Organisation och personal

I och med att Gävle kommun lämnat förbundet har en ny förbundsordning antagits och som börjat gälla från 1 jan 2020.

Kommunalförbundets nya roll är att agera som förvaltare över av förbundet tidigare ingångna avtal. Förvaltningen innebär att förbundet ska:

 Sträva efter att ingångna avtal inte ska förlängas. Om det finns skäl att utnyttja en option om förlängning är det dock möjligt efter beslut av förbundets styrgrupp bestående av ägarkommunernas ekonomichefer. Styrgruppen ska regelbundet på direktionsmöten rapportera för vilka avtal optionsmöjligheten nyttjas.

 ansvara över att ingångna avtal inte förnyas

 hantera prisindexeringar, artikeltillägg och andra revideringar i enlighet med resp.

avtalsvillkor

 lämna information om avtal på förbundets hemsida samt på begäran på arbetsplatsträffar mm.

 tillmötesgå begäran om allmänna handlingar

 vara arkivarie av förbundets tidigare ingångna avtal

Enligt förbundsordningen ska förbundet verka till dess av förbundet ingångna avtal löper ut eller hävs. Därefter ska förbundet avvecklas.

Direktionen har som stöd för ledningen och samordningen av det operativa arbetet en

styrgrupp bestående av förbundsmedlemmarnas ekonomichefer. Ekonomichefen i Bollnäs har utsetts som samordnare med ansvar för att förbundets uppgifter blir genomförda.

Personalen i förbundet har successivt slutat sina anställningar. Vid februari månads utgång hade alla upphandlare slutat sina anställningar och kvar fanns förbundsdirektören och en administratör. Förbundsdirektören slutade sista mars och administratören i början av juni.

Då det endast funnits anställda i förbundet under inledningen av året och efter 6 juni ingen, så görs ingen personalredovisning då det inte bedöms meningsfullt.

 TI, ÅHM, CE — Powered by TellusTalk

Förvaltningsberättelse

2020 5(13)

Handläggare: Datum: Ärendebeteckning

Åsa Myhrberg 2021-02-19 Förvaltningsberättelse

Er beteckning/referens

Övrigt

Arbetet i förbundet har under året präglats av att anpassa verksamhet/rutiner och avveckla avtal och tillgångar som ej längre behövs för det nya uppdraget.

Mot slutet av året har överenskommelse gjorts med Ockelbo kommun om att permanent överta förvaring och skötsel av förbundets fysiska arkiv. Inköp Gävleborg är fortsatt arkivmyndighet till dess att

avveckingen av förbundet verkställts. Flytten av arkivet kommer att ske 1 feb 2021. Förbundets lokaler i Söderhamn lämnas 28 feb 2021 där arkivet finns idag.

Förslag till avräkning med Gävle kommun har tagits fram där gemensam överenskommelse beräknas kunna vara klar till direktionens möte i feb 2021.

I dec 2020 beslutade direktionen att samtliga styrdokument skulle ses över utfrån att förbundet verkat i sin nya roll under ett år.

4 Måluppfyllelse

Fr o m 2020 bedriver förbundet ingen verksamhet längre utan ansvarar för avtalsförvaltning av tidigare ingågna avtal till de löper ut.

Då ingen verksamhet bedrivs är det inte möjligt att göra måluppfyllelse kopplat till upphandling. Förbundets nya roll är tydligt beskriven i förbundsordningen varför inga ytterligare mål har satts.

En bedömning som gjorts tidigare är att om alla avtal skulle löpa vidare med de förlängningsklausuler som finns så skulle de löpa ut någon gång under 2025.

Avtalsförvaltningen av de cirka 2 000 avtal som fanns vid årsskiftet görs av

Hälsingekommunernas inköpsorganisationer. Varje avtal har fått en avtalsansvarig från någon av Hälsingekommunernas upphandlare som ansvarar för att hantera ev förlängningar,

indexeringar, utlämnande av handlingar etc. Alla avtal blir föremål för hantering i samband med Hälsingekommunernas upphandlingsplaneringar som görs vår och höst.

Det har överenskommits att förlängda avtal redovisas till direktionen 2 ggr per år vilket sammanfaller med att Hälsingekommunerna fastställer sin upphandlingsplanering vår och höst. En redovisning över förlängda avtal har gjorts till direktionen på dess sammanträde i maj och december.

Förbundet har tidigare skickat månadsrapporter till medlemskommunerna. Från 2020 har en ekonomisk uppföljning gjorts samt en delårsrapport per 31 augusti som delgetts

medlemskommunerna.

5 Ekonomi

För 2020 redovisar föbundet ett negativt resultat om -3 307 tkr. Det budgeterade resultatet för 2020 uppgick till -4 282 tkr. Jämfört med budget är det en positiv avvikelse med 975 tkr. För 2020 budgeterades ett negativt resultat då direktionen i februari 2020 beslutade att inte ta ut några medlemsavgifter utan föbrundet bedömdes kunna använda ansamlat överskott från tidigare år för att täcka förbundets kostnader fram till dess att det avvecklas.

 TI, ÅHM, CE — Powered by TellusTalk

Förvaltningsberättelse

2020 6(13)

Handläggare: Datum: Ärendebeteckning

Åsa Myhrberg 2021-02-19 Förvaltningsberättelse

Er beteckning/referens

Verksamheten i förbundet har nu i stort sett anpassats till det nya uppdraget. Kostnader och intäkter bedöms vara förutsägbara i mycket hög grad varför det föreligger mycket liten risk för att större oförutsedda kostnader ska behöva hanteras.

Större avvikelser jämfört med budget framgår av nedanstående uppställning.

Större avvikelser i budget 2020 (tkr)

Livsmedelsbonus (exkl Gävle) 543

Personalkostn inkl pension 533

It-kostn inkl datakommunikation 228

Försäljning inventarier 207

Konsulter upphandl/ekonomi/personaladm -329

Avtalsförvaltning -280

Övrigt 73

Summa 975

Efter bokslut 2020 uppgår det egna kapitalet till 7 587 tkr. Enligt upprättat avtal med Gävle kommun ska deras del i förbundets egna kapital skiftas ut per 31 dec 2020. En avräkning har upprättats och

överenskommits med Gävle. Enligt denna överenskommelse ska Gävle kommun erhålla 2 622 tkr av förbundet. Utbetalningen bokförs som en minskning av Eget kapital i bokslut 2020. Efter regleringen med Gävle så uppgår det egna kapitalet därmed till 4 965 tkr.

5.2 Pensioner

Alla framtida kostnader för anställd personal i förbundet är kostnadsförda. Kommande indexeringar av pensioner beräknas i nuläget täckas ur befintlig överskottsfond. Under avsättning för pensioner ligger de sista premierna för förmånsbestämd ålderspension som betalas under jan 2021. Därutöver finns

reservation för särskild löneskatt för de sista två anställda.

5.3 Balanskrav

Balanskravet innebär att kommuner och landsting inte får besluta om en budget där kostnaderna överstiger intäkterna. Om resultatet blir negativt måste det kompenseras med överskott inom tre år.

En så kallad balanskravsutredning ska genomföras varje år för att fastställa om balanskravet är uppfyllt.

Balanskravsutredning (tkr)

Årets resultat enligt resultaträkningen -3 307 Orealiserade förluster i värdepapper 9 Årets resultat efter balanskravsjusteringar -3 298

Balanskravsresultat -3 298

 TI, ÅHM, CE — Powered by TellusTalk

Förvaltningsberättelse

2020 7(13)

Handläggare: Datum: Ärendebeteckning

Åsa Myhrberg 2021-02-19 Förvaltningsberättelse

Er beteckning/referens

Synnerliga skäl

Direktionen föreslår medlemskommunernas kommunfullmäktige att åberopa synnerliga skäl för att inte ålägga kommunalförbundet Inköp Gävleborg att återställa underskott i bokslut för 2020. Motiven för detta är att förbundet bedöms kunna använda det egna kapitalet för att täcka sina kostnader fram till dess att förbundet avvecklas. I och med detta uttaxeras då inga medlemsavgifter av kommunerna varför underskott uppstår. Trots att underskott uppkommer är det inte ett avsteg från god ekonomisk hushållning eftersom förbundet är under avveckling.

Söderhamn 2021-02-19

Tomas Isaksson Åsa Myhrberg

Ordförande Samordnare

 TI, ÅHM, CE — Powered by TellusTalk

Förvaltningsberättelse

2020 8(13)

Handläggare: Datum: Ärendebeteckning

Åsa Myhrberg 2021-02-19 Förvaltningsberättelse

Er beteckning/referens