Installation, anpassning samt utbildning inom Cosmic och andra system hos Leverantören kräver en tidsperiod av fyra månader före driftstart. Under större delen av denna tidsperiod skall den kommande personalen dagtid ha möjlighet att avsätta viss tid för förberedelse och
utbildning. Omfattning och tider för detta överenskommes mellan Leverantören och IT-centrum vid Regionen.
5.2.1 Cambio Cosmic
Cambio Cosmic är regionens system för vårdadministration, vårddokumentation och läkemedelshantering. Följande Cosmic-moduler skall användas:
• Registrera vård (de funktioner som avser öppenvård)
• Akutmodulen
• Journal
• Blanketthantering
• Läkemedel
• Vårdbegäran och konsultation
• Resursplanering
• Meddelande
• Översikter
• Beslutsstöd psykiatri
• Statistik (Cosmic Intelligence)
Moduler som tillkommer under avtalsperioden och som är nödvändiga för en hög patientsäkerhet och effektiva vårdkedjor, skall införas och användas. Leverantören får tillgång till Cosmic på samma villkor som regionens enheter och har tillgång till support och regionens helpdesk (IT-akuten). Central konfiguration och administration av exempelvis organisationsstruktur, avtal, produkter/tjänster måste utföras av regionspersonal
(systemförvaltare).
Om vårdgivaren avser att, för del av sin verksamhet, utnyttja annan vårdgivare för att fullfölja sitt åtagande, ska regionen meddelas om detta för ställningstagande. En överenskommelse skall finnas om hur dokumentationsplikten ska utföras.
5.2.2 Panorama
Panorama är regionens enhetliga stöd för patientöversikt. Vårdgivaren skall göra information tillgänglig och ges också åtkomst till, och förutsätts använda aktuell version med beaktande av gällande riktlinjer.
5.2.3 Avvikelsehantering – Synergi
Synergi är ett avvikelsehanteringssystem där samtliga avvikelser avseende patientarbete registreras. Synergi innehåller förutom detta bl.a. moduler för Synpunkter och Klagomål.
Leverantören förbinder sig att ha en fungerande avvikelserapportering genom att utnyttja regionens system Synergi som verktyg för avvikelserapportering, åtgärdsanalys och
uppföljning. Avsteg från kravet på registrering i Synergi kan göras efter särskild överenskommelse om utföraren på annat sätt kan redovisa sin avvikelserapportering på ett sätt som motsvarar
registrering i Synergi. Leverantören förbinder sig också att inte använda modulen för
arbetsskador, då regionens licens inte täcker detta.
5.2.4 RGS webb
RGS webb är ett evidensbaserat rådgivnings-/kunskapsstöd för sjuksköterskor.
Sjuksköterskan får stöd i sin bedömning av patientens hälsoproblem för att inte missa allvarliga sjukdomstillstånd, för att bedöma hur snabbt en patient behöver komma till vård och för att ge enhetlig och aktuell egenvårdsrådgivning. Systemet ägs och drivs av Inera AB.
5.2.5 Regionens interna webplats – Lisa
Lisa innehåller dels den information som är tillgänglig via www.lio.se, dels regionsintern information innefattande bl.a. riktlinjer, rutiner och PM. Leverantören ges tillgång till informationen och skall informera sig via Lisa.
5.2.6 Jourlinjer – JourLisa
JourLisa är ett webbaserat system där uppgifter finns om regionens olika jourlinjer, vem som har jour och hur man når personen (telefonnummer och sökare). Leverantören skall ha tillgång till och informera sig via JourLisa.
5.2.7 Befolkningsregister – Master
Master är ett system som hanterar personuppgifter från befolkningsregistren, d.v.s.
tillhandahåller korrekta uppgifter om patienters identiteter och adresser. Master innehåller bl.a. uppgifter om personnummer, namn och adress för personer skrivna i Östergötlands, Sörmlands, Jönköping, Kalmar och Kronobergs län samt ger möjlighet att söka fram motsvarande uppgifter från det nationella befolkningsregistret för övriga svenskar (via fullständigt personnummer). Master innehåller också uppgift om listning vid vårdcentraler i Östergötland.
Leverantören skall ha tillgång till och informera sig via Master.
5.2.8 Samordnad vårdplanering i länet - MEDDIX
MEDDIX är en internetbaserad tjänst för registrering, utbyte och arkivering av medicinska meddelanden i realtid. Den kan komma att ersättas av ny modul i Cosmic under
avtalsperioden.
5.2.9 Remiss/svar ROS
ROS är ett system för elektroniska beställningar, remiss och svar från Region Östergötland eller ett ackrediterat laboratorium. Idag hanterar ROS beställningar för kemi, immunologi, farmakologi, bakteriologi och virologi samt till viss del transfusionsmedicin och fysiologi, röntgen, neurofysiologi och patologi. Vårdgivaren erbjuds att under samma förutsättningar
som Regionens egna vårdgivare använda Regionens medicinska serviceenheter, men kan välja att använda sig av andra externa enheter.
5.2.10 Utfärdande av e-tjänstekort
Regionens e-tjänstekort uppfyller kraven i nationella identifieringstjänsten SITHS.
Om vårdgivaren så önskar kan Regionen tillhandahålla e-tjänstekort för säker identifiering i Regionens system, enligt villkor beskrivna i ”Avtal om e-tjänstekort”. Ytterligare information om e-tjänstekort finns på Regionens intranät, Lisa.
5.2.11 Rapportering mm
- Information överförs till regionens vårddatalager och väntetidsdatabas i enlighet med samma riktlinjer, termer och specifikationer som gäller för regionens egna verksamheter.
- Information tillhörande Leverantören överförs till NPÖ (Nationell Patientöversikt) i enlighet med samma regler, riktlinjer, termer och specifikationer som gäller för Regionens egna verksamheter.
- Leverantören ska, när så är möjligt, använda elektronisk receptöverföring till apoteket. I övrigt tillhandahåller Regionen receptblanketter, med elektroniskt läsbar information (streckkod) som anger arbetsplatskod, förskrivarkod, till självkostnadspris.
5.2.12 Mina Vårdkontakter
Regionen arbetar med att utveckla e-tjänsten Mina Vårdkontakter där den enskilde själv enkelt kan få kontakt med en vårdgivare och utföra vissa tjänster som t ex. att förnya recept, hantera besökstider m.m. Leverantören skall ansluta sig till Mina Vårdkontakter.
5.2.13 Erbjudanden
• Röntgenbilder- PACS (Picture Archiving and Communication System)
PACS hanterar och lagrar röntgenbilder digitalt och kommer på sikt att kunna nås via uthopp från ROS
• Läkemedelsstatistik
Statistiken lagras i en databas med tillhörande utsöknings- och analysverktyg (så kallade kuber) som möjliggör uppföljning av läkemedelsanvändning
• Skanning – Komplementjournalen (ej vid uppkoppling via terminalserver) Komplementjournalen är ett system för att skanna och lagra pappersjournalhandlingar. Om scanning inte är tekniskt möjligt hos Leverantören, kan en överenskommelse om scanning göras med närmaste regionsenhet.
I de fall Leverantören väljer att använda annan medicinsk serviceenhet än Regionens medför kraven på patientsäkerhet att även de analyser som sker vid externa laboratorier ska vara tillgängliga i den gemensamma patientjournalen. Informationen från externa laboratorier ska således göras åtkomliga i Regionens system (ROS). Detta kräver anpassning både av
levererande och mottagande system. Regionen står för kostnaderna för systemanpassningar som krävs i ROS och Leverantören står för kostnaderna för systemanpassningar som krävs på Leverantörens sida. Se ”Riktlinjer för extern vårdbegäran av medicinsk service i regionens sammanhållna patientjournalföring” samt ”Tillämpningsdokument för att ansluta externt laboratorium för leverans av svar till ROS”.