Mål: PTS är en välskött myndighet som är nytänkande och en av Sveriges bästa arbetsplatser.
Målbeskrivning: Avgörande för att PTS ska kunna utföra sitt uppdrag på ett bra sätt är att myndigheten har allmänhetens förtroende och uppfyller de mål, lagar och regler som gäller för myndigheten. PTS arbetar därför för att vara en effektiv myndighet med ordning och reda i beslutsprocesser och ekonomi. PTS beslut ska vara rättssäkra och av hög kvalitet. Omvärlden ändras snabbt och PTS behöver vara väl rustat för att hantera nya utmaningar. PTS ska därför vara en transparent
myndighet som har en god dialog med intressenter och samverkar konstruktivt med andra myndigheter. PTS processer är under ständig utveckling och i vårt arbete med att skapa förnyelse är digitala verktyg särskilt betydelsefulla. Medarbetarna är PTS viktigaste tillgång och myndigheten arbetar därför aktivt med att rekrytera rätt kompetens och ha rätt medarbetare på rätt plats samt med att vara en förebild vad gäller mångfald och jämställdhet. Medarbetarna erbjuds en arbetsmiljö som verkar för ett högt eget inflytande, goda personliga utvecklingsmöjligheter samt balans i livet.
Samlad bedömning: Den samlade bedömningen är att PTS i hög grad är en välskött myndighet och en attraktiv arbetsgivare. Under 2020 har en rad insatser genomförts för att stärka detta ytterligare.
4.1 Välskött myndighet
I PTS strävan efter att myndigheten ska vara välskött, har myndigheten arbetat med ett antal frågor av skilda slag.
Under året har ett särskilt ärendehanteringssystem och en ny e-tjänst för båtradiotillstånd tagits i drift, vilket gör det enklare och betydligt snabbare för båtägare att få, och förlänga, sitt radiotillstånd. Systemet ger även ökad effektivitet och kvalitet i den interna hanteringen av ärendena. Båtradiotillstånd är den till antalet största tillståndstypen inom PTS.
Ett betydande arbete har gjorts för att skapa myndighetens nya datacenter. Det nya datacentret innebär högre it- och informationssäkerhet, ökad redundans genom två helt speglade datahallar samt säkrare och enklare förvaltning av systemen.
PTS har upphandlat och implementerat ett nytt standardsystem för externa
kontakter.Systemet skapar förutsättningar för effektivare ärendehantering och ökad informationssäkerhet, bland annat genom att på sikt samla kunddata i ett
gemensamt kundregister. Systemet tas i bruk i januari 2021.
PTS har även upphandlat och implementerat ett nytt dokumenthanteringssystem.
Syftet är att skapa förutsättningar för bättre informationsspridning inom myndigheten och effektivare samarbetsformer. Systemet togs i bruk under hösten inom ramen för ett pilotprojekt. Under 2021 kommer hela myndigheten ges tillgång till det nya dokumenthanteringssystemet .
För att öka möjligheterna nå ut bättre med information till externa intressenter samt skapa alternativ avseende intern kompetensutveckling har myndigheten lanserat utbildningar i en digital lärplattform. Först ut är utbildning i Radioutrustningsdirektivet riktad till tillverkare och distributörer av berörd utrustning.
PTS har under året aktivt arbetat med dataskyddsfrågor, bland annat genom att tydliggöra rutinerna för hantering av begäran om allmän handling där personuppgifter ingår. PTS har även gjort en uppdatering av sina dataskyddsriktlinjer och tagit fram ett nytt metodstöd för hur PTS uppfyller kraven i dataskyddsförordningen. Avsikten är att skapa ett enhetligt förhållningssätt avseende dataskyddsfrågor i hela
myndigheten.
PTS har under 2020 även utvecklat sitt interna säkerhetsskyddsarbete. Detta har bl.a.
innefattat en befattningsanalys som resulterat i att betydligt färre befattningar än tidigare är placerade i säkerhetsklass. Vidare har säkerhetsskyddschefens mandat tydliggjorts i PTS delegationsordning och PTS har beslutat en
signalskyddsinstruktion. PTS har även arbetat med att utveckla forum för diskussion av säkerhetsskyddsfrågor när det gäller bl.a. spektrumfrågor, informationssystem och fastighetsfrågor.
PTS följer kontinuerligt upp rapporterade incidenter. Under året har fem
personuppgiftsincidenter hanterats och samtliga har anmälts till Datainspektionen.
Därutöver har 29 incidenter av annat slag anmälts i PTS interna incidentrapporteringssystem. Dessa rör framför allt mindre it- eller informationssäkerhetsincidenter.
4.1.1 Utveckling av krishantering och erfarenheter av covid-19-pandemin I mitten av februari 2020 aktiverade PTS en krisstab för att följa läget avseende det nya coronaviruset som hade börjat spridas i världen. När situationen eskalerade till samhällsspridning i Sverige förstärktes krisstabens arbete. Under året har krisstabens sammansättning och uppgifter förändrats i syfte att följa pandemins utveckling, samt
konsekvenser för PTS ansvarsområden och den egna verksamheten. I stort har konsekvenserna av pandemin varit begränsade för både postsektorn och sektorn elektroniska kommunikationer, och även avseende PTS interna verksamhet.
Samverkan med aktörerna inom PTS sektorer, för att exempelvis sammanställa lägesbilder, har fungerat bra.
PTS arbetar kontinuerligt med att utveckla myndighetens beredskap och förmåga att hantera kriser. Krisstabens arbete och metodstöd har under året löpande utvecklats, bl.a. för att anpassas till att krisstaben sedan mitten av mars utfört sitt arbete på distans, i enlighet med rekommendationer om hemarbete. Under november inleddes en utvärdering av myndighetens hantering av pandemin, både avseende arbete inom krisstaben och i linjeverksamheten. Denna utvärdering kommer bl.a. att utgöra underlag för fortsatt utveckling av PTS krishantering.
4.2 Attraktiv arbetsgivare
PTS uppfattas som en bra arbetsplats av sina medarbetare. Detta är tydligt utifrån bl.a. genomförda medarbetarundersökningar, låg sjukfrånvaro och avgångssamtal som genomförs med samtliga som avslutar sin anställning.
PTS har också relativt lätt för att attrahera nya medarbetare. I de flesta rekryteringar får myndigheten in en betryggande mängd sökande med efterfrågad kompetens, och påfallande många av kandidaterna som intervjuas bekräftar att de har sökt sig till myndigheten för att de har en positiv uppfattning om PTS som arbetsgivare. PTS arbetar aktivt med att marknadsföra myndigheten, inte minst i sociala medier.
PTS arbetar även med karriär- och kompetensutveckling genom att delta i samarbetet Rörlighet i staten. Samarbetet ger utrymme för skräddarsydda utvecklingssatsningar mellan deltagande myndigheter samt goda möjligheter att bygga nätverk för myndigheternas medarbetare. Under 2020 har 42 medarbetare från PTS deltagit i olika aktiviteter som Rörlighet i staten erbjuder.
Under året har samtliga chefer genomgått utbildning om det systematiska arbetsmiljöansvaret, och i synnerhet har en aktiv dialog förts med cheferna om arbetsmiljöfrågor samt att leda på distans till följd av pågående pandemi. Kortare medarbetarundersökningar, så kallade temperaturmätningar, har genomförts under vår och höst för att fånga upp upplevelser av hur arbetet går under pandemin, vilket varje chef också har arbetat aktivt med i sina grupperingar.
Antalet anställda på myndigheten har ökat från 326 till 345 under året, vilket framför allt beror på att myndigheten fått utökade uppdrag. 33 personer har avslutat sin anställning på PTS och det ger en personalomsättning på 9,6 % inklusive pensionsavgångar.