Processer är vanligt förekommande i det dagliga samhället och benämns framförallt inom industrier och tillverkande företag. Jonsson & Mattsson (2017) definierar processer som att vara sammanhängande med återkommande aktiviteter med tydlig start och slut.
En effektiv process är en process som använder minimalt med resurser men fortfarande skapar värde för kunder. Processer klassificeras på olika sätt: kärnprocesser, stödprocesser och ledningsprocesser är de vanligaste klassificeringarna. Kärnprocesser är direkt kopplad till kund och inkluderar de processer som skapar kundvärde. Stödprocesser är till för att stödja och bidra till en effektiv kärnprocess. Exempel på en stödprocess kan till exempel vara
underhållsprocesser som undviker att kärnprocessen utsätts för störningar. Den sista nämnda processen, ledningsprocessen är direkt kopplad till en specifik ledning som diskuterar
strategier och affärsplanering. Kärnprocesser som är direkt kopplade till tillverkande och distribuerande företag kan delas in i sju grundtyper som definierar företaget ytterligare (Colman, Han, & Kapuruge, 2015). Figur 6 beskriver en typisk process.
Teoretiskt ramverk Figur 6 Exempel på en typisk process
3.2.1 Processkartläggning
Processkartläggning är en metod som används för att beskriva affärsprocesser i detalj, detta görs genom att fokusera på de viktigaste elementen. Kartläggningen beskrivs grafiskt med hjälp av pilar och andra olika symboler till och från de olika momenten (bilaga 1). Symbolerna beskriver de olika aktiviteterna i processen (Soliman F. , 1998). Processkartläggningar
möjliggör diagnos och identifiering av både potentiella och faktiska flaskhalsar i den befintliga processen (Akamavi, 2005).
En processkartläggning erhåller en översikt över den specifika verksamheten. Verksamhetens processer är lättare att beskriva med hjälp av en grafisk bild som beskriver förhållandet mellan organisationens olika aktiviteter (Soliman F. , 1998). Ljungberg & Larsson (2001) beskriver att det bästa sättet att kommunicera en verksamhetsprocess är att presentera ritade kartor för åhörarna. Rentzhog (1998) beskriver att den mänskliga hjärnan har lättare att bearbeta information genom att får bilder visualiserade. Därav blir den komplexa processen lättare att förstå genom att använda grafiska kartor.
Damelio (1996) belyser att fördelarna med processkartläggningar bidrar till effektivare kommunikation och utökar kommunikationsomfånget. Detta då ett flödesschema skapar en visuell bild av arbetet i processen. Den interna förståelsen av processerna och de olika funktionerna blir tydligare med hjälp av processkartläggningar. En processkartläggning hjälper också till att skapa en gemensam referensram för de som är involverade i processen vilket bidrar till att kommunikationen underlättas. En analys av processkartläggningen kan också ledat till att onödiga processteg identifieras och plockas bort, vilket medför att processen effektiviseras.
En processkartläggning kan genomföras på olika sätt, det effektivaste sättet är att visualisera och observera flödet från input till output. Genom en observation kan en karta ritas över hur flödet är format, på detta sätt kan påverknings faktorer och krav specificeras vid enskilda aktiviteter i processen. Andra förekommande synonymer för processkartläggning är flödesdiagram och flödesschema. Att identifiera en kostnadskartläggning görs lättare med hjälp av en processkartläggning. Kostnadskartläggningen avser att belysa och sammanfatta kostnader i en process med syfte att lista relaterade poster för att uppnå ett specifikt syfte.
Generellt sätt speglar kalkyler den verkliga produktionssituationen och en verklig kostnadsstruktur (Andersson, 1983).
En processkartläggning består vanligast av sex steg: visualisera, redovisa samband, redovisa relationer, kommunikation, ökad delaktighet och identifiera ansvariga. Kartläggning är en metod att visualisera verksamhetens process samt att redovisa samband och relationer mellan olika aktiviteter. Kartläggningen underlättar kommunikationen i verksamheten då
kartläggningen också visar vem som är ansvarig för vad. En ökad kommunikation bidrar automatiskt till en ökad delaktighet vilket bidrar till att verksamheter enklare identifierar utvecklingsmöjligheter (Damelio, 1996).
Teoretiskt ramverk
De viktigaste delarna vid en processkartläggning är att, förstå vilken typ av process det är, identifiera samtliga aktiviteter som ingår i processen och fastställa vilka resurser som ingår i processen (Soliman F. , 1998)
3.2.2 Processkostnader
Tiden i en process påverkar samtliga kostnader, därför är uppskattningen av tidsperspektivet för en process viktig att ta hänsyn till. Uppskattning anses vara en nyckel för framgång för att kunna hantera kostnader som är kopplade till olika tidsspektrum. Genom en uppskattning kan olika kostnadsresultat mätas. En kostnadsberäkning görs för att sammanställa samtliga kostnader. För att kunna genomföra en fullständig uppskattning av samtliga kostnader är det viktigt att förstå grundläggande element i en kostnadsberäkning (Uppal, 2003):
• Uppskattning och tillämpningar
• Direkta och indirekta kostnadsposter
• Kostnader som utgörs av arbetskraft, utrustning och materialkostnader (Uppal, 2003).
Noggrannheten i kostnadsberäkningarna kan skilja sig åt beroende på hur noggrann
uppskattningarna har genomförts, men uppskattas att kunna uppnå en noggrannhet i mer än 80% av den totala tiden ett projekt eller arbete pågår. Några faktorer som däremot inte är lika lätta att behålla noggrannheten på utan är mer oförutsägbara är (Uppal, 2003):
• Tidsfördröjningar
• Övertidsarbete
• Arbetsförändringar
• Förändring av kapacitet (Uppal, 2003)
Processkostnadsberäkningen genomförs för att maximera den ekonomiska prestandan och minimera risker. Målet med processkostnadsberäkningen är att förse företag med välarbetade processer och riktlinjer för att kunna uppnå affärsmål. Det finns tre olika funktioner inom processkostnadsberäkningar: kostnadsuppskattning, kostnadskontroll samt underhåll av kostnadsdatabaser (Uppal, 2003).
3.2.3 Processtider
Den totala tiden för en fullständig operation definieras som processtid, processtiden tar ej hänsyn till hur många produkter som bearbetas under processens totala tid (Petersson, et al., 2015).
Takttid anger produktionsfrekvensen baserat på kunders efterfrågan. Tiden kan ses som en referenspunkt där företagen ser hur processerna fungerar samt lättare hitta
förbättringspotentialer. Det upplevs ibland vara svårt att förhålla sig inom takttiden på grund av att takttiden är väldigt känslig för störningar så som oplanerade stopp och
omställningstider. Takttiden beräknas genom att dividera tillgänglig arbetstid med kunders behov (Rother & Shook, 2003).
När företag undersöker hur lång tid det tar att bearbeta en produkt undersöks processens cykeltid. Cykeltiden beräknar en genomsnittlig tid på hur ofta en produkt lämnar den
specifika processen. För att beräkna cykeltiden divideras processtiden med antalet produkter som använts i bearbetningen. Om cykeltiden och takttiden skiljer sig mycket från varandra indikerar det på produktionsproblem i processen (Rother & Shook, 2003).
Teoretiskt ramverk