Kommunikationskanaler inom produktutvecklingsprocessen: före och under covid-19 pandemin

INOM

EXAMENSARBETE TEKNIK, GRUNDNIVÅ, 15 HP

STOCKHOLM SVERIGE 2021 ,

Kommunikationskanaler inom produktutvecklings- processen

före och under covid-19 pandemin

ERIC SEING

KASPER ERLANDSSON

KTH

SKOLAN FÖR ARKITEKTUR OCH SAMHÄLLSBYGGNAD

Examensarbete Integrerad produktutveckling grundnivå, 15 hp, kurskod MF131X

Kommunikationskanaler inom produktutvecklin- sprocessen

före och under covid-19 pandemin Eric Seing

Kasper Erlandsson

Examinator

Sofia Ritzén

Handledare

Magnus Eneberg och Gunilla Ölundh Sandström

Sammanfattning

Välfungerande kommunikation är något otroligt viktigt för företag och särskilt inom produkt- utvecklingsprojekt. Historiskt sett har mycket av kommunikationen varit uppbyggd kring fy- sisk närhet, även om det förändrats något på senaste tiden i samband med globalisering och digitalisering där företag använt sig mer av kommunikation på distans. Utbrottet av covid-19 pandemin har kraftigt ändrat förutsättningarna för företag att kommunicera, vilket tvingat många företag till snabba anpassningar i hur de kommunicerar. Syftet med denna rapport är att studera vilka kommunikationskanaler som använts under produktutvecklingsprocessen före och under covid-19 pandemin. Fokuset ligger på om det skett förändring i hur kommuni- kationskanalerna används, om nya tillkommit och i så fall konsekvenserna av detta. Rappor- ten är en litteraturstudie i samband med egna intervjuer för att samla in information kring kommunikationen inom produktutvecklingsprocessen. Litteraturstudien har gett en grund för hur kommunikation fungerat inom företag innan pandemin. Intervjuerna har fokuserat mer på hur kommunikationen ser ut nu, under pandemin och hur kommunikationen förändrats på grund av denna och vilka effekter dessa förändringar haft på arbetet. Tre organisationer av olika storlek har studerats. Två av dessa nämnde hur pandemin kraftigt ändrat hur de kom- municerar med varandra vilket haft effekter som att den kreativa delen av arbetet blivit svårare och att mycket av den informella kommunikationen har minskat drastiskt. Trots stora om- ställningar nämner dock båda organisationerna att mycket har fungerat ändå och båda beskri- ver att delar av kommunikationen blivit bättre. Exempelvis att ha möjligheten att hoppa in och ut ur möten samt att personalen har fått en högre mognad till digitala kommunikationska- naler. Den tredje organisationen har fortsatt med arbete på plats och därmed inte haft några större förändringar i kommunikationen.

Nyckelord

Produktutvecklingsprocessen, kommunikation, kommunikationskanaler, interorganisato-

riskt, intraorganisatoriskt, covid-19, informell kommunikation, innovation

Degree project in Integrated Product Development First cycle, 15 cr, course code MF131X

Communication channels within the product develop- ment process

before and during COVID-19 pandemic Eric Seing

Kasper Erlandsson

Examiner

Sofia Ritzén

Supervisor

Magnus Eneberg and Gunilla Ölundh Sandström

Abstract

Well-functioning communication is very important for companies, and especially in product development projects. Historically, communication has been built around physical contact, even if it has changed recently in conjunction with globalization and digitalization where com- panies have used more communication at a distance. The outbreak of the COVID-19 pandemic has drastically changed the conditions for companies to communicate, which have forced many companies to make quick changes to adapt how they communicate. The purpose of this report is to study which communication channels have been used in the product development process before and during the COVID-19 pandemic. Focus on changes in how channels are used, if new channels have been added and the consequences. The report is a literature study in conjunction with our own interviews to gather information about communication within the product development process. The literature study has given a ground for how communi- cation works inside of companies before the pandemic. The interviews have been focused on how the communication is presently, during the pandemic and how the communication has changed because of it, and what effects the changes have done to the work itself. Three organ- izations of different sizes have been studied. Two organizations experienced a big change be- cause of the pandemic, in how they communicate and what effects it has done to their work, where the creative segment has been a challenge and the informal communication drastically diminished. Despite large readjustments, both have managed the situation well. Even some improvements with the communication are mentioned. For example, the opportunity to jump in and out of a meeting and the digital growth for employees of communication channels. The third organization has continued working in place and has not experienced any drastic changes correlated to the communication.

Keywords

Product development process, communication, communication channels, interorganizational,

intraorganizational, COVID-19, informal communication, innovation

Förord

Detta kandidatexamensarbete inom Integrerad Produktutveckling MF131X har varit ett avslut på våra tre år, på Kungliga Tekniska Högskolan våren 2021. Med en forskning inom kommu- nikationskanaler i förhållande till PU-processen och pandemins påverkan hoppas denna stu- die kunna bidra till en ökad förståelse kring kommunikationens värde inom produktutveckl- ing.

Vi vill också börja med att tacka Kungliga Tekniska Högskolan som ger oss denna möjlighet och utbildning. Ett stort tack till våra handledare och föreläsare inom Integrerad Produktut- veckling, Gunilla Ölundh Sandström och Magnus Eneberg. Slutligen vill vi ge ett stort tack till samtliga respondenter som ställt upp för att delta i intervjun, tack Electrolux, Hälsans Kök och Micromatic för ert bidrag som möjliggjorde denna studie.

Stockholm, maj 2021

Innehållsförteckning

1. Inledning 1

1.1 Problematisering ... 1

1.2 Syfte ... 2

1.3 Frågeställning ... 2

2. Teori 3 2.1 Kommunikationskanaler inom organisationer ... 3

2.2 Informell kommunikation ... 5

2.3 Kommunikation och PU ... 6

3. Metod 7 3.1 Litteraturstudie ... 7

3.2 Intervjustudie ... 7

3.3 Val av respondent och företag ... 7

3.4 Analys av empiri ... 9

3.5 Kvalitetsgranskning och metoddiskussion ... 9

4. Empiri 11 4.1 Kommunikationskanaler intraorganisatoriskt innan pandemin ... 11

4.2 Kommunikationskanaler intraorganisatoriskt under pandemin och dess påverkan .... 13

4.3 Förändring i PU-processen ... 16

5. Analys och Diskussion 17 5.1 Kommunikationskanaler före och under pandemin inom PU-processen... 17

5.2 Påverkan på informell kommunikation och kreativitet ... 19

6. Slutsatser 21

7. Referenser 23

Bilaga A - Intervjuguide i

Nomenklatur

CAD - Förkortning av “Computer-aided design” som används inom 3D-modellering

CAM - Förkortning av “Computer-aided manufacturing” som är ett program för att visualisera CAD-modeller

PM - Förkortning för “Personal Message” eller “Private Message” som också kan relateras till

“Direct Message” som är privat kommunikation mellan användare på en given plattform som internetbaserad kommunikationsprogram eller sociala medier

PU - Förkortning av “Produktutveckling”

Teams - Förkortning av “Microsoft Teams” som är en kommunikationsplattform inriktat mot företag

Web 2.0 - Är ett samlingsord för nya generationens program som möjliggör egen påverkan

och redigering av innehåll som sociala medier och tjänster

1

1. Inledning

1.1 Problematisering

Globalisering, digitaliseringen och den rådande covid-19 pandemin påverkar hur vi kommu- nicerar och vilka behov vi har. För att överleva på marknaden måste organisationer anpassa sig till den nya situationen. Inom produktutvecklingsföretag är kommunikation essentiellt för ett fungerande samarbete inom produktutvecklingen och för att åstadkomma innovation (Ebadi och Utterback, 1984). Det kan vara kommunikation inom självaste företaget mellan anställda och chef, kommunikation mellan företaget och eventuella underleverantörer i Sve- rige eller utlandet (Maier. m.fl, 2008). För att organisationer eller företag ska kunna fungera effektivt behövs en strukturerad och tydlig användning av olika kommunikationskanaler (Er- ikson, 2017). Inom produktutvecklingsprocessen omfattar digital kommunikation exempelvis CAD-modeller, simulationer samt digitala whiteboards och inte bara Zoom eller Teams (Maier. m.fl, 2008).

Kommunikationsmetoder kan även relateras som kommunikationskanaler, med andra ord en metod att förmedla ett budskap mellan sändare och mottagare. Metoderna som kan användas för att skapa en dialog mellan två eller flera intressenter delas in i olika kommunikationska- naler. Dessa är muntliga kanaler, skriftliga kanaler och digitala kanaler där val av kommuni- kationskanal anpassas efter situationen (Erikson, 2017). Hur informationen tolkas kan också bero på valet av kanal. Det är därför viktigt att välja kanal så att budskapet enkelt kan uppfattas utan misstolkningar (Kupritz and Cowell, 2011).

Den tekniska utvecklingen och utbrottet av covid-19 har inneburit att kommunikationsmöjlig- heterna förändrats mycket och snabbt. Detta har varit en utmaning för många företag som behövt byta kommunikationssätt på kort varsel. Pandemin har transformerat hur digitala kommunikationsverktyg används inom företag till följd av restriktioner och ändrat beteende, orsakat av att restriktionerna omöjliggjort eller försvårat många av de kommunikationsformer som användes tidigare (DeFilippis m. fl, 2020).

Restriktionerna är inte den enda anledningen till att företag vill byta kommunikationssätt utan

många ändringar i kommunikationen skedde redan innan pandemin. Det finns även andra

anledningar för företagen att minska antalet fysiska möten, som till exempel att de ofta kräver

resor vilket kostar företaget pengar och bidrar till utsläpp av växthusgaser vilket på senare tid

lyfts upp som en allt viktigare fråga (Klimstra och Hotakainen, 2013).

2

Idag har den tekniska utvecklingen kommit långt vilket möjliggjort att digitala kommunikat- ionslösningar kan ersätta många fysiska möten (Crescenzo, 2011). Å andra sidan finns det vär- den hos fysiska möten som kan vara svåra att ersätta som att personliga relationer kan vara svårare att bygga upp eller leda till en lägre innovationshöjd. Det visar sig särskilt att så kallad informell kommunikation har varit väldigt svårt att ersätta när fysiska möten byts bort (Fayard och Weeks, 2007). När ett tidigare fysiskt möte görs om till digitalt i stället får det effekter på hur arbetet och mötena läggs upp. Exempelvis kan ett digitalt möte lätt bli kortare och mindre ordnat då respektive sitter hemma själv i stället för på plats, eller för att digitala möten är lättare att ordna och ett nytt möte då enklare kan skapas (DeFilippis m. fl, 2020).

I denna rapport behandlas hur kommunikationen ser ut inom produktutvecklingsprocessen och hur den har förändrats. Detta särskilt i samband med den pågående covid-19 pandemin som tvingat många företag att se över hur de kommunicerar, vilket är ett relativt outforskat område då inget liknande har skett i modern tid. Pandemin har tvingat fram en övergång till alternativa och ofta nya kommunikationslösningar som kanske inte hade använts om det inte var för restriktionerna. Detta ger en tydlig skillnad mellan de olika kommunikationssätten vil- ket hjälper till att lyfta fram för- och nackdelar för dessa.

1.2 Syfte

Syftet är att studera vilka kommunikationskanaler som använts inom produktutvecklingspro- cessen före och under covid-19 pandemin. Fokus ligger på om det skett en förändring i hur kommunikationskanalerna används, om nya tillkommit och i så fall konsekvenserna av denna förändring.

1.3 Frågeställning

❖ Vilka kommunikationskanaler användes i produktutvecklingsprocessen före covid-19 pandemin?

❖ Har det tillkommit nya kommunikationskanaler och har det skett en förändring i hur

befintliga kommunikationskanaler använts under pandemin?

3

2. Teori

I detta avsnitt presenteras kort teorin från litteraturstudien. Först tas kommunikationskanaler upp i form av muntliga, skriftliga och digitala kanaler, för att ge en grund i de olika kommuni- kationskanalerna. Sedan tas så kallat informell kommunikation upp, vilket avviker från det första området i att det inte är en formell typ av kommunikation. Slutligen tas kommunikat- ionen inom produktutvecklingsprocessen upp där denna kopplas till hur effektivt produktut- vecklingsarbetet fungerar.

2.1 Kommunikationskanaler inom organisationer

Kommunikation är något alla företag behöver för att förmedla information både inom företa- get, intraorganisatoriskt och till utomstående, interorganisatoriskt som kunder eller leveran- törer. Kommunikationen i dessa relationer har olika natur men verktygslådan är ofta den- samma, det som skiljer dem åt är vilka verktyg som används (Erikson, 2017).

Kommunikation används för att förmedla information från en sändare till en eller flera mot- tagare (Erikson, 2017). Även tolkningen av informationen är en viktig faktor vid överförande av informationen då den avgör hur väl informationen når fram och huruvida den uppfattas på rätt sätt (Kupritz and Cowell, 2011).

Det finns många olika sätt att förmedla informationen på. Företag har använt en omfattande variation av kanaler för att kommunicera mellan kunder och anställda, allt från traditionella printningar som nyhetsbrev och magasin, telefonsamtal, röstmeddelanden, face-to-face till Web 2.0-verktyg som bloggar, direkta meddelanden och interna kommunikationsnätverk.

Detta är något som ständigt utvecklats inom företag (Crescenzo, 2011). Antalet sätt att kom- municera är många men de kan sorteras in i tre kategorier av kommunikationskanaler, munt- liga, skriftliga och digitala kommunikationskanaler (Erikson, 2017).

Muntliga kanaler

Muntliga kanaler har historiskt sett varit själva grunden för utvecklingen på en arbetsplats,

denna kommunikation delas även in i formella och informella möten. Denna typ av kommu-

nikation sker vanligen antingen oplanerat mellan personer på ett kontor eller i form av möten

och konferenser. Hur muntliga möten fortlöper beror mycket på miljön mötet hålls i, ett möte

vid kaffemaskinen kommer alltid dra mot det informella hållet. Fördelen med att använda

muntliga kanaler är enkelt ömsesidigt meningsutbyte där det är lätt att fråga om någon inte

förstår, eller förtydliga om sändaren blir osäker på att budskapet gick fram som önskat (Erik-

son, 2017). En studie som gjorts visar att överföringen av komplex information föredras ge-

4

nom muntliga kanaler som face-to-face då den direkta återkoppling och uppstående missför- stånd lätt kan åtgärdas på plats (Cameron och McCollum, 1993). Det finns också ett psykolo- giskt värde i muntliga möten då många har ett behov av att få prata och få känna ett samman- hang. En stor nackdel med muntliga kanaler är dock att det kräver att alla är på samma geo- grafiska plats, vilket kan bli problematiskt i ett företag där transporterna till och från mötes- rummet är besvärliga (Erikson, 2017).

Skriftliga kanaler

Skriftliga kanaler avser tryckt information och innehåller sådant som PM, nyhetsbrev och rap- porter. Dessa kanaler är effektiva för att nå ut till många eller för att illustrera något som mot- tagaren kan analysera i sitt eget tempo. En fördel med skriftliga kanaler är att sändaren bara behöver konstruera budskapet en gång oavsett hur många gånger det ska användas, samt att sändaren får tid på sig att formulera sig precis som denne vill. Dock blir kommunikationen här lätt enkelriktad och det blir lätt tidsglapp mellan att informationen skickas ut och att mot- tagaren svarar (Erikson, 2017). En undersökning visar även att den extra tid som läggs ner på att formulera ett meddelande leder till en fördjupad utveckling av förmedling. Något som sker mer naturligt genom skrift än muntligt (Berger och Iyengar, 2013).

Digitala kanaler

Med framväxten av Web 2.0 och sociala medier i centrum har det inneburit en stor förändring för kommunikationen inom företag. Företag har kontinuerligt ökat sin användning digitalt med till exempel digitala plattformer som intranät, bloggar och direkta meddelanden (Cre- scenzo, 2011). Några fler digitala kanaler är bland annat e-post och videokonferenser. Dessa kanaler är ett effektivt sätt att nå folk oavsett geografisk plats, de är dessutom ofta bättre på att levandegöra data än skriftligt, då mottagaren kan interagera mer med informationen. Inom produktutvecklingsprojekt är det exempelvis vanligt att använda sig av simulationer och CAD för att effektivt förmedla information om pågående innovation (Maier. m.fl, 2008). Digitala möten är ofta ett väldigt snabbt sätt att kommunicera då information kan sändas direkt (De- Filippis m. fl, 2020). Digitala kanaler är en nyare form av kommunikation jämfört med skrift- liga och muntliga kanaler, vilket möjliggör en risk att alla mottagare inte är med på den nya tekniken. Digitala kanaler har också problemet att de kräver att mottagaren till exempel har en dator och internet för att processa information, vilket kan ge upphov till tekniska problem om någon av dessa slutar fungera eller om den anställda helt enkelt saknar tillgång till någon av dessa (Erikson, 2017).

Kombination och val av kommunikationskanal

Vilken kanal som är lämpligast beror på sammanhanget, men det är ofta användbart att kom-

binera dessa kanaler för att öka effekten, vilket kan göras exempelvis genom att visa en graf

5

samtidigt som området den visar diskuteras. Alla kanaler har olika styrkor och i samverkan kan dessa leda till en effektivare kommunikation än kanalerna hade haft var för sig (Erikson, 2017). Valet av kanal bör också studeras ur ett tidsperspektiv och hur enkelt den kan framfö- ras, detta då det visar sig att frekvensen av kommunikationen är viktigt för hur effektivt kom- munikationen fungerar (Ebadi och Utterback, 1984). Val av kommunikationskanal är även beroende av storleken på mottagare, när ett företag eller en avdelning blir stort nog känner inte alla längre varandra och då blir det viktigare anpassa kommunikationen, denna kan fram- föras på individuell, team eller organisationsnivå. Det är också viktigt att veta vilken typ av målgrupp budskapet ska framföras till det då det påverkar vilka kommunikationskanaler som är lämpligast för att informationen ska tas emot på bästa sätt (Maier. m.fl, 2008).

2.2 Informell kommunikation

Mycket av den väsentliga kommunikationen på en arbetsplats kommer inte upp på någon for- mell väg och saknar ofta tydligt innehåll och mål, utan dyker i stället upp rent spontant som vid möten i korridoren. Det är vanligt i den informella kommunikationen som en stor bredd av frågor fångas upp och ventileras, dessa kan men är inte alltid relaterade till arbetet (Erikson, 2017). Historiskt sett har informella konversationer setts som något dåligt då det kan vara en distraktion från själva arbetet och bidrar till ineffektivitet, men det har visat sig att informell kommunikation är viktigt. Det har exempelvis visat sig att det bidrar till ökad innovation, pre- station och kommunikation mellan de anställda (Fayard och Weeks, 2007). Det visar sig också att informell kommunikation bidrar till att de anställda har en mer positiv relation till varandra och är mer villiga att hjälpa varandra. Dessa sociala faktorer visar sig också ha en extra stor betydelse för nyanställda då det hjälper dem att komma i gruppen (Y. Lin och T.

Kwantes, 2014). Mycket av arbetet i en organisation kräver samarbete och kommunikation mellan kollegor. På många arbetsplatser är den informella kommunikation dominerande och det visar sig att denna typ av kommunikation lyckas med att överföra information mellan kol- legor på ett bra sätt, ofta på ett bättre sätt än mer formell kommunikation. Informell kommu- nikation saknar ofta verktyg och är därför en enkel form av kommunikation, denna typ av kommunikation tenderar också att utspela sig under kort tid, men i stället gärna mer frekvent (Kraut m. fl, 2002).

Miljön är väldigt viktig för informell kommunikation på grund av dess spontana face-to-face

natur. Mängden informella samtal och därmed information som överförs vid dessa beror på

avståndet mellan kollegor. Det visar sig exempelvis att informella samtal är mycket vanligare

för personer på samma kontor, eller för större företag i samma korridor eller våning. Är av-

ståndet längre som för två kollegor på olika våningar blir de informella samtalen betydligt

färre (Kraut m. fl, 2002). Informella konversationer kan startas överallt där människor möter

6

varandra, så förutom närhet till varandra ökar även antalet konversationer vid vissa platser där kollegor helt enkelt råkar stöta på varandra, som exempelvis vid kaffemaskinen. Platser som kaffemaskiner är särskilt intressanta eftersom det visar sig att den sociala kommunikat- ionen är annorlunda där, vilket ger upphov till diskussioner som kanske inte skulle ha tagits upp i ett mötesrum (Fayard och Weeks, 2007). Detta kraftiga beroende av fysisk närhet är något som kan vara ett problem för många organisationer då det har blivit vanligare att de anställda inte sitter på samma geografiska plats eller ens i samma land. Detta leder lätt till att informell kommunikation faller bort, och med det innovation och kunskapsskapande. Ett sätt som globala företag försökt lösa detta är med direkta meddelanden mellan anställda, men det klarar inte att ersätta de vanliga informella samtalen, vilket delvis förklaras med att meddelan- den tappar mycket som exempelvis ansiktsuttryck eller ton på rösten (Kuzdeba, 2016).

På senare tid har fler alternativ för informell kommunikation tagits fram, särskilt vanligt har samtal med videor och röst blivit, vilket bättre kan efterlikna samtal face-to-face. Dessa meto- der har inte helt klarat av att ersätta den spontana muntliga kommunikationen. En faktor till detta är att den spontana aspekten försvinner och därmed blir den sammanhanget också an- norlunda, en annan faktor som bidragit till att dessa försök till informella samtal inte lyckas är att folk blir obekväma. Vid spontana avstämningar är det möjligt att dra sig undan om per- sonen inte vill samtala, men denna möjlighet finns inte på samma sätt om du sitter i ett video- samtal med någon (Fish, Kraut och Root, 1992).

2.3 Kommunikation och PU

Produktutvecklingsprojekt involverar vanligen många olika personer med olika arbetsuppgif- ter och bakgrund där kommunikation inom innovationsteam gynnar en miljö för att lära sig av varandra (Lievens, Moenaert and Jegers, 1999). Arbetet delas ofta upp i mindre parallella delområden där effektiv kommunikation mellan dessa är viktigt då slutprodukten är beroende av att alla delområden samverkar mot samma mål. Detta är extra viktigt då personer inom utvecklingsprojektet ofta har olika perspektiv beroende på vad de gör och vad de har för bak- grund. Exempelvis kan en person som arbetar i det tidiga skedet fokusera på design, medan en person som jobbar med själva produktionen fokuserar på hur produkten ska kunna tillver- kas inom ramen för de maskiner som finns tillgängliga. Detta kan utan effektiv kommunikat- ion leda till att olika delområden har mål som inte överensstämmer med varandra (Maier.

m.fl, 2008). Det visar sig att en hög frekvens och variation i kommunikationssätt leder till mer

framgångsrik kommunikation. Samtidigt visar det att formell kommunikation kan påverka in-

novationsgraden negativt, mer informell kommunikation är alltså viktigt för en framgångsrik

produktutveckling (Ebadi och Utterback, 1984).

7

3. Metod

I detta avsnitt behandlas de metoder och steg som togs för de framtagna resultaten. Tillämp- ningar från tidigare kurser användes och en kvalitetsgranskning för validitet och reliabilitet.

3.1 Litteraturstudie

En litteraturstudie användes för att samla in information. Metoden användes genom att in- formation studerades inom skrivna källor så som vetenskapliga artiklar eller böcker. Detta i syfte för att kunna få en uppfattning och en grund för ämnet i sig. Digitala databaser som Google Scholar, Web of Science och KTH Biblioteks sökmotor Primo användes genom att söka på nyckelord relaterade till ämnet. Ett urval från en mängd källor genomfördes för att säker- ställa att ämnet var relevant.

3.2 Intervjustudie

Intervjustudien användes för att få en ökad förståelse inom ämnesområde. I detta fall använ- des en kvalitativ intervjustudie för att få en bredare uppfattning om hur respektive företag använder sig utav olika kommunikationskanaler samt även hur de påverkats under pandemin.

Flera semistrukturerade intervjuer genomfördes med hjälp av en intervjuguide, se Bilaga A, detta i syfte för att få en så strukturerad och flytande intervju som möjligt. Förbestämda frågor samt eventuella följdfrågor gav en viktig grund inför intervjun. Med tillåtelse från respektive respondent, kunde även video- och ljud-dokumentering samt egna anteckningar användas för att underlätta analysen av empiri. På grund av rådande omständigheter har intervjustudien skett helt digitalt, där respektive respondent bjöds in till videotelefoniprogrammet Zoom eller Microsofts egen plattform för företagskommunikation, Microsoft Teams. Anteckningar har skett i Google Dokument.

3.3 Val av respondent och organisation

Då ämnet är att studera användningen av kommunikationskanaler inom produktutvecklings- processen har respondenter och organisationer inom området valts med ett selektivt urval.

Detta har inneburit ett val av organisation och respondenter som har varit i direkt kontakt

med produktutvecklingsprocessen, i sin organisation eller i koppling med ett produktutveckl-

ingsföretag. Detta innefattar både över- samt underleverantörer, där exempelvis skillnaden i

hur och varför organisationer använder sig utav respektive kommunikationskanaler kan stu-

deras. Det har inneburit en avsmalning för organisationer som utvecklar fysiska produkter för

att kunna studera kontakten mellan exempelvis ett företag samt viktig leverantör. De tänkta

individerna ska också ha haft erfarenhet inom sin tjänst innan samt under pandemin för att

studera skillnaden mellan dessa lägen. Ett val av varierande organisationsstorlekar i anställ-

das antal, från större världsledande företag till storleksmässigt mindre företag ska bidra till en

8

djupare förståelse för hur olika företag kommunicerar samt även hur de påverkats. För en mer detaljerad och översiktlig bild av vilka som deltog med intervju, se Tabell 1.

Electrolux

Electrolux är ett av Sveriges större företag och är bland annat en av världens största tillverkare av vitvaror. Electrolux grundades i Sverige 1919 och har sitt huvudkontor i Stockholm. Electro- lux har över 50 000 anställda och företaget bedriver många produktutvecklingsprojekt i olika kategorier som exempelvis tvättmaskiner, kylskåp och dammsugare (Electrolux, 2021).

På Electrolux intervjuades en respondent vilken jobbar som Senior Innovation Engineer och arbetar inom det tidiga stadiet av produktutvecklingen. Respondenten har jobbat för företaget i nästan tre år varav ett år på sin nuvarande post. Respondenten har varit med i flera produkt- utvecklingsprojekt och har erfarenhet från både innan och under pandemin.

Hälsans kök

Hälsans kök säljer vegetariska och veganska matprodukter inom en relativt ny och outforskad marknad. De har många produktutvecklingsprojekt där de utvecklar nya maträtter och nya förpackningar till dessa. Hälsans Kök ägs av Nestlé som är världens största matföretag, vilket innebär att Hälsans Kök agerar som ett varumärke inom det större Nestlé och har därmed även många rutiner och kontakter från Nestlé.

På Hälsans Kök är respondenten projektledare för olika projekt och är även Category Advisor för de vegetariska och veganska matprodukterna. Respondenten har jobbat på Hälsans Kök drygt sex år. Respondenten har varit med i flera produktutvecklingsprojekt både före och un- der pandemin.

Micromatic

Micromatic grundades 1941 och behandlar finmekanisk tillverkning. Deras kunder tillhör bland annat storindustrin och beställer i syfte för att utveckla tjänster och kvalitetsprodukter.

Micromatic bibehåller hög prestanda och värderar ett gott samarbete högt på listan. Företaget är ett mindre företag men kärnan i många stora produktutvecklingsprojekt med den kvalité som tillverkas i verkstaden. I syfte för att få en bred aspekt om användningen av kommunikat- ionskanaler studerades bland annat samarbetet och relationen mellan kunderna samt även inom Micromatic, exempelvis mellan ledning och verkstadspersonal (Micromatic, 2021).

På Micromatic intervjuades två individer med en bred kompetens inom det kommunikativa

området. Respondent C är VD för företaget och har haft tjänsten i över 20 år. Respondent C

9

har haft en stor och omfattande relation med ett stort antal kunder genom sin yrkestid. Re- spondent D är Vice VD för Micromatic och även teknisk chef. Respondent D berör ett flertal områden från försäljning, tillverkning samt IT och är väl kunnig inom många områden vilket medför en stor roll gällande den intraorganisatoriska kommunikationen.

Tabell 1. Detaljerad information av respektive intervju Respondent Yrkesroll Organisation Datum Längd på

intervju Format

A Senior Innovation

Engineer Electrolux 16/3-2021 43 min Digitalt, Zoom

B Projektledare Hälsans kök 19/3-2021 60 min Digitalt, Zoom

C VD Micromatic 25/3-2021 15 min Digitalt,

Microsoft Teams

D Teknisk chef Micromatic 25/3-2021 23 min Digitalt,

Microsoft Teams

3.4 Analys av empiri

Efter att intervjustudien var genomförd kunde analysen påbörjas. Inspelningen av video- och ljud-dokumenteringen var väl studerad innan den kunde överföras från tal till skrift genom en detaljerad transkribering. Därefter kunde kodningen av respektive intervju påbörjas. Nyck- elorden som eftersträvades, allt som berörde integrerad produktutveckling i koppling till kom- munikation, användningen av kommunikationskanaler innan samt under pandemin etcetera.

Detta var ett återkommande arbete där en sammanställning av samtliga nyckelord sorterades ihop efter likheter och slutligen skapade teman. Eventuella underkategorier och mönster kunde tas fram genom att söka efter upprepade ord eller återkommande faktorer tillhörande respektive teman.

3.5 Kvalitetsgranskning och metoddiskussion

Empirin insamlad från intervjuerna är av den kvalitativa delen, med färre och längre inter-

vjuer, resultaten blir därmed kvalitativa snarare än kvantitativa. För att få högsta möjliga re-

liabilitet har vi använt samma intervjuguide som grund till alla intervjuer och genomfört dessa

på ett så objektivt och likartat sätt som möjligt. Efter att samtliga intervjuer sammanställts

jämförs dessa med varandra och även mot teorin för att bedöma hur väl dessa överensstämmer

10

och för att få olika ingångar att besvara våra frågeställningar utifrån. Vi valde en bredd i orga-

nisationsstorlek, erbjudande och respondenternas roll i företagen för att söka likheter och

skillnader i de kommunikationskanaler som används.

11

4. Empiri

Detta avsnitt behandlar en sammanställning av den resulterande data som samlats in och av- kodats. Avsnittet är uppdelat i teman med fokus berörande intraorganisatoriska kommunikat- ionskanaler. Resultatet som presenteras i detta avsnitt är respondenternas svar på frågorna som sedan analyseras och diskuteras i nästkommande avsnitt.

4.1 Kommunikationskanaler intraorganisatoriskt innan pandemin

I samtliga organisationer har kommunikationskanaler bland annat använts i syfte för att hålla kontakt inom organisationen eller mellan kunder och leverantörer. Kommunikationskanaler har exempelvis använts för att belysa ett problem som uppstått som eventuella missförstånd eller uppstående frågor. Användningen av kommunikationskanaler har dock varierats åt mel- lan organisationerna, mer specifikt när det kommer till val av kommunikationskanaler. Syftet till varför kommunikationskanaler har använts i grunden har oftast varit densamma. Till ex- empel när det intraorganisatorisk gäller att förmedla ett budskap mellan kollega eller kollegor, är det valet av kommunikationskanal som främst har skiljts åt mellan organisationerna och inte syftet i sig.

Electrolux

Inom företaget Electrolux har en bred variation av kommunikationskanaler använts. Företa- get berör alla kategorier av kommunikationskanaler där val av kommunikationskanal anpas- sas efter situationen. Respondenten nämner då Electrolux är ett stort företag kan val av kom- munikationskanal variera trots syftet är densamma. Om syftet exempelvis berör att förmedla ett budskap mellan kollegor kan det både ske muntligt, face-to-face, och digitalt, via mejl. Om kollegan är en del av teamet eller sitter nära var det muntliga valet smidigast, om kollegan däremot befann sig på en annan våning kunde kommunikationen lättast ske via mejl eller en intern chatt. Kommunikationsprogrammet Skype användes inom företaget samt även CAD- modeller i samspel med andra kommunikationskanaler för att förstärka ett förmedlande bud- skap. Frekventa schemalagda möten var också något som användes i högre grad samt även spontana möten med andra sektioner som satt nära.

“Innan pandemin så var det väldigt mycket fysiska möten, det var ett undantag att en person ringde in på en länk”

- Senior Innovation Engineer på Electrolux

På en del möten användes även prototypframställningar för att visualisera och tydliggöra mö-

tets syfte, för att kunna bolla eventuella idéer och få input från andras perspektiv. Andra kom-

munikationskanaler som använts för att brainstorma idéer har bland annat varit skissa på

papper och skicka runt eller använda post-ITs.

12 Hälsans Kök

Då Hälsans Kök integrerades in till det större företaget Nestlé sent 2018, har nya kontakter sedan dess uppstått i större mängder. Både inom Sverige men även internationellt, vilket har inneburit en stor förändring intraorganisatoriskt kring kommunikationen. Val av kommuni- kationskanaler har anpassats efter förändringen då företaget nu är en del av Nestlé. Arbetet är väldigt teamorienterat och Hälsans Kök har en stor utsträckning av använda kommunikat- ionskanaler inom Nestlé. Då mycket arbete sker i små team var det regelbundna fysiska möten inom teamet som användes, men också mellan andra team. Mötena användes bland annat i syfte för avstämningar eller presentationstillfällen. Det fanns även kanaler som möjliggjorde kommunikation på distans redan innan pandemin, där internetbaserad kommunikation an- vändes som Skype. Visade det sig exempelvis att någon inte kunde vara på plats, ringde indi- viden in och deltog via en dosa där endast rösten hördes likt en telefon. Då Hälsans Kök också är etablerad i hela Norden uppstår närkontakt med grannländerna.

“Jag hade mycket digitala möten redan innan genom att min chef sitter i Köpenhamn, vi har vårt nordiska huvudkontor i Köpenhamn och jag sitter i Stockholm”

- Projektledare på Hälsans Kök

Micromatic

Inom Micromatic som är ett mindre företag med färre antalet anställda har muntliga kommu- nikationskanaler huvudsakligen använts. Företaget hade främst fysiska möten i varierande längder, från korta till långa samtal face-to-face som dominerar mellan kollegor.

“Det mesta går mejlmässigt. Från kunder och även internt. Och sen är det internt även muntligt då förstås”

- VD på Micromatic Det kan till exempel vara för att förmedla ett budskap från inkommande ordrar från kunder.

Regelbundna möten som personalmöten eller produktionsmöten och uppstående möten vid

behov var också vanligt. Då Micromatic behandlar finmekanisk tillverkning sker ett ständigt

samspel mellan diverse kommunikationskanaler. Exempelvis kan en muntlig förmedling av

ett budskap förstärkas med eventuella digitala kanaler. Det kan vara en diskussion i fråga om

en upplysning, hur en detalj ser ut eller hur en ny fixtur ska tillverkas som förstärks med CAD-

modell eller CAM-simulering. Detta kan även förtydligas i ett uppföljande steg med en skriftlig

kommunikationskanal som exempelvis ritningar, där en visuell förståelse blir gripande med

hjälp av en datorsimulering.

13

4.2 Kommunikationskanaler intraorganisatoriskt under pandemin och dess på- verkan

Pandemin har inneburit många anpassningar för organisationerna som i sin tur har påverkat den intraorganisatoriska kommunikationen. Beroende på vilket typ av företag samt storleken har effekterna varit olika stora.

Electrolux

För Electrolux har det översiktligt varit en överflyttning för teamet inom det tidiga stadiet inom produktutveckling, från det fysiska till det digitala. Även resterande delar av företaget har påverkats av pandemin, då beroende på vad respektive arbetar med har påverkningarna varit varierande. Exempelvis för de som behövt bygga eller testa något har den anpassade ar- betsytan som finns på huvudkontoret varit nödvändig, medan om det endast var CAD funge- rade det fint att arbeta hemifrån. Då företaget redan innan pandemin haft en stor vana vid digitala kanaler var övergången smidig. En större förändring som skedde under pandemin var inom de digitala kommunikationskanalerna.

“Vi bytte från Skype till Microsoft Teams, samtidigt som pandemin men det är bara en slump”

- Senior Innovation Engineer på Electrolux Resterande kommunikationskanaler som mejl, chatt och telefon används fortfarande men i större utsträckning. Den digitala fronten har enbart utvecklats i form av en utbredning och en effektivisering, vilket bidragit till nya använda digitala kanaler för att ersätta de fysiska, som exempelvis post-ITs och liknande metoder. Här används program likt Miro som erbjuder en digital arbetsyta där möjlighet för flera deltagare kan sitta tillsammans. Deltagarna kan sedan arbeta samtidigt i realtid och återskapa den atmosfär som återfanns fysiskt. Med en utökad användning av online-verktyg för konceptgenerering och liknande har även en effektivisering skett. Med detta lyftes det bland annat fram att möten blivit kortare men mer effektiva, ett fokus på vad som ska åstadkommas har bidragit till detta under pandemin.

“Det som har gått ner väldigt mycket så klart är ju fysiska möten, inte lika mycket inom teamet så klart för de träffar man lite oftare när man väl är inne… Men det är helt klart fysiska möten, framförallt i större grupp då“

- Senior Innovation Engineer på Electrolux

En ersättning av fysiskt schemalagda mötena har i större mån kompenserats med digitala mö-

ten som beskrivs har fungerat bra som lösning. Däremot har den sociala kommunikationen

minskats som följd av pandemin. Detta innefattar mer informella möten som haft stor bety-

delse bland annat face-to-face mellan kollegor på andra avdelningar, som tidigare använts som

14

ett bollplank för idéer. De små mötena över en kopp kaffe, med andra ord informell kommu- nikation, finns i princip inte längre. Detta har dock försökts återskapas med hjälp av digitala fikamöten för att skapa en arena att konversera i, men kvalitén av dessa möten har varit svåra att återskapa. Med ungefär 1500 anställda som sitter på Electrolux huvudkontor i Stockholm har det krävts kreativa kommunikativa lösningar från företagets egen sida för att anpassa sig till pandemin.

“Nu måste man faktiskt anmäla sig i en app, säga vilken våning man sitter på och då säger systemet, okej det är så här många kommer vara där”

- Senior Innovation Engineer på Electrolux Med en applikation som personalen har tillgång till bland annat via mobilen kan företaget lätt anpassa sig till exempelvis folkhälsomyndighetens rekommendationer och effektivt förmedla viktiga budskap.

Hälsans Kök

För Hälsans Kök har det varit en stor övergång från det fysiska till det digitala. Då varumärket är etablerat i Norden var det tidigare vanligt med flygresor till grannländerna för att ha möten på plats, vilket förändrades helt med pandemin. En annan förändring var utbytet av digitalt kommunikationsprogram. Det visade sig att Skype inte hade tillräcklig kapacitet för att upp- rätthålla den professionella kommunikationen inom arbetet, och därför genomfördes ett byte av program till Microsoft Teams. I ett försök att bättre återskapa de fysiska mötena, används kamerorna i större utsträckning än tidigare, för att efterlikna den mänskliga kontakten. Anta- let digitala möten har utökats vilket inneburit mer bokade möten.

“Innan var det mer att man mejlade varandra och så ringde man. Nu ringer vi nästan aldrig varandra längre så jag får nästan inga samtal på mobiltelefonen, jag använder knappt telefonen till att prata med folk längre utan vi snarare chattar på Teams, skri-

ver frågor och sådant där och sedan ringer vi även på Teams”

- Projektledare på Hälsans Kök Vissa kanaler har ersatts med andra effektiva metoder. Exempelvis har mobiltelefon och mejl under pandemin övergått till chatt och samtal på Microsoft Teams. Detta har inneburit att kommunikationsprogrammet i princip ersatt flera tidigare använda kommunikationskanaler.

Något som nämns är också hur en effektivisering skett inom det kommunikativa området. De digitala mötena beskrivs som öppna möten där respektive är delaktiga på delar av mötet som berör ens avdelning, vilket har resulterat i en tidsmässig effektivisering. Dock har detta inne- burit att den personliga kontakten minskats, vilket i sin tur beskrivs som ett värde som tappats.

Den relation som byggs upp genom att vara på plats kan inte återskapas rent digitalt.

15

“Man har sämre koll på vad de andra gör, även om man är i samma företag så vet man inte vad de andra gör och du har inte samma relation till dem och det tycker jag är en tydlig effekt av pandemin”

- Projektledare på Hälsans Kök De anställda som använt digitala kommunikationskanaler som Skype redan innan pandemin upplevde övergången mindre påverkat än förväntat. Då digital tillämpning gradvis växte fram kunde en större gemenskap skapas vid distanserade samtal. Om någon skulle ringa in eller ringa ut internationellt innan pandemin kunde en avsides känsla upplevas då resterande var på plats förutom den som ringde in. Trots många digitala ersättningar tidigare beskrivs de små informella men viktiga fysiska mötena över en kopp kaffe eller spontana samtal som helt för- svunna på grund av pandemin. De informella mötena bidrog till ett bättre välmående hos de anställda. En liknande relation och erfarenhetsutbyte har varit svårt att återskapa i och med en distansering av arbetet, främst mellan kollegor utanför teamet.

Micromatic

Inom ett mindre företag som Micromatic har det inte tillkommit många nya använda kanaler.

Företaget har i stor omfattning använt samma kommunikationskanaler som innan pandemin då arbetet måste genomföras på plats. För ett finmekaniskt tillverkningsföretag som behand- lar framställning av vitala delar för produktutvecklingsprocessen måste verkstaden fortsätta hållas i gång, dock har förändring skett vid en annan front. På grund av pandemin behövde regler och restriktioner följas från myndigheten. Detta har inneburit en anpassning av kom- munikationen i förhållande till de restriktioner som behövde följas.

“Det är faktisk person till person fortfarande, men vi har byggt upp det så vi har sä- kerheten där i stället”

- VD på Micromatic Hos Micromatic nämns också fikamöten eller informell kommunikation, men här beskrivs det mer som socialt än bidragande till själva arbetet, fikamötena har fortsatts under pandemin.

Dessa möten har dock anpassats på grund av restriktioner som till exempel att hålla avstånd.

16 4.3 Förändring i PU-processen

Ändrade kommunikationsformer påverkar hur de anställda kommunicerar med varandra och avsaknaden av vissa kommunikationsformer påverkar arbetet, exempelvis kan det vara svå- rare att utföra kreativt arbete när fysiska möten inte är möjliga.

Electrolux

Hos Electrolux nämndes det att vissa former av kreativt arbete som konceptutveckling blivit svårare på grund av nya arbetsformer.

“Utöver det kan jag tycka att till exempel om vi jobbar med konceptutveckling så har vi en del brainstorming och sådana sektioner ibland. Och där har det varit en utma-

ning att få till det när man inte bara kan ses fysiskt”

- Senior Innovation Engineer på Electrolux Men det påpekades också hur nya kommunikationssätt öppnades upp för de anställda att lära sig nya metoder för att hantera dessa processer som drabbats av pandemin. Vilket resulterat i en bredare kompetens eller en utvidgad verktygslåda hos de anställda inom exempelvis nya metoder eller online-verktyg. Ledtiderna har i stort sett varit oförändrade och det beskrivs översiktligt att allt har fungerat bra.

Hälsans Kök

Hälsans Kök nämnde hur förändrad kommunikation påverkat deras kreativitet på ett negativt sätt. Detta då digitala möten på distans har svårt att ersätta de personliga aspekterna av ett fysiskt möte i och med begränsningarna som finns med att endast kommunicera digitalt. Det nämndes också hur förändringen i kommunikationen lett till specialisering där de anställda fokuserar mer på sitt eget arbete och mindre på helheten. Även om detta beskrivs som något dåligt så nämns också positiva aspekter som att denna specialisering leder till effektivare ar- bete då det rensar bort mycket som egentligen inte tillför något till arbetet. Men detta på be- kostnad av att möjligheten att inte kunna lära sig av andra i samma mån. Hälsans Kök lyfter upp pandemin som en möjlig faktor för påverkan gällande transporter och feedback på prover av produkter, då förseningar av dessa påverkat produktutvecklingsprojekt i sig.

Micromatic

Micromatic nämnde att deras kreativa processer inte påverkats då de arbetat i stort sett på

samma sätt sedan tidigare. Om nya fixturer eller verktyg behövts har respektive tagits fram

eller köpts in. Det har även inte varit någon påverkan på ledtiderna på grund av pandemin då

de har förblivit densamma som innan. Den enda någorlunda förändringen som har påverkats

är relaterat till deras underleverantörer och kunder, exempelvis i den mängd kommunikat-

ionen som erhållits eller gällande transporter.

17

5. Analys och Diskussion

I detta avsnitt analyseras och diskuteras det framtagna resultatet från intervjuerna i jämförelse med teoriavsnittet. Eventuella intressanta kopplingar kommer presenteras i syfte för att be- svara frågeställningen. Detta även för att få en utökad förståelse och fördjupning kring ämnes- området, kommunikationskanaler inom produktutvecklingsprocessen. Då de interorganisato- riska kanalerna visade sig vara näst intill identiska för samtliga organisationer har ett fokus varit på de intraorganisatoriska kanalerna. Förändringen inom kommunikationskanaler var också minimal interorganisatoriskt, med största påverkan i vilken frekvens som kommunikat- ionen upprätthölls. Kommunikationskanaler mellan utomstående organisationer var övervä- gande mejlkontakt och telefon samt enstaka videosamtal. Enstaka muntliga kommunikations- kanaler upphördes som till exempel fysiska möten, där restriktioner spelade en stor roll. Det visade sig att en digitalisering var spåret för ersättning under pandemin. Även framöver fram- ställs detta som den mest långsiktigt hållbara lösningen.

5.1 Kommunikationskanaler före och under pandemin inom PU-processen Electrolux, Hälsans Kök och Micromatic har välutrustade verktygslådor med kommunikat- ionskanaler där val av kanal främst beror på lämplighet och situation. Faktorer som också spelar roll i detta sammanhang är bland annat storleken på organisationen, vilka budskap som ska förmedlas samt även miljön, är alla på plats och så vidare.

Övervägande muntliga kommunikationskanaler

Innan covid-19 pandemin har respondenterna på Electrolux, Hälsans Kök och Micromatic an-

vänt sig till största del av muntliga val av kommunikationskanaler vid möten och korta samtal

mellan kollegor. Samtliga beskriver att muntliga kanaler var smidigast och enklast, främst vid

behov för att enkelt få återkoppling, förtydliga eller förmedla information. Exempelvis kunde

det inom Electrolux innebära att konversera mellan kollega eller kollegor som satt nära, i syfte

för att få ett snabbt och direkt svar. Respondenten från Hälsans Kök lyfter fram de frekventa

och regelbundna fysiska mötena inom teamet men också mellan andra team som viktiga av-

stämningar. Respondenten på Micromatic beskriver de fysiska mötena som självklara för att

förtydliga eller förmedla eventuell information kring till exempel en tillverkning. Cameron och

McCollum (1993) beskriver att komplex information föredras att överföras via muntliga kom-

munikationskanaler som face-to-face, för direkt återkoppling och minskande uppstående

missförstånd. Då det inte alltid behöver vara komplex information kan små snabba samtal

klargöra frågor snabbt och enkelt med en kort transport från rum till rum, vilket respondenten

från Electrolux, Hälsans Kök och Micromatic bekräftar att det stämmer.

18 Kombinationer av kommunikationskanaler

Eriksson (2017) beskriver hur effektiviteten kan förbättras genom att kombinera kommuni- kationskanaler. Detta stämmer väl för samtliga respondenter då det framgår många tydliga exempel av använda kombinationer. Inom Micromatic förstärker kombinationer budskapen i fråga genom ett förtydligande och en ökad visuell förståelse. Exempelvis en kombination mel- lan skriftliga och digitala kommunikationskanaler är vanligt där ritningar i samband med CAD-modeller eller simuleringar i CAM används något som Maier m. fl. (2008) också lyfter fram. Även inom Electrolux används kombinationer för att förstärka budskapen. Med en ut- skriven prototyp i kombination med face-to-face för att bolla idéer till exempel. Respondenten från Hälsans Kök beskriver hur kameror användes i kombination med digitala konferenser för att återskapa den fysiska gemenskapen, vilket också är en nyare typ av kombination som upp- stått i och med påverkan på grund av covid-19 pandemin.

Val av kommunikationskanal till anpassning av pandemin

Under pandemin har förändring av läget sett olika ut för respondenterna. Då alla ingår i olika delar och steg av produktutvecklingsprocessen har detta kunnat vara en innebärande faktor.

Respondenterna från Electrolux och Hälsans Kök som också haft möjlighet att arbeta hemi- från har övergått till en mer digital tillämpning av kanaler, där båda bland annat har bytt ut sitt digitala kommunikationsprogram, Skype mot Microsoft Teams. Den digitala tillväxten inom företag beskriver Crescenzo (2011) som en självklarhet för respektive företag efter upp- språnget av Web 2.0. Detta stämmer väl för respondenterna från Hälsans Kök och Electrolux men inte lika väl för respondenterna från Micromatic. Då respondenterna från Micromatic beskriver att de inte har haft samma digitala anpassning av kommunikationskanaler eftersom de fortfarande måste vara på plats. Sedan beskrivs de muntliga kanalerna som de effektivaste för ett mindre företag för att förmedla ett budskap, även under pandemin, dock med strikta säkerhetsåtgärder. Vilket också Eriksson (2017) poängterade med val av kommunikationska- nal där storlek av företag spelar roll. I andra sammanhang stämmer detta också för respon- denterna från Hälsans Kök och Electrolux där snabba möten och samtal då kollegan satt nära var lämpligast något som även Kraut m. fl (2002) betonade där avståndet spelar roll. Om kol- legan sitter på en annan våning eller längre bort är digitala kanaler ett smidigare val.

Nya kommunikationskanaler under pandemin

Pandemin har haft olika effekter inom Electrolux, Hälsans Kök och Micromatic. Till skillnad

från Electrolux och Hälsans Kök har det inte tillkommit några nya kommunikationskanaler

inom Micromatic. Detta är nog främst på grund av arbetet som utförs i verkstaden, då de be-

handlar finmekanisk tillverkning. Då möjligheten för digital ersättning inte heller finns har

Micromatic löst det med att implementera restriktioner i samband med samma kommunikat-

ionskanaler som innan pandemin beskriver respondenterna.

19

Enligt respondenterna från Hälsans Kök och Electrolux har det dock tillkommit nya kommu- nikationskanaler. Inom Hälsans Kök beskriver respondenten att anpassningen varit en över- gång från det fysiska till det digitala gällande kommunikationskanaler, något som responden- ten från Electrolux också beskriver. Som Eriksson (2017) också lyfter fram är de digitala ka- nalerna relativt nya i jämförelse med skriftliga och muntliga. Med Microsoft Teams som nytt huvudprogram för kommunikation har många tidigare kanaler ersatts. Exempelvis har små konversationer ersatts med chatt, samtal på telefon med att ringa via Teams och så vidare.

Inom Electrolux beskriver respondenten att enstaka steg i konceptutvecklingen har bemötts med en viss utmaning. Dock har nya kreativa kommunikationsmetoder uppstått som utvidgat verktygslådan digitalt, till exempel används program likt Miro för att kunna upprätthålla den kreativa processen som tidigare genomfördes fysiskt.

5.2 Påverkan på informell kommunikation och kreativitet

Innan pandemin berättar respondenterna från Electrolux och Hälsans Kök att en stor del av kommunikationen var att kollegor spontant stötte på någon och diskuterade både mer och mindre arbetsrelaterade frågor. Respondenten från Electrolux beskriver hur detta var något som bidrog till att bolla idéer och diskutera med varandra i en annan miljö. Respondenten på Hälsans kök beskriver hur informella möten var något som bidrog till att bygga relationer till kollegor, vilket senare bidrog till större erfarenhetsutbyte mellan kollegor, särskilt mellan olika avdelningar. Respondenten på Hälsans Kök betonar också hur den informella kommu- nikationen bidrog till välmåendet bland de anställda. Inom Hälsans Kök och Electrolux fram- står konkreta fördelar för PU-processen från den informella kommunikation och båda nämner hur bortfallet av den informella kommunikation varit något negativt, dock noterade respon- denten på Hälsans Kök att det blivit en viss effektivisering då den informella kommunikat- ionen innehöll vissa delar som inte bidrog till arbetet och som nu försvunnit. Respondenterna på Micromatic nämnde inga större fördelar med att ha informella möten utan beskrev det sna- rare som något rent socialt. Jämförs detta med hur Fayard och Weeks (2007) samt Y. Lin och T. Kwantes, (2014) beskriver informell kommunikation stämmer det rätt bra överens med re- spondenternas svar. Något som avviker är Micromatic som inte ser positiva effekter på arbetet i samma utsträckning som övriga respondenter och teorin, men värt att betona är att det kan ha att göra med Micromatics relativt få anställda.

Förutom sämre möjligheter till erfarenhetsutbyte och att bolla idéer, nämner även responden-

terna från både Electrolux och Hälsans Kök att förändringar i den kommunikation som fort-

farande används gjort den kreativa processen inom PU svårare. Hos Electrolux nämns även

att konceptutveckling blivit svårare. Som anledning till detta nämner båda bland annat att de

20

personliga aspekterna varit svåra att ersätta när enbart digitala möten används. Detta trots att de använt sig av nyare digital kommunikation i form av Teams vilket visat sig ha brister hos videosamtal jämfört med att ses fysiskt, dessa brister nämns även av Fish, Kraut och Root, (1992). Denna försämring i den kreativa processen förutspås väl av Ebadi och Utterback, (1984) som menar att frekvent kommunikation genom många olika kanaler är viktigt för in- novationsprocessen. Bortfall av delar av kommunikationen borde alltså leda till utmaningar inom PU-processen, vilket också respondenterna på Hälsans Kök och Electrolux har noterat.

Orsaker till bortfall av social kommunikation

Respondenterna från Hälsans Kök och Electrolux beskriver båda hur pandemin och därmed ökad mängd distansarbete kraftigt minskat mängden informell kommunikation. Detta trots att båda organisationerna testat att återskapa mötena på distans, exempelvis genom digitala fikamöten, vilket är något som inte fungerat på samma nivå som innan enligt respondenterna.

Detta kan förutspås utifrån (Kraut m. fl, 2002) och (Fayard och Weeks, 2007) där vikten av

miljön för informell kommunikation lyfts upp, särskilt betonades där hur det fysiska avståndet

samt samlingspunkter som exempelvis en kaffemaskin spelade en stor roll för uppkomsten av

informell kommunikation. Eftersom avståndet har ökats och samlingspunkterna försvunnit

till följd av pandemin är det därför rimligt att det påverkar mängden informell kommunikation

negativt, vilket också setts. Som kontrast till detta kan Micromatic användas då de har fortsatt

jobba på som innan, fast med säkerhetsåtgärder som avstånd mellan varandra. Teorin förut-

spår här att den informella kommunikationen skulle ligga kvar på liknande nivåer eftersom

avstånden är densamma och samlingsplatserna finns kvar. Vilket också stämmer överens med

hur respondenterna på Micromatic beskrivit situationen.

21

6. Slutsatser

Kommunikationen är en vital del för företagets överlevnad, detta är inget undantag för företag inom PU-processen. För att både upprätthålla en professionell kommunikation samt skapa en social gemenskap för anställda att kunna delta i, intraorganisatoriskt. Den professionella, for- mella kommunikationen är viktig för att hålla arbetet på spåret och uppfylla syftet med före- taget i sig, medan den mer sociala, informella kommunikationen fungerar som en grund att stå på. Detta då informell kommunikation ger upphov till konversationer och upprätthållande av relationer mellan kollegor. Informell kommunikation bidrar bland annat med en positiv påverkan på innovation, prestation och även kommunikationen mellan kollegorna vilket har visat sig vara mycket värdefullt inom företag för produktutvecklingsprocessen.

Det används en bred variation av kommunikationskanaler inom PU-processen för att för- medla diverse budskap men övervägande muntliga kommunikationskanaler innan pandemin.

Val av kommunikationskanaler beror bland annat på vad som ska förmedlas, storlek på orga- nisationen, vem mottagaren är och geografiskt läge av mottagare. Kombinationer av kanaler används också för att öka effektiviteten hos budskapet som förmedlas.

För mer produktutvecklande organisationer som Electrolux och Hälsans Kök berättar respon- denterna att en bredare digitalisering utvecklats under pandemin för att ersätta många av de kanaler som tidigare behövt fysisk närvaro som face-to-face. Respondenterna lyfter även fram att de båda bytt ut sitt internetbaserade kommunikationsprogram från Skype till Microsoft Teams. Detta främst då båda haft den möjligheten till skillnad från ett finmekaniskt tillverk- ningsföretag som Micromatic där de anställda måste vara på plats. Micromatic har i stället löst detta genom strikta säkerhetsåtgärder som att hålla avstånd i samband med deras tidigare kommunikationskanaler. Nya kommunikationskanaler har uppstått inom Electrolux och Häl- sans Kök men inte för Micromatic. Exempelvis används nu digitala verktyg som Miro för en brainstorming med post-IT lappar, eller Teams som ersättning för telefonsamtal.

Trots många positiva utvecklingsmöjligheter har även negativa delar uppkommit på grund av

kommunikationsförändringen. Dels den kreativa svårigheten inom produktutvecklande orga-

nisationer med de lägre frekventa fysiska mötena, där informella möten vid kaffemaskinen

försvunnit vilket tidigare var en möjlighet för utbyte av arbetserfarenheter samt ett bollplank

med kollegor. Trots många svårigheter på grund av pandemin har kreativa lösningar varit en

faktor för företagens överlevnad. Hur framtiden kommer att se ut inom PU-processen skulle

vara ett intressant område att fortsätta forska om, vare sig det återgår tillbaka till det normala

eller om företag redan befinner sig i det nya normala. Vidare hade det varit intressant med en

ytterligare fördjupning i hur de enskilda kanalerna används mer specifikt. Något och ha i

22

åtanke är att även om denna studie behandlar kommunikation inom produktutvecklingspro-

cessen betyder det inte att den är låst i den sektorn. Resultaten skulle kunna appliceras på

många av företagen då ämnet är väldigt generellt och många företag har liknande utmaningar

där kommunikationen är en viktig grund för arbetet.

23

7. Referenser

Berger, J. och Iyengar, R., 2013. Communication Channels and Word of Mouth: How the Me- dium Shapes the Message. Journal of Consumer Research, Vol. 40(3), s.567-579.

Cameron, G. och McCollum, T., 1993. Competing corporate cultures: a multi-method, cultural analysis of the role of internal communication. Journal of Public Relations Research, Vol.

5(4), s.217-250.

Crescenzo, S., 2011. The IABC Handbook of Organizational Communication: A Guide to In- ternal Comm. 2 uppl. San Francisco, Calif.: Jossey-Bass, s.219-230.

DeFilippis, E. m. fl, 2020. COLLABORATING DURING CORONAVIRUS: THE IMPACT OF COVID-19 ON THE NATURE OF WORK. Nber.org.

Ebadi, Y. och Utterback, J., 1994. The Effects of Communication on Technological Innovation.

Management Science, Vol. 30(5), s.572-585.

Electrolux, 2021. Om Electrolux. [online] Tillgänglig: https://www.electrolux.se/about-us/

[Hämtad 2021-05-25].

Erikson, P., 2017. Planerad kommunikation - Strategiskt ledningsstöd i företag och organi- sation. 8 uppl. Stockholm: Liber AB, s. 72-80, 85-90.

Fayard, A. och Weeks, J., 2007. Photocopiers and Water-coolers: The Affordances of Informal Interaction. Organization Studies, Vol. 28(5), s.605-634.

Fish, R., Kraut, R., Root, R. och Rice, R., 1992. Evaluating video as a technology for informal communication. Proceedings of the SIGCHI conference on Human factors in computing sys- tems - CHI '92, s.37-48.

Klimstra, J. och Hotakainen, M., 2013. Smart power generation. 4 uppl. Helsinki [Finland]:

Avain Publishers, s.21-25.

Kraut, R. m. fl, 2002. Informal Communication in Organizations: Form, Function, and Tech-

nology. Kraut.hciresearch.info.

24

Kupritz, V. and Cowell, E., 2011. Productive Management Communication Online and Face- to-Face. Journal of Business Communication, 48(1), s.54-82.

Kuzdeba, N., 2016. HOW TO CONTINUE TO INNOVATE WITH FEWER “WATER COOLER”

CONVERSATIONS. Ecommons.

Lievens, A., Moenaert, R. och Jegers, R., 1999. Linking communication to innovation success in the financial services industry: a case study analysis. International Journal of Service In- dustry Management, Vol. 10(1), s.23-48.

Lin, I. och Kwantes, C., 2014. Potential Job Facilitation Benefits of “Water Cooler” Conversa- tions: The Importance of Social Interactions in the Workplace. The Journal of Psychology, Vol. 149(3), s.239-262.

Maier, A., m.fl., 2008. Exploration of Correlations between Factors Influencing Communica- tion in Complex Product Development. Concurrent Engineering, Vol. 16(1), s.37-59.

Micromatic, 2021. FÖRETAGET. [online] Tillgänglig: https://micromatic.se/om-oss/

[Hämtad 2021-05-25].

i

Bilaga A - Intervjuguide

Datum:

Respondent:

Företag/Organisation:

Intervjuformat:

Bakgrund

Vi ska avsluta tredje året med ett kandidatexamensarbete i Integrerad Produktutveckling. Vi vill studera kommunikationslösningar inom produktutvecklingsprocessen, hur de har använts och om användningen har förändrats på grund av pandemin.

Syftet med intervjun

Användandet av olika typer av kommunikationslösningar har ändrats snabbt de senaste åren och vi vill med denna intervju studera vilka kommunikationslösningar företaget använder och hur användningen av dessa förändrats den senaste tiden.

Intervjuupplägg

❖ Del 1 - Första delen består av att förstå respondenten, roll/position, arbetsuppgifter mm.

❖ Del 2 - Andra delen handlar om företaget, allmänna fakta om vad de bidrar med för samhället.

❖ Del 3 - Tredje delen behandlar ämnet i sig, hur kommunikationslösningar har använts innan och under pandemin.

❖ Del 4 - Fjärde delen handlar om personliga kopplingar till olika kommunikationslös- ningar, hur de själva har upplevt det hela, har det fungerat? Eventuella för- och nack- delar det har inneburit för företaget och anställda.

❖ Del 5 - Femte delen är en avslutande del där respondenten kan få reflektera själv, mer öppna frågor ställs för att fördjupa en förståelse kring ämnet.

Viktig information

Det är viktigt att poängtera att allt som ingår i denna intervju är endast tillgängligt för oss två.

Namn och annan konfidentiell information kommer inte att användas utan tillstånd. Exa-

mensarbetet kommer offentliggöras där ni kan få tillgång till en korrekturläsning innan pub-

licering. Tillstånd att få spela in ljud eller video är upp till respondenten.