Påverkan på informell kommunikation och kreativitet

Innan pandemin berättar respondenterna från Electrolux och Hälsans Kök att en stor del av kommunikationen var att kollegor spontant stötte på någon och diskuterade både mer och mindre arbetsrelaterade frågor. Respondenten från Electrolux beskriver hur detta var något som bidrog till att bolla idéer och diskutera med varandra i en annan miljö. Respondenten på Hälsans kök beskriver hur informella möten var något som bidrog till att bygga relationer till kollegor, vilket senare bidrog till större erfarenhetsutbyte mellan kollegor, särskilt mellan olika avdelningar. Respondenten på Hälsans Kök betonar också hur den informella kommu-nikationen bidrog till välmåendet bland de anställda. Inom Hälsans Kök och Electrolux fram-står konkreta fördelar för PU-processen från den informella kommunikation och båda nämner hur bortfallet av den informella kommunikation varit något negativt, dock noterade respon-denten på Hälsans Kök att det blivit en viss effektivisering då den informella kommunikat-ionen innehöll vissa delar som inte bidrog till arbetet och som nu försvunnit. Respondenterna på Micromatic nämnde inga större fördelar med att ha informella möten utan beskrev det sna-rare som något rent socialt. Jämförs detta med hur Fayard och Weeks (2007) samt Y. Lin och T. Kwantes, (2014) beskriver informell kommunikation stämmer det rätt bra överens med re-spondenternas svar. Något som avviker är Micromatic som inte ser positiva effekter på arbetet i samma utsträckning som övriga respondenter och teorin, men värt att betona är att det kan ha att göra med Micromatics relativt få anställda.

Förutom sämre möjligheter till erfarenhetsutbyte och att bolla idéer, nämner även responden-terna från både Electrolux och Hälsans Kök att förändringar i den kommunikation som fort-farande används gjort den kreativa processen inom PU svårare. Hos Electrolux nämns även att konceptutveckling blivit svårare. Som anledning till detta nämner båda bland annat att de

20

personliga aspekterna varit svåra att ersätta när enbart digitala möten används. Detta trots att de använt sig av nyare digital kommunikation i form av Teams vilket visat sig ha brister hos videosamtal jämfört med att ses fysiskt, dessa brister nämns även av Fish, Kraut och Root, (1992). Denna försämring i den kreativa processen förutspås väl av Ebadi och Utterback, (1984) som menar att frekvent kommunikation genom många olika kanaler är viktigt för in-novationsprocessen. Bortfall av delar av kommunikationen borde alltså leda till utmaningar inom PU-processen, vilket också respondenterna på Hälsans Kök och Electrolux har noterat.

Orsaker till bortfall av social kommunikation

Respondenterna från Hälsans Kök och Electrolux beskriver båda hur pandemin och därmed ökad mängd distansarbete kraftigt minskat mängden informell kommunikation. Detta trots att båda organisationerna testat att återskapa mötena på distans, exempelvis genom digitala fikamöten, vilket är något som inte fungerat på samma nivå som innan enligt respondenterna.

Detta kan förutspås utifrån (Kraut m. fl, 2002) och (Fayard och Weeks, 2007) där vikten av miljön för informell kommunikation lyfts upp, särskilt betonades där hur det fysiska avståndet samt samlingspunkter som exempelvis en kaffemaskin spelade en stor roll för uppkomsten av informell kommunikation. Eftersom avståndet har ökats och samlingspunkterna försvunnit till följd av pandemin är det därför rimligt att det påverkar mängden informell kommunikation negativt, vilket också setts. Som kontrast till detta kan Micromatic användas då de har fortsatt jobba på som innan, fast med säkerhetsåtgärder som avstånd mellan varandra. Teorin förut-spår här att den informella kommunikationen skulle ligga kvar på liknande nivåer eftersom avstånden är densamma och samlingsplatserna finns kvar. Vilket också stämmer överens med hur respondenterna på Micromatic beskrivit situationen.

21

6. Slutsatser

Kommunikationen är en vital del för företagets överlevnad, detta är inget undantag för företag inom PU-processen. För att både upprätthålla en professionell kommunikation samt skapa en social gemenskap för anställda att kunna delta i, intraorganisatoriskt. Den professionella, for-mella kommunikationen är viktig för att hålla arbetet på spåret och uppfylla syftet med före-taget i sig, medan den mer sociala, informella kommunikationen fungerar som en grund att stå på. Detta då informell kommunikation ger upphov till konversationer och upprätthållande av relationer mellan kollegor. Informell kommunikation bidrar bland annat med en positiv påverkan på innovation, prestation och även kommunikationen mellan kollegorna vilket har visat sig vara mycket värdefullt inom företag för produktutvecklingsprocessen.

Det används en bred variation av kommunikationskanaler inom PU-processen för att för-medla diverse budskap men övervägande muntliga kommunikationskanaler innan pandemin.

Val av kommunikationskanaler beror bland annat på vad som ska förmedlas, storlek på orga-nisationen, vem mottagaren är och geografiskt läge av mottagare. Kombinationer av kanaler används också för att öka effektiviteten hos budskapet som förmedlas.

För mer produktutvecklande organisationer som Electrolux och Hälsans Kök berättar respon-denterna att en bredare digitalisering utvecklats under pandemin för att ersätta många av de kanaler som tidigare behövt fysisk närvaro som face-to-face. Respondenterna lyfter även fram att de båda bytt ut sitt internetbaserade kommunikationsprogram från Skype till Microsoft Teams. Detta främst då båda haft den möjligheten till skillnad från ett finmekaniskt tillverk-ningsföretag som Micromatic där de anställda måste vara på plats. Micromatic har i stället löst detta genom strikta säkerhetsåtgärder som att hålla avstånd i samband med deras tidigare kommunikationskanaler. Nya kommunikationskanaler har uppstått inom Electrolux och Häl-sans Kök men inte för Micromatic. Exempelvis används nu digitala verktyg som Miro för en brainstorming med post-IT lappar, eller Teams som ersättning för telefonsamtal.

Trots många positiva utvecklingsmöjligheter har även negativa delar uppkommit på grund av kommunikationsförändringen. Dels den kreativa svårigheten inom produktutvecklande orga-nisationer med de lägre frekventa fysiska mötena, där informella möten vid kaffemaskinen försvunnit vilket tidigare var en möjlighet för utbyte av arbetserfarenheter samt ett bollplank med kollegor. Trots många svårigheter på grund av pandemin har kreativa lösningar varit en faktor för företagens överlevnad. Hur framtiden kommer att se ut inom PU-processen skulle vara ett intressant område att fortsätta forska om, vare sig det återgår tillbaka till det normala eller om företag redan befinner sig i det nya normala. Vidare hade det varit intressant med en ytterligare fördjupning i hur de enskilda kanalerna används mer specifikt. Något och ha i

22

åtanke är att även om denna studie behandlar kommunikation inom produktutvecklingspro-cessen betyder det inte att den är låst i den sektorn. Resultaten skulle kunna appliceras på många av företagen då ämnet är väldigt generellt och många företag har liknande utmaningar där kommunikationen är en viktig grund för arbetet.

23

7. Referenser

Berger, J. och Iyengar, R., 2013. Communication Channels and Word of Mouth: How the Me-dium Shapes the Message. Journal of Consumer Research, Vol. 40(3), s.567-579.

Cameron, G. och McCollum, T., 1993. Competing corporate cultures: a multi-method, cultural analysis of the role of internal communication. Journal of Public Relations Research, Vol.

5(4), s.217-250.

Crescenzo, S., 2011. The IABC Handbook of Organizational Communication: A Guide to In-ternal Comm. 2 uppl. San Francisco, Calif.: Jossey-Bass, s.219-230.

DeFilippis, E. m. fl, 2020. COLLABORATING DURING CORONAVIRUS: THE IMPACT OF COVID-19 ON THE NATURE OF WORK. Nber.org.

Ebadi, Y. och Utterback, J., 1994. The Effects of Communication on Technological Innovation.

Management Science, Vol. 30(5), s.572-585.

Electrolux, 2021. Om Electrolux. [online] Tillgänglig: https://www.electrolux.se/about-us/

[Hämtad 2021-05-25].

Erikson, P., 2017. Planerad kommunikation - Strategiskt ledningsstöd i företag och organi-sation. 8 uppl. Stockholm: Liber AB, s. 72-80, 85-90.

Fayard, A. och Weeks, J., 2007. Photocopiers and Water-coolers: The Affordances of Informal Interaction. Organization Studies, Vol. 28(5), s.605-634.

Fish, R., Kraut, R., Root, R. och Rice, R., 1992. Evaluating video as a technology for informal communication. Proceedings of the SIGCHI conference on Human factors in computing sys-tems - CHI '92, s.37-48.

Klimstra, J. och Hotakainen, M., 2013. Smart power generation. 4 uppl. Helsinki [Finland]:

Avain Publishers, s.21-25.

Kraut, R. m. fl, 2002. Informal Communication in Organizations: Form, Function, and Tech-nology. Kraut.hciresearch.info.

24

Kupritz, V. and Cowell, E., 2011. Productive Management Communication Online and Face-to-Face. Journal of Business Communication, 48(1), s.54-82.

Kuzdeba, N., 2016. HOW TO CONTINUE TO INNOVATE WITH FEWER “WATER COOLER”

CONVERSATIONS. Ecommons.

Lievens, A., Moenaert, R. och Jegers, R., 1999. Linking communication to innovation success in the financial services industry: a case study analysis. International Journal of Service In-dustry Management, Vol. 10(1), s.23-48.

Lin, I. och Kwantes, C., 2014. Potential Job Facilitation Benefits of “Water Cooler” Conversa-tions: The Importance of Social Interactions in the Workplace. The Journal of Psychology, Vol. 149(3), s.239-262.

Maier, A., m.fl., 2008. Exploration of Correlations between Factors Influencing Communica-tion in Complex Product Development. Concurrent Engineering, Vol. 16(1), s.37-59.

Micromatic, 2021. FÖRETAGET. [online] Tillgänglig: https://micromatic.se/om-oss/

[Hämtad 2021-05-25].

i

Bilaga A - Intervjuguide

Datum:

Respondent:

Företag/Organisation:

Intervjuformat:

Bakgrund

Vi ska avsluta tredje året med ett kandidatexamensarbete i Integrerad Produktutveckling. Vi vill studera kommunikationslösningar inom produktutvecklingsprocessen, hur de har använts och om användningen har förändrats på grund av pandemin.

Syftet med intervjun

Användandet av olika typer av kommunikationslösningar har ändrats snabbt de senaste åren och vi vill med denna intervju studera vilka kommunikationslösningar företaget använder och hur användningen av dessa förändrats den senaste tiden.

Intervjuupplägg

❖ Del 1 - Första delen består av att förstå respondenten, roll/position, arbetsuppgifter mm.

❖ Del 2 - Andra delen handlar om företaget, allmänna fakta om vad de bidrar med för samhället.

❖ Del 3 - Tredje delen behandlar ämnet i sig, hur kommunikationslösningar har använts innan och under pandemin.

❖ Del 4 - Fjärde delen handlar om personliga kopplingar till olika kommunikationslös-ningar, hur de själva har upplevt det hela, har det fungerat? Eventuella för- och nack-delar det har inneburit för företaget och anställda.

❖ Del 5 - Femte delen är en avslutande del där respondenten kan få reflektera själv, mer öppna frågor ställs för att fördjupa en förståelse kring ämnet.

Viktig information

Det är viktigt att poängtera att allt som ingår i denna intervju är endast tillgängligt för oss två.

Namn och annan konfidentiell information kommer inte att användas utan tillstånd. Exa-mensarbetet kommer offentliggöras där ni kan få tillgång till en korrekturläsning innan pub-licering. Tillstånd att få spela in ljud eller video är upp till respondenten.

ii Del 1 - Respondenten

❏ Berätta lite kort om dig, vem är *respondenten*?

❏ Vad arbetar du som? Hur länge har du haft den tjänsten?

❏ Hur länge har du arbetat för *företaget*?

❏ Tidigare yrkeserfarenheter på liknande företag?

Del 2 - Företaget

❏ Vem är ni?

❏ Vad bidrar *företaget* med för samhället?

❏ Vad sysslar ni med?

Del 3 - Kommunikationsmetoder inom produktutvecklingsprocessen

❏ Vilka kommunikationsmetoder har använts före pandemin?

❏ Är det några kommunikationsmetoder som ni slutat att använda?

❏ Hur har det påverkat arbetet?

❏ Hur har ni haft era gruppmöten?

❏ Vilka verktyg och metoder har ni använt för att kommunicera mellan varandra?

❏ Hur har tillämpningen av digitala verktyg använts innan pandemin?

❏ Hur ser era möten ut (både traditionella möten och möten med nya kommunikations-lösningar)?

❏ Hur har ändrade kommunikationslösningar påverkat hur ni kommunicerar inom ra-men för era utvecklingsprojekt?

❏ Hur ser kommunikation ut internt mellan olika arbetsroller?

❏ Har det förändrats?

❏ Hur ser kommunikationen ut interorganisatoriskt, exempelvis mellan ert företag och era underleverantörer?

Del 4 - Personliga upplevelser

❏ Hur har kommunikationslösningarna fungerat innan pandemin?

❏ Personliga upplevelser?

❏ Om och i så fall hur har den förändrats?

❏ Positiva och negativa aspekter? Hur? Varför?

❏ Har ni använt nya kommunikationslösningar på grund av covid-19?

❏ Vilka?

iii

❏ Hur har nya kommunikationslösningar påverkat hur mycket ni kommunice-rar?

❏ Hur upplever du att förändrade sätt att kommunicera påverkar dina prestat-ioner på jobbet?

❏ Vad anser du vara den största förändringen inom det kommunikativa området inom företaget på grund av covid-19?

❏ Och då särskilt produktutvecklingsprocessen.

❏ Hur upplever du att den uppdaterade situationen påverkar ditt välmående?

❏ Dina kollegors välmående?

Del 5 - Reflektion

❏ Finns det områden där digitala tillämpningar inte klarar att ersätta tidigare använda kommunikationslösningar, som till exempel fysiska möten?

❏ Var digitala tillämpningar redan på väg, eller var det framtvingat av pandemin?

❏ Vilka för- och nackdelar har respektive kommunikationslösningar?

❏ Hur har kreativiteten påverkats?

❏ Positiva och negativa aspekter? Varför tror du?

❏ Hur har ledtider påverkats av kommunikationen för PU-processen? Hur har tiden för-ändrats för framtagning av innovativa idéer?

❏ Har ni haft möjlighet att förändra detta och i så fall hur?

❏ Inkrementell innovation eller mer disruptiv innovation?

❏ Har du något själv som vi inte lyft idag men som du kan ha kommit på gällande kom-munikationen?

TRITA-ITM-EX 2021:111

www.kth.se