksamhet, det vill säga att utföra välfärdstjänster till medborgarna. Utan justering av tidsrestriktionen riskerar det att uppstå en situation där ”Vi har fått mer och mer på oss att dokumentera så vi stjäl tid från brukarnas tid istället. Mera sådant istället för att ta den tid och spendera med de boende” och ”Jag tycker att all rapportering via datorn tar mkt tid som vi knappt har och som ska göras på arbetstid. Tid som inte finns”.

Beskrivningen ovan visar på en ohållbar och obegriplig situation där det råder en obalans mellan krav och resurser, där tid för dokumentation ofta är osynlig bland arbetsuppgifterna.

Ur ett medarbetarperspektiv resulterar situationen i dels en sämre psykosocial arbetsmiljö med mer stress och ökad sjukfrånvaro, dels ett missnöje över arbetsvillkoren och svårigheter att på kort och lång sikt rekrytera yrkesutbildad arbetskraft till välfärden.

När den digitala infrastrukturen leder till sämre patientsäkerhet och ineffektiva arbetsprocesser

Idealt bidrar digital teknik till ökad patientsäkerhet när värdefull data om patienten dokumenteras och sprids i ett gemensamt kommunikationssystem där det blir ”Lättare när det funkar” och visar att ”alla kunder får sina insatser”. Möjligheten till digitala lås innebär att medarbetarna inom larm och hemtjänst ”kommer att kunna åka direkt till kunder” och ”kameraövervakning nattetid” minskar restiderna samt bidrar till bättre sömn för omsorgstagarna.

Av kommentarerna framkommer dock en situation där en instabil och osäker digital infrastruktur gör det ”Väldigt sårbart när tekniken inte fungerar” och ”Det funkar dåligt när internet ligger nere. Ha digital incheckning och utcheckning på nätet behöver

ett stabilt internet” vilket riskerar patientsäkerheten. De bidrar också till ineffektiva arbetsprocesser utan meningsfullhet, hanterbarhet och tillämpbarhet (Känsla av sammanhang, KASAM) där ”Nya journalsystem som inte fungerar bra, är långsamma, tröga och förlorar genomförandeplaner. Ingenting görs åt detta trots upprepade påpekningar” som ”fungerar inte alltid och då får man jobba som tidigare”.

Ett ökat beroende och användning av digital teknik ställer också högre krav på att den digitala infrastrukturen är anpassad till organisationens ekosystem av välfärdstjänster.

Det är ohållbart att ”Allt beror på omständigheter. Jag tror att vi måste bli bättre på att informera SKR om allvaret av att ha backup på system och programvaror, så att det fungerar även under krissituation, strömavbrott, hot/yttre påverkan”. Om allt fler arbetsuppgifter är inlagda i det digitala systemet som försvinner vid strömavbrott är det omöjligt att få stöd från IKT-lösningarna, vilket påverkar oerfarna medarbetares kännedom om deras arbetsuppgifter respektive alla medarbetares möjligheter att läsa, dokumentera och följa upp i systemet.

Förutom problem med säkerhet och arbetsprocesser tillkommer brister i tillgången på internetuppkoppling, datorer, mobiltelefoner och iPads samt support för att kunna använda olika digitala lösningar dygnet runt. Resultatet blir en ineffektiv tillämpning av den digitala tekniken där ”Gamla datorer som har undermålig programvara tar tid i anspråk som kunde använts bättre tex vårdarbetet” och ”på min arbetsplats har vi bara gamla maskiner och datorer för att det kostar för mycket och vi har inte råd”. Samtidigt är det många som upplever att tekniken inte är färdigutvecklad och anpassad utifrån verksamhetens behov, vilket leder till att den ofta fallerar, krånglar till jobbet, skapar väntetider och är inte kompatibla med varandra.

Kommentarerna visar att i dagsläget är det inte självklart att de digitala systemen bidrar till bättre arbetsprocesser ”Och sedan i förlängningen, det kommer handla om vilken intention man har, är det för att spara pengar, kunna dra ned på personal, eller använder man IT/AI för att underlätta arbetsmiljö för befintlig personal”. Därutöver bidrar de också till mycket frustration och stress hos både omsorgstagare och medarbetare samt anhöriga när tekniken inte fungerar som utlovat. Det är också uppenbart att

medarbetarnas behov av digitala stöd i arbetet inte har haft högsta prioritet vid

arbetsgivarnas kravspecifikation i sitt förfrågningsunderlag vid upphandlingen av digitala lösningar i ett ekosystem. Värt att beakta är att dessa investeringar är kostsamma, och ineffektiva lösningar riskerar att normaliseras och socialiseras i organisationerna.

medarbetaren. Emellertid innebär den tidigare nämnda tidsrestriktionen att arbetsinsatserna är optimerad utifrån ett kalenderbaserat tidsstyrningssystem, som gör det svårare för

arbetsgivarna att individualisera introduktionen och kontinuerlig vidareutbildning utifrån medarbetarnas erfarenhet och vana av att hantera olika digitala lösningar.

En hållbar organisering av arbetet kräver också att alla medarbetare får tillgång till vidareutbildning med återkommande utbildningsinsatser, inklusive tid för övning och repetition. I annat fall finns det en risk för ”Ökad arbetsbelastning och stress pga. nya arbetsuppgifter som få av oss behärskar fullt ut” där känslan att hela tiden ligga efter bidrar till stress hos individen och om de inte hinns med irritation hos nästa arbetslag som får överta dem. Det skapar bättre förutsättningar för sjukskrivna, föräldralediga och tidsbegränsat anställda att lära sig och behärska nya arbetsrutiner för respektive system.

Men implementeringen upplevs oftare som ”Stressigt när nya saker införs för snabbt, när inte alla behärskar tekniken när den strular” med ”Nya riktlinjer att följa utan genomgång hur det praktiskt ska gå till”. Att utbilda så kallade superusers är vanligt, men metoden bidrar samtidigt till en sårbar organisation vid deras frånvaro.

En kontinuerlig vidareutbildning i hanteringen av den nya tekniken ger begriplighet, meningsfullhet och hanterbarhet, där känslan av sammanhang (KASAM) bidrar till en bättre arbetsmiljö och förebygger sjukfrånvaro. Det kan också minska rädslan bland de medarbetare som är ovana vid den nya tekniken och tillhörande arbetssätt. För dem är utbildning särskilt viktigt för att känna trygghet i att göra ett bra jobb.

När IKT begränsar medarbetarnas handlingsfrihet och osynliggör arbetsuppgifter

Införandet av olika former av IKT har haft omfattande effekter på medarbetarnas

arbetssituation, arbetsprocesser och arbetsinnehåll. Det gäller även på organisationsnivå där man ”befarar att det är viktigare att kommunicera med datorn än direkt med människan”.

I en situation där arbetsinnehållet blir allt mer styrt av kalenderbehov, och inte individens dagsaktuella leder detaljstyrningen till att begränsa medarbetarnas handlingsfrihet. Det innebär också att de arbetsuppgifter som inte går att registrera som data i systemet inte finns, till exempel vattna blommor varma sommardagar, tanka tjänstebilen eller springa på larm (en ytterligare mobiltelefon). Alla arbetsuppgifter som saknar en kod för registrering blir därmed osynliga, de räknas inte och ingår därmed inte heller i tidsrestriktionen.²⁶ Märkligt nog gäller det här även vid återkommande arbetsuppgifter, och inte enbart vid oförutsedda händelser.

Högt ställda förväntningar, eller snarare förhoppningar om kostnadseffektivitet och automation bidrar istället till politiska beslut om lägre bemanning, som i realiteten innebär ökad stress och risk för ohälsa hos medarbetarna. Här finns det en uppenbar risk att ”om det i planeringen för framtiden fokuseras mindre på att det är människor vi arbetar med/för, glöms ofta bort i jakten på insparade pengar”. Om dessutom måttet för kostnadseffektivitet utgår från en felaktig tidsrestriktion som endast innehåller i systemet registrerbara arbetsinsatser per tidsenhet blir den följden att ”Mer arbetsrelaterade uppgifter att göra på min fritid: på arbetsplatsen finns arbetsmobil som arbetsgivaren INTE går med på att aktivera data/internet där vi har ny teknik men kan inte använda

26 Idag har systemet inga analyser av skriftliga noteringar i dag- och journalanteckningar.

den, arbetsgivaren säger att vi ska använda våra privata mobiler för att t.ex. maila arbetsgivaren på arbetstid eller kontrollera/signera våra arbetstider”.

På arbetsplatsen har chefen en viktig roll där tydlighet och efterlevnad av fastställda regler och lagar, såsom personuppgifts- respektive kameraövervakningslagen, säkerställer att systemen inte används för kontroll och övervakning av medarbetarna. I annat fall inträffar icke önskvärda situationer där ”Den tar mer tid än den ger tillbaks och det blir mycket kontroll över personal”. Men en chef kan inte trolla med knäna och antalet administratörer ökar när chefen inte hinner. Det blir samtidigt svårt att hantera tekniken när ”kommunen sparar pengar för oss anställda så vi inte får ha en fungerande skrivare på arbetsplatsen, arbetar 5 mil utanför centralorten”.

Inom förskola upplevs teknik som positivt när den fungerar och kommer till användning i det pedagogiska arbetet, till exempel vid språkutveckling. Nackdelar uppstår när tekniken ersätter kommunikation inom arbetsgruppen och skapar osäkerhet när systemet inte fungerar. Inom äldreomsorgen upplevs olika former av positionslarm som positivt, men de kan inte ersätta det allra viktigaste, den mänskliga närvaron på en demensavdelning.

Det finns tyvärr inga kommentarer som belyser på vilket sätt arbetsgivarna har

inkluderat medlemmarna i implementeringen och gemensamt utvecklat verksamhetens arbetsprocesser utifrån medarbetarnas skilda behov och erfarenheter. Det är till exempel möjligt vid utformningen av kravspecifikationen inför upphandling av en digital lösning.

För att det ska vara möjligt krävs dock medskapandeprocesser som inkluderar olika användares behov utifrån deras profession och yrkeskunskap.²⁷ I annat fall finns det en överhängande risk att kravspecifikationen bidrar till att socialisera och cementera digitala system (ny teknik) som en del av arbetsgivarnas befintliga hierarkiska maktstrukturer och överordnas professionerna.²⁸ Därmed kommer genomförandet av digitalisering inom offentlig verksamhet att gå stick i stäv med kunskapen om olika användares behov av delaktighet i utvecklingsarbetet.

Diskussion

Den Nordiska modellen har under lång tid skapat bra förutsättningar för att samhället, verksamheter och medarbetare ska kunna dra nytta av den nya tekniken. Den är också en bra grund för medskapandeprocesser inför, under och efter implementering av digitala lösningar. Det är något som de Europeiska arbetsgivare- och fackliga organisationerna BusinessEurope, SMEunited, CEEP and the ETUC (and the liaison committee

EUROCADRES/ CEC) redan har kommit överens om.²⁹ Ibland är dock steget från europeisk- till arbetsplatsnivå långt.

Har den nya tekniken uppfyllt de högt ställda förväntningarna?

Resultaten i undersökningen visar att medlemmar i Kommunal inte anser att de högt ställda förväntningarna på ny teknik har blivit uppfyllda. Teknik har varken bidragit till mindre kostnader eller effektiviserat verksamheten. Arbetsmiljön har inte blivit mindre tung och stressen har ökat. Systemen för rapportering och kommunikation (IKT) har bidragit till att göra arbetet enklare för vissa och svårare för andra samt ökat mängden dokumentation för alla. Hittills har ny teknik inte bidragit till att minska mängden manuella arbetsuppgifter i stor skala. Samtidigt kan många medlemmar inte påverka på vilket sätt deras arbetsuppgifter ska förändras.

Är Fagforbundets medlemmar mer positiva än Kommunals?

Undersökningen visar att medlemmarna i norska Fagforbundet upplever att de både har större inflytande över sina förändrade arbetsuppgifter och att tekniken uppfyller förväntningarna än medlemmar i svenska Kommunal. När det gäller kostnadseffektivitet ser Fagforbundets medlemmar en tydligare koppling där ny teknik bidrar till minskade kostnader och gör verksamheten mer effektiv. De är också mer positiva till IKT som förenklar, men håller med om att mängden dokumentation ökar.

Finns det skillnader bland medlemmarna i Kommunal?

Medlemmarna har olika upplevelser av situationen beroende på åldersgrupp, kön, anställningsform, arbetstider och bransch

.

att ny teknik bidrar till både minskade kostnader för verksamheten och till ökad stress i arbetet, än män. Män upplever dock i större utsträckning än kvinnor att ny teknik kan utföra tidigare manuella arbetsuppgifter.

Anställningsform och arbetstid

Tidsbegränsat anställda upplever att ny teknik oftare bidrar till att effektivisera

verksamheten och till mindre tunga och fysiska arbetsuppgifter, än tillsvidareanställda.

Heltidsarbetande upplever oftare än deltidsarbetande att de har möjlighet att påverka sina arbetsuppgifter och att ny teknik bidrar till att effektivisera verksamheten. De upplever också oftare att omfattningen på dokumentation och kommunikation är mer omfattande, än deltidsarbetande.

Branscher

Medlemmarna som arbetar inom förskola/skola är mer positiva än övriga. De upplever oftare att de kan påverka sina arbetsuppgifter, att tekniken bidrar till minskade kostnader och gör verksamheten mer effektiv. De upplever också att ny teknik bidrar till en mindre fysiskt tung arbetsmiljö och förenklar dokumentationen, samtidigt ser de att tekniken kan ersätta tidigare manuella arbetsuppgifter. Även inom trafik är många positiva och upplever att de kan påverka sina förändrade arbetsuppgifter och att teknik bidrar till att effektivisera verksamheten. De upplever inte att teknik kan ersätta fler tidigare manuella arbetsuppgifter i förhållande till övriga branscher. Inom funktionshinderomsorg upplever många medlemmar att teknik bidrar till en mer effektiv verksamhet där dokumentationen har blivit enklare och de upplever inte mer stress än i övriga branscher.

Uppfattningen är mer kritisk inom kök/städ där många medlemmar upplever att de inte kan påverka sina förändrade arbetsuppgifter. Verksamheten upplevs bli mer effektiv, men tekniken bidrar inte till mindre fysiskt tunga arbetsuppgifter, enklare eller mindre rapportering och kommunikation. Inte heller inom äldreomsorg upplever medlemmarna att de kan påverka sina förändrade arbetsuppgifter. Tekniken bidrar till ökad stress där IKT varken bidrar till att förenkla och minska mängden rapportering och kommunikation i branschen. Yrkesgruppen vårdbiträden upplever i större utsträckning än undersköterskor att ny teknik kan utföra deras tidigare manuella arbetsuppgifter.

Ska tekniken anpassa verksamheten eller ska verksamheten anpassa tekniken?

Den här undersökningen har visat att många medlemmar i Kommunal varken kan påverka på vilket sätt deras arbetsuppgifter ska förändras eller upplever att de har en bra struktur för yrkesutveckling på arbetsplatsen³⁰. Medlemmarna upplever bristande delaktighet i medskapandeprocesser i samband med förändringar av arbetet. Den tidigare rapporten visade på ett stort intresse men små möjligheter till kontinuerlig kompetens- och yrkesutveckling, vilket i kombination riskerar att leda till att verksamheten varken kan skapa en utvecklande och hälsosam arbetsmiljö för befintliga medarbetare eller attrahera ny arbetskraft i konkurrens med andra sektorer med högre lön och bättre arbetsvillkor.

30 Spånt Enbuske, A. (2021). Vem är orolig för ny teknik?, s. 21

I en situation där tekniken varken är anpassad eller designad utifrån medarbetarnas behov och arbetsprocesser går känslan av sammanhang³¹ förlorad. Bristen på delaktighet

förstärks av en tydlig könsmaktsordning i den hierarkiska organisationen. Alternativ finns där processerna på arbetsplats är överordnat tekniken, vilket möjliggör en tillitsbaserad styrning där den digitala tekniken bidrar till en verksamhet med hög kontinuitet och personkännedom samt flexibilitet utifrån medborgarnas individuella och varierande behov över dygnet.³²

Valet av förhållningssätt avgör om digitalisering kommer att förstärka redan befintliga brister i arbetsmiljön med en obalans mellan krav och resurser i arbetet, eller bidra till en bättre arbetsmiljö. Ett viktigt stöd i arbetsmiljöarbetet är en god tillgång till multidisciplinär och kvalitetssäkrad företagshälsovård med branschkunskap³³.

Makt, hierarkier och mätmetoder

Går det att anpassa den nya tekniken och digitala system utifrån medlemmarnas behov?

Javisst, är det möjligt. Men det kommer att kräva att de som idag utformar de tekniska systemen lär sig arbetsprocesserna, de som beslutar om förfrågningsunderlag vid

upphandlingar inkluderar alla olika typer av användare och att de som styr verksamheten har förtroende och tillit till att medarbetarna är bäst på att avgöra på vilket sätt

medborgarens individuella och varierande behov kan bli tillgodosedda.

Är förväntningarna på den nya tekniken rimliga och varför har Sverige inte tillämpat sina tidigare framgångsrika erfarenheter av medskapandeprocesser vid implementeringen av den nya tekniken inom välfärdstjänster? Svaret på båda frågorna kan delvis förklaras av New Public Management (NPM) och olika valfrihetsmodeller där ersättning till externa aktörer för deras utförda insatser respektive en budget i balans, har skapat incitament för implementering av standardiserade ekonomiska mät- och styrsystem som inte beaktar verksamhetens reella och flexibla arbetsprocesser samt individualiserat arbetsinnehåll.

Det är också relevant att ställa frågorna: Vem har utformat systemet? Vem samlar in data?

Vems personuppgifter är registrerade i data? Vem tjänar på systemet? Vem kan potentiellt lida skada av systemet? Svaret på vem-frågorna³⁴ är vanligtvis att det inte är medarbetarna inom den kvinnodominerade offentliga sektorn. Frågorna är också självklara att ställa vid förberedelser inför upphandlingar.³⁵

Vägen framåt ställer krav på ändrad styrning och arbetsprocesser

Den här undersökningen har visat att medlemmarna i Kommunal upplever att ny teknik inte uppfyller högt ställda förväntningar. Rätt förutsättningar saknas också för dess genomförande. Kommunal presenterar därför förslag inom tre områden:

utbildningsinsatser på arbetstid, en säker digital arbetsmiljö på arbetsplatsen och en modell för tillitsbaserad digitalisering där medskapandeprocesser synliggör professioner och yrkeserfarenhet samt skapar en känsla av sammanhang i arbetet. Nedan finns en kort genomgång av de två första förslagen och en längre beskrivning av det tredje.

1. Investera i utbildningsinsatser på arbetstid

Den Nordiska modellen med starka parter och offentlig finansiering av utbildningssystemet är avgörande för att kunna bemöta den tekniska utvecklingen i arbetslivet. Stora nationella satsningar har skapat goda möjligheter till både samhällelig, verksamhets- och individuell yrkesutveckling. Det ställer också krav på att arbetsgivarna investerar i utbildningsinsatser på arbetstid där alla medarbetare kan delta. Sammantaget bidrar det till att uppnå målet om att Sverige ska bli bäst i världen på att tillgodogöra sig nyttorna med digitalisering.

In document Höga förväntningar på ny teknik (Page 20-39)