Höga förväntningar på ny teknik

(1)

(2)

Kommunal 2021

(3)

Innehåll

Förord ... ... .5

Sammanfattning ... 6

Kommunals förslag för vägen framåt ... 7

Introduktion ...8

Disposition ... 8

Det är svårt att påverka när arbetsuppgifter förändras ... 9

Kostnadseffektivitet ...11

Förväntning 1. Minskade kostnader ... 11

Förväntning 2. Ökad effektivitet ... 12

Arbetsmiljö ...13

Förväntning 3. Mindre fysiskt tunga arbetsuppgifter ... 15

Förväntning 4. Mindre stress i arbete ... 16

Informations- och kommunikationsteknik (IKT) ...17

Förväntning 5. Enklare rapportering och kommunikation ... 17

Förväntning 6. Minskad rapportering och kommunikation ... 18

Automation ...20

Förväntning 7. Ny teknik övertar arbetsuppgifter ... 21

På vilket sätt har ny teknik påverkat ert sätt att jobba? ...22

När krav på dokumentation av utförda insatser blir överordnad innehållet i insatserna ... 22

När den digitala infrastrukturen leder till sämre patientsäkerhet och ineffektiva arbetsprocesser ... 23

Utan kontinuerlig vidareutbildning uteblir verksamhetsutvecklingen ... 24

När IKT begränsar medarbetarnas handlingsfrihet och osynliggör arbetsuppgifter... 25

Diskussion ...28

(4)

Förord

Medlemmarna i Kommunal har med rätta högt ställda krav på att deras

arbetsplatser ska ge dem rätt förutsättningar att utföra sina jobb på allra bästa sätt.

Det handlar om att ha tid, att ha tillräckligt med kollegor med rätt utbildning, att ha bra chefer och inte minst att ha bra arbetsverktyg.

Vi vet sedan tidigare att det finns en positiv och förhoppningsfull inställning till ny teknik i allmänhet bland medlemmarna i Kommunal. Det finns också en utbredd välkomnande attityd gentemot sådant som kan förbättra och förenkla medlemmarnas vardag och i förlängningen – höja kvalitén i verksamheterna. Men som med det mesta annat som berör arbetsmiljö blir det sällan riktigt bra om de anställda inte får vara med i utformningen.

Den här rapporten visar att när nya arbetsverktyg i form av ny teknik börjar användas utan att de anställda, de som faktiskt ska hantera den nya tekniken i sitt arbete, inkluderas och utbildas på ett bra sätt så ger tekniken långt ifrån alltid den önskade effekten. Istället för att lösa problem och förenkla för medlemmarna blir den nya tekniken, i många fall, ytterligare arbetsuppgifter i ett redan hårt pressat schema. Det är både ohållbart och ett slöseri med möjligheter.

Vi kan se att arbetsgivare inom välfärden sätter stort hopp till digital teknik och dess möjligheter att lösa flera av de brister och problem som finns inom välfärden idag. Ny teknik kommer bara kunna underlätta för medlemmarna i Kommunal, och fungera kvalitetshöjande, om det används som komplement till en välfungerande arbetsmiljö, där en tillräcklig grundbemanning med utbildad personal alltid kommer vara A och O.

Tobias Baudin

Förbundsordförande, Kommunal

(5)

Sammanfattning

I början av februari 2020 genomförde Novus en medlemsundersökning på uppdrag av Kommunal. Delrapport 1 ”Vem är orolig för ny teknik?” visade att medlemmar i Kommunal inte är oroliga för ny teknik, men att de saknar strukturer för yrkes- och kompetensutveckling i arbetslivet. Den här rapporten fokuserar på de högt ställda förväntningarna på ny teknik. Resultatet visar att medlemmar i Kommunal upplever att förväntningarna inte är uppfyllda.

Medlemmarna upplever inte att den nya tekniken har bidragit till mindre kostnader eller en mer effektiv verksamhet. Tekniken har inte bidragit till en mindre tung och stressig arbetsmiljö. De nya systemen för rapportering och kommunikation (IKT) har gjort arbetet enklare för vissa och svårare för andra samtidigt som mängden dokumentation har ökat för alla. Teknik har hittills inte bidragit till att minska mängden manuella arbetsuppgifter i stor skala. Samtidigt är det många medlemmar som inte är delaktiga och kan påverka på vilket sätt deras arbetsuppgifter förändras.

Medlemmarna i Kommunal är mer kritiska än medlemmarna i norska Fagforbundet.

De upplever att de har mindre inflytande över sina förändrade arbetsuppgifter och att tekniken i mindre utsträckning uppfyller de högt ställda förväntningarna. Likaså är kopplingen mellan ny teknik och ökad kostnadseffektivitet mindre tydlig i Sverige än i Norge. Bland Fagforbundets medlemmar är det fler som upplever att IKT förenklar arbetet, men oavsett förbund och land ökar mängden dokumentation.

Det finns vissa skillnader bland medlemmarna där den yngsta åldersgruppen (-29 år) upplever att de har större möjligheter att påverka på vilket sätt deras arbetsuppgifter ska förändras. Män upplever i större utsträckning än kvinnor att teknik kan utföra tidigare manuella arbetsuppgifter. Samtidigt som kvinnor oftare än män upplever att ny teknik bidrar till både minskade kostnader för verksamheten och ökad stress i arbetet.

Medlemmarna som arbetar inom förskola/skola är mer positiva än övriga. Uppfattningen är mer kritisk inom kök/städ respektive äldreomsorg där många upplever att de inte kan påverka sina förändrade arbetsuppgifter.

Många medlemmar upplever bristande delaktighet i medskapandeprocesser i samband med förändringar av arbetet där tekniken varken är anpassad eller designad utifrån deras

(6)

Kommunals förslag för vägen framåt

En framgångsrik digitalisering inom välfärdstjänster kräver att politiker och arbetsgivare skyndsamt gör om och gör rätt. För att uppfylla de högt ställda förväntningarna krävs att medarbetare och medborgare får ökad makt och inflytande över vilka behov och problem som tekniken ska lösa.

Kommunals förslag:

1. Investera i utbildningsinsatser på arbetstid

Den Nordiska modellen med starka parter och offentlig finansiering av

utbildningssystemet är avgörande för att kunna bemöta den tekniska utvecklingen i arbetslivet. Stora nationella satsningar har skapat goda möjligheter till både samhällelig, verksamhets- och individuell yrkesutveckling. Det ställer också krav på att arbetsgivarna investerar i utbildningsinsatser på arbetstid där alla medarbetare kan delta. Sammantaget bidrar det till att uppnå målet om att Sverige ska bli bäst i världen på att tillgodogöra sig nyttorna med digitalisering.

2. Säkerställ den digitala arbetsmiljön på arbetsplatsen

Arbetsgivarna är skyldiga att inkludera den digitala arbetsmiljön i det systematiska arbetsmiljöarbetet, liksom att skydda att medarbetarnas personliga integritet i arbetslivet respektive att särskilja arbete och fritid. För att minska sjukfrånvaron krävs dels tillgång till arbetstekniska hjälpmedel som minskar de fysiskt tunga arbetsuppgifter, dels ett förtydligande av arbetsgivarens roll vid säkerställandet av den digitala arbetsmiljön på arbetsplatsen, till exempel att Arbetsmiljöverket får i uppdrag att utforma föreskrift (AFS). Därtill har arbetsmarknadens parter redan utformat utbildningsmaterial där digitala skyddsronder och diskussioner på arbetsplatsträffar samt samverkansgrupper kan bidra till utveckling av kvalitet och kunskap om behov, problem och möjligheter med digital teknik. Men de används tyvärr i mycket liten skala.

3. Involvera medarbetarna - använd tillitsbaserad digitalisering vid verksamhetsutveckling

Det är viktigt att medarbetarna, och då från samtliga berörda yrkesgrupper, är delaktiga vid införandet av ny teknik. Det gäller såväl vid upphandling, i projekt som implementering av nya tekniska lösningar. Vinna-vinna lösningar för medarbetare, medborgare och arbetsgivare kräver också ett införande av tillitsbaserad digitalisering där medskapandeprocesser synliggör professioner och yrkeserfarenhet samt skapar en känsla av sammanhang i arbetet. Det är en tydlig skillnad mot dagens situation där arbetsgivarna har investerat i digitala system där kontroll, tids- och ekonomiska restriktioner styr utifrån premissen att ”det som inte mäts finns inte”, vilket inte tar hänsyn till medborgarnas individuella och varierande behov.

(7)

Introduktion

Flera internationella och svenska studier har presenterat resultat som visar att digital teknik och automation kommer att leda till stora förändringar på arbetsmarknaden där många arbeten och arbetsuppgifter försvinner och nya idag okända tillkommer.

När det gäller Kommunals och Fagförbundets undersökningar ingår samma enkätfrågor.

I Kommunals undersökning ingår drygt 1 000 medlemmar³ där majoriteten är kvinnor som fyllt 50 år med minst gymnasial utbildning. De vanligaste yrkesgrupperna är undersköterska, personlig assistent och barnskötare som jobbar inom äldreomsorg, funktionshinderomsorg, förskola–skola samt hälso- och sjukvård. Majoriteten har en tillsvidareanställning och arbetar i en kommun. Något mer än hälften av de svarande arbetar heltid. Deltagarna utgör därmed en representativ grupp i förhållande till medlemmarna i Kommunal. En mer utförlig beskrivning av bakgrundsinformation om deltagarna och metod återfinns i bilaga.

Deltagarna har fått besvara påståenden utifrån en femgradig skala från stämmer inte alls (1) till stämmer helt och hållet (5). Vid redovisningen av svaren är dessa grupperade enligt instämmer inte (1+2), neutral (3) respektive instämmer (4+5). Därmed blir svaren jämförbara mellan den svenska och norska undersökningen. Signifikanta skillnader inom Kommunals medlemsgrupp, i förhållande till totalen, är redovisade i texten.

Disposition

Det finns högt ställda förväntningar på att digital teknik ska lösa många olika utmaningar på en gång. Där ingår bland annat att ny teknik ska bidra till minskade kostnader, ökad effektivitet, förbättrad arbetsmiljö, enklare och mindre dokumentation samt ersätta arbetsuppgifter som idag utförs av människa. Genomgången av kommentarerna visar att medlemmarna upplever flera konflikter kopplade till införandet av ny teknik.

Kommentarerna är infogade som citat i den löpande texten. I det avslutande avsnittet ingår en diskussion av skillnaderna mellan Sverige och Norge samt förväntningarna på teknikens bidrag till utveckling av verksamheten.

(8)

Det är svårt att påverka när arbetsuppgifter förändras

Det här är den andra rapporten om medlemmarnas inställning till ny teknik och fokuserar på om tekniken uppfyller uppdragsgivarnas högt ställda förväntningar. Den tidigare rapport ”Vem är orolig för ny teknik?”⁴ visade att många medlemmar, i både Kommunal och Fagforbundet (drygt 40 procent), instämmer i påståendet att ny teknik, såsom inkluderar automation, förändrade planerings- och rapporteringsrutiner, organisering av arbetet, nya arbetsformer med mera leder till förändrade arbetsuppgifter på arbetsplatsen.

Bland medlemmarna i Kommunal varierade svaren beroende på arbetsgivare och bransch.

Gemensamt var att nya tekniska lösningar kan bidra till både verksamhetsutveckling och förändrade arbetsuppgifter, vilket kan leda till bättre innehåll och utförande av välfärdstjänster.

Den svenska regeringens utgångspunkt är att år 2025 ska Sverige vara bäst i världen på att använda digitalisering och e-hälsa. Där ingår att alla tre huvudmålgrupper ska vara involverade i arbete – individen, medarbetarna och beslutsfattarna.⁵

Tyvärr är det endast en mindre grupp av medlemmarna i Kommunal som upplever att de kan påverka på vilket sätt deras arbetsuppgifter ska förändras vid införandet av ny teknik (27 procent). En betydligt större grupp upplever att de inte kan påverka sina förändrade arbetsuppgifter (46 procent). Situationen är bättre i Norge där något fler av Fagforbundets medlemmar kan påverka sina arbetsuppgifter och gruppen som saknar den här möjligheten var mindre (31 respektive 36 procent).

Figur 1. Jag kan påverka på vilket sätt mina arbetsuppgifter ska förändras

Källa: Kommunals medlemspanel (Novus), februari 2020.

4 Spånt Enbuske (2021), Vem är orolig för ny teknik?, Kommunal. 2021.

5 Regeringen (2016), Vision e-hälsa 2025 – gemensamma utgångspunkter för digitalisering i socialtjänst och hälso- och sjukvård

(9)

Möjligheten att påverka upplevs på olika sätt bland medlemmarna. Åldersmässigt kan den yngsta åldersgruppen (-29 år) oftare påverka på vilket sätt deras arbetsuppgifter ska förändras än den äldsta (>50 år). Medlemmar som arbetar heltid upplever oftare att de kan påverka än de som arbetar deltid. När det gäller yrkesgrupper och branscher har barnskötare inom branschen förskola/skola respektive medlemmar inom trafik oftare möjligheter att påverka hur deras arbetsuppgifter förändras än kock/kokerskor respektive undersköterskor inom äldreomsorg.

I undersökningen ingick sju påståenden om förväntningar på ny teknik som lösning på dagens och morgondagens utmaningar inom välfärden. Nästa avsnitt innehåller en redovisning av medlemmarnas svar på om de upplever att tekniken hittills har uppfyllt högt ställda förväntningar. Redovisningen är indelad i fyra kategorier – kostnadseffektivitet, arbetsmiljö, informations- och kommunikationsteknik (IKT) samt automation.

(10)

Kostnadseffektivitet

Digitalisering ska bidra till ökad effektivisering av välfärdstjänster. Målet är att digital teknik ska möjliggöra en verksamhetsutveckling där mindre resurser i form av skattemedel och bemanning⁶ ska generera ökad produktivitet och effektivitet samt nöjda medborgare.

Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) har en strategi där kommuner och regioner ska börja med att använda befintlig teknik för att effektivisera enklare arbetsuppgifter och samla på sig erfarenheter. I nästa steg ska kommunerna och regionerna utveckla en organisation som klarar av framtida förändringar av kärnverksamheten.⁷

Inför beslut om investeringar i digitala lösningar hänvisar SKR till ett beräkningsverktyg som visar på potentiella effektiviseringar där lika många eller färre medarbetare kan utföra fler insatser alternativt där den nya tekniken bidrar till ett vinstuttag när resurser kan omdisponeras mellan kärnverksamheter.⁸ Under de närmaste tio åren (2019-2029) beräknar SKR att nya tekniska lösningar har en potential till effektiviseringar som bidrar till en minskning av bemanningsbehovet med i genomsnitt omkring 6 500 personer per år.⁹

Förväntning 1. Minskade kostnader

Det var svårt för medlemmarna att svara på om ny teknik bidrar till att minska

kostnaderna för verksamheten. En liten grupp upplever att ny teknik bidrar till att minska kostnaderna (10 procent) där ”Rätt teknik kan spara tid”, men betydligt fler anser att teknik inte minskar kostnaderna (28 procent). En stor grupp kan inte besvara frågan (40 procent). Fagforbundets medlemmar hade en tydligare bild av situationen. Där upplevde drygt hälften att ny teknik bidrog till minskade kostnader och gruppen som inte instämde var liten (15 procent).

Figur 2. Ny teknik bidrar till minskade kostnader för verksamheten

6 SKL (2018), Ekonomirapporten, december 2018 – Om kommunernas och landstingens ekonomi, s. 38

7 Ibid, s. 56

8 Ibid, s. 58

9 SKR (2020), Möt välfärdens kompetensutmaning

(11)

Det här är en fråga där det finns små åsiktsskillnader bland medlemmarna. Emellertid instämmer kvinnor i större utsträckning än män respektive yrkesgrupperna barnskötare och elevassistenter inom förskola/skola oftare än övriga att teknik bidrar till minskade kostnader för verksamheten.

Förväntning 2. Ökad effektivitet

En liten grupp medlemmar instämmer i påståendet att tekniken gör dem och verksamheten mer effektiv än tidigare (16 procent) där en medlem framhåller att ”Resurser frigörs för att användas till annat”. Istället är det betydligt vanligare att tekniken inte upplevs bidra till ökad effektivitet (cirka 50 procent). Förhållandet är det omvända bland Fagforbundets medlemmar där drygt hälften instämmer och 20 procent inte instämmer.

Figur 3. Ny teknik gör mig/verksamheten mer effektiv än tidigare

Det finns vissa skillnader inom medlemsgruppen i synen på teknikens bidrag till ökad effektivitet. Svaren visar att den yngsta åldersgruppen (-29 år) är mer positiv än den äldsta (>50 år). Tidsbegränsat anställda är mer positiva än tillsvidare anställda. Heltidsanställda är mer positiva än deltidsanställda. Medlemmar i yrkesgrupper inom branschen förskola/

skola anser oftare att ny teknik bidrar till ökad effektivitet än dem inom kök/städ, trafik, funktionshinderomsorg.

(12)

Arbetsmiljö

Försäkringskassans analyser visar att inom kvinnodominerade service- och omsorgsyrken är det vanligt med både en fysisk och psykosocial arbetsmiljöbelastning vilket gör att både fysiska sjukdomar och psykiatriska diagnoser är vanliga sjukskrivningsorsaker.¹⁰ Det handlar om verksamheter och branscher som har omfattande och varaktiga problem med organisatoriska och sociala arbetsförhållanden.

”Vård och omsorg sysselsätter tillsammans med utbildning nästan 1,2 miljoner individer. Skulle sjukfrånvaron inom vård, skola och omsorg istället ligga på samma låga nivå som inom andra tjänstenäringar skulle det innebära stora samhälls- och välfärdsvinster.”¹¹

Riskyrken återfinns även inom de gröna näringarna där arbete som djurskötare har en hög sjukfrånvaro, generellt och i psykiatriska diagnoser.¹² Andra risk- och kontaktyrken återfinns inom förskola-skola där den problematiska arbetsmiljön resulterar i

hög sjukfrånvaro bland förskollärare och barnskötare i förskolan respektive bland elevstödjande yrkesgrupper som fritidspedagoger, fritidsledare och elevassistenter i grundskolan.

”Inom dessa verksamheter finns stora personalgrupper med kontaktyrken.

Kontaktyrken inom välfärdstjänsterna innebär arbete nära människor, som ofta är i utsatta situationer. Förutom fysiskt tungt arbete med obekväma arbetstider innebär detta även särskilda psykiska påfrestningar där hot och våld är relativt vanligt förekommande.”¹³

En varaktigt hög sjukfrånvaro resulterar också i problem för organisationernas möjligheter att leverera välfärdstjänster av hög kvalitet och leder till ökade statliga kostnader för sjukförsäkringen.¹⁴Arbetsgivarorganisationen Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) har uppskattat att en låg och stabil nivå på sjukfrånvaro skulle bidra till att minskat rekryteringsbehoven med 24 800 årsarbetare i kommunerna och 7 200 i regionerna. När det gäller tidigare nämnda riskyrken motsvarar sjukfrånvaron bland undersköterskor och vårdbiträden över 6 000 årsarbetare respektive bland barnskötare och förskollärare 4 400 årsarbetare.¹⁵

10 Försäkringskassan (2020), Sjukfrånvaro i psykiatriska diagnoser En registerstudie av Sveriges arbetande befolkning i åldern 20–69 år, Socialförsäkringsrapport 2020:8, s. 35

11 Ibid, s. 33

12 Ibid, s. 37

13 Försäkringskassan (2018), Sjukfrånvaron inom välfärdstjänsterna, Korta analyser 2018:3, s 1

14 Försäkringskassan (2020), Sjukfrånvaro i psykiatriska diagnoser En registerstudie av Sveriges arbetande befolkning i åldern 20–69 år, Socialförsäkringsrapport 2020:8, s. 39

15 SKR (2020), Möt välfärdens kompetensutmaning

(13)

I Kommunals rapport Återgång utan övergång (2020) ingår en genomgång av gemensamma nämnare för verksamheter med hög sjukfrånvaro, till exempel:

• En hög fysisk och emotionell belastning inom kvinnokodade sektorer får negativa följder av arbetsvillkor och arbetsmiljö, som drabbar både kvinnliga och manliga medarbetare.

• Höga sjuktal är relaterade till organisatoriska och sociala faktorer i arbetsmiljön där strukturella problem kräver lösningar på organisatorisk- och inte på

individnivå.

• Kraven i arbetet ska vara i balans med rätt sorts resurser på alla nivåer i hela organisationen.¹⁶

När kroppen är det vanligaste arbetsredskapet, till exempel för barnskötare i förskolan som lyfter små barn i famnen för att trösta eller när undersköterskan ska hjälpa äldre i och ur sängen, får utvecklingen, implementeringen och kontinuerlig utbildning i användningen av arbetstekniska hjälpmedel stor betydelse. Här har Kommunal förväntningar (alternativt förhoppningar) om att den nya tekniken ska ersätta arbetsmoment som efter många repetitioner, i icke anpassade arbetsställningar, kan leda till muskulära skador och sjukfrånvaro, men sällan blir godkända som arbetsskador. Insatser inom det förebyggande arbetsmiljöarbetet skulle få stora positiva ekonomiska konsekvenser för staten,

verksamheterna och individerna.

(14)

Förväntning 3. Mindre fysiskt tunga arbetsuppgifter

En mindre grupp medlemmar upplever att tekniken gör arbetsuppgifterna mindre tunga och minskar den fysiska arbetsbelastningen (15 procent). Istället är det över hälften som anser att tekniken inte minskar de tunga arbetsuppgifterna (56 procent).

Figur 4. Ny teknik gör arbetsuppgifterna mindre tunga och minskar den fysiska belastningen

Några skillnader bland medlemmarna är att tidsbegränsat anställda upplever oftare än tillsvidare anställda att tekniken bidrar till mindre tunga arbetsuppgifter. Likaså är det vanligare att barnskötare inom förskola/skola anser att teknik gör arbetsuppgifterna mindre tunga än kockar/kokerskor inom kök/städ.

(15)

Förväntning 4. Mindre stress i arbete

Bland medlemmar är det betydligt fler som upplever att ny teknik bidrar till ökad stress i förhållande till dem som anser att den bidrar till minskad stress (45 respektive 22 procent).

Istället för att bidra till en positiv arbetsmiljö med mindre stress beskriver medlemmarnas avslutande kommentarer en situation där ny teknik gör att ”Det har blivit så mycket dokumenterande att personal känner sig oerhört stressad och att vi inte hinner göra det vi är utbildade till, att vårda och ta hand om gamla och sjuka människor” och där ”Hålla på att trycka på mobilen allt man gör tar både tid och är stressigt” vilket leder till att

”teknik tar bort mycket tid från de vi är till för, barnen”.

Figur 5. Ny teknik bidrar till ökad stress i arbetet

När det gäller skillnader inom medlemsgruppen är det vanligare att ny teknik leder till ökad stress bland kvinnor än bland män. Det är också vanligare med ökad stress för yrkesgrupper som arbetar inom kök/städ respektive äldreomsorg än inom funktionshinderomsorg.

(16)

Informations- och

kommunikationsteknik (IKT)

Hittills har digitaliseringen på medlemmarnas arbetsplatser främst fokuserat på informations- och kommunikationsteknik (IKT), det vill säga från information på papper och penna till dator och smartphone.

Sverige har mycket högt ställda förväntningar på användning av digitaliseringens och e-hälsans möjligheter samt målsättningar om att IK, ska bidra till förbättrade tillgänglighets- och stödsystem samt ökad effektivitet i verksamheterna.¹⁷Där ingår att individen, medarbetarna och beslutsfattarna ska vara involverade i arbetet. Ur ett medarbetarperspektiv är avsikten att utforma en digital arbetsmiljö med stödjande

processer och nya karriärvägar som kan stimulera den långsiktiga kompetensförsörjningen.

Härtill krävs tillgång till kunskaps- och beslutsstöd som säkerställer hög kvalitet och säkerhet som underlättar det vardagliga arbetet.¹⁸

På central nivå har arbetsmarknadens parter tillsammans utvecklat utbildningsmaterial som stärker implementering av digital teknik som en del i det systematiska

arbetsmiljöarbetet. Materialet bygger på erfarenheter från det aktuella forskningsläget där Suntarbetliv.se har utvecklat digi-ronden och Prevent har utvecklat Inför rätt IT. Därutöver tillkom i februari 2021 Användbarhetsronden som en ny svensk standard¹⁹. Den innehåller en systematisk metod för utvärdering av arbetsplatsers digitala systems användbarhet och utförs i samverkan med användarna. I likhet med de av arbetsmarknadens parter framtagna materialen ska Användbarhetsronden ge möjligheter att kartlägga problem och förbättringsmöjligheter för ökad tillgänglighet på individuell nivå.

Där det fungerar upplever medlemmarna positiva erfarenheter med “Mindre

pappersarbete, bättre kommunikation, mer tidseffektivt och mindre onödigt åkande”

samt ”Uppföljning, dokumentation och förbättra kunskaper”.

Förväntning 5. Enklare rapportering och kommunikation

När det gäller påståendet om att ny teknik gör rapportering och kommunikation (IKT) enklare går åsikterna isär. Det är nästan lika många som instämmer i påståendet som inte instämmer (30 respektive 36 procent). Medlemmar i Kommunal är mer negativa än Fagforbundets. Bland Fagforbundets medlemmar var det över hälften som instämde och 15 procent som inte instämmer i påståendet om förenkling via IKT. Kommentarer visar att det är positivt när ny teknik gör att ”Det blivit mer lättöverskådligt jämfört med tidigare”

och ”Det blir säkrare, alla kunder får sina insatser”, men ”Gamla datorer som har undermålig programvara tar tid i anspråk som kunde använts bättre i tex vårdarbetet”.

17 Regeringen (2016), Vision e-hälsa 2025 – gemensamma utgångspunkter för digitalisering i socialtjänst och hälso- och sjukvård

18 Ibid

19 Standard - Ergonomi vid människa-systeminteraktion - Användbarhetsrond SIS/TS 904501:2021

(17)

Figur 6. Ny teknik gör rapportering och kommunikation enklare

Några skillnader inom medlemsgruppen är att anställda i kommun och privat instämmer oftare än regionalt anställda. Barnskötare inom förskola/skola respektive personliga assistenter instämmer oftare än undersköterskor inom äldreomsorg respektive kockar/

kokerskor inom kök/städ.

Förväntning 6. Minskad rapportering och kommunikation

Ny teknik gör rapportering och kommunikation (IKT) mer omfattande. Det anser 40 procent i förhållande till 25 procent som inte instämmer. Bland Fagforbundets

medlemmar är det över hälften som instämmer respektive 18 procent som inte instämmer i påståendet om omfattningen av IKT. Istället för att bidra till minskad rapportering och kommunikation är upplevelsen att ny teknik påverkar jobbet negativt där medlemmar upplever att ”Personalen är mer tidsfixerad och man känner att man har svårt att göra det där lilla extra, som man gjorde förut. Och hann förr!” och ”Tar relativt mycket tid från kärnverksamheten. Styrs till stor del av lagkrav, men man undrar ibland om man mäter saker bara för att det går, bl a med hjälp av ny teknik.”.

(18)

Figur 7. Ny teknik gör rapportering och kommunikation mer omfattande

Bland medlemmarna instämmer heltidsarbetande oftare än deltidsarbetande att ny teknik gör rapportering och kommunikation mer omfattande. Likaså instämmer anställda i kommuner oftare än anställda i regioner och privat i påståendet. Yrkesgrupper inom branscherna kök/städ respektive äldreomsorg instämmer oftare än yrkesgrupperna personlig assistent och barnskötare.

(19)

Automation

Historiskt har ny teknik lett till många förändringar i verksamheten där nya arbetsuppgifterersätter gamla, där vissa jobb försvinner och andra tillkommer. Den Nordiska modellen har tidigare visat sig skapa bra förutsättning för att alla ska kunna dra nytta av den tekniska utvecklingen. Där ingår att förändringarna på arbetsmarknaden ställer krav på ett livslångt lärande med kontinuerliga utbildningsinsatser där staten, arbetsgivar- och fackliga organisationer har ett gemensamt ansvar.

Det finns olika förväntningar på vilken utsträckning automation i form av att dator, robot, maskiner och AI ska utföra arbetsuppgifter som medarbetarna tidigare utförde manuellt.

SKR förväntar sig en utveckling där allt fler arbetsuppgifter utförs av maskiner. De har högt ställda förväntningar på att automation ska leda till minskat behov av rekrytering av medarbetare inom framförallt äldreomsorgen.²⁰ År 2018 var deras exempel att personlig tillsyn i hemmet skulle ersättas av digital tillsyn via kamera eller sensorer.²¹

Inför framtiden förväntar sig SKR att ny teknik ska flytta gränsen mellan vad en människa och en maskin kan göra när AI med insamlad data själv bedömer eventuella avvikelser från normaltillståndet. För att verksamheten ska kunna dra nytta av utvecklingen krävs behov av att medarbetarna får yrkes- och kompetensutveckling inom både förändringsledning och digital teknik samt en ökad digital mognad bland framtida omsorgstagare.²²

Den tekniska utvecklingen av digitala produkter och tjänster i hemmet går dock mycket snabbt. Tre år senare är det allt fler svenska hem som har kommunicerande apparater som både svarar på tilltal (ljud/lyssnar) och reagerar på avvikelser från individens normala beteendemönster (kamera/sensorer). Hur utvecklingen av Internet of Things (IoT) kommer att påverka verksamheterna är idag osäkert. Ur ett etiskt perspektiv medför utvecklingen både fördelar och nackdelar när produkter och tjänster, i hemmet och på arbetet mer eller mindre medvetet ständigt samlar in och analyserar individuella data likt ett panoptikon²³ med global övervakning. Där ingår även diskursen om att överstatliga globala teknikföretag är de aktörer som insamlar, sparar och analyserar den stora mängden data.

Oavsett valet av gammal eller ny teknik tillkommer omfattande investeringar i

anpassningar av tekniken i det befintliga digitala ekosystemet. Alla arbetsuppgifter går

(20)

Förväntning 7. Ny teknik övertar arbetsuppgifter

En mindre grupp medlemmar instämmer (16 procent) i att teknik kan göra uppgifter som de tidigare utförde manuellt och drygt hälften instämmer inte (56 procent) utan teknik

”Tar fokus från barnen, mindre gemensamma aktiviteter med barngruppen, stress o irritation när inte tekniken fungerar”, enligt kommentar.

Figur 8. Ny teknik (dator/robot/maskin/AI) kan göra uppgifter som vi tidigare utförde manuellt

Svaren skiljer sig åt inom medlemsgruppen. Män instämmer oftare än kvinnor att ny teknik kan göra uppgifter som de tidigare utförde manuellt. Yngre instämmer oftare än äldre. Anställda i kommuner instämmer oftare än anställda i regioner och privat.

Vårdbiträden instämmer oftare än undersköterskor respektive personliga assistenter.

Slutligen instämmer medlemmar inom förskola/skola oftare än medlemmar inom funktionshinderomsorg respektive trafik.

(21)

På vilket sätt har ny teknik påverkat ert sätt att jobba?

I undersökningen var det också möjligt att lämna en avslutande kommentar ”Har du några övriga kommentarer om på vilket sätt ny teknik har påverkat ert sätt att jobba?”

där svaren visar på brist på delaktighet vid införandet av ny teknik. Av de nära 260 kommentarerna var de vanligast förekommande orden tid, mer, fungerar, stress, ska, bra, personal och dokumentation²⁴. Ordmolnet nedan bekräftar resultat som framkommit i tidigare undersökningar angående digital teknik och arbetstekniska hjälpmedel.²⁵ Figur 9. Ett ordmoln där storleken på orden visar hur vanligt

förekommande de är bland kommentarerna.

Det gick också att sortera kommentarerna i fyra områden där teknik har haft både positiva och negativa konsekvenser för medlemmarnas sätt att jobba – arbetsinnehåll,

(22)

intryck där det personnära arbetet blir bortprioriterat till fördel för digital dokumentation

”Det är bra med ny teknik men, när det gäller att arbeta med människor så är mötet viktigast” respektive ”För mycket dokumentation och för mycket uppmärksamhet dras till arbetet med arbetstelefon”.

Inom förskolan handlar det om att ”Det finns många måsten för dokumentation av arbetet med barnen. Tid för detta är svårt att få till”. Situationen är liknande ”I hemtjänsten blir tekniken bara en tidstjuv som i huvudsak bidrar till att dels inte underlättar, dels en.skapar ökad bemanning högre upp i organisationen. Vi på golvet får bara ännu en arbetsuppgift men blir inte av med några av de övriga omsorgsuppgifterna”. Inom personlig assistans ”Teknik inom min bransch innebär att vi måste sitta mer vid en dator på brukarens beviljade assistanstimmar, då det mesta av kommunikationen med chef, hemsjukvård, fysioterapeut o arbetsterapeut med flera ska ske via ett internt system. Vi ska då också läsa detta”.

Det handlar också om att den nya tekniken kräver tid för underhåll. Oavsett om det gäller hjälpmedel till medborgarna eller IKT till medarbetarna så krävs nedladdningar och uppdateringar av appar, att fylla på simkort, instruera och säkerställa att laddningen fungerar, för att använda dem. Möjligheterna att kommunicera och dokumentera innebär samtidigt att mer arbetstid förläggs på dessa arbetsinsatser, vilket innebär ändrade arbetsprocesser och prioritering av arbetsuppgifter.

Fördelningen av arbetstid på olika arbetsuppgifter utgår ifrån ett begränsat antal arbetstimmar som verksamheten har till sitt förfogande vid rådande bemanning, det vill säga en tidsrestriktion. I en situation där fler arbetstimmar fördelas på dokumentation (i dator/mobil/platta) blir det färre arbetstimmar kvar att fördela på kärnverksamhet, det vill säga att utföra välfärdstjänster till medborgarna. Utan justering av tidsrestriktionen riskerar det att uppstå en situation där ”Vi har fått mer och mer på oss att dokumentera så vi stjäl tid från brukarnas tid istället. Mera sådant istället för att ta den tid och spendera med de boende” och ”Jag tycker att all rapportering via datorn tar mkt tid som vi knappt har och som ska göras på arbetstid. Tid som inte finns”.

Beskrivningen ovan visar på en ohållbar och obegriplig situation där det råder en obalans mellan krav och resurser, där tid för dokumentation ofta är osynlig bland arbetsuppgifterna.

Ur ett medarbetarperspektiv resulterar situationen i dels en sämre psykosocial arbetsmiljö med mer stress och ökad sjukfrånvaro, dels ett missnöje över arbetsvillkoren och svårigheter att på kort och lång sikt rekrytera yrkesutbildad arbetskraft till välfärden.

När den digitala infrastrukturen leder till sämre patientsäkerhet och ineffektiva arbetsprocesser

Idealt bidrar digital teknik till ökad patientsäkerhet när värdefull data om patienten dokumenteras och sprids i ett gemensamt kommunikationssystem där det blir ”Lättare när det funkar” och visar att ”alla kunder får sina insatser”. Möjligheten till digitala lås innebär att medarbetarna inom larm och hemtjänst ”kommer att kunna åka direkt till kunder” och ”kameraövervakning nattetid” minskar restiderna samt bidrar till bättre sömn för omsorgstagarna.

Av kommentarerna framkommer dock en situation där en instabil och osäker digital infrastruktur gör det ”Väldigt sårbart när tekniken inte fungerar” och ”Det funkar dåligt när internet ligger nere. Ha digital incheckning och utcheckning på nätet behöver

(23)

ett stabilt internet” vilket riskerar patientsäkerheten. De bidrar också till ineffektiva arbetsprocesser utan meningsfullhet, hanterbarhet och tillämpbarhet (Känsla av sammanhang, KASAM) där ”Nya journalsystem som inte fungerar bra, är långsamma, tröga och förlorar genomförandeplaner. Ingenting görs åt detta trots upprepade påpekningar” som ”fungerar inte alltid och då får man jobba som tidigare”.

Ett ökat beroende och användning av digital teknik ställer också högre krav på att den digitala infrastrukturen är anpassad till organisationens ekosystem av välfärdstjänster.

Det är ohållbart att ”Allt beror på omständigheter. Jag tror att vi måste bli bättre på att informera SKR om allvaret av att ha backup på system och programvaror, så att det fungerar även under krissituation, strömavbrott, hot/yttre påverkan”. Om allt fler arbetsuppgifter är inlagda i det digitala systemet som försvinner vid strömavbrott är det omöjligt att få stöd från IKT-lösningarna, vilket påverkar oerfarna medarbetares kännedom om deras arbetsuppgifter respektive alla medarbetares möjligheter att läsa, dokumentera och följa upp i systemet.

Förutom problem med säkerhet och arbetsprocesser tillkommer brister i tillgången på internetuppkoppling, datorer, mobiltelefoner och iPads samt support för att kunna använda olika digitala lösningar dygnet runt. Resultatet blir en ineffektiv tillämpning av den digitala tekniken där ”Gamla datorer som har undermålig programvara tar tid i anspråk som kunde använts bättre tex vårdarbetet” och ”på min arbetsplats har vi bara gamla maskiner och datorer för att det kostar för mycket och vi har inte råd”. Samtidigt är det många som upplever att tekniken inte är färdigutvecklad och anpassad utifrån verksamhetens behov, vilket leder till att den ofta fallerar, krånglar till jobbet, skapar väntetider och är inte kompatibla med varandra.

Kommentarerna visar att i dagsläget är det inte självklart att de digitala systemen bidrar till bättre arbetsprocesser ”Och sedan i förlängningen, det kommer handla om vilken intention man har, är det för att spara pengar, kunna dra ned på personal, eller använder man IT/AI för att underlätta arbetsmiljö för befintlig personal”. Därutöver bidrar de också till mycket frustration och stress hos både omsorgstagare och medarbetare samt anhöriga när tekniken inte fungerar som utlovat. Det är också uppenbart att

medarbetarnas behov av digitala stöd i arbetet inte har haft högsta prioritet vid

arbetsgivarnas kravspecifikation i sitt förfrågningsunderlag vid upphandlingen av digitala lösningar i ett ekosystem. Värt att beakta är att dessa investeringar är kostsamma, och ineffektiva lösningar riskerar att normaliseras och socialiseras i organisationerna.

(24)

medarbetaren. Emellertid innebär den tidigare nämnda tidsrestriktionen att arbetsinsatserna är optimerad utifrån ett kalenderbaserat tidsstyrningssystem, som gör det svårare för

arbetsgivarna att individualisera introduktionen och kontinuerlig vidareutbildning utifrån medarbetarnas erfarenhet och vana av att hantera olika digitala lösningar.

En hållbar organisering av arbetet kräver också att alla medarbetare får tillgång till vidareutbildning med återkommande utbildningsinsatser, inklusive tid för övning och repetition. I annat fall finns det en risk för ”Ökad arbetsbelastning och stress pga. nya arbetsuppgifter som få av oss behärskar fullt ut” där känslan att hela tiden ligga efter bidrar till stress hos individen och om de inte hinns med irritation hos nästa arbetslag som får överta dem. Det skapar bättre förutsättningar för sjukskrivna, föräldralediga och tidsbegränsat anställda att lära sig och behärska nya arbetsrutiner för respektive system.

Men implementeringen upplevs oftare som ”Stressigt när nya saker införs för snabbt, när inte alla behärskar tekniken när den strular” med ”Nya riktlinjer att följa utan genomgång hur det praktiskt ska gå till”. Att utbilda så kallade superusers är vanligt, men metoden bidrar samtidigt till en sårbar organisation vid deras frånvaro.

En kontinuerlig vidareutbildning i hanteringen av den nya tekniken ger begriplighet, meningsfullhet och hanterbarhet, där känslan av sammanhang (KASAM) bidrar till en bättre arbetsmiljö och förebygger sjukfrånvaro. Det kan också minska rädslan bland de medarbetare som är ovana vid den nya tekniken och tillhörande arbetssätt. För dem är utbildning särskilt viktigt för att känna trygghet i att göra ett bra jobb.

När IKT begränsar medarbetarnas handlingsfrihet och osynliggör arbetsuppgifter

Införandet av olika former av IKT har haft omfattande effekter på medarbetarnas

arbetssituation, arbetsprocesser och arbetsinnehåll. Det gäller även på organisationsnivå där man ”befarar att det är viktigare att kommunicera med datorn än direkt med människan”.

I en situation där arbetsinnehållet blir allt mer styrt av kalenderbehov, och inte individens dagsaktuella leder detaljstyrningen till att begränsa medarbetarnas handlingsfrihet. Det innebär också att de arbetsuppgifter som inte går att registrera som data i systemet inte finns, till exempel vattna blommor varma sommardagar, tanka tjänstebilen eller springa på larm (en ytterligare mobiltelefon). Alla arbetsuppgifter som saknar en kod för registrering blir därmed osynliga, de räknas inte och ingår därmed inte heller i tidsrestriktionen.²⁶ Märkligt nog gäller det här även vid återkommande arbetsuppgifter, och inte enbart vid oförutsedda händelser.

Högt ställda förväntningar, eller snarare förhoppningar om kostnadseffektivitet och automation bidrar istället till politiska beslut om lägre bemanning, som i realiteten innebär ökad stress och risk för ohälsa hos medarbetarna. Här finns det en uppenbar risk att ”om det i planeringen för framtiden fokuseras mindre på att det är människor vi arbetar med/för, glöms ofta bort i jakten på insparade pengar”. Om dessutom måttet för kostnadseffektivitet utgår från en felaktig tidsrestriktion som endast innehåller i systemet registrerbara arbetsinsatser per tidsenhet blir den följden att ”Mer arbetsrelaterade uppgifter att göra på min fritid: på arbetsplatsen finns arbetsmobil som arbetsgivaren INTE går med på att aktivera data/internet där vi har ny teknik men kan inte använda

26 Idag har systemet inga analyser av skriftliga noteringar i dag- och journalanteckningar.

(25)

den, arbetsgivaren säger att vi ska använda våra privata mobiler för att t.ex. maila arbetsgivaren på arbetstid eller kontrollera/signera våra arbetstider”.

På arbetsplatsen har chefen en viktig roll där tydlighet och efterlevnad av fastställda regler och lagar, såsom personuppgifts- respektive kameraövervakningslagen, säkerställer att systemen inte används för kontroll och övervakning av medarbetarna. I annat fall inträffar icke önskvärda situationer där ”Den tar mer tid än den ger tillbaks och det blir mycket kontroll över personal”. Men en chef kan inte trolla med knäna och antalet administratörer ökar när chefen inte hinner. Det blir samtidigt svårt att hantera tekniken när ”kommunen sparar pengar för oss anställda så vi inte får ha en fungerande skrivare på arbetsplatsen, arbetar 5 mil utanför centralorten”.

Inom förskola upplevs teknik som positivt när den fungerar och kommer till användning i det pedagogiska arbetet, till exempel vid språkutveckling. Nackdelar uppstår när tekniken ersätter kommunikation inom arbetsgruppen och skapar osäkerhet när systemet inte fungerar. Inom äldreomsorgen upplevs olika former av positionslarm som positivt, men de kan inte ersätta det allra viktigaste, den mänskliga närvaron på en demensavdelning.

Det finns tyvärr inga kommentarer som belyser på vilket sätt arbetsgivarna har

inkluderat medlemmarna i implementeringen och gemensamt utvecklat verksamhetens arbetsprocesser utifrån medarbetarnas skilda behov och erfarenheter. Det är till exempel möjligt vid utformningen av kravspecifikationen inför upphandling av en digital lösning.

För att det ska vara möjligt krävs dock medskapandeprocesser som inkluderar olika användares behov utifrån deras profession och yrkeskunskap.²⁷ I annat fall finns det en överhängande risk att kravspecifikationen bidrar till att socialisera och cementera digitala system (ny teknik) som en del av arbetsgivarnas befintliga hierarkiska maktstrukturer och överordnas professionerna.²⁸ Därmed kommer genomförandet av digitalisering inom offentlig verksamhet att gå stick i stäv med kunskapen om olika användares behov av delaktighet i utvecklingsarbetet.

(26)

(27)

Diskussion

Den Nordiska modellen har under lång tid skapat bra förutsättningar för att samhället, verksamheter och medarbetare ska kunna dra nytta av den nya tekniken. Den är också en bra grund för medskapandeprocesser inför, under och efter implementering av digitala lösningar. Det är något som de Europeiska arbetsgivare- och fackliga organisationerna BusinessEurope, SMEunited, CEEP and the ETUC (and the liaison committee

EUROCADRES/ CEC) redan har kommit överens om.²⁹ Ibland är dock steget från europeisk- till arbetsplatsnivå långt.

Har den nya tekniken uppfyllt de högt ställda förväntningarna?

Resultaten i undersökningen visar att medlemmar i Kommunal inte anser att de högt ställda förväntningarna på ny teknik har blivit uppfyllda. Teknik har varken bidragit till mindre kostnader eller effektiviserat verksamheten. Arbetsmiljön har inte blivit mindre tung och stressen har ökat. Systemen för rapportering och kommunikation (IKT) har bidragit till att göra arbetet enklare för vissa och svårare för andra samt ökat mängden dokumentation för alla. Hittills har ny teknik inte bidragit till att minska mängden manuella arbetsuppgifter i stor skala. Samtidigt kan många medlemmar inte påverka på vilket sätt deras arbetsuppgifter ska förändras.

Är Fagforbundets medlemmar mer positiva än Kommunals?

Undersökningen visar att medlemmarna i norska Fagforbundet upplever att de både har större inflytande över sina förändrade arbetsuppgifter och att tekniken uppfyller förväntningarna än medlemmar i svenska Kommunal. När det gäller kostnadseffektivitet ser Fagforbundets medlemmar en tydligare koppling där ny teknik bidrar till minskade kostnader och gör verksamheten mer effektiv. De är också mer positiva till IKT som förenklar, men håller med om att mängden dokumentation ökar.

Finns det skillnader bland medlemmarna i Kommunal?

Medlemmarna har olika upplevelser av situationen beroende på åldersgrupp, kön, anställningsform, arbetstider och bransch

.

(28)

att ny teknik bidrar till både minskade kostnader för verksamheten och till ökad stress i arbetet, än män. Män upplever dock i större utsträckning än kvinnor att ny teknik kan utföra tidigare manuella arbetsuppgifter.

Anställningsform och arbetstid

Tidsbegränsat anställda upplever att ny teknik oftare bidrar till att effektivisera

verksamheten och till mindre tunga och fysiska arbetsuppgifter, än tillsvidareanställda.

Heltidsarbetande upplever oftare än deltidsarbetande att de har möjlighet att påverka sina arbetsuppgifter och att ny teknik bidrar till att effektivisera verksamheten. De upplever också oftare att omfattningen på dokumentation och kommunikation är mer omfattande, än deltidsarbetande.

Branscher

Medlemmarna som arbetar inom förskola/skola är mer positiva än övriga. De upplever oftare att de kan påverka sina arbetsuppgifter, att tekniken bidrar till minskade kostnader och gör verksamheten mer effektiv. De upplever också att ny teknik bidrar till en mindre fysiskt tung arbetsmiljö och förenklar dokumentationen, samtidigt ser de att tekniken kan ersätta tidigare manuella arbetsuppgifter. Även inom trafik är många positiva och upplever att de kan påverka sina förändrade arbetsuppgifter och att teknik bidrar till att effektivisera verksamheten. De upplever inte att teknik kan ersätta fler tidigare manuella arbetsuppgifter i förhållande till övriga branscher. Inom funktionshinderomsorg upplever många medlemmar att teknik bidrar till en mer effektiv verksamhet där dokumentationen har blivit enklare och de upplever inte mer stress än i övriga branscher.

Uppfattningen är mer kritisk inom kök/städ där många medlemmar upplever att de inte kan påverka sina förändrade arbetsuppgifter. Verksamheten upplevs bli mer effektiv, men tekniken bidrar inte till mindre fysiskt tunga arbetsuppgifter, enklare eller mindre rapportering och kommunikation. Inte heller inom äldreomsorg upplever medlemmarna att de kan påverka sina förändrade arbetsuppgifter. Tekniken bidrar till ökad stress där IKT varken bidrar till att förenkla och minska mängden rapportering och kommunikation i branschen. Yrkesgruppen vårdbiträden upplever i större utsträckning än undersköterskor att ny teknik kan utföra deras tidigare manuella arbetsuppgifter.

Ska tekniken anpassa verksamheten eller ska verksamheten anpassa tekniken?

Den här undersökningen har visat att många medlemmar i Kommunal varken kan påverka på vilket sätt deras arbetsuppgifter ska förändras eller upplever att de har en bra struktur för yrkesutveckling på arbetsplatsen³⁰. Medlemmarna upplever bristande delaktighet i medskapandeprocesser i samband med förändringar av arbetet. Den tidigare rapporten visade på ett stort intresse men små möjligheter till kontinuerlig kompetens- och yrkesutveckling, vilket i kombination riskerar att leda till att verksamheten varken kan skapa en utvecklande och hälsosam arbetsmiljö för befintliga medarbetare eller attrahera ny arbetskraft i konkurrens med andra sektorer med högre lön och bättre arbetsvillkor.

30 Spånt Enbuske, A. (2021). Vem är orolig för ny teknik?, s. 21

(29)

I en situation där tekniken varken är anpassad eller designad utifrån medarbetarnas behov och arbetsprocesser går känslan av sammanhang³¹ förlorad. Bristen på delaktighet

förstärks av en tydlig könsmaktsordning i den hierarkiska organisationen. Alternativ finns där processerna på arbetsplats är överordnat tekniken, vilket möjliggör en tillitsbaserad styrning där den digitala tekniken bidrar till en verksamhet med hög kontinuitet och personkännedom samt flexibilitet utifrån medborgarnas individuella och varierande behov över dygnet.³²

Valet av förhållningssätt avgör om digitalisering kommer att förstärka redan befintliga brister i arbetsmiljön med en obalans mellan krav och resurser i arbetet, eller bidra till en bättre arbetsmiljö. Ett viktigt stöd i arbetsmiljöarbetet är en god tillgång till multidisciplinär och kvalitetssäkrad företagshälsovård med branschkunskap³³.

Makt, hierarkier och mätmetoder

Går det att anpassa den nya tekniken och digitala system utifrån medlemmarnas behov?

Javisst, är det möjligt. Men det kommer att kräva att de som idag utformar de tekniska systemen lär sig arbetsprocesserna, de som beslutar om förfrågningsunderlag vid

upphandlingar inkluderar alla olika typer av användare och att de som styr verksamheten har förtroende och tillit till att medarbetarna är bäst på att avgöra på vilket sätt

medborgarens individuella och varierande behov kan bli tillgodosedda.

Är förväntningarna på den nya tekniken rimliga och varför har Sverige inte tillämpat sina tidigare framgångsrika erfarenheter av medskapandeprocesser vid implementeringen av den nya tekniken inom välfärdstjänster? Svaret på båda frågorna kan delvis förklaras av New Public Management (NPM) och olika valfrihetsmodeller där ersättning till externa aktörer för deras utförda insatser respektive en budget i balans, har skapat incitament för implementering av standardiserade ekonomiska mät- och styrsystem som inte beaktar verksamhetens reella och flexibla arbetsprocesser samt individualiserat arbetsinnehåll.

Det är också relevant att ställa frågorna: Vem har utformat systemet? Vem samlar in data?

Vems personuppgifter är registrerade i data? Vem tjänar på systemet? Vem kan potentiellt lida skada av systemet? Svaret på vem-frågorna³⁴ är vanligtvis att det inte är medarbetarna inom den kvinnodominerade offentliga sektorn. Frågorna är också självklara att ställa vid förberedelser inför upphandlingar.³⁵

(30)

Vägen framåt ställer krav på ändrad styrning och arbetsprocesser

Den här undersökningen har visat att medlemmarna i Kommunal upplever att ny teknik inte uppfyller högt ställda förväntningar. Rätt förutsättningar saknas också för dess genomförande. Kommunal presenterar därför förslag inom tre områden:

utbildningsinsatser på arbetstid, en säker digital arbetsmiljö på arbetsplatsen och en modell för tillitsbaserad digitalisering där medskapandeprocesser synliggör professioner och yrkeserfarenhet samt skapar en känsla av sammanhang i arbetet. Nedan finns en kort genomgång av de två första förslagen och en längre beskrivning av det tredje.

1. Investera i utbildningsinsatser på arbetstid

Den Nordiska modellen med starka parter och offentlig finansiering av utbildningssystemet är avgörande för att kunna bemöta den tekniska utvecklingen i arbetslivet. Stora nationella satsningar har skapat goda möjligheter till både samhällelig, verksamhets- och individuell yrkesutveckling. Det ställer också krav på att arbetsgivarna investerar i utbildningsinsatser på arbetstid där alla medarbetare kan delta. Sammantaget bidrar det till att uppnå målet om att Sverige ska bli bäst i världen på att tillgodogöra sig nyttorna med digitalisering.

2. Säkerställ den digitala arbetsmiljön på arbetsplatsen

Arbetsgivarna är skyldiga att inkludera den digitala arbetsmiljön i det systematiska arbetsmiljöarbetet, liksom att skydda att medarbetarnas personliga integritet i arbetslivet respektive att särskilja arbete och fritid. För att minska sjukfrånvaron krävs dels tillgång till arbetstekniska hjälpmedel som minskar de fysiskt tunga arbetsuppgifter, dels ett förtydligande av arbetsgivarens roll vid säkerställandet av den digitala arbetsmiljön på arbetsplatsen, till exempel att Arbetsmiljöverket får i uppdrag att utforma föreskrift (AFS).

Därtill har arbetsmarknadens parter redan utformat utbildningsmaterial där digitala skyddsronder och diskussioner på arbetsplatsträffar samt samverkansgrupper kan bidra till utveckling av kvalitet och kunskap om behov, problem och möjligheter med digital teknik.

Men de används tyvärr i mycket liten skala.

3. Involvera medarbetarna - använd tillitsbaserad digitalisering och utveckla medskapandeprocesser

På uppdrag av Sundsvalls kommun har forskare vid Mittuniversitet utformat en modell för tillitsbaserad digitalisering³⁶ som är en vidareutveckling av kommunens befintliga metoder vid användning av kommunens tillitsbaserade styrningsmodell. I den interaktiva modellen ingår att tillit är ett förtroendeskapande där det finns en asymmetri i den underliggande systemdynamiken och utan absolut säkerhet att förtroendet kommer att respekteras.³⁷ En utgångspunkt var att digitalisering var definierad som verksamhetsutveckling med stöd av teknik där forskningsstrategin byggde på maktorienterad deltagande design, trust management-studier och kritisk design. I modellen ingår att synliggöra och analysera maktfördelning och beslutsfattande i konkreta situationer och rum. De tre grundläggande frågeställningarna blir därför: i) Vem värderar nyttan/värdet av?, ii) Vem formulerar kraven och behoven? och iii) Hur beslutas nyttor i värden i förhållande till designprocessen?

36 Gidlund L. K., Sällvin L. och Wallmark C., (2020),

37 Ibid, s. 7.

1.

(31)

Modellen förutsätter att olika typer av användare medverkar i utvecklingsarbetet, vilket inkluderar olika professioner, yrkeserfarenhet och funktioner i organisationen samt medborgarna som nyttjar tjänsterna. Modellen är användbar inom olika verksamheter för att dels synliggöra och stärka medarbetarnas handlingsutrymme i digitaliseringsfrågor, dels stötta de digitaliseringsansvarigas delaktighet i verksamhetsutveckling utifrån digitaliseringens möjligheter. Den gemensamma lösningen bygger på att medarbetarna prioriterar och tränar på att förvänta sig tillit samtidigt som ledarna på motsvarande sätt behöver träna på att ge tillit. Huruvida arbetsgivarna kan skapa en verksamhet som bygger på en tillitsbaserad digitalisering³⁸ har troligtvis stor betydelse för deras möjligheter att attrahera och rekrytera medarbetare i framtiden.

Utveckla medskapandeprocesser som ger en känsla av sammanhang (KASAM) Digitala system har ofta flera olika användare där den insamlade data anger mätbara värden som går att följa upp, oavsett om den är ljud, siffror eller text. Där ingår bland annat chefernas uppföljning av budget, tjänstemännens kontroller av att omsorgstagarna betalar rätt avgift respektive utförarna får rätt ersättning samt att medarbetarna kan läsa uppdragsbeskrivningar och journaler samt registrera data. Systemet ska också leverera värden utifrån fastställda beslut i den politiska nämnden. Möjligheten att påverka utvecklingen och implementeringen av vad det digitala systemet ska mäta är dock ofta kopplat till hierarkiska maktstrukturer i organisationen.

Genom att utveckla medskapandeprocesser och en känsla av sammanhang (KASAM)³⁹ kan alla användare delta vid problem- och behovsanalysen samt vid valet av teknisk lösning, implementering och utvecklingen av digitala system. Dagens situation gör det dock svårt för både medarbetare och chefer att förstå vilka möjligheter tekniken ger och på vilket sätt den går att anpassa utifrån verksamhetens behov av stödjande teknik.

Att skapa en känsla av sammanhang kräver att det digitala systemet är begripligt genom att alla förstår syftet och strukturen med datainsamlingen av mätbara värden. Det blir hanterbart när det finns tillgång till resurser som kunskap och tid avsatt för personliga möten, dokumentation och rapportering i systemet. Meningsfullt rymmer möjlighet att alla kan påverka problem- och kravbeskrivningen samt deltar vid upphandlingar där tvärprofessionella team utformar kravspecifikationer som skapar möjligheter för anpassningar och verksamhetsutveckling. Det finns redan ett material framtaget av arbetsmarknadens parter kring digital arbetsmiljö⁴⁰, men arbetsgivarna saknar en tydlig

(32)

Skapa system som stärker makten över arbetsinnehållet

Välfärdstjänster med hög kvalitet, bra arbetsmiljö och goda ekonomiska resurser är en komplex verksamhet. För att den nya tekniken ska vara relevant för verksamheten krävs att både medarbetare och ledare aktivt deltar i utvecklingsarbetet med tester av metoder och mätbara data. Där ingår bland annat att öka effektivitet och förbättra slutresultaten genom anpassningar av den digitala tekniken utifrån verksamhetens arbetsflöden som utgår från medborgarnas individuella och varierande behov.

Det här är inte lätt, vilket beror på att arbetsgivarnas befintliga dokumentations- och kommunikationssystem inte är anpassat utifrån alla användarnas behov. Det kan med enkelhet leverera standardiserade data om vem som har fått vilken matlåda och vilken utförare som ska få ersättning för sina matleveranser. Andra uppgifter som nöjdhet, personalkontinuitet och möjlighet att anpassa insatserna utifrån dagsform är svårare att mäta och kräver utveckling av mätmetoden.

Situationen går att jämföra med en ”phenomenological matrix” som tar hänsyn till att standardiserade digitala system inte mäter alla de värden och arbetsinsatser som finns i en verksamhet med uppdrag att utföra tjänster utifrån individuella varierande behov och hälsotillstånd över dygnet. Tänk om det skulle vara möjligt att anpassa systemen utifrån verkligheten där arbetsplatserna har skilda förutsättningar där olikheter är normen och inte ses som messiness i modeller.⁴²

För att undvika att det uppstår en situation där ”Det som inte mäts finns inte” som ifrågasätter medarbetarnas fördelning av sin arbetstid krävs en realistisk tidsrestriktion som även innehåller de idag icke tidsatta och dokumenterbara arbetsuppgifter, till exempel att vattna blommorna på balkongen en varm sommardag eller tvätta tjänstebilen en slaskig höstdag. Därmed synliggörs alla faktiskt utförda arbetsmoment. Resultatet skulle bli en situation där det digitala systemet ger tillit till medarbetarnas egen bedömningsförmåga utifrån medborgarnas individuella behov och samtidigt synliggör deras profession och yrkeserfarenhet.

42 Harrison, S., Tatar, D., & Sengers, P, (2007).

(33)

Referenser

Antonovsky, A. (1991), Hälsans mysterium, Natur och Kultur, 2002.

D’Ignazio, C. & Klein, F. (2016). Feminist Data Visualization. Workshop on Visualization for the Digital Humanities (VIS4DH), Baltimore. IEEE.

European Social Partners Autonomous Framework Agreement on Digitalisation. June 2020.

Foucault (1995), Discipline and Punish: The Birth of Prison. New York: Vintage Books.

Försäkringskassan (2018), Sjukfrånvaron inom välfärdstjänsterna, Korta analyser 2018.

Gidlund L. K., Sällvin L. och Wallmark C., (2020), Tillitsbaserad digitalisering, En förstudie om metoder och verktyg för digitalisering som utgår från tillitsbaserad styrning och ledning. Forum för digitalisering, rapport 202-2, Mittuniversitetet.

Harrison, S., Tatar, D., & Sengers, P. (2007). The Three Paradigms of HCI. Paper presented at the CHI conference.

Magnusson, C., Hedvall, P.-O., & Caltenco, H. (2018). Co-designing together with Persons with Visual Impairments. In E. Pissaloux & R. Velazquez (Eds.), Mobility of Visually Impaired People: Fundamentals and ICT Assistive Technologies (pp. 411-434).

Cham:Springer International Publishing.

Regeringen (2016), Vision e-hälsa 2025 – gemensamma utgångspunkter för digitalisering i socialtjänst och hälso- och sjukvård

Rydenfält, C., & Persson, J. (2020). The usability and digitalization of healthcare: third- wave HCI meets first-wave challenges. XRDS, 26(3), 42–45. doi:10.1145/3383386 Shier, H. (2001). Pathways to participation: openings, opportunities and obligations.

Children & Society, 15(2), 107-117. doi:https://doi.org/10.1002/chi.617

SKL (2018), Ekonomirapporten, december 2018 – Om kommunernas och landstingens ekonomi

SKR (2020), Möt välfärdens kompetensutmaning

Spånt Enbuske,A. (2021), Vem är orolig för ny teknik?, Kommunal. 2021.

Spånt Enbuske, A. (2019), Välfärdsteknik för trygghet, hälsa och utveckling i arbetet.

Kommunal.

Wondmeneh, Y. (2020), Återgång utan övergång – En rapport om ohälsa, sjukskrivning

(34)

Bilaga 1. Metodbeskrivning

Undersökningen har genomförts av Novus på uppdrag av Kommunal. Syftet var att undersöka hur yrkesverksamma medlemmar ser på ny teknik kopplat till arbetsuppgifter samt sin personliga yrkesutveckling ur några olika perspektiv. Novus garanterar att undersökningen är relevant och rättvisande för hela gruppen som ska undersökas.

Undersökningsperioden var den 4-18 februari 2020. Populationen utgjordes av 2 000 slumpmässigt utvalda ur Kommunals förrekryterade medlemspanel. Totalt svarade 1 032 på webintervjun, vilket gav en svarsfrekvens på knappt 52 procent. Det partiella bortfallet på frågorna 4-6, om cirka 20-30 svarande, beror på att frågorna inte var obligatoriska.

Det finns inget som tyder på att bortfallet skulle snedvrida resultatet, utan

undersökningen är åsiktsmässigt representativ för den grupp som skulle undersökas, och de slutsatser som presenteras i undersökningen gäller Kommunals yrkesverksamma medlemmar 18-65 år.

Egenskaper hos de svarande

Totalt ingick 1 183 medlemmar i undersökningen, varav 1 032 medlemmar hade ett arbete och 151 medlemmar var arbetssökande eller inte i arbete (till exempel tjänstledig eller sjukskriven). På grund av att den senare gruppen saknade en arbetsplats fick dessa medlemmar inga ytterligare frågor. Målpopulationen uppgick därmed till 1 032 medlemmar med ett partiellt bortfall på frågorna om framtida förändringar i verksamheten och yrkesutveckling.

Kännetecknande för de svarande är att majoriteten är kvinnor (drygt 80 procent) som fyllt 50 år (65 procent) som är gifta eller sambo (cirka 60 procent), är födda i Sverige (drygt 70 procent) med minst gymnasial utbildning (drygt 60 procent gymnasium och nära 20 procent högskola). Av de svarande hade få ett fackligt uppdrag (sju procent).

De vanligaste yrkesgrupperna är undersköterska (nära 40 procent), personlig assistent (cirka 20 procent) och barnskötare (drygt 10 procent). Det stämmer väl överens med att av de svarande jobbar flest inom äldreomsorg (25 procent) därefter följer funktionshinder (17 procent), förskola–skola respektive hälso- och sjukvård (14 procent).

Verksamheternas storlek varierar från små arbetsgivare med färre än 10 anställda (13 procent) till över 1 000 anställda (6 procent). Bland de svarande var det vanligast att arbeta i en verksamhet med 10–99 anställda (54 procent). Majoriteten av de svarande har en tillsvidareanställning (nära 70 procent), arbetar i en kommun (drygt 60 procent) och något mer än hälften arbetar heltid (nära 60 procent).

Geografiskt har Kommunals två största avdelningar – Stockholm och Skåne – även flest svarande i undersökningen (15 respektive 13 procent). Därefter följer avdelningarna Väst, Öst och Vänerväst med också många svarande (nio, nio respektive åtta procent).

(35)

Bilaga 2. Bakgrundsuppgifter om svarspopulationen

Bakgrundsuppgifter om de svarande

Kön Antal* Procent

Kvinna 955 81

Man 228 19

Åldersgrupp

-29 år 31 3

30-39 år 149 13

40-49 år 236 20

50- år 767 65

Utländsk bakgrund

Ja 324 27

Nej 850 73

Civiltillstånd

Gift/ registrerad partner 467 39

Sambo 344 29

Särbo 58 5

Ensamstående 263 22

Förtroendeuppdrag

Ja 82 7

Nej 1029 87

Bilaga 2. Bakgrundsinformation

om svarande

(36)

37 Vem är orolig för ny teknik?

Arbetstid

Heltid 574 57

Deltid 426 43

Anställningsform

Tillsvidare 813 69

Tidsbegränsad 176 31

Sektor

Kommun 746 63

Regioner 34 3

Privat 221 19

Kyrkan 11 1

* Antalet svarande kan variera mellan frågor där det partiella bortfallet är större på frågorna om framtida förändringar i verksamheten och personlig yrkesutveckling.