Kartläggning och kalkylering av
processer på
tillverkande företag
HUVUDOMRÅDE: Industriell Organisation och Ekonomi, Logistik och Ledning FÖRFATTARE: Sebastian Ericsson och Matilda Kruse
HANDLEDARE:Rigmor Skoglund JÖNKÖPING 2021 Maj
Process-, och kostnadskartläggning av en
ompackningsprocess
Postadress: Besöksadress: Telefon:
Detta examensarbete är utfört vid Tekniska Högskolan i Jönköping inom industriell organisation och ekonomi med inriktning logistik och ledning. Författarna svarar själva för framförda åsikter, slutsatser och resultat.
Examinator: Jan Weiss Handledare: Rigmor Skoglund Omfattning: 15 hp (grundnivå) Datum: 2021-05-26
Abstract
Purpose: The purpose of this study is to map the costs linked to a repackaging process and to investigate how a repackaging process can be cost based. The study will answer the questions below:
1. How can a process mapping be carried out?
2. How can a cost mapping of a process be carried out?
3. How should a repackaging process be cost based?
Method: To investigate the repackaging process is a case study where observations and interviews will be the information collection methods. The observation including timing of the repacking process. The interviews will be conducted to gain a deeper understanding of the cost that is involved in the repackaging. When all costs are collected from observation and interviews, this will be reported in a cost calculation table.
Result: The PDSA-cycle is a well-functioning tool when mapping processes, the model gives structure to the work through the four phases: Plan, Do, Study and Act. A process mapping is an important part of a cost mapping as it can be used as a checklist to detect all costs during all stages of the process. Markup percentage is a way for companies to be sure that the costs of a process are included in the sales price, the case company's final calculated markup
percentage for this repacking process was 7.69%.
Implications: The study had been made includes already existing theories and no new research has been made. A new aspect of already existing theory has been clarified, the PDSA- cycle has earlier been explained as a tool in mapping process. This is something new for this study and it succussed. Organization can use this type of case study as a basis for discussion for mapping and improving repacking processes or similar processes. The research method with PDSA-cycle is generalized and can be used by other companies. Results and costs that is represented in this study are specified for the case company and should not be generalized to other organizations.
Limited: The study is conducted at a specific case company for a specific period. The study is therefore limited to investigate the repacking process, the repacking process costs that are included are directly linked to the actual repacking process on site. This means that cost affected by customs, warehouse costs and transport costs are excluded.
Keywords: process, mapping, repackaging process, purchasing, packaging, cost mapping, process times, calculation, markup percentage, PDSA-cycle.
Sammanfattning
Syfte – syftet med studien är att kartlägga kostnader kopplat till en ompackningsprocess för att utreda hur en ompackningsprocess kan kostnads sättas. Syftet har brutits ner i tre frågeställningar:
1. Hur kan en processkartläggning genomföras?
2. Hur kan en kostnadskartläggning av en process genomföras?
3. Hur bör en ompackningsprocess kostnads sättas?
Metod – för att besvara studiens syfte har en fallstudie genomförts där observationer, intervjuer och en litteraturstudie är fallstudiens informationsinsamlingsmetod.
Observationerna innehåller tidtagning av ompackningsprocessen vid ompackning av olika artiklar. Intervjuerna genomförs för att få en djupare förståelse i de kostnader som
ompackningen beror. När samtliga kostnader är insamlade från observationer och intervjuer redovisas en kostnadskalkyl.
Resultat – PDSA-cykeln är ett välfungerande verktyg vid kartläggningar av processer, modellen ger struktur till arbetet genom de fyra faserna Plan, DO, Study och Act. En processkartläggning är viktigt för en kostnadskartläggning, detta då processkartan kan användas som checklista i kostnadskartläggningen för att se om samtliga kostnader är inkluderade i de moment som inkluderas i processen. Påläggsprocent är något företag använder sig av för att vara säkra på att kostnaderna för en process är medräknade i försäljningspriset, fallföretagets slutliga kalkylerade påläggsprocent blev 7,68%.
Implikationer – Studien som genomförts består av redan existerande teorier och ingen ny forskning har tagits fram. Däremot har en ny aspekt av redan befintlig teori upplysts, PDSA- cykeln har i tidigare teorier inte förklarat som ett verktyg inom kartläggning av en process.
Detta är något som studien har beprövat och lyckats med. Organisationer kan använda denna typ av fallstudie som diskussionsgrund för kartläggning och förbättring av
ompackningsprocesser eller liknande processer. Utredningsmetoden med hjälp av PDSA- cykeln är generaliserbar och kan därför användas utav andra företag, resultatet och kostnader i studien är däremot specificerade för fallföretaget och kan där med ej generaliseras till andra verksamheter.
Begränsningar – Studien är genomförd på ett specifikt fallföretag under en specifik tid.
Studien är därför avgränsad till att enbart utreda ompackningsprocessen på fallföretaget, ompackningsprocessens kostnader som inkluderas för denna studie är de kostnader som är direkt kopplade till själva ompackningsprocessen på plats. Detta innebär att kostnader som berörs av tullhantering, lagerhållningskostnader och transporter är exkluderade.
Nyckelord - Processer, kartläggning, ompackningsprocess, inköp, paketering, kostnadskartläggning, processtider, kalkylering, påläggsprocent, PDSA-cykeln.
Författarnas tack
Författarna vill tacka alla personer som på något sätt bidragit till detta examensarbete som är genomfört på Tekniska Högskolan i Jönköping.
Ett stort tack till fallföretaget Hordagruppen AB som gjort denna studie möjlig att genomföra, tack till inköpschef Amanda Johansson som under denna studie agerat handledare och besuttit en enorm kunskap om företaget. Författarna vill även rikta ett tack till
ompackningspersonal för ett gott samarbete.
Ett sista tack riktas till skolans handledare, Rigmor Skoglund som varit behjälplig under hela studien.
Innehållsförteckning
1 Introduktion ... 1
1.1 BAKGRUND ... 1
1.2 PROBLEMBESKRIVNING ... 2
1.3 SYFTE OCH FRÅGESTÄLLNINGAR ... 2
1.4 OMFÅNG OCH AVGRÄNSNINGAR ... 3
1.5 DISPOSITION ... 3
2 Metod och genomförande ... 5
2.1 KOPPLING MELLAN FRÅGESTÄLLNINGAR OCH METOD ... 5
2.2 ARBETSPROCESSER ... 6
2.2.1 PDSA-cykeln ... 6
2.2.2 Gantt-schema ... 6
2.3 ANSATS ... 7
2.3.1 Kvalitativa metoder ... 8
2.3.2 Kvantitativa metoder ... 8
2.4 UNDERSÖKNINGSMETOD... 8
2.4.1 Datakällor ... 8
2.4.2 Standardisering och strukturering ... 8
2.5 FALLSTUDIE ... 9
2.5.1 Litteraturstudie ... 9
2.5.2 Intervju ... 10
2.5.3 Observation ... 11
2.6 DATAANALYS ... 11
2.7 TROVÄRDIGHET ... 12
2.7.1 Begreppsvaliditet ... 12
2.7.2 Validitet ... 12
2.7.3 Reliabilitet ... 12
3 Teoretiskt ramverk ... 13
3.1 KOPPLING MELLAN FRÅGESTÄLLNINGAR OCH TEORI ... 13
3.2 PROCESSER ... 13
3.2.1 Processkartläggning ... 14
3.2.2 Processkostnader ... 15
3.2.3 Processtider ... 15
3.3 PDSA- CYKELN ... 16
3.4 KALKYLERING ... 17
3.4.1 Självkostnadskalkylering ... 17
3.5 INKÖP ... 19
3.5.1 Bulkinköp ... 20
3.6 LAGERSTYRNING ... 20
3.6.1 Lot for lot (LFL) ... Fel! Bokmärket är inte definierat. 3.7 KAUSALA SAMBAND VID PLANERADE ORGANISATIONSFÖRÄNDRING ... 20
4 Empiri ... 22
4.1 FÖRETAGSBESKRIVNING AV HORDAGRUPPEN AB ... 22
4.2 NULÄGESBESKRIVNING AV OMPACKNINGSPROCESS ... 22
4.2.1 Ompackning av stor låda ... 24
4.2.2 Ompackning av liten låda ... 25
4.2.3 Ompackning av plastlåda ... 27
4.3 KOSTNADER FÖR OMPACKNINGSPROCESSEN... 30
4.3.1 Kostnader för ompackning av stor låda ... 30
4.3.2 Kostnader för ompackning av lite låda ... 31
4.3.3 Kostnader för ompackning av plastlåda ... 32
5 Analys ... 34
5.1 FRÅGESTÄLLNING 1–HUR KAN EN PROCESSKARTLÄGGNING GENOMFÖRAS? ... 34
5.2 FRÅGESTÄLLNING 2–HUR KAN EN KOSTNADSKARTLÄGGNING AV EN PROCESS GENOMFÖRAS? ... 34
5.2.1 Metod och arbetssätt ... 35
5.3 FRÅGESTÄLLNING 3–HUR BÖR EN OMPACKNINGSPROCESS KOSTNADS SÄTTAS? ... 36
5.3.1 Påläggsprocent ... 39
6 Diskussion och slutsatser ... 41
6.1 DISKUSSION OCH SLUTSATS ... 41
6.1.1 Hur kan en processkartläggning genomföras? ... 41
6.1.2 Hur kan en kostnadskartläggning av en process genomföras? ... 42
6.1.3 Hur bör en ompackningsprocess kostnads sättas? ... 42
6.2 IMPLIKATIONER ... 43
6.3 METODDISKUSSION... 43
6.4 VIDARE FORSKNING ... 44
Referenser ... i
Bilagor ... i
Figurförteckning
Figur 1 Studiens koppling mellan frågeställningar och utvalda metoder. ... 5
Figur 2 Studiens arbetsprocess ... 6
Figur 3 Relationen mellan teori och verklighet ... 7
Figur 4 Litteraturgenomgång ... 10
Figur 5 Koppling mellan frågeställningar och teori ... 13
Figur 6 Exempel på en typisk process ... 14
Figur 7 PDSA-cykeln ... 16
Figur 8 Översikt av kausala samband vid en organisatorisk förändring ... 21
Figur 9 Layout för Hordagruppens ompackningsprocess ... 23
Figur 10 Processkartläggning för ompackningsprocessen på Hordagruppen ... 24
Figur 11 Flödeskarta för ompackning av stor låda ... 24
Figur 12 Flödeskarta för ompackning av liten låda ... 26
Figur 13 Process för ompackning av plastlåda ... 28
Figur 14 Sammanlagda kostnader från intervjuerna ... 35
Tabellförteckning
Tabell 1 Tidsåtgång för intervjuer och observationer ... 11Tabell 2 Påläggsmetoden i tillverkande företag ... 19
Tabell 3 Cykeltider för ompackning av stor låda. ... 25
Tabell 4 Cykeltider för ompackning av liten låda ... 27
Tabell 5 Cykeltider för ompackning av plastlåda ... 29
Tabell 6 Kostnader för ompackningsprocessen ... 30
Tabell 7 Kostnader för ompackning av stor låda ... 31
Tabell 8 Vinst för stor låda ... 31
Tabell 9 Kostnader för ompackning av lite låda ... 32
Tabell 10 Vinst för liten låda ... 32
Tabell 11 Kostnader för ompackning av plastlåda ... 32
Tabell 12 Vinst för plastlåda ... 33
Tabell 13 Exempel för kostnadskartläggning för ompackning av stor låda ... 35
Tabell 14 Kostnadssättning från ompackning av stor låda ... 37
Tabell 15 Kostnadssättning från ompackning av liten låda ... 38
Tabell 16 Kostnadssättning från ompackning av plastlåda ... 39
Tabell 17 rekommendationer vid en processkartläggning. ... 42
Tabell 18 Påläggsprocent för samtliga ompackningar ... 43
1 Introduktion
Kapitlet ger en bakgrund till studien och det problemområde som studien byggts upp kring.
Vidare presenteras studiens syfte och dess frågeställningar. Därtill beskrivs studiens omfång och avgränsningar. Kapitlet avslutas med rapportens disposition.
1.1 Bakgrund
Processer är vanligt förekommande i det dagliga samhället och benämns framför allt inom industrier och tillverkande företag. Jonsson & Mattsson (2017) definierar en process som sammanhängande och återkommande aktiviteter med en tydlig början och slut. En effektiv process är en process som använder så liten resursåtgång som möjligt men fortfarande skapar värde för kunder. Processer kan klassificeras på olika sätt: kärnprocesser, stödprocesser och ledningsprocesser är de vanligaste klassificeringarna. Kärnprocesser är direkt kopplade till kund och inkluderar de processer som skapar kundvärde. Stödprocesserna finns till för att stödja och bidra till en effektiv kärnprocess. Exempel på en stödprocess kan till exempel vara underhållsprocesser som undviker att kärnprocessen utsätts för störningar. Den sista
processen, ledningsprocessen är direkt kopplad till en specifik ledning där diskuteras strategier och affärsplanering. Kärnprocesser som är kopplade till tillverkande och distribuerande företag (Jonsson & Mattsson, 2017).
Processkostnader är en term som används i redovisningssammanhang för att beskriva kostnader kopplat till en specifik process i ett flöde. Genom att sammanställa samtliga kostnader i en hel process till exempel för svarvning kan processkostnaden beräknas. Det finns två olika system för att beräkna processkostnader, det ena är ett
bearbetningskostnadssystem som används när identiska enheter massproduceras. Det andra systemet är projektkostnader som också kan benämnas som projektorderkostnader.
Projektkostnaden används för att samla in och tilldela tillverkningskostnader till enheter som varierar (Bragg, 2020).
Många produktionsföretag samt mindre företag som endast behandlar montering eller paketering beräknar idag en standardkostnad för att få fram en mall för hur mycket en artikel kostar att producera (Groes-Petersen, 2020). Standardkostnaden beräknas genom att
multiplicera standardpris med standardkvantitet. En standard definieras som ”ett för beräknat värde för en viss uppoffring eller prestation för en kommande tidsperiod” (Ax, Johansson, & Kullvén, 2018, s. 322). Företagen beräknar standardkostnaden för att kunna beräkna den potentiella vinsten av en viss produkt samt för att redovisa en sammanfogad kostnad per enhet (Groes-Petersen, 2020).
I de fall där standardkostnadssystemet inte kan användas, används i stället den
genomsnittliga vägda metoden. Metoden beräknar ett genomsnitt på processkostnaderna för artiklarna och tillämpar sedan kostnaden jämnt på antal enheter och utgående arbete i processen (Obaidullah, 2019). Den vägda genomsnittliga metoden används i situationer där det inte finns något standardkostnadssystem, eller där kostnadsförändringarna från period till period är så små att företagets ledning inte ser något behov av att räkna med den lilla
förändringen och där med öka kostnadsnoggrannheten som kan erhållas med andra kostnadsmetoder. Metoden är också användbar i situationer där företag tillverkar en bred blandning av produkter där det är svårt att fördela kostnaderna proportionerligt på varje produkt. Den genomsnittliga vägda metoden dividerar samtliga kostnader kopplat till en specifik process under ett förbestämt tidsintervall med totala antalet producerade artiklar under samma tidsintervall. Den genomsnittligt vägda kostnaden kan sedan användas för att räkna ut en procentsats med kostnader i beroende av inköpspris eller försäljningspris (Bragg, 2020).
Många verksamheter ansvara idag för något typ av inköp. Det kan handla om att
verksamheten behöver köpa in nödvändigt material som krävs i produktion, eller material som krävs för att bedriva en verksamhet. Johnsson & Mattsson (2017) beskriver att inköp oftast delas in i två kategorier: strategisk anskaffning respektive operativ anskaffning. En strategisk anskaffning innebär att företagen själva väljer leverantörer och utifrån valet som görs tar leverantören och företaget tillsammans fram olika överenskommelser och avtal. En
operativ anskaffning innebär att företaget identifierar anskaffningsbehovet, skapar en order till leverantören samt säkerhetsställer att leveranser sker enligt avtalat (Jonsson & Mattsson, 2017). Det finns olika typer av strategier vid valet av inköp där verksamheten gör olika prioriteringar och lägger därav fokus på olika faktorer, det kan handla om kvantitet, kvalitet och pris (Storhagen, 1995).
1.2 Problembeskrivning
Vid kartläggning av en process undersöks specifika processer samt att kostnader per funktion redovisas. Kostnaderna som kartläggs är inte alltid direkt kopplade till utförandet av den specifika funktionen utan kan även inkludera lokalkostnader och systemkostnader (Soliman F. , 1998).
När en kostnadskartläggning är klar är samtliga kostnader synliga och det blir då enklare att göra en kostnadskalkylering för att kostnads sätta processen. Det är allmänt känt att
kostnadsinformationen kan ha en avgörande betydelse vid fastställandet av försäljningspriser (Guilding, 2005).
Det är vanligt att producerande företag adderar ett kostandspålägg på sitt försäljningspris till kund, detta för att täcka kostnader som materialkostnader, lokalkostnader och
personalkostnader. Ibland väljer företagen att räkna ut en procentuell kostnad för den specifika processen som täcker alla kring kostnader, och ibland väljer företagen att räkna ut de tillkommande kostnaderna specifikt. Räknar företagen ut en procentuell kostnad görs detta baserat på en kostnadskartläggning (Bragg, Process costing system definition, 2020).
Vid effektiviseringar och förändringar av processer bör en kostnadskartläggning undersökas på nytt då nya kostnader tillkommer och andra försvinner. Detta är något som många företag glömmer bort att göra. Att inte undersöka kostnadskartläggningen på nytt kan påverka skillnaden mellan den uppskattade och den verkliga vinsten i slutet av flödet (Bragg, 2020).
För att göra ett väl grundat beslut om priser eller kostnader bör en strukturerad
kostnadsanalys genomföras för att få en heltäckande bild av de kostnader och faktorer som påverkar. För att skapa en visuell bild av hur kostnaderna ser ut på företag kan en
kostnadskartläggning göras, kostnadskartläggningen kan göras för ett helt flöde eller på en specifik process. En kartlagd process genererar även vissa resultat vilket senare kan användas för att dra slutsatser om framtida resultat (Bergman B. &., 2012).
I bakgrunden presenterades att det finns olika strategier vid valet av inköp, när företagen väljer att köpa in i bulk lägger de order mer sällan men med stora kvantiteter. Detta leder till att företagen då erbjudas ett lågt enhetspris för den tänkta artikeln. Att köpa i bulk kommer leda till att företagen kommer att inneha höga lagerhållningskostnader då ordern kommer att lagerhållas under en längre tid (Netinbag, 2021).
Omsättningslager är vanligt förekommande vid bulkinköp då inleveranserna ofta är större än själva förbrukningstakten. Detta innebär också att företagen många gånger är tvingade att investera i ompackningsprocesser, en process som skapas för att kunna genomföra den ompackning som krävs. Vanligt förekommande arbetsmoment i en ompackningsprocess är att sortera godset i rätt kvantitet och byta förpackningar innan utleverans (Johnsson & Mattsson, 2017; Storhagen, Inköp, 2003)
1.3 Syfte och frågeställningar
I problembeskrivning framgår fördelarna med att göra en strukturerad kostnadsanalys för processer. Vidare framgår också betydelsen av att återigen undersöka om den framräknade kostnadskalkylen fortfarande är aktuell efter ett antal år av förändringar och effektiviseringar av en process. Syftet för denna studie blir därmed:
Kartlägga kostnader som är kopplade till en ompackningsprocess och undersöka hur en ompackningsprocess bör kostnads sättas.
För att kunna besvara studiens syfte har studien brutits ned i tre frågeställningar. Den första frågeställningen är formulerad för att skapa en förståelse för hur processen är utformad. För att besvara första frågeställningen kommer en processkartläggning genomföras på
fallföretaget. Frågeställningen skapar också underlag till andra frågeställningen. Därmed är studiens första frågeställning:
1. Hur kan en processkartläggning genomföras?
För att utreda arbetssättet för hur en kostnadskartläggning kan genomföras samt ta fram underlag för vilka kostnader som är kopplade till ompackningsprocessen kommer frågeställning två att utreda hur en kostnadskartläggning kan göras. Där med kommer studiens andra frågeställning att vara:
2. Hur kan en kostnadskartläggning av en process genomföras?
Med hjälp av svaren från frågeställning ett och två ska en kostnadskalkyl genomföras för att beräkna hur ompackningsprocessen ska kostnads sättas. Kalkylen kommer utformas utifrån de kostnader som är kopplade till processen.
3. Hur bör en ompackningsprocess kostnads sättas?
1.4 Omfång och avgränsningar
Studien kommer att undersöka en ompackningsprocess på ett tillverkande företag, ompackningen kommer att kartläggas utifrån kända metoder inom förändringsarbete.
Observationen genomfördes för fallföretagets tre produkter med störst volym i
ompackningen. Slutligen kommer studien att undersöka hur en ompackningsprocess bör kostnads sättas utifrån de kostnader som synliggörs i kostnadskartläggningen.
För att identifiera hur processen går till på det specifika fallföretaget har en fallstudie innehållande observationer, intervjuer och litteraturstudie genomförts. Observationer av ompackningen har undersökts på tre av de vanligaste artiklarna med de tre vanligaste packningssätten. I samtal med fallföretaget har endast kostnader som är direkt kopplade till ompackningsprocessen på plats inkluderats, exempel på dessa kostnader är
materialkostnader, personalkostnader och lokalkostnader. Personalkostnaden presenteras som ett totalt genomsnitt på fallföretaget och exkluderar sociala avgifter samt andra over head kostnader. Kostnader för transport av artiklarna, tullkostnader och lagerhållningskostnader är inte inkluderade för denna studie. Information om företagets nuvarande påläggsprocent eller vinstmarginal kommer heller inte att redovisas då detta är sekretessbelagt.
För att besvara studiens tredje frågeställning har skribenterna valt att använda
påläggsmetoden tillsammans med den genomsnittligt vägda metoden som kalkyleringsmetod.
Påläggsmetoden är uppdelad i två steg där en tillverkningskostnad räknas ut genom att addera samtliga direkta kostnader med varandra. Det andra steget, för att beräkna ett självkostnadspris är exkluderat för detta arbete då delar av de indirekta kostnaderna är sekretessbelagda. Påläggsprocenten kommer därför inte beräknas på den totala kostnaden utan pålägget för denna studie besvarar hur stor del ompackningskostnaden motsvarar i förhållande till inköpspriset.
1.5 Disposition
Kapitlet introduktion innefattar en bakgrundsbeskrivning där teori och bakgrundsfakta prensenteras för att läsaren ska delges en översiktlig teorigenomgång. Problemformuleringen beskriver vad studien ska besvara för frågor under rapporten. Introduktionen avslutas med att problemformuleringen bryts ner i ett syfte och tre frågeställningar.
Kapitlet metod och genomförande beskriver de metoder som inkluderas i studien samt förklarar hur de olika metoderna är kopplade till frågeställningarna. Avsnittet beskriver sedan
studiens arbetsprocess där arbetssättet presenteras i kronologisk ordning. Rapporten
fortsätter sedan med att presentera insamlingsmetoderna för fallstudien som ska genomföras.
Avslutningsvis diskuterar detta kapitlet rapportens trovärdighet.
Kapitlet teoretiskt ramverk ger studien en teoretisk grund och beskriver de teorier som används för att analysera empirin från fallföretaget. Teorin är hämtad från vetenskapliga artiklar, böcker och forskningsrapporter.
När det teoretiska ramverket har presenterats kommer den empiri som samlats in under observationer och intervjuer att presenteras i textform och tabeller. Empirin behandlar den kartläggningen av processen samt kostnaderna som samlats in under kostnadskartläggningen Kapitlet analys redovisar en analys som utförts mellan studiens empiri och teorier.
Analysdelen är en jämförelse mellan empiri och teorin där kopplingar mellan dessa två sammansvetsas.
Kapitlet diskussion och slutsats är studien sista kapitel, kapitlet innehåller en diskussion av den studie som genomförts. Avsnittet inkluderar även en diskussion kring metodval, vad som kunnat göras annorlunda. Kapitlet avslutas med att ge rekommendationer till fallföretaget för framtida studier.
2 Metod och genomförande
I detta kapitel beskrivs och behandlas det tillvägagångssättet författarna valt för att uppfylla rapportens syfte. Kapitlet innefattar en beskrivning av arbetsprocessen och vilka metoder som använts för att samla in data.
2.1 Koppling mellan frågeställningar och metod
För att besvara syftet samt de tre frågeställningarna har en fallstudie genomförts på ett producerande fallföretag som omfattas av en ompackningsprocess. Kapitlet inkluderar metoder för datainsamling och dataanalys som utförts för den specifika studien.
Fallstudien har samlat in empiri genom observationer och intervjuer. Utefter
problemformuleringen och syfte formulerades tre frågeställningar för att kunna utreda hur en process ska kartläggas och kostnads sättas. Figur 1 beskriver en tydlig koppling mellan frågeställningar och utvalda metoder.
Figur 1 Studiens koppling mellan frågeställningar och utvalda metoder.
Genom en litteraturstudie och observation av studiens första frågeställning Hur kan en processkartläggning genomföras? kommer olika centrala begrepp för studien att presenteras samt den insamlade empirin kommer sammanställas i en slutgiltig kartläggning. Studiens andra frågeställning kommer att fokusera på kostnadskartläggning av processer, för att besvara på frågan Hur kan en kostnadskartläggning av en process genomföras? kommer litteraturstudie, observation och intervjuer att genomföras. För att besvara studiens tredje och sista frågeställning Hur bör en ompackningsprocess kostnads sättas? kommer fokus ligga på kostnaderna kring just ompackning, frågeställningen kommer att besvaras genom
litteraturstudie, observationer och intervjuer.
De två första frågeställningarna formulerades för att ge en grund till problemet och för att ge en grund till den tredje frågeställningen. Svaret på den första frågeställningen ger en tydlig bild av ett första skede när kalkylering av en process skall göras, då denna svara på hur processen ser ut i nuläget. Den andra frågeställningen utreder vilka kostnader som är kopplade till respektive moment i processen, detta ger en kostnadsbakgrund över rörliga och
fasta kostnader som processen inkluderar. Den tredje frågeställningen ger ett svar på hur fallföretaget kan gå till väga för att kostnads sätta ompackningsprocessen kopplat till de kostnader som processen bidrar med.
2.2 Arbetsprocesser
Fallföretaget valdes ut då företaget ej har bakgrund kring kostnaderna för sin
ompackningsprocess, ett samarbete för att kalkylera den specifika processen sågs därför som positivt för båda parter.
2.2.1 PDSA-cykeln
PDSA- cykeln följer ett mönster för hur ett förändringsarbete kan genomföras. PDSA- metoden genomförs för att göra en noga undersökning av problemet samt för att tillhandahålla bakgrundsfakta om nuläget. PDSA står för Plan, Do, Study, Act vilket ger struktur på hur ett utredningsarbete kan gå till (Olhager, 2013). PDSA-metoden har använts genomgående för hela studien och används som ett verktyg för hur arbetsprocessen
genomförs.
2.2.2 Gantt-schema
Ett Gantt-schema är en variation av ett flödesschema, som hjälper till att visualisera en tidslinje för ett projekt eller ett arbete. Planeringsmetoden visar tydligt på olika aktiviteter och när i tidsplaneringen dessa bör förekomma, detta görs för att skapa en tydlig överblick och kontroll under hela projektets eller arbetets livslängd. Varje aktivitet har en egen rad i schemat som också visar på hur lång tid den specifika aktiviteten planeras ta (utbildning.se, 2020). Skribenterna valde denna typ av planeringsschema för att lättare få en tydlig struktur på vad som ska göras och när det ska göras. Figur 2 beskriver studiens planeringsplan.
Figur 2 Studiens arbetsprocess
Förberedelse, projektbeskrivning: Den första kontakten med företaget skedde via mail för att sedan gå vidare med ett första möte. Under mötet introducerades båda partnerna närmare och företaget gav en bakgrund till problematiken och tillkännagav okunskapen kring kostnaderna för ompackningsprocessen. Vidare under mötet diskuterades studiens utgångspunkt och mål som företaget hade. En handledare presenterades som skulle
tillhandahålla information och bidra med kunskap kostnader och annan relevant information.
När projektplanen blivit godkänd av både företaget och handledaren på skolan från Jönköpings University påbörjades arbetet kring studien.
Fältstudier besök (Hordagruppen): Under studiens gång fick skribenterna tillåtelse att besöka fallföretaget för att få en förståelse för hur företaget arbetar. Under företagsbesöken har tid avsatts för att få vägledning av handledaren på företaget.
Datainsamling: Datainsamling innebär att insamling av data görs för att kunna analysera kvalitetsproblem (Bokforingstips.se, 2012). Datainsamlingen kan utföras på tre olika sätt:
användning av flera informationskällor, skapa en databas samt skapa en belägg- eller
beviskedja (Yin, 2015). För denna studie har datainsamlingen kombinerats med flera olika informationskällor: observationer, intervjuer, och litteraturstudier. Observationerna och intervjuerna har genomförts vid tre olika tillfällen. Insamlingen är mest grundad på observationer.
Litteraturstudie: Böcker, artiklar i vetenskapliga tidskrifter eller rapporter är de vanligaste kunskapskällorna för att söka litteratur. En litteraturgenomgång är det första steget för en kommande litteraturstudie. En litteraturgenomgång innebär att problemområdet måste identifieras så pass mycket att teorier kan kopplas till det specifika området (Patel &
Davidsson, 2019). Litteraturgenomgången och litteraturstudien har pågått större delen av arbetstiden.
Analys av data: Med hjälp av litteratur och datainsamling har innehållet analyserats för att dra kopplingar mellan teori och empiri. Dessa har sammanställts i tabeller och
flödesscheman.
Rapportskrivning: Rapportskrivningen av studien har pågått i stort sett under hela
tidsintervallet. Skribenterna har skrivit på olika delar under tidens gång beroende på vilken ny information som samlats in under studien.
Redovisning & opposition: Under vecka 22, 3e juni ska studien redovisas samt att studenterna bli opponerade på rapporten som skrivits.
Efterarbete: Tid för efterarbete har avsatts, detta för att komplettera och justera rapporten med åsikter från opponenterna.
2.3 Ansats
Induktion, deduktion och abduktion är tre begrepp som beskriver relationer mellan teori och empiri. En abduktiv ansats definieras som en kombination av induktion och deduktion.
Abduktion delas upp i två olika steg, där det första steget anses vara induktivt och det andra steget är deduktivt. I den induktiva ansatsen formuleras en hypotes som förklarar det specifika fallet. Den abduktiva ansatsen övergår sedan till att arbetet sker deduktivt, det vill säg att den formulerade hypotesen eller teorin testas på nya fall. Detta görs för att hypotesen eller teorin ska kunna bli mer generaliserbar. Figur 3 beskriver relationen mellan teori och empiri (Patel & Davidsson, 2011).
Figur 3 Relationen mellan teori och verklighet
Arbetssättet för denna studie anses vara abduktivt, detta då teorier om bland annat
kostnadsberäkning och kalkylering har samlats in för att sedan jämföra teorin med insamlad empiri.
2.3.1 Kvalitativa metoder
Kvalitativa metoder fokuserar på att samla in så kallad "mjuk" data, vilket inkluderar analys med utgångspunkt att förklara muntliga data och intervjuer av kvalitativ natur (Patel &
Davidsson, 2011) .
En del av innehållet i denna studie är kvalitativt genomfört i form av intervjuer. Intervjuerna i studien baseras på ett icke-slumpmässigt urval. Personer som deltog i intervjuerna valdes ut i förväg, en montör som arbetar med ompaketering och en tjänsteman på avdelningen inköp.
Enligt Patel & Davidsson (2019) är intervjuer ostrukturerade om graden av standardisering är låg och öppna svar i stor utsträckning styr intervjun och frågorna var ej planerade i förväg.
Detta mönster följde de intervjuer som gjordes för att samla in empiri.
2.3.2 Kvantitativa metoder
Kvantitativa metoder är de metoder som forskare använder för att mäta och samla in statistiska data samt bearbetnings- och analysmetoder. (Patel & Davidsson, 2011)
För att kunna besvara frågorna som berör kostnader kopplat till tid har en kvantitativ ansats utförts i form av observationer. Observationerna har delvis gått ut på att beräkna cykeltid, klockning har genomförts för att kunna beräkna vissa kostnader som är kopplat till tidsåtgång per moment. Även produktionslayouten på fallföretaget har undersökts på plats i produktions lokalen.
2.4 Undersökningsmetod
För att besvara frågeställningarna baseras studien av en fallstudie med hjälp av intervjuer, observationer och litteraturstudie. Metoderna används för att bygga en grundläggande förståelse för ämnet men också för att fastställa fasta och rörliga kostnader för den specifika processen. Under arbetets gång samlades teorier in om bland annat kostnadsberäkning och kalkylering, därefter jämfördes teorin som samlats in med datainsamlingens resultat.
Arbetssätten har pågått kontinuerligt under arbetsprocessen för att kunna presentera en väl underbyggd analys. Datainsamlingen betraktas med kvalitativa och kvantitativa inslag då intervjuer och observationer innehåller både kvalitativ-, och kvantitativdata. Under observationerna genomfördes tidtagningar av cykeltider i ompackningsprocessen vilket presenteras som hård data, detta arbetssätt anses ha en kvantitativ ansats.
2.4.1 Datakällor
Det finns olika sätt att samla in data, primär-, och sekundärdata är två vanligt
förekommande begrepp inom detta ämne. Primärdata innebär att den data som samlas in är hämtad ifrån utredaren själv medan sekundärdata hämtas ifrån någon annan person, en så kallad sekundärkälla (Skärvad & Lundahl, 2017).
Primärdata kan samlas in via tre olika metoder: direkt observation, intervju och experiment (Bryman & Bell, 2017). Vidare kommer studien att använda sig av två primära källor, observation och intervju. Båda insamlingsmetoderna presenteras under rubrik 2.5.3 och rubrik 2.5.2
2.4.2 Standardisering och strukturering
Standardisering och strukturering är två vanligt förekommande begrepp inom forskning.
Standardisering mäts i två olika grader, hög och låg standardisering. Ett arbete med hög grad av standardisering har ambitioner att undersökningar som genomför utförs så likartat som möjligt och efter en viss ordning. En intervju med hög grad av standardisering innebär därför att frågeformulering samt ordningsföljden mellan frågorna är bestämd på förhand.
Strukturering mäts precis som standardisering i två olika grader, hög och låg strukturering.
Struktureringen mäter svarsutrymmet som en intervjuperson tilldelas. En hög grad av strukturering innebär att intervjupersonen ges lite utrymme att svara på frågorna, svaren kan oftast i förväg förutsäga olika alternativ på svar. En låg grad av strukturering innebär att intervjupersonen tilldelas stort utrymme att besvara de frågor som ställs. Frågor med fasta svarsalternativ är oftast kopplade till en hög grad av strukturering medan öppna frågor, frågor utan fast svarsalternativ är kopplad till en låg grad av strukturering (Patel & Davidsson, 2019).
Ibland är det svårt att identifiera ett arbete till att vara helt standardiserat och strukturerat, begrepp som semistandardiserad och semistrukturerad kan då användas istället.
Semistandardisering förekommer i intervjuer och är en variant av standardiserade intervjuer.
Respondenterna tilldelas förbestämda frågor men är inte i behov av att ha någon speciell ordningsföljd. Frågorna kan vara olika till respondenterna beroende på vem respondenten är.
För att klargöra vissa delar från intervjun är det vanligt förekommande att respondenten får följdfrågor för att garantera att respondenten har uppfattats rätt (Skärvad & Lundahl, 2017).
Semistrukturering förekommer oftast i kvalitativa intervjuer där intervjun är förplanerad, däremot har respondenten frihet att fritt utforma svar på frågan. Det är inget tvång att frågorna behöver komma i en förbestämd ordningen under intervjun. Frågorna som ställs under intervjun behöver heller inte vara förformulerade sedan tidigare, utan kan ställas mer spontant under intervjuns gång (Patel & Davidsson, 2019).
Studien har använt sig av semistrukturerade intervjuer och observationer genom att ej använda förbestämda frågor. Detta för att personen som blir intervjuad ska kunna beskriva andra detaljer än de som hade specificerats i de förbestämda frågorna.
2.5 Fallstudie
En fallstudie definieras utifrån tre steg: utforskande, beskrivande och förklarande. I det första steget, utforskande sker en datainsamling som sedan analyseras för att hitta
återkommande mönster. Steget beskrivande innebär att studien ramas in med hjälp av teorier och forskningsfrågor. Det sista steget, förklarande, förklarar sambanden mellan
datainsamling och teori. Det sista stegen inkluderar även en diskussion kring hur situationen kring studien har studerats (Yin, 2015). Patel & Davidsson (2011) beskriver en fallstudie som en form av en undersökning av pågående processer och förändringar inom ett avgränsat område.
Syftet med fallstudie är att studera saker som inte är lämpliga för experiment som storskalig forskning och undersökningar. I ekonomisk forskning har fallstudier spelat en viktig roll eftersom de används för att presentera och utreda en helhet, fallstudier visar en tydlig grund av verkligheten (Yin, 2015). Det finns för närvarande ingen tydlig och enkel definition av en fallstudie, men en fallstudie används vanligtvis för att beskriva informationen om ett problem.
Syftet med fallstudien är att öka medvetenheten och kunskapen om problemet, inget tvång att hitta en lösning på ett potentiellt problem (Solberg Søilen, 2006).
En fallstudie kan ha olika design som är anpassade till olika situationer, enfallsdesign och flerfallsdesign är vanligt förekommande. En enfallsdesign är lämpligast att använda när studien riktar sig mot ett kritiskt fall och med enstaka experiment. Teorin som tillämpas för fallet skapar hypoteser som sedan jämförs genom en prövning. En fallstudie med
flerfallsdesign innebär att studien innehåller mer än ett fall (Yin, 2015).
Denna studie är karaktäriserad som en enfallsdesign, vilket innebär att statisk generalisering ej är genomförbar då det krävs att studien tar hänsyn till fler än ett fallföretag. Slutsatsen på studien ska kunna appliceras på liknande situationer för att vara statisk generaliserbar enligt Yin (2015), vilket inte är fallet för denna studie. För att denna studie ska kunna karaktäriseras som statisk generaliserbar krävs det att studien genomförs på fler än ett fallföretag med liknande förutsättningar. Däremot går studien att generalisera då paralleller dras till välgrundade teorier som samlats in under studiens gång, detta väljer Yin (2015) att beskriva som en analytisk generalisering. Analytisk generalisering kan användas när studien har syfte att skapa en bredare förståelse för ämnet.
2.5.1 Litteraturstudie
Teorier och modeller är vanligt förkommande i litteraturstudier, Patel & Davidsson (2019) beskriver teorier som:
En teori är ett system av inbördes relaterade begrepp som tillsammans ger en bild av företeelse. Teorin uttalar sig om hur begreppen är relaterade till varandra så att det går att förklara och förutsäga företeelsen eller förstå innebörden av den (Patel &
Davidsson, 2019, s. 22).
Modeller är också vanligt förekommande i kombination med teorier i litteraturstudier, Patel &
Davidsson (2019) definierar modeller som ett hjälpmedel att åskådliggöra en teori eller delar av en teori. Modeller används som en länk mellan teorier och den verklighet som ska
undersökas.
Studien inleddes med en litteraturstudie av olika beräkningsmetoder inom industrin för att etablera en större kunskapsbas. Grunden för litteraturstudie inkluderar vetenskaplig litteratur och vetenskapliga publikationer, såsom artiklar och böcker. Google Scholar och Primo och har använts som sökmotorer för att samla in information från flera olika databaser. ProQuest Central har i första hand använts som databas. Samtliga artiklar som används i studien är
”peer reviewed”. Sökord som processkalkylering, kostnadskalkyl och activity based cost har kombinerats med flertalet olika ord så som process och ompackning för att erhålla
vetenskapliga texter som går att relatera till fallföretaget.
När flera sökträffar (fler än 10) uppstod för ett sökord eller sökkombination i den specifika databasen har skribenterna skapat en standard för att på ett lättare sätt kunna sålla bland alla artiklar. Skribenterna börjar med att sålla artiklarna via att läsa artikelns rubrik för att skapa en uppfattning om artikelns innehåll och relevans till studien. Har rubriken relevans för studien fortsätter skribenterna att läsa artikelns sammanfattning, introduktion och slutsats för att sedan avsluta med att läsa hela artikeln. Figur 4 visar standarden för
litteraturgenomgången under studiens arbete.
Figur 4 Litteraturgenomgång
2.5.2 Intervju
Intervjuer kan genomföras på flera olika sätt personliga intervjuer eller enkäter, är vanliga datainsamlingsmetoder (Bryman & Bell, 2017) . Intervjuer kan vara olika strukturerade baserat på flexibilitet och förmåga att ställa uppföljningsfrågor om forskarna önskar.
I fallstudier baseras datainsamlingen vanligtvis på intervjuer. Höga krav ställs på intervjuaren, när datainsamlingen sker ska den vara så objektiv som möjligt (Yin, 2015).
För att samla in data till studien genomfördes fyra personliga kvalitativa intervjuer.
Respondenterna för intervjuerna valdes utifrån deras arbetsuppgifter inom inköp och ompackning. Personerna som intervjuades var inköpschefen och en medarbetare som var ansvarig för ompackningsprocessen. Syftet med intervjuerna var att erhålla en bred förståelse om hur ompackningsprocessen går till samt vilka standardkostnader som bör vara med vid en kalkylering av processen. Intervjuerna följde en semistruktur, och saknade därför
förbestämda frågor. Frågorna baseras på teori och modifieras sedan för respondenten. Under intervjun hade respondenten utrymme att fritt prata om sitt område. Semistrukturen
användes för att undvika att ställa ledande frågor och leda respondenten åt en specifik riktning. Tabell 1 redovisar tidsåtgången för intervjuerna.
Tabell 1 Tidsåtgång för intervjuer och observationer
Aktivitet Datum Tidsåtgång Syfte
Introduktionsmöte 2020-12-15 60min Presentation och
identifiera
problembeskrivning
Besök 1 2021-01-26 60min Intervju +
observation
Besök 2 2021-03-16
Besök 3 2021-03-23 40min Intervju +
observation
Besök 4 2021-05-06 80min Intervju +
observation
2.5.3 Observation
Observation är en vetenskaplig metod baserad på att samla in information utifrån att observera den naturliga miljön i realtid. Observationer möjliggör att fånga upp processer och företeelser i den naturliga miljön. Fördelar med denna metod till skillnad från intervjuer och enkäter är att datainsamlingen inte påverkas av individens vilja att ge ut information. En viktig del av observationsmetoden är att den ska vara systematisk planering och att information ska samlas in metodiskt. (Patel & Davidsson, 2011)
För denna studie har observationer i form av cykeltidsmätningar och produktionslayout utförts. Cykeltiden beräknades genom att mäta den totala tiden det tog för respektive process, det vill säga att tidtagningen började när ompackningspersonal startade den första aktiviteten för den specifika processen för att sedan avsluta tidtagningen att när ompackningspersonal avslutade sista processen som tillhörde ompackningen. Data som samlades in från
observationerna har sedan använts som underlag för analys och resultat. Tabell 1 beskriver tidsåtgången för observationerna som genomfördes.
Det finns två olika typer av observation: direkt observation och deltagande observation.
Huvudsyftet med en direkt observation är förstå nuvarande situation, observatören har ett passivt deltagande. En deltagande observation innebär att observatören på något sätt deltar under själva observationen (Yin, 2015). För denna studie förekommer en kombination av direkt observation och deltagande observation. För att få en övergripande bild av det arbetssätt som används förkom en direkt observation men under observationen fann det tillfälle för observatörerna att komplettera med fler frågor om något var oklart kring processen vilket gör observationen till en deltagande observation. Under den direkta observationen gjorde även anteckningar av observatörerna vid de olika aktiviteterna.
Syftet med observationerna var att få en genomgående förståelse för den interna processen i ompaketeringen, tidsåtgång, i vilken ordning momenten sker och på vilket sätt samt hur den anställde arbetar under ompackningen.
2.6 Dataanalys
Studiens analys baseras på den datainsamling som gjorts under arbetes gång: observationer, intervjuer samt det teoretiska ramverket. Observationerna sammanfattades med hjälp av tabeller i Excel där processtider och anmärkningar angavs för varje delmoment. Detta medför
att mängden kvantitativdata skapar förutsättningar till att hitta kopplingar och samband inför en vidare analys. Intervjuerna innefattade till störst del frågor angående olika kostnader, såsom material, personal, lokal. Även dessa kostnader sammanfattades i tabeller med hjälp av Excel. Efter varje observation och intervju förde skribenterna en dialog mellan varandra för att diskutera och sammanställa de intryck som uppkom.
2.7 Trovärdighet
Det finns fyra kriterier som bör användas när trovärdighet analyseras i fallstudier:
begreppsvaliditet, intern validitet, extern validitet och reliabilitet (Yin, 2015).
2.7.1 Begreppsvaliditet
Begreppsvaliditetens syftet är att framgångsrikt skapa och formulera en kedja av bevis. Detta kan göras genom att använda ett stort antal litteratur eller datakällor för att skaffa evidens och en välunderbyggd studie (Yin, 2015).
I denna fallstudie förekommer både litteratur och vetenskapliga artiklar för att förstärka innehållet och trovärdigheten. Skärvad & Lundahl (2017) skriver att validitet definieras som
"Frånvaro av systematiska mätfel" vid insamling av data. Författaren förklarar också att validitet kan delas in i ytterligare kategorier, extern validitet och intern validitet.
2.7.2 Validitet
Mätningens validitet är den grad utredaren har lyckats mäta de dem vill mäta genom det valda mätinstrumentet. Genom att analysera innehållet i mätinstrument genom det teoretiska ramverket och sedan jämför om instrumentet mäter samma resultat i en annan vald grupp går det att säkerställa effektivitet. Validitet är också viktigt för att undersökningsresultaten ska kunna generaliseras till andra situationer än de processer som valts i studien (Patel &
Davidsson, 2019).
Intern validitet innebär i vilken grad resultatet motsvarar verkligheten och om mätningarna faktiskt har mätt de som avses mätas. Extern validitet undersöker om slutsatsen går att generalisera från en situation till en annan på tillexempel två olika företag.
För att upprätthålla en hög extern validitet för denna studie jämförs de empiriska resultaten med befintlig och väletablerad teori för den specifika utredningsprocessen. Studien har även en hög intern validitet, detta då handledaren på fallföretaget var närvarande vid samtliga observationer. Att ha en närvarande handledare på plats när observationen pågick bidrog till att observatörerna fick möjlighet att ställa frågor under observationen för att säkerhetsställa att de uppfattade momenten korrekt.
2.7.3 Reliabilitet
Reliabilitet indikerar på instrumentets förmåga att motstå slumpmässiga influenser.
Instrument med hög reliabilitet utesluter slumpmässiga ändringar och ger rätt bild verklighet.
I undersökningar med observationer och intervjuer beror mycket av reliabilitet på personen som utför dem (Patel & Davidsson, 2019).
För att säkerställa en hög reliabilitet för de observationer och intervjuer som studien
inkluderade medverkade två personer vid observationerna som observatörer och två personer vid intervjuerna som intervjuare. Att ha två observatörer på plats samtidigt ökar chanserna för att upptäcka vissa avvikelser eller andra noteringar som görs under observationen. Att ha två intervjuare som medverkar vid intervjuerna medför att den ena personen kan fokusera på att ställa frågor och föra en dialog medan den andra personen kan göra anteckningar på vad som sägs. För att uppnå högre reliabilitet i arbetet används flera metoder vid
datainsamlingen. Dessa metoder kontrollerades, upprepades och dokumenterades. Genom kontroller, upprepningar och dokumentationer skapas ett underlag till det relevanta ämnen.
Upprepningar av datainsamlingen undviker att de insamlade uppgifterna inte sker slumpmässigt. Kvalitativa intervjuer genomföres bland annat för att säkerställa att observationen uppfattats korrekt.
Teoretiskt ramverk
3 Teoretiskt ramverk
Kapitlet ger en teoretisk grund och förklaringsansats till studien och det syfte och frågeställningar som formulerats.
3.1 Koppling mellan frågeställningar och teori
Lämpliga teorier har valts ut utifrån problemfrågorna. Teorierna skapar en grund i studien för att senare möjliggöra ett genomförande av analys för att besvara huvudsyftet på studien.
Figur 5 beskriver kopplingen mellan studiens frågeställningar och utvald teori.
Figur 5 Koppling mellan frågeställningar och teori
3.2 Processer
Processer är vanligt förekommande i det dagliga samhället och benämns framförallt inom industrier och tillverkande företag. Jonsson & Mattsson (2017) definierar processer som att vara sammanhängande med återkommande aktiviteter med tydlig start och slut.
En effektiv process är en process som använder minimalt med resurser men fortfarande skapar värde för kunder. Processer klassificeras på olika sätt: kärnprocesser, stödprocesser och ledningsprocesser är de vanligaste klassificeringarna. Kärnprocesser är direkt kopplad till kund och inkluderar de processer som skapar kundvärde. Stödprocesser är till för att stödja och bidra till en effektiv kärnprocess. Exempel på en stödprocess kan till exempel vara
underhållsprocesser som undviker att kärnprocessen utsätts för störningar. Den sista nämnda processen, ledningsprocessen är direkt kopplad till en specifik ledning som diskuterar
strategier och affärsplanering. Kärnprocesser som är direkt kopplade till tillverkande och distribuerande företag kan delas in i sju grundtyper som definierar företaget ytterligare (Colman, Han, & Kapuruge, 2015). Figur 6 beskriver en typisk process.
Teoretiskt ramverk Figur 6 Exempel på en typisk process
3.2.1 Processkartläggning
Processkartläggning är en metod som används för att beskriva affärsprocesser i detalj, detta görs genom att fokusera på de viktigaste elementen. Kartläggningen beskrivs grafiskt med hjälp av pilar och andra olika symboler till och från de olika momenten (bilaga 1). Symbolerna beskriver de olika aktiviteterna i processen (Soliman F. , 1998). Processkartläggningar
möjliggör diagnos och identifiering av både potentiella och faktiska flaskhalsar i den befintliga processen (Akamavi, 2005).
En processkartläggning erhåller en översikt över den specifika verksamheten. Verksamhetens processer är lättare att beskriva med hjälp av en grafisk bild som beskriver förhållandet mellan organisationens olika aktiviteter (Soliman F. , 1998). Ljungberg & Larsson (2001) beskriver att det bästa sättet att kommunicera en verksamhetsprocess är att presentera ritade kartor för åhörarna. Rentzhog (1998) beskriver att den mänskliga hjärnan har lättare att bearbeta information genom att får bilder visualiserade. Därav blir den komplexa processen lättare att förstå genom att använda grafiska kartor.
Damelio (1996) belyser att fördelarna med processkartläggningar bidrar till effektivare kommunikation och utökar kommunikationsomfånget. Detta då ett flödesschema skapar en visuell bild av arbetet i processen. Den interna förståelsen av processerna och de olika funktionerna blir tydligare med hjälp av processkartläggningar. En processkartläggning hjälper också till att skapa en gemensam referensram för de som är involverade i processen vilket bidrar till att kommunikationen underlättas. En analys av processkartläggningen kan också ledat till att onödiga processteg identifieras och plockas bort, vilket medför att processen effektiviseras.
En processkartläggning kan genomföras på olika sätt, det effektivaste sättet är att visualisera och observera flödet från input till output. Genom en observation kan en karta ritas över hur flödet är format, på detta sätt kan påverknings faktorer och krav specificeras vid enskilda aktiviteter i processen. Andra förekommande synonymer för processkartläggning är flödesdiagram och flödesschema. Att identifiera en kostnadskartläggning görs lättare med hjälp av en processkartläggning. Kostnadskartläggningen avser att belysa och sammanfatta kostnader i en process med syfte att lista relaterade poster för att uppnå ett specifikt syfte.
Generellt sätt speglar kalkyler den verkliga produktionssituationen och en verklig kostnadsstruktur (Andersson, 1983).
En processkartläggning består vanligast av sex steg: visualisera, redovisa samband, redovisa relationer, kommunikation, ökad delaktighet och identifiera ansvariga. Kartläggning är en metod att visualisera verksamhetens process samt att redovisa samband och relationer mellan olika aktiviteter. Kartläggningen underlättar kommunikationen i verksamheten då
kartläggningen också visar vem som är ansvarig för vad. En ökad kommunikation bidrar automatiskt till en ökad delaktighet vilket bidrar till att verksamheter enklare identifierar utvecklingsmöjligheter (Damelio, 1996).
• Data
• Information
• Dokument
• Material
• Produkt
• Människor
• Tillgångar
Inputs
• Arbete
• Tankekraft
• Datorer
• Maskiner
Process
• Data
• Information
• Dokument
• Material
• Produkt
• Tillgångar
• Kunskap
• Beslut
Outputs
Teoretiskt ramverk
De viktigaste delarna vid en processkartläggning är att, förstå vilken typ av process det är, identifiera samtliga aktiviteter som ingår i processen och fastställa vilka resurser som ingår i processen (Soliman F. , 1998)
3.2.2 Processkostnader
Tiden i en process påverkar samtliga kostnader, därför är uppskattningen av tidsperspektivet för en process viktig att ta hänsyn till. Uppskattning anses vara en nyckel för framgång för att kunna hantera kostnader som är kopplade till olika tidsspektrum. Genom en uppskattning kan olika kostnadsresultat mätas. En kostnadsberäkning görs för att sammanställa samtliga kostnader. För att kunna genomföra en fullständig uppskattning av samtliga kostnader är det viktigt att förstå grundläggande element i en kostnadsberäkning (Uppal, 2003):
• Uppskattning och tillämpningar
• Direkta och indirekta kostnadsposter
• Kostnader som utgörs av arbetskraft, utrustning och materialkostnader (Uppal, 2003).
Noggrannheten i kostnadsberäkningarna kan skilja sig åt beroende på hur noggrann
uppskattningarna har genomförts, men uppskattas att kunna uppnå en noggrannhet i mer än 80% av den totala tiden ett projekt eller arbete pågår. Några faktorer som däremot inte är lika lätta att behålla noggrannheten på utan är mer oförutsägbara är (Uppal, 2003):
• Tidsfördröjningar
• Övertidsarbete
• Arbetsförändringar
• Förändring av kapacitet (Uppal, 2003)
Processkostnadsberäkningen genomförs för att maximera den ekonomiska prestandan och minimera risker. Målet med processkostnadsberäkningen är att förse företag med välarbetade processer och riktlinjer för att kunna uppnå affärsmål. Det finns tre olika funktioner inom processkostnadsberäkningar: kostnadsuppskattning, kostnadskontroll samt underhåll av kostnadsdatabaser (Uppal, 2003).
3.2.3 Processtider
Den totala tiden för en fullständig operation definieras som processtid, processtiden tar ej hänsyn till hur många produkter som bearbetas under processens totala tid (Petersson, et al., 2015).
Takttid anger produktionsfrekvensen baserat på kunders efterfrågan. Tiden kan ses som en referenspunkt där företagen ser hur processerna fungerar samt lättare hitta
förbättringspotentialer. Det upplevs ibland vara svårt att förhålla sig inom takttiden på grund av att takttiden är väldigt känslig för störningar så som oplanerade stopp och
omställningstider. Takttiden beräknas genom att dividera tillgänglig arbetstid med kunders behov (Rother & Shook, 2003).
När företag undersöker hur lång tid det tar att bearbeta en produkt undersöks processens cykeltid. Cykeltiden beräknar en genomsnittlig tid på hur ofta en produkt lämnar den
specifika processen. För att beräkna cykeltiden divideras processtiden med antalet produkter som använts i bearbetningen. Om cykeltiden och takttiden skiljer sig mycket från varandra indikerar det på produktionsproblem i processen (Rother & Shook, 2003).
Teoretiskt ramverk
3.3 PDSA- cykeln
PDSA (Plan, Do, Study, Act) är en metod som används vid förbättringsarbeten. Metoden är framtagen av amerikanerna Walter A. Shewhart och W.Edwards Deming. PDSA-cykeln är en metod som används som en förbättringsprocess i hälso- och sjukvårdsmiljöer som
kan ha outnyttjad potential för pragmatisk forskning (Coury, et al., 2017). Figur 7 illustrerar PDSA-cykeln.
Figur 7 PDSA-cykeln
Att ständigt arbeta mot nya förbättring är ett mål som alla organisationer bör sträva efter.
PDSA-cykeln används vid förbättringsarbeten som baseras på kontinuerligt tänkande, lösning av problem och ständig förbättring. Före en implementering av PDSA-cykeln bör en noga undersökning av det identifierade problemet och nuläget göras för att tillhandahålla bakgrundsfakta om nuläget. PDSA-modellen består av fyra steg (Olhager, 2013):
• Plan: Under denna fas identifieras problemet och den nuvarande situationen jämförs med den önskade situationen. Även målet med arbetet fastställs och processerna som behövs för att uppnå resultaten identifieras. Vad är det där huvudsakligt problem?
Vad är anledningen? Här måste alla problem analyseras, vem som har problemet och vart befinner de sig?
För att svara på dessa frågor används olika verktyg / processer för att utreda informationen, definiera problem, generera olika idéer och utveckla planer för en senare implementering.
• Do: I detta steg genomförs en typ av pilotstudie eller hypotestest i en process. Detta görs för att bedöma om de förslagna lösningarna kommer att uppnå de resultat som förväntas. Under pilotstudien samlas data in om möjliga lösningar för problemet, samt i vilken ordning lösningarna kan implementeras.
Insamlad data i form av lösningar på problemet analyseras i syfte att se samband hur de kommer påverka organisationen och vilken effektlösningarna har.
• Study: I detta steg kommer resultaten av testprojektet att analyseras enligt de förväntningar som definierats i steg ett. Det vill säga att pilotstudiens resultat
Teoretiskt ramverk
värderas utefter de kriterier som skrivits i planen, därefter sker en bedömning om förändringarna fungerade. Om det inte lyckats, återgår processen till det första steget.
Hur fungerar lösningen? Gick resultaten enligt plan? Ska du fortsätta lösning eller hitta en annan? Är frågor som måste besvaras i detta steg. Om lösningen är ogiltig, gå tillbaka till första steget, annars fortsätter lösningen med stegen fyra.
• Act: I det fjärde steget implementeras lösningen. Om det finns en betydande inverkan bör korrigerande åtgärder vidtas skillnaden mellan faktiska resultat och planerade resultat. Bestäm var ändringarna ska tillämpas och om den nya lösningen anses ge den önskade lösningen kan den implementeras och standardiseras på alla nivåer 9 resultat. Tänk på vilka nya rutiner som behövs och hur gamla rutiner eller
skräddaskydda lösningar bör förändras. Ett sätt för hur informationsflödet mellan relevant personal och hur dessa personer bäst lärs upp bör också tänkas igenom (Olhager, 2013).
3.4 Kalkylering
Verksamheter använder sig av olika beräknings-, och kalkyleringsmetoder. Företagens verksamheter beskrivs oftast som en förädlingsprocess. Inköpta resurserna bearbetas till varor och tjänster. Denna raffineringsprocess varierar mycket beroende på företagets affärsinriktning. Valet av modell beror alltså på företagets affärsfokus. Företagens inriktningar kan vanligtvis delas upp efter företagens verksamhet: tillverkningsföretag (industriföretag), serviceproduktionsföretag (serviceföretag) och handelsföretag för råvaror.
Många företag arbetar med områden som sträcker sig över flera olika affärsinriktningar (Bokforingstips.se, 2012).
En annan typ av företag som kan nämnas i kalkylerings sammanhang är projektföretag.
Dessa företag är verksamma inom olika områden, såsom tillverkningsföretag som designar och bygger hela anläggningar, byggföretag som utför husbyggnadsprojekt, väg- och
järnvägsbyggande och serviceföretag som utför konsultprojekt (Bokforingstips.se, 2010).
Företag gör vanligtvis kalkyler på inriktade segment, området som ska kalkyleras kallas ofta för kalkylobjektet. Kalkylobjektet kan till exempel vara (Ax, Johansson, & Kullvén, 2015):
• företag som helhet
• en process
• transporter
• en enskild produkt
• en order
• en ny marknad (Ax, Johansson, & Kullvén, 2015).
Den vanligaste kalkylen som genomförs på företag är en produktkalkyl, kalkylen beräknar kostnader och eventuell vinst för en såld produkt. Detta motsvarar på tjänstesidan
tjänstekalkylen där kalkyleringen görs på en såld tjänst. Produktkalkyl och tjänstekalkyl är till för att bestämma kostnader och intäkter för en produkt eller tjänst. De två vanligaste
kalkylmetoderna som används vid kalkylering är: självkostnadskalkyl (fullständig
kostnadsfördelning) och bidragskalkyl (ofullständig kostnadsfördelning) (Ax, Johansson, &
Kullvén, 2015).
3.4.1 Självkostnadskalkylering
Teoretiskt ramverk
En självkostnadskalkyl är en kalkylmetod där kostnadsfördelningen till kalkylobjekten sker fullständigt. Kostnader som direkta kostnader och indirekta kostnader är två vanligt förekommande kostnadsbegrepp för denna kalkyleringsmetod. En direkt kostnad är en kostnad som registreras direkt på kostnadsbäraren medan en indirekt kostnad registreras på ett specifikt kostnadsställe. Indirekta kostnader fördelas på olika kostnadsbärare med hjälp av olika fördelningsnycklar (Bokforingstips.se, 2012).
Exempel på fördelningsnycklar är direkta kostnader, kvantitet och tid. En fördelningsnyckels uppgift är att fördela en gemensam kostnad till ett specifikt kalkylobjekt. Med hjälp av fördelningsnycklar ska kalkylobjektet täcka kostnader som orsakats av objektet.
Fördelningsnycklar förändras i proportion till kostnadsförändringen både på lång och kort sikt. Om värdet i en fördelningsnyckel ökar kommer även kostnader i det specifika
kostnadsstället att öka (Bokforingstipset.se, 2010).
Inom självkostnadskalkylering är det vanligt förekommande att använda två olika huvudmetoder, periodkalkylering och orderkalkylering. Skillnaden mellan de olika
metoderna är att de är anpassade för olika typer av verksamheter. Huvudmetoden inkluderar i sin tur olika delmetoder. Orderkalkylering beräknar självkostnaden för kalkylobjektet
oberoende av några tidsaspekter. Denna typ av kalkylering är lämplig att använda när kalkylobjekten skiljer sig åt gällande resursförbrukningen. När företag är kundanpassande och erbjuder tjänster av olika karaktärer är det därför viktigt att kostnadsberäkna varje affär för sig. Orderkalkylering är vanligt förekommande blad många företag, exempelvis företag inom verkstadsindustri, byggbolag, banker och försäkringsbolag. Direkta kostnader och indirekta kostnader är två praktiska begrepp inom denna typ av kalkylering. För att
kalkyleringen ska var kostnadsmässigt försvarbar bör kostnader behandlas i så stor mån som möjligt som direkta kostnader, detta på grund att precisionen blir bättre och tydligare.
Indirekta kostnader bör reduceras då kostnaderna lätt skapar problem för kalkyleringen, direkta kostnader bör därför utgöra en större andel totalt (Ax, Johansson, & Kullvén, 2015).
Påläggsmetoden och aktivitetsbaserad självkostnadskalkylering är två vanligt förekommande delmetoder inom orderkalkyleringen. Påläggsmetoden använder direkta kostnader som fördelningsnycklar till de indirekta kostnaderna. Fördelningsnycklarna anges oftast i tid, kvantitet/mängd eller värde. Indirekta kostnader fördelas till kalkylobjektet med hjälp av pålägg på direkta kostnader, kostnaden anges oftast som en procentsats. Fördelningen av de indirekta kostnaderna i en påläggskalkyl sker enligt nedan:
Materialomkostnad [MO] = direkt material Tillverkningsomkostnad [TO] = direkt lön
Administrationsomkostnad [AO] = tillverkningskostnad Försäljningsomkostnad [FO] = tillverkningskostnad
Direkta kostnader är beroende av de indirekta kostnaderna, vilket gör att det finns direkta samband mellan indirekta kostnader och direkta kostnader. Skulle direkta kostnader för en produkt öka kommer indirekta kostnaderna troligtvis också att öka (Bokforingstips.se, 2010).
Påläggsmetoden skiljer sig lite beroende på typ av företag, uppdelningen brukar oftast baseras på tillverknings-, tjänste-, och handelsföretag. Tabell 2 visar fördelningen på
påläggsmetoden för tillverkandeföretag (Ax, Johansson, & Kullvén, 2015).
