5.1 Analys av personalförhållanden
Kompetensförsörjningen på förvaltningen är för närvarande i ett bra läge med få vakanser på strategiska positioner. Sedan december är alla chefstjänster tillsatta vilket har bidragit till en stabil situation och en god arbetsmiljö under året. En chef inom lokalförsörjningen gick i pension under sommaren men tjänsten tillsattes omgående efter en framgångsrik rekrytering. Några strategiska tjänster (en projektledare och en förvaltare) på lokalförsörjningen tillsattes som rustar inför situationen med flera stora byggnationsprojekt. Dessa två rekryteringar är också i linje med förslagen från den organisationsutredning som kommunstyrelsen nyligen genomfört.
På lokalförsörjningen har en mindre organisationsförändring genomförts där personal flyttats mellan två enheter. Syftet har varit en tydligare och effektivare organisation med arbetsmiljön i fokus. Organisationsförändringen kommer att genomföras fullt ut under hösten.
Inom verksamhetsservice har arbete påbörjats med att implementera en del av de åtgärder som föreslogs i den utredning som gjordes av en konsult under 2018. Bland annat ska verksamheten använda artificiell intelligens (AI) i form av en robot för att automatisera en del arbetsuppgifter inom ekonomiservice. Pengar är sökta för detta ur kommunens digitaliseringsanslag. Detta kommer sannolikt innebära ändrade arbetssätt där arbetsuppgifter som tidigare gjordes manuellt kommer att skötas av en robot. I detta sammanhang bör man beakta att ett sådant steg innebär en initial kostnad som kan vara betydande men som lönar sig på längre sikt.
En medarbetarenkät genomfördes av kommunen under våren. Resultaten var glädjande då förvaltningen särskiljer sig från övriga kommunen med det bästa resultatet. Bland annat var resultaten höga för ledarskap, delaktighet, handlingsutrymme, arbetsklimat, samspel samt kunskap och utveckling. För två områden var betyget i spannet lågt, även om det låg på gränsen till medel: kommunikation och risker i arbetet. Eftersom frågorna i enkäten är upplagda som att medvetenhet om risker innebär ett lågt betyg så är, i detta fall, ett lågt betyg inte enbart dåligt.
Det vore ju inte bra om medarbetarna inte förstår att det finns risker i deras arbetssituation. För området balans (mellan exempelvis privatliv och arbete) var betyget medel.
5.2 Statistik inom arbetsgivarområdet
Utfall för Personal - Antal anställda avser den 31 juli respektive år. Övriga utfall avser perioden juli - juni respektive år.
Personal - Antal anställda
Följetal Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Utfall 2019
Antal tillsvidareanställda 335 350 356 346
Antal tidsbegränsade anställda 30 34 26 28
Genomsnittlig sysselsättningsgrad för
tillsvidareanställda (%) 91,8 92,7 92,4 93
Antal tillsvidareanställda
Antalen anställda avser en ögonblicksbild den 31 juli. Förändringarna gällande antalet anställda är små över åren. Minskningen från föregående år är totalt 10 personer. Av dessa tio avser sju personer anställda inom kost- och städverksamheten. Minskade uppdrag påverkar behovet av anställda inom denna verksamhet. Även inom verksamhetsservice är antalet anställda färre än föregående år.
Antal tidsbegränsade anställda
Antalet tidsbegränsade anställda ligger i paritet med förgående års siffror. Det är framförallt inom kost-och städverksamheten och gata/park som tidsbegränsade anställningar finns. Inom kost- och städverksamheten används tidsbegränsade anställningar för att täcka vakanser vid olika frånvaro som föräldraledighet och sjukdom. Inom gata/park används tidsbegränsad anställning
Genomsnittlig sysselsättningsgrad för tillsvidareanställda (%)
Den genomsnittliga sysselsättningsgraden ligger i samma nivå som tidigare år. Kost- och städverksamheten har lägre genomsnittlig sysselsättningsgrad än övriga verksamheter inom förvaltningen. Cirka 60 % av personalen inom kost- och städ har heltidsanställningar. Andelen heltidsanställda inom kost- och städ har emellertid ökat jämfört med föregående år. Personalen har möjlighet att anmäla att man vill ha utökad sysselsättningsgrad och innan rekrytering sker erbjuds medarbetarna höjd sysselsättningsgrad om det är möjligt i verksamheten.
Personal - Sjukfrånvaro
Följetal Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Utfall 2019
Sjukfrånvaro alla anställda (%) 7,1 6,7 5 5,4
Andel långtidssjukfrånvaro i procent av
den totala sjukfrånvaron (%) 49,5 49,6 35,3 36,3
Frisktal (max fem sjukdagar per individ
och år) (%) 70 59 64 66
Sjukfrånvaro alla anställda (%)
Av statistiken framgår det att den totala sjukfrånvaron ökar något i förhållande till föregående år samma period, från 5,0 % till 5,4 %. Sjukfrånvaron är lägre än sjukfrånvaron för hela Marks kommun, som är 6,1 %. Ökningen återfinns till största delen inom de tekniska verksamheterna där det rör sig om några längre, ej arbetsrelaterade sjukskrivningar.
Frisktal (max fem sjukdagar per individ och år) (%)
Frisktalet mäter hur många medarbetare som har max fem (eller färre) sjukskrivningsdagar per år, det vill säga anses generellt friska. Frisktalet har ökat från 64 % till 66 %. Frisktalet har minskat inom gata/park samt avfallsverksamheten, inom övriga verksamheter har det stigit eller ligger oförändrat mot förgående år.
Personal - Personalrörlighet
Följetal Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Utfall 2019
Personalomsättning (%) 9 8 12 19
Personalomsättning chefer (%) 0 5 32 22
Personalomsättning (%)
Personalomsättningen beräknas enligt Nyckeltalsinstitutets beräkningsmodell. Värdet visar enkelt förklarat hur stor andel av personalstyrkan som har "bytts ut" under mätperioden.
Vilket tal som kan anses vara en sund personalomsättning är bland annat avhängigt vilka befattningar det handlar om, hur svårt det är att nyrekrytera, hur lång upplärningstiden är osv.
En för hög personalomsättning ger direkta nackdelar i form av onödiga kostnader för rekrytering, introduktion/handledning och tappad produktion. Vid för låg personalomsättning uteblir
möjligheten att få in ny kompetens, nya perspektiv och nya frågeställningar i verksamheten. Det är därför viktigt att inom respektive verksamhet följa hur omsättningen påverkar och föra en diskussion kring vad som är en önskad personalomsättning.
Personalomsättning avser enbart tillsvidareanställningar. Personalomsättningen i kommunen totalt uppgår till 15,8 % vilket är något lägre jämfört med teknik- och servicenämndens utfall.
Den största förändringen i personalomsättning återfinns inom kost- och städservice samt vatten- och avlopp. Den ökade omsättningen inom kost- och städ beror på att 23 medarbetare under förra året erhöll semesteranställningar istället för tidigare uppehållsanställningar. Omsättningen
Personalomsättning chefer (%)
Chefsomsättningen på förvaltningen var 22 % räknat som antalet nyanställda under perioden juli 2018 till juni 2019. På TSF arbetar 19 chefer, varav 14 enhetschefer, fyra verksamhetschefer och en förvaltningschef. Under perioden juli 2018 till juni 2019 började en verksamhetschef på teknik, en verksamhetschef på verksamhetsservice, en enhetschef på drift gata/park samt en enhetschef på drift VA-verk, det vill säga totalt fyra chefer. Två av cheferna är ersättningar för personer som gått vidare till andra positioner i organisationen efter flera år på sina respektive chefspositioner och två är ersättningar för personer som avslutat sin anställning inom Marks kommun. Ingen chef har sagt upp sig under perioden januari till augusti, förutom en chef som gått i pension.
Personal - Timtid, mer- och fyllnadstid samt övertid
Följetal Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Utfall 2019
Timtid i timmar 33 599 38 360 38 598 33 397
Fyllnadstid i timmar 2 640 2 389 2 377 2 093
Övertid i timmar 4 733 4 934 4 815 4 577
Timtid i timmar
Det är framförallt inom verksamheten kost- och städservice som timtid uppstår. Inom
verksamhetsservice är antalet timmar något högre än vanligt med anledning av vakanta tjänster.
Timtiden inom gata/park har sitt ursprung i anställningar enligt beredskapsavtalet, vilka alltid avlönas med timlön. Inom kost- och städservice finns ett behov av timanställningar vid tillfällig frånvaro.
Fyllnadstid i timmar
Fyllnadstid uppstår när deltidsanställda jobbar extra timmar. Det är uteslutande inom kost- och städverksamheten som fyllnadstid har uppstått. Föregående år hade förvaltningen fler
arrangemangsuppdrag såsom förenings- och näringslivsaktiviteter på kvälls och helgtid, exempelvis läger och Markshowen. Årets utfall är därför lägre än föregående år.
Övertid i timmar
Flest antal övertidstimmar återfinns inom VA-verksamheten där vattenläckor kräver
övertidsarbete inom ramen för beredskapen. Övertid uppstår också inom gata/park främst i samband med snöröjning och halkbekämpning. Även kost- och städverksamheten redovisar en viss övertid. Antalet övertidstimmar är något lägre än tidigare år vilket sannolikt beror på mindre omfattning avseende utryckningar inom beredskapen.